COLOMBIA PR-CSC-001 Version: 02 PAGINA 1 DE 12 CONSULTORIA, OBJETIVO Establecer las actividades a desarrollar para la prestacién de servicios de consultoria a través de la oficina de la Coordinacion de Servicios Cientificos. ALCANCE Aplica a la prestacién de servicios de andlisis de laboratorio 0 consultorias, desde el recibo de la solicitud hecha por el cliente, pasando por la preparacién de las propuestas, negociacién, legalizacién, ejecucién, hasta la finalizacién de las mismas y aseguramiento de la informacién producida. DESCRIPCION 1. Solicitud, documentos de entrada y radicacién de cotizacién Se recibe por parte del cliente, ya sea via correo electronico o carta formal, solicitud de la propuesta técnica y/o econémica para la realizacién de analisis de laboratorio © consuttoria, para la cual se debe asegurar que contenga los alcances del servicio solicitado, el lugar de prestacién de los mismos, el tiempo disponible para la entrega de resultados, los productos esperados, etc. En caso de que su solicitud haya tenido origen en un requerimiento de la autoridad ambiental, el cliente debe enviar copia de los términos de referencia que le han sido entregados por le misma. (Entrada para el disefio de la propuesta) Una vez se reciba la solicitud 0 decision administrativa, ésta se radicara por parte de la Coordinacién de Servicios Cientificos con la siguiente nomenciatura: SC-#i##- AA, en donde SC designa que el documento corresponde a una Solicitud de cotizacion, ### es un numero consecutive de tres digitos que corresponde al numero de solicitud de cotizacién AA son los dos ultimos digitos del afio en el cualCOLOMBIA PR-CSC-001 Version: 02 PAGINA 2DE 12 CONSULTORIA, es hecha la solicitud. Asimismo se registra en el formato de Registro de solicitudes de cotizacion y de propuestas técnicas y econémicas FT-CSC-002. Una vez revisada la solicitud de cotizacion y dependiendo de los alcances de la misma, el Coordinador de Servicios Cientificos y/o el Subdirector de Investigaciones Cientificas determinarn quienes seran los responsables de revisar la solicitud para determinar la factibilidad de preparacién de una propuesta técnica y econémica (PTE); en caso de no ser factible, el Coordinador de Servicios Cientificos informara por escrito al cliente explicandole las razones por las cuales no se cotiza y agradeciéndole su solicitud. 2. Preparacién del borrador de la PTE La propuesta técnica y econdmica se codificaré en la Coordinacién de Servicios Cientificos con la sigla PTEAHHELAA sigla de la empresa solicitante, en donde PTE designa Propuesta Técnica y Economica, ### sera un numero consecutiv de tres digitos que correspondera al mismo consecutive de la solicitud de cotizacién y luego se colocard la sigla de la empresa p.ej, PTE-124-ECOPETROL. El seguimiento de la preparaci6n y revision del disefio de la misma se hara utilizando el formato de seguimiento del disefio y desarrollo de propuestas técnicas y econémicas FT-CSC-003 La propuesta técnica seré preparada por el equipo de investigadores y/o consultores que se designen en el paso anterior, la misma buscara dar cumplimiento a los objetives, alcances y productos solicitados por el cliente, cuidando de mantener los estandares de calidad nacionales e intemacionales que seanCOLOMBIA PR-CSC-001 Version: 02 PAGINA 3 DE 12 CONSULTORIA, necesarios, procurando el cumplimiento de los términos de referencia correspondientes y maximizando el uso del tiempo y los recursos disponibles. 3. Revisién, verificacion y validacién del disefio de la PTE. El Coordinador de Servicios Cientificos revisaré la PTE, evaluando la calidad, pertinencia y eficiencia técnica y econémica de la misma para lograr los objetivos, alcances y productos solicitados por el cliente y el ajuste de los mismos a los términos de referencia correspondientes dejando evidencia en el FT-CSC-003. Igualmente prepararé la propuesta econémica en el formato FT-CSC-004 presupuesto de consultoria, con base en la lista de tarifas de consultoria y andlisis de laboratorio vigentes, costes de vehiculos institucionales, salarios y vidticos Vigentes y directrices sobre costs acministrativos correspondientes. igualmente contemplard los impuestos, pélizas, timbre y demas gravamenes nacionales 0 regionales que apliquen, los cuales, si hay necesidad, seran consultados con la Subdireccién de Recursos y Apoyo a fa investigacion. En caso de requerirse, el equipo de investigadores y consultores designado para trabajar en la propuesta, realizaré las correcciones y ajustes solicitados por el Coordinador de Servicios Cientificos y entregard dentro de los plazos fijados la PTE adecuada. Los cambios se evidenciaran a través de la herramienta control de cambios de Microsoft Word y Excel, en las diferentes versiones que se hagan de la PTE, El Coordinador de Servicios Cientificos verificara las correcciones realizadas tanto en la parte econémica como técnica y remitira la version final al cliente, junto con carta de remision firmada por el Coordinador de Servicios Cientificos o bien por el representante legal del INVEMAR, en caso de que el cliente asi lo requiera.COLOMBIA PR-CSC-001 Version: 02 PAGINA 4 DE 12 CONSULTORIA, 4, Revision, negociacién y ajustes de la PTE El cliente revisara la PTE y solicitara las aclaraciones, correcciones 0 ajustes a la propuesta que él considere pertinentes. De ser necesario se realizaran las negociaciones del caso en cuanto a costos, tiempos de ejecucién y productos esperados, hasta la aprobacién o rechazo definitivos de la PTE. 5. Legalizacién del contrato De ser aprobada la propuesta se procedera, de comtin acuerdo con el cliente, a la elaboracién de fa orden, oferta mercantil, contrato 0 convenio que sea necesario para la prestacién del servicio y a su posterior legalizacion mediante la adquisicion de las garantias, firmas y de ser necesario publicacion del documento respectivo. 6. Ejecucién del proyecto Se procedera a la realizacién del proyecto de acuerdo a los lineamientos de la PTE y del PR-SCI-001 Ejecucién y evaluacién de proyectos de investigacion (exceptuando la identificacién de informes). Durante la ejecucién del mismo se entregaran los productos parciales y finales previstos, normaimente consistentes en informes ejecutivos, de avance y finales. Los informes dependiendo de su tipo se designan por las siglas: IEA para informes ejecutivos de actividades, ITA para informes técnicos de avance e ITF para informes técnicos finales. 7. Finalizacién y liquidacién del contrato Una vez revisado, corregido y recibido a satisfaccién el informe final por parte del cliente se proceder a la liquidacion del contrato o convenio, fimandose el acta de finalizacion correspondiente. 8. Aseguramiento de la informacionCOLOMBIA 50% MAR PR-CSC-001 tts Version: 02 PAGINA $ DE 12 | CONSULTORIA, Finalmente se incluiran en la copia institucional los informes y documentos correspondientes a la consultoria para asegurar la informacin producida. La informacion en medio fisico queda bajo la responsabilidad de la Coordinacion de Servicios Cientificos, por un periodo de cinco afiosCOLOMBIA PR-CSC-001 ee? 50% MAR We ngene innon Plaine aay Version: 02 PAGINA 6 DE 12 CONSULTORIA. we rio ncmMoADEs newonsaate | REGISTRO Reciee suc Racibir por escrito, radicar y erwviar ala oficina CSCla aye FT-csc. on : Sted snlccasconons lage reco ConsuLTORIA | | Siasesce porconeo siadionte ssemvaracle | Across boven Dern sayess [ercscooa asticparres | | serofe soetdc svi de crsutray cst 2 ityrapan oe ogra lio 1 Dieta de pepuscs open cls at Ercscon FREEARIR—] | Prnsranen dla popustoterieyeandmca to pfopuesta debe induir entre atros: objetives, alcances, fesponsables 1 Intalio, ong regu ra dag FEMSION, YERRICAGON . osama af eenMhBASSL TEL | concctics recta stcoramcaa na sop alconro@ | Sees Cortes BISENO PE T Fre Travesds Is ofeina da archivay coreepondancia cya Frescons 5 PROPUESTA Escanoa y emiarpropuesta de consutoa por conao ave Se rere lar seumit le prque cn econ, de CONSLLTORIA Siero @conederaconestencasy eeondmice, en los . casos que aplique se llevaran a cabo modificaciones a a T ont ed TESHEAR evn con 1 | | SRREFER« | |emarencunono conacal pra rsa cei ones ‘Conforme al documento contractual, CSC solicta al Jefe | Courdinador Servicios SUSCRIBIR, de Convenios y Seguros que se suscriban las polizas: ‘crepes osu POLIZAS ‘convenidas con el dente, lelegado ‘ ‘Gestionar la suscripcion de las pélizes solictades ante las | ete Ge Convenios y aseguradoras 0 por intarmedio cle una empresa corredora ‘Seguros desonesCOLOMBIA PR-CSC-001 ee? 50% MAR vane haCanasaon on a Version: 02 PAGINA 7DE 12 CONSULTORIA. he uo acTanes neseonsaste | RecisTROS Se bre maou mo pC, us cewrsnstee | emsandoatet 3 INFORMAR aprobacion del inicio de la consultoia, el cual incluye eb ‘Servicios Cientifices | con plan operanvo, WMacee Seipaiae tated Se coacy nhc eumoatie controain | | SSSRCRIe ee sa gence Secteneae a eo eased pve y 1 ase eee jean 4 rojo, Ege ce ores outs Ceara k Seine ete emetic | coe, pROSRAMA:y 10 CONSULTORIA cuando sea el caso, asi camo racicacidn de cuentas de RA Catey forbs a8 crw seamen deroass 1 eee ror CONTRATO Suscrib acta de fnaizacién de contttou orden ‘Acta tnalzacon ¢ 1 Sat ae aan de conto on oe csc [ASasameay 1 cores ESKER Firms aca de nszarn conta, piven 12 HQUIDACION dal visto bueno de la Coordinacion de Servicios os! | Somes TREE on i on peels tal | insriucionar | [coserivomes de consutoa on amet econ cso RRREE ce face feats Sourale DEFINICIONES + Andlisis de laboratorio: corresponde a la determinacién de una o més variables fisico-quimicas en muestras de agua, sedimentos u organismos marinos, siendo el producto una tabla de resultados obtenidos por la Unidad de Laboratorios del Instituto, los cuales se entregan en un formato de Informe de Resultados (IR), firmados por el quimico del laboratorio.COLOMBIA 7 50% MAR PR-CSC-001 TVEMAR Version: 02 PAGINA 8 DE 12 CONSULTORIA, + Consultoria: proyecto de investigacién disefiado para responder una o varias preguntas ambientales hechas por el cliente en torno a una obra marina o costera, un requerimiento de la autoridad ambiental o una problemética ambiental determinada, que requiere para su resolucién de un disefio metodolégico riguroso y de la conformacién de un equipo de especialistas generalmente interdisciplinario. + Cliente: persona natural o juridica que solicita y financia un servicio de analisis de laboratorio o de consultoria + Términos de referencia: documento que describe en detalle los objetivos, alcances, preguntas © problemética ambiental que se desea resolver. Normalmente incluye ademas las variables fisicas, quimicas y biolégicas minimas a ser tenidas en cuenta + Propuesta Técnica y Econémica (PTE): documento en el que se recopilan los objetivos, alcances, metodologia, productos, cronograma, presupuesto y forma de pago propuesta para resolver las preguntas 0 requerimientos hechos por el cliente. + Consuttores: profesionales o firmas especializadas externas que participan en la consultoria a través de contratos de prestacién de servicios y que normaimente son © pueden llegar a ser proveedores de servicios profesionales del INVEMAR. Desde el punto de vista del cliente son subcontratistas. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O RELACIONADOS, = Guia de contratos + Guia de conveniosCOLOMBIA PR-CSC-001 y 50% MAR fp “hat ace Ve Doge HOA Version: 02 PAGINA 9 DE 12 CONSULTORIA. ANEXOS Anexo 1. Formato FT-CSC-002 Formato de solicitudes de cotizacion y de propuestas técnicas y econdmicas Anexo 2. Formato FT-CSC-003 Seguimiento del disefio y desarrollo de_propuestas técnicas y econémicas (PTE) Anexo 3. Formato FT-CSC-004 Presupuesto de consultoria REGISTRO DE CAMBIOS a 00 | Primera versién del documento preparada por Oscar Davi Ae ca Solano, Coordinador de Servicios Cientificos 3 En el numeral 3 Preparacién y revision de la PTE se modificé la Ultima frase del antepenultimo parrafo, cambiando revision y aprobacién por parte de SRA por “si hay necesidad, seran consultados con la Subdirecci6n de Apoyo a la Investigacion. 01 | Pues este es el procedimiento real que se esta realizando reine Se suprimié el sistema de nomenclatura de los informes provisionalmente, pues se esté haciendo una revision de la misma para su optimizacién y reconstruccién histérica, lo que permitira que cada informe generado cuente con un cédigo Unico ‘Se modifican los numeras 2 y 3 y se mejora el FT-CSC-003 con 2 | €l propésito de dar cumplimiento al numeral 7.3 de la ISO 9001 20 en lo relacionado con el disefio y desarrollo de las propuestas | 9 5 JUN. 20 técnicas y econdmicas de la CSC Revisado por: Cargo: - Jesus Garay Tinoco Subdirector de Coordinacion de Investigaciones Oscar Solano Plazas hu texgep Coordinador de Servicios Cientificos [Aprobado por: Francisdo Arias Isaza Cargo: Director General Firma: aS ~ SeQ@20"" 50% mar Mresctd tama / it estas SS Vesiento PAGNAIODEI? FORMATO DE: SOLICITUDES DE COTTZACION Y DEPROPUESTAS TECNICAS Y ECONOMICAS ET oi] aieve | vsavcoy |rmven|eanon| rr [orl] vere | OM, | 08, Tg] aa Teese Abreviaturas: PTE: Popuesa Tera yEondnica E:Prouesta Ecodmica AN: Alsi de Laboratorio RTA: Respuesta del lenteCOLOMBIA Ne 50% MAR oe fore Nair» Cone PAGINA 11 DE 12 SEGUIMIENTO DEL DISENO Y DESARROLLO DE PROPUESTAS TECNICAS Y ECONOMICAS (PTE) FT-CSC-003 Version:01 (rte Fontes nero oes Shen Reale ee Isdcaine tetra ‘mvirten ba ds are ca reser fatto ‘bene de "Serene ete sarah Panera oF ope tenes 7 fnints PTA even de dearob Vb e copra reaver rei [Daren eee ‘oes Foren de) enous pas \ortar queso ar fone moses ‘eres dl a | “ieee Sees eae ‘ats tera Bageca beste tha ceirrey ce fsb alle cn Ste yan emovertn so recto biden rontraca ae nso ceo crore rosea ol dress senses (seas sel ‘rime- @: OLOMBIA 50% MAR FT-CSC-004 eee ie Version:00 PAGINA 12.DE 12 PRESUPUESTO DE CONSULTORIA Presupuesto desglosado Cotzacions Fecha de soled Solictante Fecha de cotizacién: (Contac Cotizss objeto: RuBROS unipap | (CSO, ‘cANTIDAD, para LUNITARIO (pesos) [RONGRARTOS PERSONAL. subtotal | JsaLipas DE CAMPO subtotal | JANALISIS FISICOQUIMICOS ENacins JENsEDmENTOS Jvencwusmns subtotal | MATERIALES V sMINISTROS Subtotal oj Jorrosausros: Subtotal ol SUBTOTAL SIN A. | nsw. Jest y ide Potzas de curcimento, cals, et: reese Hines Publican eases subtotal | SOETOTAL VR Tora