Gestión del aprovisionamiento

La logística de aprovisionamiento hace referencia a la primera fase por la que pasan los

productos en una cadena de suministro. Concretamente, la de adquisición y
almacenamiento. ¿Qué podemos hacer para dinamizar este proceso a fin de obtener una
mayor rentabilidad?

En este post responderemos a esta pregunta y veremos el impacto que tiene la logística
de aprovisionamiento en los costos de producción, además de desmenuzar sus beneficios
y los tipos de aprovisionamiento que existen.

¿Qué es la logística de aprovisionamiento?

La logística de aprovisionamiento se encarga de gestionar los suministros requeridos para

la venta y fabricación de productos elaborados, semielaborados y materias primas con el
objetivo de garantizar un correcto funcionamiento del resto de operativas de la cadena de
suministro.

Para entender mejor qué es la logística de aprovisionamiento es preciso definir la esencia

del concepto de aprovisionamiento. El aprovisionamiento consiste en adquirir los
materiales necesarios para la actividad de la empresa (producción y/o venta) y
almacenarlos hasta que empiece el proceso de producción o comercialización.

Si hablamos, por ejemplo, de una empresa productora, su logística de aprovisionamiento

se centrará en la adquisición de materias primas, materiales, piezas, etc. En el caso de que
nos refiramos a una empresa de servicios, la logística de aprovisionamiento gestionará la
obtención de mercancías y productos terminados desde el proveedor hasta el almacén.

Funciones de la logística de aprovisionamiento

Es posible sintetizar y agrupar todas las funciones que lleva a cabo la logística de
aprovisionamiento en torno a tres operativas.

La primera está relacionada con la adquisición de la mercancía, es decir, el proceso de

compra de los productos que necesita el departamento de producción y/o comercial,
seleccionando proveedores y teniendo en cuenta el precio, la calidad, plazo de entrega,
condiciones de pago, etc.

La segunda tiene que ver con el almacenaje, pues es preciso habilitar un espacio para
alojar los productos que posteriormente utilizará el departamento de producción. Cuando
el producto ya está fabricado, este también debe almacenarse hasta su proceso de
expedición y distribución hacia los clientes finales.
La última función de la logística de aprovisionamiento es la de gestionar el inventario a fin
de determinar la cantidad de existencias con las que trabajar, así como la periodicidad en
los pedidos de suministros para cubrir los requerimientos productivos y de
comercialización de la organización.

Tipos de aprovisionamiento

Hay distintas maneras de realizar el aprovisionamiento, según la antelación con la que

recibimos los suministros o la variabilidad de nuestra demanda. Veamos los tres métodos
principales de gestión del aprovisionamiento de una empresa:

 Just-in-time: con el just-in-time o JIT los suministros se adquieren a medida que se

necesitan, de modo que no es preciso almacenarlos. Esta técnica reduce los costos
de almacenaje, pero aumenta el riesgo de desabastecimiento, así como la excesiva
dependencia hacia los proveedores.
 Sincronizado con producción: las necesidades de producción marcan el ritmo de
las adquisiciones de existencias. De ese modo y con un tiempo de antelación, se
establece una planificación con las fechas exactas en las que los proveedores
entregarán la mercancía. Este sistema también rebaja los costos de almacenaje y,
al mismo tiempo, minimiza posibles problemas de desabastecimiento.
 Stock de seguridad: estableciendo un stock de seguridad, se dispone de
existencias extras para hacer frente a cualquier imprevisto relacionado con los
cambios en la demanda o retrasos de los proveedores. Implica mayores costos de
 almacenaje y elimina cualquier posibilidad de desabastecimiento. Eso sí, requiere
un control más riguroso de todo el proceso de aprovisionamiento, producción y
comercialización, ya que un excesivo tiempo en las instalaciones puede derivar en
pérdidas de calidad y en un deterioro del stock almacenado.

No hay un método de gestión del aprovisionamiento que sea mejor que otro, dado que
cada compañía decide cómo llevarlo a término en función de sus particularidades, de su
metodología de trabajo y de sus recursos.

Factores que tener en cuenta en la logística de aprovisionamiento

Para cumplir con una logística de aprovisionamiento ágil y eficiente, las organizaciones
deben contemplar una serie de variables, entre las que destacan:

 Flujos de suministro. Decidir y gestionar las cantidades de stock que suministrar y

la frecuencia de aprovisionamiento para disponer de la mercancía requerida
siempre que sea preciso.
 Tipo de inventario. Determinar qué modelo de gestión de stock se ajusta mejor a
mi cadena de suministro e incrementa el nivel de servicio al cliente y la
rentabilidad de la empresa.
 Demanda. Consiste en hacer estimaciones sobre la demanda futura de los clientes
a partir de datos históricos (Big Data).
 Proveedores. Una buena selección de proveedores garantiza un producto de
calidad y una entrega a tiempo de la mercancía.
 Recepción de material. Es primordial verificar y asegurarse de que la mercancía
recibida coincida con la que se ha pedido.
 Unidad de carga. Elegir la unidad o unidades de carga que se utilizarán para el
almacenaje, transporte y manutención de la mercancía (caja, tarimas, contenedor,
etc.).


 ¿Qué beneficios ofrece la logística de aprovisionamiento?

 Es imprescindible una planificación y una estrategia en lo referente a la compra de
materiales y su posterior almacenamiento. Por ese motivo, es conveniente llevar a
cabo una buena logística de aprovisionamiento que nos permite, por ejemplo, una
mayor previsibilidad en los tiempos de entrega y, por ende, mejorar la
puntualidad y el rendimiento de las operaciones.
 Otro de los grandes beneficios de una logística de aprovisionamiento
eficiente tiene que ver con la reducción de costos. Ya no tendrás que preocuparte
por adquirir más producto del que necesitas y que este se convierta en stock
inactivo, acarreando gastos innecesarios de almacenaje. Los costos de producción
también se verán disminuidos, puesto que dispondrás en todo momento de la
mercancía indispensable para mantener los niveles de productividad estipulados,
sin sufrir roturas de stock.
 Asimismo, elegir buenos proveedores te permitirá minimizar los gastos de
transporte y disfrutar de un abastecimiento periódico, económico y con material
de calidad. Todo ello, mejorando el servicio final al cliente y la reputación de la
marca, al mostrar el compromiso e interés por beneficiarse de una cadena de
suministro sostenible y competitiva.
 Sistemas y tecnologías a implementar en la logística de aprovisionamiento
 Dotarse de sistemas como un MRP, ERP o un SGA ayudan a digitalizar el control de
todos los pedidos, tanto para el proceso de producción como para su
comercialización. Otra tendencia en auge es la del e-procurement, que consiste en
 efectuar todos los trámites con los proveedores (especialmente en cuanto a las
compras) de forma digital.
 A nivel logístico, un sistema de gestión de almacenes, totalmente compatible e
integrable con un ERP, tiene la capacidad de mantener en todo momento los
niveles óptimos de stock para nuestra producción o venta mediante avisos e
informes. Además, está preparado para ejecutar automáticamente órdenes de
pedidos a los proveedores y, de ese modo, reponer la mercancía antes de que
alcance el nivel mínimo establecido.
 Una vez la mercancía ha llegado al almacén y se ha identificado correctamente, el
software elabora la estrategia de ubicación de la mercancía (slotting) que más
conviene según su índice de rotación, fecha de caducidad, accesibilidad, etc.
 Por último, un SGA, como por ejemplo Easy WMS de Mecalux, también garantiza
una total trazabilidad de los productos en cada una de sus etapas. Puede
monitorizar los movimientos a fin de realizar informes con datos históricos que nos
permitan adelantarnos y estar preparados ante picos de demanda estacionales o
periódicos, optimizando así la previsión de la demanda.

Buenas prácticas al alcance de todos

Otorgarle la importancia que merece a la logística de aprovisionamiento es fundamental

para el devenir de la cadena de suministro. La complejidad que supone gestionar las
cantidades y la frecuencia de los suministros, controlar la previsión de la demanda y cómo
afecta esta en el inventario o mejorar la comunicación con los proveedores son algunos de
los retos que presenta la logística de aprovisionamiento.

Llevar a cabo una buenas prácticas es más fácil de lo que parece si dispones de los
recursos necesarios como, por ejemplo, sistemas de almacenaje adecuados y un software
de gestión de almacenes competitivo. En Mecalux, somos especialistas en brindar la
solución logística que mejor se ajusta a tus necesidades y, en el caso de la logística de
aprovisionamiento, Easy WMS cuenta con el módulo WMS para Producción, con el que
obtendrás una integración total de los procesos de abastecimiento en las líneas de
producción con el almacén. Contacta con nosotros para recibir la información que te
permitirá mejorar los procesos de tu almacén.

https://www.mecalux.com.mx/blog/logistica-de-aprovisionamiento
Objetivos específicos de la función logística

Aprovisionamiento:

– Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, suministros y servicios necesarios para el

funcionamiento de la empresa.

– Mantener al mínimo los costes ocultos: costes por deterioro, robo y obsolescencia, entre otros.

– Reducir las pérdidas de existencias al nivel mínimo posible.

– Mantener unas normas de calidad adecuadas a la estrategia empresarial.

– Buscar, encontrar, mantener y gestionar proveedores idóneos.

– Normalizar los procesos de adquisición de mercancías.

– Comprar o alquilar los elementos y servicios necesarios al precio más bajo posible.

– Mantener la posición competitiva de la empresa en el mercado.

– Lograr la eficiencia en la función de aprovisionamiento y conseguir así los objetivos propuestos

con el mínimo coste posible.

El aprovisionamiento es el proceso que, de forma eficiente, lleva a cabo una empresa

para garantizarse la disponibilidad de los productos y servicios externos precisos para el
desarrollo de su actividad y, por tanto, para el logro de sus objetivos estratégicos.

Etapas del proceso de aprovisionamiento

La siguiente tabla recoge las etapas del proceso de aprovisionamiento:

Etapa Descripción
Identificación de las necesidades Comunicación de cada departamento de las
necesidades de material para su
funcionamiento.
Selección de las fuentes de aprovisionamiento Búsqueda de los proveedores adecuados para
realizar las compras o recompras necesarias
para el aprovisionamiento.
Gestión de compras Realización del pedido, control de la recepción
de los materiales y validación de la operación
(facturas) para que se proceda al
correspondiente pago.
Gestión de Stocks Realización y control de las operaciones de
almacenaje de las mercancías, así como de las
entradas y salidas de materiales de los
diferentes almacenes de la empresa.
Evaluación y control Valoración del logro de los objetivos del
proceso de aprovisionamiento y control del
correcto desarrollo de las actividades de
 acuerdo a lo previsto.
Desarrollo del proceso de aprovisionamiento en la empresa

El desarrollo de la función de aprovisionamiento requiere que esta se integre en el sistema

organizativo de la empresa de forma coherente.

La forma en que se integra depende de diferentes factores empresariales: tipo de

actividad, tamaño de la empresa, criterios organizativos, etc. La mayoría de las medianas y
grandes empresas se organizan de forma departamental y, en ese sistema organizativo, la
función de aprovisionamiento se realiza por el departamento de compras, que es uno de
los que dependen de la dirección comercial de la empresa.

Este organigrama muestra la ubicación del departamento de compras:

Dirección de Departamento de
Producción Compras
Dirección General

Departamento de
Direción Comercial Logística

Dirección Departamento de
Administrativa Comercialización

Dirección de
Recursos Humanos

En ocasiones se confunden las funciones del departamento de compras con las funciones
del aprovisionamiento; pueden parecer sinónimos, pero sus funciones son
completamente diferentes, tal y como se muestra en el siguiente listado:

Funciones de compras:
– Asegurar la existencia de proveedores fiables y competitivos.
– Adquirir los materiales o productos con la calidad adecuada a las necesidades de la
empresa.
– Realizar todas las compras en las condiciones más ventajosas.
– Colaborar en la gestión de stocks para que sea eficiente.
– Relacionarse de forma fluida y eficaz con el resto de los departamentos.
– Controlar y evaluar todos los procesos de compra para mejorarlos y dotarlos de mayor
calidad.
Funciones de aprovisionamiento:

– Predecir las necesidades de aprovisionamiento y determinar la cantidad de stocks que se

han de mantener para cubrir dichas necesidades.
– Planificar y gestionar las compras para garantizar un ritmo de pedidos adecuado que
asegure el mínimo de inversión en existencias.
– Gestionar y controlar los inventarios y los costes que estos generan.

En la siguiente tabla podemos ver las funciones de los distintos departamentos de una
empresa relacionados con el área de aprovisionamiento:

Departamento Funciones
Dirección Comercial Establecimiento de objetivos.
Determinación de la forma de hacer.
Definición del presupuesto.
Compra de los productos necesarios para
realizar la función administrativa.
Dirección de Producción Necesidad de materias primas y materiales
para el desarrollo de la función de
producción, tanto en cantidad como en
calidad y frecuencia de uso.
Dirección Administrativa/Financiera Actualización de los registros de
información y contabilidad.
Órdenes para que se realicen los pagos de
las compras.
Compra de los productos necesarios para
realizar la función administrativa.
Dirección de Recursos Humanos Petición de personas que desarrollen los
puestos de trabajo necesarios.
Compra de los productos necesarios para
realizar la función de recursos humanos.
Logística Conocimiento de los sistemas de
almacenaje y transporte.
Información para la gestión de Stocks.
Compra de los productos necesarios para
realizar la función logística.
Comercialización Información sobre la necesidad de
productos para la venta.
Compra de los productos necesarios para
realizar la función de comercialización.
Función de los departamentos de una empresa en una operación de compra

A continuación se analiza la función de los distintos departamentos de una empresa

fabricante de maletas, en una operación de compra de piel para la fabricación de un
nuevo modelo de maleta de mano.
– El departamento de producción indicará las necesidades de ese material.
– El departamento comercial calculará el presupuesto que se necesitaría para comprar
dicho material.
– La dirección administrativa/financiera tiene que indicar si hay disponibilidad
presupuestaria suficiente para adquirirlo.
– La dirección de recursos humanos contratará nuevos comerciales que se encarguen de
buscar los proveedores idóneos, y también se encargará de facilitar a los operarios un
curso sobre la fabricación de estas nuevas maletas.
– El departamento de compras realizará los pedidos necesarios, una vez estén
seleccionados los proveedores y realizadas las oportunas negociaciones.
– El departamento de logística realizará los cálculos sobre la gestión de inventarios y
almacén a la hora de incorporar este nuevo material.
– El departamento de comercialización habrá estudiado las ventas previstas de este nuevo
producto, a partir de las ventas de artículos similares que comercializa la competencia.
– El departamento administrativo registrará y archivará la información y también
contabilizará las operaciones que se hayan producido.