TEMA: Creación de base de datos con access

Resultados de Aprendizaje:

Creación de base de daros

Definir las estructuras para el almacenamiento de datos.
Agregar registros de datos a una tabla.
Modificar los datos de los registros de una tabla.
Eliminar registros de una tabla.

CONTENIDO

• Introducción.
• Entorno gráfico
• Administración de estructuras.
• Administración de datos

INTRODUCCION

Una base de datos es una colección de datos relacionados entre sí. Implícitamente en este
concepto se pueden notar propiedades muy importantes de las bases de datos, por ejemplo
que la base de datos representa aspectos del mundo real, es una colección coherente de datos
con significados inherentes y sus datos están ahí por un propósito específico. Las bases de
datos pueden ser de cualquier tamaño y complejidad además de poder crearse y mantenerse
de forma manual o informatizada.

La definición de una base de datos consiste en especificar los tipos de datos, estructuras y
restricciones para los datos que se almacenaran. La manipulación de los datos contenidos en la
base de datos se realiza mediante funciones de recuperación y actualización de datos. Un
sistema de base de datos es el conjunto formado por la base de datos más el SGBD.

En las bases de datos relacionales, la información se almacena en tablas, que están

compuestas por filas y columnas que comúnmente se conocen como registros y campos. A su
vez, las tablas pueden estar relacionadas con otras, de ahí que sean relacionales. Estas
relaciones se establecen según la lógica del negocio, o sea de las necesidades con respecto a
los datos que se están almacenando.

Un buen diseño de bases de datos evita la redundancia de datos(repetición) y trata de

representar los elementos de manera única
BASE DE DATOS
Una base de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados
sistemáticamente para su posterior uso. La base de datos es una colección organizada compuesta
por tablas, índices, procedimientos, vistas, etc

TABLA

Una tabla está formada por una o varias columnas que están asociadas a una clave primaria de
otra o de la misma tabla. Se pueden definir tantas como se precise, y pueden estar o no en la
misma tabla que la clave primaria.

REGISTRO

Un registro es un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una misma
repetición de entidad. Un registro representa una fila en una tabla.

CAMPOS

Se representa por las columnas en una tabla y pueden almacenar información de diferente tipo:
numérico, char, etc.

TIPO DE DATOS

El tipo de un dato es el conjunto de valores que puede tomar durante el programa.

 REGLAS DE TRANSFORMACIÓN ESQUEMA CONCEPTUAL (DER) A LOGICO.

Lo primero que hay que realizar en la fase de diseño lógico, es obtener el esquema lógico
estándar, a partir del esquema conceptual obtenido en la primera fase. Las reglas que permiten
pasar del modelo E/R al esquema lógico, son las que a continuación se explican:

1) Cada entidad se transforma en una tabla y los atributos de dicha entidad en atributos de
la tabla. Esto es, cada entidad genera una tabla, con sus mismos atributos, incluyendo
las claves.
2) Las relaciones de muchos a muchos se transforman en tablas cuya clave estará
formada por la clave primaria de las entidades relacionadas, convirtiéndose esta en una
relación de muchos a muchos o de muchos a uno.
3) Las relaciones de uno a muchos propagan la clave principal de la entidad cuya
cardinalidad es uno a la entidad de cardinalidad n.

EJEMPLO 1

Veamos el paso a tabla de una entidad SOCIO que tiene 6 atributos. Observe que la entidad se
convierte en una tabla cuyos atributos forman las columnas de dicha tabla. Las filas de la tabla
se llaman registros.

Campos

Registros
 Las tablas de Bases de datos almacenan datos propias de la entidad que
representan así la tabla clientes solo debe tener datos de clientes, la tabla
productos solo debe tenerdatos propios de los productos, la tabla facturas solo
debe tener datos propios de la factura.

Esto significa que cuando diseñamos la tabla facturas los campos que la definen
son: número de factura, fecha, tipo de factura.

Los datos nombre del producto y nombre de cliente son propios de la tabla PRODUCTOS y
CLIENTES respectivamente por lo que sería un error de diseño incluir estos campos en la
tabla de facturas.

La forma correcta de incluir los productos en una factura es colocar los códigos de los
productos que se facturas y estos hacen referencia a la tabla productos donde
encontramos la información complementaria que define a cada producto como son
descripción, existencia, precio, etc

COMO INGRESAR A ACCESS

1. Nos vamos a inicio

2. Buscamos la herramienta Access , que es parte de la herramienta de ofimática de Microsoft
office

3. Hacemos click sobre el icono y nos habría la herramienta con una apariencia visual como la
siguiente

4. Donde presionaremos sobre la opción de base de datos en blanco , esto abrirá una nueva
ventana emergente donde usted podrá seleccionar el nombre del archivo y donde se guardar la
base de datos correspondiente en su pc
Creación de tablas

Una vez creada la base datos estamos preparados para poder crear tablas de nuestra base de
datos, para lo cual iremos a la pestaña crear , pestaña que posee todos los elementos que
podemos crear en Access , por el momento a nosotros nos interesa crear una nueva tablas ,
para lo cual presionaremos el botón diseño de tabla

Creación de tabla
Una vez en el diseño de tablas agregamos los datos siguientes para la tabla categorías

Cuando haya terminado de agregar todas las columnas de la tabla de categorías , deberá de
guardar la tabla presionando clic derecho sobre la viñeta del título de la pestaña , esta
opción abrirá una ventana emergente donde usted podrá agregar el nombre de la tabla ,

Creando la tabla de productos

Para crear la tabla de productos , deberá seguir los mismo pasos que realizo con la tabla de
categoría
Como agregar valore con formato de porcentaje
Cuando tenga un dato que desee agregar con formato de porcentaje, debe dejar de tipo
numérico, paro además deberá modificar el tamaño de los campos a Doublé , y modificar el
formato a porcentaje

Valores calculados
Para los valores calculados se aconseja que guardar primero la base de datos y que todos y
cada uno de los datos de dependencia del nuevo campo ya estén agregados con anticipación

Relaciones entre tablas

Una vez creada todas y cada una de las tablas podemos irnos a la pestaña de herramientas de
base de datos y presionar sobre el botón de relaciones

1. Para crear las relaciones debemos de seleccionar la llave primaria y arrastra a la llave
foránea de la otra tabla
2. Deberá de seleccionar los elementos estos para respetar la integridad referencial como
se muestra a continuación
 3. Deberá presionar sobre el botón tipo de combinación y seleccionar el item 3

Con esto habrá logrado crear la relación de la base de datos correspondiente