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6.proceso de Embarque
6.proceso de Embarque
– Ciertos puertos pueden ser más baratos en las tarifas de sus servicios o más
eficientes en sus operaciones (por ejemplo, el recibo o despacho de su carga en
horarios extendidos). Esto normalmente lo aprenderá con la experiencia o
preguntando a colegas de su industria.
– La elección final dependerá de las opciones disponibles, de los costos asociados, o
de la opción que le ofrezca la compañía de transporte que usted elija, ya que no
siempre ofrecen cada uno de los puertos de todas las localidades.
.
10. Definir INCOTERM bajo el cual se va a realizar el embarque, los cuales
definirán las diferentes responsabilidades. Este punto es importante ya
que definirá quién debe contratar y pagar el transporte internacional.
17. En este momento, el próximo paso consiste en hacer el contacto con las
compañías de transporte para elegir la adecuada según el modo de
transporte más adecuado para su envío.
El Proceso del embarque (“Shipping”)
A continuación, vamos a detallar los pasos necesarios para hacer un embarque,
enfocados principalmente en embarque marítimo. Si se utilizara un agente de carga, los
procesos pueden ser parecidos, aunque en este caso ellos le ayudarán con el
seguimiento y asesoramiento necesario para llevar a cabo el embarque.
Recordar que algunos de estos pasos, los puede hacer tanto el exportador o importador
dependiendo de sobre quien recaigan las responsabilidades y costos del transporte
principal según el Incoterm que hayan elegido.
– Capacidad de cada tipo de contenedor (en volumen, peso, medidas de las puertas)
– El tipo de mercancía (en caso que necesite equipo especial, refrigeración, etc.)
– Volumen y medidas de la mercancía
– Peso de la mercancía
Una vez contacte a un agente de carga (si utiliza uno) o a la empresa transportista o
naviera, éstas le pueden ayudar a confirmar sus cálculos, y a la vez le pueden ayudar
confirmando las dimensiones y capacidades de los contenedores que ofrece para el
transporte.
Normalmente tendrá la opción de acercarse a navieras globales que tienen presencia en casi
todos los países y amplia cobertura, así como navieras regionales o locales que
pueden estar enfocadas en nichos de mercado o coberturas limitadas. De la misma
forma hay agentes de carga globales y otros especializados en mercados regionales o
locales.
• Servicios o rutas que ofrecen, asegurándose que tengan opción de salida desde
un puerto o aeropuerto cerca de su localidad, y a la vez llegada a un puerto o
aeropuerto que funcione para el destino de la carga.
• Itinerarios de los servicios y tiempo de tránsito, para verificar el día de salida en
origen y el día de llegada en destino, así como el tiempo de tránsito que dura el
mismo para verificar que cumple con los requerimientos del comprador, y se
ajusta a las fechas de producción y despacho del vendedor.
• Frecuencia del servicio, asegurando que tengan salidas y llegadas cada período
de tiempo dependiendo de su necesidad (por ejemplo, semanal).
• Si le ofrece servicios de transporte interno como complemento al transporte
principal, por ejemplo, transporte terrestre de su puerta al puerto/aeropuerto en
origen, y lo mismo en destino.
• Usualmente es más fácil trabajar con la naviera cuando tiene agencia propia en su
localidad, para cualquier consulta o seguimiento; ya que en algunos casos solo
tienen representación de terceros para el seguimiento comercial y operativo de los
embarques.
Al analizar estos criterios, usted puede tener una o varias opciones viables, con las
cuales puede cotizar para definir cuál le conviene.
La información sobre los servicios, puertos que ofrecen, itinerarios, tiempos de tránsito,
usualmente se pueden encontrar en las páginas web de las navieras, de lo contrario se la
proveerá el agente de ventas cuando lo contacte.
Usualmente de las primeras interacciones que usted tendrá con la empresa transportista
o línea naviera, será para obtener una cotización por el servicio de transporte que
necesita.
Existen dos medios principales mediante los cuales generalmente usted puede obtener
una cotización:
Para obtener una cotización, la información que usualmente usted debe proveer será:
• Detalles de su compañía: como nombre de la misma, información de la persona
de contacto.
• Tipo de Mercancía (“commodity”): que es lo que usted va a estar embarcando, por
ejemplo, si son bananas, aguacates, textiles, café, electrodomésticos, etc.
• Origen y Destino del embarque: cuál es la localidad o puerto de origen desde
donde debe salir el embarque, y cuál es la localidad o puerto de destino a donde
debe llegar.
• Tamaño y tipo de contenedor: por ejemplo, en el caso de contenedor multimodal
si es de 20’, 40’, y si es Seco, refrigerado, especial, etc.
• Cantidad de Contenedores: cuantos contenedores desea usted contratar en el
embarque para mover toda su mercancía.
• Requerimientos especiales: especificar si su mercancía tiene algún requerimiento
especial, como por ejemplo si debe ir refrigerada (congelada o fresca), si es carga
peligrosa, si es carga sobredimensionada, o si tiene algún otro requerimiento
específico para el manejo de la misma durante el transporte.
Esta información adicional puede ser de ayuda para una mejor cotización:
Antes de proceder a hacer la reserva, lo aconsejado es que usted revise con la compañía
de transporte o línea naviera lo siguiente:
Consejos
• Aprenda y apunte las fechas de Corte, para asegurarse que las cumpla. Esto será
vital en evitar retrasos en su embarque, incluso evitar que se deje de embarcar si no
cumple. Usualmente estas fechas se le informan luego cuando hace la reserva,
aunque en esta parte del proceso usted puede utilizar la información para saber si
sus procesos le permiten cumplir con las mismas.
• Re-Confirme que la fecha de salida de origen y llegada a destino cumplen con su
necesidad de transporte.
6. Hacer la Reserva (“booking”) con la Empresa Transportista o
Línea Naviera
Hoy día, es común que se utilicen cada vez más los medios de comercio electrónico, por
lo que muchas líneas o agencias navieras están fomentando las reservas a través de sus
páginas web, lo cual resulta más rápido y conveniente para ambas partes.
Los medios de las páginas web de las Navieras e INTTRA se diseñaron para darle
eficiencia el embarcador, reduciendo el tiempo de procesar cada reserva, por ejemplo,
estandarizando el formulario para cumplir requerimientos de las navieras, ayudando a
identificar errores, asegurando que la información esté completa o reutilizando
información de reservas anteriores.
La información que normalmente se requiere suministrar para hacer una reserva es:
Debajo como ejemplo, parte del formato de contingencia para reserva de la naviera
SeaLand, donde vemos algunos de los campos mencionados:
Consejos a tomar en cuenta al hacer la reserva
• Utilice los canales de Comercio Electrónico como Páginas web de ser posible.
• Asegúrese de enviar la información correcta desde el comienzo, para evitar
correcciones y retrasos en el proceso.
• Si tiene un número de contrato o de cotización con la naviera, asegúrese de
utilizarlo, para evitar que la reserva tome la tarifa incorrecta.
• Haga su mejor esfuerzo de calcular la cantidad de contenedores que realmente
necesitará, para evitar inflar el número si luego no los va a utilizar. Poner la
cantidad errónea puede traer problemas de confirmación de la reserva para la
salida deseada si se debe hacer un cambio posterior.
• Pida el tipo/tamaño de contenedor correcto haciendo las averiguaciones de
lugar necesarias según su carga y ruta. Cambiarlo luego de hacer la reserva
puede causar que no haya disponibilidad o que no se pueda confirmar su
reserva para la fecha de salida deseada.
• Asegúrese incluir los puertos o localidades correctas verificando con antelación
que la Naviera tiene servicios en los mismos; y si maneja algún contrato de
tarifas, verifique que en el mismo tiene cotizado la combinación de puertos de su
reserva para evitar que le facturen una tarifa abierta.
• Para reservas de cargas especiales, asegúrese de tener todo el conocimiento y
documentación necesaria para el embarque de su mercancía antes de hacer la
reserva:
• Para Refrigerados saber la temperatura, humedad y ventilación que requiere
mantener durante el transporte, así como el manejo necesario de la carga en
cuanto a cómo debe ir estibada y empacada dentro del contenedor.
• Para Carga Peligrosa, que tiene todos los documentos y permisos
(DGD/MSDS/pruebas laboratorio, etc.) necesarios, y que conoce el IMO # y el
UNNO # de su tipo de carga peligrosa.
• Para Carga Sobredimensionada, tenga claro las medidas, pesos y
especificaciones de amarre para el transporte de la misma.
• La naviera o agencia puede asesorarle siendo usted el responsable de cumplir
los requerimientos.
b. Reserva desde Puerto (CY-Container Yard): En este caso usted como exportador o
embarcador es responsable del transporte del contenedor con su mercancía desde
sus localidades hasta el puerto (en inglés se conoce como
“Merchant Haulage”). Los pasos usuales son:
Algunos puertos también hacen el pesaje obligatorio de los contenedores llenos que
entran al puerto para ser embarcados, con el fin de cumplir con esta norma (el cual
usualmente lo cobran al embarcador); en estos casos puede que el embarcador decida
no pesarlo por su lado y utilizar este servicio del puerto.
Usualmente la entrega del VGM tendrá una fecha de Corte diferente a las instrucciones de
embarque, la cual debe obtener de la naviera, para asegurar cumplir con la misma.
Consejos a tomar en cuenta al enviar las instrucciones de
embarque
• Conozca el Corte o fecha límite. El no enviar la información a tiempo significa
que su carga no se subirá en el buque. El embarcador es el responsable de
enviarla.
• Investigue las opciones de pesaje en su zona incluyendo en los puertos que
utilizará, para que elija la que le salga más económica y la que se ajuste más a
su logística. El embarcador debe establecer cómo obtener el peso en su proceso
logístico.
• Estimaciones de peso no están permitidas, el contenedor lleno de su
mercancía o el contenido deben ser pesados.
• Las multas o sanciones por no cumplir serán determinadas por las
autoridades locales, dependiendo del país en cuestión.
Es importante recordar que el contenedor cargado debe ser entregado antes de la fecha
de Corte de entrada física al puerto o terminal. El no cumplir con esta fecha puede
significar que su contenedor no sea incluido en la lista de carga del Barco-Viaje
respectivo, y sea reprogramado para una salida posterior. Esto le puede traer costos
extras y demoras en la entrega a su comprador.
En este momento se pueden generar Costos Portuarios, los cuales debe pagar el
exportador al Puerto o terminal correspondiente. Estos gastos pueden variar de país a
país y de puerto a puerto, ya que no son estándar. Algunos ejemplos incluyen:
Consejos
• Recordar la fecha de Corte para la entrada del contenedor lleno al puerto.
• Conocer de antemano los días libres de almacenaje en el puerto, para evitar entrar
el contenedor muchos días antes de modo que no incurra en estos costos extras.
• Le sugerimos visitar las páginas web de los puertos (donde esté disponible),
para conocer más sobre los conceptos y tarifas de los cargos portuarios en su
país.
Este sería el momento adecuado para corregir cualquier información en caso de que sea
necesario.
También es un momento adecuado para re-confirmar a quién debe emitirse el
Conocimiento de Embarque Original en caso que sea alguien diferente al embarcador.
Una vez la información sea verificada, el embarcador debe dar la orden de aprobación a la
naviera, para que esta emita el Conocimiento de Embarque para el envío.
Consejos
• Como no hay fecha límite o de corte como tal, se sugiere al embarcador aprobar
el Conocimiento de Embarque tan pronto pueda, para evitar que el Consignatario
o Importador sufra demoras en destino al tratar de liberar la carga.
• Lo ideal sería verificarlo y aprobarlo para su emisión antes del zarpe del barco.
• En el caso de que el BL se deba imprimir (emitir) al Consignatario en destino,
recordar re-confirmar esta información en esta etapa, para igualmente evitar
confusión o demoras cuando el consignatario o importador vaya a liberar y
retirar su carga en destino.
• Si no se especifica que el BL es para imprimir al Consignatario en destino o este
paso de la Aprobación de la Emisión no se realizó antes de Zarpar el Barco, la
naviera usualmente lo emitirá en Origen al Embarcador, y para cualquier cambio
deberá contactar de nuevo a la naviera.
14. La empresa transportista o Línea Naviera Carga el
Contenedor en el Buque
Cuando llega el día estipulado de carga del contenedor según la reserva, el operador del
puerto hace las operaciones de carga del contenedor en el barco-viaje designado.
Las líneas navieras tienen diferentes formas de mantener informado a los embarcadores
de que su contenedor fue cargado en el barco y que este salió del puerto de carga.
Algunas les envían correos a sus clientes informándoles, otras ofrecen servicios de tracking
electrónico mediante sus páginas webs, donde el cliente puede entrar en cualquier
momento para ver el estado de su contenedor o conocimiento de embarque.
En caso de algún imprevisto, por ejemplo, retrasos en la llegada del barco al puerto, o
demoras considerables de las operaciones por situaciones externas (por ej. Huelgas,
clima, etc.), la empresa naviera usualmente lo comunica a sus clientes para manejar las
expectativas de estos.
Importante mencionar:
• Solo puede haber un set o juego de BL original con sus copias. Quien lo posea
tiene derecho a reclamar la carga.
• En caso de que el país de destino lo permita y el embarcador y consignatario
estén de acuerdo en no emitir documentos originales, el BL puede ser emitido
como un Sea Waybill, lo que significa que la liberación de la carga en destino no
necesita documentos originales y se puede hacer usualmente con que el
Consignatario se identifique o presente una copia del mismo.
Para que un Conocimiento de Embarque pueda ser emitido o impreso, se requiere de:
En algunos casos, luego de que se hayan impreso los originales, se podrían requerir re-
impresiones del B/L, como, por ejemplo:
Para que el importador pueda hacer los trámites de despacho de aduana en destino
cuando llegue la mercancía, y a la vez para que pueda liberar y retirar su carga del
puerto, va a necesitar lo siguiente de parte del exportador:
• Que le envíe (usualmente por Courier) todos los documentos necesarios como
por ejemplo el B/L Original, La Factura Comercial, la Lista de Empaque.
• Que le informe cuando haya salido la mercancía, y le de la información del
Barco/Viaje, Fecha estimada de llegada, y detalles del envío de los documentos.
Consejos
• Recordar que, si elige imprimir el B/L en destino, el Consignatario estará a
cargo de esta tarea tal cual se explicó en puntos anteriores.
• Importante tener cuidado con la seguridad de estos documentos, ya que la
pérdida del B/L puede traer grandes riesgos y costos como ya se mencionó.
• Si el B/L se imprime en origen, el embarcador debe procurar enviarlo con
tiempo de anticipación para que le llegue al consignatario para que pueda
hacer todos sus trámites necesarios; por supuesto siempre y cuando este
último haya pagado la mercancía o no haya riesgo de que no le pague.
• En el caso de impresión de B/L en origen, no es responsabilidad de la naviera si
hay costos adicionales por envío tardío del B/L Original al consignatario. Si se
envía por Courier y este no ha llegado a destino para los trámites respectivos
recuerde que no se puede reimprimir el set de B/L original.
• El Embarcador debe recordar informar al consignatario de la salida de la
mercancía y los detalles de la fecha estimada de llegada, ya que es
responsabilidad de estos darle seguimiento. La naviera no está obligada
legalmente en algunos países a avisar sobre la llegada, aunque usualmente
siempre avisa a sus clientes.
18. Sea Waybill vs Conocimiento de Embarque
Consejos
• Como exportador o embarcador, tenga cuidado al utilizar Sea Waybill si su
comprador se lo exige, cuando no tenga confianza en él o cuando no tenga como
asegurarse que le pagará antes de que se embarque la mercancía.
19. El Consignatario o Importador le da Seguimiento al
Embarque (Tracking)
Una vez haya zarpado el barco con su mercancía a bordo, se aconseja darle seguimiento
a su embarque para conocer la fecha estimada de llegada y estar atento a la misma para
los trámites correspondientes.
Las navieras pueden ofrecer diferentes medios para darle seguimiento al estado de su
carga:
– Número de Reserva, o
– Número de Conocimiento de Embarque, o
– Número de Contenedor
Las navieras, normalmente avisan sobre la llegada de la mercancía a destino. Este aviso
se hace mediante lo que se conoce como “Aviso de Llegada”.
En algunos países como Argentina, Brasil, Colombia y Venezuela deben avisarlo por ley,
aunque en los demás lo hacen como un servicio de valor agregado a sus clientes.
Para poder realizar el despacho, en ese momento debe haber recibido del Exportador o
Vendedor todos los documentos correspondientes para el trámite anteriormente
mencionados.
Recuerde que estos trámites los puede realizar con la asistencia de un Agente Aduanal.
Luego de enviar el Aviso de llegada, la naviera procede a generar la factura por los
Cargos y Flete que se hayan marcado a Cobrar en Destino en las instrucciones de
embarque, para que se reciba antes de la llegada. Esta factura usualmente se genera a
ser pagadera por el consignatario, aunque se puede seleccionar una parte diferente para
la facturación al enviar las instrucciones de embarque.
La orden de liberación puede ser un documento impreso por la naviera, puede ser
simplemente un sello y firma autorizado al Documento de Transporte (Conocimiento de
Embarque o Sea Waybill), incluyendo por supuesto la liberación en los sistemas del
Puerto.
Consejos
En este momento se pueden generar Gastos o Costos Portuarios, los cuales debe pagar el
importador al Puerto o terminal correspondiente. Estos gastos pueden variar de país a país
y de puerto a puerto, ya que no son estándar. Algunos ejemplos incluyen:
Usted puede verificar en algunas ocasiones cuales son los Costos que aplican en las
páginas web de los puertos como se especificó en un punto anterior (Punto 12) en la
parte de exportación.
Consejos
• Trate de que el transportista revise que el contenedor esté en buenas condiciones
cuando se va a retirar del puerto, igual cuando usted lo reciba en su localidad. Si
no lo estuviese, debe reportarlo al identificarlo.
• Cuando reciba su contenedor, asegúrese que esté cerrado con el sello en la
puerta correspondiente, de lo contrario repórtelo.
• Revisar con el transportista los plazos que tiene para poder descargar el
contenedor en su localidad, ya que algunas veces si dura más de un tiempo
específico pueden cobrarle por el tiempo de espera del Transporte, o si el
transportista se tiene que ir y volver dependiendo las distancias pueden
cobrarle adicional. Estos detalles lo pueden coordinar por separado con el
transportista para ver posibilidades según el caso.
• Coordine la fecha para retirar el contenedor del puerto cuando esté seguro que
haya cumplido con los trámites de despacho aduanal y de liberación con la
naviera, para evitar transportes en falso.
• Si la mercancía presenta daños o faltantes, revise el procedimiento de reclamo, y
consulte con su aseguradora.
• Asegúrese que el transportista retorne el contenedor vacío en la terminal
correcta.
En el caso de que el importador o consignatario se haya extendido más allá del tiempo
libre permitido, en posesión del Contenedor desde que se descargó en el puerto de
destino, hasta la devolución del contenedor vacío; tendrá que pagar Cargos de Demora
y Detención a la Naviera. El cargo de Detención algunas veces se conoce como
Retención.
Dependiendo del país y la naviera, este cargo puede ser de dos formas:
• Demora y Detención, como 1 solo cargo combinado: donde el tiempo del cálculo
va desde que el contenedor se descarga en el puerto de destino, y termina cuando
el consignatario devuelve el contenedor vacío a la terminal correspondiente.
• Demora como un Cargo, y Detención como otro cargo aparte: donde,
– La Demora: el tiempo de cálculo va desde que el contenedor se descarga en el
puerto de destino, y termina cuando el consignatario retira el contenedor del
puerto.
– La Detención: el tiempo de Cálculo va desde que el contenedor sale del puerto,
hasta que el consignatario devuelve el contenedor vacío en la terminal
correspondiente.
La costumbre o regulación del mercado (país) específico determinará cuál forma aplica,
aunque es común que se aplique la 1ra opción de los 2 cargos combinados.
• El usuario del contenedor tendrá una cantidad específica de días libres dentro de
los cuales se puede manejar sin incurrir en el cargo. Si se pasa de estos días libres,
tendrá que pagar el monto correspondiente. Los días libres pueden variar
dependiendo del tipo de contenedor.
• El Monto a pagar está determinado por la Tarifa que le cobre la naviera, que es
una cantidad específica por día excedido del tiempo libre. La tarifa puede variar
dependiendo del tipo de contenedor, y en algunos casos puede ser escalonada,
incrementando según aumenten los días excedidos.
• Es un recargo a pagar a la naviera, la cual lo facturará según aplique. En algunos
países hay organismos terceros que se encargan del cobro y seguimiento de la
misma, en otros si hay un acuerdo entre la naviera y el puerto, este último se
encarga del cobro.
Consejos
• Conozca siempre con antelación cuál es la estructura y especificación de días
libres para los Cargos de Demora y Detención para su embarque.
• Planificarse para que retire el contenedor del puerto lo más rápido que pueda, y
para que regrese el contenedor vacío luego de descargar su mercancía del
contenedor, para que no tenga que incurrir en este costo adicional que puede ser
evitado.
• Algunos importadores pueden tener limitaciones de espacio de almacenaje
• Costo del Flete y recargos: Es el monto que le cobrará la línea naviera o agencia
de carga por transportar su mercancía por el modo de transporte principal (ej.
marítimo).
• Costo del Transporte Terrestre: Es el monto que le cobrará la empresa de
transporte terrestre por mover la carga o contenedor desde la localidad del
embarcador hacia el puerto de carga, y desde el puerto de descarga hasta la
localidad del consignatario. Puede ser cobrado por la naviera o agencia de carga
si la reserva lo incluye.
• Seguros: Costo por el seguro de carga y transporte de su mercancía. Importante
tomar en cuenta que el seguro es un costo adicional que tendrá que incurrir el
exportador o importador para protegerse de los riesgos asociados al transporte.
• Cargos Portuarios: Recargos que le hará el Puerto o terminal donde se carga el
contenedor en origen y donde se descarga en destino, según lo que aplique en el
mismo. Incluyen por ejemplo cobro de Manejo del Contenedor, utilización de la
facilidad, despacho, seguridad. Algunos son opcionales o no siempre aplican,
como el Almacenaje, fumigación, inspecciones, etc.
• Comisión del Agente Aduanal: el cobro que le hará el Agente Aduanal por sus
servicios.
• Documentos y Trámites para el despacho de exportación e importación: monto que se
genera para emisión de la documentación necesaria y para realizar los trámites del
despacho de su mercancía, tanto del lado de exportación como de importación.
Algunos pueden ser cobrados por el Agente Aduanal si lo utiliza como gastos
complementarios a su comisión. Aquí estarían incluidos por ejemplo el costo de emitir
los certificados y licencias necesarias para su mercancía.
• Costos de empaque y embalaje: en los que incurrirá para empacar y embalar su
mercancía para protegerla durante el transporte y cumplir con los requerimientos
de su cliente y mercado de destino.
• Costos para cargar y descargar la mercancía del contenedor: el costo en el que
incurrirá ya sea con su personal o contratando personal externo para cargar la
mercancía dentro del contenedor en origen, y descargarlo fuera del contenedor
en destino.
• Aranceles e impuestos aduanales: los aranceles correspondientes a pagar a la
aduana en destino u origen, según corresponda y aplique.
• Comisión del Agente de Carga: el cobro que le hará el Agente de Carga por sus
servicios, en el caso que decida utilizarlo.