Gestión de Documentos

Electrónicos en Archivos
 
 La Gestión Documental consiste en el
adecuado tratamiento de la información para
optimizar su aprovechamiento, lo cual se
obtiene mediante la aplicación de la
tecnología y procedimientos oportunos en
cada caso.
 ▸ Organizar racionalmente los
directorios informáticos y los
accesos a los mismos,
estableciendo las normas o
sistemas para le almacenamiento
de los documentos.
▸ Controlar la reproducción
Funciones: indiscriminada de copias.
▸ Eliminar las copias y versiones de
un mismo documento.
▸ Establecer el sistema de
salvaguardar la integridad de los
documentos.
▸ Establecer un sistema q permita
recuperar la información
eficazmente.
 Organización de la información

La organización de los archivos

electrónicos debe entenderse como un
proceso formal, regido por principios,
normas y procedimientos enmarcados
dentro de la archivística
 Organización de Documentos
Electrónicos de Archivo

El documento electrónico de archivo es el registro de

información generada, recibida, almacenada por medios
electrónicos, que permanecen en estos medios durante su
ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón
de sus actividades y debe ser tratada conforme a los
principios y procesos archivísticos.
“La organización de documentos electrónicos de los
archivos de gestión consiste en agruparlos de acuerdo a las
series y/o subserie a la que pertenecen la cual ha sido
definida en el Cuadro de Clasificación Documental”.
Políticas de acceso.
Espacio físico
Las temperaturas
Ideales..
Migrar los
documentos.
 Legalmente se refiere a la presunción de
autoría y responsabilidad, que es aquel
donde todo documento, mensaje electrónico
o archivo digital asociado a una firma digital
certificada se presumirá, salvo prueba en
contrario, de la autoría y responsabilidad del
titular del correspondiente certificado digital,
vigente en el momento de su emisión.
 El pilar conceptual y tecnológico para la
integración de la gestión conjunta electrónica y
física es el cuadro de clasificación, base a su vez
de la incorporación de las diferentes políticas de
gestión del ciclo vital de la documentación. 
Este tratamiento global, siguiendo la misma
especificación, deberá trasladarse al modelo de
metadatos y la pista de trasladarse al modelo de
auditoría, de manera que se registrará
información sobre la autoría, creación y gestión
del expediente con independencia de formato,
soportes y características físicas.
 ▸ Es un conjunto de actividades técnicas
y administrativas que tienden a
facilitar la gestión y la administración
del documento desde el mismo
momento que se produce o recibe, en
Proceso cada una de sus fases y etapas con el
de objeto de facilitar su producción,
trámite, clasificación, ordenación,
Gestión descripción, conservación,
Documental ▸ Este proceso garantiza la
atención oportuna en la recepción de
documentos y un excelente tiempo de
respuesta en su distribución,
asegurando la confidencialidad de la
información. 
 Tratamiento de documentos
electrónicos

▸ Para conservar adecuadamente los

documentos electrónicos es imprescindible
manejar y controlar el ciclo de vida del documento
que garantice su calidad e integridad permanente.
Es así como un adecuado almacenamiento y
manipulación de los mismos en medios, deben
soportarse en formatos compatibles que
garanticen su disponibilidad, fiabilidad,
autenticidad y conservación durante el periodo de
tiempo que sea necesario sin importar la
plataforma tecnológica o si hay cambios en esta.
 
▸ Organización en disquetes, cd, zip ,tape backup
 
▸ Al trabajar a diario con información almacenada
en disquetes, es muy común que no se tenga la
información ordenada adecuadamente para
poder facilitar búsqueda de archivos en estos
discos. Es bastante frecuente que no se sepa con
claridad que información está contenida en los
disquetes y se pierde mucho tiempo en la
localización de determinado archivo.
▸ Así por ejemplo si una persona de una facultad
requiere guardar Actas del Comité Académico:
deberá marcarlo de la siguiente manera:
▸ Donde 310 corresponde al código de la
Dependencia.
▸ 1. ACTAS: Corresponde Código de la Serie.
▸ 1.8 Actas del Comité Académico: Corresponde a la
Subserie.
▸ Formato Word: Significa que las Actas que se
encuentran almacenadas allí estas guardadas en
Microsoft Word.
▸ Disquete 1/5: Significa que es el primer disquete
de 5 que contienen Actas del Comité Laboral.
▸  
▸ Los códigos de la Series y Subseries documentales
están dados por el Cuadro de Clasificación
Documental CCD que el Proyecto de Archivo ha
trabajado con cada una de las dependencias.
▸ El documento electrónico de archivo es el registro de
información generada, recibida, almacenada por
medios electrónicos, que permanecen en estos
medios durante su ciclo vital; es producida por una
persona o entidad en razón de sus actividades y debe
ser tratada conforme a los principios y procesos
archivísticos. "La organización de documentos
electrónicos de los archivos de gestión consiste en
agruparlos de acuerdo a la serie y/o subserie a la que
pertenecen la cual ha sido definida en el Cuadro de
Clasificación Documental".
▸ En los links que aquí aparecen usted podrá encontrar
la forma de Organizar los Archivos electrónicos así
como también el proceso de generación de las copias
de seguridad.
 La Archivología, debe estar atento a la aparición y masificación de los
documentos electrónicos.
Las nuevas tecnologías, han permitido: reducir el espacio físico de archivo,
mantener un único conjunto de información que contenga todo aquello que fue o
es importante para la organización
Posibilita:
 Localización rápida
 Facilita el procesamiento paralelo de información contenida en documentos, ya
que pueden ser consultados por mas de un usuario
 Preserva los documentos originales, con los riesgos que trae consigo el deterioro
de los documentos por su uso,
 Integrar la documentación en procesos de trabajo, controlar versiones,
 Eliminar las copias incontroladas
 Controlar el acceso al archivo por niveles de seguridad,
 Eliminar la pérdida de documentación,
 Mejorar, de forma general el manejo de información que puede resultar
determinante para el desarrollo de la organización,
 Relacionar información por grupos y tipos de usuario y evitar redundancia en la
documentación.
▸ Aida Luz Mendoza Navarro: Documentos Electrónicos de Archivo: “Una
visión integradora” Biblioteca Nacional del Perú. Octubre de 2009.

▸ http://www.unisalle.edu.co/archivo/org_doc_elec.htm agosto 23 de
20011.

▸ http://www.slideshare.net/edisonjc31/euniquindiogestin-de-documentos-dig
 
▸ Luciana Duranti “Definición de documentos archivísticos electrónicos en
el sector público y su fiabilidad y autenticidad.” (Fuente: Conferencia
leída en SARBICA, Hanoi, 2004)

▸ Ramón Martin Suquia: Sistema de Recuperacion de la información en los

archivos: un análisis de situación y perspectivas. (Lligall 17/2001)
MUCHAS GRACIAS!!!!