Manual de Procedimientos MPAC

Procedimiento PR-16
Título: Evaluación y selección de proveedores
Sustituye a: - Número de edición: 2
Fecha entrada en vigor 07/2005 Número de revisión: 0
Fichero magnético: PR16GELAT.doc Página: 1 de 6

Objeto 2
Alcance 2
Referencias 2
Definiciones 2
Responsabilidades 2
Desarrollo 3
Generalidades 3
Nuevos proveedores 3
Proveedores ya homologados 4
Listado de proveedores y seguimiento. 4
Niveles de calificación. 4
Cuestionario de Homologación de Proveedores 5
Tabla de deméritos 5
Registros de Calidad de Proveedores 5
Documentación asociada 6

Revisión Fecha Modificaciones al procedimiento

0 07/2005 Creación del procedimiento

Elabora Revisa Aprueba

Fecha 07/2005 07/2005 07/2005
Nombre Gisela López Carlos Ruíz Carlos Ruíz
Cargo Resp. Calidad Gerencia Gerencia
Firma
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Objeto

Sistematizar el proceso de evaluación y selección de los suministradores de GELAT para garantizar

que cumplen los requisitos de GELAT.

Alcance

Tiene alcance para todas los proveedores de GELAT de productos y servicios con incidencia en la Calidad
de los productos de GELAT. En particular se incluyen:
‰ Proveedores de materias primas
‰ Proveedores de maquinaria
‰ Laboratorios de análisis
‰ Proveedores de productos de limpieza
‰ Laboratorios de calibración y/o verificación de equipos de medición y seguimiento

Referencias

‰ Manual de gestión de la calidad de GELAT

Definiciones

Ver en procedimiento PR-01 Definiciones la/las definición/es:

‰ No conformidad

Responsabilidades

‰ Gerencia
‰ Responsable de Administración
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Desarrollo

Generalidades

El Responsable de administración (RAD) dispone del Listado de proveedores homologados y condicionales

(F-1601) con capacidad para realizar los suministros, cumpliendo con los requisitos establecidos.

La incorporación de nuevos proveedores al listado requerirá resultados satisfactorios en lo referente a:

‰ Capacidad de cumplimiento
‰ Experiencias y ensayos relativos a suministros similares
‰ Evaluación de muestras del producto
‰ Experiencias y ensayos de los cinco primeros suministros
La continuidad de un proveedor requerirá la evaluación permanente y satisfactoria sobre sus suministros, y
además:
‰ Cumplimiento de los requisitos de calidad
‰ Puntualidad y calidad en las entregas de sus suministros
‰ Coste real de los productos suministrados
‰ Capacidad de respuesta técnica, organizativa, etc.

Nuevos proveedores

El Responsable de administración (RAD) pedirá la cumplimentación del Cuestionario de evaluación de

proveedores (F-1602x), que revisará con posterioridad la Gerencia (GE). Ésta decidirá la colocación o no
del nuevo proveedor en el Listado de proveedores homologados y condicionales (F-1601), así como la
conveniencia o no de visitarle y cuando.

Las etapas para la realización de una valoración de proveedores serán:

‰ El proveedor es incluido en el Listado de proveedores homologados y condicionales (F-1601)
como proveedor condicional;
‰ Suministrar el Cuestionario de evaluación de proveedores (F-1602x) al proveedor para su
cumplimentación.
‰ Evaluación del sistema de calidad del proveedor mediante el cuestionario (ver apartado
Cuestionario de evaluación) y efectuar visita, si procede. En este caso se debe realizar informe de
visita, completando el propio cuestionario F-1602x.
‰ Analizar durante un período de prueba mínimo de cinco suministros las características del
producto en relación a las especificaciones exigibles, calculando en su caso el índice de calidad
obtenido (ver apartado Tabla de deméritos). El período de prueba podrá ser modificado en función
del tipo y frecuencia de los suministros a criterio de la Gerencia (GE).
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‰ En función de los resultados de control de calidad obtenidos, el análisis del cuestionario de

homologación y la visita de evaluación en su caso, se procederá a la clasificación y homologación
o no del proveedor (ver apartado Niveles de calificación).

Proveedores ya homologados

A partir de la clasificación inicial, se procederá a seguir clasificando al proveedor por deméritos (ver
apartado Tabla de deméritos), en todas las entregas que realice. Esta clasificación se efectuará
anualmente, juzgando todas las entregas del proveedor en cuestión.

El resultado de la evaluación será actualizado por el Responsable de administración (RAD), para que
proceda a comunicarlo al proveedor (mediante envío de la Ficha de seguimiento de proveedor F-1603), si
corresponde y actúe siguiendo los criterios indicados en la valoración.

Listado de proveedores y seguimiento.

Una vez realizada la evaluación del proveedor, esta quedará reflejada en el Listado de proveedores
homologados y condicionales (F-1601) realizándose además para cada proveedor un seguimiento de las
entregas periódicas.

Cuando se estime oportuno por parte de GELAT, a propuesta del Responsable de administración (RAD) o
la Gerencia (GE), se efectuará visita de evaluación (en éste caso, deberá completarse el cuestionario F-
1602x) o envío de nuevo del Cuestionario de evaluación de proveedores (F-1602x) a aquellos proveedores
que se considere necesario. Esta puntuación tendrá validez sobre la calificación precedente del proveedor
de referencia.

El seguimiento de los proveedores se efectuará mediante la Ficha de seguimiento de proveedores F-1603),

en la que se indicará la evolución periódica de cada uno de ellos.

Niveles de calificación.

Los proveedores serán evaluados de acuerdo con el contenido del cuestionario creado a tal efecto (o visita
realizada en su caso) y las entregas realizadas . Del resultado se desprenderá la catalogación de los
proveedores en uno de los 4 siguientes grupos:

A. Preferentes (entre 96 y 100 puntos):

Proveedor totalmente válido para servir los productos y servicios.
B. Satisfactorio (entre 86 y 95 puntos):
Proveedor válido para servir los productos y servicios y que ofrece una posibilidad de
mejora.
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C. Aceptable (entre 71 y 85 puntos):

Proveedor válido para servir los productos y servicios y que ha presentado deficiencias.
D. Insatisfactorio (menos de 70 puntos):
Proveedor no válido para servir los productos y servicios.

El resultado de la evaluación será actualizado por el Responsable de administración (RAD) para que
proceda a comunicarlo al proveedor (de acuerdo a la Ficha de seguimiento de proveedores F-1603), si
corresponde y actúe siguiendo los criterios indicados en la valoración.

La clasificación de categoría de Insatisfactorio, requerirá la búsqueda sustitutiva del proveedor en el plazo

máximo de 12 meses, bajo supervisión de Gerencia (GE), quien podrá reconsiderar documentalmente tal
determinación, en función de casos especiales (por ejemplo, proveedor no sustituible).

Cuestionario de Homologación de Proveedores

El Cuestionario de evaluación de proveedores F-1602x consta de 20 preguntas que valoran el Sistema de

la calidad del proveedor. La suma total de puntos a obtener en el cuestionario es de 40 puntos.

El resultado obtenido en el Cuestionario puede ser substituido por el resultado obtenido en la

valoración mediante visita.

Tabla de deméritos

Las entregas son valoradas con un máximo de 60 puntos en el caso que no hayan presentado ninguna
deficiencia. En caso de que hayan presentado deficiencias, el resultado de las entregas corresponde a 60
puntos menos la suma ponderada de los deméritos en función del número de entregas.

Los puntos de demérito que pueden afectar a las entregas están reflejados en la Ficha de seguimiento de
proveedores F-1603.

Registros de Calidad de Proveedores

El Responsable de administración (RAD), a iniciativa propia o de la Gerencia (GE), requerirá a los

proveedores aquellos registros de Calidad que se consideren necesarios en los documentos de
compra pertinentes. Entre estos se encuentran:

- Registro de empresa certificada

- Verificaciones realizadas por el proveedor
- Certificados de Calidad de producto
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Documentación asociada

F-1601 Listado de proveedores homologados y condicionales

F-1602a Cuestionario de evaluación de proveedores (materias primas)
F-1602b Cuestionario de evaluación de proveedores (máquinas)
F-1602c Cuestionario de evaluación de proveedores (laboratorios)
F-1603 Ficha de seguimiento de proveedor