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Gobierno en lnea en el Orden Territorial:

Caja de Herramientas

Qu es la Caja de Herramientas?

La Caja de Herramientas es la descripcin detallada de las actividades de los 5 componentes institucionales presentados en el Anexo No.1 Actividades del Modelo Metodolgico y del anexo No. 9 Documento Tcnico Prestacin del Servicio de Acompaamiento para la implementacin de las Fases de Interaccin y Transaccin de la Estrategia de Gobierno en lnea.

Uso de la Caja de Herramientas

El uso de la Caja de Herramientas establece las actividades a desarrollar por parte del Grupo Asesor, Coordinador y Delegados. Igualmente permite determinar los productos y entregables para la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea.

Convenciones de la Caja de Herramientas

La actividades de la caja de herramientas son denominadas fichas y estn identificadas de la misma forma que aparecen en el Anexo No. 9 Documento Tcnico en el aparte de la Arquitectura Temtica. Por lo cual existen unas convenciones establecidas que permiten identificar fcilmente el modelo, la etapa y la actividad a desarrollar.

Convenciones de la Caja de Herramientas


Cada actividad se ha identificado con un cdigo, el cual se construye as: Para el modelo general: - Las primeras letras definen la Fase (I Informacin e Interaccin y T Transaccin) y la etapa (con las siglas que definen cada etapa en la tabla No. 5). - El nmero de la actividad segn la etapa que corresponda. - Definicin de la actividad como de Coordinacin (CO), Estratgica (ES), de Capacitacin (CA) o de Procesos (PR). Para el modelo avanzado: - Las primeras letras definen si corresponde a rea Metropolitana (AM) o Gobernacin (GB) y la etapa (con las siglas que definen cada etapa en la tabla No. 5). - El nmero de la actividad segn la etapa que corresponda. - Definicin de la actividad como de Coordinacin (CO), Estratgica (ES), de Capacitacin (CA) o de Procesos (PR).

Convenciones de la Caja de Herramientas

Dentro del Anexo No. Documento Tcnico, existen rutas operativas del Modelo Metodolgico: Modelo General y Modelo Avanzado, de manera que para cada actividad definida en la ruta operativa, corresponde una descripcin, siguiendo el esquema: Modelo, fases, etapas y actividades (No incluye las actividades que se refieren al seguimiento).

Convenciones de la Caja de Herramientas


Modelo Fase Etapa

Etapa de Preparacin y Sensibilizacin (PS)

Etapa de Diagnstico y Plan de Accin (DPA)

Modelo General

Fases de Informacin e Interaccin

Etapa de Implementacin de Herramientas de Informacin e Interaccin (IIHI)

Etapa de Racionalizacin de Trmites y Servicios (RTS)

Etapa de Sostenibilidad (SD)

Convenciones de la Caja de Herramientas


Modelo Fase Etapa
Etapa de Afianzamiento (AF) Modelo General Fase de Transaccin Etapa de Ejecucin del Plan de Accin (EPA) Etapa de Sostenibilidad (SD) Etapa de Preparacin, Sensibilizacin y Diagnstico (PSD) Etapa de Anlisis del Diagnstico y Definicin del Plan de Accin (ADPA) Etapa de Ejecucin del Plan de Accin (EPA) Etapa de Sostenibilidad (SD) Modelo Avanzado Etapa de Preparacin, Sensibilizacin y Diagnstico (PSD) Etapa de Anlisis del Diagnstico y Definicin del Plan de Accin (ADPA) Etapa de Ejecucin del Plan de Accin (EPA) Etapa de Sostenibilidad (SD)

reas Metropolitanas

Gobernaciones

Convenciones de la Caja de Herramientas


Un ejemplo de las convenciones establecidas para la Arquitectura Temtica y por ende para la Caja de Herramientas es: AM = reas Metropolitanas (Modelo Avanzado) PSD = Etapa de Preparacin, Sensibilizacin y Diagnstico. 2 = Nmero de actividades en sta etapa. ES = Definicin de la actividad como Estratgica. Entonces la convencin de la ficha de la Caja de Herramientas es: AMPSD2-ES

Modelo de una ficha


La ficha se compone de la siguiente estructura: * Encabezado, en donde se determina a que modelo, etapa y actividad pertenece. * Identificacin, donde se establece el nombre de la actividad y el responsable. * Descripcin de la actividad, incluyendo los objetivos de sta. * Duracin de la Actividad. * Participantes. * Actividades previas, siendo un recuento de cmo se lleg a sta actividad. * Los recursos a tener en cuenta para cada actividad. * Los resultados esperados. * La metodologa para desarrollar la actividad. * Anexos, siendo documentos o formatos pertinentes para realizar la actividad. Ejemplo: IPS1-COES

Productos y Entregables

CAJA DE HERRAMIENTAS PLAN IDEAL TABLAS 11, 12, 13 Y 14

Modelo General Fase Implementacin e Interaccin


Ficha Tema Entregables segn Caja de Herrmamientas Entregables segn Plan de Trabajo Ideal Productos Tabla No.11 Y 12

IPS2-ES

Presentacin de la Universidad la Gran Colombia por medio de carta al representante legal de la Entidad Territorial con copia al Consejo

Carta

Carta

Carta

IPS3-ES

Contactar a la Entidad Territorial para verificar el recibo de la carta

Reporte de llamadas

Formato de llamadas

IPS1-COES

Realizar Encuentro Regional

1.Presentaciones 2. Carta invitacin 3. Acta de reunin 4. Listado de asistencia

Autoridades locales informadas y Presentaciones evento, carta comprometidas con el desarrollo invitacin de la Estrategia de Gobierno en lnea en su municipio.

IPS4-ES

Realizar reunin con los representantes Legales de las Entidades Territoriales y secretarios de despacho de las Entidades

1.Presentaciones 2. Listado de asistencia 3. Acta de reunin

Acta de reunin

Funcionarios sensibilizados, informados y capacitados.

Modelo General Fase Implementacin e Interaccin


Ficha Tema Entregables segn Caja de Entregables segn Plan Productos Tabla No.11 Y 12 de Trabajo Ideal Herrmamientas

IDPA1-CA

Elaborar Lnea Base

Lnea Base diligenciada

Lnea Base, Matriz de anlisis de resultados del Entidades con diagnstico y diagnstico a partir de los Lnea de Base. componentes rectores del modelo Metodolgico

IDPA2-ES

Conformacin del Comit de Gobierno en lnea y Antitrmites si no existe

1. Acto adminstrativo 2. Publicacin de la resolucin en el sitio Web.

Archivo URL de publicacion del acto

Comits de Gobierno en lnea conformados.

IDPA3-ES

Reunin preparatoria de los talleres regionales de liderazgo para la gestin del cambio y apropiacin del Modelo Metodolgico

1. Presentaciones 2.Listado de asistencia 3. Acta de reunin

Listado de asistencia

Modelo General Fase Implementacin e Interaccin


Entregables segn Caja de Herramientas Entregables segn Plan de Trabajo Ideal

Ficha

Tema

Productos Tabla No.11 Y 12

IDPA4-CA

Talleres regionales de liderazgo para la gestin del cambio y apropiacin de la Estrategia de Gobierno en lnea y del alcance y acciones a desarrollar en las Fases de Informacin e Interaccin dirigido al Comit GEL y Antitrmites, en los cuales se presenta la metodologa para elaborar el plan de accin para las fases.

1. Presentaciones 2.Listado de asistencia 3. Acta de reunin

Presentaciones, Listado de Entidades con actualizacin del asistencia, Acta de diagnstico y lnea de base. conclusiones

Modelo General Fase Implementacin e Interaccin


Ficha Tema Entregables segn Caja de Herramientas Entregables segn Plan de Trabajo Ideal Productos Tabla No.11 Y 12

IDPA5-ES

Planes de accin elaborados y 1. Plan de accin y acto socializados. administrativo si aplica Elaborar Plan de Accin GEL si no Planes de accin elaborados, existe o ajustarlo frente al resultado 2. Publicacin plan de accin en Archivo URL de publicacin revisados, ajustados y el sitio Web y publicacin del del plan de accin del diagnstico y lnea base socializados a partir de los acto administrativo si aplica. levantados. resultados obtenidos en el diagnstico.

IDPA6-ES

Reunin con autoridades locales para socializar el diagnostico y Plan de Accin de Gobierno en lnea. (Representantes legales de las Entidades Territoriales, representantes del Concejo, Contralora y Personera)

1. Presentaciones 2.Listado de asistencia 3. Acta de reunin

Acta de reunin

Planes de accin elaborados y socializados. Planes de accin elaborados, revisados, ajustados y socializados a partir de los resultados obtenidos en el diagnstico.

Modelo General Fase Implementacin e Interaccin

Ficha

Tema

Entregables segn Caja de Herramientas

Entregables segn Plan de Trabajo Ideal

Productos Tabla No.11 Y 12

IDPA7-ES

Expedir la resolucin mediante la cual se establece el procedimiento de actualizacin del sitio Web, los responsables y tiempos.

1. Acto administrativo para actualizacin del sitio Web 2. Publicacin del acto administrativo para la actualizacin en el sitio Web.

Entidades territoriales que cuentan con el marco jurdico que define las reglas de privacidad y uso de sus sitios Web y de las herramientas y servicios asociados.

Modelo General Fase Implementacin e Interaccin


Ficha Tema Entregables segn Caja de Herrmamientas Entregables segn Plan de Trabajo Ideal Productos Tabla No.11 Y 12

IDPA8-ESCA

Identificar puntos de acceso comunitarios a TIC (caf Internet, telecentros, centros de acceso comunitario a Internet, etc.) y establecer posibles convenios y mecanismos de apoyo para incentivar el uso por parte de los ciudadanos

Entidades que promocionan los 1. Base de datos oferta local de trmites y servicios en lnea acceso a Internet dispuestos en los puntos de Base de datos oferta local de 2. Acto administrativo para acceso a Internet de naturaleza acceso a Internet pblica y/o privada, para el uso de actualizacin del sitio Web. los mismos por parte de los ciudadanos y las empresas

IDPA9-CA

Reuniones de informacin, capacitacin y vinculacin a la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea, abiertas a todos los funcionarios de la Entidad Territorial.

1. Presentaciones 2.Listado de asistencia 3. Acta de reunin

Listado de asistencia

Planes de accin elaborados y socializados. Planes de accin elaborados, revisados, ajustados y socializados a partir de los resultados obtenidos en el diagnstico.

Modelo General Fase Implementacin e Interaccin


Ficha Tema Entregables segn Caja de Herramientas Entregables segn Plan de Trabajo Ideal Productos Tabla No.11 Y 12

IIHI1-CA

Capacitacin a los funcionarios de las entidades territoriales sobre el uso de las herramientas de interaccin.

1. Presentaciones 2.Listado de asistencia

Listado de asistencia

Entidades territoriales que identifican necesidades de los ciudadanos en materia de informacin, contenidos y servicios mediante el uso de las herramientas de interaccin.

IIHI2-CA

Realizar tutora sobre el uso y manejo de las herramientas de interaccin al responsable de administrar el sitio Web.

Listado de asistencia

Listado de asistencia

Entidades territoriales que habilitan y utilizan mecanismos de interaccin

IIHI3-CO

Documentar las prcticas y experiencias generadas a partir de la implementacin de la Fase de Interaccin de Gobierno en lnea en el Orden Territorial.

1. Documento de prcticas y experiencias generadas.

Entidades que documentan, difunden y socializan las prcticas y experiencias del desarrollo e implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea en el nivel territorial

Modelo General Fase Implementacin e Interaccin

Ficha

Tema

Entregables segn Caja de Entregables segn Plan de Trabajo Ideal Herramientas

Productos Tabla No.11 Y 12

IIHI4-CA

Taller regional de gestin del cambio. Estrategias de Modernizacin de la Administracin Pblica: Modelo Estndar de Control Interno (MECI), Sistema de Gestin de Calidad, Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA), Gobierno en lnea y Gestin Documental

1. Presentaciones 2. Listado de asistencia 3. Formato Plan de Modernizacin

Funcionarios sensibilizados, informados y capacitados acera Presentaciones, Listado de del alcance de la Estrategia de asistencia, Formato Plan de Gobierno en lnea y de su articulacin con otros procesos de Modernizacin modernizacin de la Administracin Pblica.

Modelo General Fase Implementacin e Interaccin


Ficha Tema Entregables segn Caja de Herramientas Entregables segn Plan de Trabajo Ideal Productos Tabla No.11 Y 12

IIHI5-CA

Realizar taller local de capacitacin sobre Estrategias de Modernizacin de la Administracin Pblica, dirigidos a todos los funcionarios de la administracin pblica.

1. Presentaciones 2.Listado de asistencia

Funcionarios sensibilizados, informados y capacitados acera del alcance de la Estrategia de Presentaciones, Listado de Gobierno en lnea y de su asistencia articulacin con otros procesos de modernizacin de la Administracin Pblica.

IIHI6-PR

Preparar y desarrollar el laboratorio sobre herramientas de interaccin. Tema: Medicin de satisfaccin y necesidades de informacin, trmites y servicios de los ciudadanos y usuarios.

1. Formato de preparacin del laboratorio 2. Listado de asistencia

Formato de preparacin laboratorio

Entidades territoriales que identifican necesidades de los ciudadanos en materia de informacin, contenidos y servicios mediante el uso de las herramientas de interaccin.

IIHI7-COPR

Elaborar e implementar el plan de comunicaciones interno y externo, que permita informar y sensibilizar a la comunidad, funcionarios y grupos de inters sobre las herramientas de interaccin habilitadas.

Documento Plan de comunicaciones internas y externas.

Modelo General Fase Implementacin e Interaccin


Ficha Tema Entregables segn Caja de Herramientas Entregables segn Plan de Trabajo Ideal Productos Tabla No.11 Y 12

IIHI5-CA

Realizar taller local de capacitacin sobre Estrategias de Modernizacin de la Administracin Pblica, dirigidos a todos los funcionarios de la administracin pblica.

1. Presentaciones 2.Listado de asistencia

Funcionarios sensibilizados, informados y capacitados acera del alcance de la Estrategia de Presentaciones, Listado de Gobierno en lnea y de su asistencia articulacin con otros procesos de modernizacin de la Administracin Pblica.

IIHI6-PR

Preparar y desarrollar el laboratorio sobre herramientas de interaccin. Tema: Medicin de satisfaccin y necesidades de informacin, trmites y servicios de los ciudadanos y usuarios.

1. Formato de preparacin del laboratorio 2. Listado de asistencia

Formato de preparacin laboratorio

Entidades territoriales que identifican necesidades de los ciudadanos en materia de informacin, contenidos y servicios mediante el uso de las herramientas de interaccin.

IIHI7-COPR

Elaborar e implementar el plan de comunicaciones interno y externo, que permita informar y sensibilizar a la comunidad, funcionarios y grupos de inters sobre las herramientas de interaccin habilitadas.

Documento Plan de comunicaciones internas y externas.

Modelo General Fase Implementacin e Interaccin


Ficha Tema Entregables segn Caja de Herrmamientas Entregables segn Plan de Trabajo Ideal Productos Tabla No.11 Y 12

IIHI8-COCA

Formato de planeacin de Elaborar e implementar propuesta uso de herramientas de para el uso y apropiacin de las 1. Documento de la propuesta interaccin del ciclo de la herramientas (asociarla a los para el uso y apropiacin de las gestin pblica, informe de ciclos de la gestin local, eventos herramientas de interaccin. resultados de culturales, dinmicas propias de la implementacind e la regin, etc.) estrategia

Entidades territoriales que identifican necesidades de los ciudadanos en materia de informacin, contenidos y servicios mediante el uso de las herramientas de interaccin.

IIHI9-CA

Realizar taller con la comunidad y usuarios potenciales de los servicios de interaccin 1. Presentaciones implementados en los laboratorios 2.Listado de asistencia (organizaciones sociales, escuelas, universidades, juntas de accin comunal etc.)

Entidades territoriales que habilitan y utilizan mecanismos de interaccin Entidades territoriales que identifican Presentaciones, Listado de necesidades de los ciudadanos asistencia en materia de informacin, contenidos y servicios mediante el uso de las herramientas de interaccin.

Modelo General Fase Implementacin e Interaccin


Ficha Tema Entregables segn Caja de Entregables segn Plan de Trabajo Ideal Herramientas Productos Tabla No.11 Y 12

IRTS1-CA

Realizar capacitacin a los funcionarios responsables de la administracin de trmites y servicios y Lder GEL en la metodologa para la identificacin, levantamiento y racionalizacin de trmites.

1. Presentaciones 2.Listado de asistencia

Listado de asistencia

IRTS2-PR

Elaborar el inventario de los trmites y servicios que prestan las entidades territoriales a partir de los procesos definidos por la entidad.

1. Identificacin de trmites y servicios. 2. Inventario de trmites y servicios

Implementacin de tres trmites (t) y un servicio (s) en las entidades territoriales a travs de la herramienta de Gobierno en lnea Entidades del orden territorial que publican y difunden la informacin de los trmites y servicios que prestan a los ciudadanos por medio del sitio Web y ofrecen la descarga de formularios asociados con los servicios y trmites que prestan. Implementacin de tres trmites (t) y un servicio (s) en las entidades territoriales a travs de la herramienta de Gobierno en lnea

IRTS3-PR

1. Documentacin de los trmites y servicios que la Levantar los trmites y servicios que la entidad territorial ofrece a los Entidad Territorial ofrece a los ciudadanos. (Hojas de vida de ciudadanos, Identificando para cada uno trmites 3 trmites y 1 servicio) los formularios asociados. 2. Propuesta de trmites priorizados

Modelo General Fase Implementacin e Interaccin


Ficha Tema Entregables segn Caja de Herrmamientas Entregables segn Plan de Trabajo Ideal Productos Tabla No.11 Y 12

IRTS4-PR

1. Levantamiento de la Asesorar en el registro e informacin del trmite de inscripcin de trmites y servicios acuerdo con el formato de hoja a travs del SUIT para aprobacin de vida levantado, publicados por parte del DAFP. los 3 trmites y 1 servicio en el SUIT y PEC

Levantamiento de la informacin del trmite de Implementacin de tres trmites (t) y un servicio (s) en las acuerdo con el formato de hoja de vida del SUIT de entidades territoriales a travs de los 3 trmites y 1 servicios la herramienta de Gobierno en lnea susceptible de automatizar y priorizados por la entidad

IRTS5-PR

1. Publicacin en el sitio web de los enlaces a los trmites y Asesorar la publicacin en el sitio servicios que se encuentran web de la entidad territorial, del disponibles en el Portal del listado de trmites y servicios que Estado Colombiano. ofrece la entidad territorial a los 2. Publicacin en el sitio web ciudadanos, con los formularios de la informacin bsica asociados. levantada respecto a los trmites y servicios.

Entidades del orden territorial que publican y difunden la informacin de los trmites y servicios que prestan a los ciudadanos por medio del sitio Web y ofrecen la descarga de formularios asociados con los servicios y trmites que prestan.

IRTS6-PR

Levantar la lnea base o situacin inicial de los dos trmites tipo a optimizar por parte de la Universidad la Gran Colombia.

Documento lnea de base trmites y servicios.

Modelo General Fase Implementacin e Interaccin


Ficha Tema Entregables segn Caja de Entregables segn Plan de Trabajo Ideal Herrmamientas Productos Tabla No.11 Y 12

IRTS4-PR

Levantamiento de la 1. Levantamiento de la informacin del trmite de Implementacin de tres trmites Asesorar en el registro e inscripcin informacin del trmite de (t) y un servicio (s) en las acuerdo con el formato de de trmites y servicios a travs del acuerdo con el formato de hoja hoja de vida del SUIT de los entidades territoriales a travs de SUIT para aprobacin por parte del de vida levantado, publicados 3 trmites y 1 servicios la herramienta de Gobierno en DAFP. los 3 trmites y 1 servicio en el susceptible de automatizar y lnea SUIT y PEC priorizados por la entidad

IRTS5-PR

1. Publicacin en el sitio web de los enlaces a los trmites y Asesorar la publicacin en el sitio servicios que se encuentran web de la entidad territorial, del disponibles en el Portal del listado de trmites y servicios que Estado Colombiano. ofrece la entidad territorial a los 2. Publicacin en el sitio web de ciudadanos, con los formularios la informacin bsica levantada asociados. respecto a los trmites y servicios.

Entidades del orden territorial que publican y difunden la informacin de los trmites y servicios que prestan a los ciudadanos por medio del sitio Web y ofrecen la descarga de formularios asociados con los servicios y trmites que prestan.

IRTS6-PR

Levantar la lnea base o situacin inicial de los dos trmites tipo a optimizar por parte de la Universidad la Gran Colombia.

Documento lnea de base trmites y servicios.

Modelo General Fase Implementacin e Interaccin


Ficha Tema Entregables segn Caja de Herrmamientas Entregables segn Plan de Trabajo Ideal Productos Tabla No.11 Y 12

IRTS9-CO

Modelar uno de los Trmites Optimizados

1. Levantamiento de la informacin requerida para parametrizar 2. - Tramite modelado en la herramienta transaccional desarrollada por la Estrategia de Gobierno en lnea

Entidades del orden territorial que publican y difunden la informacin de los trmites y servicios que prestan a los ciudadanos por medio del sitio Web y ofrecen la descarga de formularios asociados con los servicios y trmites que prestan. Entidades territoriales que utilizan y se apropian de la herramienta transaccional desarrollada por el Programa Agenda de Conectividad para prestar por medios electrnicos los trmites priorizados o cuentan con su propia herramienta en la cual desarrollan trmites y servicios en lnea.

Modelo General Fase Implementacin e Interaccin


Ficha Tema Entregables segn Caja de Herramientas Entregables segn Plan de Trabajo Ideal Productos Tabla No.11 Y 12

IRTS10-ES

Realizar taller regional de gestin del cambio - Tema: Servicio al ciudadano.

1. Presentaciones 2. Listado de asistencia 3. Acta de reunin

Presentaciones, Listado de asistencia y acta

IRTS11-CA

Realizar taller local de capacitacin sobre un mejor Estado al servicio al ciudadano.

1. Presentaciones 2. Listado de asistencia

Presentaciones y Listado de asistencia

IRTS12-CA

Taller de identificacin de servicios 1. Presentaciones de consulta en lnea a bases de 2. Listado de asistencia datos y la gestin en lnea de Acta de reunin certificaciones y constancias

Entidades del orden territorial que habilitan formularios para descarga Presentaciones y Listado de o diligenciamiento en lnea, 3. asistencia, identificacin de servicios de consulta en lnea a acciones bases de datos y la gestin en lnea de las certificaciones y constancias en lnea.

Modelo General Fase Implementacin e Interaccin

Ficha

Tema

Entregables segn Caja de Herramientas

Entregables segn Plan de Trabajo Ideal

Productos Tabla No.11 Y 12

ISD2-CO

1. Reporte de los porcentajes de Monitoreo al cumplimiento de las cumplimiento de la Fases de Gobierno en lnea y implementacin de las fases de seguimiento a la ejecucin del Gobierno en lnea. Modelo Metodolgico General para 2. Reportes de seguimiento 3. las Fases de Informacin e Acta de reunin Interaccin. 4. Informes

Actas

Entidades utilizando la asistencia virtual.

ISD1-CO

Acompaamiento virtual.

1. Reporte aula virtual Material de capacitados Entidades que cumplen con la acompaamiento publicado 2. Material de acompaamiento fase de Informacin e Interaccin. en la herramienta publicado en la herramienta

Modelo General Fase Transaccin


Ficha Tema Entregables segn Caja de Herrmamientas Entregables segn Plan de Trabajo Ideal Productos Tabla No.11 Y 12

TAF1-CA

1. Presentaciones Realizar un taller de trabajo con Comit 2. Listado de asistencia Presentaciones Listado de GEL y Antitrmites para validacin del 3. Acta de reunin asistencia urls de los nuevos Plan de Accin para la Fase de 4. Planes de accin ajustados planes Transaccin. 5. Publicacin en el sitio web de los planes ajustados

Entidades del orden territorial que se preparan para la Fase de Transaccin.

TEPA1-ESCAPR

Reunin con autoridades locales para socializar el diagnstico y Plan de Accin de la Fase de Transaccin. (Representantes legales, representantes Concejo, Contralora y Personera)

1. Presentaciones 2. Listado de asistencia 3. Acta de reunin

Listado de asistencia, acta

Autoridades locales informadas y comprometidas con el desarrollo de la Estrategia de Gobierno en lnea en municipio, especialmente en la Fase de Transaccin.

Modelo General Fase Transaccin

Ficha

Tema

Entregables segn Caja de Herramientas

Entregables segn Plan de Trabajo Ideal

Productos Tabla No.11 Y 12

TEPA2-CA

Capacitar en el uso de encuestas aleatorias para medir la satisfaccin de los usuarios frente al sitio Web y los servicios ofrecidos.

1. Presentaciones 2. Listado de asistencia 2. Encuestas diligenciadas

Listado de asistencia, modelo de encuesta formulado y aplicado

TEPA3-ES

Taller de gestin del cambio e identificacin y definicin de compromisos de las entidades territoriales respecto a los cambios organizacionales para la implementacin de los trmites y el servicio.

1. Presentaciones 2. Listado de asistencia 3. Acta de reunin

Entidades territoriales que realizan los ajustes en la Presentaciones, Listado de estructura organizativa para la asistencia, Actas de implantacin de trmites y reunin servicios por medios electrnicos.

Modelo General Fase Transaccin


Ficha Tema Entregables segn Caja de Herramientas Entregables segn Plan de Trabajo Ideal Productos Tabla No.11 Y 12

TEPA4-PR

Realizar reuniones con los jefes de las dependencias de los trmites y el servicio modelados para definir y formalizar roles de las dependencias implicadas en la prestacin del servicio, asignar las tareas identificadas a las personas que deben ejecutarlas y establecer las necesidades de recursos.

1. Listado de asistencia 2. Acta de reunin

Actas de reunin

Entidades territoriales que realizan los ajustes en la estructura organizativa para la implantacin de trmites y servicios por medios electrnicos.

TEPA5-CO

Acta de reunin e Entidades territoriales que Realizar los ajustes normativos 1. Acto adminstrativo ajustado 2. Publicacin del acto ajustado identificacin. cuentan con el marco jurdico requeridos para prestar los en el sitio Web. Reporte resultados de los para la provisin de los trmites y el servicio por medios 3. Acta de reunin ajustes trmites y servicios electrnicos. electrnicos.

Modelo General Fase Transaccin

Ficha

Tema

Entregables segn Caja de Herramientas

Entregables segn Plan de Trabajo Ideal

Productos Tabla No.11 Y 12

TEPA6-CA

Implementacin de tres trmites Capacitar en el uso de la 1. Presentaciones Presentaciones, Listado de (t) y un servicio (s) en las herramienta tecnolgica a los 2. Listado de asistencia asistencia, Manual tcnico entidades territoriales a travs de funcionarios responsables de los 3.Manual tcnico del trmite y del trmite y servicio la herramienta de Gobierno en trmites y el encargado del rea de servicio automatizado automatizado lnea sistemas.

TEPA7-CO

Definir estndares de calidad para Documento estndares de la prestacin de los trmites y calidad para trmites y servicios servicios intervenidos, para el medio presencial y electrnico.

Estndares de calidad

Modelo General Fase Transaccin


Ficha Tema Entregables segn Caja de Herramientas Entregables segn Plan de Trabajo Ideal Productos Tabla No.11 Y 12

TEPA8-CO

Documentar las prcticas y experiencias generadas a partir de la implementacin de la Fase de Transaccin de Gobierno en lnea

Documento de prcticas y experiencias generadas.

Entidades que documentan, difunden y socializan las prcticas y experiencias del desarrollo e implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea en el nivel territorial

Elaborar e implementar el plan de comunicaciones interna y externa, que permita informar y sensibilizar TEPA9-COPR la comunidad, funcionarios y grupos de inters sobre las herramientas y trmites/servicios habilitados por medios electrnicos.

Documento Plan de comunicaciones ajustado.

Modelo General Fase Transaccin

Ficha

Tema

Entregables segn Caja de Herramientas

Entregables segn Plan de Trabajo Ideal

Productos Tabla No.11 Y 12

TEPA10-CA

Realizacin del taller con usuarios potenciales de los trmites y el servicio implementados.

1. Presentaciones 2. Listado de asistencia

Entidades que promocionan los trmites y servicios en lnea dispuestos en los puntos de Presentaciones, Listado de acceso a Internet de naturaleza asistencia pblica y/o privada, para el uso de los mismos por parte de los ciudadanos y las empresas

Modelo General Fase Transaccin


Entregables segn Caja de Herramientas Entregables segn Plan de Trabajo Ideal

Ficha

Tema

Productos Tabla No.11 Y 12

TSD2-CO

1. Reporte de los porcentajes de Monitoreo al cumplimiento de las cumplimiento de la Fases de Gobierno en lnea y implementacin de las fases de seguimiento a la ejecucin del Gobierno en lnea. Modelo Metodolgico General para 2. Reportes de seguimiento las Fases de Informacin e 3. Informes Interaccin. 4. Actas de reunin

Evaluacin de Monitoreo GEL

Entidades territoriales cumpliendo los criterios de la Fase de Transaccin establecidos en el Manual de Gobierno en lnea.

TSD1-CO

Acompaamiento virtual.

1. Reporte aula virtual Material de capacitados Entidades que utilizan la asistencia acompaamiento publicado 2. Material de acompaamiento virtual en la herramienta publicado en la herramienta

Modelo Avanzado reas Metropolitanas


Entregables segn Caja de Herramientas Entregables segn Plan de Trabajo Ideal

Ficha

Tema

Productos Tabla No.13

AMPSD1-CO

Taller de presentacin de resultados de los diagnsticos sectoriales del rea metropolitana

1. Presentaciones evento 2. Carta invitacin 3. Acta de reunin 4. Listado de asistencia

Presentaciones, Lista de asistencia

Autoridades locales informadas y comprometidas con el desarrollo de la Estrategia de Gobierno en lnea en los municipios que conforman el rea metropolitana

AMPSD2-ES

Reunin con los alcaldes, lideres GEL y secretarios de despacho de los municipios miembros de las reas metropolitanas para presentar el desarrollo del modelo avanzado.

1. Presentaciones 2. Listado asistencia 3. Acta de reunin

Acta de reunin, listado de asistencia

Funcionarios de cada entidad avanzada y vinculada, sensibilizados y capacitados sobre el funcionamiento y la importancia de la Estrategia de Gobierno en lnea.

Modelo Avanzado reas Metropolitanas

Ficha

Tema

Entregables segn Caja de Entregables segn Plan de Trabajo Ideal Herramientas

Productos Tabla No.13

AMPSD3-PR

Realizacin del diagnstico sectorial en las entidades que conforman las reas metropolitanas y de los Departamentos.

Documento del diagnstico sectorial.

Diagnsticos sectoriales de Gobierno en lnea de las entidades ncleo y las entidades vinculadas.

AMADPA1-ES

Taller de presentacin de resultados de los diagnsticos sectoriales del rea Metropolitana

1. Presentaciones 2. Listado asistencia 3. Acta de reunin 4. Informe del diagnstico sectoriales del rea Metropolitana

Identificacin de los trmites y servicios automatizables en el rea metropolitana, listado, presentaciones

Modelo Avanzado reas Metropolitanas


Ficha Tema Entregables segn Caja de Herramientas Entregables segn Plan de Trabajo Ideal Productos Tabla No.13

1. Matriz de identificacin y clasificacin de los Identificacin de los requerimientos Plan de trabajo para requerimientos institucionales, de 2. Plan de trabajo de implementacin de trmites AMADPA2-PR informacin y tecnolgicos cumplimiento de los y servicios necesarios para implementar requerimientos institucionales, trmites o servicios en lnea. de informacin y tecnolgicos identificados

Taller de formulacin del Plan de AMADPA3-ES Accin de Gobierno en lnea para el rea metropolitana.

1. Plan de accin y acto administrativo si aplica 2.Publicacin del plan de accin en el sitio Web y publicacin del acto administrativo si aplica .

Planes de accin formulados y validados, elaborados en conjunto por las entidades ncleo y las entidades vinculadas, incluyendo actividades regionales, locales y metropolitanas

Modelo Avanzado reas Metropolitanas


Entregables segn Caja de Herramientas Entregables segn Plan de Trabajo Ideal

Ficha

Tema

Productos Tabla No.13

AMEPA1-CO

1. Acto administrativo designacin funcionario responsable de liderar la Designar el funcionario responsable implementacin del trmite o de liderar la implementacin del servicio automatizado. trmite o servicio automatizado en 2. Publicacin del acto cada entidad administrativo de designacin en el sitio Web.

Acto administrativo de designacin

AMEPA2-CO

1. Reporte del reconocimiento de Adelantar las acciones necesarias los requerimientos para cumplir con los requerimientos institucionales, de informacin y Informe de cumplimiento de identificados para la implementacin tecnolgicos identificados y que los requerimientos del trmite o servicio automatizado hayan sido cumplidos

Modelo Avanzado reas Metropolitanas


Entregables segn Caja de Herramientas Entregables segn Plan de Trabajo Ideal

Ficha

Tema

Productos Tabla No.13

AMEPA3-CA

Capacitacin sobre el trmite o servicio automatizado seleccionado 1. Presentaciones Presentaciones, Listado de para replicar en el rea 2. Listado de asistencia asistencia, Manual tcnico 3. Manual tcnico del trmite y metropolitana, dirigida a los del trmite y servicio servicio automatizado funcionarios responsables de la automatizado entidad avanzada.

Usuarios que representen organizaciones sociales, empresas o la ciudadana capacitados para utilizar los servicios de informacin disponibles en lnea.

Capacitacin sobre el trmite o servicio automatizado seleccionado para replicar en el rea metropolitana, dirigida a los AMEPA4-COCA funcionarios responsables de la entidad avanzada y de cada Entidad Ncleo.

1. Presentaciones 2. Listado de asistencia

Listado de asistencia, presentaciones

Usuarios que representen organizaciones sociales, empresas o la ciudadana capacitados para utilizar los servicios de informacin disponibles en lnea.

Modelo Avanzado reas Metropolitanas

Ficha

Tema

Entregables segn Caja de Entregables segn Plan de Trabajo Ideal Herramientas

Productos Tabla No.13

AMEPA5-CO

Revisar y ajustar el marco jurdico 1. Acto administrativo que habilita la provisin de servicios 2.Publicacin del Acto de informacin, en cada rea administrativo en el sitio Web. metropolitana.

Acta de reunion de identificacin. Reporte resultados de los ajustes

AMEPA6-CO

Eventos de intercambio de experiencias.

1. Presentaciones 2. Lista de asistencia 3. Acta de reunin 4. Documento de prcticas y experiencias generadas.

Listado de asistencia

Modelo Avanzado reas Metropolitanas

Ficha

Tema

Entregables segn Caja de Entregables segn Plan de Trabajo Ideal Herramientas

Productos Tabla No.13

AMSD2-COES

1. Reporte de los porcentajes de Monitoreo al cumplimiento de las cumplimiento de la Fases de Gobierno en lnea y implementacin de las Fases de seguimiento a la ejecucin del Gobierno en lnea. Modelo Metodolgico General para 2. Reportes de seguimiento las Fases de Informacin e 3. Informes consolidado Interaccin. 4. Actas de reunin

matriz de segumiento de visitas, acta

AMSD1-CO

Acompaamiento virtual.

1. Reporte aula virtual capacitados 2. Material de acompaamiento publicado en la herramienta

Modelo Avanzado Gobernaciones


Ficha Tema Entregables segn Caja de Herramientas Entregables segn Plan de Trabajo Ideal Productos Tabla No.14

GBPSD1-CO

Evento de lanzamiento del Modelo Avanzado con la participacin del Programa Gobierno en lnea y las Gobernaciones.

1. Presentaciones evento 2. Carta invitacin 3. Acta de reunin 4. Listado de asistencia

Presentaciones evento, carta invitacin

Autoridades departamentales informadas y comprometidas con el desarrollo de la Estrategia de Gobierno en lnea. Funcionarios de las entidades departamentales sensibilizados y capacitados sobre el funcionamiento y la importancia de la Estrategia de Gobierno en lnea.

Realizar un taller de Trabajo en GBPSD2-COES Equipo con Comit GEL y aliados estratgicos.

1. Presentaciones 2. Listado de asistencia 3. Acta de reunin 1. Acto administrativo de conformacion del equipo de asistencia tecnica 2. Publicacin del acto en el sitio Web.

Listado de asistencia

Comits GEL departamentales creados y operando

GBPSD3-PR

Conformacin de los Equipos de Asistencia Tcnica

URL de publicacin

Miembros del Equipo de Asistencia Tcnica capacitados en la optimizacin y modelamiento de trmites y servicios

Modelo Avanzado Gobernaciones

Ficha

Tema

Entregables segn Caja de Entregables segn Plan de Trabajo Ideal Herramientas

Productos Tabla No.14

GBPSD4- PR

Realizacin del diagnstico sectorial en los Departamentos, incluyendo la Gobernacin y las Entidades descentralizadas.

1. Documento de diagnstico sectorial del avance de la Estrategia de Gobierno en lnea.

GBPSD5-PR

Taller de capacitacin a las Contraloras Territoriales.

1. Presentaciones 2. Listado de asistencia 3. Acta de reunin 4. Instrumento Auditora Manual 2010

Presentacin, Listado de asistencia

Modelo de auditora sobre Gobierno en lnea implementando en las Contraloras Territoriales.

Modelo Avanzado Gobernaciones


Entregables segn Caja de Herramientas Entregables segn Plan de Trabajo Ideal

Ficha

Tema

Productos Tabla No.14

GBADPA1-CO

Anlisis del avance de la Estrategia de Gobierno en lnea en el nivel central y descentralizado

1. Presentaciones 2. Listado de asistencia 3. Acta de reunin 4. Documento e Informe de resultados del diagnostico sectorial.

Encuentros entre las gobernaciones para identificar mejores prcticas y definir planes de trabajo conjunto que favorezcan la rplica de experiencias en las regiones.

Taller de presentacin de resultados de los diagnsticos GBADPA2-COES sectoriales de las reas metropolitanas que existan en el departamento.

1. Presentaciones 2. Listado de asistencia 3. Acta de reunin 4.Documento e informe del diagnstico sectorial

Listado de asistencia, presentacin, acta

Modelo Avanzado Gobernaciones

Ficha

Tema

Entregables segn Caja de Herramientas

Entregables segn Plan de Trabajo Ideal

Productos Tabla No.14

Taller de presentacin de resultados de los diagnsticos de Gobierno en GBADPA3-ES lnea realizados en los Entes Territoriales del departamento.

1. Presentaciones 2. Listado de asistencia 3. Acta de reunin

Listado de asistencia, presentacin, acta

1. Documento de Estrategia Miembros del Equipo de Diseo de la Estrategia Asistencia Tcnica Actas de asistencia tcnica, Asistencia Tcnica capacitados en GBADPA4-CO Tcnica a los Entes Territoriales del 2. Actas de Asistencia Tcnica, la optimizacin y modelamiento de cuando apliquen Departamento. cuando apliquen trmites y servicios 3. Listado de asistencia

Modelo Avanzado Gobernaciones


Entregables segn Caja de Herramientas Entregables segn Plan de Trabajo Ideal

Ficha

Tema

Productos Tabla No.14

1. Presentaciones Modelo de auditora sobre 2. Plan de accin Gobernaciones Gobierno en lnea implementando y Acto Administrativo si aplica en las Contraloras Territoriales. Taller de formulacin del plan de URL y acto administrativo si Planes de accin formulados y GBADPA5-COES accin de Gobierno en lnea con las 3. Publicacin del plan de accin aplica Gobernaciones en el sitio Web y validados, elaborados en conjunto Gobernaciones. Acto Administrativo si aplica con por las gobernaciones y las publicacin en el sitio entidades descentralizadas.

GBEPA1-ES

Seguimiento a la ejecucin del Plan de Accin adelantado por el Departamento.

1. Actas de reunin 2. Reporte de seguimiento

Actas de reunin

Planes de accin formulados y validados, elaborados en conjunto por las gobernaciones y las entidades descentralizadas.

Modelo Avanzado Gobernaciones


Ficha Tema Entregables segn Caja de Herramientas Entregables segn Plan de Trabajo Ideal Productos Tabla No.14

GBEPA2-ES

1. Presentaciones 2. Actas de reunin Miembros del Equipo de 3. Listado de asistencia Asesora y acompaamiento a la Asistencia Tcnica capacitados 3.Plan de accin ajustado (Si Actas de reunin y Listado ejecucin de un evento de en la optimizacin y aplica) de asistencia Asistencia Tcnica por parte de la modelamiento de trmites y 4. Publicacin del plan de Gobernacin. servicios accin ajustado (Si aplica) en el sitio Web

Taller de capacitacin sobre la GBEPA3-COPR optimizacin y el modelamiento de trmites y servicios

1. Presentaciones 2.Listado de asistencia

Miembros del Equipo de Asistencia Tcnica capacitados en la optimizacin y modelamiento de trmites y servicios Usuarios que Presentaciones, Listado de representen organizaciones asistencia sociales, empresas o la ciudadana capacitados para utilizar los servicios de informacin disponibles en lnea en el departamento

Modelo Avanzado Gobernaciones


Entregables segn Caja de Entregables segn Plan de Trabajo Ideal Herramientas

Ficha

Tema

Productos Tabla No.14

GBSD2-CO

1. Reporte de los porcentajes de Monitoreo al cumplimiento de las cumplimiento de la Fases de Gobierno en lnea y implementacin de las fases de seguimiento a la ejecucin del Gobierno en lnea. Modelo Metodolgico General para 2. Reportes de seguimiento las Fases de Informacin e 3. Informes de seguimiento Interaccin. 4. Actas de reunin

Actas de reunin

GBSD1-COES

Acompaamiento virtual.

1. Reporte aula virtual capacitados 2. Material de acompaamiento publicado en la herramienta

Gracias!