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2. El proceso administrativo

El proceso administrativo es un conjunto de funciones administrativas que buscan aprovechar al máximo

cada recurso que posee una empresa de forma correcta, rápida y eficaz.

La importancia del proceso administrativo reside en la previsión de los hechos futuros y el control adecuado de
los recursos en forma ordenada.

Es necesario que las reglas, políticas y las actividades de cada proceso se apliquen de manera efectiva y en línea
con los objetivos y metas de la empresa, para de esta forma mantener la eficiencia del sistema y por ende
la rentabilidad y beneficio económico.

El proceso administrativo se compone de funciones elementales que permiten:

2.1. Planeación. Es la parte mecánica del proceso de administración.

Esta función es la primera que debe ejercer el cuerpo administrativo de una empresa. Aquí es donde serán
previstos los objetivos y metas que deberá cumplir la empresa y los métodos a llevar a cabo.

Es el primer paso a dar que consiste en saber por anticipado qué se va a hacer, la dirección a seguir, qué se
quiere alcanzar, qué hacer para alcanzarlo, quién, cuándo y cómo lo va a hacer.

La relación entre el personal trabajador y el personal administrativo debe tener un carácter en común de modo tal
que puedan complementarse el uno con el otro para el funcionamiento correcto de la empresa y el cumplimiento
de sus objetivos.

Se desarrolla un plan que contenga objetivamente las diferentes actividades futuras que se van a realizar;
dicho plan deberá implementarse con una visualización previa tomando en cuenta cada característica.

Algunas de las actividades más importantes de la planeación son:

1. Predefinición de objetivos y metas a lograr durante un determinado tiempo.

2. Pronosticar.
3. Implantar una estrategia con métodos y técnicas oportunos a llevar a cabo.
4. Anticipar y tramar frente a posibles problemas futuros.
5. Esclarecer, ampliar y determinar los objetivos.

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6. Implantar las condiciones de trabajo.

7. Seleccionar y enunciar las tareas a desarrollar para cumplir los objetivos.
8. Construir un plan general de logros acentuando nuevas maneras de desempeñar el trabajo.
9. Establecer políticas, métodos y procedimientos de desempeño.
10. Modificar los planes basados en el resultado del control.

2.2. Organización. Es la parte mecánica del proceso administrativo.

Luego de la planeación de los objetivos y actividades futuras a realizar para lograr las metas propuestas, el
siguiente paso es la organización que constituye un conjunto de reglas a respetar dentro de la empresa por todos
quienes allí laboran, la principal función en esta etapa es la coordinación, para distribuir y asignar las diferentes
actividades a los grupos de trabajo que forman la empresa.

Organizar es utilizar el trabajo en busca de metas para la empresa, incluye fijar las tareas a realizar, quién las va a
hacer, dónde se toman las decisiones y a quién deben rendir cuentas. Es decir, la organización permite conocer lo
que debe hacerse para alcanzar una finalidad planeada, dividiendo y coordinando las actividades y
proporcionando los recursos necesarios.

Está fuertemente relacionado con las aptitudes físicas e intelectuales de cada trabajador y con los recursos
físicos que posee la empresa.  La finalidad de la organización es aquel objetivo asignado a cada actividad de la
empresa para que pueda ser cumplido con el mínimo de los gastos y a su vez con un grado de satisfacción
máximo en cada empleado, permitiendo la utilización equitativa de los recursos para crear una relación entre el
personal y el trabajo que debe ejecutar.

Las actividades más significativas de la organización son:

1. Realizar la selección minuciosa y detallada de cada trabajador para los diferentes puestos.
2. Subdividir las tareas en unidades operativas.
3. Escoger una autoridad administrativa para cada sector.
4. Proporcionar los materiales y recursos a cada sector.
5. Concentrar las obligaciones operativas en puestos de trabajo por departamento.
6. Mantener claramente establecidos los requisitos del puesto.
7. Suministrar facilidades personales y otros recursos.
8. Ajustar la organización basado en los resultados del control.

La estructura Organizativa implica lo siguiente:

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2.3. Coordinación. Parte mecánica del proceso administrativo.

Nace con la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos para realizar eficazmente una actividad
designada. Durante las etapas de la organización es forzoso equilibrar las funciones planteadas en la empresa
para que los resultados con las funciones se desarrollen con facilidad.

Se tomará como ejemplo a la organización de un equipo de fútbol, no serviría para nada tener a expertos
jugadores (cada uno dominando su área), si no existe una sincronización, armonía, comunicación y coordinación
al momento del partido, las funciones que realizarían serían inútiles, cada uno por su lado sin concretar algo.

La eficacia en cualquier organización, siempre estará en relación directa con la coordinación que se obtiene a
través de líneas de comunicación. La función que tiene la coordinación es lograr la combinación y unidad de
esfuerzos que existen en un grupo social.

2.4. Dirección Parte dinámica del proceso administrativo.

Dentro de esta etapa se lleva a cabo la ejecución de los planes, a través de la figura de un gerente capaz de
dirigir, tomar decisiones, instruir y ayudar a los diferentes sectores laborales. La comunicación, la motivación y la
supervisión son necesarias para alcanzar las metas de la empresa.

Si bien cada función puede ser realizada al pie de la letra, eso no garantizará que la entidad se incline hacia un
camino económico positivo. Cada grupo de trabajo se rige por normas y medidas que buscan mejorar su
funcionamiento. La dirección debe garantizar que la empresa está encaminada por el rumbo del éxito
mediante la influencia interpersonal para que todos los trabajadores contribuyan al logro de los objetivos con
actividades de manera periódica y eficaz.

Entonces la dirección se puede ejercer a través de:

 El liderazgo
 La motivación
 La comunicación.

Algunas de las actividades más importantes de la ejecución son:

1. Ofrecer motivación al personal.

2. Recompensar a los empleados con el sueldo acorde a sus funciones.
3. Considerar las necesidades del trabajador.
4. Mantener una buena comunicación entre los diferentes sectores laborales.
5. Permitir la participación en el proceso de decisiones.
6. Influenciar a los trabajadores para que hagan su mejor esfuerzo.
7. Capacitar y desarrollar a los trabajadores para que utilicen todo su potencial físico e intelectual.
8. Satisfacer las diferentes necesidades de los empleados mediante el reconocimiento de su esfuerzo en el
trabajo.
9. Ajustar los esfuerzos de la dirección y ejecución de acuerdo a los resultados del control.

2.5 Control. Parte dinámica del proceso administrativo

El control es una tarea administrativa, la cual debe ser ejercida con profesionalidad y de forma transparente. El
control de las actividades que se desarrollan en una empresa sirve para analizar y evaluar el desarrollo general
de la empresa, tiene que garantizar que el camino que se lleva, la va a acercar al éxito, por lo que debe encontrar
los puntos altos y los puntos bajos de las mismas, para corregir estas debilidades.

La principal función del control es efectuar una medición de los resultados obtenidos, compararlos con los
resultados planeados para buscar una mejora continua. Por ello esta se considera una labor de seguimiento
enfocada a corregir las desviaciones que puedan presentarse respecto a los objetivos planteados. Luego contrasta
lo planeado y lo conseguido para desatar las acciones correctivas que mantengan el sistema orientado hacia los
objetivos.

Las actividades más importantes del control son:

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1. Seguir, evaluar y analizar los resultados obtenidos.

2. Contrastar los resultados contra estándares de desempeño.
3. Comparar los resultados obtenidos con los planes establecidos.
4. Definir e Iniciar acciones correctivas.
5. Discurrir medios efectivos para medir la operatividad.
6. Comunicar y participar a todos acerca de los medios de medición.
7. Transferir información detallada que muestre las variaciones y comparaciones efectuadas.
8. Sugerir diversas acciones correctivas cuando fuesen necesarias.

2.5. Integración. Parte dinámica del proceso administrativo

Integrar es obtener y articular los electos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan
como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social.

La planeación nos ha dicho, que debe hacerse, y cuando. La organización nos ha señalado quienes, donde y
como deben de realizarlo. Falta todavía obtener los elementos materiales y humanos que llenen los cuadros
teóricos formados por la planeación y la organización: esto lo hace la integración. Puesto que en las clases de
producción, ventas, seguridad industrial, finanzas, etc., se estudiará la integración de las cosas, aquí nos
referimos especialmente a las personas, y sobre todo, al aspecto específicamente administrativo.

Es el primer paso práctico de la etapa de la dinámica y, por lo mismo, de ella depende en gran parte que la
teoría formulada en la etapa constructiva o estática, tenga la eficiencia prevista y planeada.

Aunque se da en mayor amplitud al iniciarse la operación de un organismo social, es una función permanente,
porque en forma constante hay que estar integrando el organismo, tanto como para proveer a si crecimiento
normal, ampliaciones, etc., como para sustituir a los trabajadores que han salido por muerte, renuncia, y otros,
también a las maquinas que se han deteriorado, los sistemas que resultan obsoletos, u otros.

1. PRINCIPIOS DE LA INTEGRACION DE PERSONAS :

Los funcionarios que han de desempeñar cualquier función dentro de un organismo social, deben buscarse
siempre bajo el criterio de que reúnan los requisitos mínimos para desempeñarla adecuadamente.

a) De la provisión de elementos administrativos

Debe proveerse de cada miembro de un organismo social, de los electos administrativos necesarios para
hacer frente en forma eficiente a las obligaciones de su puesto.

Este principio, que podría parecer obvio tratándose de la provisión de elementos materiales como
instrumentos, materias primas, etc.

b) De la importancia de la inducción adecuada

Desde el momento en que los electos humanos se integran a una empresa deben de ser vigilados con
especial cuidado, para orientar y corregir cualquier error. La inducción como veremos adelante, es quizá una
de las técnicas más sencillas, y de las que más grandes rendimientos pueden dar.

a) Reclutamiento: tiene por objeto hacer, de personas totalmente extrañas a la empresa, candidatos a ocupar
un puesto en ella, tanto haciéndolos conocidos a la misma como despertando en ellos el interese necesario.

b) Selección: tiene por objeto escoger entre los distintos candidatos, aquellos que para cada puesto concreto
sean los más aptos, de acuerdo con el principio anunciado antes.

c) Introducción: tiene por fin articular y armonizar el nuevo elemento al grupo social del que formara parte, en
la forma más rápida y adecuada.

d) Desarrollo: busca desenvolver las cualidades innatas que cada persona tiene, para obtener su máxima
realización posible.

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2. PRINCIPIOS DE LA INTEGRACION DE LAS COSAS

Ya hemos señalado anteriormente, que la integración de “las cosas” se estudia en todo su detalle dentro de
las materias de producción, ventas, finanzas, etc. Con todo, señalaremos aquí las nociones fundamentales al
respecto.

Si la integración, como todas las demás partes de la administración, requiere fundarse en principios generales
que sirvan en base a las políticas en ese campo, y, al mismo tiempo, usar de reglas para poner en acción
eficazmente las técnicas respectivas.

a) Del carácter administrativo de esta integración

Podrá parecer, ante todo, que estudiar sistema de reproducción, ventas, finanzas, y otros, son problemas
técnicos, más no administrativos.  Así, para la producción, parece más adecuado un ingeniero, que un
administrador, para las finanzas, un contador especializado a estos financieros, etc.

b) Del abastecimiento oportuno

Siendo todos los elementos materiales una inversión, debe disponerse en cada momento de los precisamente
necesarios dentro de los márgenes fijados por la planeación y organización, en forma tal que, ni falten en
determinado momento.

c) De la instalación y mantenimiento

Supuesto que la instalación y mantenimiento de los elementos materiales representa costos necesarios, pero
también supone momentos directamente improductivos, debe planearse con máximo cuidado en forma tal que
esa improductividad se reduzca al minino.

d) De la delegación y control

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Si toda administración supone delegación, en materia de integración de cosas ---aspecto eminentemente

técnico--- con mayor razón debe delegar la gerencia general dentro de un sistema estable la responsabilidad o
los detalles.

3. INTEGRACION  Y RELACIONES INDUSTRIALES

De la administración de personal, como la concebimos no está restringida a las fábricas y los obreros.
También es importante en oficinas departamentos de ventas de laboratorios y en otros los cargos, donde los
funcionarios superiores deben ganarse la cooperación de sus subordinados, ni es tampoco la buena
administración de personal algo que solamente se necesita en la industria privada.

Las instituciones no lucrativas, el Estado y los servicios armados, han agregado a su cuerpo de personal
funcionarios con otras especialidades que deben utilizar practicas y procedimientos de personal elaboradas
para hacerlos efectivos en sus tareas.

4. INTEGRACION Y RELACIONES PÚBLICAS

Mientras que la integración del personal se manifiesta en los principios, reglas y técnicas de la administración
de personal.

Cabe destacar el hecho de que algunas de esas relaciones públicas, se basa en la justicia estricta, como son
las que se tiene con los proveedores, compradores etc, como las que se tienen con las autoridades, y otras
con la justicia social, con las que se llevan con las organizaciones intermedias, medios de publicidad, etc.

Las actividades de toda industria, unión o sindicato, corporación, profesional, gobierno u otra organización
cualquiera, es la creación y mantenimiento de relación sanas y productivas, con sectores determinados del
público en general, a fin de adaptarse al medio ambiente de estos y justificar su existencia ante la sociedad

Las relaciones públicas no buscan forzosa ni directamente promover acrecentar las ventas. Es obvio y natural
que el ambiente creado por las buenas relaciones públicas facilitara la venta de los productos o la colocación
de los servicios que brinda una empresa. Pero en el campo de aquellas es mucho más amplio: busca que la
empresa conserve la mejor posición posible frente a todas las personas e instituciones con quienes esta
relacionados. Sus fines son:

1. Que la empresa y sus objetivos sean bien conocidos.

2. Que la empresa y sus objetivos sean bien interpretados: no basta con tener buenos fines, es necesario que
los demás los interpreten.

3. Que la empresa y sus objetivos sean apreciados: podemos decir que los dos fines anteriores son próximos
con relación a este.

Las relaciones publicas no son un medio para preparar la publicidad. No son tampoco un aspecto de cortesía
social. Constituyen en realidad un elemento esencial para la buena administración, para el progreso, y aun
para la existencia misma de una empresa.

a) La comunicación escrita

Tiene, indiscutiblemente, mayor duración y efecto que laboral; por ello se recomienda la formulación de
folletos, con fines directos o indirectos de relaciones públicas.

Los folletos directamente formulados para este fin, suelen obtener la historia de la empresa, sus
características, sus objetivos, sus obras sociales, etc.

b) La comunicación oral

Además de los medios de comunicación escrita, podemos mencionar medios de comunicación oral, como
conferencias, mesas redondas o entrevistas.

Estos medios de comunicación oral pueden, igualmente, ser usados en forma directa y específica para
promover las relaciones públicas.

c) La prensa

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Es sin duda alguna, uno de los medios que más utilidad presta a una empresa para sus relaciones públicas.

Debe establecerse previamente y en forma permanente contacto personal con las fuentes adecuadas en cada
diario, revista, magazines, etc.

d) La radio y la televisión

Constituyen una fuerza de primera categoría para formar la opinión pública en la actualidad; por ello deben
usarse para fomentar las relaciones públicas cuando hay posibilidades económicas de hacerlo.

e) Las Obras de Servicio Social como medio de Relaciones Públicas

Crear la imagen que la empresa pretende formar, las obras de servicio social es quizás de mayor eficacia por
las siguientes razones.

a) Dos tipos de obras sociales

Las obras de carácter social que puede realizar una empresa, y que pueden servirle como medio de
relaciones públicas, pueden clasificarse en dos grupos principales:

Obras tendientes a realizar la justicia o la equidad social. Pudiéramos decir que es este grupo se
encuentran todas aquellas, que sin constituir una obligación escrita de la empresa, esta, de alguna manera se
halla comprometida moralmente para ayudar en su realización.

Obras de beneficencia social. Son aquellas para las cuales la empresa no tiene ninguna obligación directa,
sino solo la que se deriva de su posibilidad económica para realizarlas.

PRÁCTICA 1
1. Investiga y documenta:
2.1. Organización.
2.2.1. Naturaleza y propósito de la organización.
2.2.2. Enfoques
2.2.2.1. Estructuralista
2.2.2.2. De sistemas
2.2.2.3. Organización formal
2.2.2.4. Organización informal
2.2.2.5. De departamento.

PRÁCTICA 2

Desarrolla los procesos de Administración en una determinada Empresa o Institución a elección,

para la gestión 2021, demostrando objetivamente en dos tareas o funciones programadas, CON SU
RESPECTIVA DESCRIPCIÓN.
1 Planeación. 2Organización 3 Coordinación. 4 Dirección 5 Control 6 Integración

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