Manual de Procedimientos MP

Procedimiento PR-02
Título: Estandarización de documentación
Sustituye a: - Número de edición: 2
Fecha entrada en vigor 07/2005 Número de revisión: 0
Fichero magnético: PR02Gelat Página: 1 de 9

Objeto 2
Alcance 2
Referencias 2
Definiciones 2
Responsabilidades 2
Desarrollo 3
Generalidades 3
Procedimiento 5
Planes de Calidad 5
Instrucciones de Trabajo 8
Metódica de Ensayo
Pautas de calibración
Documentación asociada 9

Revisión Fecha Modificaciones al procedimiento

0 07/2005 Creación del procedimiento

Elabora Revisa Aprueba

Fecha 07/2005 07/2005 07/2005
Nombre Gisela López Carlos Ruíz Carlos Ruíz
Cargo Resp. Calidad Gerencia Gerencia
Firma
 Manual de Procedimientos MP
Procedimiento PR-02
Título: Estandarización de documentación
Sustituye a: - Número de edición: 2
Fecha entrada en vigor 07/2005 Número de revisión: 0
Fichero magnético: PR02Gelat Página: 2 de 9

Objeto

Sistematizar la documentación del sistema de gestión de la calidad, con el fin de conseguir que sea
eficaz, de manera que se estandaricen formatos y criterios. Esta sistematización debe ser llevada a
cabo de forma que toda la información perteneciente al sistema de gestión de la calidad sea coherente
con lo que refleje la práctica diaria.

Alcance

Este procedimiento alcanza a todos los documentos de origen interno de los sistemas de:
‰ Gestión de la calidad

Entre estos documentos se incluyen:

‰ Procedimientos
‰ Fichas de proceso
‰ Planes de calidad
‰ Instrucciones de trabajo

Referencias

‰ Manual de gestión de la calidad de GELAT

Definiciones

Ver en procedimiento PR-01 Definiciones la/las definición/es:

‰ Documentación del sistema de gestión de la calidad

Responsabilidades

‰ Gerencia
‰ Responsable de Calidad
 Manual de Procedimientos MP
Procedimiento PR-02
Título: Estandarización de documentación
Sustituye a: - Número de edición: 2
Fecha entrada en vigor 07/2005 Número de revisión: 0
Fichero magnético: PR02Gelat Página: 3 de 9

Desarrollo

Generalidades

La documentación del sistema de gestión de la calidad de GELAT se estandariza en su formato y

presentación de acuerdo con lo especificado en este procedimiento. Este capítulo constituye una guía
para la confección y redacción de la documentación del sistema de gestión de la calidad.

Se entiende por documentación del sistema de gestión de la calidad la redacción escrita para llevar a
cabo una determinada actuación que requiera el conocimiento o modo de práctica por parte de una o
más personas de la organización, y que por tanto es imprescindible una igual interpretación por parte
de ellas en cuanto a las pautas a seguir.

Para ello, siempre que sea posible y exista una base de experiencia suficiente se debe recoger en una
primera fase el máximo de información de los propios empleados a cargo de la función determinada,
presentando ellos mismos la base de la documentación escrita. En una segunda fase, es tarea del
responsable de elaborar el documento escribirlo de acuerdo con los requerimientos aquí descritos y
tomando como base, si la hubiere, la información recogida en la primera fase. La redacción debe ser
tal que sea comprendida por todo el personal afectado.

Los documentos se codifican con una serie de letras específico de cada uno de ellos, un guión y una
serie de dígitos numéricos que identifican el documento.
EJEMPLO:
PR-04 Procedimiento número 4 de GELAT
IT-02 Instrucción de trabajo número 2 de GELAT

Los documentos pueden tener asociados formatos y anexos documentales:

‰ Se entiende por formato cualquier formulario diseñado para la recogida de datos, el
mantenimiento de la información u otra función que se considere relevante. Se codifican
empleando la letra F, un guión y 4 dígitos numéricos. Puede añadirse una letra si hay
diferentes versiones.
‰ Los anexos documentales pueden consistir en cualquier otro tipo de información que se
considere adecuada añadir al procedimiento (instrucciones complementarias, cuestionarios,
etc.). Se codifican empleando la letra D, un guión y 4 dígitos numéricos.
EJEMPLO:
D-0004 Anexo documental número 4 de GELAT
F-0013 Formato número 13 de GELAT
 Manual de Procedimientos MP
Procedimiento PR-02
Título: Estandarización de documentación
Sustituye a: - Número de edición: 2
Fecha entrada en vigor 07/2005 Número de revisión: 0
Fichero magnético: PR02Gelat Página: 4 de 9

Es responsabilidad del Responsable de Calidad (RC) difundir, implantar y auditar de acuerdo a la

planificación de las Auditorías (ver PR-05 Auditorías internas), el mantenimiento adecuado de la
codificación y contenidos descritos en éste procedimiento.
 Manual de Procedimientos MP
Procedimiento PR-02
Título: Estandarización de documentación
Sustituye a: - Número de edición: 2
Fecha entrada en vigor 07/2005 Número de revisión: 0
Fichero magnético: PR02Gelat Página: 5 de 9

Procedimiento
Concepto Observaciones
Tipo Procedimiento Redacción escrita para llevar a cabo una determinada actuación que
requiera el conocimiento o modo de práctica por parte de una o más
personas de la organización. Generalmente asociados a requerimientos
específicos de sistema.
Nivel del manual 2
Código PR
Numeración Secuencial
Contenido formato Primera página Índice del procedimiento
Registro de las modificaciones del procedimiento (Revisión, Fecha, Descripción)
Registro de elaboración, revisión y aprobación (Nombre, Cargo, Fecha y Firma)
Todas las páginas Nombre del manual
Código del procedimiento
Título del procedimiento
Número de edición del manual
Número de revisión del procedimiento
Procedimientos sustituidos por este
Fecha de entrada en vigor del procedimiento
Nombre del fichero magnético del procedimiento
Número de página
Contenido índice Objeto Definición del objetivo que motiva la redacción y aplicación del procedimiento.
Alcance Definición del ámbito al que se dirige el procedimiento, indicando
claramente en que medida es aplicable y sus limitaciones de aplicación.
Referencias Referencias específicas al procedimiento en cuestión.
Definiciones Definición de todos aquellos conceptos que se considere relevante, al objeto de
clarificar y evitar ambigüedades.
Responsabilidades Persona o personas responsables de cumplimiento.
Desarrollo Relación de actividades, prácticas y funciones que configuran el método de
actuación correspondiente. La relación de actividades debe hacerse por orden
cronológico en la medida de lo posible. La redacción tiene que ser tal que
conteste sin dudas a las siguientes preguntas:
- quién tiene que hacer qué;
- cuando tiene que hacerlo;
- cómo tiene que hacerlo.
Documentación Documentación relacionada con el procedimiento. Se incluyen formatos y
asociada anexos documentales

Planes de Calidad
Concepto Observaciones
 Manual de Procedimientos MP
Procedimiento PR-02
Título: Estandarización de documentación
Sustituye a: - Número de edición: 2
Fecha entrada en vigor 07/2005 Número de revisión: 0
Fichero magnético: PR02Gelat Página: 6 de 9

Tipo Planes de Control de Se entiende por plan de control de calidad el documento que define las
Calidad características del control de calidad a realizar en materias primas, en
productos en proceso, en procesos y productos acabados y en el que se
detallan, entre otros aspectos, las inspecciones a realizar y su frecuencia.
Los planes de control de calidad deben definirse de forma que garanticen,
en la medida de la posible, la calidad del producto final y deben basarse
siempre que sea factible en criterios objetivos.
Nivel del manual 3
Código PCC-XX Los planes de control de calidad se codifican con los dígitos PCC-, seguidos
de las letras MP (Materias Primas), PP (Producto en Proceso) ó PA
(Producto Acabado), de un guión y tres dígitos numéricos empezando por el
001 y siguiendo la sucesión de los números naturales.

EJEMPLO:
PCC-MP-001 Plan de Control de Calidad para materias primas número 1
PCC-PP-005 Plan de Control de Calidad para producto en proceso número 5
PCC-PA-010 Plan de Control de Calidad para producto acabado número 10

Numeración Secuencial
Contenido formato Primera página Productos/Servicios a los que aplica (Código, Descripción) [En caso de que el
Plan de Control sea de aplicación a todos los materiales, se indicará “TODOS”].
Registro de modificaciones del plan de control
Registro de elaboración, revisión y aprobación (Nombre, Cargo, Fecha y Firma)
Todas las páginas Nombre del manual
Código del plan de control
Título del plan de control
Número de edición del manual
Número de revisión del plan de control
Nombre del fichero magnético de la instrucción de trabajo
Número de página
Contenido índice Parámetros de control Definición concisa de los parámetros a controlar para cada uno de los
materiales a los que afecta el plan de control.
Metódica Sistema empleado para medir o verificar cada parámetro de control. Puede
hacer referencia a un método o instrumento (por ejemplo: inspección visual; pie
de rey; instrucción de trabajo IT-003).
Frecuencia Frecuencia con la que se debe medir cada parámetro de control, expresado en
unidades de tiempo o de producción.
Responsable Responsable de realizar la medición de cada parámetro de control.
Especificación Criterio de aceptabilidad aplicable para cada parámetro de control.
Tolerancia Enumeración de los códigos de la acciones correctoras a realizar para cada
parámetro de control caso de superarse las especificaciones definidas en el
propio plan de control.
Acción correctora Enumeración de todas las posibles acciones correctoras a realizar con sus
códigos identificativos.
Código Acción Indicación de aquellos registros relacionados con el plan de control.
correctora
 Manual de Procedimientos MP
Procedimiento PR-02
Título: Estandarización de documentación
Sustituye a: - Número de edición: 2
Fecha entrada en vigor 07/2005 Número de revisión: 0
Fichero magnético: PR02Gelat Página: 7 de 9

Registros Registros de control empleados.

 Manual de Procedimientos MP
Procedimiento PR-02
Título: Estandarización de documentación
Sustituye a: - Número de edición: 2
Fecha entrada en vigor 07/2005 Número de revisión: 0
Fichero magnético: PR02Gelat Página: 8 de 9

Instrucciones de Trabajo
Concepto Observaciones
Tipo Instrucción de Trabajo La Instrucción de Trabajo detalla cualquier actividad que se considere
relevante para garantizar la calidad de GELAT.
Nivel del manual 3
Código IT Se codifica empleando los dígitos IT-, un guión y tres dígitos numéricos
empezando por el 001 y siguiendo la sucesión de los números naturales.
EJEMPLO:
IT-017 Instrucción de Trabajo número 17

Numeración Secuencial
Contenido formato Primera página Registro de las modificaciones de la instrucción (Revisión, Fecha, Descripción)
Registro de elaboración, revisión y aprobación (Nombre, Cargo, Fecha y Firma)
Todas las páginas Nombre del manual
Código de la instrucción de trabajo
Título de la instrucción de trabajo
Número de edición del manual
Número de revisión de la instrucción de trabajo
Nombre del fichero magnético de la instrucción de trabajo
Contenido índice Objeto Definición del objetivo que motiva la redacción y aplicación de la instrucción de
trabajo.
Responsabilidades Persona o personas responsables de cumplimiento.
Desarrollo Relación de actividades, prácticas y funciones que configuran el método de
actuación correspondiente. La relación de actividades debe hacerse por orden
cronológico en la medida de lo posible. La redacción tiene que ser tal que
conteste sin dudas a las siguientes preguntas:
- quién tiene que hacer qué;
- cuando tiene que hacerlo;
- cómo tiene que hacerlo.
Seguridad Normas de seguridad de aplicación en la realización de la actividad
correspondiente.
Documentación Formatos y anexos precisos para la realización de la actividad.
asociada
 Manual de Procedimientos MP
Procedimiento PR-02
Título: Estandarización de documentación
Sustituye a: - Número de edición: 2
Fecha entrada en vigor 07/2005 Número de revisión: 0
Fichero magnético: PR02Gelat Página: 9 de 9

Documentación asociada

No aplica