MANUAL

OPERATIVO
-PAEF-
Julio 2020

27 JULIO

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO

UNIDAD DE REGULACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE PENSIONES Y PARAFISCALES

1
Introducción
En el marco de la Emergencia Económica, Social y Ecológica declarada mediante el Decreto
637 del 6 de mayo de 2020 con el fin de conjurar los efectos económicos y sociales que ha
generado la grave calamidad pública que afecta al país por la pandemia del nuevo
coronavirus COVID 19, se expidió el Decreto Legislativo 639 de 2020 (modificado por el
Decreto Legislativo 677 del 19 de mayo de 2020 y el Decreto Legislativo 815 del 4 de junio de
2020) a través del cual se crea el Programa de Apoyo al Empleo Formal (en adelante referido
indistintamente como PAEF o “el Programa”).

El PAEF es un programa social del Estado que otorgará, con cargo a los recursos del Fondo
de Mitigación de Emergencias (en adelante FOME), a los beneficiarios del mismo, un aporte
monetario mensual de naturaleza estatal, y hasta por cuatro veces, con el objeto de apoyar y
proteger el empleo formal del país, para que con él se reconozca el pago de los salarios a los
trabajadores.

El parágrafo 2 del artículo 4 del Decreto Legislativo 639 de 2020, modificado por el artículo 3
del Decreto Legislativo 677 del 19 de mayo de 2020, asigna al Ministerio de Hacienda y
Crédito Público (en adelante MHCP) la definición del proceso y las condiciones a las que
deberán sujetarse las entidades financieras involucradas, la Unidad Administrativa Especial
de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (en adelante
UGPP), y en general todos los actores que participen en el Programa.

En desarrollo de lo dispuesto por los referidos Decretos Legislativos, el MHCP profirió la

Resolución 1129 del 20 de mayo de 2020 “Por medio de la cual se define la metodología de
cálculo de la disminución en ingresos de los beneficiarios del Programa de Apoyo al Empleo
Formal -PAEF, los plazos de postulación, los mecanismos de dispersión, y se dictan otras
disposiciones”. En particular, en el artículo 11 de la mencionada Resolución estableció que el
MHCP podrá elaborar y publicar un Manual Operativo con carácter vinculante en el que se
establezca el detalle operativo del mecanismo de transferencia y la certificación, restitución y
devolución de recursos.

2
La Resolución 1242 del 11 de junio de 2020 adiciona un parágrafo al artículo 11 Resolución
1129 del 20 de mayo de 2020 donde se establece que “El Ministerio de Hacienda y Crédito
Público podrá expedir un Manual Operativo, con carácter vinculante, en el que se establezca
el detalle y se contemple el procedimiento que se deberá adelantar para atender ajustes
relacionados con posibles fallas en la operatividad de los mecanismos de captura e
intercambio de información y conformación de bases de datos para la verificación condiciones
de los potenciales beneficiarios, así como los casos descritos en el numeral 1 del artículo 5-1
de la Resolución 1129 de 2020 adicionado por el artículo 6 de la presente Resolución, para
los meses siguientes de operación del programa PAEF”.

Asimismo, la Resolución 1242 de 11 de junio de 2020 adiciona el articulo 5-1 de la Resolución

1129 de 2020, donde se establece un proceso y un calendario para el trámite y pago de
postulaciones no procesadas o rechazadas por la UGPP a causa de errores operativos
involuntarios, atribuibles exclusivamente a las entidades financieras. En el marco de esta
disposición, durante las postulaciones del mes de junio se presentaron errores operativos en
algunas entidades financieras, por lo cual se hace necesario la modificación del Manual
Operativo para poder atender estos casos, y evitar las afectaciones a los beneficiarios del
programa.

Finalmente, la UGPP radicó al MHCP dos comunicaciones1 solicitando la ampliación de plazo

de validación y comunicación a las entidades financieras de los postulantes que cumplen con
los requisitos para ser beneficiarios del Programa como consecuencia a fallas asociadas al
cargue y procesamiento de la información. Por lo tanto, en virtud de lo dispuesto por la
normatividad, se modificaron las fechas dispuestas para la validación de información,
afectando también la programación dispuesta para las postulaciones del mes de julio.

En consideración a lo señalado anteriormente y con fundamento en las competencias

asignadas por las citadas normas, el MHCP expide el presente Manual Operativo.

1
Radicado 2020160001849221 del 25 de junio de 2020 y 2020160002003521 del 7 de julio de 2020.
3
Manual Operativo
Programa de Apoyo al Empleo Formal -
PAEF-
El objetivo de este Manual Operativo es proporcionar a las entidades financieras
involucradas, la UGPP, y en general todos los actores que participen en el Programa una
descripción operativa de la transferencia y certificación, restitución y devolución de recursos.
Ahora bien, los pormenores mencionados en este documento hacen parte complementaria de
lo establecido por el MHCP en la Resolución 1129 del 20 de mayo de 2020 y las resoluciones
que la modifican.

1. Recepción de las postulaciones por parte de las entidades financieras

Los interesados en acceder al PAEF deberán acercarse a la entidad financiera de su
preferencia, en las siguientes fechas y diligenciar y entregar los siguientes formatos y
documentos:

Cronograma de recepción de postulaciones en las entidades financieras

 Mayo: del 22 al 29 de mayo.
 Junio: del 12 al 19 de junio.
 Julio: del 13 al 21 de julio.
 Agosto: del 6 al 20 de agosto.

Documentos requeridos para cada desembolso

1. Formulario de postulación estandarizado (definido por la UGPP y disponible para
diligenciamiento en las Entidades Financieras).
2. Certificación firmada por la Persona Natural Empleadora o Representante Legal y
Revisor Fiscal/Contador (si aplica), indicando (esta información quedó incorporada
en formulario que para el efecto se dispuso la UGPP y se expone a manera
informativa):
- Caída de al menos el 20% de sus ingresos, demostrando explícitamente cuál de
las dos opciones es la aplicable:
o Opción 1. Mes inmediatamente anterior al de la postulación en comparación
con el mismo mes del año anterior (ej: abril 2019 vs abril 2020).

4
 o Opción 2. Promedio de ingresos de enero y febrero de 2020 en comparación
con el mes previo a la solicitud.
- Que los empleados recibieron el salario correspondiente al mes anterior o que,
con el aporte estatal, este se pagará dentro de los 5 días hábiles siguientes a la
recepción. Esta última opción solo aplica para el mes de mayo de 2020, por
tratarse del primer mes de implementación del Programa.
- Copia RUT. Esales, Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana, consorcios
y uniones temporales deben anexarlo.

Postulantes con crédito de nómina con garantía del Fondo Nacional de Garantías deben
postularse en la misma entidad financiera con la cual tienen dicho producto.

2. Envío de la información consolidada de los postulantes, por parte de las

entidades financieras a la UGGP
Las entidades financieras deberán remitir a la UGPP la información de los postulantes con
base en las directrices impartidas por la UGPP mediante circular externa 002 de 2020, en las
siguientes fechas y deberán realizar las siguientes verificaciones:

Cronograma de envío
 Mayo: desde el 24 de mayo al 2 de junio.
 Junio: desde el 16 al 23 de junio.
 Julio: desde el 17 al 24 de julio.
 Agosto: desde el 18 al 25 de agosto.
Verificaciones que deberán realizar las entidades financieras
1. La calidad e identificación de la persona natural o representante legal quien
suscribe la postulación. Para ello, las entidades financieras podrán consultar el
Registro Único Empresarial y Social – RUES.
2. La completitud de la siguiente información que se encuentra en el formulario que
para el efecto dispuso la UGPP:
a. Registro mercantil. Esta inscripción deberá haber sido realizada por lo
menos en el año 2019. En caso de ser una persona natural la inscripción en
el registro mercantil debe haber sido realizada antes del 1º de enero de
2020.

5
 b. En caso de ser una persona jurídica, que la misma haya sido constituida
antes del 1º de enero de 2020.
c. Diligenciamiento del número de la planilla o planillas PILA a través de las
cuales se pagó la seguridad social de los empleados que serán
contabilizados para el aporte estatal.

3. Verificación de la información por parte de la UGPP

La UGPP deberá realizar las siguientes verificaciones de la información de los solicitantes y

remitir a las entidades financieras el resultado de estas en las siguientes fechas:

Cronograma de comunicación de verificación de información remitida por las

entidades financieras
 Mayo: del 28 mayo al 7 de junio.
 Junio: desde el 2 al 8 de julio.
 Julio: desde el 25 de julio al 3 de agosto.
 Agosto: desde el 26 al 30 de agosto.
Documentos verificados por la UGPP
1. Registro mercantil. Esta inscripción deberá haber sido realizada lo menos en el año
2019. En caso de ser una persona natural la inscripción en el registro mercantil
debe haber sido realizada antes del 1º de enero de 2020. La renovación del registro
mercantil debe tener como fecha máxima la fecha límite de postulación del
Programa ante las entidades financieras en cada uno de los meses.
2. El RUT, en el caso de las ESALES, la Cruz Roja, consorcios y uniones temporales.
3. Que los postulantes, en el caso de personas naturales con registro mercantil, no
correspondan a Personas Expuestas Políticamente;
4. Que el postulante no se trate de una entidad cuya participación de la Nación y/o sus
entidades descentralizadas es mayor al 50% de su capital.
5. Con la PILA se verificará que los empleados que serán considerados en este
cálculo deberán corresponder, al menos, en un ochenta por ciento (80%) a los
trabajadores reportados en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA)
correspondiente al periodo de cotización del mes de febrero de 2020 a cargo de
dicho beneficiario. Así mismo, que el número total de empleados a ser
considerados, no supera el número de trabajadores reportados en la PILA de
febrero de 2020.

6
 6. En el caso de personas naturales se verificará que el postulante tiene al menos 3
empleados que cumplen los requisitos;
7. En todos los casos, los empleados a ser considerados serán aquellos con un IBC
por lo menos de 1 SMMLV; a los que se les cotizó el mes completo y que el
empleado no se encuentre en licencia no remunerada o con el contrato de trabajo
suspendido.

4. Entidades financieras remiten cuentas de cobro al MHCP

A más tardar el día calendario siguiente de la comunicación de la UGPP que valida la
información de los postulantes, las entidades financieras deberán remitir al MHCP una cuenta
de cobro en la cual señalen el monto de los recursos a transferir a los beneficiarios a través
de dicha entidad financiera. Las entidades financieras podrán remitir múltiples cuentas de
cobro en cada uno de los meses.

Esta cuenta de cobro, firmada por el representante legal de la entidad financiera respectiva,
debe indicar el número de cuenta CUD a la cual debe realizarse el abono y adjuntar el
concepto de conformidad emitido por la UGPP (Anexo 1. Proforma de Cuenta de Cobro del
PAEF).

La remisión de la cuenta de cobro junto con el concepto de conformidad emitido por la UGPP
debe realizarse por correo electrónico a la Dirección General Crédito Público y Tesoro
Nacional (DGCPTN) a Jorge Calderón Subdirector de Operaciones de la Dirección de Crédito
Público y Tesoro Nacional del MHCP (jorge.calderon@minhacienda.gov.co), con copia a
Mónica Pinedo (monica.pinedo@minhacienda.gov.co).

Las entidades financieras podrán designar en la respectiva cuenta de cobro el número de

cuenta de otra entidad financiera con la cual hayan acordado la canalización de los recursos
del Programa. En igual sentido, el envío de la información correspondiente a la UGPP podrá
realizarse a través de una entidad financiera con la que hayan acordado dicha operación2.

El corte de recepción para pago será a las 5 pm de cada día. Los correos electrónicos que
lleguen con posterioridad a esta hora, será serán incluidos en el pago del día siguiente.

2
Art. 5, parágrafo 2, Resolución 1129 de 2020 MHCP. Esto también aplica para cooperativas vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia que si tienen
cuenta CUD pero que igual canalizan por el Banco Coopcentral.
7
5. MHCP consigna recursos en las cuentas CUD de las entidades
financieras
Una vez recibida la cuenta de cobro, la DGCPTN consignará los recursos correspondientes al
aporte estatal debidamente cuantificado por la UGPP en la cuenta del Banco de la República
que la entidad financiera haya indicado. Lo anterior, para que posteriormente las entidades
financieras transfieran el valor de los aportes a los beneficiarios del Programa. La Dirección
General de Crédito Público y Tesoro Nacional remitirá a la UGPP la información asociada a
los giros que se adelanten en el marco del Programa

6. Entidades financieras dispersan recursos a cuentas de los beneficiarios

Las entidades financieras deberán, a más tardar dentro del día hábil siguiente a la recepción
de los recursos de que trata el numeral anterior, transferir a los beneficiarios los recursos
correspondientes al aporte estatal.

7. Entidades financieras envía certificación consolidada a UGPP y MHCP

Las entidades financieras deberán enviar a la UGPP, a través de la plataforma que esta
defina, una certificación suscrita por el Revisor Fiscal donde se acredite, una vez realizada la
dispersión de recursos, el valor efectivamente abonado a cada uno de los beneficiarios del
Programa. Esta certificación deberá enviarse, a través del canal que para tal efecto determinó
la UGPP, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción de los recursos por parte de
las entidades financieras, así mismo, se deberá remitir copia en PDF de la certificación a la
Dirección General Crédito Público y Tesoro Nacional (DGCPTN) a Jorge Calderón
Subdirector de Operaciones (jorge.calderon@minhacienda.gov.co), y
(monica.pinedo@minhacienda.gov.co).

Así mismo, en la certificación se deberán declarar los recursos que no pudieron ser
efectivamente dispersados a los beneficiarios, los cuales deberán ser devueltos por las
entidades financieras dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en que la
DGCPTN haya consignado el valor de la cuenta de cobro en la cuenta del Banco de la
República indicada por la entidad financiera. Esta información deberá estar discriminada por
beneficiario e incluir la razón por la cual no pudieron ser dispersados los recursos (Anexo 2).

La cuenta determinada por la DGCPTN para las devoluciones es la siguiente:

ENTIDAD FINANCIERA: BANCO DE LA REPÚBLICA
8
NÚMERO DE CUENTA: 61020015
DENOMINACIÓN: DTN – DEVOLUCION PROGRAMA APOYO EMPLEO FORMAL PAEF
CÓDIGO DE PORTAFOLIO: CERO ó DEFAULT
La consignación de los recursos a las cuentas que esta Dirección posee en el Banco de la
República se debe realizar a través del Sistema SEBRA CUD que ofrece este Banco. Para la
transferencia de fondos deben utilizar el Código de Operación 137, de forma tal que la
operación quede exenta del Gravamen a los Movimientos Financieros, de acuerdo con el
artículo 879 numeral 3 del Estatuto Tributario. En el campo observaciones incluir “devolución
recursos PAEF”.

8. Entidades financieras reintegran a MHCP recursos restituidos

El aporte estatal deberá ser restituido por el beneficiario cuando se cumpla algunas de las
condiciones descritas en el Decreto Legislativo 639 de 2020, modificado por del Decreto 677
de 2020 y el Decreto 815 de 2020. Las entidades financieras deberán indicar claramente el
procedimiento que deben seguir los beneficiarios para restituir los recursos, en caso de que
aplique. En cualquier caso, las entidades financieras deberán disponer de al menos un medio
no presencial en la cual se reciban las restituciones de los recursos.

Las entidades financieras que reciban recursos por concepto de restitución deberán reintegrar
dichas sumas dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reintegro por
parte de los beneficiarios, a la siguiente cuenta determinada por la DGCPTN para el efecto:

ENTIDAD FINANCIERA: BANCO DE LA REPÚBLICA

NÚMERO DE CUENTA: 61020015
DENOMINACIÓN: DTN – DEVOLUCION PROGRAMA APOYO EMPLEO FORMAL PAEF
CÓDIGO DE PORTAFOLIO: CERO ó DEFAULT
La consignación de los recursos a las cuentas que esta Dirección posee en el Banco de la
República se debe realizar a través del Sistema SEBRA CUD que ofrece este Banco. Para la
transferencia de fondos deben utilizar el Código de Operación 137, de forma tal que la
operación quede exenta del Gravamen a los Movimientos Financieros, de acuerdo con el
artículo 879 numeral 3 del Estatuto Tributario. En el campo observaciones incluir “devolución
recursos PAEF”.

Una vez recibidos los recursos restituidos, la entidad financiera deberá certificar la recepción
y devolución de los mismos. Dicha certificación podrá ser un documento virtual, en el que
9
debe especificar el monto recibido y el beneficiario que restituyó los recursos. Esta
certificación deberá ser enviada a la UGPP a través del procedimiento y mecanismo que esta
determine, para la respectiva validación durante el periodo fiscalización. Así mismo, deberán
remitir la certificación firmada por el representante legal de la entidad financiera, donde se
especifique el monto y el beneficiario objeto de restitución, al Ministerio de Hacienda y Crédito
Público a través de correo electrónico a la Dirección General Crédito Público y Tesoro
Nacional (DGCPTN) a Jorge Calderón Subdirector de Operaciones
(jorge.calderon@minhacienda.gov.co) y (monica.pinedo@minhacienda.gov.co) adjuntando en
en excel el siguiente formato:

FORMATO DE RESTITUCIÓN MHCP

Entidad Financiera:

Razón Resolución de giro

Fecha restitución NIT/CC Valor restitución
Social asociada

TOTAL $
La presente información hace parte integral del oficio remitido para el reporte de las restituciones
realizadas durante el perido descrito.

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 Anexo 1. Proforma Cuenta de cobro del PAEF

Bogotá ____ de ____ de 2020.

Señores:
Ministerio de Hacienda y Crédito Público

De acuerdo con el concepto emitido por la UGPP, adjunto a esta cuenta de cobro,
correspondiente a los beneficiarios del aporte estatal del Programa de Apoyo al Empleo
Formal- PAEF, establecido por el Decreto Legislativo 639 del 8 de mayo de 2020 (modificado
por el Decreto Legislativo 677 del 19 de mayo de 2020 y el Decreto Legislativo 815 del 4 de
junio de 2020), el Ministerio de Hacienda y Crédito Público deberá girar a la Entidad
Financiera___________________ Nit _____________ un total de __________ pesos ($
).

La cuenta del Banco de la República a la cual deberán ser transferidos los recursos es:
_________________________________.

Cordialmente

__________________
Representante Legal
Entidad Financiera __________________

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Anexo 2. Proforma Certificación del Revisor Fiscal – Programa de Apoyo al
Empleo Formal – PAEF

Atendiendo lo dispuesto en el Decreto 639 de 2020, modificado por el Decreto 677 de 2020,
el Decreto 815 de 2020, y el artículo 7 de la Resolución 1129 de 2020, ____ (espacio para el
nombre del RF), identificado con cédula de ciudadanía ____ (espacio para cc del RF) y tarjeta
profesional _______, actuando en mi calidad de revisor fiscal de la sociedad ___________
(espacio para razón social de la entidad financiera), certifico que el valor total abonado a los
beneficiarios del Programa de Apoyo al Empleo Formal corresponde a la suma de $________
correspondientes a _____ (espacio para número de beneficiarios del programa a los cuales
fue posible realizarles la transferencia) beneficiarios.

Así mismo, certifico que en el proceso de dispersión de las transferencias del Programa de
Apoyo al Empleo Formal se presentaron _____ (espacio para número de rechazos) rechazos
a las transferencias de las cuentas de los beneficiarios, discriminados en las siguientes
causales:

_________

En consecuencia, procederemos a hacer la devolución de $______ (espacio para el monto de

la devolución) a la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional por concepto del
monto de las transferencias no exitosas a los beneficiarios del Programa de Apoyo al Empleo
Formal.

Firma
Revisor fiscal

12
Anexo 3. Subsanación errores operativos Entidades Financieras -
Postulaciones Junio PAEF
El objetivo de este anexo es proporcionar a las entidades financieras involucradas, y a la
UGPP, una descripción operativa de la transferencia y certificación, restitución y devolución
de recursos del programa PAEF para las postulaciones del mes de junio del PAEF cuyo
proceso no fue iniciado o rechazado por la UGPP a causa de errores involuntarios atribuibles
a las Entidades Financieras. Se deberá surtir el siguiente proceso y calendario:

1. Envío de la información por parte de las entidades financieras a la UGGP

A más tardar el 13 de julio

Las Entidades Financieras deberán remitir a la UGPP el listado de los postulantes, que pese
a haber cumplido con la totalidad de los requisitos de participación en el PAEF, no pudieron
continuar con el proceso del programa, diferenciando por las siguientes causales:
a) Postulantes cuyo formulario por errores operativos involuntarios atribuibles a las
entidades financieras no fueron remitidos para validación a la UGPP y de esta
forma continuar con su participación en el programa
b) Postulantes que fueron rechazados en el proceso de validación de la UGPP por
presentarse errores involuntarios de digitalización atribuibles a las Entidades
Financieras.
c) Postulantes que pese a haber sido validados y habilitados por la UGPP, no fueron
incluidos de manera involuntaria en la cuenta de cobro remitida al Ministerio de
Hacienda y Crédito Públicos para acceder al apoyo.
Para el caso descrito en el literal c) del presente numeral, no se requerirá realizar
nuevamente el proceso de validación de la UGPP, sólo se deberá remitir al Ministerio y
Crédito Público la cuenta de cobro, adjuntando los soportes remitidos por la UGPP en la
validación inicial y cumplir con los procedimientos definidos.

2. Verificación de la información por parte de la UGPP

Del 14 al 16 de julio

La UGPP habilitará el canal de radicación de solicitudes del Programa de Apoyo al Empleo

Formal – PAEF de manera exclusiva para atender los casos descritos en los literales a) y b)
del apartado anterior y validará los registros.

13
3. Entidades financieras remiten cuentas de cobro al MHCP
A más tardar el 17 de julio

Las entidades financieras deberán remitir al Ministerio de Hacienda y Crédito Publico una
cuenta de cobro en la cual señalen el monto de los recursos a transferir a los beneficiarios a
través de dicha entidad financiera. Esta cuenta de cobro, firmada por el representante legal
de la entidad financiera respectiva, debe indicar el número de cuenta CUD a la cual debe
realizarse el abono y adjuntar el concepto de conformidad emitido por la UGPP a los correos
establecidos para el efecto en el Manual Operativo del PAEF. Así mismo, la cuenta de cobro
deberá detallar el número de postulaciones y el valor total discriminado por cada una de las
causales descritas en los literal a), b) y c) del primer apartado de este manual.

4. MHCP consigna recursos en las cuentas CUD de las entidades financieras

Una vez recibida la cuenta de cobro, a más tardar un día hábil siguiente, la Dirección General
de Crédito Público y Tesoro Nacional consignará los recursos correspondientes al aporte
estatal debidamente cuantificado por la UGPP en la cuenta del Banco de la República que la
entidad financiera haya indicado.

5. Entidades financieras dispersan recursos a cuentas de los beneficiarios

Las entidades financieras deberán, a más tardar dentro del día hábil siguiente a la recepción
de los recursos de que trata el numeral anterior, transferir a los beneficiarios los recursos
correspondientes al aporte estatal.

6. Entidades financieras envía certificación consolidada a UGPP y MHCP

Las entidades financieras deberán enviar a la UGPP y al Ministerio de Hacienda y Crédito

Público una certificación suscrita por el Revisor Fiscal donde se acredite, una vez realizada la
dispersión de recursos, el valor efectivamente abonado a cada uno de los beneficiarios del
Programa. Esta certificación deberá enviarse, a través del canal que para tal efecto determinó
la UGPP, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción de los recursos por parte de
las entidades financieras y con copia a la Dirección General Crédito Público y Tesoro
Nacional.
14
Esta certificación deberá además incluir expresamente que los beneficiarios a los cuales les
fue asignado el aporte corresponden a postulantes que cumplieron con la totalidad de los
requisitos y en los plazos establecidos en la normatividad del PAEF, y que por los errores
involuntarios descritos en el numeral 1 del presente artículo, no habían podido acceder al
apoyo.

15