Requerimientos para la organización de Cielo Abierto

(Manual para organizadores locales)

Entrega de solicitud de Cielo Abierto y documentos

Pídenos tu Solicitud para llevar Cielo Abierto a tu Ciudad a: produccion_cielo_abierto@hotmail.com,
nosotros te la mandaremos por email para que sea debidamente contestada por ustedes. También te
proporcionaremos una carta de anuencia de parte de nuestro Obispo S.E. Mons. Carlos Briseño Arch,
O.A.R, y cartas modelo de otros Obispos opinando sobre Cielo Abierto. Cuando la tengas debidamente
llenada tu solicitud, mándanosla por e-mail a: produccion_cielo_abierto@hotmail.com

Carta de tu Obispo
Para organizar Cielo Abierto en tu ciudad, lo primero que necesitamos, además de tu solicitud
debidamente llenada, es una carta por parte del Obispo de tu diócesis, que esté dirigida a
“organización Cielo Abierto”, invitándonos a organizar un Cielo Abierto en su diócesis… Cuando tengas la
carta envíala a: produccion_cielo_abierto@hotmail.com
Nota importante: Es indispensable que los organizadores locales se involucren directamente con la diócesis
para la organización de Cielo Abierto. No aceptamos organizadores particulares ni comunidades o grupos que no
tengan una estrecha relación y conjunción con la Iglesia Católica.

Fecha y hora del evento

La fecha y hora serán determinadas por los organizadores generales de Cielo Abierto en conjunto con los
organizadores del lugar, con un mínimo de 3 meses de anticipación, teniendo tiempo suficiente para
poder hacer los trámites, cotizaciones y contrataciones necesarios para la organización.
Nota importante: Debido a razones de logística aunado a experiencias pasadas, Cielo Abierto no será mezclado con
eventos locales, ni podrá ser parte de otro evento, sino que deberá ser un evento individual.

El lugar del evento

Necesitamos que la organización local mande de 2 a 3 propuestas para seleccionar la opción más
adecuada. Para esto necesitaremos por cada lugar:
a) Fotografías de varios ángulos (tanto del espacio donde va a quedar el escenario, así como el lugar
donde estarán las persona).
b) Medidas del lugar (El gerente o administrador de cada lugar cuenta con las especificaciones
necesarias del mismo)
c) Capacidad mínima requerida: 2,500 personas
d) El lugar de preferencia debe ser techado, así evitaremos muchos contratiempos e incomodidades.
e) Preferimos que el lugar no sea en forma circular (como lo son los toreos y palenques)
f) Altura mínima de techo a piso: 8 metros

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Notas importantes: En caso de que el lugar sea público hacer la solicitud al ayuntamiento.
El lugar escogido deberá estar en un lugar céntrico, donde las personas que asistan tengan posibilidad de llegar
y salir de modo seguro en transporte público, a pie o en vehículos propios.

Scouting
En caso necesario, el equipo de organizadores generales de Cielo Abierto, haremos una visita a la ciudad,
con la finalidad de ver los lugares propuestos como auditorios, estadios, teatros, etc. y también para
tener una reunión con los organizadores locales y con los representantes de la diócesis del lugar (ya
sean Sacerdotes o hasta el mismo Obispo), allí estaremos para presentar formalmente la misión de
Cielo abierto, así como para dar orientación y ánimos a la comunidad local y cualquier otro asunto que
se requiera.

Imprentas:
Se requerirá la solicitud de cotización de un mínimo de 2 imprentas del lugar, para la difusión:

Medios Cantidad Tamaño Material Peso Color

4 tintas x 0
Posters 1000 4 cartas Papel Cuché 150 gr. (selección de
color)

Media 1 tinta x 0
Volantes 7,000 Papel Cuché 100 gr.
carta

7.5 x 4 tintas x 0
Boletos 4,000 Papel Cuché 100 gr. (sel. de color)
18.5 cm

De acuerdo a las necesidades del lugar en

Lonas (para Determinado por los donde se colocarán.
10 Se colocará en las Parroquias un mes antes
Parroquias) org. locales
del evento.

Determinado por los Se colocará en el lugar del evento una

Lona grande 1 semana antes del mismo.
org. locales

Solicitar costos y condiciones de espectaculares, estratégicamente

Espectaculares situados dentro de la ciudad donde se llevara a cabo el evento.

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Equipo de apoyo
Necesitaremos un grupo de personas que nos apoyen durante, antes y después del evento.
Necesitarán ser parte de un grupo debidamente conformado y que tengan experiencia en eventos
masivos…
Ellos se encargarán de llevar acabo la difusión, organización y realización del Cielo Abierto y las noches de
Adoración.
1) Pegando posters en los templos de la diócesis, así como en casas, negocios y otros lugares que los
organizadores locales determinen.
2) Haciendo promoción de las Noches de Adoración en cada una de las Parroquias en las que habrá
Noche de Adoración. Especialmente el domingo anterior al evento.
3) Repartiendo volantes en los templos y otros lugares seleccionados los organizadores locales.
4) Anunciando Cielo Abierto al finalizar las Misas de domingo en las parroquias de la diócesis.
5) Apoyando el día del evento en toda la organización, el orden y la limpieza. (Se requieren ese día
entre 60 – 80 personas)

Número telefónico de servicio

Determinar un número telefónico de servicio local, el cual será puesto en la publicidad (posters,
mantas, anuncios, etc.), para dar informes a las personas interesadas en relación al evento.
Se necesitará una persona que atienda las llamadas de la gente en un horario conveniente para llamar
(por ejemplo, de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m.).

Control de llamadas
Se necesitará, a través del equipo de apoyo, y de la, o las personas encargadas del número telefónico
de servicio, la recopilación de una base de datos de las personas que llamen y asistan al evento.
Esta base de datos servirá para dar un seguimiento a las personas, canalizándolas e incorporándolas
activamente en la dinámica de la misión permanente de la iglesia. Será una base de datos sencilla:
Nombre completo, número de teléfono, email, número celular.

Transmisión por internet

Una de las variables que nos ayudan a escoger el lugar del evento, es la cercanía con la central de
nuestro proveedor de internet, ya que entre mayor cercanía haya, habrá mayor velocidad de subida ,
por tanto, podremos mandar el concierto por internet con mayor calidad.
Invitar a la gente que no pueda asistir al evento a ver la transmisión el día del evento en nuestra página
de internet: www.cieloabierto.com.mx

Medios de comunicación audio-visual y medios impresos

Se requiere la solicitud por parte de los organizadores locales, de presupuestos de televisión abierta,
televisión por cable, periódicos locales, periódicos y revistas de la diócesis, espectaculares, difusión por
internet en programas de tv., radio, páginas sociales (Facebook, Twitter, etc.) y correo electrónico.

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Este tipo de difusión comenzará de 21 – 15 días antes del evento:
a) Para televisión y radio, cotizar spots de 20 segundos en diferentes horarios de del día. (Solicitar
paquetes, pues ayudan a que el precio disminuya).
b) Periódicos hoja completa, 1/2 hoja y ¼ de hoja.
c) Dependiendo del lugar, las costumbres y las posibilidades, los organizadores locales del evento
pueden sugerir otros medios de difusión y publicidad.

Entrevistas
Las entrevistas para Grupo Emmanuel y otros artistas de Cielo Abierto, se llevarán a cabo faltando una
semana para el evento (lunes a viernes por la mañana) en los medios, (radio y televisión) en días y
horas previamente seleccionados por los organizadores generales y los organizadores locales.

Entrega de boletos
La entrega de boletos será controlada por los organizadores locales, de tal forma que a toda persona
que se le entregue boleto asista el día del evento.
Esta parte es una pieza clave en la organización de Cielo Abierto, ya que hemos tenido experiencias
anteriores, en que se han entregado los boletos sin el debido control e indiscriminadamente y son
desperdiciados por la gente al no asistir, quitándole también la oportunidad a otras personas de asistir
al evento.

Misión NDA
Una semana antes del evento se programará en conjunto con los Sacerdotes de diversas parroquias de
la diócesis, una Adoración al Santísimo por día (de preferencia en las tardes o noches para que la gente
pueda asistir). Esto se llama Misión Noches de Adoración, y tienen la finalidad de unir a las
comunidades, orar por sus necesidades e invitarlas al concierto, viviendo previamente al concierto un
encuentro con Jesucristo vivo y resucitado a través de la Eucaristía.
Esta Misión de Adoración es importantísima para Cielo Abierto, por tanto rogamos a los organizadores
locales, asegurarse de la asistencia de la gente a las Adoraciones (en conjunto con el Sacerdote y las
personas encargadas de la Parroquia del día). Para ayudar a éste propósito, también se requieren
medios de difusión (como volanteo, anuncios verbales en Misas y otras reuniones de comunidades,
email, medios sociales, e incluso por medio de lonas), lo que sea necesario a consideración del equipo
organizador local, por lo que se requiere también la cotización de dichos medios de difusión.
La difusión de las Noches de Adoración se hará en cada Parroquia de 21 a 15 días antes de la Adoración
(es decir, aproximadamente de 30 a 21 días antes del evento).
“Pesca”: Así mismo, haremos una difusión especial en las 5 parroquias correspondientes, el domingo
antes del concierto, al salir de cada Misa estaremos invitando a la gente a asistir a las Noches de
Adoración. A esta promoción especial le llamamos “pesca” y para ello, necesitaremos 20 jóvenes o
adultos comprometidos, los cuales se dividirán en 4 para ir a las principales Misas de ese domingo de

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las 5 Parroquias escogidas para la Misión NDA e invitar a la gente de la Parroquia a asistir a la Noche de
Adoración de su Parroquia y al concierto.
Este punto es importantísimo en la organización ya que de esto depende mucho que tengamos más, o
menos gente en las Noches de Adoración y en el concierto.
Nota importante: Pedimos que las Parroquias escogidas para la Misión NDA sean Parroquias clave para la
asistencia de la gente al concierto. Por tanto también pedimos que se hagan en la ciudad donde se llevará a
cabo el concierto, o en su caso, en comunidades cercanas.
Pedimos también la ayuda de los organizadores locales para trasladarnos a las diferentes parroquias, para que
nosotros lleguemos a tiempo.

Presentador
Se solicitará para el día del evento una persona (de preferencia un Sacerdote), con el carisma y actitud
necesarios para hacer la presentación del evento y llevar la continuidad durante todo el concierto
enfrente de miles de personas. Será acompañado, dirigido y guiado por un presentador de Cielo Abierto.

Preparación del concierto

 Equipo de intercesión
- En Cielo Abierto pedimos un equipo de intercesión (un ministerio), el cual estará en oración
durante todo el evento, y si es posible desde antes del evento, por todas las personas que
asistan, por los músicos, organizadores, patrocinadores y el evento en general.
- La oración de intercesión es importantísima para que el Señor toque corazones, cambie vidas y
prepare a la novia para la venida del novio (El Cordero), cf. Apocalipsis 21, así como también
tiene suma importancia para la continuidad y éxito de Cielo Abierto en México y en el mundo
entero.
 Confesiones
El día del evento, invitar a Sacerdotes para que estén confesando durante la realización el
concierto. Este punto es muy importante ya que el mayor objetivo de Cielo Abierto es promover la
Adoración al Santísimo Sacramento y a los sacramentos, especialmente aquel que nos reintegra a la
Gracia: La confesión.
 Ambulancia
Todo evento debe tener las normas mínimas de seguridad que pide el gobierno del estado, es por
eso que pedimos la presencia de una ambulancia en el concierto, ésta se puede solicitar al
ayuntamiento.
 Seguridad pública y protección civil
Pedir ayuda al ayuntamiento para que proporcione elementos los cuales custodien la seguridad
durante el evento.
 Sillas y carpas

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 En caso de que el lugar donde se lleve a cabo el concierto no cuente con techo ni sillas para el
público, se deberán cotizar y enviar dichas cotizaciones a los organizadores generales para su
evaluación.
 Baños
En caso de que el lugar no tenga servicios sanitarios necesarios, solicitar al ayuntamiento que los
proporcione, de no ser así cotizar la renta del servicio.
 Stands
- Se necesitarán la colocación de stands el día del evento, con la finalidad de que las diversas
asociaciones diocesanas y civiles, invitadas expresamente por los organizadores del evento,
tengan un lugar de exposición y de promoción.
- Estas asociaciones deberán ser parte de la diócesis (por ejemplo, la promoción de vocaciones
Sacerdotales y religiosas, pastoral juvenil, pastoral familiar, pro-vida, congregaciones religiosas
que se encuentren en la ciudad, radios católicas, etc… ), ayudando así a las necesidades de la
Iglesia local.
- Para esto se requerirá de la renta (previa cotización) de sillas y mesas.
- Los artistas invitados, Grupo Emmanuel y Cielo Abierto también deberán tener un lugar con sillas y
mesas debidamente separadas para su promoción. Estos lugares serán escogidos por los
organizadores generales de Cielo Abierto, evitando así problemas de logística con otras
organizaciones. Cielo Abierto tendrá preferencia en la posición y logística de estos stands.
 Stands de ventas
- Cielo Abierto, por ser un evento masivo, se presta mucho para hacer negocio por medio de ventas,
sin embargo, esto no está estipulado como objetivo de Cielo Abierto, por lo que no permitimos
ventas por parte de particulares, ambulantes, empresas grandes ni pequeñas empresas.
- Al ser Cielo Abierto un evento sin fines de lucro, donde la entrada es gratuita, evitamos a toda
costa convertir el evento en un mercado, sin embargo, no negamos la ayuda a comunidades y
Asociaciones religiosas y Civiles, así como a los ministerios que apoyan a Cielo Abierto.
- Por tanto, les pedimos de la manera más atenta a los organizadores locales, que eviten invitar o
promocionar a cualquier vendedor particular, empresa pequeña o grande, o al ambulantaje,
dando preferencia a las comunidades, asociaciones religiosas y civiles, así como a los artistas
invitados del Cielo Abierto, para que puedan ayudarse de esta manera.
- Toda marca comercial quedará totalmente fuera de Cielo Abierto, procurando evitar las mantas y
anuncios que las empresas colocan en los lugares del evento.
 Elementos litúrgicos
Éstos serán indicados y proporcionados por los organizadores locales en conjunto con el sacerdote
o sacerdotes que apoyan el evento:
- Altar y manteles correspondientes
- Custodia (pedimos un mínimo de 1.20m. de altura)
- Ornamentos y libros litúrgicos

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 - Todo lo necesario para celebrar la Eucaristía
- Ambón
- Reclinatorio
- Sillas para los Sacerdotes, ministros en servicio y músicos
- Cruz o crucifijo de buen tamaño
- Flores en este caso solicitamos el apoyo de la comunidad con la compra de las flores para
adornar el altar y las imágenes y sobre todo, para ofrecerle a Jesús en la exposición del
Santísimo.
- Imagen de la virgen de Guadalupe o bien, imagen de la Virgen venerada localmente (aceptada
por el Obispo del lugar).

Reunión de logística y producción

El jueves previo al concierto, en la tarde, tendremos una reunión con los todos organizadores para
aclarar cualquier duda y para planear el trabajo fuerte del día del concierto.
Preparación física del evento
El equipo de producción de Cielo Abierto solicita la entrada al lugar donde se realizará el evento 2 días
antes del concierto, con la finalidad de instalar todo el equipo como son:
 Escenario
 Audio
 Iluminación
 Cámaras de video y circuito cerrado
 Internet

El día del evento

Necesitaremos toda la ayuda disponible para:
 Colocar las sillas
 Limpieza del lugar
 Construcción y revisión de los stands
 Recibir a la gente
 Recoger los boletos
 Entregar el kit salvación a cada persona que va al concierto
 Transportar y colocar las imágenes de Jesús y de María
 Colocar y cuidar la capilla
 Interceder (Grupo de intercesión)
 Entrega de boletos recaudados a los organizadores generales de Cielo abierto

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Notas generales importantes
La Adoración que se lleva a cabo en el concierto, así como las adoraciones que se llevan a cabo en las
Noches de Adoración durante la semana previa, serán dirigidas por Grupo Emmanuel. Se solicita el
apoyo y comprensión por parte de los Sacerdotes encargados en cada Parroquia y de los Sacerdotes (u
Obispo) que se encargará del evento.

Cielo Abierto es una marca registrada, por tanto constituye un delito la distribución, venta, o uso de la
marca Cielo Abierto® sin el permiso expreso de sus dueños.

¿Dudas, comentarios, cotizaciones, etc.?

Escríbenos: mariana.sandoval@cieloabierto.com.mx
Para su estudio, evaluación y solución correspondientes.