FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros documentos varios de poca complejidad.

d. Transcribe a mquina o en computador correspondencia como: oficios, memorndos, informes, tesis, listados, actas, resultados de exmenes, notas, artculos para prensa y carteleras, anuncios, guas, contratos, trabajos de ctedras, exmenes, memoria y cuenta y otros documentos diversos. Llena a mquina o a mano formatos de rdenes de pago, recibos, requisiciones de materiales, rdenes de compra y dems formatos de uso de la dependencia. Recibe y enva correspondencia. Opera la mquina fotocopiadora y fax. Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia. Realiza y recibe llamadas telefnicas. Actualiza la agenda de su superior. Toma mensajes y los transmite. Atiende y suministra informacin a estudiantes, personal de la Institucin y pblico en general. Brinda apoyo logstico en la organizacin y ejecucin de reuniones y eventos. Convoca a reuniones de la unidad. Archiva la correspondencia enviada y/o recibida. Actualiza el archivo de la unidad. Distribuye la correspondencia de la unidad. Elabora cheques. Desglosa y entrega cheques. Lleva control de caja chica. Vela por el suministro de materiales de oficina de la unidad. Tramita pasajes, alojamiento y viticos en caso de movilizacin de su superior. Inscribe estudiantes en cursos, laboratorios y eventos propios de la unidad. Lleva control de los registros de asistencia del personal administrativo, obrero, docente y estudiantes con Beca-servicio, adscritos a la unidad. Elabora actas de notas. Elabora hemeroteca. Ordena en los estantes libros, textos, revistas y otros. Entrega equipos, materiales y libros a los estudiantes. Recibe y controla peticiones de tesis de grado. Prepara informacin de la cartelera, anuncios para concursos y eventos de la unidad. Actualiza la cartelera. Vende guas a los estudiantes. Chequea y controla los prstamos de los libros de la unidad a los estudiantes. Transcribe y accesa informacin operando un microcomputador. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.

Personalidad

La personalidad humana es un modo de ser permanentemente y sistemtico del individuo, se forman de comportamiento y reacciones frente a las diversas circunstancias de la vida. La personalidad es el reflejo del YO interno frente a los dems ay se revela por la conducta total del individuo, u por las reacciones de los dems

ante esa conducta. Este impacto de la conducta de una persona, hace que los dems reaccionen ante ella favorablemente o desaforablemente. Los componentes fundamentales de la personalidad es la capacidad de adaptarse con igual facilidad de los tipos ms variados de situaciones, y saber actuar de la mejor manera que mejor satisfaga a los dems y a uno mismo. La persona que ha aprendido a comportarse adecuadamente en todas las circunstancias de su vida habr conseguido desarrollar una personalidad eficiente. Los componentes fundamentales de la personalidad son factores de ndole fisonmico y squico y los encontramos en la descripcin de cada persona, los detalles, los rasgos, las caractersticas y pautas de comportamiento que lo caracterizan pueden clasificarse en general, dentro de ciertos aspectos: fsicos, intelectuales, emotivos, sociales y el sistema de valores que constituyen las caractersticas de la personalidad y de los cuales se desprenden otros de gran importancia que enriquecen cualitativa y cuantitativamente los niveles y grados de personalidad y en su mayora son de ndole sicolgica. Para instalar un adecuado estudio y mejorar la personalidad, revisaremos preliminarmente los aspectos squicos que inciden en la personalidad y son la base de los nombrados anteriormente. a) LOS INSTINTOS: Constituyen un conjunto completo de reacciones hereditarias, o sea, toda actividad que entra en juego espontneamente, sin reflexin, experiencias o educacin y son de condicin innata. Los instintos ms importantes son: el de la propia conservacin, el de la nutricin, el sexual, el maternal, etc. b) LA HERENCIA: Es un factor de orden interno que se perfila con una proyeccin de caractersticas fsicas y somticas (estructura de cuerpo) que se advierten de una generacin a otra, caractersticas biolgicas concretas como el color del cabello, de los ojos, color de la tez, etc. c) EL AMBIENTE O MEDIO: Es un factor externo que constituye a determinar actitudes humanas frente a determinadas situaciones y circunstancias. El medio proporciona valores naturales, sociales y culturales existentes en el lugar y un momento determinado que influye en el lugar y un momento determinado que influye en la vida material y sicolgica del individuo (ambiente intelectual, ambiente peligroso, etc.). d) LOS HABITOS: Son modalidades por actos repetidos de diversa ndole, que constituye un conjunto de disposiciones que tienden a suministrar a la personalidad variadas cualidades a un individuo y que por adquiridas dependen de cada persona y de la preocupacin que ponga este en adquirirlo y perfeccionarlo (hbitos higinicos, de estudio, etc.).

e) LOS MODALES: Son maneras que se expresan en el lenguaje, trato, reaccin, ademanes, gestos o comportamientos de un individuo frente a las diversas situaciones de la vida (modales bruscos, modales refinados). Personalidad y sus aspectos Los aspectos que tienen gran incidencia en la formacin del secretario, para que se desenvuelvan apropiadamente en su trabajo son: . Fsicos Intelectuales Emotivos Sociales Valores Higiene Es uno de los aspectos mas importantes que ayuda a mantener la salud, pues manteniendo el cuerpo limpio se previenen innumerables enfermedades. Para mantener una higiene adecuada todo individuo debe: Baarse diariamente (ducha, tina o por partes) Usar jabn adecuado Lavarse como mnimo dos veces por semana el cabello. Solucionar problemas del cabello (caspa, alopecia) Cepillar los dientes despus de cada comida, para evitar las caries y el mal aliento. Lavarse las manos despus de casa vez que se va al bao. Lavarse diariamente los pies. Secarlos bien para evitar los hongos. Despus de asearse convenientemente es necesario efectuar algunas operaciones que ayudan a mantener el aseo y el buen estado corporal, algunas de estas son: 1. Depilar peridicamente axilas y piernas.

2. Usar aceite emulsionado o hidratante para el cuerpo, despus del bao. 3. 4. Usar un desodorante adecuado para controlar la transpiracin. Mantener las manos impecables y presentables.

5. de estas. 6. 7.

Repara inmediatamente el resquebramiento de las uas y esmalte

Evitar mordisquearse las uas y padrastros. Cortarse peridicamente el cabello.

8. Peinar adecuadamente el cabello, tomando en cuenta la moda y forma del rostro. 9. Perfumarse discretamente.

10. Si se maquilla, hgalo en forma discreta y de acuerdo con su vestuario La dieta Es el tipo de alimentacin que sigue una persona para regular o disminuir los alimentos, bebidas y comer de un modo racional. En efecto, una dieta equilibrada es absolutamente imprescindible para gozar de una buena salud. Para la nutricin de nuestro organismo se requieren alimentos nutritivos que proporcionen protenas, carbohidratos, minerales, vitaminas, etc. estos nutrientes aportan calor y energa al cuerpo que sirven para completar y renovar los tejidos corporales y para regular las funciones especficas y los aportes de los nutrientes sealados anteriormente. LAS PROTEINAS: Proporcionan los elementos para la formacin o recuperacin de los tejidos. LOS CARBOHIDRATOS: Proporcionan energa, pero cuando se consumen en cantidades excesivas se almacenan en forma de grasa. LA GRASA: Tambin proporcionan energa y caloras al organismo y si se ingieren en grandes cantidades se almacenan en el cuerpo igual que los carbohidratos. LOS MINERALES: Constituyen en la salud corporal, regulando la irritabilidad del sistema nervioso, fortaleciendo los huesos y dientes, participando en la formacin de hemoglobina y controlar el funcionamiento de algunas glndulas. LAS VITAMINAS: Son esenciales para el crecimiento y la salud algunas de estas pueden obtenerse qumicamente, pero las naturales son las mejores fuentes.

EL AGUA: Es necesario para todas las funciones orgnicas, es un elemento simple, pero el ms importante del organismo vivo. El adecuado equilibrio diario de la dieta alimenticia es fundamental para el buen funcionamiento del cuerpo. Cuando se altera esta se transforman todas las funciones, no se evacua con la regularidad los deshechos, se sobrecargan el trabajo de algunos rganos otros permanecen inactivos.

LOS EJERCICIOS El ejercicio favorece fsicamente. El organismo humano es esencialmente activo. El sedentarismo y el estrs de la vida moderna pueden causar desrdenes, tanto fsicos como mentales. Estos producen problemas del corazn aparato circulatorio, ansiedad y depresin. En esencia, un cuerpo que no se usa simplemente se deteriora. En primer lugar, se debilita e incide en un debilitamiento general del organismo, hacindolo menos eficiente y ms vulnerable a las enfermedades. La prctica del ejercicio fsico nos proporciona un escape a ha tensiones diarias y agresiones naturales. De este modo las facultades mentales y emocionales son capaces de funcionar con mayor eficiencia y claridad. Y, por supuesto, el ejercicio mantendr nuestro cuerpo saludable y "en forma". EL SUEO Se necesita tanto como el alimento para mantener al organismo saludable y a punto. Tambin son aconsejables, cortos periodos de relajacin a media maana y media tarde, sean cuales fueren sus trabajos y obligaciones, pues no existe ser humano capaz de trabajar con la misma intensidad durante todo el da. Generalmente se puede observar que la curva de rendimiento laboral asciende rpidamente por la maana, alcanza al mximo a media maana y luego disminuye a la hora de comida. Despus la curva sube nuevamente, pero por lo regular la curva baja rpidamente., alcanzando un mnimo al final de la tarde. Estas circunstancias se atribuyen al cansancio que empieza a manifestarse, y no slo pude ser fsico, sino que tambin mental. El nico remedio eficaz para la sensacin de cansancio es el descanso y el relajamiento, por esta razn es muy importante que en pausa obligatoria para el almuerzo o colacin sea de 20 a 30 minutos, se disponga de tal manera que el personal realmente tenga oportunidad para relajarse. Por muy escasas que sean las posibilidades para ello, la empresa debe instalar un comedor propio, y ste debe ser tan agradable y acogedor, que las personas descansen a gusto en l.

Por mucho trabajo que se tenga, no se debe admitir que los empleados estn sentados en su mesa de trabajo ingiriendo de prisa sus alimentos. Todas las personas que deben realizar una actividad regular en forma diaria debe descansar entre siete u ocho horas, pues el sueo es imprescindible para la funcin adecuada de las horas restantes. Vestimenta El vestuario es el encargado de destacar las mejores cualidades fsicas de las personas, pero ste debe ser de acuerdo al tipo de trabajo o actividad. Para vestir bien es necesario aprender a comprar y no comprar en forma compulsiva, para esto se debe elegir lo adecuado, combinando colores, prendas segn su estilo, rasgos fsicos, dictados de la moda y accesorios para formar un conjunto agradable y de buen gusto. Al elegir una prenda de vestir se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: a) La estatura, el peso, las proporciones y entorno facial, que limitan lo que le sienta bien a una persona. b) Para elegir la ropa adecuada, debe conocer su tipo: alta, baja, delgada, peso medio, etc. c) d) Un traje de un color alarga la figura. Los tonos pasteles proporcionan un aire delicado y refinado.

e) La combinacin de dos colores, en contraste, acortan la figura y la hacen parecer ms baja y ancha. f) g) figura. Consideraciones especiales que se deben tener con su ropa y accesorios antes de usarlos: La ropa debe estar limpia y bien planchada. Repasar los botones o pegarlos cuando se han soltado. Cepillar diariamente las chaquetas o ropa gruesa. Las lneas verticales alargan la figura y la hacen ver ms delgada. Las lneas horizontales dan la sensacin de anchura y acortan la

Lustrar y limpiar los zapatos diariamente. Revisar tapillas y cordones. Tenga calcetines y/o pantys en colores apropiados a sus tenidas. Deje su ropa ordenada diariamente, para que cuando la vuelva a necesitar la encuentre en buenas condiciones. Apariencia Personal En la suma de todos los aspectos antes mencionados, estos quedan en evidencia da a da hasta los ltimos detalles, y son los encargados de revelar a los dems a primera vista la gran parte de su personalidad. S i se presta atencin a cada faceta de su arreglo, el aseo personal, la forma adecuada de peinarse, de vestirse, esto le dar una apariencia ordenada, limpia y elegante. No solo causara una impresin favorable, sino que no tendr que preocuparse de su aspecto y podr sentirse tranquila y natural. El buen gusto es fundamental y este no es cuestin de herencia. Puede adquirirse, pero requiere de una cuidadosa atencin, observacin, y prctica de los cambios de vida, pero lo que es ms importante es conocerse fsicamente para poder adoptar las tendencias de la moda adecuada a nuestro fsico y nuestra personalidad. El buen gusto se demuestra en la adecuacin equilibrada del vestuario apropiado para la ocasin. El mal gusto generalmente se identifica con la combinacin de colores poco adecuados, conjuntos en que se mezclan estilos (sport-formal), vestidos demasiados ajustados y uso excesivo s de adornos y maquillaje en las mujeres. La prxima vez que adquieren algo piense en la ocasin que lo usar, el color que completara y por supuesto si le queda bien a usted. Compre lo que necesite no lo que el vendedor le quiera vender, as tambin demuestra un rasgo de su personalidad. Cualidades Sociales Pertenecer a un grupo, exige al individuo que se cia a ciertas pausas para el logro exitoso en el aspecto laboral y personal. Para ser corteses debemos seguir las reglas establecidas hasta asimilar el espritu que motiva la conducta y con esto se logra el comportamiento ideal, el cual supone la combinacin de saber que es lo que se debe hacer y como hacerlo en el momento y la situacin propicia.

Algunas caractersticas de estas normas son: - Son socimanas, es decir, creadas normalmente por la sociedad. - Son propias de la vida real - Son relativas y cambiantes. No tienen el mismo valor para todos los tiempos y lugares. - La sancin por el incumplimiento es la reprobacin social. - Expresiones tales como: se usa, se piensa, son formas de presentar estas normas. Las normas de urbanidad se refieren a los usos cotidianos y el protocolo a las reglas estrictas sobre el desarrollo de actos y ceremonias oficiales. Las normas de cortesa en nuestro hogar son tan importantes como cualquiera, frecuentemente las personas con quienes menos corteses somos, a quienes levantamos la voz a menudo o tratamos con menos consideracin, son aquellas a quienes ms debemos y a quienes ms queremos. Por eso recuerda las siguientes reglas y resptelas. Por eso recuerda las siguientes reglas y resptelas por la consideracin que te debes a ti mismo y a quienes te rodean, algunas de ellas son: - Saludar en las maanas y despedirse en las noches. - Respetar los horarios establecidos. - Contestar de buenas maneras y en forma apropiada. Normas de cortesia NORMAS DE CORTESIA EN LA MESA: Con el cuidado que ponga una persona en la mesa, se revela el grado de educacin de una persona. De la educacin que se tenga en l hogar depende la conducta que se tenga en el futuro. Lvese las manos antes de cada comida. Los cubiertos se ubican segn el orden en que se usarn. El plato del pan se ubica a la izquierda.

la comida. -

Las copas o vasos se ponen a la derecha. No se deben apoyar los codos sobre la mesa. Se sirve por la izquierda y se retira por la derecha. La servilleta se usa antes y despus de beber agua y al final de

Nunca debe llevarse el cuchillo a la boca. Evtese comer con demasiada prisa o con demasiada lentitud.

Es impropio oler, soplar las comidas o bebidas, lo mismo que hacer ruidos al ingerir estos alimentos. Al terminar, los cubiertos de dejan sobre el plato, en forma diagonal, con los mangos hacia el comensal. Los platos usados se retiran uno a uno, nunca se amontonan.

PRESENTACIONES Y ASISTENCIA A ACTOS SOCIALES: Ayuda mucho a conocer los principales aspectos de estas actividades pues cualquier persona se mantiene tranquila al no tener la preocupacin de cometer errores y disfrutar la permanencia en el lugar. Cada vez que tenga oportunidad practique las siguientes reglas: La persona ms joven es presentada a la mayor, la de menos jerarqua es presentada a la de ms jerarqua. Ser cortes es respetar al prjimo, el saludo con beso y el t se reservarn exclusivamente para las amistades. En una reunin social ningn hombre permanece sentado si hay una dama de pie. Fumar en lugares pblicos ha adquirido mala reputacin. El varn al sentarse no debe dejar ver la totalidad del calcetn.

El hombre puede pararse con una mano en el bolsillo de la chaqueta o pantaln, pero nunca las dos manos en los bolsillos. Las damas deben sentarse cmodamente, con ambas piernas hacia un costado, con las manos sobre el regazo.

Al estornudar, se debe proteger la boca con un pauelo. En un evento social se debe usar pauelos blancos y de gneros. La vestimenta apropiada para un cctel es una atenida sencilla.

En una oficina en encargado y/o profesional debe levantarse para recibir o despedir a sus clientes o visitas. El invitado educado llega con puntualidad y se retira a la hora determinado o prudente. El varn es quien debe abrir puertas a su compaera o acompaante, ya sea para entrar o salir. Las miradas furtivas al reloj, los ojos semi entonados o el bostezo apenas disimulado, son una falta de educacin, igual para el dueo de casa, como para el invitado. Equilibrio emocional

El equilibrio emocional es un aspecto muy importante en el funcionamiento de una oficina, pues el hombre es un ser eminentemente social y el contacto que se produce en esta socializacin es la base se las RELACIONES HUMANAS, pues estas son el enlace existencial entre las personas con el objetivo de comunicar y repartir sus sentimientos, emociones, inquietudes e ideales. Las relaciones humanas en el trabajo son la integracin de actividad en una situacin de trabajo de maneras que los empleados se motiven en forma productiva. Algunas se las principales necesidades humanas en la oficina son: Necesidad de seguridad Necesidad de aceptacin Necesidad de reconocimiento Necesidad de contribuir Necesidad de sentirse necesario

NECESIDAD DE SEGURIDAD: Toda persona necesita sentirse segura, social, mental y fsicamente. Para vivir y trabajar bien con otras personas, la gente precisa sentir que no esta amenazada. En la oficina, este sentimiento de seguridad resulta el xito y la autoconfianza que podamos sentir. NECESIDAD DE ACEPTACION: A la gente no gusta estar sola, por eso, trata de identificarse con un grupo o con una organizacin. En la oficina, cada empleado gusta sentir que es miembro de la compaa, que es aceptado por sus compaeros y que a estos le es grato trabajar con l. La productividad de una persona disminuye cuando se siente rechazada por los dems. NECESIDAD DE RECONOCIMIENTO: Para cualquier persona resulta imprescindible pensar bien en si misma y saber que los dems piensen bien de ella. En la oficina el reconocimiento puede manifestarse por medio de una sonrisa de aprobacin, de un elogio por el trabajo bien realizado, de un premio econmico, de un ascenso, de una responsabilidad adicional, o simplemente mediante una prueba concreta de amistad. La necesidad de reconocimiento hace que toda persona se sienta complacida cuando se le llama por su nombre, cuando se aprecian sus habilidades especiales y cuando se le elogia por haber efectuado un buen trabajo. NECESIDAD DE CONTRIBUIR: La necesidad de producir algo beneficioso para todos constituye un deseo psicolgico, un empleo de oficina siente satisfaccin al producir trabajo que, directa o indirectamente beneficia a su jefe, a sus clientes o a sus compaeros. NECESIDAD DE SENTIRSE NECESARIO: El sentirse necesario es un deseo bsico del ser humano. Aunque el trabajo de una persona no tenga gran trascendencia necesita pensar que su trabajo es importante y necesario. En la oficina, al igual que en todo sitio donde la gente trabaja junta, cada empleado necesita sentir que su trabajo contribuye a lograr los objetivos generales de la compaa. El trabajo Es la forma ms comn de servir a otros y obtener lo necesario para satisfacer nuestras necesidades. Es el factor productivo bsico que consiste el esfuerzo humano aplicado a la produccin de riquezas. El trabajo humano se basa en el esfuerzo fsico, la aptitud y la habilidad intelectual y artstica del hombre. La remuneracin de este factor es el SALARIO, el cual se determina en le mercado del trabajo entre la oferta y la demanda. El trabajo se puede mirar desde muchos ngulos econmicos, polticos, sociales, etc., sin embargo, una de las facetas ms importantes es la tica. Hay personas que trabajan porque si. El trabajo carece de valor constructivo en lo

personal; es parte mecnica de un proceso productor; el hombre se ha convertido en una mquina. Es exigencia imperativa que el fin de su trabajo sea noble y pueda enriquecer la personalidad des que lo realiza. CUALIDADES DE TRABAJO El cargo de secretario no esta ajeno a la solicitud de ciertas caractersticas que debe poseer todo empleado que tenga este titulo, entre las ms importantes estn: EXACTITUD: Es la ausencia de errores en el trabajo. La exactitud es fundamental y es la base del trabajo de un secretario: las cartas deben transcribirse sin errores ortogrficos, con una puntuacin y estilo correcto, proporcionar informacin exacta a los que llaman por telfono o visitan la empresa; las cartas y documentos deben archivarse bien, pues es un documento mal archivado se puede dar por perdido; tomar bien los datos de las citas que se efectan; las cuentas se llevaran correctamente; los grficos se dibujaran con precisin y los diversos asuntos confidenciales se manejaran con tino. ORGANIZACIN: Para organizar el trabajo de oficina es preciso realizarlo; especificar materialmente sus partes y esto se lograra al conocer detalladamente la rutina de oficina, o sea, las actividades propias de sta y el tiempo que nos llevara a efectuarlo. Evitar toda interrupcin, teniendo a mano el material y la informacin, no cambiar de trabajo sin terminar el anterior. LEALTAD (FIDELIDAD): El empleado de una empresa desde los ms altos dirigentes hasta el ltimo