Ejercicio de Gestin de la Venta a Mayoristas y Envo hasta el Cobro

ndice
1. Introduccin 2. Roles Necesarios 3. Configuracin a. Productos y Precios b. Identificacin del Cliente c. Crear un nuevo Cliente d. Condiciones de Pago 4. Paso a Paso hasta el Envo a. Crear un Pedido de Venta i. Crear un Pedido de Venta Independiente 1. Manual b. Enviar i. Crear Albaranes (Cliente) desde Pedidos Pendientes de Envo ii. Creacin de Albaranes (Cliente) Manualmente 5. Paso a Paso hasta el Cobro a. Emitir la Factura i. Copiar Lneas de Documentos (Pedidos/Albaranes) Pendientes de Facturar. ii. Situacin Final b. Recibir Documento de Cobro c. Extracto Bancario d. Gestionar Cobros en Efectivo e. Monitorizar Cobros f. Reportes de la Gestin de Cobros

Introduccin
Este flujo gestiona el proceso de una venta, desde el momento en el que un cliente potencial solicita un pedido o compra, el momento en el que nuestro almacn enva la mercanca, hasta que se gestiona el cobro. Estos son los principales subprocesos que lo forman:

Creacin de pedidos de venta Generar la factura Emisin de la factura Gestin de efectos de cobros

Roles Necesarios
Los siguientes roles son necesarios para este proceso: Ventas - El rol principal de este proceso que tendr visibilidad del modulo de Gestin de Ventas Almacenes/Bodegas - Preparacin y envo de pedidos. Finanzas o Gestin Financiera - Toda accin relacionada con la gestin financiera. Gerencia Financiera Admin

Configuracin
Antes de empezar el proceso es necesario tener configurados los productos de venta as como las tarifas de clientes que se van a utilizar. Tambin las condiciones de pago en los Terceros para las facturas y las cuentas bancarias.

Configuracin de Productos y Precios de Venta

Es necesario configurar los productos de venta antes de realizar cualquier gestin comercial. De hecho, cada producto en el maestro debe tener un precio en la tarifa de venta existente en la aplicacin. Si no es as, no ser posible utilizar dicho producto en ningn documento de venta. Para crear un producto, utilice la ventana de Gestin de Datos Maestros || Producto y cree un nuevo registro:

Campos a tener en cuenta: Identificador - ID o referencia que identifica unvocamente el producto Nombre - Nombre completo del producto Grupo de impuesto - Categora de impuesto que aplica a este producto. Unidad - Unidad de facturacin del producto. Conjunto atributos - El conjunto de atributos que aplica a este producto. Pueden ser talla, talla y color, fecha de caducidad...etc. Tipo de costo - Tipo de coste configurado para el producto

Sitese en la solapa de [Precio] e introduzca un nuevo precio para este producto seleccionando la tarifa de venta del desplegable:

Campos a tener en cuenta: Versin de tarifa - Selecciona la versin de tarifa de la tarifa de venta Pr. estndar - El precio al que ser vendido este producto. Precio tarifa - Precio de tarifa del producto

Normalmente ambos precios son iguales, y el usuario puede cambiar o realizar descuentos en los propios documentos de venta (Pedido o Factura). Nota: La empresa puede comprar y vender el mismo producto. En este caso, el producto deber tener 2 precios, un precio en la tarifa de compra y un precio en la tarifa de venta.

Identificar al Cliente
Utilice el rol Ventas.

Buscar un Cliente
Si necesitamos buscar la informacin recogida sobre un cliente, vaya a la ventana de Gestin de Datos Maestros || Terceros y damos click sobre el icono de la lupa para buscar:

Utilice los filtros para encontrar un cliente especfico. Utilice el smbolo % (porcentaje) para realizar bsquedas ampliadas. Una vez aplicado el filtro, cambie a la vista de tipo Relacin para ver los terceros que cumplen el criterio de bsqueda utilizado:

Haga doble click sobre un tercero para ver toda la informacin disponible sobre l.

Crear un Nuevo Cliente

Antes de crear un presupuesto o un pedido de venta, es necesario que el cliente exista en la aplicacin.

Si todava no existe, registre uno nuevo utilizando la ventana de Gestin de Datos Maestros || Terceros:

Campos obligatorios: Identificador cdigo nico que identifica a cada tercero Nombre - Nombre completo del cliente Grupos de Terceros - Categora de agrupacin de los terceros.

Guarde el registro y vaya a la solapa [Cliente] :

Los siguientes campos deben configurarse para cada tercero que sea cliente: Cliente - Marque esta casilla para indicar que este tercero es un cliente Tarifa - Marque la tarifa que aplica a este cliente. Normalmente le aplicar la tarifa general de venta. Agente comercial - Seleccione el agente comercial encargado de este cliente si fuera necesario. Facturacin - Seleccione el tipo de facturacin de este cliente, a escoger entre las siguientes opciones:

Pedido completamente entregado - la factura ser generada siempre y cuando el pedido de venta est completamente entregado o Despus de entregado - Se irn generando facturas a medida que se vayan entregando lneas del pedido de venta. o No facturar - No se le podrn emitir facturas a este cliente. o Inmediato - se generar la factura en cualquier momento o Peridico despus de entregado - Se generar la factura segn el calendario acordado con el cliente. Mtodo de pago - El mtodo de pago (efectivo, tarjeta de crdito, cheque, etc) que aplica a este cliente Condiciones de pago - Condiciones de pago que se le aplicarn a las facturas emitidas a este cliente Cuenta - Cuenta bancaria de la compaa desde la cual se cobrar a este cliente. Crdito Lmite - Crdito que se le deja a este cliente despus del cual la aplicacin mostrar un mensaje. A modo de ejemplo, si le otorgamos un crdito de 5.000 a este cliente, en el momento que la aplicacin tenga un nmero de facturas sin cobrar de este cliente por importe superior a esos 5.000, en la siguiente transaccin en la que se escoja este cliente, la aplicacin mostrar la siguiente alerta: o

Para crear un Agente Comercial debe crear un tercero, por ejemplo John Moneymaker y Guardar el registro:

Navegue a la solapa de [Empleado/Comercial], y marque que es Agente Comercial. Guarde el registro. De esta manera, podr seleccionar este Agente Comercial en cualquier selector de agentes comerciales, por ejempo un Pedido de Venta:

Condiciones de Pago
Las condiciones de pago son un aspecto fundamental el emitir las facturas a los clientes, puesto que las fechas de vencimiento de los efectos de dichas facturas dependern directamente de estas condiciones de pago. Para asignar una condicin de pago a un cliente, utilice la ventana de Gestin de datos Maestros || Terceros, escoja un cliente, y vaya a la solapa de [Cliente]:

Aqu, seleccione las condiciones de pago que aplican a este cliente y guarde el registro. Recuerde que la configuracin que se haga aqu para este cliente, se heredar al seleccionar a este cliente en una factura, aunque posteriormente el usuario podr cambiar estos aspectos. Utilice los Das de Vencimiento (1, 2 y 3) para fijar das del mes especficos para los cobros o pagos de este tercero. Ejemplo:

Tercero X es un cliente con una Condicin de Pago de 30 das y Da de Vencimiento a da 20. Se crea una factura de venta para este cliente. La fecha de factura es 09-SEP-2009 y el Importe de la factura es de 100EUR. Al completar la factura, se crea automticamente un efecto de cobro relacionado con este cliente de 100EUR. La fecha de vencimiento de este efecto es el 20-OCT2009.

La fecha de la factura es el 09-SEP-2009. Como las Condiciones de Pago son a 30 das, la Fecha de Vencimiento del efecto debera ser el 09-OCT-2009, pero como se ha fijado un Da de Vencimiento 20, la fecha de vencimiento final del efecto es el 20-OCT-2009.

Crear un Pedido de Venta

Usamos el rol de Ventas.

Crear un Pedido de Venta Independiente

Para crear un pedido de venta independiente nos vamos a Gestin de Ventas || Transacciones || Pedido de Venta y creamos un nuevo registro. Ahora vamos a ver la informacin de los campos ms relevantes a la hora de crear un documento de este tipo. Recordamos que hay que utilizar el tipo de documento Standard Order. Existen 3 maneras de introducir lneas en un pedido de venta: Manualmente lnea por lnea, el cual vamos a ver en este ejercicio Copiando las lneas de un pedido anterior utilizando el botn de Copiar desde pedido de compra. Copiando lneas de un histrico de productos vendidos a este cliente utilizando el botn e Copiar desde.

Manual Campos a tener en cuenta: Creamos un nuevo pedido de venta con la siguiente informacin de Encabezado: o Documento de transaccin: Documento Estndar o Tercero: Seleccionamos algn Tercero en particular o Tarifa: Tarifa de compra o alguna que este y mencionarla o Facturacin: Despus de entregado o Forma de Pago: Al Crdito o Condiciones de Pago: Un mes o Grabamos el registro o Clic en lneas Crear nuevo registro Podemos ingresar productos al escribir su cdigo o referencia en este campo de producto y damos Enter o si solo lo deseamos buscar damos clic en este icono a la par del campo de producto y siempre cualquier de

las dos formas nos lleva a la ventana de bsqueda de productos. En esta ventana tambin podes filtrar u producto o buscarlo en la lista (selecciono un producto y lo menciono). Para seleccionar un producto podemos darle un clic encima y luego aceptar o ya sea doble clic encima y volvemos a la ventana anterior. Luego seleccionamos la cantidad del producto que queremos pedir, por defecto este campo siempre tiene uno, si queremos mas solo modificamos el valor por ejemplo 5. Regularmente el resto de campos de precios y e impuesto se llenan automticamente Para grabar y seguir ingresando mas productos damos clic en guardar y nuevo o si solo queremos grabar el actual damos clic en guardar. Es importante recalcar aqu que el descuento es aplicado automticamente en base al descuento y la tarifa aplicada al tercero.

Cuando terminamos deinsertar las lneas de pedido, volvemos a la [Cabecera] y completamos el pedido de compra dando clic sobre el botn Completar. Notamos que el estado del documento cambia de Borrador a Completado. Si deseamos podemos crear otro pedido de venta o varios para tener varios que nos servirn mas adelante en este mismo ejercicio.

Enviar
Usamos el rol de Almacenes/Bodegas.

Crear Albaranes desde Pedidos Pendientes de Envo

Usamos la ventana de Generar albaranes (manualmente) siempre en la Gestin de Ventas>Transacciones, explicado anteriormente para tener visibilidad de los pedidos pendientes de envo. Usamos esta ventana para seleccionar los pedidos que queremos que realice el envo: -Primero seleccionamos el Tercero, sera el mismo del pedido que creamos antes - SI deseamos podemos poner un rango de fechas para filtrar la bsqueda pero no es obligatorio - Clic en Buscar - Seleccionamos el pedido que creamos anteriormente -Damos clic sobre el botn de Procesar. Se generarn los documentos correspondientes en la ventana Albarn (Cliente). El mensaje mostrado indicar la numeracin de estos documentos, es decir numero/s de pedido/s procesados y numero/s de albarn/es creado/s. Navegamos a la ventana de Gestin de Ventas || Transacciones || Albarn (Cliente) para comprobar que efectivamente se han creado.

Creacin de Envos Manualmente

Navegamos a la ventana de Gestin de Ventas || Transacciones || Albarn (Cliente) y creamos un nuevo registro en la [Cabecera]:

Seleccionamos al cliente dentro del campo de Tercero, seleccionamos uno de los terceros de los pedido de venta creados anteriormente, y damos clic en el botn de Crear lneas de, para seleccionar lneas de pedido pendientes de enviar para este cliente. En esta ventana, usamos el selector de pedidos, para seleccionar el pedido(s) que se va(n) a enviar. Notamos cmo seleccionando un pedido pendiente de envo, aparecen las lneas de dicho pedido que todava no se han enviado. Seleccionamos las lneas que van a ser enviadas y damos clic en Aceptar. Miramos que las lneas hayan sido insertadas en la pestaa [Lneas]. Ah, podremos modificar cualquier informacin, o aadir el atributo si fuera necesario. Una vez acabado, navegamos a la [Cabecera] y Completamos el documento. Usamos el informe de Gestin de Almacn || Herramientas de anlisis || Informe Stock para comprobar que el producto ya no est en el almacn del sistema, generamos el reporte para el mismo producto que vimos anteriormente y verificamos que se muestra el inventario correcto.

Paso a Paso hasta el Cobro

Emitir la Factura
Usamos el rol de Ventas. Existen 3 maneras de crear una factura en el sistema: 2. Crear una factura independiente (en el caso de que no existan pedidos o envos anteriores) 3. Generacin de facturas automticamente 4. Copiando lneas de pedidos/envos pendientes de facturar (esta vamos a usar en este ejercicio)

Copiar Lneas de Documentos (Pedidos/Envos o Albaranes) Pendientes de Facturar.

Creamos una nueva factura y llenamos los campos necesarios en la [Cabecera]. En este ejemplo seleccionamos uno de los terceros que se seleccionamos antes cuando creamos los pedidos. Una vez llenados los campos, damos clic sobre el botn de Crear Lneas De. Los selectores de Pedido y Albarn muestran pedidos y albaranes de este cliente pendientes de facturar. Normalmente, si existe un nico envo por pedido, se utiliza el selector de pedido. Seleccionamos un pedido o un albarn del tercero seleccionado y aparecen las lneas de esos documentos que estn pendientes de facturar. Seleccionamos las lneas que queremos facturar, y damos clic en Aceptar. Automticamente se aadirn estas lneas a la pestaa [Lneas] de la factura. Navegamos a ellas si necesitamos cambiar cualquier informacin. Volvemos a la [Cabecera] y Completamos el documento.

Situacin Final del Proceso de Venta

Cuando el proceso de venta entero esta completado, el pedido original, el/los envo/s y la factura quedan enlazados en la aplicacin. Por ejemplo, cada lnea de un albarn de salida estar enlazada con la lnea del pedido de venta original a la que hace referencia. Lo podemos comprobar si nos vamos a [Lneas] de cualquier Albarn (Cliente) completado. Por otro lado, cada lnea de una factura de venta, estar enlazada tanto con la lnea del albarn de salida y con la lnea del pedido de venta original a la que hace referencia. Los podemos comprobar en las [Lneas] de cualquier Factura (Cliente) completada. Y finalmente, la lnea del pedido original tendr los campos de Cantidad entregada y Cantidad facturada actualizados. De esta manera es sencillo ver el estado de cada pedido de venta..

Gestionar Cobros
Usamos el rol de Gestin Financiera

Recibir Documento de Cobro

Vamos a hacer un pequeo ejercicio y vamos a darle otra mirada a la informacin de cobors de una factura y vamos a trata de ingresar algunas condiciones ms complejas. - Vamos a Gestin de Ventas > Transacciones > Factura del cliente o factura de ventas Vamos a crear una nueva factura para algn tercero con una solo lnea o producto:

Cabecera Crear nuevo registro Documento de Transaccin > AR Invoice Seleccionamos algn tercero Grabamos Vamos a Lneas Ingresamos un nuevo producto (seleccionar uno al azar) cantidad 50 Regresamos a Cabecera y anotamos o copiamos cual es el monto total de la factura Vamos a la pestaa de Efectos > nuevo registro > Forma de pago = Efectivo Fecha prevista = Fecha de hoy por ejemplo Monto (Ingresamos aqu la mitad del monto total de esta factura) Grabamos Regresamos a Cabecera Completamos la factura Vamos a Efectos nuevamente y vemos que otro pago con las condiciones del contrato del cliente fue ingresado por el saldo o resto del monto a pagar. Volvemos a la cabecera de la factura de venta y damos clic en CONTABILIZADO para agregar el registro en el libro mayor.

Extracto Bancario
Para decirle al sistema que una cantidad en particular ha sido depositada a nuestra cuenta bancaria en relacin a una factura vamos a usar un extracto bancario Vamos a Gestin Financiera Gestin de Cobros y Pagos Transacciones Extracto Bancario En la CABECERA Creamos nuevo registro Usamos el botn de crear lneas de para que aparezca la ventana de bsqueda Tipo de Recibo: COBRO Cuenta = lo dejamos vacio Vencimiento desde = Hace un mes Damos clic en Buscar Buscamos y seleccionamos una Factura de Venta que creamos anteriormente, si no hubiera ninguna podemos crear otra rpidamente Confirmamos con Aceptar Dentro de LINEAS vemos el pago que fue ingresado Volvemos a CABECERA Damos clic en PROCESAR y confirmamos en ACEPTAR Usando el botn de Contabilizar y confirmando en Aceptar registramos el extracto bancario y vemos el resultado Regresamos a LINEAS y navegamos al pago de la factura que se origino, para esto damos clic en el vnculo de Efecto que esta junto al campo y vemos como la opcin de Pago completado ha sido seleccionada. Luego vamos a Gestin de Proyectos y servicios > Herramientas de Anlisis > Rentabilidad de proyectos > y notamos como la cantidad de lo COBRADO se ha incrementado debido a que la hemos tomado en cuenta en la transferencia bancaria.

Si por ejemplo recibimos un cheque para un pago en particular, La opcin de Gestin de Estado de efectos puede ser usada para cambiar el estado a recibido Vamos al men de Gestin financiera > Gestin de cobros y pagos > Transacciones > Estado de efectos de pago> CABECERA Creamos nuevo registro y grabamos Usamos la opcin de Crear lneas de Tipo de recibo = cobro Situacin final, Estado = Recibido Clic en bsqueda Seleccionamos una factura creada anteriormente.. Clic en Aceptar LINEAS Damos doble clic sobre el nico registro que fue ingresado automticamente arriba y notamos como el efecto ingresado va a cambiar su estado de - - (doble guion) a RECIBIDO CABECERA Procesamos el Estado de efecto con clic en Procesar y Luego Aceptar

LINEAS Navegamos a la factura de ventas establecida dando clic la etiqueta del vinculo de Efecto a la par del campo de efecto y vemos el efecto y que la opcin recibido o pagado este seleccionada. Podemos ver el cambio de estado en Reporte de efectos en Gestin Financiera > Gestin de Cobros y pagos > Herramientas de Anlisis > Efectos > Generamos el reporte

Gestionar Cobros en Efectivo

Digamos que vamos a pagar en efectivo por una de nuestras compras creadas previamente hecha en el modulo de Gestin de Compras Vamos al men Gestin Financiera > Gestin de Cobros y Pagos> Transacciones > Diario de caja > CABECERA Creamos un nuevo registro y solo lo grabamos LINEAS Creamos nuevo registro Tipo de caja = EFECTO Damos clic en el icono en el lado derecho del campo de Efecto Desmarcamos Albarn de Entrada para filtrar solo cuentas por pagar Desde fecha planificada = un mes atrs Quitamos la fecha hasta o fecha final Clic en Buscar Seleccionamos uno de los pagos de factura de compra creados previamente Vemos como la cantidad ingresada en lneas es negativa Grabamos el registro CABECERA Procesamos al dar clic en procesar y clic en Aceptar LINEAS Navegamos hacia la factura de compra establecida dando clic en la etiqueta del vinculo junto al campo de EFECTO y vemos que el pago y la opcin de efecto completo ya este seleccionados

Monitorizar Cobros
Usamos la ventana Gestin de Ventas || Transacciones || Factura (Cliente) para monitorizar el estado de los cobros rpidamente. Han sido aadidos varios campos a la cabecera de la factura para mostrar informacin de los cobros:

Pagado - Marca que indica si una factura se ha pagado por completo. Total pagado - Total pagado en la factura seleccionada. Importe Pendiente - Importe pendiente de ser pagada en la factura seleccionada.

Das para el vencimiento - Nmero de das restantes hasta alcanzar la fecha de vencimiento. Si el valor es negativo, refleja el nmero de das pasada la fecha de vencimiento. Importe Vencido - Importe total que ha pasado de la fecha de vencimiento. Fecha del ltimo Clculo - ltima fecha en la que se calcul la informacin de cobros.

Reportes de la Gestin de Cobros

Reporte de bancos Vamos a Gestin Financiera>Gestin de Cobros y Pagos>Herramientas de Anlisis>Banco Este reporte muestras todas las operaciones realizadas usando cuentas de banco seleccionadas durante un periodo especifico de tiempo Ingresamos la fecha inicial y fecha final del reporte Seleccionamos la cuenta bancaria Clic en el formato, ya sea HTML o PDF Reporte de Cajas o Efectivo Vamos a Gestin Financiera>Gestin d cobros y Pagos>Herramientas de Anlisis>Cajas Este reporte muestras todas las operaciones realizadas usando libros de caja seleccionados durante un periodo especifico de tiempo Ingresamos la fecha inicial y fecha final del reporte Seleccionamos la caja Clic en el formato Reporte de efectos o pagos Vamos a Gestin Financiera>Gestin de cobros y Pagos>Herramientas de Anlisis>Efectos Este reporte muestra nuestras cuentas por cobrar y cuentas por pagar. En este podemos Seleccionar varios Terceros Seleccionamos el resto de parmetros Clic en el formato Informe de Efectos por Antigedad Vamos a Gestin Financiera>Gestin de Cobros y Pagos>Herramientas de Anlisis>Informe de Efectos por Antigedad Este reporte es usado para analizar el flujo de efectivo de facturas no pagadas (por cobrar o por pagar) Seleccionamos el resto de parmetros Clic en el formato Reporte de Seguimiento de Cobros y Pagos Vamos a Gestin Financiera>Gestin de Cobros y Pagos>Herramientas de Anlisis>Seguimientos Cobros-Pagos Este reporte muestra el ciclo de vida de los cobros y pagos o efectos Seleccionamos el resto de parmetros Clic en el formato