TRANSPORTES TURISMO Y SERVICIOS

GENERALES EL AEREO E.I.R.L.

Emisor: Código:
Dirección Técnica EA-POE.26.00
Vigencia: Desde: 22.07.2022
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Hasta: 22.07.2024

PLAN DE CONTINGENCIA
REFRIGERADA 2 - 8 °C

Elaborado por: Revisado y Aprobado por:

Q.F. DORIS SORAYDA DEUDOR ROJAS MARIA FELICITA REGIFO FEBRES

Director Técnico Gerente General

22/07/2022 22/07/2024
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I. OBJETIVO
Asegurar un rápido suministro como contingencia al corte general de fluido
eléctrico del almacén y problemas del que afecten las condiciones
temperatura del transporte, para garantizar el buen funcionamiento de los
equipos y evitar problemas de calidad en productos.

II. ALCANCE
Aplica al almacén y vehículo.

Cada vez que se presente una contingencia en el almacenamiento de los

productos.

Ley 29459 Ley de Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médico y Productos

Sanitarios del 26.11.2009.

Reglamento de establecimientos farmacéuticos. D.S Nº 014-2011-S. A

Resolución Ministerial N° 132-2015/MINSA: Manual de Buenas Prácticas de

Almacenamiento de productos farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos
Sanitarios en Laboratorios, Droguerías, Almacenes Especializados y Almacenes.

Decreto Supremo N°016-2011-SA, Reglamento para el Registro, Control Y

Vigilancia Sanitaria de Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y
Productos Sanitarios, y sus modificatorias.
Documento técnico: manual de buenas prácticas de distribución y transporte de
productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios
III. FRECUENCIA
Cada vez que se presente una contingencia.

IV. DIRIGIDO A
A. Jefe de Almacén: QUIMICO FARMACEUTICO: SALINAS SEGURA
ROGER
B. Transportista: CHOFER: JUAN FRANCISCO NIMA VALDIVIEZO

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C. Director Técnico de TRANSPORTES TURISMO Y SERVICIOS

GENERALES EL AEREO E.I.R.L.: QUIMICO FARMACEUTICO: DORIS
DEUDOR ROJAS

V. RESPONSABILIDAD
A. Jefe de Almacén: QUIMICO FARMACEUTICO: ROGER SALINAS
SEGURA; hacer cumplir el presente procedimiento.
B. Transportista; CHOFER: JUAN FRANCISCO NIMA VALDIVIEZO.
Cumplir con el presente procedimiento.
C. Del director técnico: QUIMICO FARMACEUTICO: DORIS DEUDOR
ROJAS de TRANSPORTES TURISMO Y SERVICIOS GENERALES EL
AEREO E.I.R.L. velar por el cumplimiento del procedimiento

VI. DEFINICIONES
A. Plan de Contingencia: Un plan de contingencia es un conjunto de
procedimientos alternativos a la operatividad normal de cada institución.
B. Grupo Electrógeno: Máquina que mueve un generador eléctrico a través
de un motor de combustión interna.
C. Seguro Vehicular: Tiene por objeto, fundamentalmente, reparar o
indemnizar los daños accidentales producidos en los vehículos de
terceros y en el vehículo asegurado.

VII. DESCRIPCIÓN
- Si el responsable del vehículo, luego de su supervisión diariamente
verifica que las temperaturas de almacenamiento están alcanzando los
limites +/- 0.5 °C fuera de los parámetros establecidos, se solicitara una
inspección y mantenimiento preventivo de los equipos de aire
acondicionado y sistema de circulación de aire, según sea el caso,
informando a la Dirección Técnica.

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- Si luego de esto continua la cercanía a los límites internos deberá generar

una No Conformidad para que proceda a la investigación
correspondiente. Y generará EA/F/ALM-011 Solicitud de Acción
Correctiva o Preventiva.
-
Pero si verifica que la temperatura ya alcanzo los limites internos
establecidos deberá informar a la Dirección técnica, quién Evaluará la
gestión de Riesgos con el formato EA/F/ALM-042 Evaluación y Control
de Riesgos. De acuerdo a los Niveles de Frecuencia de Ocurrencia
EA/P/ALM-020 POE de Gestión de Riesgos, se evaluará la necesidad del
traslado de la mercadería a un almacén certificado con temperatura
controlada, así como también se comunicará al personal de
mantenimiento.

7.1 SISTEMA ELÉCTRICO.

En caso de corte de fluido eléctrico el almacén cuenta con un contrato con la
Empresa (MAPFRE S.A.C.). que alquila Grupo Electrógeno “Contrato De
Compromiso de Arrendamiento De Grupo Electrógeno N° 602/2022”, firmado el
04 de Julio de 2022, con una duración de 01 año.

Cuando se produzca el corte intempestivo del Sistema Eléctrico, se llamará a la

empresa (MAPFRE S.A.C.). inmediatamente, la cual enviará inmediatamente un
Grupo Electrógeno con un tiempo máximo de respuesta de 1 hora, los números
están claramente rotulados en el almacén, sistema que permite mantener las
condiciones de almacenamiento 2 C a 8°C.

Se realizará un simulacro una vez al año para probar la efectividad del Servicio
por parte de la empresa (MAPFRE S.A.C.).y se registrará en el formato
EA/F/ALM-041 Formato de Simulacro de Instalación de Grupo Electrógeno.

Luego del Simulacro se Emitirá un Informe para evaluar la Efectividad del

Servicio, se medirá el tiempo de respuesta, desde que (MAPFRE S.A.C.).,
realiza la llamada para solicitar el servicio, hasta que llega El Grupo Electrógeno;
se medirá también el tiempo de Instalación del Grupo Electrógeno, la duración
del Simulacro Sera de 01 hora a partir de la Instalación del Grupo Electrógeno
de 10 KW. EA/F/ALM-041 Formato de Simulacro de Instalación de Grupo
Electrógeno.

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El responsable de almacén, debe registrar los incidentes que afectan el control

de temperatura y las acciones tomados durante el corte de fluido eléctrico. Las
desviaciones deben ser registradas en el formato de control de temperatura y
humedad como observaciones y estar disponible para la verificación.

7.2. SEGURIDAD DE LOS PRODUCTOS

- En caso sucediera un robo en las instalaciones de la Droguería
SOMEFARM se deberá informar inmediatamente a la entidad pública
que corresponde en este caso a la Policía Nacional del Perú para que
proceda haces las investigaciones correspondientes. Asimismo, se
va generar un inventario para determinar la existencia de diferencias
y actualizar el formato SMF/F/ALM-031 Control De Existencia De
Productos.
- Posteriormente se comunicará a la entidad regulatoria vigente.
- El Gerente General será el encargado de comunicar el robo de la
propiedad del cliente (productos almacenados en la modalidad de
almacén tercerizado).

7.3. REGISTROS
No aplica

7.4. FORMATOS
7.4.1 SMF/F/ALM-031: Control De Existencia De Productos.
7.4.2. SMF/F/ALM-041: Formato de Simulacro de Instalación de Grupo
Electrógeno.
7.4.3. EA/F/ALM-011 : Solicitud de Acción Correctiva o Preventiva
7.4.2 EA/F/ALM-042 : Evaluación y Control de Riesgos

CONSIDERACIONES GENERALES
1. ALMACEN:
1.1. Producido el corte de fluido eléctrico general, el jefe del Almacén
será el responsable de contactarse con la Empresa encarga del
Servicio de alquiler del Grupo Electrógeno.
1.2. Cuando el proveedor instale el grupo electrógeno y se haya
restablecido el fluido eléctrico, el jefe de Almacén comunicará esto
inmediatamente al Director Técnico.

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1.3. Se tendrá en cuenta la prioridad en el funcionamiento de los

siguientes equipos:
- Equipos de Aires acondicionados
- Focos (Luz Artificial)
- Computadora
1.4. Finalmente, cuando el fluido eléctrico haya retornado en la zona, el
jefe de Almacén comunicará al proveedor el retiro del equipo y fin
del servicio brindado
VACUNAS:
INTERRUPCION DE LA CADENA DE FRIO
Las vacunas representan uno de los avances más importantes
como herramienta de salud pública para el control de las
enfermedades inmunoprevenibles. Los Programas de
Inmunizaciones deben garantizar la seguridad de las vacunas
conservando su inmunogenicidad y su eficacia protectora desde su
elaboración hasta su aplicación a través de la cadena de frío. Por
ello, es central que el personal responsable de las vacunas
conozca sobre la conservación de las vacunas bajo temperaturas
controladas, aun cuando se presenten interrupciones en la cadena
de frío.
En caso de avería de la heladera o fallo en el suministro eléctrico:
1. Anotar la hora de inicio y la duración del corte de la energía.
2. Registrar la temperatura. El termómetro de lectura externa
permite conocer la temperatura sin necesidad de abrir la heladera.
3. Mantener cerrada la heladera para conservar la temperatura
interior.
4. El máximo de tiempo de conservación de la temperatura es 4
horas sin apertura.
5. Ir preparando en caso de disponibilidad el termo de 23 litros o
una conservadora de alta densidad con cierre de triple contacto.

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Como por ejemplo la conservadora en la que habitualmente se

entregan las dosis de vacuna.
6. Si el corte de suministro eléctrico supera las 4 horas las vacunas
serán pasadas a un de termo de 23 litros o una conservadora de
alta densidad con cierre de triple contacto.
Es importante recordar:
El termo de 23 litros asegura la conservación de la cadena de frío
por 5 días, si se utiliza la totalidad de refrigerantes, es decir 45
refrigerantes.
La conservadora de alta densidad tiene un periodo de autonomía
de hasta 36 horas.
En caso de la ruptura de la cadena de frío:
1. Registrar el horario de inicio y la temperatura al momento del
corte. De no contar con esta información, se deberá tomar el último
registro de temperatura.
2. Fijarse cuánto tiempo estuvo expuesta la vacuna a temperatura
fuera de rango.
3. Informar al nivel inmediato superior.
4. Mantener las dosis bajo cadena de frío.
5. Separar, rotular con la leyenda “Producto en cuarentena”.
6. Identificar por producto, lote, fecha de vencimiento, cantidad de
dosis.
7. No utilizar estas dosis hasta tanto no esté en el informe de desvió
cerrado.
El plan de contingencia es el procedimiento planificado por escrito
que indica los pasos a realizar ante una eventual interrupción de la
cadena de frío. El objetivo del plan de contingencia es asegurar la
conservación adecuada de las vacunas en caso de corte de
energía eléctrica.

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El plan de contingencia se elabora teniendo en cuenta la realidad

del vacunatorio. Cada plan debe incluir: el procedimiento de
conservación de la cadena de frío, el circuito de comunicación, los
insumos necesarios, los responsables.
El responsable del programa de vacunas deberá evaluar y dar el
aval a los planes de contingencia elaboraros por el personal idóneo
encargado de conservar la cadena de frío, teniendo en cuenta:
Procedimiento de conservación de la cadena de frío:
Tener a la vista y conocido por todos los pasos a seguir con el
mayor detalle ante la pérdida de la cadena de frío.
• Registrar datos del evento (fecha, hora, tipo de evento)
• Informar al responsable directo superior
Evaluar causas y tiempo estimado del evento
• Determinar las medidas correctivas
• Establecer pasos a seguir
• Registrar los pasos realizados, incluyendo hora y temperatura
• Realizar informe de lo sucedido
Circuito de comunicación:
Toda excursión térmica será informada al nivel inmediato superior
para conocer y poder determinar si la vacuna está en condiciones
de ser utilizados o qué medida se debe tomar. Notificación urgente
del incidente al nivel inmediato superior según responsable
asignado en el plan, informando lo sucedido y las causas, para
evaluar las medidas correctivas. Insumos para la conservación:
Contar con elementos para almacenar las vacunas, por ejemplo:
conservadoras, cajas de transporte y paquetes fríos, grupos
electrógenos.

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2. VEHICULO:
2.1. Producido la avería y/o accidente vehicular, el transportista debe
de comunicar al jefe de almacén y la empresa que brinda el Servicio
del Seguro Vehicular.
2.2. Cuando la Empresa aseguradora evaluara las causas de la avería
y/o accidente para tomar las medidas necesarias.
2.3. Si la empresa aseguradora repara la avería y/o accidente en un
tiempo no mayor a 2 horas, el transportista procederá con su ruta
de entrega al cliente.
2.4. Si la avería y/o accidente requiere remolque del transporte, se
remolcará la mercadería al almacén.
2.5. Jefe de Almacén coordinara con el cliente la reprogramación de
entrega del pedido.

8. ANEXOS
Anexo 01: Empresa que brinda el servicio de alquiler de Grupo Electrógeno
Anexo 02: Póliza de Seguro Vehicular

9. REFERENCIAS
A. Manual de Buenas Prácticas de Almacenamiento de Productos
Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios en
Laboratorios, Droguerías, Almacenes especializados y almacenes
Aduaneros" R.M.N° 132-2015/MINSA.
B. Manual de Buenas Prácticas de Distribución y Transporte de Productos
Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios R.M. N° 833-
2015/MINSA.
C. Reglamento de Establecimientos Farmacéuticos, aprobado mediante D.S.
Nº 014-2011 – S.A. y sus modificatorias.

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D. Reglamento para el Registro, Control y Vigilancia Sanitaria de Productos

Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios aprobado
mediante D.S. Nº 016-2011 – S.A. y sus modificatorias.

10. DISTRIBUCIÓN
Jefe de Almacén.

11. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO
00 22.07.2022 POE Recién implementado

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12. CONTROL DE LECTURA

Con mi firma dejo constancia de que en la fecha indicada he recibido, leído y
entendido el EA-POE.26.00 Plan de contingencia para control de
Temperatura.

N° Nombres Firma Fecha

10

11

12

13

14

15

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ANEXOS

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