REDACIÓN DE TEXTOS ADMINISTRATIVOS

EL INFORME
El informe (del latín Informe, de in, pri y form,figura).Acción o efecto de informar o dictaminar .Enterar o
dar noticia de una cosa. Es un documento mediante el cual se da a conocer al jefe o autoridad inmediato
superior, algún asunto encomendado o que se presenta en forma imprevista. El informe según el caso,
puede ser presentado por una o más personas; por una comisión especialmente encomendada. Este
documento se utiliza con mucha frecuencia en investigaciones o estudios, ya sea entidades públicas o
privadas.
Partes de un informe
Las partes de un informe son: encabezamiento, introducción, texto, fórmula de cumplimento, firma y
sello.
1. Encabezamiento:
-Lugar y fecha
Al centro y en la parte superior INFORME.
-Luego de dos espacios las palabras:
A o AL
DE o DEL
ASUNTO
2.- Introducción (se acostumbra alguna de las frases siguientes)
-Cumplo con informar a su despacho…
-La comisión que suscribe…
-En cumplimiento a lo dispuesto por la superioridad…
-En mérito a lo dispuesto por la resolución…
-De conformidad con lo solicitado por…
3.-Texto del informe o texto: incluye:
Indicar hechos, Exponer razones, Formular las recomendaciones, Conclusiones
4.-Fórmula de cumplimiento:
-Es cuanto tengo que informar a usted…
-Pido se sirva resolver de acuerdo a lo expuesto…
-Atentamente.
5. Firma(s), informante(s)

EL OFICIO
1. Etimología: Deriva del latín officium (función, cargo, magistratura)
2. Concepto: Es un documento de carácter oficial utilizado por funcionarios que desempeñan cargos
directivos, directores, sub directores, Jefe de Departamento de Sección, en los organismos del estado. El
oficio es un documento protocolar que vincula al organismo administrativo de la más alta jerarquía.
3. Función: Comunica disposiciones u órdenes, hace consultas, da respuestas, remite documentos e
informa. Asimismo, sirve para realizar gestiones como las de invitación, felicitación, colaboración,
transcripción, agradecimiento, etc. Todas las funciones mencionadas se adscriben dentro de una
finalidad cultural, deportiva, artística, profesional, política y social.
4. Usos: Es imprescindible su uso para las comunicaciones entre entidades públicas, particulares y
sociales: ministerios, cooperativas, mutuales, clubes, colegios, sindicatos, municipios, embajadas, etc.
Área de circulación.
El oficio circular en dos niveles:
a. A nivel externo: Es decir fuera de la entidad o repartición relacionada a los máximos representantes de
las instituciones y a los que ocupan cargos directivos intermedios.
b. A nivel interno: Dentro de la institución enlaza a los que ocupan cargos directivos.
Facultad para firmar oficios:
Los oficios de circulación externa son firmados únicamente para el máximo representante legal de la
institución o por quien hace sus veces. si existiera la necesidad de remitir un documento tratando
asuntos específicos de trabajo, podrán los jefes de departamento hacerlo redactar a nombre suyo y
firmados haciéndolos visar por la autoridad máxima. Los oficios de circulación interna son elaborados en
la sección o departamento correspondiente y firmado por su jefe. Los servidores que no desempeñan
cargos directivos no estarán facultados a firmar oficios porque no representan legalmente ni a la entidad
ni a la dependencia.
Partes de un oficio:
A. Encabezamiento.
Año calendario
Membrete
Lugar y fecha
Código o número correlativo
Destinatario
Asunto
Referencia
B. Texto o cuerpo
C. Parte firma
Ante firma
Firma
Post firma
Sello redondo
Con copia
Iniciales

Formato de Oficio
1. Año calendario. Se escribe al comienzo de los documentos con mayúscula y entre comillas. Ejemplo:
"Año......................................................."
2. Membrete. Se escribe es los lados izquierdos del papel con letras mayúsculas señalando el nombre de
la institución, su dirección, teléfono, etc.
GOBIERRNO REGIONAL DE LIMA PROVINCIAS
HUACHO
3. LUGAR Y FECHA. Se escribe a partir de la mitad del papel señalando la ciudad y la fecha.
Huacho, 31 de octubre de .............
4. Número o código. Se escribe con letras mayúsculas la palabra oficio seguida de número correlativo, -el
año/y las iniciales de la institución y se subraya todo.
OFICIO Nº 262-.../INC , OFICIO N° 005-.../DEMUNA PN
5. Destinatario. Abarca el nombre, el cargo y el lugar de la persona a quien va dirigido el oficio.
Señor:
Alcalde de Independencia
Alfredo Vera Arana
Huaraz
6. Asunto. Se ubica al lado derecho del papel y contiene un resumen de la que se va a tratar en el
documento.
ASUNTO: Pago de remuneración.
7. Referencia. Se escribe a la misma altura del asunto y se usa solamente cuando se requiere mencionar
un documento recibido anteriormente. También sirve para mencionar un decreto, resolución, directiva,
convenio, etc., en que se va a basar el mensaje a transmitir.
REFERENCIA: Carta del 03/04/....
8. Texto. Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación en forma
clara, precisa y breve.
Existen algunas fórmulas para iniciar el texto:
Tengo a bien comunicarle.................... Es grato comunicarme a usted............ Tengo el agrado de
dirigirme a usted (igual jerarquía).Tengo el honor de dirigirme a usted (mayor jerarquía).
9. Despedida. Aquí debemos demostrar cordialidad, cortesía y ponderación ejemplo:
Hago propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial consideración y estima
personal.
Atentamente, (antefirma).
10. Firma y post firma. La firma se escribe a mano y se rúbrica. Van acompañadas del sello respectivo.
En la post firma se coloca el nombre, apellidos, cargo y sello de la persona que envía el documento.
Ejemplo:
Firma.
Post firma
11. Con copia. Señala si el documento ha sido emitido con copia. Se escribe al lado izquierdo del papel
debajo de la firma y la post firma.
12. Iniciales. Se colocan iniciales con mayúscula las que corresponden a la persona que firma el
documento; con minúscula las que corresponden a la secretaria. Se ubican en el extremo izquierdo del
papel. MCY/zpz.
13. Anexo. Sirve para señalar toda la documentación que se adjunta al oficio (catálogo, programa,
revista, tarjeta, etc).
14. Distribución. Este elemento es usual en los oficios múltiples y en las transcripciones, y no así en los
directos o simples. Aquí se menciona, en términos generales, a las personas y/o dependencias
destinatarias.

CLASES DE OFICIOS
1. Oficio Simple o Directo. Este documento se utiliza el contenido va dirigido a una sola persona. Se usa
generalmente para una invitación, agradecimiento, petición, felicitación, información de eventos o
actividades deportivas culturales.
2. Oficio Múltiples. Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a diferentes
personas. Usos: Se usa para limitar ordenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias, información,
etc., a diferentes oficinas o despachos simultáneamente. El trato que se emplea es vertical ascendente y
descendente, y horizontal jefes de instrucciones del mismo nivel jerárquico.
3. Oficio de Transcripción. El nombre de transcripción ya nos indica la finalidad de este tipo de
redacción. Mediante este documento podemos transcribir el contenido de una comunicación de manera
original íntegramente y sin ninguna alteración. Usos: Nos valemos de este documento para transcribir
oficios, resoluciones, decretos, directivas, memorándums. El oficio de transcripción circula de una
autoridad hacia sus subordinados o de una autoridad a otra del mismo nivel jerárquico dentro o fuera de
la institución.
CARACTERÍSTICAS:
La estructura del oficio múltiple es básicamente igual a la del oficio simple.
1. El NO de oficio es igual para todos los ejemplares que se van a distribuir.
2. Al momento de redactar el documento no se escribe el nombre del destinatario.
Este espacio se llena con líneas de punto.
3. En el oficio múltiple necesariamente se escribe la palabra Distribución en la penúltima parte del
documento.

MODELO DE OFICIO SIMPLE O DIRECTO

CIBER@CENTRO
Jr. Simón Bolívar 480 Huaraz-Ancash
Teléf. 426768/426476

"Año de la Universalización de la salud "

Huacho, noviembre 02 de 2020.

OFICIO N° 005-DCG
SR. ALCALDE DEL DISTRITO DE INDEPENDENCIA HUARAZ
ALFREDO VERA ARANA
Ciudad.

Asunto: Invitación a la Inauguración del Estadio de Los Olivos.

Tengo el agrado de dirigirme a usted para invitarlo a la inauguración del Estadio de Los Olivos de
ésta ciudad, obra que ha sido posible gracias al aporte generoso de parte de su persona y sus
representantes como también la participación desinteresada de los moradores de dicho lugar.

Dicho evento se llevará a cabo el próximo 03 de noviembre del presente mes a horas 10 de la
mañana en el mismo campo deportivo de Los Olivos. Esperamos contar con su presencia que dará realce
a ésta ceremonia.

Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial consideración y

estima personal.

Atentamente

........................................................
YOVER MONTOYA CASTILLO
Director de Conceptos Generales S.A
YMC/zpz.
LA SOLICITUD
1-Concepto La solicitud es un documento por medio del cual se pide el goce de un derecho, beneficio o
servicio que se considera que puede ser atendido. La solicitud inicia el trámite de una acción no
contenciosa.
A veces la solicitud se presenta acompañada de los requisitos que exigen las instituciones para tratar o
entender el pedido formulamos. Por ejemplo, cuando se solicita certificado de estudios hay que adjuntar
el recibo del pago que se ha efectuado por este concepto. Dichos requisitos pueden ser certificados,
constancias, recibos, fotografías, fichas, declaraciones juradas, el “currículum vitae” del interesado, etc.
Los documentos que se acompañan a la solicitud debe presentarse debidamente ordenados (en el orden
en que lo exigen), numerados y engrapados, o colocados en un fólder para que no se pierdan o
confunda.
Si en el curso del tratamiento de la solicitud, se advierte que el solicitante no ha cumplido con todos los
requisitos necesarios para la atención de su pedido, la autoridad podrá notificarlo, de oficio, para que
subsane tal omisión en un plazo prudencial.
2.-Enlace La solicitud establece relación entre el solicitante o los solicitantes y la autoridad a quien está
dirigida (destinatario).
El que presenta una solicitud lo hace como persona natural, con derechos y responsabilidades
individuales, al margen del cargo que podría desempeñar en la institución o fuera de ella.
3.-Facultad para firmar las solicitudes
Esta facultad la tiene toda persona natural capaz mayor de 18 años; asimismo los representantes legales
a nombre de aquéllos a quienes representan.
Los menores de 18 años ejercen su derecho de petición por intermedio de sus padres o apoderados;
salvo que algunas instituciones permitan ejercerlo en determinados casos, como los colegios para que
soliciten sus certificados de estudios al concluir su educación secundaria.
La solicitud puede ser presentada por cualquier miembro de una institución e incluso por una persona
ajena a ella, dependiendo de la naturaleza del pedido.
El que no es miembro de una institución presenta su solicitud por “mesa de partes” y el servidor de ella
lo puede hacer por “mesa de partes “o por intermedio de su jefe inmediato. Si el conducto es este
último, el jefe da curso a la solicitud mediante proverbio, “hoja de trámite “u otro documento, con su
opinión favorable o desfavorable.
Toda solicitud debe presentarse por lo menos con una copia, la cual debe ser sellada, firmadas y
numerada por la persona que recepciona su original. Esta copia es la única constancia de la presentación
de la solicitud y permanece en poder del solicitante para efectuar cualquier reclamo si se pierde o
demora la atención.
*Aclaramos: últimamente cada institución cuenta con formatos de solicitud y allí simplemente hay que
llenar los datos y la petición correspondiente. Pero, si no cuenta con ese formato hay que redactarlo en
computadora y en sitios donde no existiera éste último puede hacerse manuscrito en papel bond con
letra legible y sin errores ortográficos. También cada institución tiene algunos modelos llenados para
facilitar la petición al usuario en caso de formatos que usa la entidad.
4.-Partes de una solicitud
La solicitud es un documento que tiene una estructura muy peculiar y son:
1.-Sumilla: Es el resumen del pedido. Se escribe en la parte superior derecha del papel. La sumilla es
importante por en muchas cosas se evita la lectura de todo el contenido de la solicitud.
Ejemplos: SOLICITO: Examen de subsanación.
SOLICITO: Certificado de Estudios de 5to año “A”(…)
2.-Destinatario: Es la persona o entidad a quien se dirige la solicitud, debe escribirse después de la
sumilla y todo en mayúscula.
Ejemplos: SEÑOR DIRECTOR DEL COLEGIO…
SEÑOR ALCALDE PROVINCIAL DE…
3.-Iniciales de tratamiento y cargo de la autoridad
Ejemplo: Señor Director (SD)
Señor Alcalde (SA)
4. Presentación del solicitante: datos o referencias personales, tales como
a) Nombres y apellidos completos
b) Ciudadanía
c) Edad
d) DNI (documento nacional de identidad)
e) domicilio.
En esta parte termina con una expresión de cortesía.
Ejemplo
Patricia Gonzales Pacheco, peruana, de 23 años de edad, con DNI N° 26639848, domiciliada en el Jr.
Alfonso Ugarte N° 298, Cajamarca, a usted con toda consideración expongo lo siguiente:
5.-El texto, cuerpo o petición: Es el asunto argumentativo que consta de dos partes:
a) La parte considerativa en la que se hace referencia del motivo a los dispositivos legales vigentes por
los que se solicita.
b) La petición correspondiente que se afianza con la inclusión de los documentos requeridos para tal
efecto.
Ejemplo:
Que deseando continuar mis estudios, solicito se digne autorizar que se me otorgue mi certificado de
estudios del 5to año “A” cursado y probado en………para el efecto, acompaño el recibo de pago en
tesorería y las fotografías correspondientes.
6.-La despedida o conclusión: Llamado también pie. Consta de dos partes:
a) Menciona lo expuesto en la solicitud
Ejemplos:
Por lo expuesto:
Por tanto:
b) Son expresiones de agradecimiento por la atención que se dé al documento y se termina haciendo
mención a la justicia.
Ejemplo:
A usted suplico atender a mi solicitud por ser de justicia.
7.-Lugar y fecha. Se escribe al pie de la despedida y en la parte central a la derecha:
8.-Firma.
Modelo de solicitud

Huacho, junio 17 de 2020.

Solicita: Constancia de estudios

SEÑOR DIRECTOR DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA “JUAN XXIII” DE LIMA

SD

Andrea Gómez Marín, alumna del primer grado, sección, “A” turno mañana, del plantel que usted
dignamente dirige, con 19 años de edad y domiciliada en el Jr. Bolívar N° 240 (Lince) ante usted, con el
debido respeto expongo lo siguiente:

Que es para mí requisito indispensable para poder conseguir trabajo ( a medio tiempo) presentar una
constancia de estudios del año que estoy cursando y así poder ayudar a mis padres que se encuentran
delicados de salud ,por lo que recurro a su despacho para que se me expida dicho documento.

POR TANTO:

Solicito a usted acceder a mi petición por ser de justicia.

…………………………………
Andrea Gómez Marín
DNI. N°15151474
Otro modelo de solicitud

Solicita: certificado de trabajo

SEÑOR GERENTE REGIONAL DE MINERÍA YANACOCHA
Sr. José Pérez
Cajamarca

Isidro Llico Grados, con DNI Nº 26701208, domiciliado en el Jr. Chota N.º 238 de esta ciudad, ante
usted ,con el debido respeto expongo:

Que por convenir a mis intereses, solicitud a usted se me otorgue, por la dependencia correspondiente,
un certificado de los servicios que presté en esa Dirección Regional como Jefe de la Unidad de Planillas,
Grado IV, durante dos años: del 02 de enero del 2010 hasta el 31 diciembre del 2011.

POR LO EXPUESTO:

Es justicia que espero alcanzar.

Cajamarca ,15 de mayo del 2020.

Isidro Llico Grados

DNI Nº 26701208