Manual Instructivo – Seguimiento Matrícula Online 2023

Usuario Perfil Matrícula Online

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Tabla de contenidos

1. Ingreso a la página de Alexia 3

2. Seguimiento proceso de Matrícula Online 4

3. Actualizar ficha familiar ¡¡IMPORTANTE!! 11

4. Contactos de ayuda 18

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 INGRESO A LA PÁGINA DE ALEXIA

PASO 1: Debemos escribir en la barra de direcciones la página web de acceso al sistema de su

Colegio, para posteriormente hacer clic en el botón ENTRAR CON GOOGLE.

PASO 2: Aquí usted debe ingresar su correo corporativo y su contraseña, para posteriormente
entrar a la vista principal de Alexia.

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 SEGUIMIENTO PROCESO DE MATRÍCULA ONLINE

Esta funcionalidad permite a usted con el perfil Matrícula Online, o cualquier usuario que tenga
habilitado este permiso, realizar seguimiento al registro de matrícula online de los apoderados.

PASO 1: Ingresar al menú principal, desde el botón ubicado en la esquina superior izquierda. Una
vez desplegado el menú, navegar hacia el módulo “Filiación” y finalmente a la opción “Matrícula
Online”.

PASO 2: En la siguiente página podemos realizar seguimiento al estado de registro de matrícula

online que es realizada por los apoderados. A continuación se detalla la composición del cuadro
informativo, para mayor claridad en su lectura y comprensión:

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SECCIÓN PROCESO

Columna Fecha inicio: Permite visualizar la fecha en la cual se inició el proceso de matrícula
online para determinado alumno(a).
Columna Fecha fin: Permite visualizar la fecha de término del proceso de matrícula online para
determinado alumno(a). Si este campo se encuentra vacío es posible que el apoderado no haya
finalizado el proceso.
Columna Estado: Muestra el estado de “Completo” si el proceso ha finalizado, y “Pendiente” si el
apoderado dejó inconcluso dicho proceso.

SECCIÓN ALUMNO

Columna Alumno: Muestra el nombre y RUT del alumno(a) al cual se está matriculando.
Columna Curso: Muestra el curso y el año escolar al cual se está matriculando.
Columna Padre/Apoderado: Muestra el nombre y RUT del apoderado que está efectuando la
matrícula online.

IMPORTANTE: La sección remesa NO se considera en el proceso de seguimiento de matrícula

online.

SECCIÓN ESTADO
En esta sección utilizaremos las siguientes columnas:

Columna Paso activo: Muestra el “paso” en el cual el apoderado dejó inconcluso el proceso de
matrícula online, si este campo se encuentra vacío se debe a que el apoderado finalizó el proceso.
Columna Regl. Inte.: Se presenta un check gris oscuro si el apoderado acepta el Reglamento
Interno, y un check blanco vacío si no ha aceptado.
Columna Uso Fotos: Se presenta un check gris oscuro si el apoderado acepta el uso de imagen
de su hijo(a), y un check blanco vacío si no ha aceptado.
Columna Datos sal: Se presenta un check gris oscuro si el apoderado informa datos de salud del
hijo(a), y un check blanco vacío si no ha informado.

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PASO 3: Puede realizar diferentes acciones con los procesos de matrículas online que se
visualizan en la tabla. Las acciones son las siguientes:

REINICIAR PROCESO
Seleccionar SOLO procesos de matrícula online con estado PENDIENTE para que el apoderado
pueda iniciar desde un principio, con la información ya registrada con anterioridad, el registro de
matrícula SOLO si es necesario o el apoderado lo solicita.

ASIGNAR PROCESO A OTRO APODERADO

Seleccionar SOLO procesos de matrícula online con estado PENDIENTE para cambiar el
apoderado que realiza el proceso de matrícula, así el siguiente apoderado continuará dicho
proceso en el “paso” que quedó el anterior.

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ELIMINAR PROCESO (ICONO TARRO DE BASURA CON UNA “X”)
Seleccionar SOLO procesos de matrícula online con estado PENDIENTE para que el apoderado
pueda iniciar desde cero el registro de matrícula SOLO si es necesario, utilizando el icono TARRO
DE BASURA CON UNA “X”.

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IMPORTANTE: NO utilizar el icono del TARRO DE BASURA SIN UNA “X” ya que
este elimina el registro de matrícula online SOLO de forma visual, dejando
la matrícula del alumno lista en el siguiente año dificultando el
seguimiento.

ENVÍO DE DOCUMENTACIÓN

IMPORTANTE: El apoderado al finalizar el proceso de Matrícula Online NO

recibirá la documentación de forma automática, a menos que presione el
botón “Descargar” en dicho paso. La opción a continuación se puede utilizar
si el colegio lo amerita.

Seleccionar SOLO procesos de matrícula online con estado COMPLETO para enviar al apoderado
el o los documentos de Contrato y la Carta de derecho de Imagen y Religión, utilizando el botón
“Notificar”.

IMPORTANTE: El o la “Apoderado académico” es quien se presenta en el contrato de

matrícula (documento del Proceso de Matrícula Online), si NO existe, la MADRE será
quien se muestre en el contrato.

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El icono de un correo con un check en la columna “Información” del registro de matrícula online
indica que ya fue notificado, puede reenviar la documentación de este registro.

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DESCARGAR DOCUMENTACIÓN A MI EQUIPO
Seleccionar SOLO procesos de matrícula online con estado COMPLETO para poder descargar la
documentación, Contrato y la Carta de derecho de Imagen y Religión, a nuestro equipo
haciendo clic en el botón “Notificar” opción “.

IMPORTANTE: El o la “Apoderado académico” es quien se presenta en el contrato de

matrícula (documento del Proceso de Matrícula Online), si NO existe, la MADRE será
quien se muestre en el contrato.

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 ACTUALIZAR FICHA FAMILIAR

IMPORTANTE: La ficha familiar de cada alumno(a) tiene que estar

actualizada antes del proceso de matrícula para una correcta ejecución.

Ingresar al menú principal, desde el botón ubicado en la esquina superior izquierda. Una vez
desplegado el menú, navegar hacia el módulo “Filiación” y finalmente a la opción “Familias”.

En la siguiente página, se puede buscar la ficha familiar a actualizar de la siguiente forma:

A. Seleccionar el buscador de familias.

B. En la barra de búsqueda, escribir uno de los apellidos de la familia a buscar.
C. Bajo la barra de búsqueda, seleccionar a la familia resultante (es probable que aparezca
más de una).
D. En el cuadro del listado de familias central se visualizará la familia resultante y
seleccionada de la búsqueda, aquí debe hacer clic sobre los apellidos.

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Dentro de la ficha familiar, en la pestaña “Datos” opción “General”, accede a la Ficha de la
FAMILIA para ser actualizada.

IMPORTANTE: Al finalizar la actualización de información SIEMPRE hacer clic en el botón

“Grabar” para NO perder los cambios efectuados.

En la pestaña “Datos” opción “Dirección”, accede a la información del domicilio de la familia

para ser actualizada.

IMPORTANTE: Al finalizar la actualización de información SIEMPRE debe hacer clic en el

botón “Grabar” para NO perder los cambios efectuados.

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En la pestaña “Alumnos” tiene acceso a realizar lo siguiente:

A. Ingresar a la Ficha de un Alumno(a) de la familia seleccionada.

B. Vincular un Alumno(a) registrado en el sistema a la ficha familiar (hermano o familiar).
C. Desvincular al Alumno(a) de la familia seleccionandolo y haciendo clic en el botón
“Desvincular”

En la pestaña “Padres/Apoderados” tiene acceso a realizar lo siguiente:

ACTUALIZAR LA INFORMACIÓN DEL APODERADO(A)

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Seleccionar a uno de los Apoderados(as) haciendo clic en el cuadro al costado izquierdo de su
nombre para posteriormente hacer clic en el botón “Modificar” o bien debe hacer clic sobre la
celda.

En la pestaña “Datos” opción “General”, accede a la información del Apoderado(a) para ser
actualizada.

IMPORTANTE: Al finalizar la actualización de información SIEMPRE hacer clic en el botón

“Grabar” para NO perder los cambios efectuados.

En la pestaña “Datos” opción “Dirección”, accede a la información de la dirección del

apoderado(a) para ser actualizada.

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IMPORTANTE: Al finalizar la actualización de información SIEMPRE hacer clic en el botón
“Grabar” para NO perder los cambios efectuados.

En la pestaña “Datos” opción “Apoderamientos”, selecciona el tipo de Apoderado que

representa este familiar para el Alumno(a) en el colegio.

IMPORTANTE: Al finalizar la actualización de información SIEMPRE hacer clic en el botón

“Grabar” para NO perder los cambios efectuados.

IMPORTANTE: Al marcar la opción “Si” en “Apoderado académico”, se indica que dicho

familiar es el (la) APODERADO(A) de o del Alumno(s) de la familia y es quien se
presenta en el contrato de matrícula (documento del Proceso de Matrícula Online).

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AÑADIR NUEVO APODERADO(A) A LA FICHA FAMILIAR
Seleccionar el botón “Añadir nuevo” y hacer clic posteriormente en la opción “Nuevo”.

En la siguiente ventana completar los datos del nuevo Apoderado(a) y posteriormente hacer clic
en el botón “Guardar y cerrar”.

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ELIMINAR APODERADO(A) DE LA FICHA FAMILIAR
Seleccionar un Apoderado(a) haciendo clic en el cuadro al costado izquierdo de su nombre para
posteriormente hacer clic en el botón “Eliminar”.

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Contactos de ayuda

Nombre Área Cargo Teléfono

Mesa Ayuda Educaria Soporte Alexia 56228107440
Ana María Morales Dirección de Jefa de proyectos TI 56228364611
Tecnología SIP
Fernando Osorio Dirección de Jefe de proyectos TI 56228364652
Tecnología SIP

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