CIRCULARES ‘Comunicacién escrita de interés comtn, con el mismo contenido dirigido a un grupo especifico; ‘aunque también puede definirse como una comunicacién interna o extema de cardcter general © normativa (disposiciones, normas, politicas) dirigida a varios destinatarios con el mismo contenido. Ejemplo: Circular que comunica instrucciones sobre el uso adecuado de las instalaciones a nivel general, circular que comunica la suspension temporal de un servicio al interior de la entidad, comunicacién sobre programacién de reunién general de empleados, CARACTERISTICAS: ‘* Tratar un solo tema ‘Iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesia, © Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa. Usar un tratamiento respetuoso y cortés. ‘¢ Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo. © Utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada organizacion. ‘© Distribuir el texto de acuerdo con su extensién. MARGENES: Superior 3 y 4 om Inferior 2 y 3 cm. lzquierdo 3 y 4 om. Derecho 2 y 3. cm eee PARTES: Encabezado Cédigo Lugar de origen y fecha de elaboracién Encabezamiento y destinatarios Asunto Saludo Texto Despedida Remitente y firmas responsables Lineas especiales Identificacién de paginas subsiguientes cere cece cee CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS El certificado es un documento de cardcter probatorio publico o privado que asegura la veracidad y legalidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompajiado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonial, juramento 0 norma)La constancia es un documento de cardcter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal. Seguin el hecho o el acto, se clasifican en constancias para: tiempo de servicio, experiencia, salarios u honorarios, clases de trabajo, jornada laboral, cumplimiento de comisiones y comportamiento del trabajador, entre otros. Ejemplo: Diploma conferido por una institucién, asistencia a congresos, cursos y seminarios, documentos de identidad, calificaciones, registro civil de nacimiento, de defuncion, becas, onaciones, exenciones, créditos, paz y salvos, resultados médicos, documentos de identidad, entre otros. CARACTERISTICAS: Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa. Usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortés, Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo. Utilizar los formatos establecidos en cada organizacién Distribuir el texto de acuerdo con su extension. ‘Suministrar la informacion en forma personalizada Expedir siempre en original. ee eccee MARGENES: Superior 3 y 4 om Inferior 2 y 3 cm. Izquierdo 3 y 4m. Derecho 2y3.cm. coer PARTES: Numero Fecha Cargo Identificacion Texto Firmante Transcriptor y paginas subsiguientes. ee cceee MEMORANDOS Comunicacién escrita que se emplea en las empresas para trater asuntos intemnos; concretamente son las comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir informacion, orientaci6n y pautas entre los departamentos locales, regionales, nacionales e intemacionales. Y las lineas de coordinacién jerdrquica de la organizacién Ejemplo: Memorando informativo sobre la realizacion de una capacitacién a los empleados de un determinado sector, memorando para der respuesta @ una consulta o peticién, memorando para recordar a un departamento o sector especifico un dia importante con relacién a propia.CARACTERISTICAS: * Utilizar los formatos analizados en los manuales de cada organizacién. © Radicar en forma clara, directa, sencilla cortés y en modo impersonal o en primera persona del plural * Distribuir el texto de acuerdo con su extensién- * Tratar preferiblemente un solo tema por memorando. MARGENES: Superior 3 y 4 om. Inferior 2 y 3 cm. Izquierdo 3 y 4m. Derecho 2 y 3.cm eee PARTES: Encabezado Denominacién del documento Cédigo Fecha Encabezamiento Destinatario y remitente Asunto Texto Despedida Remitente y firmas responsables Lineas especiales (Si se requieren las lineas especiales, se recomienda escribirlas a dos interlineas libres de los datos del remitente, en ia misma fuente y en un tamaiio menor al utilizado en el texto). ee c ccc coccee CONCLUSION ‘Con base al material de estudio consultado y a la Norma Icontec NTC 185 se puede concluir que, si bien, la importancia de los documentos inicialmente radica en su funcién como constancia que acredita un determinado hecho en concreto, también tiene suma importancia para los efectos de la comunicacién, ya sea interna o extema. Ademas, que todo tipo de documento debe adecuarse a las normas consignadas para su redaccion, siendo que, pueda cumplir de la mejor manera posible la funcién para la cual se cre6, manteniendo uniformidad independientemente de la entidad en la cual este se produzca y siendo manejado de la manera correcta para que cumpla con el ciclo designado acorde a su tipologia y su naturaleza.