Procedimiento

Activo Fijo
Preparado Agustín Beltrán V., Luís Bugueño P., Antonio
Fecha: 31 de julio 2016
por: Leal F., Nelson Basoalto A.
Autorizado
Emilio Nualart B., Agustín Beltrán V. Vigencia: Inmediata
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Código: PCC – IS / 2013 – 018 2.0

I. INTRODUCCIÓN

En la actualidad, la gran mayoría de las tareas que se realizan en una organización, requieren
de procedimientos. En cualquier compañía o entidad, el funcionamiento depende en gran
parte de los procedimientos que ésta tenga diseñados.

Aun cuando es difícil que éste manual pueda proporcionar todas las pautas necesarias para
desarrollar las tareas cotidianas, se establecen una serie de normas que ayudarán a las
personas que participan en los procesos de información para la toma de buenas decisiones
en sus labores.

El activo fijo corresponde a todos los bienes permanentes que han sido adquiridos para el
funcionamiento de la empresa y que son necesarios para generar venta.

Los bienes a ser considerados como activos fijos, deben tener una vida útil superior a un año
y respecto a ellos no se debe tener la intención de enajenarlos.

Se considerarán activos fijos aquellos que superen los US$1000 y sea posible asignarles una
vida útil estimada. Por política será sobre bienes con una vida útil superior a 1 año y mayores
a US$1.000.

Los terrenos o construcciones no destinadas al giro de la filial serán clasificados como Otros
activos fijos (No NAE).

Firma: Jefe Contabilidad y Firma: Gerente de Firma: Gerente General

Contraloría Administración y Finanzas

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II. OBJETIVOS

2.1 El propósito de este procedimiento es definir el proceso a seguir en el manejo del rubro Activo
Fijo.

3 POLÍTICAS GENERALES

3.1 Los activos fijos deben llevarse al costo de adquisición o construcción histórico, más las
revalorizaciones necesarias para reflejar cambios substanciales en el poder adquisitivo de la
moneda de acuerdo a la normativa local vigente.

3.2 Las inversiones en activos fijos por concepto de proyectos o ampliaciones de plantas o
decisiones de compra, deben estar reglamentadas por la política de inversiones corporativa
anual, aprobada en el Marketing Plan de cada año.

3.3 Las compras de activo fijo, no asociadas a proyectos, por montos inferiores a US$1000 x
artículo, deben ser consideradas como gasto.

3.4 La vida útil asignada debe estar de acuerdo a las normas impartidas por la casa matriz (anexo
9.4). La vida útil debe ser expresada en meses y cumplir con la normativa legal vigente.

3.5 Los activos fijos deben controlarse en un auxiliar contable que identifique su código, fecha de
incorporación, vida útil, valor de adquisición, depreciación acumulada, depreciación del
ejercicio, valor neto e identificación del departamento que usa el bien.

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3.6 Para aquellos bienes de fabricación propia, adaptados o modificados, se requerirá un informe
de un profesional experto, que se encargue de la tasación y de la asignación de vida útil según
(anexo 9.4)

TABLA CORPORATIVA VIDA ÚTIL AF.

POLÍTICAS VIDA UTIL (años) SII Grupo HD

NUEVA
DEPRECIACION
GRUPO VIDA UTIL Desde Hasta
ACELERADA
NORMAL
Edificios y Oficinas 40 13 20 40
Construcción, Gapones y Naves de Producción 80 26 20 40
Hardware 6 2 3 5
Herramientas 3 1 5 10
instalaciones 3 10 5 10
Maquinarias 15 5 5 10
Muebles y Útiles 7 2 3 10
Software > 50.000 $USD 6 2 5 10
Software < 50.000 $USD 6 2 3 5
Vehículos 7 2 3 5

3.7 Se denominan costos de adiciones y mejoras a aquellos en que se incurre, con el objeto
específico de extender significativamente la vida útil, en por lo menos 1 año más, o
incrementar significativamente la capacidad productiva o eficiencia original del bien.

3.7.1 Los costos de adiciones y mejoras deben contabilizarse con cargo al activo fijo. En el caso
que dichos costos modifiquen la vida útil del bien, deberá procederse a depreciar el valor
neto del bien, más los costos de adiciones y mejoras, en el período de vida útil restante
que técnicamente se haya determinado. Si no se producen modificaciones en el período
de vida útil con motivo de las adiciones y mejoras, el costo de éstas deberá depreciarse
en el período de vida útil restante del bien.

3.7.2 La transformación de máquinas debe implicar dar de baja el antiguo código e ingresar el
código nuevo.

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3.8 Los costos de las mantenciones que se realizan regularmente en cada ejercicio para mantener
el bien en operación normal durante su vida útil estimada originalmente, deben contabilizarse
con cargo a resultados en el período en que se incurren.

3.8.1 Se denominarán costos de mantención aquellos en que se incurre en forma programada

para mantener un bien en operación normal.

3.8.2 Se recomienda que se efectúen provisiones por concepto de mantenciones y sean

consideradas en el presupuesto anual de cada compañía.

3.9 Los costos de reparación deben contabilizarse con cargo a resultados en el período en que se
incurren, dado que ellos no aumentan la vida útil estimada originalmente para el bien.

3.9.1 Se denominan costos de reparación, aquellos en que se incurre en forma imprevista,

para solucionar el desperfecto de algún bien y restituirle sus condiciones normales de
operación. Esto debe enmarcarse en la política de inversiones de la compañía.

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3.10 Toda adición, mejora, mantención o reparación de activo fijo debe estar autorizada por el
área que solicita el bien, por el área de mantención o prevención de riesgos y por la
gerencia de finanzas.

3.11 Todos los bienes del activo fijo deberán poseer una placa identificadora que indique el
código asignado en el auxiliar de activo fijo, además el sistema de activo fijo debe
especificar la ubicación de los bienes y el estado en que se encuentran.

Cada vez que se traslade un bien del activo fijo fuera del edificio donde se registró
originalmente, debe ser ingresado al sistema a través de un documento oficial (GUÍA DE
DESPACHO).

3.12 Depreciación:

3.12.1 Se debe utilizar el método de depreciación lineal y deberá imputarse el gasto al

centro de costos o departamento que utiliza el activo fijo para definir el tipo de
costo o gasto, costo de explotación o gasto de administración y ventas,
respectivamente.

3.12.2 La parte de depreciación correspondiente a los bienes del activo fijo que no se
relaciona directamente al giro de la compañía pero que se relaciona indirectamente
con apoyo del giro, en la gestión administrativa o de venta debe imputarse a gastos
de administración y ventas, según corresponda el uso u ubicación del mismo. En
caso de no tener relación alguna con el giro se imputará a Otros Egresos.

3.12.3 Los terrenos y las obras en curso no deben depreciarse.

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3.13 Obras en curso o Proyectos de inversión

3.13.1 Todos los proyectos de inversión deben adecuarse a la política o plan de inversión
anual de cada filial y deben encontrarse autorizados en el Marketing Plan de cada
año.

3.13.2 Cuando existan proyectos, claramente definidos, se podrán activar todos los
gastos asociados a la gestión, hasta el momento en que el proyecto esté operativo.

3.13.3 Deberán ser identificadas individualmente por proyecto u obra en una cuenta
contable específica en base al plan de inversión anual. Esta cuenta contable
recogerá todas las incorporaciones a este proyecto, incluyendo intereses y gastos
incurridos. Las obras en curso se cerrarán y activarán en el auxiliar de activo fijo
una vez completada la puesta en marcha.

3.13.4 Las cuentas contables y/o número de proyecto se abrirán en la contabilidad,

únicamente, cuando el proyecto se encuentre aprobado y firmado por el Gerente
de Administración y Finanzas.
Aquellos proyectos u obras en curso que solo tengan aprobación de la gerencia
general deberán mantenerse en una cuenta contable específica, distinta a aquellas
aprobadas en Marketing Plan de cada año.

3.13.5 Los proyectos de inversión deben indicar un tiempo definido de término. Será
responsabilidad de la gerencia de administración y finanzas en conjunto con el
departamento que corresponda, evaluar periódicamente la evolución de los
proyectos u obras en curso.

3.13.6 Será exclusiva responsabilidad del Encargado de cada Proyecto (PY), definir la vida
útil de un determinado bien, de acuerdo a las políticas del Grupo HD. Además de
señalar la distribución por Unidad de Negocio.

3.13.7 El Encargado de cada Proyecto (PY), será responsable de dar aviso al los
integrantes del Equipo de Activo Fijo (Depto. Contabilidad), respecto de la compra

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de activo fijo, enviando por correo electrónico la Orden de Compra (OC) generada.
Además será responsable de informar, al equipo de Activo Fijo, la recepción física
en la planta HD, del activo fijo adquirido, para posteriormente efectuar las
acciones necesarias para agilizar el flujo documental.

3.13.8 Se aceptará hasta un 5% adicional de exceso o grado de tolerancia de gastos por

cada proyecto u obra en curso. Una cifra mayor requerirá la emisión de una nueva
solicitud de inversión autorizada por Gerencia General y de Administración y
Finanzas.

3.13.9 El traspaso desde obras en curso al auxiliar de activo fijo, deberá hacerse
individualizando los activos que conforman las obras en curso por ejemplo
maquinarias, equipos, construcciones, otros, distribuyendo los gastos de la obra
en cada valor unitario de los bienes.

3.13.10 El encargado de AF, debe entregar en forma mensual el “Reporte Avance de Obras
en Curso”, actualizado a: Gerencia General, Gerencia de Finanzas, Jefe de
Contraloría y a los Encargados de Proyectos.

3.13.11 Todo proyecto nuevo o inesperado debe ser incorporado con ficha de proyectos,
debidamente autorizada por la gerencia correspondiente y la gerencia general.
(anexo 9.9). Para los PY autorizados en MKTG PLAN, no es necesario completar la
ficha de creación de PY.

3.14 Leasing.

3.14.1 Corresponde a una decisión de la gerencia de administración y finanzas, previa

consulta al Controller Regional, la opción de contratar un leasing para la compra
de cualquier activo de la empresa.

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3.15 Bienes en desuso, obras en curso, proyectos no llevados a cabo o planes de venta.

3.15.1 Se debe mantener un ítem de bienes en desuso bajo el rubro Otros activos fijos
para todos aquellos activos fijos inactivos por tiempo indefinido. Esto incluirá
también los repuestos de los bienes en desuso.

3.15.2 Para dichos activos fijos se debe suspender la depreciación y, el valor neto de
libros deberá ajustarse a su valor estimado de realización. Cuando este último sea
menor se imputaría un cargo a los resultados del ejercicio, bajo el rubro otros
egresos fuera de la explotación.

3.15.3 La filial que posea bienes inactivos debe generar una provisión por activos en
desuso y debe incorporar su efecto en el presupuesto anual si se conoce en forma
anticipada.

3.16 Los activos totalmente depreciados no deben ser neteados con la depreciación acumulada.

3.17 Las ventas de activo fijo deben estar autorizadas por Gerencia de Administración y Finanzas,
según lo límites de autoridad. El Sub-Gerente de Contabilidad y Contraloría, podrá autorizar
hasta USD500 x activo.

3.18 Cuando la compañía adquiera algún sistema computacional (paquete cerrado tipo ERP)
puede activarlo en el rubro bajo el ítem de software y debe ser depreciado en un plazo no
superior a 5 años. En el caso de que se haya invertido en el desarrollo de un sistema
computacional mediante el uso de sus propios recursos humanos y materiales deberán
cargar a resultados del periodo los costos incurridos en el sistema computacional.

3.19 Los activos históricos valorizados a $1, se registrarán en el módulo de inventario como un
ítem principal y en los componentes se ingresará el detalle.

3.20 Al cierre de cada año, de ser necesario, se evaluará la generación de una provisión, por
concepto de diferencia de inventario de activo fijo.

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3.21 En el mes de FEBRERO, cada tres años, (a partir de 2012) se debe tomar un inventario físico
al 100% de los bienes del activo fijo.

3.21.1 Dicho inventario debe ser tomado por el área de mantención bajo la supervisión del
área de Contabilidad. La valorización y comparación con los registros auxiliares será
responsabilidad de contabilidad.

3.22 Trimestralmente se deberá practicar un inventario selectivo según el siguiente calendario:

3.22.1 El área de mantención deberá llevar a cabo dicho inventario y definir el

alcance e informará de ello al Encargado de AF.

3.22.2 En el año que exista un inventario general, no se realizará el inventario

selectivo programado para el mes de noviembre.

Febrero Mayo Julio Noviembre

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4 ALCANCE

El presente documento contiene el Manual de Políticas y Procedimientos Contables

Corporativos de Hunter Douglas Chile S.A. y filiales en Chile y es aplicable a todos los
integrantes de la organización.

5 DEFINICIONES

5.1 Activo Fijo: Son todos los bienes permanentes que han sido adquiridos para el funcionamiento
de la empresa y que son necesarios para generar venta.

Los bienes a ser considerados como activos fijos, deben tener una vida útil superior a un año y
respecto a ellos no debe tenerse la intención de enajenarlos.

Se considerarán activos fijos aquellos que superen los US$1000 y sea posible asignarles una
vida útil estimada. Por política será sobre bienes con una vida útil superior a 1 año y mayores a
US$1.000.

Los terrenos o construcciones no destinadas al giro de la filial sean clasificados como Otros
activos fijos (No NAE).

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6 PROCEDIMIENTO

6.1 Mantenciones:

6.1.1 Todos las adiciones que se incorporan al sistema de activo fijo correspondiente a
bienes utilizados en la operación, deben ser chequeados físicamente por el área de
mantención, quien debe firmar la FICHA DESCRIPTIVA DE INCORPORACIÓN DE
ACTIVOS.

En el caso de otras áreas usuarias, el formulario, debe ser firmado por quien verifica el
estado inicial del bien.

6.1.2 Debe solicitar al encargado de activo fijo la placa identificadora y será su

responsabilidad rotular cada activo fijo incorporado a la compañía.

6.1.3 Debe reportar un informe mensual con los bienes de la compañía que deben ser
dados de baja por encontrarse en mal estado, éste informe debe enviarse a
contabilidad al (Encargado de AF.) SE CAMBIA A: Debe informar los bienes de la
compañía que deben ser dados de baja por encontrarse en mal estado, éste informe
debe enviarse a contabilidad al (Encargado de AF.)

6.1.4 Todo traslado de bienes, fuera de la empresa, debe estar respaldado por una guía de
despacho la cual debe enviarse copia a contabilidad (al Encargado de activo fijo).

6.1.4.1 Datos obligatorios que deben ser registrados en la guía de despacho:

 Descripción del bien
 Código de Activo
 N° de serie del bien
 Nombre del funcionario a cargo del traslado
 Destino del bien.
 Incluir la leyenda “Sólo traslado y no constituye venta”

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6.1.5 En caso de facilitar un bien en calidad de préstamo o arriendo, se deberá completar un

“Acta de Entrega – Activo Fijo, además de preparar la respectiva Guía de Despacho.
(Ver anexo 9.8)

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6.2 Contabilidad:

6.2.1 El encargado de activo fijo debe mantener actualizados los registros auxiliares del
módulo de activo fijo de AX, respecto de lo siguiente:
 Incorporar todos los bienes según Ficha Descriptiva de Incorporación de Activos.
(Anexo 9.6)
 Dar de baja los bienes según formulario A-9 (anexo 9.3)
 Asignar la vida útil de acuerdo a tabla corporativa (anexo 9.4)
 Validar mensualmente el cálculo de depreciación del ejercicio y corrección
monetaria para efectos tributarios.
 Mantener un archivo físico con los formularios de incorporaciones (adjuntando
respaldo de copias o fotocopias de facturas), bajas o ventas (adjuntando copia
o fotocopia de facturas de venta).

6.2.2 Todas las incorporaciones de activo fijo deben adjuntar la Ficha de Proyectos, firmada
por la gerencia que corresponda y la gerencia general.

6.2.3 Todas las bajas de activo fijo deben estar documentadas en el formulario A-9 (anexo
9.3), el cual debe ser firmado por el jefe del área de mantención o el responsable del
área usuaria que valida el mal estado del bien.

6.2.4 Todas las ventas deben estar respaldadas por la factura de venta, por la guía de
despacho y la autorización correspondiente, canalizada a través de la gerencia de
administración y finanzas.

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6.2.5 Para el caso de activo en leasing financiero, debe estar contabilizado al valor actual del
contrato, según se indica en procedimiento 1.2.2 del rubro acreedores varios y deben
estar respaldados por el contrato de leasing correspondiente.

6.2.6.1 Los activos en leasing de capital deben corregirse mensualmente, según la

normativa legal vigente y luego deben depreciarse sobre el valor reajustado
teniendo en consideración el remanente de vida útil económica del bien (anexo
9.4) y no el plazo del contrato.

6.2.6 Es importante que se mantengan en cuentas contables separadas por rubro de activo
fijo, la depreciación del ejercicio y la depreciación acumulada. Esto facilitará la
confección de nota a los estados de resultado y para todos los efectos de auditoria y
Seguros de Chile.

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6.2.7 Debe preparar trimestralmente, el detalle del activo fijo para el reporte Cognos, el cual
debe contener lo siguiente:

PPE COGNOS:

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7 CONTROL INTERNO

7.0 Matriz de Responsabilidades.

N° ETAPA Jefe de Manten-

Encargado Usuarios
Contabilidad-
de AF. ción de AF.
Contraloría

1 Verificar cumplimiento de las políticas y

   
procedimiento.

2 Chequeo del estado inicial de un activo que se

incorpore al AF. HD Chile. 


3 Informar la vida útil del bien.




4 Completar la Ficha Descriptiva de Incorporación de

Activos de incorporación de AF y solicitar placa  
identificadora.

5 Entregar placa identificadora de AF. (mantención /

usuario de AF) 

6 Entregar reporte mensual a encargado de AF de

bienes para dar de baja o adquisiciones. 


7 Ingresar y dar de baja bienes en sistema de AF.



8 Validar mensualmente el cálculo de depreciación


(Reporte).

9 Mantener archivo con formularios y documentación


de respaldo. (Compras, bajas, ventas, etc.)

10 Distribución de AF por UN. (Ejemplo  

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11 Entregar reporte de AF y Obras en Curso 

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7.1 Matriz Actividad de Control.

Método Frecuencia Responsable Registros

Verificar cumplimiento de este Revisión mensual. 1. Jefe Contabilidad - Correo electrónico.

procedimiento. Contraloría.
2. Encargado contable Correo electrónico.
de Activo Fijo

Acciones Correctivas

Dar aviso de forma inmediata a los encargados de área respecto de las acciones correctivas que se
determinen.

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8 FLUJOGRAMA

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9 ANEXOS

9.1 FORMULARIO A-9 FICHA DE PROYECTOS

SOLICITUD AUTORIZACION PROYECTO DE INVERSION

DESCRIPCION DEL PROYECTO Honorarios Arquitecto Remodelación Showroom

CATEGORIA Miscelaneous Infrastructure

TIPO DE INVERSION INFRAESTRUCTURA CONSTRUCCION EQUIPOS/TI/OTROS

INCLUIDO EN PPTO DEL AÑO EN CURSO 2014 X

MONTO PRESUPUESTADO (USD) / PROVISIONADO(USD)

JUSTIFICACION INVERSION Remodelación Showroom Vitacura

NOMBRE RESPONSABLE EJECUCION Y PPTO José Luis Lopez

GERENCIA RESPONSABLE Emilio Nualart

REQUERIMIENTOS MINIMOS PARA CREACION PROYECTO

PRESUPUESTO ACTUALIZADO (USD) USD$ 9.267,51 MONTO OVERUN

TIPO DE CAMBIO UTILIZADO $ 590,00
FECHA ULTIMA ACTUALIZACION PPTO
TIR PROYECTO
PAYBACK

VERIFICAR QUE PPTO INCLUYA: INFRAESTRUCTURA MAQUINARIA/EQUIPOS

PROYECTO ARQUITECTURA USD$ 9.267,51
PPTO ELECTRICIDAD Y DATOS
PPTO AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO
PPTO CALCULO ESTRUCTURAL
MOBILIARIO
CLIMATIZACION
ILUMINACION
RADIERES
ESTUDIO DE MECANICA DE SUELOS
MOVIMIENTO DE TIERRAS
DESARME Y DEMOLICIONES
TRAMITACIONES ORGANISMOS FISCALIZADORES
PAGO PERMISO Y DERECHOS CONSTRUCCION
ACCESOS
PISOS / CUBIERTAS
MITIGACION INCENDIO
VIDRIOS INTERIORES / EXTERIORES
OBRAS CIVILES COMPLEMENTARIAS
VALOR CIF MAQUINARIA
INSTALACION Y PUESTA EN MARCHA MAQUINARIA

FIRMA Y FECHA AUTORIZACION FIRMA GERENTE GENERAL

FIRMA GERENTE FINANZAS

FIRMA GERENTE AREA

NUMERO PROYECTO ASIGNADO FECHA CIERRE DE PROYECTO

FECHA CREACION 31-08-2014
30-06-2015
Distribución NAE % Distribución USD$ Estimativa para activar la inversión
AP Metal 33,02% 3.059,89
Exports AP- Metal Non Interco 0,85% 79,17
Expors AP Metal Interco 1,49% 138,55 ( Distribución Showroom por tabla terceros x M2 )
Exports WCP 0,04% 3,96
Industral Products 0,09% 7,92
Wi ndow Coveri ng Products 42,47% 3.935,46
3 -Form Comerci al 12,81% 1.187,54
3-Form Manufacturi ng 0,00% -
AP-MF 9,23% 855,03 Ubicación
Company Owned Bl indmakers -
Showroom
TOTALES 100,00% 9.267,51

VIDA UTIL 7 años

NOTA 1): SE REQUIERE ADJUNTAR MEMORIA CALCULO TIR, PAYBACK,

Y LA TOTALIDAD DE LOS PRESUPUESTOS.
NOTA 2): SE REQUIERE LA FIRMA DEL GERENTE GENERAL,
FINANZAS Y AREA PARA AUTORIZAR LA CREACION DE UN PROYECTO.
NOTA 3): COMPLETAR CUADROS EN GRIS.

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9.2 TABLA CORPORATIVA VIDA ÚTIL AF.

POLÍTICAS VIDA UTIL (años) SII Grupo HD

NUEVA
DEPRECIACION
GRUPO VIDA UTIL Desde Hasta
ACELERADA
NORMAL
Edificios y Oficinas 40 13 20 40
Construcción, Gapones y Naves de Producción 80 26 20 40
Hardware 6 2 3 5
Herramientas 3 1 5 10
instalaciones 3 10 5 10
Maquinarias 15 5 5 10
Muebles y Útiles 7 2 3 10
Software > 50.000 $USD 6 2 5 10
Software < 50.000 $USD 6 2 3 5
Vehículos 7 2 3 5

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9.3 REPORTES DE AF Y OBRAS EN CURSO.

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9.4 FICHA DESCRIPTIVA DE AF.

9.5 ACTA DE ENTREGA – ACTIVO FIJO.

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