Grupo Administrativo Cesar

F1.G3.
SA
Versión 2
PROCESO SERVICIOS ADMINISTRTIVOS
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08/05/2020
FORMATO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Clasificación de la Información
PÚBLICA
Entidad Productora: INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

Código Dependencia: 41400 Dependencia Productora: Grupo Administrativo (Cesar)
INDICE DE
CÓDIGO SOPORTE TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICION FINAL
CLASIFICACIÓN
SERIES, SUBSERIES, TIPOS DOCUMENTALES
SERIE SUBSERIE E F P Cl R GESTIÓN CENTRAL C
4 ACTAS DE COMISIÓN DE PERSONAL X 1 9 X

Actas de comisión de personal X
Listado de asistencia X
7 ACTAS DE COMITÉ DE ARCHIVO REGIONAL X 1 9 X

Actas de Comité X
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PÚBLICA
INDICE DE
CLASIFICACIÓN
9 ACTAS DE COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL X 1 9 X

Actas de Comité X
Informe trimestral del Comité de Convivencia Laboral X
14 ACTAS DE COMITÉ DE GESTIÓN DE BIENES X 1 9 X

Actas de comité X X
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PÚBLICA
INDICE DE
CLASIFICACIÓN
ACTAS DE COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y
23 X 1 19 X
SALUD EN EL TRABAJO
Actas de Comité X
Soportes de la convocatoria, elección y conformación X
del Comité
46 COMPROBANTES DE ALMACÉN X 2 8
Comprobantes de ingreso X X
Salidas de almacén X X
Traslados de almacén X X
Comprobante de baja X X
Actas X
Certificaciones X
Resoluciones X
Balance de almacén X
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PÚBLICA
INDICE DE
CLASIFICACIÓN
CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES
56 X 1 19
ENVIADAS
Comunicaciones oficiales X
Registro anulación de radicados X
71 HISTORIA LABORAL DE FUNCIONARIOS X 2 78

Actos administrativos X
Notificaciones X
Actas de posesión o Actas de Vinculación X
Carta de aceptación del nombramiento X
Fotocopia documento de identidad X
Fotocopia libreta militar (si aplica) X
Formato único hoja de vida X
Declaración de bienes y renta X
Certificación boletín de responsables fiscales X
Certificado de antecedentes disciplinarios X
Certificado de antecedentes judiciales X X
Certificaciones X
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INDICE DE
CLASIFICACIÓN
Certificados de experiencia X
Fotocopia tarjeta profesional (Si aplica) X
Afiliación a caja de compensación familiar X
Afiliación ARL X
Afiliación EPS X
Afiliación al sistema general de pensiones X
Afiliación Fondo de Cesantías X
Certificado de aptitud médica X
Autorización de abono directo en cuenta bancaria X
Resoluciones (vacaciones, licencias, ascensos,
traslados, encargos, permisos, ausencias, temporales, X
pago de prestaciones, incapacidades)
Inscripción en carrera administrativa (si aplica) X
Evaluación del desempeño laboral (si aplica) o acuerdo
X
de gestión (si aplica)
Evaluación en periodo de prueba X
Certificado de bono pensional (si aplica) X
Certificado de incapacidad X
Evaluación de inducción X
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PÚBLICA
INDICE DE
CLASIFICACIÓN
72 HISTORIAL DE BIENES INMUEBLES X 1 9

Actas de recibo (si aplica) X
Inventario del bien X
Escritura Pública X
Certificado de libertad y tradición X
Pago de impuesto X
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PÚBLICA
INDICE DE
CLASIFICACIÓN
73 HISTORIAL DE VEHÍCULOS X 1 4
Historial del vehículo X
Factura de compra/ofrecimiento del X
automotor/sentencia judicial
Fotocopia licencia de tránsito X
Liquidación impuestos de rodamiento X
Fotocopia SOAT X
Certificación revisión técnico mecánica y de gases X
Listado equipos de prevención y seguridad X
Diagnósticos X
Programación mantenimiento preventivo X
Soportes del mantenimiento correctivo X
Informes X
Devolución partes dañadas y reemplazadas X
84 INFORMES DE COBRO DE INCAPACIDADES X 1 4

Certificado de incapacidad X
Solicitud de transcripción, reconocimiento y/o cobro X
Reporte de conciliación mensual de pagos X
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INDICE DE
CLASIFICACIÓN
89 INFORMES DE GESTIÓN X 1 9
Informes X X
INFORMES DE INCIDENTES Y ACCIDENTES DE

91 X 1 19
TRABAJO
Reporte de accidente X X
Investigación de incidentes y accidentes de trabajo X X
Entrevista de incidentes y accidentes de trabajo X X
Evidencias X X
Informes X X
Reporte de inspecciones de seguridad X X
Reporte mensual de incidentes y accidentes X X
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INDICE DE
CLASIFICACIÓN
94 INFORMES DE PRÁCTICAS LABORALES X 1 19

Carta de presentación X
Formato único hoja de vida X
Fotocopia documento de identificación X
Fotocopia de póliza medica o copia del certificado de
X
afiliación a la seguridad social en salud
Afiliación a la ARL X
Certificado de antecedentes disciplinarios X
Certificado de antecedentes de responsabilidad fiscal X
Certificado de antecedentes judiciales X
Resolución de vinculación formativa X
Actas de inicio X
Actas de reunión X
Certificaciones X
Informe final X
102 INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
102 2 Inventarios documentales de Archivo Central X 1 9 X

Inventario documental X X
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INDICE DE
CLASIFICACIÓN
103 INSTRUMENTOS DE CONTROL
103 1 Planillas control entrega de comunicaciones oficiales X 1 4

Planilla de control de entregas X
103 2 Planillas de Comunicaciones Oficiales Enviadas X 1 4

Planilla de control de entregas X
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PÚBLICA
INDICE DE
CLASIFICACIÓN
103 3 Planilla de Préstamo y consulta de expedientes X 1 4

Solicitud X X
Ficha control de préstamo X
Reporte de préstamos X
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PÚBLICA
INDICE DE
CLASIFICACIÓN
105 INVENTARIOS
105 1 Inventario de bienes muebles X 1 4

Cronograma de trabajo X
Reporte de activos por terceros X X
Actas de toma física de inventarios X X
Comprobante de ajuste X
Certificaciones X
Inventario individual de bienes muebles asignados

105 2 X 1 4
Reporte de inventario individual X
Traslado de bienes X
Asignaciones de bienes X
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INDICE DE
CLASIFICACIÓN
112 NÓMINA X 2 78
Nómina X X
Novedades de nómina X X
122 PLAN DE GESTIÓN AMBIENTAL X 1 9 X

Matriz de valoración de aspecto e impacto ambiental X
Matriz de verificación requisitos legales X X
Planes de gestión ambiental X
Seguimiento y revisión de compromisos X
Actas de reunión X
Lista de inspección ambiental X X
Reporte de actividades X
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PÚBLICA
INDICE DE
CLASIFICACIÓN
127 PLAN DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
127 1 Plan de transferencia documental primaria X 1 9 X

Plan de transferencias X
Comunicaciones oficiales X
Actas de transferencia X X
Inventario documental X X
133 PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN - PIC X 1 9 X

Diagnósticos X X
Plan institucional de capacitación X X
Ficha de estructuración del evento X
Reporte de eventos y capacitación X X
Informes X
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PÚBLICA
INDICE DE
CLASIFICACIÓN
141 PROGRAMAS ADMINISTRATIVOS
141 1 Programa de bienestar social X 1 9 X

Encuestas diagnóstico de necesidades X X
Informe y análisis de resultados X
Plan de bienestar social X
Actas de reunión X X
Listados de inscripción X
Carta de compromiso X X
Informe final X
Matriz de seguimiento X
Encuestas X
Registro fotográfico X
Programa de medicina preventiva y del trabajo del

141 3 X 1 19 X
sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo
Programa perfiles exposición a riesgos laborales X
Programa de vigilancia epidemiológica ocupacional de X
prevención del riesgos psicosocial
Programa de prevención del consumo de alcohol, X
tabaco y otras sustancias psicoactivas
Programa vigilancia epidemiológica para la prevención X
de desórdenes músculo esqueléticos
Encuestas de síntomas músculo esqueléticos X X
Reporte inspección situación del puesto para archivo, X X
mantenimiento locativo y conductor
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PÚBLICA
INDICE DE
CLASIFICACIÓN
Reporte inspección de la situación del puesto con video X X
terminales
Programa de vigilancia epidemiológica para prevención X
de factor de riesgo cardiovascular
Capacitaciones (material pedagógico) X
Registros de actividades X X
Anexos documentales soporte según programa X X
Registro de capacitaciones, formación y entrenamiento X
Programa de seguridad industrial del sistema de

141 4 X 1 19 X
gestión de la seguridad y salud en el trabajo
Permiso de trabajo en alturas contratista X
Registro de entrega y reposición de elementos de X
protección personal
Programa de inspecciones de seguridad X
Reportes de inspecciones de seguridad X
Informes de inspecciones de seguridad X
Evaluación de la implementación SGSST X X
Evaluación inicial X X
Plan de trabajo anual SGSST X
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PÚBLICA
INDICE DE
CLASIFICACIÓN
Programa de orden y aseo X
Verificación condiciones de orden y aseo X
Informe de verificación condiciones de orden y aseo X X
Seguimiento de controles operacionales X
Registro de capacitaciones, formación y entrenamiento X
Convenciones
Soporte: Electrónico: E Disposición Final Conservar: C Firma
Físico: F Medio Técnico: Mt Cargo
Índice de ClasificaciónPública: P Eliminar: E Nombre
Clasificada: Cl Seleccionar: S
Reservada: R Firma
Cargo
Nombre
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strativo (Cesar)
DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
Mt E S
Esta serie reúne las observaciones sobre proceso de provisión
de empleos de planta, reclamaciones en los procesos de
selección, evaluación y desempeño de empleados de la
respectiva regional, de acuerdo a la Ley 909 de 2004 artículo 16,
Resolución 1919 de 2014, artículo 6.
Luego de su tiempo de retención en el archivo central, por su

valor histórico y a que complementa la información de los
procesos de selección y evaluación de los empleados del ICBF,
se conservará la totalidad de la documentación.
Esta serie hace referencia a las actas de las reuniones del

Comité de Archivo Regional, de acuerdo a la Resolución 7666
de 2016, artículos 4 y 5.
Luego de su tiempo de retención en el archivo central adquiere

valores secundarios, se conservarán la totalidad de la serie
debido a la información sobre la memoria y patrimonio
institucional.
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PÚBLICA
DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
Mt E S
Esta serie refleja las actuaciones del comité en materia de
convivencia laboral, de acuerdo a la Ley 1010 de 2006,
corregida por el Decreto 231 de 2006 y modificada por la Ley
1622 de 2013, Resolución 13587 de 2017 del ICBF, artículo 16,
y Resolución 652 de 2012 Ministerio de Protección Social,
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central,

esta serie se conservará en su totalidad, como evidencia de la
gestión adelantada por la entidad, en los temas de convivencia
laboral.
En esta serie se encuentran las actas de las reuniones del

Comité de Gestión de Bienes, elaboradas en concordancia con
la Resolución 1385 de 2010 del ICBF artículos 2 y 4, modificada
por la Resolución 3150 de 2014.
Por ser un comité técnico acerca de la destinación de los bienes

de la entidad y por su valor histórico, luego de su tiempo de
retención en el archivo, se conservará la documentación de
forma permanente.
F1.G3.SA
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PÚBLICA
DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
Mt E S
Esta serie refleja las actuaciones del comité paritario, en
concordancia con el Decreto 6141 de 1984 Ministerio de Trabajo
y de Protección Social, Decreto 2013 de 1986 Ministerio de
Protección Social, Decreto 1072 de 2015 Presidencia de la
República, Resolución 2859 de 2013, artículo 13.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central, y

dados los valores secundarios que adquieren como evidencia de
la gestión institucional, esta serie se conservará en su totalidad.
Esta serie documental contiene los registros y el control de

X
ingreso y egreso de bienes muebles e inmuebles al almacén, en
concordancia con la Resolución 2859 de 2013, artículo 13,
modificado por la Resolución 577 de 2015.

esta serie se eliminará de acuerdo con el procedimiento
establecido por la entidad (Ver introducción numeral 3.5.3), ya
que pierde sus valores administrativos y fiscales, adicionalmente
la información se encuentra en los libros contables.
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PÚBLICA
DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
Mt E S
Esta serie contiene las comunicaciones oficiales enviadas por el
X
Instituto en ejercicio de sus funciones administrativas y
misionales, en concordancia con la Resolución 2859 de 2013 del
ICBF artículo 13, de las funciones con relación a la gestión
administrativa y Acuerdo 060 de 2001 del AGN artículos 7 y 11.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central, la

documentación de esta serie pierde sus valores administrativos,
por lo cual se elimina de acuerdo con el procedimiento
establecido por la entidad (Ver introducción numeral 3.5.3).
Esta serie documental es una evidencia de las actuaciones de

X
los servidores públicos desde su vinculación laboral con el
Instituto hasta el momento de su retiro, en concordancia Ley 909
de 2004, Reglamentada por el Decreto Nacional 1228 de Abril
21 de 2005, Circular 04 de 2003 Función Publica - AGN, y
Resolución 2859 de 2013 del ICBF artículo 13, (con relación a
las funciones del grupo administrativo).
Esta serie se conservará en el archivo de gestión dos años

después del retiro del funcionario y se trasfiere al archivo central
de la entidad para un tiempo de conservación de 80 años. Por
ser una serie documental de valor jurídico, legal y administrativo,
que no desarrolla valores secundarios, se establece seleccionar
como muestra histórica el cinco por ciento
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PÚBLICA
DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
Mt E S
(5%) de la producción documental por cada año, seleccionado
las historias laborales de servidores públicos que hayan tenido
un reconocimiento frente a su labor en el Instituto o los
servidores de mayor nivel jerárquico o aporte misional, el resto
de la documentación se elimina de acuerdo con el procedimiento
establecido por la entidad (Ver introducción numeral 3.5.2).
procedimiento establecido por la entidad.
F1.G3.SA
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PÚBLICA
DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
Mt E S
Esta serie agrupa los documentos soporte de los bienes
X
inmuebles de la Regional, en concordancia con la Resolución
2859 de 2013, artículo 13, modificado por la Resolución 577 de
2015.
Esta serie permanece en el archivo de gestión hasta que los

bienes dejen de estar en custodia de la entidad o hasta que el
ICBF ya no sea su titular. El tiempo de retención se cuenta
cuando se cumpla el parámetro anterior. Una vez cumplido el
tiempo de retención en el archivo central, se seleccionará como
muestra histórica de manera aleatoria el cinco por ciento (5%) de
la documentación producida cada año (Ver introducción numeral
3.5.2), la documentación restante se elimina de acuerdo con el
procedimiento establecido por la entidad.
F1.G3.SA
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PÚBLICA
DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
Mt E S
Esta serie contiene los documentos de los diferentes vehículos
X
en el tiempo que la entidad es propietaria de ellos. Estos
documentos se generan en concordancia con la Resolución
2859 de 2013, artículo 13, modificado por la Resolución 577 de
2015.
Esta serie permanece en el archivo de gestión hasta que los

vehículos dejen de estar en custodia de la entidad o hasta que el
ICBF ya no sea su titular. El tiempo de retención se cuenta
cuando se cumpla el parámetro anterior. Una vez cumplido el
tiempo de retención en el archivo central, se puede eliminar de
acuerdo con el procedimiento establecido por la entidad (Ver
introducción numeral 3.5.3), pues habrá perdido sus valores
legales y administrativos.
Esta serie documental que refleja las solicitudes de

X
reconocimiento y cobro a las EPS de las incapacidades de los
colaboradores del ICBF, en concordancia con la Resolución 060
de 2013, artículo 17.

por lo cual se elimina (Ver introducción numeral 3.5.3).
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PÚBLICA
DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
Mt E S
Esta serie hace referencia a los informes de gestión presentados
X
como evidencia de control y el seguimiento a los procesos a
cargo del área, en concordancia con la Resolución 2859 de
2013, artículo 18.

documentación de esta serie pierde sus valores administrativos
dado que la información está consolidada en el informe de
gestión del superior jerárquico, por lo cual se elimina de acuerdo
con el procedimiento establecido por la entidad (Ver introducción
numeral 3.5.3).
Serie que contiene las investigaciones de incidentes y

X
accidentes de trabajo, en concordancia con la Ley 100 de 1993
artículos 38 al 45, reglamentada por el Decreto 1530 de 1996,
Ley 1562 de 2012, Resolución 1401 de 2007 del Ministerio de
salud y Resolución 2859 de 2013, artículo 13.

adicionalmente la información se encuentra reportada en los
informes de gestión del grupo, por lo cual se elimina de acuerdo
numeral 3.5.3).
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PÚBLICA
DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
Mt E S
Serie documental que contiene las hojas de vida de los
X
estudiantes que realizan su práctica laboral en el instituto, en
concordancia con la Ley 1780 de 2016, artículo 13, y la
Resolución 230 de 2017 del ICBF.

adicionalmente la información se encuentra reportada en los
informes de gestión del grupo, por lo cual se elimina de acuerdo
numeral 3.5.3).
Esta subserie contiene los inventarios documentales de las

series y subseries que por aplicación de TRD deben permanecer
en el archivo central durante algún tiempo, en concordancia con
el Decreto 1080 de 2015 y la Resolución 7666 de 2016, artículo
11, numeral 3, ítem II (sobre la gestión documental).
Una vez cumplido su tiempo de retención en el archivo central y

por sus valores históricos se conserva de manera permanente,
por su importancia para consulta de la documentación
transferida al Archivo Central.
F1.G3.SA
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PÚBLICA
DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
Mt E S
En esta subserie se encuentran las planillas de control de

X
entrega de las comunicaciones oficiales resultado de la gestión
de correspondencia en la entidad, en concordancia con el
Acuerdo 060 de 2001 del AGN artículo 8, y Resolución 2859 de
2013 del ICBF artículo 13, modificado por la Resolución 577 de
2015.

documentación de esta subserie pierde sus valores
administrativos, por lo cual se elimina de acuerdo con el
procedimiento establecido por la entidad (Ver introducción
numeral 3.5.3).
X En esta subserie se encuentran las planillas de control de

remisión de las comunicaciones oficiales enviadas resultado de
la gestión de correspondencia en la entidad, en concordancia
con el Acuerdo 060 de 2001 del AGN artículo 8, y la Resolución
2859 de 2013 del ICBF artículo 13, modificado por la Resolución
577 de 2015.

numeral 3.5.3).
F1.G3.SA
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PÚBLICA
DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
Mt E S
X Esta subserie contiene los datos de los préstamos de

expedientes y las estadísticas de préstamos por área, en
concordancia con la Resolución 2859 de 2013 del ICBF artículo
13, modificado por la Resolución 577 de 2015.

numeral 3.5.3).
F1.G3.SA
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PÚBLICA
DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
Mt E S
X En esta subserie se encuentran los reportes de los elementos

devolutivos y de consumo utilizados por trabajadores y
contratistas de la entidad, en concordancia con la Resolución
2859 artículo 13, modificado por la Resolución 577 de 2015.

numeral 3.5.3).
Esta subserie contiene los registros de bienes asignados a

X
funcionarios de la entidad para el desarrollo de sus funciones, en
concordancia con Resolución 2859 de 2013, artículo 13,
modificado por la Resolución 577 de 2015.

numeral 3.5.3).
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PÚBLICA
DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
Mt E S
Esta serie refleja el registro financiero que la empresa realiza
X
sobre los salarios de sus empleados, bonificaciones y
deducciones, en concordancia con la Ley 909 de 2004, Decreto
Ley 2663 de 1950 Código Sustantivo del Trabajo artículo 264,
Resolución 2859 de 2013 del ICBF artículo 13, numeral 5.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se

seleccionará como muestra histórica y como evidencia de la
gestión, el 10% de la producción documental anual,
conservando el reporte consolidado del mes de diciembre, lo
demás se elimina de acuerdo con el procedimiento establecido
por la entidad (Ver introducción numeral 3.5.2).
Esta serie contiene los planes elaborados para la organización

de las acciones de mitigación e impacto ambiental que puedan
ocasionar las actividades del instituto, de acuerdo a la
Resolución 8080 de 2016 del ICBF, capítulo VII, Resolución 840
de 2009.

conservará la totalidad de la documentación pues desarrolla
valores secundarios históricos en la entidad.
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PÚBLICA
DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
Mt E S
Estos documentos muestran la programación y ejecución de
transferencias a los archivos central de acuerdo a los tiempos
de retención establecidos en la TRD para cada una de las
etapas de archivo, en concordancia con el Acuerdo 042 de 2002
del AGN artículo 4, numerales 6 y 7.

conservará la totalidad de la documentación pues desarrolla
valores secundarios históricos en la entidad.
Serie documental que hace referencia a la formación y

capacitación a los servidores públicos del ICBF con el fin de
fortalecer sus capacidades, conocimientos, habilidades y
aptitudes, centrado en la gestión de las personas, en su
desarrollo y en la corresponsabilidad que tienen tanto los
individuos como la organización en la consecución de los
objetivos institucionales, en concordancia con la Ley 909 de
2004, Decreto 1083 de 2015, Decreto 4665 de 2007, Resolución
2859 de 2013, Articulo 13.

esta serie se conservará en su totalidad, como evidencia de la
gestión adelantada por la entidad.
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PÚBLICA
DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
Mt E S
Subserie documental que hace referencia a los planes de

bienestar social que propende por el favorecimiento del
desarrollo integral y al mejoramiento del nivel de vida de los
colaboradores para estimular el sentido de pertenencia y
compromiso institucional, conforme al Decreto 1567 de 1998,
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central y

Esta subserie agrupa los diferentes programas que se

desarrollen por ley o por necesidad del instituto para garantizar
la seguridad, la salud y el bienestar de los colaboradores del
ICBF. Lo anterior se desarrolla con base en el Decreto Ley 2663
de 1950 Código Sustantivo del Trabajo, artículo 57, numerales 1,
2 y 3, artículos 205, 206 y Título XI, Decreto 1072 de 2015,
artículo 2.2.4.6.11, 2.2.4.6.12 y 2.2.4.6.13, y Título IV, capítulo 6,
y Resolución 2900 de 2014, articulo 2.

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PÚBLICA
DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
Mt E S
Esta subserie agrupa los diferentes programas que se

desarrollen por ley o por necesidad del instituto para garantizar
la seguridad, la salud y el bienestar de los colaboradores del
ICBF. Lo anterior se desarrolla con base en el Decreto Ley 2663
de 1950 Código Sustantivo del Trabajo, artículo 57, numerales 1,
2 y 3, artículos 205, 206 y Título XI, Decreto 614 de 1984,
Decreto 1567 de 1998, Ley 909 de 2004, Ley 1562 de 2012,
artículo 1, Ley 1523 de 2012, Decreto 1072 de 2015, artículo
2.2.4.6.11, 2.2.4.6.12 y 2.2.4.6.13, y Título IV, capítulo 6,
Decreto 472 de 2015, Decreto 1083 de 2015, Resolución 1242
de 2010 del ICBF artículo 3, y Resolución 2900 de 2014, artículo
2.
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PÚBLICA
DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
Mt E S

____________________________________
Director(a) Administrativo(a)
Nombre Lina Maria Margarita Huari Mateus
____________________________________
Cargo Secretario General
Nombre Gustavo Mauricio Martinez Perdomo
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Instrucciones para el diligenciamiento de la Tabla de Retención Documental
1.Entidad Productora: Espacio para escribir que la Tabla de Retención Documental corresponde al Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar.
2. Código Dependencia: Espacio para diligenciar el código de la dependencia que produce la
documentación.
3.Dependencia Productora: Espacio para diligenciar el código de la dependencia que produce la
documentación.
4. Código Serie: Espacio para diligenciar el código que corresponde a la serie documental en concordancia
con el cuadro de clasificación.
5. Código Subserie: Espacio para diligenciar el código que corresponde a la subserie documental en
concordancia con el cuadro de clasificación.
6. Nombre Serie: Espacio para diligenciar el nombre que corresponde a la serie documental en
concordancia con el cuadro de clasificación.
7. Nombre Subserie: Espacio para diligenciar el nombre que corresponde a la subserie documental en
concordancia con el cuadro de clasificación.(Si aplica)
8.Soporte Electrónico: Espacio para marcar con una equis (X) si el documento se produce de forma
electrónica.
9. Soporte Físico: Espacio para marcar con una equis (X) si el documento se produce de forma física.
10. Indice de Clasificación (Pública): Espacio para marcar con una equis (X) si el indice de clasificación de
la información que contiene la serie o subserie es público.
11. Indice de Clasificación (Clasificada): Espacio para marcar con una equis (X) si el indice de clasificación
de la información que contiene la serie o subserie es clasificado.
12. Indice de Clasificación (Reservada): Espacio para marcar con una equis (X) si el indice de clasificación
de la información que contiene la serie o subserie es reservado.
13. Tiempo de Retención (Archivo de Gestión): Espacio para diligenciar la cantidad de años que se
retendrá en el archivo de gestión la información una vez cerrado el expediente.Tenga en cuenta que el lapso
de retención debe estar en rangos de 5,10, 15, 20 años a modo de ciclos cerrados como resultado de la
sumatoria del tiempo en archivo de gestión con el archivo central.
14. Tiempo de Retención (Archivo Central): Espacio para diligenciar la cantidad de años que se retendrá
en el archivo central la información una vez cerrado el expediente. Tenga en cuenta que el lapso de retención
debe estar en rangos de 5,10, 15, 20 años a modo de ciclos cerrados como resultado de la sumatoria del
tiempo en archivo de gestión con el archivo central.
15. Disposición Final (Conservar): Espacio para marcar con una equis (X) si la disposición final de la
documentación será la conservación total. Tenga en cuenta que el lapso de retención debe estar en rangos
de 5,10, 15, 20 años a modo de ciclos cerrados como resultado de la sumatoria del tiempo en archivo de
gestión con el archivo central.
16. Disposición Final (Medio Técnico): Espacio para marcar con una equis (X) si la disposición final de la
documentación que se conservará se tratará a través de microfilmación o digitalización para efectos de su
consulta y recuperación en el tiempo.
16. Disposición Final (Eliminar): Espacio para marcar con una equis (X) si la disposición final de la
documentación será la eliminación.
F1.G3.SA
Versión 2
36 de 36
08/05/2020
PÚBLICA
16. Disposición Final (Eliminar): Espacio para marcar con una equis (X) si la disposición final de la
documentación será la eliminación.
17. Disposición Final (Seleccionar): Espacio para marcar con una equis (X) si la disposición final de la
documentación será la selección.
18. Procedimiento: Espacio para diligenciar una descripción breve del contenido de la serie o subserie
documental, su justificación y la disposición final de la misma.

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