Data Analytics y

Business Intelligence
con Excel 2019
 Data Analytic y Bussines Intelligence con Excel 2019

Módulo 1: Preparación de datos y creación de tablas dinámicas en Excel............................................. 1

Preparar los datos ............................................................................................................................... 2
Crear una tabla dinámica a partir de un origen de datos local ....................................................... 8
Crear una tabla dinámica a partir de múltiples fuentes de datos locales ...................................... 19
Crear una tabla dinámica a partir de un origen de datos externo ........................................ 23
Emplear Segmentación de Datos ..................................................................................................... 29
Escala de tiempo .............................................................................................................................. 34
El cuadro de diálogo Insertar campo calculado ................................................................................ 36
Mostrar valores como en tablas dinamicas ...................................................................................... 38
Utilizar agrupar seleccion ................................................................................................................. 40
Módulo 2: Características de Business Intelligence en MS. Excel con Power Pivot .............................. 42
Introducción a la Inteligencia de Negocios (BI) con Excel ................................................................. 43
Análisis de información con PowerPivot .......................................................................................... 44
Interfaz de Power Pivot .................................................................................................................... 45
Empleando el asistente para importar datos ................................................................................... 49
Creando un Modelo de datos ........................................................................................................... 53
Estableciendo y definiendo relaciones entre tablas ......................................................................... 55
Analizando los tipos de relaciones ................................................................................................... 57
Módulo 3: Analizando datos con ayuda de Power Pivot ...................................................................... 59
Importar datos de fuentes externas ................................................................................................. 60
Crear campos calculados con las tablas del Modelo de Datos ......................................................... 73
Crear Medidas Bases y Medidas de Agrupación ............................................................................... 75
Introducción al uso de funciones DAX .............................................................................................. 78
Trabajando con la tabla de fechas .................................................................................................... 83
Analizar la información mediante la segmentación de datos ........................................................... 89
Actualizar y cambiar datos de tabla dinámica .................................................................................. 90
 Crear una tabla dinámica a partir de datos Power Pivot .................................................................. 91
Crear un gráfico dinámico a partir de datos de Power Pivot ............................................................ 93
Análisis de datos con indicadores (KPI) ............................................................................................ 94
Creación de Dashboards................................................................................................................... 99
Módulo 4: Trabajando con Pivotcharts .............................................................................................. 103
Manipular datos de gráfico dinámico .............................................................................................. 109
Formatear un gráfico dinámico ....................................................................................................... 112
Módulo 1: Preparación de datos y creación de tablas dinámicas en
Excel

• Preparar datos

• Crear una tabla dinámica a partir de un origen de datos local

• Crear una tabla dinámica a partir de múltiples fuentes de datos locales

• Crear una tabla dinámica a partir de una fuente de datos externa

• Emplear segmentación de datos

• Utilizar escala de tiempo

• Crear campos calculados

• Mostrar valores como en tablas dinámicas

• Utilizar Agrupar selección

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PREPARAR LOS DATOS
Para crear una tabla dinámica que ayudarán efectivamente a responder a sus
preguntas, necesita asegurarse de que sus datos están en un formato que darán los
resultados deseados. Teniendo tiempo para preparar los datos antes de crear una
tabla dinámica ayudará a asegurar a desglosar los datos en bruto y proporcionar
inteligencia procesable para dirigentes de empresas. Al preparar los datos para el
análisis de la tabla dinámica, podrá ahorrar tiempo y esfuerzo a la hora de analizar
los datos.

Fuentes de datos locales

Cuando se crea una tabla dinámica, puede utilizar fuentes de datos locales o
externos. Los orígenes de datos son locales dentro del libro actual, mientras que
fuentes de datos externas están fuera del libro, como otros libros de Excel,
archivos de texto, tablas de Microsoft Access® o tablas SQL Server®.

Fuentes de datos locales pueden incluir tablas o rangos de celdas dentro de un libro.
Una tabla es un conjunto de datos compuesto de filas y columnas contiguas que
Excel trata como un único objeto independiente. Un rango es un bloque o grupo
de celdas en una hoja de cálculo. Se puede dividir por rangos de celdas en blanco
en la misma hoja de cálculo o existen en varias hojas de cálculo. Con una tabla
dinámica, puede analizar datos de sólo un rango de celdas o de una sola tabla.
Alternativamente, también puede extraer datos de varios rangos y tablas en una tabla
dinámica para el análisis.

Figura 1-1: Un rango de celdas es un grupo de celdas en una hoja de cálculo, mientras que una
tabla se trata como un único objeto independiente en Excel.

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 Los datos transaccionales

Tablas dinámicas funcionan bien con raw, los datos transaccionales. Los datos
transaccionales representan cada transacción o evento, en una serie de
transacciones y no se resume en modo alguno. Piense en ello como datos que se
capturan en el momento de la transacción, como la compra de un producto. En
este escenario, cada fila en el conjunto de datos contiene solo una compra o
transacción. Dado que no se hace un resumen de la información, los datos
transaccionales normalmente sólo incluyen rótulos de columna y no los rótulos de fila.

Antes de crear una tabla dinámica, asegúrese de quitar cualquier dato resumido,
incluido los grupos y subtotales, desde los datos de origen. Aunque puede crear
tablas dinámicas a partir de datos resumidos, ellos nunca pueden darle tanta
visibilidad granular de los datos, como las tablas dinámicas creadas a partir de datos
transaccionales.

Nota: Para eliminar un grupo, primero debe determinar el método de agrupación aplicado.
Si las filas se agrupan automáticamente utilizando Excel la función SUBTOTAL, una fila de
subtotal aparece encima de las filas agrupadas. Si las filas o columnas se agruparon
manualmente utilizando la función de grupo, fila o columna subtotal no es visible.

Los datos transaccionales muestran cada evento; resumen datos y se compilan en alguna forma.

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Limpiar datos

Porque una tabla dinámica es una vista del origen de datos, es importante disponer
de datos limpios como una fundación. Esto implica asegurarse de que los datos
de origen cumplen determinados criterios para optimizar los resultados de la tabla
dinámica.

Sin usar limpiar datos como punto de partida, puede crear una tabla dinámica,
pero los resultados podrían ser defectuosas y agrupar o clasificar los datos
problemáticos. Teniendo tiempo para preparar adecuadamente los datos de
origen se asegurará de que su tabla dinámica es precisa y efectiva.

Limpiar datos tiene las siguientes características:

• La primera fila tiene títulos que describen claramente los datos en

cada columna.

• Cada columna representa una única categoría de datos.

• Los nombres de columna no tienen elementos de datos duplicados.

• Cada célula está formateada con exactitud sobre la base de los tipos
de datos. Por ejemplo, el formato de número de campos que se
utilizan en cálculos o el formato de fecha para los campos que
contienen fechas.

• Los datos de cada columna son consistentemente formateados.

(Los tipos de datos no son mezcladas dentro de una columna).

• No hay ninguna fila, columna o celda en blanco.

• No hay filtros aplicados.

• No hay subtotales.

• No existen las entradas de datos duplicadas.

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 Figura 1-3: Limpiar las características de los datos.

Datos duplicados

Es importante eliminar los datos duplicados en la tabla de origen. Datos duplicados

son los que aparecen en más datos de un campo o una tabla de un conjunto de
datos o en conjunto de datos. Por ejemplo, si una transacción accidentalmente entró
en una base de datos dos veces, la segunda instancia es la duplicación de datos.
A través de bases de datos, los datos se duplican cuando la misma información
es almacenada en varios lugares. Supongamos que tiene tres bases de datos
diferentes y almacenar el número de cliente y los nombres y apellidos de sus clientes
en las tres bases de datos. El número de cliente que crea una relación o
conexión entre los conjuntos de datos, pero el nombre y el apellido de los clientes
se consideran datos duplicados.

Eliminar datos duplicados a partir de un conjunto de datos no siempre es

sencillo. Toma conocimiento del conjunto de datos para determinar si los datos son
válidos o duplicados. Por ejemplo, una empresa grande puede tener millones de
clientes en una base de datos. En un gran conjunto de datos, no están obligados
a ser varios clientes que tienen el mismo nombre. Si elimina la duplicación de datos
basados en el nombre solo, las entradas únicas y legítimas podrían ser eliminadas.
A menudo es necesario en primer lugar identificar posibles datos duplicados,
tales como con formato condicional y, a continuación, comprobar los alrededores
de datos para comprobar si la entrada es válida o si es un duplicado.

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Aunque el número de cliente que crea una relación entre los conjuntos de datos, el nombre y los
Apellidos son duplicados porque aparecen en los tres conjuntos de datos.

Brecha y consideraciones de celda en blanco

Datos de origen de tabla dinámica no debe contener ningún vacío de las filas,
columnas o celdas. Una fila vacía puede provocar que pierda enormes trozos de
datos al establecer un rango de datos. Una columna vacía provocará la creación
de tablas dinámicas de Excel a fracasar porque no encuentra un encabezado de
columna. Aunque puede crear una tabla dinámica de los datos de origen que
contiene celdas en blanco, los informes creados a partir de los datos serán más
propenso a errores. Por ejemplo, si usted tiene incluso una celda en blanco de
la columna con un formato numérico, en lugar de retornar a una suma en la tabla
dinámica, Excel predeterminados para un recuento.

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 Por lo tanto, si los datos de origen tienen celdas en blanco, es benéfico llenarlos
con la información adecuada. Antes de comenzar, es beneficioso para verificar
con la persona que creó el origen de datos para asegurarse de que está
introduciendo los valores correctos. Si no tiene acceso a la información que falta,
puede utilizar un código de valor faltante, como NA o 0 (cero), para asegurarse de
que coincide con el tipo de datos de cada columna. A menudo las organizaciones
tienen sus propias convenciones para los códigos de valor faltante para garantizar
la coherencia de los informes. También puede encontrar que es más fácil de limpiar
los datos de una columna por vez para asegurarse de que están trabajando con el
mismo tipo de datos.

Quite cualquier fila y columnas en blanco y llene cualquier celda en blanco cuando prepare los datos
para su dinámica.

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CREAR UNA TABLA DINÁMICA A PARTIR DE UN ORIGEN DE DATOS
LOCAL
Ahora que sabe cómo preparar sus datos, usted está listo para crear una tabla
dinámica. Puede crear rápidamente una tabla dinámica básica de una tabla o rango
dentro de un libro como fuente de datos para el informe.

Tabla Dinámica

Una tabla dinámica de Excel dinámico es un objeto de datos que permite a los
usuarios realizar análisis de datos mediante la reorganización y resumir los datos.
Excel toma su origen de datos y lo convierte en un diseño interactivo de columnas,
filas, valores y filtros, que le permite manipular datos para satisfacer sus necesidades
de análisis.

Con una potente funcionalidad de tabla dinámica, puede arrastrar y colocar los
campos para mirar la información desde diferentes perspectivas para obtener
una visión fresca de las estadísticas. Al mover los campos alrededor de la tabla
dinámica, Excel ajusta automáticamente el diseño del informe y recalcula los totales,
que pueden guardar sus horas de análisis de trabajo.

En el ejemplo siguiente, la tabla dinámica se creó a partir de un conjunto de

datos que representa las cifras de ventas. Cada una de las entradas únicas en
la columna Rep del conjunto de datos se ha convertido en una etiqueta de fila de
la tabla dinámica. Como cada representante de ventas aparece en el conjunto de
datos más de una vez, las filas representan ahora un resumen de todas las ventas
por cada representante. Asimismo, cada una de las entradas únicas en la columna
Project Type del conjunto de datos se ha convertido en un rótulo de columna de la
tabla dinámica. Por último, el resumen de los datos en cada una de las celdas de
la tabla dinámica representa la suma de ventas por tipo de proyecto por cada
representante de ventas.

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 Figura 1-6: Una tabla dinámica.

Pivotando

Una tabla dinámica permite pivotar los datos en bruto. En Excel, pivotar es una
forma de manipulación de los datos que puede tener una columna de datos y
pivot en una fila, y viceversa. Reorganiza pivotando y resume los datos basándose
en una serie de criterios y le permite ver los datos desde diferentes perspectivas.

Por ejemplo, supongamos que tiene un conjunto de datos que contiene filas de datos,
cada uno de los cuales representa un evento único, como un envío. Las celdas de
cada fila se componen de diferentes aspectos del envío, como la fecha, la cantidad
en dólares, o la ubicación. Si desea resumir los datos sobre estos

Los envíos como un todo, es decir para encontrar el monto total de los envíos
que se produjeron en cada fecha, puede tomar la fecha de la columna y el pivot
para que cada fecha única está representada por una fila individual.

En el conjunto de datos original, cada fila representa un solo envío. Las cantidades
de dólares para todos los envíos fueron en la misma columna y estuvo asociado
con cada una de las fechas. Ahora que las fechas están representados por filas en
el conjunto de datos de girarse, desea conocer el valor total de todos los envíos
desde el conjunto de datos para cada fecha. Calcular esta información
manualmente, o utilizar una fórmula para resumir, tomaría algún tiempo; sin
embargo, usted puede pedirle a Excel que sume los valores juntos y devolver la
cantidad total en dólares para cada fecha. Esta gira los datos responde a una
pregunta muy concreta: ¿Cuál era el valor de los envíos de cada día? Este sencillo

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ejemplo muestra el poder de pivot.

Nota: Pivotando no afecta los datos en bruto; sólo modifica la vista de los datos.

Veamos cómo el ejemplo anterior quedaría en una hoja de cálculo.

el pivotear datos proporciona las cantidades de dólares de envíos por día de un vistazo.

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El cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.

Podrá utilizar el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica para crear tablas
dinámicas a partir de los datos en bruto. En el cuadro de diálogo, seleccione una
tabla o rango de datos origen de datos externo para su dinámica. A continuación,
indique si desea que Excel para colocar la tabla dinámica en la hoja de cálculo actual
o en una nueva hoja de cálculo.

Figura 1-8: El cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.

El cuadro de diálogo Tablas Dinámicas recomendadas

Si usted quisiera recomendaciones de como pivotear el origen de datos, Excel

proporciona sugerencias para usted a través del cuadro de diálogo Tablas
dinámicas recomendadas. Para acceder al cuadro de diálogo Tablas dinámicas
recomendadas, simplemente seleccione en cualquier parte de los datos de origen
de Excel. Luego seleccione Insertar → Tablas dinámicas recomendadas. Una
vez que aparezca el cuadro de diálogo Tablas dinámicas recomendadas,
desplácese a través de sugerencias de tabla dinámica en el lado izquierdo y
previsualizar las tablas dinámicas sugeridas en el lado derecho. Simplemente,
seleccione Aceptar cuando haya encontrado una tabla dinámica de Excel y desea
pivotar su origen de datos. Después de ver la tabla dinámica creada recientemente,
siempre puede pivotar los datos de cualquier forma que desee. Esta función está
pensada para ofrecerle un punto de partida u ofrecer los medios para dinamizar los
datos que usted puede no haber pensado.

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 Si quieres sugerencias para una tabla dinámica local diferente o fuente de datos
externa, utilice el enlace Cambiar los datos de origen en la parte inferior de la
ventana. Alternativamente, si no le gusta ninguna de las sugerencias, puede
seleccionar Tabla dinámica en blanco para pivotar los datos por su propia cuenta.

El cuadro de diálogo Tablas dinámicas recomendadas le ofrece sugerencias sobre pivotar su origen
de datos.

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El panel de tareas de campos de tabla dinámica

Cuando se crea una tabla dinámica, Excel abrirá automáticamente el panel de

tareas de campos de tabla dinámica. El panel de tareas le permite seleccionar los
campos que desea incluir en la tabla dinámica y a organizar su estructura.

Por defecto, la mitad superior de los campos de tabla dinámica del panel de tareas
proporciona las opciones de campo basándose en las columnas de su origen de
datos. Desde aquí, puede seleccionar los campos que desea incluir en la tabla
dinámica. La mitad inferior del panel de tareas, arrastre los campos entre las
zonas debajo de la sección, muestra cuatro áreas que se utilizan para estructurar
la tabla dinámica y seleccione los valores en los que realiza los cálculos de Excel.

Desde las tablas dinámicas son dinámicos, puede arrastrar campos entre las
diversas áreas de los campos de tabla dinámica panel de tareas como necesaria
y su tabla dinámica se actualiza automáticamente. Si usted elige para arrastrar más
de un campo en un área, Excel crea una jerarquía en la tabla dinámica, con
campos en la parte superior del área representando a los niveles superiores de la
jerarquía.

Los campos del panel de tareas de tabla dinámica.

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 La siguiente tabla proporciona una breve descripción de los distintos elementos de
los campos de tabla dinámica

Panel de tareas.

Elementos Descripción
Flecha desplegable Seleccionar la flecha desplegable Herramientas muestra un menú que
Herramientas permite reordenar las secciones y áreas seleccionando varios campos de
tabla dinámica pre configuradas del panel de tareas diseños. También
puede modificar el orden en que aparecen los campos en la sección
Elegir campos para agregar al informe los campos de tabla dinámica de
panel de tareas

Casillas de verificación de un
campo
Las columnas del origen de datos ahora son campos de la table dinámica.
Casillas de verificación de un campo le permite agregar o eliminar
campos de las diversas áreas. De forma predeterminada, cuando se
compruebe la casilla de verificación de un campo que está formateado
como un campo de texto, Excel lo coloca en el área de filas. Cuando se
compruebe la casilla de verificación de un campo que está formateado
como un campo de número, Excel coloca el campo en el área de valores.
Desmarcando la casilla de verificación del campo quita ese campo desde
todos los ámbitos en los campos de tabla dinámica panel de tareas. Como
usted no tiene ningún control real sobre lugares donde Excel campos
cuando utilizando las casillas de verificación, muchos usuarios prefieren
simplemente arrastre los campos a las zonas deseadas.

Flecha desplegable del campo
Seleccionando la flecha desplegable del campo muestra un menú Del
campoque le permite mover los campos entre las áreas, mover campos
hacia arriba o hacia abajo en la jerarquía de un área, o quitar el campo
de esa zona. También puede acceder a los cuadros de diálogo
Configuración de campo

Área Filtros Arrastrar aquí los campos para filtrar la tabla dinámica. Los filtros
proporcionan una manera rápida de precisar datos de modo que puede
centrarse en la información específica.

Área Columnas Arrastrar campos aquí para crear encabezados de columna en la parte
superior de la tabla dinámica. Estos son especialmente útiles para mostrar
tendencias a lo largo de un período de tiempo, como meses, trimestres o
años.

Área Filas Arrastrar campos aquí para crear encabezados de fila en el lado izquierdo
de la tabla dinámica. Normalmente, los rótulos de fila son campos que
desee agrupar o clasificar, como ubicaciones o productos.

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Área Valores Arrastrar campos aquí para que Excel realice cálculos o resumir los datos.
Debe tener al menos un campo numérico en esta área.

Las Fichas de la tabla dinámica

Existen 2 fichas que contienen herramientas para trabajar las tablas dinámicas, están
son. Analizar tabla dinámica y Diseño.

Figura 1-11: La pestaña Analizar tabla dinámica.

La tabla siguiente identifica los tipos de comandos en los diversos grupos en la

pestaña Analizar.

Ficha Analizar tabla dinámica

Ficha Diseño

Grupo de Pestañas Contiene comandos para

Analizar Tabla Dinámica
Tablas dinámicas Acceso al cuadro de diálogo Opciones de tabla dinámica, que le
permite cambiar la configuración general de su tabla dinámica. Este
grupo también muestra el nombre de la tabla dinámica actualmente
seleccionada.

Campo activo Acceder al cuadro de diálogo Configuración de campo de valor,

contraer o expandir las jerarquías en sus tablas dinámicas, y la
perforación hacia arriba o hacia abajo en las tablas dinámicas
creadas a partir de bases de datos.

Grupo Agrupar y desagrupar diversos elementos dentro de una tabla

dinámica, y la gestión de dichos grupos.

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Grupo de Pestañas Contiene comandos para
Analizar Tabla Dinámica
Filtrar Insertando una segmentación o línea de tiempo, y la gestión de las
conexiones del filtro.

Datos Actualizar los datos de la tabla dinámica y cambia el origen de datos de

la tabla dinámica.

Acciones Filtrado de compensación, la selección de elementos en una tabla

dinámica, y mover la tabla dinámica en una hoja diferente en su
libro

Cálculos Configuración de cálculos de tabla dinámica y relaciones

Herramientas Crear gráficos dinámicos y acceder al cuadro de diálogo Tablas

dinámicas recomendadas

Mostrar Alternar la visualización del panel de tareas Campos de la

tabla dinámica en el apagado y los botones luego expandir y
contraer y los encabezados de campo de la tabla dinámica.

Figura 1-12: La pestaña Diseño.

Grupo de Pestañas Contiene comandos para

Analizar Tabla Dinámica
Diseño Cambiando la funcionalidad activada o desactivada, y modificando
el diseño general de una tabla dinámica

Opciones de estilo de Cambiar la visualización de los encabezados de filas, encabezados

tabla dinámica de columnas y filas con bandas, y columnas con bandas en on u off

Estilos de tabla Seleccionando y configurando las opciones de formato de tabla

dinámica Dinámica

Comenzar con preguntas, terminar con estructura

Página 16
Para crear una tabla dinámica, es útil comenzar a pensar acerca de los tipos de
preguntas que desearía ver los datos en bruto para contestar. Sus preguntas le
ayudarán a determinar cómo organizar sus tablas dinámicas. Una vez que haya
decidido qué preguntas desea respuestas, puede comenzar a diseñar la estructura
de la tabla dinámica.

Puede resultar útil para crear filas fuera del campo que están principalmente
interesados en y para crear columnas de su criterio secundario. Por ejemplo,
supongamos que usted es el gerente de un departamento de ventas. A fin de medir
el desempeño, le gustaría saber el total de ventas por tipo de proyecto para cada
representante de ventas en su departamento.

En el origen de datos, tiene columnas para Date, Rep, Region, Customer

Number, Sale, y Project Type.

Los datos de origen.

Al crear la tabla dinámica, se suelen crear filas de ventas (su principal

preocupación) y las columnas del tipo de proyecto (los elementos que se están
midiendo el rendimiento). Entonces le preguntaba a Excel a utilizar la función Suma

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para calcular el total de las ventas de cada representante por tipo de proyecto.

Aquí está la tabla dinámica resultante de todo el conjunto de datos que responde
a esta pregunta: ¿Cuáles son las ventas totales para cada representante de
ventas por tipo de proyecto? Observe que los representantes de ventas son
enumerados por fila y los tipos de proyecto se enumeran por columna. Los valores
de la tabla dinámica son las ventas totales, lo que indica que el uso de la función
SUMA, para cada representante de ventas para cada tipo de proyecto.

Tabla dinámica.

Página 18
CREAR UNA TABLA DINÁMICA A PARTIR DE MÚLTIPLES FUENTES DE
DATOS LOCALES
Ahora ya sabe cómo crear una tabla dinámica a partir de un origen de datos local, a
partir de una tabla o un rango de celdas. A menudo, sin embargo, usted tiene datos
en varias hojas de cálculo que desea resumir.

Afortunadamente, puede realizarlo con una tabla dinámica. En este tema, se crea
una tabla dinámica a partir de varios orígenes de datos locales.

El modelo de datos de Excel 2019

Puede utilizar el modelo de datos de Excel 2019 para integrar los datos de varias
tablas. Esto le permite crear un origen de datos relacional directamente en un libro.
En lugar de tener que usar fórmulas para consolidar los datos, el modelo de datos
contiene un detrás-de-la-escena cubo analítico. Puede agregar datos al modelo
de datos cuando usted inserta una tabla dinámica.

Figura 1-15: Utilice la casilla de verificación en la parte inferior del cuadro de diálogo Crear tabla
dinámica para agregar datos al modelo de datos.

El modelo de datos aparece como una colección de tablas en la pestaña Todos de

los campos de tabla dinámica del panel de tareas. Puede expandir o contraer cada

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 tabla con nombre para arrastrar y colocar los campos en la tabla dinámica, tal como
lo haría con una única fuente de datos.

El modelo de datos se visualiza en la pestaña del panel de tareas Todos los campos de tabla dinámica.

Nota: Para trabajar directamente con la vista gráfica del modelo de datos, debe
utilizar el Excel 2019 PowerPivot componentes.

Denominado tablas

Creación denominada tablas le ayudará a crear una tabla dinámica a partir de varias
fuentes locales. Los nombres de las tablas se muestran en la pestaña Todos del
panel de tareas campos de tabla dinámica. Permiten identificar rápidamente qué
origen de datos los campos pertenecen a. Utilice el cuadro Nombre de la tabla en
la pestaña Diseño del menú contextual Herramientas de tabla para dar nombre a
una tabla.

Página 20
En Excel, un nombre de tabla válido:

• Comienza con un subrayado o una letra.

• Contiene sólo letras, números o caracteres de subrayado.

• No debe contener espacios ni otros caracteres no válidos.

• No entra en conflicto con el nombre de otro objeto en el libro.

• No entre en conflicto con un nombre integrado en Excel, tal como el nombre

de una función o una referencia de celda.

El cuadro de diálogo Crear relación.

Aunque puede ver el nombre de las tablas en la pestaña Todos del panel de tareas
campos de la tabla dinámica, Excel aún no sabe cómo las tablas están conectadas.
Utilice el cuadro de diálogo Crear relación para establecer relaciones entre tablas.
En el lado izquierdo del cuadro de diálogo Crear relación identificar las tablas para
el que desea establecer relaciones. En el lado derecho, los encabezados de
campo de cada tabla se rellenan. Simplemente, seleccione el campo de cada
lista que contiene los identificadores únicos compartidos entre las dos tablas.

Por ejemplo, supongamos que tiene dos cuadros, uno llamado Bookings y uno
llamado AgentInfo. Cada tabla tiene una columna de datos denominada Agent#,
que contiene un identificador único en la forma de un número de identificación que
se asigna a cada agente de ventas. Para establecer esta relación entre las dos
tablas en Excel, seleccione la columna Agent# en ambas tablas, como se ve en la
siguiente figura.

El cuadro de diálogo Crear relación.

El cuadro de diálogo Administrar relaciones

Una vez que haya creado una relación, una entrada de esa relación se almacena en
el cuadro de diálogo Administrar relaciones. Desde aquí, puede utilizar el botón
Nuevo para acceder al cuadro de diálogo Crear relación para establecer otras

Página 21
 relaciones entre tablas. También puede editar, activar, desactivar y eliminar
relaciones utilizando los botones de la parte derecha del cuadro de diálogo
Administrar relaciones.

Utilice el cuadro de diálogo Administrar relaciones para gestionar las relaciones entre las tablas en su
libro.

Página 22
CREAR UNA TABLA DINÁMICA A PARTIR DE UN ORIGEN DE
DATOS EXTERNO
Hasta ahora, usted ha estado utilizando rangos de Excel o tablas dentro de un
libro como la fuente de datos para las tablas dinámicas. Sin embargo, es común en
el mundo de los negocios de hoy para trabajar con datos de una variedad de fuentes.

No siempre se dispone de la fuente de datos en Excel lista para crear una tabla
dinámica. Muchas veces, el origen de datos se almacena fuera de Excel.
Afortunadamente, Excel proporciona una manera de crear tablas dinámicas a partir
de datos de fuentes exteriores de Excel. En este tema, se crea una tabla dinámica a
partir de un origen de datos externo.

Limitaciones de Excel como una base de datos

Excel tiene numerosas ventajas para un potente análisis de datos. Aunque puede
utilizar Excel como un programa de gestión de datos para el almacenamiento de
datos de origen, el programa tiene sus limitaciones cuando se utiliza como una base
de datos. Por ejemplo, Excel no tiene una estructura de datos relacionales y no
es capaz de indizar campos para optimizar la recuperación de datos. Además,
los conjuntos de datos grandes ralentizar el rendimiento. Cada vez que abra un
libro, Excel se carga el archivo en memoria RAM (memoria de acceso aleatorio).
Así, en las hojas de cálculo que tienen miles de filas de datos, cuando se edita la
información, puede tomar una cantidad considerable de tiempo para Excel para
actualizar los datos.

Fuentes de datos externas

Fuentes externas de datos para tablas dinámicas incluyen otros libros de Excel,
archivos de texto y bases de datos relacionales como Microsoft Access y SQL
Server. Cuando es posible, utilizando una base de datos relacional como fuente de
datos mejora su capacidad para analizar datos de forma más eficiente ya que estas
bases de datos están diseñadas para recuperar los datos rápidamente. De esta
forma, usted maximizar el análisis del negocio, aprovechando las fortalezas de
cada aplicación. La base de datos relacional proporciona una sólida base de
administración de datos y las tablas dinámicas de Excel le dan una versatilidad
sorprendente y velocidad para analizar datos. En Excel, puede configurar y
administrar las conexiones con orígenes de datos externos mediante el grupo
Obtener datos externos de la pestaña Datos.

Página 23
Utilice los botones del grupo Obtener y transformar datos para configurar y administrar las conexiones a
orígenes de datos externos para su uso en tablas dinámicas.

La ventana Importar datos

Cuando importa datos desde una base de datos de Access o de web, o desde un
archivo de texto o XML, puede utilizar la ventana Importar datos. Explore su equipo
para localizar el archivo de base de datos deseado o seleccione Nueva Fuente
para acceder al Asistente para la conexión de datos, que permite importar datos
de otros orígenes de datos externos. Una vez que localice el archivo correcto y
seleccione Abrir, Excel abre el cuadro de diálogo Seleccionar tabla.

Página 24
 Figura 1-21: Utilice la ventana Seleccionar origen de datos para localizar la fuente de datos externa
desde Access, la web, un archivo de texto o un archivo XML.

El cuadro de diálogo Seleccionar tabla

El cuadro de diálogo Seleccionar tabla permite elegir las tablas que desea importar
a Excel para su uso en una tabla o una tabla dinámica. Comprobación de permitir la
selección de la casilla de verificación múltiples tablas permite importar más de
una tabla. Una vez que seleccione las tablas que desee importar y seleccione
Aceptar, Excel abre el cuadro de diálogo Importar datos.

Utilice el cuadro de diálogo Seleccionar tabla para elegir las tablas que desea importar desde el
origen de datos externo.

Página 25
El cuadro de diálogo Importar datos

El cuadro de diálogo Importar datos tiene dos secciones principales. En la sección

superior, puede elegir cómo desea ver los nuevos datos en el libro. Usted puede
elegir para verla como una tabla, la tabla dinámica o

Gráfico dinámico, o simplemente crear una conexión sin necesidad de verlo como
una de las opciones anteriores. En la sección inferior, puede elegir dónde colocar los
datos, ya sea en la hoja actual o en una nueva hoja de cálculo. Además, si la
importación de más de una tabla, Excel agrega automáticamente las tablas
importadas para el modelo de datos. Esto es indicado por la ya marcada la casilla
de verificación en la parte inferior del cuadro de diálogo Importar datos. Si
selecciona Informe de tabla dinámica a partir de la parte superior y seleccione
Aceptar, Excel muestra una tabla dinámica para los datos.

El cuadro de diálogo Importar datos.

El Asistente para la conexión de datos

Si desea importar datos de otras fuentes externas a Access, la web, archivos XML
o archivos de texto, utilice el Asistente para la conexión de datos. Simplemente
siga los pasos para importar datos externos en Excel deseado.

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El Asistente para la conexión de datos le guiará en la configuración de las conexiones con
orígenes de datos externos de Access, la web o un archivo de texto.

El cuadro de diálogo Conexiones existentes

Si no inserta una tabla dinámica cuando se están importando datos en Excel, puede
crear una tabla dinámica a partir de los datos más adelante. Cuando utilice el
cuadro de diálogo Crear tabla dinámica, simplemente seleccione la casilla de
verificación opcional Utilizar un origen de datos externo. Cuando selecciona
Elegir conexión, aparece el cuadro de diálogo Conexiones existentes. Utilice el
cuadro de diálogo Conexiones existentes para ver y abrir las conexiones de datos
y tablas en el libro, en la red, y en el ordenador.

Página 27
Utilice el cuadro de diálogo Conexiones existentes para seleccionar un origen de datos externo para
su tabla dinámica.

Página 28
EMPLEAR SEGMENTACIÓN DE DATOS
Cuando se está filtrando varias entradas, puede ser fácil perder el rastro de lo
que se está filtrando. En lugar de filtrar manualmente los datos de la tabla dinámica,
puede utilizar segmentación para ver lo que se está filtrando en un vistazo. Una
segmentación es un individuo objeto de Excel utilizado para filtrar los datos en
tablas dinámicas. Puede crear una segmentación de cualquiera de los campos
asociados con una tabla dinámica y, a continuación, utilice las segmentaciones para
filtrar cada campo por cualquiera de sus entradas únicas.

Cuando cree una segmentación, cada entrada exclusiva en ese campo se

convierte en un botón en la segmentación. Utilice estos botones para seleccionar
los datos que desea ver en la tabla dinámica, como se indica cuando el botón
aparece en azul, y los datos que desee filtrar fuera de la tabla dinámica, como se
indica cuando el botón aparece en color blanco. Si un botón es una segmentación
desapareció de tonalidades de azul, esto significa que algún filtro activo ha
eliminado las entradas de la tabla dinámica. Los botones Desaparecer segmentación
están inactivos, ya que no se puede filtrar las entradas que no aparecen en la tabla
dinámica. Borrar el filtro que está suprimiendo las entradas se volverá a activar el
botón segmentación asociado(s).

Para seleccionar varios botones de segmentaciones simultáneamente, presione y

mantenga presionada la tecla Ctrl mientras realiza las selecciones. Al seleccionar
el botón Borrar filtro desactiva todos los filtros en una segmentación, de manera
que todas las entradas aparecen en la tabla dinámica. Se puede colocar en
cualquier lugar de la segmentación de las hojas de cálculo y cambiarles el tamaño.
Puede incluso colocar copias la segmentación en múltiples ubicaciones. La
segmentación original y las copias permanecen vinculadas, por lo que
independientemente de los filtros que se aplican a uno de ellos afectan a todas las
copias.

Página 29
 Utilizar segmentación rápidamente y fácilmente para aplicar varios filtros

Aunque una segmentación es típicamente asociada sólo a una tabla dinámica, puede
vincular segmentación a varias tablas dinámicas. Esto generalmente se realiza
cuando las tablas dinámicas están asociados con el mismo origen de datos.

El cuadro de diálogo Insertar segmentación

Utilice el cuadro de diálogo Insertar segmentación para crear segmentación de

cualquier campo de la tabla dinámica. Cada campo aparece como una opción de
casilla de verificación en el cuadro de diálogo. Para crear una segmentación de un
campo en particular, simplemente marque la casilla correspondiente.

Página 30
El cuadro de diálogo Insertar segmentación permite crear una segmentación de cualquier campo
disponible en su dinámica.

La ficha contextual Herramientas de segmentación

Puede acceder a comandos específicos para trabajar con segmentación, desde

la ficha contextual Herramientas de segmentación. La ficha contextual
Herramientas de segmentación aparece cuando se selecciona cualquier
segmentación. Solo contiene una pestaña, la pestaña Opciones.

La ficha contextual segmentación.

Página 31
 En la tabla siguiente se describen los tipos de comandos que encontrarán en los
grupos de comandos en la ficha contextual de segmentación.

Grupo de Pestañas Contiene comandos para

Segmentación Renombrando segmentación, acceder y administrar opciones
conexiones de segmentación con las tablas dinámicas.

Estilos segmentación Aplicar formato a los estilos de segmentación.

Organizar Configuración de la disposición de segmentación en la pantalla.

Botones Modifica el tamaño de los botones y los botones de alineación

de la segmentación.

Tamaño Modificando el tamaño de la segmentación.

El cuadro de diálogo Conexiones de filtro

Puede utilizar el cuadro de diálogo Conexiones de filtro para administrar las

conexiones del filtro entre sus tablas dinámicas que están asociados con el mismo
origen de datos raw. Cada filtro disponible aparece como una opción de casilla de
verificación en el cuadro de diálogo. Para conectar un filtro a la tabla dinámica
actual, simplemente marque la casilla correspondiente. Es importante señalar que
las tablas dinámicas que están asociados con el mismo origen de datos raw no
tienen que compartir los filtros. Puede crear filtros exclusivos para cada tabla
dinámica que filtran el mismo campo independientemente. Sin embargo, si usted
desea conectar un filtro entre varias tablas dinámicas, los cambios que realice en
ese filtro para una tabla dinámica, simultáneamente, afectan a todas las tablas
dinámicas conectadas a ese filtro. Puede acceder al cuadro de diálogo
Conexiones de filtro desde la ficha contextual Herramientas de tabla dinámica
seleccionando Analizar → Filtro → Filtro de conexiones.

Página 32
 El cuadro de diálogo Conexión de filtros.

Nota: Utilice el cuadro de diálogo Conexiones de filtro para administrar todas las
conexiones del filtro, pero puede administrar solamente segmentación de conexiones o sólo
las conexiones de línea de tiempo. Administrar sólo slicer conexiones, utilice el cuadro de
diálogo Conexiones de informe en la ficha contextual Herramientas de segmentación
seleccionando Opciones →Segmentación → Informe Conexiones. Asimismo, administrar
sólo las conexiones de línea de tiempo, utilice el cuadro de diálogo Conexiones de
informe sobre la línea de tiempo seleccionando la ficha contextual Herramientas →
Opciones → Informe escala de tiempo Conexiones.

Página 33
ESCALA DE TIEMPO
Con un cronograma de tabla dinámica, puede filtrar fácilmente las fechas en la tabla
dinámica. La línea de tiempo funciona como una segmentación, pero tiene una
interfaz diferente. La cronología agrupa sus fechas en días, meses, trimestres o
años. La vista predeterminada para el filtro de línea de tiempo es de meses, como
se ve en la siguiente figura, pero puede utilizar el menú desplegable período de
tiempo para cambiar la vista de días, trimestres o años. Para filtrar los datos de la
tabla dinámica, utilice el selector de tiempo. Simplemente seleccione un período
de tiempo en la línea de tiempo o arrastre los extremos del selector período de
tiempo para el período de tiempo deseado. Si desea ver todas las fechas de la tabla
dinámica, seleccione el botón Borrar filtro.

Líneas de tiempo.

El cuadro de diálogo Insertar Escala de tiempo

El cuadro de diálogo Insertar Escala de tiempo es similar en formato para el cuadro

de diálogo Insertar segmentación. Utilice el cuadro de diálogo Insertar Escala de
tiempo para crear una línea de tiempo de cualquier campo de fecha en la tabla
dinámica. Cada campo aparece como una opción de casilla de verificación en el
cuadro de diálogo. Para crear una línea de tiempo de un campo en particular,
simplemente marque la casilla correspondiente.

Página 34
 El cuadro de diálogo Insertar Escala de tiempo le permite crear una línea de tiempo

La ficha contextual Herramientas Escala de tiempo

Puede acceder a comandos específicos para trabajar con plazos desde la ficha
contextual Herramientas de Escala de tiempo. La ficha contextual Herramientas
de Escala de tiempo aparece al seleccionar cualquier escala de tiempo. Solo
contiene una pestaña, la pestaña Opciones.

La ficha contextual Herramientas de Escala de tiempo.

En la tabla siguiente se describen los tipos de comandos que encontrarán en los

grupos de comandos en la ficha contextual Herramientas de escala de tiempo.

Grupo de Pestañas Contiene comandos para

Escala de tiempo Renombrar cronogramas y administrar las conexiones de línea de tiempo
para las tablas dinámicas

Estilos de escala de tiempo Aplicar formato a plazos.

Organizar Configuración de la disposición de las líneas de tiempo en la pantalla.

Tamaño Modifica el tamaño y propiedades de la escala de tiempo.

Mostrar Modificando las opciones que se muestra en la escala de

tiempo.

Página 35
EL CUADRO DE DIÁLOGO INSERTAR CAMPO CALCULADO
Otra forma de resumir datos es para crear un campo calculado en la tabla
dinámica. Usted puede crear campos personalizados calculados utilizando el cuadro
de diálogo Insertar campo calculado, situada en el grupo Cálculos de la pestaña
Analizar tabla dinamica. En el cuadro de diálogo Insertar campo calculado, puede
elegir su nombre de campo calculado y, a continuación, crear una fórmula de los
campos numéricos en el origen de datos. Las operaciones aritméticas permitidas en
el cuadro de texto Fórmula son + para sumar, - para restar, * para la multiplicación
y / para la división.

Una vez que el campo se crea, aparece como otra columna de la tabla dinámica y
se agrega como panel de tareas campo de la tabla dinámica.

Por ejemplo, supongamos que desea crear un campo calculado con el porcentaje
de punta, que se calcula dividiendo la cantidad de punta por el importe del
servicio. Primero debe agregar el campo Tip al cuadro de texto de la Fórmula.
Para ello, seleccione el campo Importe de la punta de la zona de campos del
cuadro de diálogo Insertar campo calculado y seleccione Insertar campo, que
sitúa el campo en el cuadro de texto Fórmula. A continuación, escriba en la barra
diagonal / para denotar la división. Por último, introduzca el campo Service Amount
en el cuadro de texto Fórmula.

Siempre puedes modificar o eliminar campos calculados previamente creado.

Simplemente utilice el menú desplegable Nombre para seleccionar la opción
deseada del campo calculado y utilice el cuadro de diálogo para modificar el cálculo
o eliminarlo por completo.

Página 36
Utilice el cuadro de diálogo Insertar campo calculado para crear, modificar o eliminar campos
calculados personalizado en su tabla dinámica.

Página 37
MOSTRAR VALORES COMO EN TABLAS DINAMICAS
En la pestaña Mostrar valores como del cuadro de diálogo Configuración de
campo de valor, Excel realiza cálculos en los datos para determinar cómo mostrar
los valores del campo seleccionado.

La pestaña Mostrar valores como del cuadro de diálogo Configuración de campo de valor.

La siguiente tabla describe las opciones de cálculo en la pestaña Mostrar valores

comodel cuadro de diálogo Configuración de campo de valor.

Calculo Resultado
Sin cálculo No se aplica ningún cálculo.

% del Total general Muestra un porcentaje del total, de modo que todas las
celdas de detalle en la tabla dinámica agregar hasta 100 por
ciento.

% del Total de columna Muestra un porcentaje de los valores de las columnas.

% de la fila Total Muestra un porcentaje de los valores de las filas.

% de Muestra un porcentaje del valor de Elemento base en

Página 38
Calculo Resultado
Campo base

% del total de la fila principal Con varios campos de fila, la fila muestra un porcentaje
del total de la fila principal. El cálculo toma el valor del
elemento dividido por el valor del elemento padre en las filas.

% del total de la columna Con varios campos de columna, muestra una columna de
principal porcentaje del total de la columna principal. El cálculo
toma el valor del elemento dividido por el valor del
elemento padre en columnas.

% del total principal Con varias filas y/o los campos de columna de la celda,
se muestra un porcentaje del total del elemento primario. El
cálculo toma el valor del elemento dividido por el valor del
elemento padre del Campo Base que usted seleccione.

Diferencia de Muestra la diferencia del valor de Elemento base en Campo

base.

% de diferencia de Muestra la diferencia de porcentaje del valor de Elemento

base en Campo base

Total, en Muestra el valor de elementos sucesivos en Campobase

como un total

% del Total en Muestra el valor en porcentaje de elementos sucesivos en

CampoBase como un total

Clasificar de menor a mayor Muestra el rango numérico de los valores seleccionados

en un campo. Las listas de Excel del elemento más pequeño
en el campo como 1, y cada valor más grande con un mayor
rango.

Clasificar de mayor a menor Muestra el rango numérico de los valores seleccionados

en un campo. Las listas de Excel del elemento más
importante en el campo 1, y cada valor menor con menor

Página 39
 Calculo Resultado
rango

Índice Muestra la importancia relativa de un elemento. Excel

realiza el cálculo de la siguiente manera: ([Valor en la celda]
× [gran total de totales generales]) / ([gran total de fila] ×
[gran total de columna]).

UTILIZAR AGRUPAR SELECCIÓN

La agrupación de los datos de resumen en su tabla dinámica puede ayudarle a
obtener una mejor visión de los datos que desea analizar. Puede agrupar la
fecha, hora, número y campos de texto. Por ejemplo, puede agrupar campos de
fecha y hora en pedazos más manejables, como en trimestres y años. O usted
podría agrupar los representantes de ventas en sus respectivos departamentos o
números en intervalos. En el ejemplo siguiente, las fechas individuales se agrupan
en meses para facilitar el análisis.

Utilice la característica de grupo para combinar datos en piezas más manejables para el análisis.

El cuadro de diálogo Agrupación

Página 40
 Utilice el cuadro de diálogo Agrupación para agrupar los campos de fecha y hora.
Esta tabla dinámica se accede seleccionando Herramientas → Analizar tabla
dinamica → Grupo → Grupo de campo. Tenga en cuenta que tiene que
seleccionar un campo de fecha y hora dentro de la tabla dinámica para el botón
campo Grupo para estar activo.

Utilice el cuadro de diálogo de agrupación para definir su campo de fecha y hora las agrupaciones.

Página 41
Módulo 2: Características de Business Intelligence en MS. Excel
con Power Pivot

• Introducción a la Inteligencia de Negocios (BI) con Excel

• Análisis de información con PowerPivot

• Interfaz de Power Pivot

• Empleando el asistente para importar datos

• Creando un Modelo de datos

• Estableciendo y definiendo relaciones entre tablas

• Analizando los tipos de relaciones

Página 42
INTRODUCCIÓN A LA INTELIGENCIA DE NEGOCIOS (BI) CON EXCEL
La inteligencia de negocios es una rama de la analítica descriptiva cuya
funcionalidad es el uso de métodos y herramientas que permitan ordenar los datos y
fuentes de información. La idea principal de generar este orden es identificar
tendencias, patrones y comportamientos dentro de una organización que permitan
conocer que ha pasado y por qué está sucediendo.

Se puede decir que la inteligencia de negocios es la habilidad de contar la historia de

la organización y lo que está aconteciendo dentro de ella con los datos que tenemos
disponibles.

¿PARA QUÉ SIRVE LA INTELIGENCIA DE NEGOCIOS?

Cómo rama de la analítica la idea de la inteligencia de negocios busca dentro de una

organización generar un método de lectura rápida y simple de la información,
ayudando a realizar rapidamente la tediosa tarea de depuración de datos y
realización de informes, la idea es brindar herramientas que permitan llegar de una
forma más sencilla al análisis de la información.

Recordemos que la información es el nuevo petroleo en la era digital y la inteligencia

de negocios busca brindar información para la toma de decisiones a las distintas
organizaciones.

¿QUE APLICACIONES PUEDO UTILIZAR PARA HACER

INTELIGENCIA DE NEGOCIOS?
Actualmente el mercado tiene muchas aplicaciones que podrían ayudarte a generar
procesos de inteligencia de negocios en pequeñas y grandes organizaciones. El
mismo Microsoft Excel puede ayudarte en esta tarea con sus complementos de Power
Query y Power Pivot, además de las tablas y gráficos dinámicos.

También hay dos herramientas que tienen gran nombre en el mercado como
son Power BI y Tableau, estas dos son las más comunes para procesos de Inteligencia
de Negocios en las organizaciones.

No obstante si das una mirada en la web encontrarás muchas más aplicaciones y

páginas web que pueden ayudarte con tu proceso de Inteligencia de
Negocios, Python, R-Studio, Google Data Studio, entre muchas otras puede suplir este fin.

Página 43
ANÁLISIS DE INFORMACIÓN CON POWERPIVOT

Power Pivot es un Excel de datos que puede usar para realizar análisis de datos
eficaces y crear modelos de datos sofisticados. Con Power Pivot puede combinar
grandes volúmenes de datos de diversos orígenes, realizar análisis de la información
rápidamente y compartir puntos de vista con facilidad.

Tanto en Excel como en Power Pivot, puede crear un modelo de datos, una colección
de tablas con relaciones. El modelo de datos que ve en un libro de Excel es el mismo
modelo de datos que ve en la ventana de Power Pivot. Todos los datos que importe
a Excel están disponibles en Power Pivot y viceversa.

Nota: Antes de entrar en detalles, es posible que desee dar un paso atrás y ver un
vídeo, o tomar nuestra guía de aprendizaje en Obtener & Transformar y Power Pivot.

Características principales de Power Pivot para Excel

Importar millones de filas de datos de varios orígenes de datos Con Power Pivot
para Excel, puede importar millones de filas de datos de varios orígenes de datos en
un único libro de Excel, crear relaciones entre datos heterogéneos, crear columnas y
medidas calculadas con fórmulas, crear tablas dinámicas y gráficos dinámicos y,
después, analizar más los datos para que pueda tomar decisiones empresariales a
tiempo, todo ello sin requerir asistencia de TI.

Disfrutar de cálculos y análisis rápidos Procese millones de filas

aproximadamente al mismo tiempo que miles y haga el máximo de procesadores de
varios núcleos y gigabytes de memoria para el procesamiento más rápido de los
cálculos. Supera las limitaciones existentes para el análisis masivo de datos en el
escritorio con algoritmos de compresión eficientes para cargar incluso los conjuntos
de datos más grandes en la memoria.

Soporte virtualmente ilimitado de orígenes de datos Proporciona la base para

importar y combinar datos de origen desde cualquier ubicación para realizar análisis
masivos de datos en el escritorio, incluidas bases de datos relacionales, orígenes
multidimensionales, servicios en la nube, fuentes de datos, archivos Excel, archivos
de texto y datos de la Web.

Expresiones de análisis de datos (DAX) DAX es un lenguaje de fórmulas que

amplía las capacidades de manipulación de datos de Excel para permitir
agrupaciones, cálculos y análisis más complejos y sofisticados. La sintaxis de las
fórmulas dax es muy similar a la de Excel fórmulas.

Página 44
INTERFAZ DE POWER PIVOT

Power Pivot es un complemento que se puede usar para realizar un análisis de datos
eficaz en Excel. Este complemento está integrado en algunas versiones de Office,
pero no está habilitado de forma predeterminada.

Habilitar Power Pivot

Vaya a Archivo > Opciones > Complementos.

En el cuadro Administrar, haga clic en Complementos COM> Ir.

Active la casilla Microsoft Office Power Pivot y haga clic en Aceptar. Si tiene
instaladas otras versiones del complemento Power Pivot, estas también se muestran
en la lista Complementos COM. Asegúrese de seleccionar el complemento Power
Pivot para Excel.

La cinta de opciones ahora contiene la pestaña de Power Pivot.

Abra la ventana de Power Pivot.

Haga clic en Power Pivot.

Esta es la pestaña en la que se trabaja con las tablas dinámicas de Power Pivot, los
campos calculados y los indicadores clave de rendimiento (KPI) de , y donde se crean
tablas vinculadas.

Haga clic en Administrar.

Página 45
 Ahora está en la ventana de Power Pivot. Aquí puede hacer clic en Obtener datos
externos para usar el Asistente para la importación de tablas con el fin de filtrar datos
a medida que vaya agregándolos a un archivo, crear relaciones entre las tablas,
enriquecer los datos con cálculos y expresiones, y, luego, usar dichos datos para
crear tablas dinámicas y gráficos dinámicos.

A continuación, estudiaremos cada uno de esos menús de la “cinta” (Ribbon) y cada

uno de los grupos de opciones y opciones que lo componen.

Menu INICIO

Grupo de opciones ‘Portapapeles’: son opciones relativas a la obtención de datos

desde el portapapeles.

Grupo de opciones ‘Obtener datos externos: son opciones relativas a la obtención

dedatos desde diversos orígenes desde el propio Power Pivot, sin necesidad de
utilizar Power Query.

Página 46
Grupo de opciones ‘Actualizar’: son opciones relativas la actualización de datos del
modelo, permite actualizar los datos de todo el modelo (opción Actualizar todo o sólo
de la tabla seleccionada (opción Actualizar). Elimina totalmente el contenido y lo
vuelve a extraer del origen, transformar y cargar. No permite cargar incrementales,
sólo cargas completas.

Grupo de opciones ‘Tabla dinamica: permite crear tablas dinámicas y/o gráficos
dinámicos conectados al modelo con un solo clic, abriéndonos de nuevo la ventana
de Excel y mostrándonos las tablas y gráficos listos para hacer consultas sobre el
modelo. Simplemente es una opción que mejora la usabilidad y nos evita hacer todo
lo anterior paso a paso.

Grupo de opciones ‘Formato’: son opciones relativas a la consulta al origen de datos.

Tipo de Datos: permite cambiar el tipo de datos que se ha asignado a cada columna.
Es muy importante aplicar los tipos de datos correctos, es una buena práctica y ayuda
a optimizar el almacenamiento y los tiempos de respuesta. Los tipos de datos
disponibles son:

• Texto

• Fecha

• Número Decimal

• Número Entero

• Moneda

• TRUE/FALSE

Format: permite elegir entre una serie de formatos que dependerán del tipo de datos
de dicha columna.

Para tipos de datos numéricos se puede elegir entre los siguientes formatos:

• General

• Número Decimal

• Número Entero

• Moneda

Página 47
 • TRUE/FALSE

Grupo de opciones ‘Ordenar y Filtrar: son opciones relativas a la ordenación y filtrado

de los datos.

Opción ‘Buscar: permite hacer búsquedas en el contenido de las tablas del modelo.
Es equivalente a dicha opción en Excel.

Grupo de opciones ‘Calculos: son opciones que nos permiten crear de forma rápida
campos calculados y KPI

Grupo de opciones ‘Ver: da acceso a las diferentes opciones de visualización:

Vista de datos: muestra la vista de datos (vea la figura anterior donde se muestra
Ventana de Administración en Power Pivot).

Vista de Diagrama: muestra la vista diagrama (la puede ver en la siguiente imagen).
En ella se ven las tablas y relaciones en forma de esquema. Además es en esta
ventana donde se gestionan las Jerarquías, a través del icono que hay en la parte
superior izquierda de cada tabla (recuerde que sólo aparece cuando dicha tabla está
seleccionada).

Mostrar oculto: muestra u oculta las columnas que hemos marcado como “ocultas en
herramientas cliente”. Estas columnas son aquellas que necesitamos internamente,
habitualmente para cálculos y establecimiento de relaciones, pero que no aportan
nada al usuario durante el análisis, sino al contrario introducen “ruido” al ser columnas
que ni conoce ni va a utilizar.

Area de Calculo muestra u oculta el “área de cálculo”, que es esa rejilla que hay en la
parte inferior y en la que definimos los campos calculados mediante DAX (esta área
la estudiaremos más adelante).

Página 48
EMPLEANDO EL ASISTENTE PARA IMPORTAR DATOS
Power pivot nos ofrece la opción de importar datos externos, a pesar de ya disponer
de Power Query, con esta opción disponemos de asistentes que nos permiten
conectar con datos externos.

vamos a ver las opciones disponibles.

Grupo de opciones ‘Portapapeles’: permiten pegar tablas de datos desde el

‘portapapeles’, quedando almacenadas como tablas dentro de Power Pivot. Es una
opción disponible y que a priori puede parecer útil y cómoda de utilizar para usted,
pero le aconsejo que no la utilice porque tiene más inconvenientes que ventajas. Una
vez creada la tabla no tiene ninguna posibilidad de hacer cambios en ella (le recuerdo
que esta es una característica de Power Pivot), la forma de actualizarla es
refrescando con los datos que hay actualmente en origen. Pero hay una excepción,
que es precisamente cuando proceden del portapapeles, ya que éste sólo se
almacena en la memoria RAM y por ello no queda ningún vínculo con el origen una
vez creada la tabla. Si desea actualizar la tabla deberá volver a copiar los datos al
portapapeles y utilizar una de las siguientes opciones:

Pegar: crea una nueva tabla a partir de los datos del portapapeles, en ella sólo
podemos elegir su nombre y si la primera fila contiene encabezados o no.
Posteriormente podemos hacer mejoras igual que sobre cualquier otra tabla (cambiar
nombres de columnas, tipos de datos, asignar formatos, etc.).

• Pegar y Anexar: pega los datos, pero agregándolos y manteniendo los datos
que ya había en la tabla. Sólo funciona sobre tablas que se crearon pegando
desde el portapapeles.

• Pegar y reemplazar: pega los datos dejando sólo éstos y eliminando todos los
datos que hubiese anteriormente en la tabla. Sólo funciona sobre tablas que
se crearon pegando desde el portapapeles.

• Copiar: permite copiar las celdas seleccionadas al portapapeles. Funciona

como en Excel, o como en cualquier otra aplicación que permita copiar al
portapapeles.

Página 49
Grupo de opciones ‘Obtener datos externos:

De base de datos: tiene a su vez un menú desplegable con las siguientes opciones:

• De SQL Server: permite obtener datos de Microsoft SQL Server.

• De Access: permite obtener datos de Microsoft Access.

• De Analysis Services o PowerPivot: permite obtener datos desde SQL Server

Analysis Services (SSAS) o desde modelos PowerPivot de SharePoint. Es
importante que recuerde que no se pueden obtener datos almacenados en
el PowerPivot de otro archivo Excel.

De otros origenes: aparece un formulario con una gran variedad de fuentes,

incluyendo bases de datos relacionales, bases de datos de Analysis Services, ‘Data
Feeds’, ficheros de texto, etc. Aquí se incluyen todas las fuentes vistas anteriormente
y otras adicionales. No vamos a citarlas aquí, sino que vamos a poner una imagen con
el formulario que aparece, donde ya están descritas:

Página 50
Página 51
• Conexiones existentes: muestra una relación de conexiones que ya hemos creado en
nuestro equipo, para poder reutilizarlas sin tener que ir introduciendo de nuevo todos
los datos necesarios para la conexión. Estos datos están almacenados en archivos con
extensión “.odc”.

Página 52
CREANDO UN MODELO DE DATOS
Un modelo de datos le permite integrar datos de varias tablas, creando de forma
eficaz un origen de datos relacional dentro de un libro Excel datos. En Excel, los
modelos de datos se usan de forma transparente, proporcionando datos tabulares
usados en tablas dinámicas y gráficos dinámicos. Un modelo de datos se visualiza
como una colección de tablas en una lista de campos y, la mayoría de las veces, ni
siquiera sabrá que está allí.

En primer lugar, necesita obtener algunos datos.

Datos > Obtener & Transformar datos > Obtener datos para importar datos de
cualquier número de orígenes de datos externos, como un archivo de texto, un libro
de Excel, un sitio web, Microsoft Access, SQL Server u otra base de datos relacional
que contenga varias tablas relacionadas

Excel le solicitará que seleccione una tabla. Si desea obtener varias tablas del mismo
origen de datos, active la opción Habilitar selección de varias tablas. Al seleccionar
varias tablas, Excel crea automáticamente un modelo de datos.

Ahora tiene un modelo de datos que contiene todas las tablas que importó y se
mostrarán en la lista de campos de tabla dinámica.

• Los modelos se crean de forma implícita al importar dos o más tablas a la vez en Excel.

• Los modelos se crean explícitamente cuando se usa el complemento Power Pivot para
importar datos. En el complemento, el modelo se representa en un diseño con
pestañas similar a Excel, donde cada pestaña contiene datos tabulares. Vea Obtener
datos con elcomplemento Power Pivot para obtener información sobre los conceptos
básicos de la importación de datos con una base SQL Server datos.

• Un modelo puede contener una tabla única. Para crear un modelo basado en solo una
tabla, seleccione la tabla y haga clic en Agregar al modelo de datos en Power Pivot.
Puede hacer esto si desea usar las características de Power Pivot, como conjuntos de
datos filtrados, columnas calculadas, campos calculados, KPI y jerarquías.

• Las relaciones de la tabla pueden crearse automáticamente si se importan tablas

relacionadas que tienen relaciones de clave principal y externa. Excel puede usar
normalmente la información importada de la relación como base para las relaciones
de la tabla en el modelo de datos.

Página 53
• Para obtener sugerencias sobre cómo reducir el tamaño de un modelo de datos, vea
Crear un modelo de datos eficiente en memoria con Excel y Power Pivot.

• Para obtener más información, vea Tutorial: Importar datos a Excel y Crear un modelo
de datos.

Página 54
ESTABLECIENDO Y DEFINIENDO RELACIONES ENTRE TABLAS

Trabajar con varias tablas aporta más interés y relevancia a las tablas dinámicas y a
los informes que usan esos datos. Al trabajar con datos mediante el complemento
Power Pivot, puede utilizar la vista de diagrama para crear y administrar las
conexiones entre las tablas que importe.

Crear relaciones en Power Pivot

Para crear relaciones entre tablas requiere que cada tabla tenga una columna que
contenga valores coincidentes. Por ejemplo, si está relacionando clientes y pedidos,
cada registro de pedido de ventas necesitaría tener un código de cliente o un
identificador que se resolviera en un solo cliente.

1. En la ventana de Power Pivot, haga clic en Vista de diagrama. El diseño de

hoja de cálculo de la vista de datos cambiará a un diseño de diagrama visual,
y las tablas se organizarán automáticamente según sus relaciones.

2. Haga clic con el botón secundario en el diagrama de una tabla y, a

continuación, haga clic en Crear relación. Se abrirá el cuadro de diálogo
Crear relación.

3. Si la tabla es de una base de datos relacional, se selecciona previamente una

columna. Si no se selecciona previamente ninguna columna, elija una de la
tabla que contenga los datos que se utilizarán para correlacionar las filas de
cada tabla.

4. En Columna de búsqueda relacionada, seleccione una tabla que tenga al

menos una columna de datos relacionada con la tabla recién seleccionada
en Tabla.

5. En Columna, seleccione la columna que contiene los datos que se relacionan

con Columna de búsqueda relacionada.

6. Haga clic en Aceptar.

Página 55
Página 56
ANALIZANDO LOS TIPOS DE RELACIONES
Existen tres tipos de relaciones de tablas en Power Pivot.

• Una relación uno a varios

Usemos como ejemplo una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya
una tabla Clientes y una tabla Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier número
de pedidos. Por cada cliente representado en la tabla Clientes puede haber
representados muchos pedidos en la tabla Pedidos. Por lo tanto, la relación entre la
tabla Clientes y la tabla Pedidos es una relación de uno a varios.

Para representar una relación uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la
clave principal del lado "uno" de la relación y agréguela como campo o campos
adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación. En este caso, por ejemplo,
agregaría un nuevo campo (el campo Id. de la tabla Clientes) a la tabla Pedidos y lo
denominaría Id. de cliente. Así, Access puede usar el número de identificador del
cliente de la tabla Pedidos para dar con al cliente correcto de cada producto.

• Una relación varios a varios

Centrémonos ahora en la relación entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un
solo pedido puede incluir varios productos. Por otra parte, un único producto puede
aparecer en muchos pedidos. Por tanto, por cada registro de la tabla Pedidos puede
haber varios registros en la tabla Productos. Además, por cada registro de la tabla
Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Esta relación se
denomina relación de varios a varios. Tenga en cuenta que para detectar las
relaciones de varios a varios existentes entre las tablas, es importante que considere
ambas partes de la relación.

Para representar una relación de varios a varios, debe crear una tercera tabla, a
menudo denominada tabla de unión, que divide la relación de varios a varios en dos
relaciones uno a varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las dos tablas
en la tercera. Como resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia,
de la relación. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relación
varios a varios que se define mediante la creación de dos relaciones uno a varios con
la tabla Detalles de pedidos. Un pedido puede incluir muchos productos, y cada
producto puede aparecer en muchos pedidos.

• Una relación uno a uno

En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla solo puede tener un registro
coincidente en la segunda tabla y viceversa. Esta relación no es común porque la mayor
parte de las veces la información relacionada de este modo se almacena en la misma

Página 57
tabla. Puede usar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para
aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que
solo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Cuando identifique esta relación,
ambas tablas deben compartir un campo común.

Página 58
Módulo 3: Analizando datos con ayuda de Power Pivot

• Importar datos de fuentes externas

• Analizando relaciones en el Modelo de Datos

• Crear campos calculados con las tablas del Modelo de Datos

• Crear Medidas Bases y Medidas de Agrupación

• Introducción al uso de funciones DAX

• Trabajando con la tabla de fechas

• Analizar la información mediante la segmentación de datos

• Actualizar y cambiar datos de tabla dinámica

• Crear una tabla dinámica a partir de datos Power Pivot

• Crear un gráfico dinámico a partir de datos de Power Pivot

• Análisis de datos con indicadores (KPI)

• Creación de Dashboards

Página 59
IMPORTAR DATOS DE FUENTES EXTERNAS
Como ya lo hemos mencionado, para poder trabajar con power pivot necesitamos
agregar datos a nuestro modelo de datos, una forma de hacerlo es mediante el uso
de tablas en la hoja de calculo, pero también podemos agregar datos de fuentes
externas.

Para ello podemos recurrir a la ficha datos de la hoja de calculo de Excel, el grupo
“Obtener y transformar datos”, en donde encontramos a Power Query, tal como se
muestra en las imagenes

O en su defecto usar el grupo Obtener datos externos dentro del Power Pivot como
se muestra en la imagen que sigue

Página 60
Esto nos permite indicar lo siguiente:

• Todos los datos importados estarán ubicados en la ventana de Power Pivot.

No verás los datos importados en la ventana de Excel, sino que estarán
disponibles desde la ventana de Power Pivot.

• Es imposible editar los valores importados en Power Pivot. Las hojas de

Power Pivot son de solo lectura y no podrás editar el valor de las celdas. Si
quieres hacer una modificación a los datos, deberás hacerla desde el origen
y posteriormente actualizar los datos en Power Pivot.

• Aunque los datos importados a Power Pivot se muestran en una ventana

diferente a Excel, al momento de guardarlos serán parte del mismo archivo
XLSX.

PEGAR DATOS EN POWER PIVOT

Si tienes datos en una tabla de Word o en Power Point, puedes copiarla al

portapapeles y de inmediato se habilitará el comando Pegar en la ventana de Power
Pivot. Hagamos un ejemplo sencillo con este método. En la siguiente imagen se
observa un documento de Word con una tabla:

Página 61
El primer paso es seleccionar la tabla de datos en Word y copiarla. Posteriormente
activo la ventana de Power Pivot y hago clic en el botón Pegar y se mostrará un
cuadro de diálogo que me permitirá especificar un nombre para la nueva tabla que
será creada en Power Pivot.

Página 62
Observa que también es posible indicar si los datos tienen una fila de encabezados.
Para terminar con la importación de datos hacemos clic en el botón Aceptar. La
siguiente imagen muestra los datos que han sido importados al modelo de datos
desde la tabla de Word.

Página 63
A diferencia del método de tablas vinculadas, si utilizas el método de pegado de datos
en Power Pivot, las columnas quedarán fijas y no será posible agregar nuevas
columnas. La ventaja de este método es que puedes copiar y pegar prácticamente
cualquier fuente de datos que esté en formato tabular incluyendo algunas tablas
incrustadas en páginas Web.

IMPORTAR DATOS DESDE TEXTO

Una de las maneras más comunes de extraer información de cualquier software es a

través de archivos de texto y Power Pivot no podía omitir este método ya que los
archivos de texto son ampliamente utilizados para extraer información de los
sistemas informáticos empresariales.

Para importar archivos de texto necesitamos pulsar el botón De otros

orígenes que se encuentra en la pestaña Inicio en la ventana de Power Pivot.

Esto abrirá el Asistente para la importación de tablas y deberás utilizar la barra de

desplazamiento vertical para ir al final del listado y encontrar la opción Archivo de
texto.

Página 64
Al hacer clic en el botón Siguiente podremos indicar el tipo de archivo de texto que
vamos a importar. En primer lugar deberás hacer clic en el botón Examinar para
indicar la ruta del archivo en tu equipo y enseguida deberás indicar el carácter
utilizado como separador de columna. Una vez hecho esto, Power Pivot mostrará
una vista previa de los datos:

Página 65
Al hacer clic en el botón Finalizar, se realizará la importación de los datos hacia
nuestro modelo.

IMPORTAR DESDE UN ARCHIVO DE EXCEL EXTERNO

Si pusiste atención a la ventana del Asistente para la importación de tablas habrás

observado que por arriba de la opción de importar un archivo de texto se encuentra
la opción para importar un archivo de Excel.

Así que, el proceso para importar los datos de un archivo de Excel comienza por abrir
dicho asistente desde la ventana de Power Pivot > Inicio > De otros orígenes y
posteriormente elegimos la opción Archivo de Excel.

Página 66
Al pulsar el botón Siguiente, podrás indicar la ruta del archivo e indicar a Power Pivot
si los datos tienen una fila de encabezado.

Página 67
Al pulsar el botón Siguiente obtendremos un listado de las hojas del archivo Excel
que podemos importar. Opcionalmente puedes pulsar el botón Vista previa y
filtro para ver los datos originales, así como para aplicar algún filtro a la importación.

Página 68
Al hacer clic en el botón Finalizar se realizará la importación a nuestro modelo de
datos en Power Pivot.

IMPORTAR DESDE UNA BASE DE DATOS

Si los datos de origen se encuentran en una base de datos como SQL Server o
Access, puedes utilizar el botón De base de datos que se encuentra en la pestaña
Inicio de la ventana de Power Pivot.

Página 69
Si la información no se encuentra en una base de datos SQL Server o Access,
entonces debes acudir de nuevo al Asistente para la importación de tablas que
puedes abrir con el botón De otros orígenes. Desde ahí podrás seleccionar diferentes
bases de datos como Oracle, Teradata, Sybase, Informix o DB2.

Página 70
Si tu base de datos no se encuentra en este listado, puedes conectarte a través de
ODBC y solo deberás conocer las credenciales de acceso y crear adecuadamente la
cadena de conexión.

CONEXIONES EXISTENTES

Cada vez que te conectas a una fuente de datos para importar información, se crea
una nueva conexión y podrás acceder a ese listado con el botón Conexiones
existentes.

Página 71
Es posible modificar los parámetros de conexión así como cambiar el archivo, o base
de datos, a la que nos estamos conectando. Es recomendable editar las conexiones
para que apunten a los datos adecuados en lugar de crear múltiples conexiones a
diferentes archivos.

La importación de información en Power Pivot es el primer paso hacia la creación de

nuestro modelo de datos. Es importante que estés familiarizado con los diferentes
tipos de datos que podemos importar de manera que tu modelo de datos sea
enriquecido con información que agregará valor a los reportes creados.

Página 72
CREAR CAMPOS CALCULADOS CON LAS TABLAS DEL MODELO DE
DATOS

Una vez cargados los datos en el modelo de datos, podemos crear campos
calculados o también llamados columnas calculadas

Para crear una nueva columna podemos hacer doble clic a la derecha de nuestra
tabla en “Agregar columna”, escribir el nombre que le queramos dar en el teclado a
“Intro”. Después nos colocamos con el cursor en la barra de fórmulas y podemos
empezar a escribir.

Vamos a crear una columna de año “Year” sacando el año de la columna “Fecha”.
Aquí notamos varias cosas:

• El formato de las fórmulas es similar a las de Excel,

“=nombre_función(argumento)”.

Página 73
La referencia a una columna se hace clicando la columna o escribiendo el nombre
entre corchetes [].

• Antes de la referencia a la columna aparece el nombre de la tabla o hoja. No

es obligatorio si se hace referencia a la misma tabla donde está la fórmula, pero
nota que si el nombre de la tabla tiene espacios tiene que ir entre comillas
simples ‘…’.

• Aunque no lo veas aquí porque solo tenemos un argumento, los diferentes

argumentos de una formula se separan por punto-y-coma.

• Al escribir la formula sale una ayuda de autocompletado con descripción de la

función, y al abrir el paréntesis aparece una ayuda que nos dice los argumentos
necesarios. Los argumentos que aparecen entre corchetes son los opcionales.

Página 74
CREAR MEDIDAS BASES Y MEDIDAS DE AGRUPACIÓN

Las medidas son cálculos usados en el análisis de datos. Entre los ejemplos que se
encuentran en los informes empresariales se incluyen sumas, promedios, valores
mínimos o máximos, recuentos o cálculos más avanzados que se crean con una
fórmula expresiones de análisis de datos.

En una tabla dinámica, Gráfico dinámico o informe, se coloca una medida en el área
VALORES, donde las etiquetas de fila y columna que la rodean determinan el
contexto del valor. Por ejemplo, si está midiendo ventas por año (en columnas) y
región (en filas), el valor de la medida se calcula en función de un año y una región
determinados. El valor de una medida siempre cambia en respuesta a las selecciones
de filas, columnas y filtros, lo que permite la exploración de datos ad hoc.

Aunque las medidas y las columnas calculadas son similares en que ambas se basan
en una fórmula, difieren en la forma en que se usan. Las medidas se usan con mayor
frecuencia en el área VALORES de una tabla dinámica o Gráfico dinámico. Las
columnas calculadas se usan cuando desea colocar resultados calculados en un área
diferente de una tabla dinámica (como una columna o fila en una tabla dinámica o en
un eje en Gráfico dinámico

Comprender medidas

Las medidas son implícitas o explícitas, lo que afecta a cómo se usan en una tabla
dinámica o Gráfico dinámico y en otras aplicaciones que usan un modelo de datos
Power Pivot como origen de datos.

Campo calculado implícito

Se crea una medida implícita Excel al arrastrar un campo, como Importe de ventas,al
área VALORES de la lista Campos de tabla dinámica. Como las medidas implícitas
se generan Excel, es posible que no tenga en cuenta que se ha creado una nueva
medida. Pero si examina la lista VALORES de cerca, verá que el campo Importe de
ventas es realmente una medida denominada Suma de cantidad de ventas y aparece
con ese nombre tanto en el área VALORES de la lista Campos de tabla dinámica
como en la propia tabla dinámica.

Medida implícita creada en una tabla dinámica

Página 75
Las medidas implícitas solo pueden usar una agregación estándar (SUMA, CONTAR,
MIN, MAX, DISTINCTCOUNT o AVG) y deben usar el formato de datos definido para
esa agregación. Además, la tabla dinámica o el gráfico para el que se crearon solo
pueden usar medidas implícitas.

Una medida implícita se acopla estrechamente con el campo en el que se basa, lo

que afecta a la forma en que elimina o modifica la medida más adelante.

Campo calculado explícito

Usted crea una medida explícita al escribir o seleccionar una fórmula en una celda
del Área de cálculo o mediante la característica Autosum en la ventana Power Pivot
cálculo. La mayoría de las medidas que cree serán explícitas.

Medida explícita creada en el área Power Pivot cálculo

Página 76
Las medidas explícitas se pueden usar en cualquier tabla dinámica o Gráfico
dinámico en el libro y en Power View informes. Además, se pueden ampliar para
convertirse en un KPI o aplicar formato con una de las muchas cadenas disponibles
para datos numéricos. Los comandos del menú contextual para Crear
KPI y Formato solo están disponibles cuando se usa un campo calculado explícito.

Página 77
INTRODUCCIÓN AL USO DE FUNCIONES DAX

DAX (Data Analysis eXpressions) es un lenguaje de expresiones que podemos

encontrar en el interior de Power Pivot, está basado en fórmulas que permiten definir
cálculos personalizados. Está compuesto por una biblioteca de funciones y
operadores que se pueden combinar para generar fórmulas y expresiones. Se
caracteriza por su simplicidad en la sintaxis y su similitud a las fórmulas de Excel,
incluso ha heredado muchas funciones con el mismo nombre y misma funcionalidad
(excepto pequeñas variaciones en contadas excepciones).

Sintaxis DAX

Las fórmulas de Excel están orientadas a cálculos basados en celdas y rangos de éstas,
por ejemplo, en la celda A21 podemos escribir la siguiente expresión:=SUMA(C1:G1)

Sintaxis Excel tradicional (basada en celdas).

También tenemos una nueva sintaxis, incorporada en las últimas versiones de Excel,
que se aplica en el caso de que hayamos formateado un conjunto de celdas como
tabla, que nos permite hacer referencia a columnas de la tabla usando el formato
“[@NombreColumna]”. Tenga en cuenta que en las tablas se puede usar tanto la
sintaxis tradicional basada en celdas, como la nueva sintaxis basada en columnas.

Página 78
 Sintaxis Excel para formato de tablas.

¿Por qué hablamos aquí de estas dos sintaxis? Pues para facilitar la introducción a
la sintaxis de DAX, que es más similar a la sintaxis que acabamos de ver, basada en
tablas, aunque con algunas peculiaridades:

• Sólo se permite hacer referencia a columnas de las tablas, no existe el concepto

de celda.

• Se puede aplicar tanto en columnas calculadas, como a campos calculados

(medidas) y KPIs.

• En el caso de aplicarse a campos calculados (medidas), la sintaxis incluye el

nombre del nuevo campo.

• Los KPIs no permiten utilizar columnas de la tabla ni columnas calculadas, sólo

permiten el uso campos calculados (medidas).

¿Dónde se escriben las fórmulas DAX? Dentro de la ventana de Power Pivot, aunque
se ubica en un lugar diferente y con ciertos matices en la sintaxis, dependiendo de
que se trate de una columna calculada o un campo calculado (medida).

Sintaxis para columnas calculadas:

Es similar a la de los conjuntos de celdas formateados como tablas:

= “Expresión”
= FUNCION( “Expresión1” ; “Expresión2” ; … )

Página 79
Para hacer referencia en cualquier expresión a las columnas de una tabla utilizaremos el
formato 'Tabla'[Columna], y cumpliremos las siguientes reglas:

• Las comillas simples “ ' ” son opcionales al indicar la tabla, sólo son obligatorias
si el nombre de tabla contiene espacios o caracteres especiales:

‘Tabla Clientes’, Clientes

• Si la columna de la tabla utilizada en la expresión de columna calculada

pertenece a esa misma tabla es opcional poner el nombre de la tabla:

'Tabla Ventas'[ImporteVenta],

Ventas[ImporteVenta], [ImporteVenta]

• Los corchetes son obligatorios. Es la forma que identifica que nos estamos
refiriendo a una columna de la tabla.

'Tabla Ventas'[ImporteVenta],
Ventas[ImporteVenta], [ImporteVenta]

La introducción de las expresiones de las columnas calculadas se hace en un cuadro

de texto que está justo en la parte superior de la tabla, muy similar a dónde se
introducen las fórmulas en Excel. Una vez introducida la expresión, para cambiar el
nombre de la columna calculada pulsamos botón derecho sobre ella y elegimos la
opción “Cambiar nombre de la columna” (esta es la forma de hacerlo, ya que el
nombre de la columna calculada no forma parte de la expresión DAX).

Cuando estamos escribiendo una expresión para una columna calculada, siempre
nos aparece una ayuda contextual que nos facilita la tarea:

Ayuda a la escritura de DAX.

Veamos algunos ejemplos de uso de DAX en columnas calculadas:

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 Expresiones DAX en Columnas Calculadas.

Sintaxis para medidas:

Campo Calculado := “Expresión”

Campo Calculado := FUNCION( “Expresión1” ;“Expresión2” ; … )

Se utilizan las mismas reglas indicadas anteriormente para las columnas calculadas,
salvo que en este caso el nombre del campo calculado (medida) sí que forma parte
de la expresión DAX y se indica en la parte izquierda de los símbolos “ := ”.

Página 81
 Expresiones DAX en Medidas.

El proceso de introducción de campos calculados consiste en posicionarse en

cualquier celda libre del área de campos calculados (la rejilla que hay en la parte
inferior de la tabla), pulsar sobre el área de expresiones DAX o la tecla “F2”, escribir
la expresión DAX y pulsar la tecla “Intro”.

Una vez creada una columna calculada o un campo calculado (medida) queda
disponible para ser utilizado en cualquier expresión DAX que creemos. De hecho,
nuestra recomendación es que siempre que le sea posible los reutilice y evite volver
a escribir esa parte de la expresión, tal y como se ve en el siguiente ejemplo:

Las funciones DAX no tienen traducción al español. Independientemente de que esté

utilizando Excel en inglés, en español o en otro idioma, sólo serán válidos los
nombres originales de la función en inglés. Por ejemplo, siempre escribiremos
SUM(… AVERAGE(…, etc. Las traducciones como SUMA(…,PROMEDIO(…, etc. no
serán válidas.

Página 82
TRABAJANDO CON LA TABLA DE FECHAS

La mayoría de los análisis de datos implica examinar y comparar a lo largo de fechas

y horas. Tanto si va a agregar importes de ventas del año fiscal pasado como si
compara el crecimiento mes a mes, incluidas las fechas de sus informes es esencial.
Una de las cosas más interesantes que puede hacer con Power Pivot es dar a su
modelo de datos poder real para trabajar con fechas y hora. Use los siguientes
recursos para obtener información sobre cómo puede incluir fechas y horas en las
soluciones de Power Pivot.

tablas de fecha

Una tabla de fechas es esencial para trabajar de forma eficaz con fechas. En la
mayoría de los casos, incluir una tabla de fechas es tan sencillo como importar una
tabla de fecha desde un origen de datos junto con los datos. En algunos casos, es
posible que tenga que crear una tabla de fechas y agregarla al modelo de datos usted
mismo. Power Pivot hace que esto sea fácil de hacer

A continuación, puedes ver un segmento de una tabla de calendario:

Página 83
Algunas características, que nos permiten identificarlas

• Contienen una columna con días sin repetir y con un rango de fechas que
contenga, la fecha máxima y mínima de la columna de Tipo Fecha a analizar

• Cada año en la Tabla de Calendario, debe contener todos los días del año.

• Las tablas de calendario, nos ayudan a analizar columnas de tipo fecha,

presentes en tablas transaccionales, por lo que son una muy buena práctica
en cualquier modelo de datos.

Ahora bien, para crear una tabla de calendario vamos a la ventana de Power Pivot

Página 84
Para crear la Tabla de Calendario, en la ventana de Power Pivot:

Pestaña Diseño -> grupo Calendarios – > comando Tabla de Fechas -> elegimos la
opción Nuevo

Y automáticamente aparece en el Modelo, una tabla de calendario

Página 85
Si vamos a la vista de datos, podemos ver que aparece la tabla, marcada como
una Tabla de Fecha o Calendario en Power Pivot.

Por defecto, la tabla se crea con estas columnas, aunque con expresiones DAX,
podemos crear otro tipo de columnas calculadas, de ser necesario.

Para editar el rango de la tabla, vamos nuevamente al grupo Calendario, comando

Tabla de Fechas, y con la tabla de calendario seleccionada, elegimos la opción
Actualizar Rango:

Página 86
Y en el cuadro de dialogo que aparece, reescribimos el rango de la tabla, teniendo
en cuenta, las características de una tabla de calendario.

Página 87
Nota: Debemos tener en cuenta que, para crear la tabla de calendario por este método,
previamente debe haber cargada al menos una tabla en el modelo, con una columna de
Tipo Fecha asignada.

Página 88
ANALIZAR LA INFORMACIÓN MEDIANTE LA SEGMENTACIÓN DE
DATOS

Algunas utilidades y herramientas que salen como novedades en Excel tienen más
éxito y otras algo menos. El caso de la herramienta Segmentación de datos es un
éxito rotundo porque es totalmente adecuada para múltiples situaciones en Excel.
Una de ellas es la construcción de cuadros de mando, por lo tanto, vamos a ver cómo
es posible utilizar esta fantástica herramienta. Si seleccionamos cualquier celda de
una tabla dinámica, podemos ir a Análisis de tabla dinámica y después hacer clic en
Insertar segmentación de datos. Ahora aparece un cuadro de diálogo, donde
podemos seleccionar el campo por el que queremos filtra

La segmentación de datos se realiza en una tabla dinámica creada mediante power

pivot, utilizando la tabla de fechas asignada en el power pivot.

Se tendrá en cuenta que tenemos la jerarquía de fechas y los campos que la tabla
origen tenga.

Página 89
ACTUALIZAR Y CAMBIAR DATOS DE TABLA DINÁMICA

En cualquier momento, puede hacer clic en Actualizar para actualizar los datos de
las tablas dinámicas del libro. Puede actualizar los datos de las tablas dinámicas
conectadas a datos externos, como una base de datos (SQL Server, Oracle, Access
u otras), cubo de Analysis Services, fuente de datos y otros muchos orígenes.
También puede actualizar los datos de una tabla de origen en el mismo libro o en
otro diferente. Y puede configurar el libro para que los datos de tabla dinámica se
actualicen de forma automática al abrirlo.

De manera predeterminada, las tablas dinámicas no se actualizan automáticamente,

pero puede especificar que la tabla dinámica se actualice automáticamente cuando
abra el libro que la contiene

Actualizar manualmente

Haga clic en cualquier parte de la tabla dinámica para mostrar las herramientas de
tabla dinámica en la cinta de opciones.

Haga clic en Analizar > Actualizar o presione Alt+F5.

Sugerencia: Para actualizar todas las tablas dinámicas del libro a la vez, haga clic
en Analizar > Actualizar todo.

Si la actualización tarda más tiempo de lo esperado, haga clic en Analizar >

flecha Actualizar > Actualizar estado para comprobar el estado de la actualización.

Para detener la actualización, haga clic en Cancelar Actualizar.

Actualizar automáticamente los datos al abrir el libro

Haga clic en cualquier parte de la tabla dinámica para mostrar las herramientas de
tabla dinámica en la cinta de opciones.

Haga clic en Analizar > Opciones.

En la pestaña Datos, active la casilla Actualizar datos al abrir el archivo.

Página 90
CREAR UNA TABLA DINÁMICA A PARTIR DE DATOS POWER PIVOT
Cuando se han agregado datos a un libro de PowerPivot, las tablas dinámicas ayudan
a analizar eficazmente los datos en detalle. Puede realizar se comparaciones,
detectar patrones y relaciones, así como detectar tendencias.

Agregar una tabla dinámica al análisis:  Cargar una base de datos de Access a
Excel para trabajar con volúmenes de información.  En un nuevo libro de Excel
dirigirnos al menú PowerPivot, Administrar, de otros orígenes, desde Access. Luego
seleccione la lista de tablas a importar

• En la ventana de PowerPivot, en la pestaña Inicio de PowerPivot, haga clic

en Tabla dinámica.

• Seleccione Nueva hoja de cálculo

• Excel agrega una tabla dinámica vacía a la ubicación que especificó y muestra
la lista de campos de PowerPivot. La lista de campos muestra dos secciones:
una de campos en la parte superior para agregarlos y quitarlos, y otra en la
parte inferior para reorganizarlos y cambiar su posición

• Seleccione la tabla dinámica vacía

Página 91
• Vamos a crear una tabla dinámica que nos muestre a partir de los datos la
edad de la caña y el recuento de las toneladas estimadas. Colocar los valores
como se muestran a continuación

• Configurar los títulos o encabezados en las columnas de la tabla dinámica:

• Doble clic renombrar a Edad mes, clic derecho, configuración de campo

Página 92
CREAR UN GRÁFICO DINÁMICO A PARTIR DE DATOS DE POWER
PIVOT

• PowerPivot --> Administrar --> Tabla dinámica --> Insertar gráfico dinámico --
> Hoja de cálculo existente , tiene que estar posicionado en una celda vacia

• Agregue las etiquetas de datos a la gráfica: Clic derecho sobre alguna barra
del gráfico --> Agregar etiqueta de datos --> Agregar etiqueta de datos

• Seleccione en la gráfica cualquier barra de “unidades” --> clic derecho -->

Cambiar el tipo de gráfico --> Grafico Circular-->

Página 93
ANÁLISIS DE DATOS CON INDICADORES (KPI)

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son medidas visuales de rendimiento.

Compatible con un campo calculado específico, un KPI está diseñado para ayudar a
los usuarios a evaluar rápidamente el valor actual y el estado de una métrica con un
destino definido. El KPI mide el rendimiento del valor, definido por una
medida base ,frente a un valor Objetivo, también definido por una medida o por un
valor absoluto. Si el modelo no tiene medidas, vea Crear una medida.

Esta es una tabla dinámica con nombre completo de empleado en filas y KPI de
ventas en valores.

Un KPI es una medida cuantificable para medir los objetivos empresariales. Por
ejemplo, el departamento de ventas de una organización puede usar un KPI para
medir el beneficio bruto mensual frente al beneficio bruto proyectado. El
departamento de contabilidad podría medir los gastos mensuales frente a los
ingresos para evaluar los costos, y un departamento de recursos humanos podría
medir la facturación trimestral de los empleados. Cada uno de estos es un ejemplo
de kpi. Varios profesionales empresariales suelen agrupar KPI en un cuadro de
mandos de rendimiento para obtener un resumen histórico rápido y preciso del éxito
empresarial o para identificar tendencias.

Un KPI incluye un valor base, un valor de destino y umbrales de estado.

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Valor base

Un valor base es un campo calculado que debe dar como resultado un valor. Este
valor, por ejemplo, puede ser un agregado de ventas o el beneficio de un período
específico.

Valor de destino

Un valor objetivo también es un campo calculado que da como resultado un valor,

quizás un valor absoluto. Por ejemplo, un campo calculado podría usarse como un
valor de destino, en el que los administradores empresariales de una organización
quieren comparar cómo el departamento de ventas está haciendo un seguimiento
hacia una cuota determinada, donde el campo calculado presupuestado
representaría el valor objetivo. Un ejemplo en el que se usaría un valor absoluto como
valor objetivo es el caso común de un jefe de recursos humanos que necesita evaluar
el número de horas de descanso pagadas para cada empleado y, después,
compararlo con el promedio. El número medio de días de TPT sería un valor absoluto.

Umbrales de estado

Un umbral de estado se define por el rango entre un umbral bajo y alto. El umbral de
estado se muestra con un gráfico para ayudar a los usuarios a determinar fácilmente
el estado del valor Base en comparación con el valor Destino.

Crear un KPI

Siga estos pasos:

1. En la Vista de datos, haga clic en la tabla que contiene la medida que servirá
como medida base. Si es necesario, obtenga información sobre cómo crear
una medida base.

2. Asegúrese de que aparece el área de cálculo. Si no es así, haga clic en

Inicio> área de cálculo para mostrar el área de cálculo aparece debajo de la
tabla.

3. En el Área de cálculo, haga clic con el botón derecho en el campo calculado

que servirá como medida base (valor) y, a continuación, haga clic en Crear
KPI.

4. En Definir valor de destino, seleccione una de las siguientes opciones:

a) Seleccione Medida y, a continuación, seleccione una medida de destino

en el cuadro.

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 b) Seleccione Valor absoluto y, a continuación, escriba un valor numérico.

c) En Definir umbrales de estado, haga clic y deslice para ajustar los

valores de umbral bajo y alto.

d) En Seleccionar estilo de icono, haga clic en un tipo de imagen.

e) Haga clic en Descripciones y, a continuación, escriba descripciones

para KPI, Valor, Estado y Destino.

Editar un KPI

En el Área de cálculo, haga clic con el botón derecho en la medida que sirve como
medida base (valor) del KPI y, a continuación, haga clic en Editar KPI
Configuración.

Eliminar un KPI

En el Área de cálculo, haga clic con el botón derecho en la medida que sir4ve como
medida base (valor) del KPI y, a continuación, haga clic en Eliminar KPI.

Recuerde que al eliminar un KPI no se elimina la medida base o la medida de destino

(si se definió una).

Ejemplo

El jefe de ventas de Adventure Works quiere crear una tabla dinámica que pueda
usar para mostrar rápidamente si los empleados de ventas están o no con su cuota
de ventas durante un año específico. Para cada empleado de ventas, quiere que la
tabla dinámica muestre el importe real de las ventas en dólares, el importe de la cuota
de ventas en dólares y una presentación gráfica sencilla que muestre el estado de si
cada empleado de ventas está por debajo o por encima de su cuota de ventas. Quiere
poder segmentar los datos por año.

Para ello, el administrador de ventas elige agregar un KPI de ventas al libro

AdventureWorks. A continuación, el administrador de ventas creará una tabla
dinámica con los campos (campos calculados y KPI) y segmentaciones de datos para
analizar si el fuerza de ventas está o no con sus cuotas.

En Power Pivot, se crea un campo calculado en la columna SalesAmount de la tabla

FactResellerSales, que proporciona el importe real de ventas en dólares para cada
empleado de ventas. Este campo calculado definirá el valor base del KPI. El
administrador de ventas puede seleccionar una columna y hacer clic en Autosum en
la pestaña Inicio o escribir una fórmula en la barra de fórmulas.

Página 96
El campo calculado Ventas se crea con la siguiente fórmula:

Ventas:=Suma(FxactResellerSales[SalesAmount])

La columna SalesAmountQuota de la tabla FactSalesQuota define una cuota de

importe de ventas para cada empleado. Los valores de esta columna servirán como
el campo calculado Destino (valor) en el KPI.

El campo calculado SalesAmountQuota se crea con la siguiente fórmula:

Destino SalesAmountQuota:=Suma(FactSalesQuota[SalesAmountQuota])

Ahora que los campos calculados están listos para servir como el valor base y el valor
objetivo del KPI, el campo calculado Ventas se amplía a un nuevo KPI de ventas. En
el KPI de ventas, el campo calculado SalesAmountQuota de destino se define como
el valor objetivo. El umbral de estado se define como un rango por porcentaje, cuyo
destino es 100 %, lo que significa que las ventas reales definidas por el campo
calculado Ventas cumplen la cantidad de cuota definida en el campo calculado
Ventasde destinoAmountQuota. Los porcentajes bajos y altos se definen en la barra
de estado y se selecciona un tipo de gráfico.

Resumir el ejemplo con las ventajas palpables de los KPI

El administrador de ventas ahora puede crear una tabla dinámica agregando el valor
base de KPI, el valor de destino y el estado al campo Valores. La columna Empleados

Página 97
se agrega al campo RowLabel y la columna CalendarYear se agrega como
segmentación de datos.

El administrador de ventas ahora puede ver rápidamente el estado de ventas del

departamento de ventas, segmentar por año el importe real de las ventas, el importe
de la cuota de ventas y el estado de cada empleado de ventas. Puede analizar
tendencias de ventas a lo largo de años para determinar si necesita o no ajustar la
cuota de ventas de un empleado de ventas.

Página 98
CREACIÓN DE DASHBOARDS

Tablero de control, conocido en inglés como Dashboard no es más que una pantalla
donde se expone información de valor para el negocio. Este se construye a través de
la manipulación, transformación y análisis de datos, de tal forma que en esa pantalla
se exponga de forma muy visual, indicadores o kpi’s críticos de la organización.

El dashboard debe presentar la información de forma tal que las decisiones salten a
la vista.

¿Cómo hacemos eso? Es lo que veremos a continuación.

Definiendo la estructura del tablero de control

Antes de elaborar el tablero debes revisar los datos y pensar,

• ¿Qué información se puede obtener?

• ¿Qué información me gustaría obtener?

Siempre recomiendo hacer este ejercicio en grupo, pues cada miembro puede tener
unas necesidades concretas y si el dashboard va a ser para varios, pues mejor que
a todos les sea útil.

Por ejemplo si estas viendo las ventas obtenidas por las diferentes líneas de galletas
Noel en las ciudades de Colombia, el análisis de la estructura del dashboard puede
resultar en:

• Se requiere conocer las ventas por ciudad.

• Mejor si se conoce las ventas por ciudad y por línea de galleta.

• Sería apropiado observar correlación entre ventas y ciudad.

• Evolución de las ventas a través del tiempo.

De esta forma ya partes con unos objetivos para tu dashboard.

Ajustando los datos del dashboard

Página 99
Es probable que esa base de datos en excel haya sido contruida por diferentes
personas en el tiempo o sea un reporte generado por un software.

Por lo general las bases de datos no suelen ser uniformes, es decir que los datos no
presentan el mismo formato.

Es decir que si en la columna ciudad dice Bogota en una celda y Bogotá en otra celda
(fíjate que una tiene tilde y la otra no), Excel toma eso como dos palabras diferentes.
Por lo tanto, cuando hagamos un análisis de frecuencia contando el número de
ventas generadas por cada ciudad, se contaran de forma separada para Bogota y
Bogotá. ¿Nos sirve esto? Por supuesto que no.

Por lo tanto, en este paso lo que hacemos es ajustar la base de datos.

Te adelanto que este suele ser el paso más díficil. Tenemos que aplicar filtros y mirar
lo que nos muestra excel e ir reemplazando datos.

Para esto, suelo usar las siguientes herramientas:

Función Espacios: Elimina los espacios en en el texto. Por ejemplo si tengo

Bogotá (espacios). Esto ocurre porque a veces escribimos una palabra y
presionamos más de una vez la barra espaciadora para hacer el espacio entre
palabras.

Función BuscarV: Trae un valor a partir de un comando en una base de datos.

Buscar y reemplazar: Lo activas presionando Control+B. Lo que haces es indicar la

palabra que deseas reemplazar y colocar su reemplazo. Por ejemplo en buscar
coloco Bogota y en reemplazar coloco Bogotá. Todas las palabras que digan Bogota
serán reemplazadas por Bogotá.

Función Extrae: Extrae caracteres de una cadena de texto. Si una palabra dice
COLOMBIANOS y quiero obtener los primeros 8 caracteres para que me quede en
COLOMBIA esta función me lo permite.

Esas son las que más uso. Pero hay muchas, muchas más. Por ejemplo si el software
te genera las fechas en formato texto, tendrás que ingeniartelas para pasarlas a
formato fecha. La buena noticia es que en internet hay mucha información para cada
problema que tengas al ajustar una base de datos en excel.

Elaborando los gráficos, tablas y tarjetas del tablero de control

El resto ya es un paseo.

Página 100
Nuestro archivo de excel debe tener una hoja o pestaña donde haya:

La base de datos ajustada

Las tablas dinámicas con las que se contruye el tablero de control

El tablero de control

Tener esta organización te permite realizar los ajustes necesarios cuando lo

necesites. Si lo tienes todo en una hoja de excel, además de no verse muy bien, los
ajustes que vayas a hacer podrían tener errores.

En este paso lo que hacemos es insertar la tabla dinámica, crear los gráficos
dinámicas a partir de las tablas ya creadas y construir tarjetas.

Aplicando segmentaciones y conexiones de informe

Las segmentaciones son cuadritos que al darle click harán que nuestros gráficos y
tablas cambien. Puede que apliques una segmentación de tiempo (es decir que
relacione los años o meses en un cuadro) pero quieras que esa segmentación no te
afecte todos los cuadros y gráficos que tienes, ahí es cuando entran las conexiones
de informe, con esto lo que logras es definir los cuadros, tablas y gráficos que son
accionados por las segmentaciones.

Revisar y ajustar

Por último, debemos probar nuestro dashboard. Si lo elaboramos para otra persona,
que sea este quien lo pruebe. Los ajustes serán realizados según el resultado de las
pruebas.

En este paso aplicamos formatos gráficos y revisamos que todo se encuentre

conforme lo planificado

El siguiente es un ejemplo de un Dashboard

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 Módulo 4: Trabajando con Pivotcharts

• Crear un gráfico dinámico

• Manipular datos de gráfico dinámico

• Formatee un gráfico dinámico

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Un gráfico dinámico, interactivo es una representación gráfica de los valores
numéricos y las relaciones entre esos valores. Cuando cree un gráfico dinámico a
partir de una tabla dinámica, que está creando una interfaz gráfica de la tabla
dinámica. Microsoft® Excel® extrae todo el diseño de tabla dinámica en el gráfico,
lo que le permite interactuar con los datos en una variedad de formas, tales como
la adición, eliminación o filtrado de datos.

La funcionalidad del gráfico es similar a un gráfico de Excel normal, pero está

vinculado a la tabla dinámica subyacente. Puede crear un informe de gráfico
dinámico en la misma hoja de cálculo como la tabla dinámica o colocar el gráfico
en su propia hoja. Es importante tener en cuenta que debido a que los dos objetos
están vinculados, si cambia los elementos de la tabla dinámica, el gráfico dinámico
se actualiza para reflejar esas modificaciones.

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Crear un gráfico dinámico

El gráfico dinámico representa gráficamente la información resumida en una tabla

dinámica. Cuando se crea un gráfico de columnas, los rótulos de fila en la tabla
dinámica se convierten en las categorías en el eje x, los rótulos de columna se
convierten en la serie sobre el eje y, y los valores se muestran como columnas
dentro del propio gráfico dinámico.

Gráficos dinámicos.

El cuadro de diálogo Insertar gráfico

Utilice el cuadro de diálogo Insertar gráfico para crear un gráfico dinámico a

partir de una tabla dinámica. En el lado izquierdo del cuadro de diálogo, seleccione
un tipo de gráfico. A continuación, seleccione el subtipo preferido de las opciones en
la parte superior.

Una vista previa de lo que será el aspecto del gráfico dinámico se muestra en el
oriente. Puede acceder al cuadro de diálogo, seleccione Herramientas de tabla
dinámica → Analizar → Herramientas → Gráfico dinámico.

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Crear un gráfico dinámico a partir de una tabla dinámica mediante el cuadro de diálogo Insertar gráfico.

Tipos de gráfico

Excel 2019 incluye 15 tipos de gráficos diferentes, cada uno de los cuales es ideal
para la visualización de un determinado tipo de relación. Todos los tipos de gráfico,
excepto en el caso de X Y (dispersión) y acciones puede ser creado a partir de
los datos de la tabla dinámica. La siguiente tabla describe los usos ideales para los
diferentes tipos de gráfico de Excel que puede ser creado a partir de los datos de la
tabla dinámica.

Columna Relaciones entre los valores en un número de categorías o los cambios en

los valores a lo largo del tiempo.
Línea Tendencias en los datos a lo largo de un período de tiempo a intervalos
coherentes.
Circular El tamaño relativo de los valores comparados a la totalidad y a otras
partes del conjunto.
Barra Relaciones entre los valores de una serie de categorías.

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Área Relaciones entre los valores de una serie de categorías a lo largo del
tiempo con énfasis visual de la magnitud de cada categoría de datos.

Xy (dispersión) La posición relativa de los valores a lo largo de dos coordenadas.

Cotizaciones Valores altos y bajos de cotizaciones durante un periodo de tiempo.

Superficie Representaciones tridimensionales de la superficie de los datos.

Normalmente, debería utilizar un gráfico de superficie cuando se trabaja
con tres conjuntos de datos.

Radial Tamaños de datos relacionales varias categorías en función de varios

criterios. Por ejemplo, podría usar un gráfico de radar para rastrear la
popularidad de un determinado elemento de varios países para cada año en
una década.

Rectángulos Proporciones de valores asociados con categorías organizadas

jerárquicamente. Por ejemplo, un solo mapa de árbol muestra un cuadro
grande, subdividido por cajas más pequeñas. Cada una de las cajas más
pequeñas puede representar ventas totales en diversas regiones. El
tamaño de cada cuadro es proporcional al volumen de ventas de la región.
Cada una de las cajas más pequeñas puede subdividirse a su vez en
cuadros que representan a países

Proyección Solar El tamaño relativo de las distintas categorías dentro de una jerarquía de
Varios niveles. Es algo así como un gráfico de tarta

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MANIPULAR DATOS DE GRÁFICO DINÁMICO
Cuando cree un gráfico dinámico a partir de una tabla dinámica, cualquier
manipulación de los datos que se realizan en la tabla dinámica se refleja en el
gráfico dinámico. Pero en lugar de trabajar con la tabla dinámica todo el tiempo para
modificar el gráfico dinámico, puede trabajar directamente en el gráfico dinámico. En
este tema, podrá manipular los datos directamente en un informe de gráfico dinámico.

El panel de tareas de campos de gráfico dinámico

Cuando cree un gráfico dinámico, Excel abrirá automáticamente el panel de tareas

Campos de gráfico dinámico. Al igual que con el panel de tareas para los
Campos de tabla dinámica una tabla dinámica, el panel de tareas Campos de
gráfico dinámico le permite seleccionar los campos que desea incluir en el gráfico
dinámico y organizar su estructura.

Por defecto, la mitad superior del panel de tareas Campos de gráfico dinámico
proporciona las opciones de campo basándose en las columnas de su origen de
datos. Desde aquí, puede seleccionar los campos que desea incluir en su informe
de gráfico dinámico. La mitad inferior del panel de tareas, de la sección arrastre
los campos entre las zonas debajo, muestra cuatro áreas que se utilizan para
estructurar el gráfico dinámico y seleccione los valores en los que realiza los
cálculos de Excel.

Como tablas dinámicas y gráficos dinámicos son dinámicos. Esto significa que
usted puede arrastrar campos entre las diversas áreas del panel de tareas como
campos de gráfico dinámico necesarios y el gráfico dinámico se actualizará
automáticamente. Si usted elige para arrastrar más de un campo en un área, Excel
crea una jerarquía en el gráfico dinámico, con campos en la parte superior del área
representando a los niveles superiores de la jerarquía.

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Utilice los campos de gráfico dinámico del panel de tareas para manipular el gráfico dinámico como
si se tratara de utilizar el panel de tareas de campos de tabla dinámica para manipular a su
dinámica.

Botones de campo

Utilice los botones de campo en un informe de gráfico dinámico para filtrar y ordenar
los datos en el gráfico dinámico. Si se pulsa el botón filtro se abre un menú
desplegable donde puede elegir elementos únicos para filtrar el gráfico dinámico
en. Esto funciona exactamente igual que el campo de filtro que se sienta encima de
una tabla dinámica.

Utilice cualquier botón leyenda o eje para abrir un menú desplegable que permite
ordenar y filtrar cada campo individualmente. Nuevamente, estos menús
desplegables contienen la misma funcionalidad de ordenación y filtrado como para
ordenar y filtrar los campos de una tabla dinámica.

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Utilice los botones de campo en el gráfico dinámico para filtrar y ordenar los datos en el gráfico dinámico.

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FORMATEAR UN GRÁFICO DINÁMICO
Con las tablas dinámicas, puede aplicar una variedad de opciones de formato para
mejorar los datos de google analytics. Con gráficos dinámicos, que se va a resumir
los datos de forma visual, por lo que es importante utilizar los diseños y colores
que representan los datos en formas que facilitan a los usuarios a interpretar lo
que los gráficos están retratando. En este tema, obtendrá un formato gráfico
dinámico.

Los elementos de un gráfico

Los elementos del gráfico son los objetos individuales que pueden aparecer en los
gráficos, que transmiten un cierto nivel de información sobre los datos del gráfico
a un visor. Los elementos del gráfico puede incluir ejes, títulos de los ejes un título
de gráfico, los rótulos de datos, líneas de división, líneas de tendencia, y una
leyenda, entre otros. Cada elemento de un gráfico cumple un papel diferente en
comunicar visualmente la información acerca de los datos y las tendencias.

Los elementos del gráfico ayudan a los espectadores a interpretar los datos del gráfico.

El diseño de herramientas de gráfico dinámico y la pestaña formato

Cuando se selecciona un gráfico dinámico, aparece la ficha contextual

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 Herramientas de gráfico dinámico. Las pestañas diseño y formato muestran los
comandos y las opciones que son específicas para cambiar la apariencia y el diseño
de gráficos dinámicos. Si usted ha trabajado con gráficos en Excel antes, estos
comandos y opciones parecerán familiar a usted.

La pestaña Diseño.

La tabla siguiente identifica los tipos de comandos en los diversos grupos de la ficha Diseño.

Diseños de gráfico rápidamente la configuración de la visualización de

todos los elementos del gráfico según
configuraciones predefinidas.

Estilos de gráfico predefinido de colores del gráfico o un estilo

de gráfico predefinido.

Datos Conmutación de datos de fila y columna y

seleccionando el origen de datos.
Escribir Cambio del tipo de gráfico.
Ubicación Moviendo el gráfico en una hoja diferente en su
libro.

La pestaña Formato.

La tabla siguiente identifica los tipos de comandos en los diversos grupos en la

pestaña Formato.

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Selección actual Seleccionando elementos de gráfico particular y
acceder al panel de tareas Formato

Insertar Insertar formas o cambiar las formas de gráficos

dinámicos

Los estilos de formas de Estilos de WordArt Configurar las opciones de formato para los
elementos del gráfico Configurando las
opciones de formato de texto del gráfico

Organizar Organizar delante-detrás de la colocación de

los elementos del gráfico y la configuración de
la orientación de los elementos del gráfico.

Tamaño Cambiar el tamaño de los gráficos y los

elementos del gráfico

El panel de tareas Formato

Utilice el panel de tareas Formato general para configurar el formato de los gráficos
dinámicos. Excel 2019 abre el panel de tareas Formato cuando seleccione
Herramientas → Formato gráfico dinámico → Selección actual → Aplicar
formato a la selección. El título del panel de tareas cambiará ligeramente
dependiendo del elemento de gráfico que está actualmente seleccionado. Por
ejemplo, si usted tiene la leyenda seleccionada en el gráfico dinámico, el título del
panel de tareas aparece como Formato de leyenda; si tiene uno de los ejes
seleccionados en el gráfico dinámico, el título del panel de tareas aparece como
Formato de ejes.

El panel de tareas Formato también muestra una configuración diferente de fichas

y comandos, dependiendo del elemento de gráfico que está actualmente
seleccionado. Debajo del título principal son las fichas y, a continuación estas son
las pestañas secundarias. Dentro de estas pestañas secundarias son secciones
ampliables que muestran los comandos y opciones que se utilizan para aplicar un
formato específico al elemento de gráfico seleccionado.

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Figura 3-10: El panel de tareas Formato de muestra diferente conjuntos de comandos y opciones
dependiendo de qué elemento de gráfico seleccionado actualmente.

Botones de formato gráfico

Cuando se selecciona un gráfico dinámico, Excel muestra dos botones que se

encuentran en la esquina superior derecha del área del gráfico. Puede utilizar
estos botones para acceder a algunos de los más comúnmente utilizados los
comandos de formato sin necesidad de utilizar la ficha contextual en la cinta de
opciones de Excel.

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Utilice los botones de formato gráfico para acceder rápidamente a los comandos de formato habituales.

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