PO-HAB-PR-01 Procedimiento de Habilitaciones Redes Internas

CÓDIGO: PO-HAB-PR-01
PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 01
HABILITACIONES DE REDES INTERNAS
APROBACIÓN: xx-septiembre-2022
PROCEDIMIENTO
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Jackeline Romero Berto Midori Carbajal Jairo Rangel
Analista de Gestión de Calidad Coordinadora de Habilitaciones Director de Redes Hogar y
Comercios
DOCUMENTO CONTROLADO – Impresiones o emisiones externas se consideran NO CONTROLADO Página 1 de 21

PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 01
REGISTRO DE MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO

VERSIÓ
FECHA MODIFICACIÓN PUNTOS MODIFICADOS
N
xx-septiembre-2022 01 Se creo el documento.
CONTROL DE CAMBIOS

PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 01
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos, para el desarrollo de las actividades del proceso de habilitación, que son la
solicitud de requerimientos, la descripción por tipo de proyecto (Residenciales FISE, Comercios y
Residenciales Propias), la documentación de actas de habilitación, Gestión de PQRS y Gestión de
documentación HSE, para cumplir con las especificaciones requeridas por Alfa Co.
2. ALCANCE
Aplica desde el recogo de medidores, después de la entrega de la Solicitud de despacho en almacén, hasta
la validación, conteo y entrega de Actas de habilitación.
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 ANEXO III_14_ET de habilitacion (instalador como contratista).
 ANEXO III_23_ET de habilitacion de instalaciones internas.
 Norma ISO 9001:2105 Sistema de Gestión de la Calidad.
4. DEFINICIONES
 Aviso J0: Aviso del sistema SAP creado para asignar los trabajos correspondientes al proceso de
construcción y habilitación de clientes residenciales y comerciales; en él se detallan datos técnicos y
contiene las órdenes de servicio para notificar los materiales y ejecutar pago de servicios. Con la creación
del aviso J0, se crean cuatro medidas: Ejecutar Acometida, Ejecutar Interna, Ejecutar TC y Ejecutar
Habilitación.
 Cuadrilla: Empresa contratada por GNLC para desarrollar actividades de habilitación del servicio de gas
natural y conexiones de los puntos previstos de las instalaciones de gas natural.
 Expediente: Conforma una serie de documentos como Actas de Habilitaciones, Solicitud de habilitacion,
Declaracion Jurada de cumplimiento de normas tecnicas, Declaracion Jurada de capacitacion, Anexo H,
Planos isometricos y diseños.
 FISE: Por sus siglas, Fondo de Inclusion Social Energetico, que asigna recursos mensualmente para el
acceso GLP, a los sectores vulnerables.
 GIS: Un sistema de información geográfica (GIS) es un entorno para recopilar, gestionar y analizar datos.
Arraigado en la ciencia de la geografía, el GIS integra muchos tipos de datos. Analiza la ubicación espacial
y organiza capas de información en visualizaciones usando mapas y escenas 3D.
 Habilitación: Acto mediante el cual el Concesionario pone en servicio el suministro de gas natural
contratado, luego de verificar que las instalaciones internas cumplen con la normativa vigente y se
encuentran aptas para el suministro de gas natural al interior de la propiedad y posterior consumo. Se

PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 01
considerará que la instalación estará habilitada cuando se cumpla con la correspondiente suscripción del
Acta de Habilitación así como con el registro del Acta de habilitación en el Portal de Habilitaciones.
 Manifold especial: Conector de tubería, que permite interconectar los componentes del o los gabinetes.
 Perseo: Es un software que tiene como objetivo integrar la gestión de obras, Compras, Almacén, actas de
cobro, valorizaciones y tesorería.
 Portal de Habilitaciones: Portal electrónico administrado por Osinergmin, a través del cual se tramita el
Procedimiento de Habilitación de Suministro de Gas Natural, y se registran todas las actividades,
documentación e información pertinente para el proceso de habilitación de usuarios con consumos
menores e iguales a 300 m3/mes, incluido la fecha de suscripción del contrato de suministro.
 PQRS: Por sus abreviaturas significa, problemas, quejas, reclamos y sugerencias.
 SAP: Por sus siglas significa Sistemas, Aplicaciones y Productos especializados en procesar datos. Es un
sistema integrado que tiene un conjunto de normas estándares en el área de software de negocios. El
sistema SAP ofrece soluciones estándares para las necesidades enteras de información de la Empresa y
pueda soportar los diferentes procesos administrativos y operativos del negocio.
 Smarsheet: Formulario para registrar cuentas que se van a habilitar durante el dia.
5. RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES
Los responsables para el cumplimiento del presente procedimiento serán en su orden:
COORDINADOR DE HABILITACIONES:
 Gestionar la lista de conexiones confirmadas para habilitar y asignar los trabajos a realizar por los
habilitadores.
 Dar seguimiento al cumplimiento de las metas, que se establecen mensualmente.
 Elaborar indicadores internos de las gestiones ejecutadas, para informar a la Dirección sobre el estatus de
los trabajos realizados.
ASISTENTE DE HABILITACIONES I:
 Recibir la programación de Fise residenciales, para asignar inspectores según su domicilio, y comunicar
por correo, la programación diaria.
 Absolver las consultas de los inspectores y de las Fises, mediante WhatsApp, o via telefonica.
 Validar las cuentas del aplicativo smarsheet, con el portal de habilitaciones, SAP y el GIS.
ASISTENTE DE HABILITACIONES II:

 Consultar al área de call center, sobre la bolsa de llamadas.
 Elaborar la programación, y la asignación de los inspectores de manera diaria.
 Elaborar el reporte de los habilitadores y envió a cada habilitador.
 Armar los expedientes y envío a seguridad (portería).

PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 01
 Enviar las coordenadas a cada habilitador (solo para cuentas residenciales propias), por medio del
WhatsApp.
 Verificar que las cuentas de la programación del estado 9, estén subidas en el portal de habilitaciones.
 Elaborar y enviar el reporte a cada una de las áreas, para el levantamiento de las observaciones, de las
cuentas que no se lograron habilitar (cuentas caidas).
AUXILIAR DE HABILITACIONES I:
 Realizar las cargas masivas para comercios, residenciales Fises.
 Absolver consultas, por parte de los inspectores y de las Fises, mediante WhatsApp, o por teléfono.
 Escanear actas de habilitación de Comercios y radicado a Calidda.
 Programar en Perseo para Comercios y contratistas.
AUXILIAR DE HABILITACIONES II:

 Escanear actas de habilitación de Fise residenciales y radicado a Calidda.
 Dar seguimiento de asistencia de los inspectores que se han programado, se realiza de manera diaria.
 Elaborar actas de habilitación.
 Programar en Perseo para Residencial Fise.
AUXILIAR DE HABILITACIONES III:

 Recoger paquetes de actas del reporte de habilitadas y los Manifold por inspector.
 Buscar en el portal de habilitaciones, las cuentas habilitadas, para descargar,darle tratamiento y obtener
un documento final, con cuentas habilitadas.
 Recepcionar correos diarios, y descarga de documentos de Tuberías de conexión (TC), para darle
tratamiento, y asignar a cada inspector, según el reclamo.
 Elaborar un documento levantando de las observaciones en campo, y enviar correo con la información
observada.
 Recepcionar correos de HSE, control y orden de documentos.

PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 01
6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

El presente procedimiento inicia con la solicitud de requerimiento.
6.1.Solicitud de Requerimiento.
ETAPA/PROCES
RESPONSABLE ACTIVIDAD DETALLE DE ACTIVIDAD
O
Inspector 1.Elaborar y Elabora y envia Solicitud de materiales al grupo
enviar de WhatsApp RQ de materiales.
Elaborar,
solicitud de
enviar y materiales
generar Auxiliar de 2.Generar Realiza la descarga de la Solicitud de materiales
solicitud de habilitaciones solicitud de del grupo de WhatsApp RQ de materiales.
despacho III despacho
Validar y Auxiliar de 3.Validar y Apertura de Perseo y Portal:

descargar habilitaciones descargar - Ingresa al portal de habilitaciones
cuentas III cuentas (seleccionar la fecha anterior), descargar el
registro de Solicitud de instalación, donde se
filtran las cuentas programadas y cuentas
habilitadas.
- Ingresa a perseo, para registrar las cuentas

habilitadas y programadas y validar la
cantidad de medidores que tiene el
inspector.
Recepcionar, Auxiliar de 4.Recepcionar Recepciona correo enviado por Planeación de

validar y habilitaciones correo manera semanal, donde se adjunta el Reporte
controlar de III del consumo de medidores.
entregas de
medidores
Auxiliar de 5.Validar y La cantidad máxima de entrega de medidores
habilitaciones control de (48 unidades), lo establece Planeación:
III entrega de
medidores Ingresa a Perseo para validar Reporte del
consumo de medidores, si se observa una
inconsistencia, se notifica a Planeación para que
actualice el Perseo.
Control de entregas de medidores: Cuando es
menor a 48 unidades: se imprime la PA-ALM-FR-
04 Solicitud de materiales para despacho

PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 01
(códigos, tipo de material, pedido actual,

reintegro entre otros) y solicitar la firma del
Coordinador de Habilitaciones, posteriormente
entregar el documento (físico) al Coordinador de
Almacén, para su gestión correspondiente.
Cuando es mayor o igual a 48 unidades: Se
rechaza la solicitud.
Nota:
- Por cada cuenta habilitada se entrega 01
medidor.
- Auxiliar de almacén, ingresa cantidad de
medidores al perseo, según la entrega a
inspector.
Luego del recojo de medidores en almacén, se programa según tipo de proyecto:
6.2. Habilitaciones para residenciales FISE.
ETAPA/
PROCES O
Registrar FISE 1.Ingresar cuentas Registra las cuentas al smartsheet de Calidda, para
cuentas en a smartsheet solicitar habilitación.
smartsheet
Tratamiento a Programador de 2.Validar cuentas y Descarga (excel), los registros validados en el
cuentas Calidda enviar correo de smarsheet, que contiene cuentas, datos de la venta
programación y del cliente.
Valida las cuentas registradas a través de los
siguientes:
- Portal de habilitaciones: verifica que las
cuentas no estén anuladas.
- GIS: verifica que las cuentas no estén
observadas y que pase la red frente al predio.
- SAP: verifica que las cuentas
estén aprobadas y con aviso j0.
Elabora y envía correo de la Programación HAB-
Independientes a las Fises , con copia al asistente
de habilitaciones I.
FISE 3. Liberar cuentas Libera las cuentas al estado 8 (Expediente de

habilitación registrado), antes que se realicen las
cargas masivas.

PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 01
Caso (frecuente) Programacion de cuentas fuera de

plazo:
Ocurre cuando la Fise, no ha realizado aun la
liberacion de la cuenta al estado 8, y el inspector no
lo visualiza en su aplicativo.
Tratamiento a Asistente de 4.Filtrar y ordenar Recibe el correo por parte del programador de
cuentas habilitaciones I cuentas Calidda, en donde se detalla, las cuentas que se
tienen que habilitar, adjuntando Programación HAB
– Independientes.
Luego ordena (filtra) según los campos: cuenta,
habilitador y ejecutante (tipo de cuadrilla) y copia a
Programacion Fise - Mes.
Programación Asistente de 5.Ingresar al SAP Ingresa al SAP, y busca las cuentas de

de cuentas habilitaciones I Programación Fise - Mes. Obteniendo los datos del
cliente a programar.
Asistente de 6.Asignar Asigna inspectores, según la ubicación del domicilio

habilitaciones I inspectores del inspector y del cliente.
Comunica con cada Fise, la asignación de los
inspectores, en la programación del día,
Programación Fise – Mes (datos de cada inspector)
por vía correo y otros aplicativos, como: Wordsheet,
WhatsApp( numero personal de Fise) ó por llamada.
Nota: Si por algún motivo no hay habilitación en

alguna zona, se le asigna al inspector otra zona.
Auxiliar de 6.Programación de Ingresa al portal de habilitaciones y buscar cuentas

habilitaciones I cuentas (cargas en estado 8 con TC y acometida concluida.
masivas) Programa del estado 8 (Expediente de habilitación
registrado) al estado 9 (Habilitación programada).
Nota:
- El horario de las cargas masivas es: 8am, 9am y
10:30 am.
- Se programa de manera individual y durante el
dia, las cuentas que corresponden a manifold
especial.
Auxiliar de 7.Absolver Absolver consultas de las FISES, es via teléfono

PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 01
habilitaciones I consultas (número corporativo) y de los inspectores, es vía

teléfono y número de WhatsApp, en el Grupo
Habilitación residencial.
Nota: Las consultas son variadas, pero siempre
referente a la programación de las cuentas del día.
6.3. Habilitaciones para Comercios.
ETAPA/PROCES
O
Registrar FISE 1. Ingresar cuentas Registra las cuentas al smarsheet de Calidda
cuentas a al smarsheet Programación de habilitaciones comerciales.
smarsheet
Nota: Smartsheet, link o formulario es lo mismo.
Programación Asistente de 2.Verificar estado Ingresa a smarsheet y descargar Programación de

de cuentas habilitaciones I de cuentas en habilitaciones comerciales (filtra la fecha de
portal y sistema programación del día siguiente).
Ingresa cuentas a Programación de habilitaciones
comerciales (fecha filtrada) para validar, en los
siguientes:
- Portal de habilitaciones: verifica que las cuentas

no estén anuladas.
Descarga Solicitud de instalación y filtra por
nombre de Fise y cuenta.
Ingresa campos filtrados (nombre de Fise y
cuenta) de Solicitud de instalación a
Programacion comercial – Mes.
- SAP: verifica que las cuentas estén aprobadas y

con aviso j0.
Valida e ingresa datos de la venta del cliente en
Programacion comercial – Mes
Asistente de 3. Asignar Asigna inspectores, según Programación comercial

habilitaciones I inspectores – Mes, tomando en cuenta ubicación del domicilio
del inspector y cliente.
Comunica la programación del día a inspector, por

PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 01
vía correo o usando el aplicativo de Word Sheets,

WhatsApp o llamada.
Nota:
- El horario de las cargas masivas es: 8am, 9am y
10:30 am.
- Si por algún motivo no hay habilitación en esa
zona, se le asigna otra zona
Programación Asistente de 4.Absolver Absuelve consultas de las FISES (es por medio de su
de cuentas habilitaciones I consultas número corporativo) y de los inspectores de Alfa Co
(es vía teléfono y número de WhatsApp, en el
Habilitaciones comerciales).
Nota: Las consultas son variadas, pero siempre

referente a la programación de las cuentas del día.
Elaborar y Auxiliar de 5.Elaborar y enviar Elabora Reporte Diario HAB-Programación

enviar reporte Habilitaciones I reporte a comercios (motivo de las cuentas caídas u
inspectores observadas) de manera semanal, y envia a
inspectores, en el grupo de WhatsAap Habilitaciones
comerciales.
Asistente de 6.Enviar reporte a Reporta Reporte Diario HAB - Programación

habilitaciones I Calidda y SGS comercios, vía correo a Calidda y SGS, los sábado y
lunes. El reporte incluye lo siguente: Reporte de
Efectividad, que envia por Whatsapp a Calidda, en
el grupo Prog. De Hab. Comercios (foto de tabla
dinámica, con el objetivo de ver el % diario de lo
que se habilita por dia), de manera diaria.
6.4.Habilitacion para residenciales propias
ETAPA/
PROCES O
Ingresar a Asistente de 1.Descargar y Ingresa al portal de habilitaciones, y descarga
Plataforma habilitaciones II filtrar cuentas Solicitud de instalación, por rango de fecha (fecha de
inicio: 1/1/21 hasta el día de la programación),
Filtra los campos (cuentas nuevas residenciales
propias, y que están en estado 8, con TC y acometida
concluida), eliminando las cuentas anuladas,

PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 01
comercios y multifamiliares. Con el objetivo de

obtener las cuentas a programar.
Ingresar y Asistente de 2.Ingresar y validar Ingresa al SAP las cuentas nuevas y valida que estén
validar en SAP habilitaciones II en SAP aprobadas.
Solicitar y Asistente de 3. Solicitar y Solicita vía correo, al área de redes internas, los
entrega de habilitaciones II entrega de expedientes de las cuentas nuevas validadas en SAP.
expedientes expedientes de Entrega Redes Internas los expedientes en físico y los
cuentas nuevas PQRS.
Elaborar, Asistente de 4.Elaborar bolsa Elabora Bolsa de llamadas, con las cuentas por
enviar y habilitaciones II de llamadas habilitar. Arma de la Base de habilitaciones (formato
consultar bolsa que contiene las cuentas nuevas, cuentas ya
de llamadas habilitadas, a partir del 1/1/21 hasta la actualidad y
cuentas caídas).
Asistente de 5.Enviar bolsa de Envia Bolsa de llamadas, por correo a call center,
habilitaciones II llamadas con copia al área comercial y redes internas. La Bolsa
de llamadas, incluye cuentas de clientes en estado
10.1 (instalación observada), estado 8 (expediente
de habilitación registrado), y datos personales del
cliente.
Asistente de 6.Consultar avance Consulta avance a call center por WhatsApp, sobre la
habilitaciones II de bolsa de Bolsa de llamadas.
llamadas
Tratamiento Asistente de 7.Recibir PQRS Recibe correo de PQRS, que son enviados por el área
de PQRS habilitaciones II de redes internas, con las cuentas que se levantaron
las observaciones. Y actualiza la data de
habilitaciones, con la informacion recibida de los
PQRS.
Asistente de 8.Comunicar y Comunica y verifica a cada cliente vía teléfono, que se
habilitaciones II validar con cada haya levantado las observaciones correctamente,
cliente para luego programar su habilitación.
Consolidar Asistente de 9.Recibir correo de Recibir correo de confirmación por parte de call
reportes habilitaciones II confirmación de center, de las llamadas realizadas, en la Bolsa de
call center llamadas. Con los correos recibidos (PQRS y Bolsa
de llamadas) y la Base de habilitaciones, se elabora
la Programación Residenciales Aplus (reportes de la

PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 01
programación de los habilitadores para el día

siguiente). Envía a Aplus, máximo hasta las 5 pm.
Envío de Asistente de 11.Buscar y enviar Recibe expedientes y busca, en la Base de

programación habilitaciones II reporte de habilitaciones, obteniendo la tipificación del
programación expediente, para la busqueda correspondiente, e
imprimir el reporte de las cuentas programadas.
Recibe correo de confirmacion de Aplus (confirman
el inspector asignado con el habilitador, para que se
realiace la coordinación del punto de encuentro) y
envia, las coordenadas por correo, a inspector.
Asistente de 12.Envio de Envia cuadro al grupo de WhatsApp Reporte horario

habilitaciones II programación por habilitaciones propias, a habilitador.
WhatsApp
Luego que el habilitador (según programación) habilita, por tipo de proyecto, el inspector entrega las actas
de habilitación a vigilancia.
6.5.Documentación de actas de habilitación
ETAPA/PROCES
O
Documentación Inspector 1.Entrega de actas Entrega actas y manifolds, luego de la habilitación, en
de actas de portería (seguridad).
habilitación
Auxiliar de 2. Recoger actas Recoge paquete de actas de porteria: actas (Actas de

Habilitación III habilitaciones de instalaciones internas clientes
residenciales y comerciales) y los Manifolds (PR-TCR-
FR-07 Acta de instalación de tubería de conexión y
acometida de gas natural para clientes residenciales

PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 01
y comerciales), de cada inspector.
Auxiliar de 3. Buscar y crear Busca cuentas que habilitó el inspector, con fecha del
habilitación III tabla dinámica de día anterior, en el portal de habilitaciones.
cuentas Exporta cuentas y realiza el cruce, con el numero de
habilitadas DNI (excel) y nombres de los inspectores (excel),
obteniendo Reporte diario de Habilitaciones, para
luego elaborar una tabla dinámica, con el fin de
obtener la cantidad de cuentas habilitadas por
inspector.
Auxiliar de 4.Conteo y Realiza dos actividades:

habilitación III validación de actas
Validación de cuentas habilitadas: valida (debe
coindicir) el número de habilitaciones de cada
inspector (de un dia anterior) con la tabla dinamica.
Conteo de actas: realiza el conteo de las actas por
inspector:
Primero valida el número de habilitados (actas) y
luego el número de Manifold (que es validado en el
acta Manifold).
Entrega las actas contabilizadas, al área de
planeación, en el horario establecido 8:30 am.
Nota: Para el caso que construyan un Manifold, subir

foto de la acometida Manifold Especial, al grupo de
Whatsaap, para su facturacion correspondiente al
inspector.
Atender los PQRS, implica atender los reclamos generados por alguna inconformidad del cliente o hacia la
Normativa.
6.6.Gestión de PQRS
ETAPA/PROCES
O

PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 01
1. Recepción de Recibe correo del Asistente de Tuberia de Conexión,

Gestión a los Auxiliar de PQRS de manera diaria, en donde se adjunta los PQRS.
PQRS habiltaciones III
2. Asignar Da tratamiento a PQRS (filtrando los campos de

inspector Residenciales FISE y Residenciales Propias) para ser
revisados y asignados a cada inspector en el portal de
habilitaciones.
Nota:
- Tipos de reclamos: Medidores invertidos y falla
en la conversion de artefactos.
3. Dar seguimiento Verifica el reclamo que tiene una cuenta, en el portal

de habilitaciones, luego busca que inspector, le
pertenece el reclamo, para darle seguimiento.
Inspector 5. Levantar acta de Da solución al reclamo asignado, luego adjunta

atencion evidencia, si se soluciono el problema, se levanta un
Acta de atención en campo, que valida que fue al
domicilio y subsano el problema, luego lo firma el
cliente.
Auxiliar de 6.Elaborar Elaborar un documento en formato Word,

habiltaciones III documento de levantando las observaciones (fotos de evidencia
observaciones tomadas) en la cual se anexa al Acta de atención en
campo .
5. Enviar correo Envia correo al asistente de Tuberías de conexión,

con el documento en formato Word, con copia a los
involucrados (Coordinadora de Habilitaciones, Jefe
de Tuberias de conexion, Ing. Jairo y al Analista de
Redes Internas).
6.7.Gestión de documentación de HSE
ETAPA/PROCES
O

PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 01
Recibe correo de HSE de manera mensual, donde

se adjunta un formato Documentacion Digital
(que contiene todos los documentos faltantes del
Auxiliar de 1.Recepción de inspector).
habilitaciones III correo Revisa Documentacion Digital e indicar a cada
inspector que documentos le falta por via
Whatsapp.
2.Recibir y
Recibe Whatsapp y verificar los documentos
verificar
faltantes.
documentos
Inspector faltantes
Gestión de
documentación 3. Tomar fotos de Toma fotos de evidencia de los documentos
de HSE documentos faltantes y convertirlo en formato PDF, para luego
faltantes enviarlo al auxiliar de hablitaciones.
Recibe documentos en formato PDF, por via

Whatsapp y ordenar según solicite el área de HSE
4.Ordenar y
(primero se renombra cada documento, según el
anexar
nombre del mismo), y se coloca en una carpeta
documentos
compartida habilitada solo para el área de
Auxiliar de faltantes
Habilitaciones.
habilitaciones
III Envia correo de confirmación a HSE, con copia a
los involucrados (coordinador de habilitaciones e
involucrados de HSE), confirmando que ya esta
5.Enviar correo de
actualizado la Documentacion Digital, en otra
confirmación
columna donde se indica que esta subsanado.
7. CONTROL DE LOS REGISTROS DEL PROCESO

PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 01
Los registros generados por las actividades de este procedimiento se registran en el formato Control de
Registros PE-SGC-FR-07, son los siguientes:
Código Nombre
Acta de instalación de tubería de conexión y
PR-TCR-FR-07 acometida de gas natural para clientes
residenciales y comerciales (Manifold).
Actas de habilitaciones de instalaciones
-------
internas clientes residenciales y comerciales.
------- Solicitud de Materiales
------- Reporte del consumo de medidores
------- Solicitud de instalación
PA-ALM-FR-04 Solicitud de materiales para despacho
Smartsheet programacion de habilitaciones
-------
comerciales
------- Solicitud de instalación
------- Programacion comercial – Mes
------- Reporte Diario HAB-Programación comercios
------- Reporte diario de Habilitaciones
------- Acta de atención en campo
------- PQRS
------- Documentación Digital
8. ANEXOS

PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 01
8.1.Solicitud de Materiales.
8.2. Reporte del consumo de medidores.

PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 01
8.3.Solicitud de materiales para despacho.

PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 01
8.4. Smarsheet de programación de habilitaciones comerciales.
8.5.Actas de habilitaciones de instalaciones internas clientes residenciales y comerciales.

PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 01
8.6.PR-TCR-FR-07 Acta de instalación de tubería de conexión y acometida de gas natural para

clientes residenciales y comerciales (Manifold).
8.7. Acta de atención en campo.

INSTRUCTIVO VERSIÓN: 01
PROCESO DE HABILITACIONES DE REDES INTERNAS

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HABILITACIONES DE REDES INTERNAS

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

DOCUMENTO CONTROLADO – Impresiones o emisiones externas se consideran NO CONTROLADO Página 1 de 21

REGISTRO DE MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO

DOCUMENTO CONTROLADO – Impresiones o emisiones externas se consideran NO CONTROLADO Página 2 de 21

DOCUMENTO CONTROLADO – Impresiones o emisiones externas se consideran NO CONTROLADO Página 3 de 21

 PQRS: Por sus abreviaturas significa, problemas, quejas, reclamos y sugerencias.

ASISTENTE DE HABILITACIONES II:

DOCUMENTO CONTROLADO – Impresiones o emisiones externas se consideran NO CONTROLADO Página 4 de 21

AUXILIAR DE HABILITACIONES II:

AUXILIAR DE HABILITACIONES III:

DOCUMENTO CONTROLADO – Impresiones o emisiones externas se consideran NO CONTROLADO Página 5 de 21

6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

Validar y Auxiliar de 3.Validar y Apertura de Perseo y Portal:

- Ingresa a perseo, para registrar las cuentas

Recepcionar, Auxiliar de 4.Recepcionar Recepciona correo enviado por Planeación de

DOCUMENTO CONTROLADO – Impresiones o emisiones externas se consideran NO CONTROLADO Página 6 de 21

(códigos, tipo de material, pedido actual,

Luego del recojo de medidores en almacén, se programa según tipo de proyecto:

6.2. Habilitaciones para residenciales FISE.

FISE 3. Liberar cuentas Libera las cuentas al estado 8 (Expediente de

DOCUMENTO CONTROLADO – Impresiones o emisiones externas se consideran NO CONTROLADO Página 7 de 21

Caso (frecuente) Programacion de cuentas fuera de

Programación Asistente de 5.Ingresar al SAP Ingresa al SAP, y busca las cuentas de

Asistente de 6.Asignar Asigna inspectores, según la ubicación del domicilio

Nota: Si por algún motivo no hay habilitación en

Auxiliar de 6.Programación de Ingresa al portal de habilitaciones y buscar cuentas

Auxiliar de 7.Absolver Absolver consultas de las FISES, es via teléfono

DOCUMENTO CONTROLADO – Impresiones o emisiones externas se consideran NO CONTROLADO Página 8 de 21

habilitaciones I consultas (número corporativo) y de los inspectores, es vía

6.3. Habilitaciones para Comercios.

Programación Asistente de 2.Verificar estado Ingresa a smarsheet y descargar Programación de

- Portal de habilitaciones: verifica que las cuentas

- SAP: verifica que las cuentas estén aprobadas y

Asistente de 3. Asignar Asigna inspectores, según Programación comercial

DOCUMENTO CONTROLADO – Impresiones o emisiones externas se consideran NO CONTROLADO Página 9 de 21

vía correo o usando el aplicativo de Word Sheets,

Nota: Las consultas son variadas, pero siempre

Elaborar y Auxiliar de 5.Elaborar y enviar Elabora Reporte Diario HAB-Programación

Asistente de 6.Enviar reporte a Reporta Reporte Diario HAB - Programación

6.4.Habilitacion para residenciales propias

DOCUMENTO CONTROLADO – Impresiones o emisiones externas se consideran NO CONTROLADO Página 10 de 21

comercios y multifamiliares. Con el objetivo de

DOCUMENTO CONTROLADO – Impresiones o emisiones externas se consideran NO CONTROLADO Página 11 de 21

programación de los habilitadores para el día

Envío de Asistente de 11.Buscar y enviar Recibe expedientes y busca, en la Base de

Asistente de 12.Envio de Envia cuadro al grupo de WhatsApp Reporte horario

6.5.Documentación de actas de habilitación

Auxiliar de 2. Recoger actas Recoge paquete de actas de porteria: actas (Actas de

DOCUMENTO CONTROLADO – Impresiones o emisiones externas se consideran NO CONTROLADO Página 12 de 21

y comerciales), de cada inspector.

Auxiliar de 4.Conteo y Realiza dos actividades:

Nota: Para el caso que construyan un Manifold, subir

DOCUMENTO CONTROLADO – Impresiones o emisiones externas se consideran NO CONTROLADO Página 13 de 21

1. Recepción de Recibe correo del Asistente de Tuberia de Conexión,

2. Asignar Da tratamiento a PQRS (filtrando los campos de

3. Dar seguimiento Verifica el reclamo que tiene una cuenta, en el portal

Inspector 5. Levantar acta de Da solución al reclamo asignado, luego adjunta

Auxiliar de 6.Elaborar Elaborar un documento en formato Word,

5. Enviar correo Envia correo al asistente de Tuberías de conexión,

6.7.Gestión de documentación de HSE

DOCUMENTO CONTROLADO – Impresiones o emisiones externas se consideran NO CONTROLADO Página 14 de 21

Recibe correo de HSE de manera mensual, donde