No puedo hablar de la importancia de la Administracin Documental, sin antes definir que entiendo por gestin documental, pues bien

la gestin documental radica en la implementacin de algunos mtodos y prcticas para administrar toda la documentacin que se produce o genera en una organizacin, ya sea en papel o en forma digital, entre los pasos a seguir debemos como tener en cuenta los siguientes pasos: 1. Recuperar la informacin 2. Determinar el tiempo que los documentos deben guardarse 3. Eliminar los que ya no sirven 4. Asegurar la conservacin indefinida de los documentos importantes o de mayor relevancia. El poder seleccionar, organizar y almacenar la informacin de una empresa con las normas establecidas por la Ley general de Archivo, permitir a la organizacin incrementar su competitividad, eliminando los problemas operativos y dinamizando los procesos de trabajo en el da a da y ofrecer a sus clientes un mejor servicio. Aumenta la productividad y reduce costes. Algunas de las tareas que la gestin documental puede hacer ms eficientes son la importacin y almacenamiento de documentos, las bsquedas de informacin y los flujos de trabajo. Teniendo en cuenta que los documentos dan cuenta de las actividades que se realizan dentro de cualquier institucin pblica o privada, es muy importante su conservacin ya que estos se constituyen en un soporte para cualquier actividad de tipo administrativo, legal, histrico etc. por consiguiente la Administracin Documental se constituye en una herramienta bsica para alcanzar un buen desarrollo de una organizacin. En este orden de ideas la importancia de la administracin documental radica en que permite la planificacin, organizacin y control de actividades y se realiza en las llamadas oficinas o unidades de administracin de documentos, las cuales son

reconocidas como reservas de memorias para la organizacin de empresas y otras entidades; algunas de las principales funciones de la administracin documental como lo son la preparacin de registros e informes, almacenamiento de los registros y dems documentacin y el procesamiento de la informacin para su utilizacin y comunicacin. Es as como la administracin documental tiene como misin recoger

informacin para procesarla, registrarla y utilizarla, ya que en cada uno de los actos diarios existe un componente informativo que es transmitido a las entidades o empresas; luego de haber sido procesada la informacin en dicha entidad ser utilizada a nivel jerrquico para poder planificar, organizar y controlar las actividades de una organizacin, permitiendo de esta forma capturar, compartir y distribuir documentos digitales de manera segura, ahorrando considerablemente los costos y tiempos de entrega.