GESTIÓN DE ESTUDIOS Y DISEÑOS

CODIGO: O2-PR01 VERSIÓN 5

1. CARACTERIZACIÒN
OBJETIVO: ALCANCE:
Realizar los estudios y/o diseño de los proyectos contratados buscando Este proceso incluye las actividades de Planeación, entradas, controles al
soluciones técnicas pertinentes en las áreas de la ingeniería hidráulica, civil, diseño (revisión, verificación, validación y control de cambios) hasta
ambiental y sanitaria, con el propósito de suministrar las especificaciones de suministrar los diseños, y especificaciones de las obras.
las obras objeto de estudio y/o diseño a nuestros clientes y partes interesadas. Incluye el control del proceso, cierres de proyectos, informes de gestión,
resultados de indicadores y reporte de ACRP de todos los proyectos
realizados en GMS.
RESPONSABLE: PARTICIPANTES:
Dirección Técnica Ingenieros I, ingenieros II, dibujantes, Auxiliares de ingeniería
REQUISITOS DE NORMAS RECURSOS:

9001:2015  Tecnológicos: software especializado en hidrología e

4.1, 4.2, 4.3, 5.1, 5.1.1, 5.1.2, 6.1, 8.1, 8.2, 8.2.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.3, 8.3.1, 8.3.2,
8.3.3, 8.3.4, 8.3.5, 8.3.6, 8.5, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3, 8.5.4, 8.5.5, 8.6, 8.7, 9.1,
9.1.2, 9.1.3, 10, 10.1, 10.2 y 10.3.
VER P1-FR02 Matriz de Requisitos legales y evaluación de las acciones
hidráulica, computador, plotter, mobiliario, cámara fotográfica o
video, GPS, transporte.
 Económicos: Presupuesto
 Humanos: Ingeniero (s) de diseño y director de proyecto,
personal que labora en entidades públicas de consulta.
 Servicios: topografía, estudios de suelos y de geotecnia.

PROVEEDOR ENTRADAS SALIDAS CLIENTE

Especificaciones técnicas del proyecto en la

 los requisitos legales y reglamentarios;
fase de diseño y desarrollo
 normas o códigos de prácticas que la
Entidades legales,  Plan de calidad
organización se ha comprometido a
reglamentarias y normativas  Acta de reunión con el cliente
implementar i
 Planos (Topográficos y Cartográficos)
 Información del entorno.
 Fotos requeridas para el proyecto
Especificaciones para las compras de Cliente Contratante
productos y servicios o de desarrollo
Entradas para el diseño y desarrollo de
correcto y seguro del proyecto cuando se
proyectos:
Cliente y partes interesadas requiera.
 los requisitos funcionales y de
 Acta de entrega (validación del diseño
desempeño
y desarrollo).

O2 Gestión Estudios y  la información proveniente de actividades  Actas de avance y seguimiento a proyectos O2 Gestión Estudios y
Diseños previas de diseño y desarrollo similares;  Hojas de tiempos Diseños
 Información interna sobre capacidad y  Cartas Técnicas y de interventoría O1. Gestión Comercial
disponibilidad de personal y recursos. P1. Gestión planeación y
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P1. Gestión planeación y
control organizacional
O1. Gestión Comercial
S3. Información de
infraestructura y
Adquisiciones
 las consecuencias potenciales de
fallar debido a la naturaleza de los
productos y servicios.
 Propuesta técnica
 Contrato
 Términos de referencia
 Información del cliente
 Información de proveedores de servicios.
control organizacional
 Bases de datos e información final del
proyecto.
 Lecciones aprendidas
 Seguimiento a los proyectos en el Comité
O2 Gestión Estudios y
de grupo Primario
Diseños
 cierre del proyecto en el formato (018)
Seguimiento de Proyectos diseño e
interventoría
 Control de cambios al diseño
P1. Gestión planeación y
 Informe de indicadores control organizacional
S4.1 Gestión de mejoras y
 Acciones correctivas y de mejora
de información.

INFORMACION DOCUMENTADA CONTROLES - DESEMPEÑO

O2-PR01 Gestión Estudios y Diseños  Evaluación de Indicadores al final del proyecto
O2-GU01 Control de las salidas No Conformes (producto y servicio)  Formato de revisión de proyecto
O2-FR01 Plan de Calidad.  Actas de reunión internas
O2-FR02 Actas de reunión.  Seguimiento del Cronograma
O2-FR03 (TEC-003) Salida de Campo (Opcional).  Acta de reunión con el cliente (según necesidad de las partes)
O2-FR05 (TEC-005) Revisión, validación y verificación de proyectos de  Seguimiento al Plan de calidad.
diseño.
 Reprocesos informados en el Plan de calidad.
O2-FR06 Trazabilidad de proyectos.
 Formato de salida de campo
O2-FR08 Control tiempo proyectos
O2-FR09 Solicitud de cambios  Indicador de eficacia técnica.
O2-FR10 Revisión de proyectos de diseño de redes hidrosanitarias  Indicador de entrenamiento.
O2-FR11 Lista de proyectos  Indicador de cumplimiento.
O2-FR13 Check list dibujo
Anexo 1. Identificación y trazabilidad Controles para el dibujo:
 Formato de control de proceso
Otros documentos relacionados:  Revisiones de planos
 O1-FR03 (TEC-008) Orden de servicio  Formato de revisión- reprocesos
 Norma técnicas de diseño (EPM, RAS)  Oportunidad en la entrega
 Manual de drenaje en carreteras (INVIAS, 2009)  Indicador de eficacia
 Comités técnicos
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INFORMACION DOCUMENTADA CONTROLES - DESEMPEÑO

 Decreto 339 de 1990 (Municipio de Medellín) 
 Hidrología de Antioquia (Smith, Vélez, 1998) MATRIZ DE RIESGOS
 Hidrología Aplicada (V. T. Chow, 1994)
INDICADORES
INTEGRADA
 Hidráulica de canales abiertos (V. T. Chow, 1998)
 Publicaciones técnicas en áreas relacionadas con la hidrología y la Ver P1-PL01 Plan estratégico
hidráulica Ver P1-FR01 Matriz de riesgos y integral con objetivos e
 Mecánica de suelos (E. J. Badillo, 1980) oportunidades Indicadores integrados
 Control de Erosión en zonas tropicales (Suarez, 2001)
 Manual de especificaciones técnicas para tuberías plásticas tipo
NOVAFORT y NOVALOC (PAVCO, 2008) INFORME DE GESTION REPORTE DE ACCIONES
 Manual de especificaciones técnicas para tuberías de concreto (TITAN,
2008)
 Catálogo de estaciones hidrometeorológicas de Colombia
 www.ideam.gov.co (Link de venta de información)
 Revista hidrometeorológica de Empresas Públicas de Medellín (EPM,
2005)
 Atlas de Colombia
 Plancha Digital de distribución, localización y nomenclatura de planchas
cartográfica del IGAC en el departamento de Antioquia
 Imágenes satelitales (Google Earth)
 Base de datos digital de las redes de servicios de Empresas Públicas de
Medellín (EPM)
Ver: Ver:
 Base de datos digital de la red hídrica de la Secretaría del Medio Ambiente P1-FR06 Informe de Gestión S1-FR02 Reporte y seguimiento
de Medellín. de NC, ACM
 Publicaciones indexadas:Journal oh hydrologic, Journal of hydraulic
Dibujo:
 Normas técnicas de dibujo (EPM)
 Normas Técnicas de Diseño (EPM)
 Manual AutoCAD.
 Manual Técnico de Tuberías.
 Manual de dibujo GMS S.A.S.

VER REGISTRO: S1-FR01 Listado maestro de documentos y control de

registros
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2. CONTENIDO
ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
PHVA
¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Donde?
Se recibe de la Gestión comercial, los documentos con las propuestas, licitaciones, pliegos
servicios aprobados.
 Cuando no se cuenta con un contrato se abre un O1-FR03 (TEC-008) Orden de servicio
(Opcional).
INICIO Dentro de los documentos a recibir se cuenta con:
 Propuesta técnica
Recibir Términos de Director Técnico  Contrato
1HV
referencia Director Comercial
 Términos de referencia
(Entradas del diseño y
 Información del cliente
desarrollo)
 Información del entorno
 Información interna sobre capacidad y disponibilidad de personal y recursos.
 Información de proveedores de servicios.

El ingeniero a cargo del proyecto se encarga de matricularlo dentro del Sistema Central conectado
al PC19 y ubicado en la ruta “O2 _GESTIÓN DE ESTUDIOS Y DISEÑOS/05-BASE DE DATOS
PROYECTOS/04-LISTA DE PROYECTOS” bajo el formato O2-FR11 Lista de proyectos. y O2-
FR06 Trazabilidad de proyectos.

Posteriormente se crea dentro del ordenador en el que desarrollará el proyecto, una carpeta con
el nombre respectivo con el que se ha matriculado el proyecto, ubicada dentro de la carpeta
“DISEÑO”. Después se copia y pega dentro de ésta, el árbol de carpetas principales categorizadas
de la siguiente manera:
2H Matricular el proyecto Ingenieros de Diseño
 01-INFO BASE
 02-PROCESO
 03-CORRESPONDENCIA
 04-TRAZABILIDAD

Este árbol de carpetas que hacen la tarea de plantillas, contienen internamente subcarpetas
vacias con nombres específicos ya establecidos, pensadas para ser complementadas a lo largo
del proyecto a medida que va surgiendo nueva documentación.

Para la planificación del Diseño se tiene en cuenta:

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ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

PHVA
¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Donde?
 Identificar necesidades del cliente
 Efectuar visita de campo, si es del caso. O2-FR03 (TEC-003) Salida de Campo (Opcional).
 Definir el objetivo del proyecto
 Definir y justificar la metodología a emplear
 Verificación y confirmación sobre los objetivos, necesidades y metodología a emplear.
 Detallar actividades a seguir
 Definición de recursos materiales
 Definición de proveedores de servicios
 Definición del equipo humano de trabajo
Planificar el Diseño y  Definición de controles para el proyecto
Director Técnico  Elaboración – actualización del cronograma
2P el desarrollo (etapas
Ingenieros de Diseño  Elaboración – actualización presupuesto
del diseño)
 Elaboración del plan de calidad
 Socializar al equipo de trabajo

La Planificación del diseño se registra en el O2-FR02 Acta de la reunión con el cliente si la hay y
en el O2-FR01 Plan de calidad.

Nota: No es necesaria la Acta de reunión ante los pliegos de licitación o términos de contratación
debido a que estos ya contienen la información de entrada necesaria para el abordaje del
proyecto.
A partir del O2-FR01 (TEC-001) Plan de calidad, y los documentos de entrada: Series de datos
suministradas por las fuentes de información, Cartografía física o digital suministrada por las
fuentes de información, Registro fotográfico digital, se identifican y aclaran los requisitos.

 Identificación del tipo de información requerida

 Identificación de fuentes de información
Recopilar y analizar  Búsqueda de información
información Ingeniero de Diseño  Procesamiento y verificación de la información.
3HVA
(Revisión del Diseño y  Ingreso de la información procesada en la base de datos
desarrollo)  Ingreso de la información a las bases de datos de las memorias de cálculo (Memoria de
comparación con los estudios anteriores)

Se deja registro en la Base de datos de la empresa

 Nota: En cada etapa del Diseño y desarrollo se hacen 3 revisiones: Autocontrol, Revisión 1 y
Revisión final del director. Se deja registro en el formato O2-FR05 (TEC-005) Revisión,
validación y verificación de proyectos de diseño.
4HV Estudiar y definir Ingeniero de Diseño Para el estudio y definición de alternativas se tiene en cuenta:
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ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

PHVA
¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Donde?
 Información de campo
 Información cartográfica
 Información topográfica
 Información de proveedores
 Información hidrometeorológica
 Estudios previos
 Diagnóstico
 Base de datos GMS
 O2-FR01 (TEC-001) Plan de Calidad.

Teniendo esta información en cuenta se determinan:

 Estudio del diagnóstico
alternativas de Diseño  Generación de ideas
y Desarrollo  Cálculos previos (etapa de pre-factibilidad)
(Revisar)  Elaboración de planos
 Discusión de las alternativas con el cliente (si aplica)
 Cálculos (etapa de factibilidad)
 Socialización de las alternativas con el cliente (Cuando se realiza directamente se deja registro
de la reunión en el O2-FR02 Actas de reunión)

De esta etapa se deja igualmente 3 revisiones: Autocontrol, Revisión 1 y Revisión final del director.
Se deja registro en el formato O2-FR05 (TEC-005) Revisión, validación y verificación de
proyectos de diseño.

Como salidas de esta etapa del diseño se establecen la(s) Alternativa(s) requeridas del
diseño en etapa de Factibilidad.

5H Realizar planos,
esquemas y o gráficos
Auxiliares de ingeniería facilidad lo que se le quiere mostrar o lo que solicita el cliente, tanto interno como externo.
Dibujantes Se elabora el dibujo de los planos, esquemas y/o gráficos, mostrando con claridad cada detalle
Ingenieros que hacen parte del diseño y/o requeridos por la labor de interventoría, para así transmitir con
Para realizar esta actividad se tiene en cuenta:
 Información del Cliente.
 Necesidades de Dibujo
 Datos (Tablas y Hojas de Cálculo de Diseño)
 Planos de Construcción.
 Esquemas
 Planos en Borrador
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ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

PHVA
¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Donde?
Se realizan los dibujos (planos, esquemas y o gráficos), estableciendo:
 Identificar necesidades de dibujo, sea para diseño o para interventoría.
 Planeación del trabajo: Definición de plantillas, escalas, tamaño de papel, cantidad de planos,
contenido de cada plano, limpieza de los planos.
 Definición de recursos materiales.
 Elaboración de planos, esquemas o gráficos.
 Revisión de dibujo.

Como resultado de esta etapa se dejan los Dibujos en calidad de borrador

El responsable retoma la información de la etapa de alternativas:
 Alternativa definitiva de diseño
 Información de campo, Información cartográfica, topográfica, hidrometeorológica
 Información de proveedores
 O2-FR01 (TEC-001) Plan de Calidad.

Con esta información se inicia la etapa de detallar la propuesta, para lo cual se cuenta con:
 Estudio de la alternativa seleccionada
 Cálculos detallados
 Elaboración de planos
 Especificaciones
 Cálculo de cantidades de obra
 Cálculo de Presupuesto
Establecer Diseño y  Elaboración del Informe
Ingeniero de Diseño
6HV detalles finales  Revisión final del proyecto
(Revisar)  Entrega del proyecto

Se dejan registros adicionales:

 Informe de diseño
 Memorias de cálculo
 Planos, especificaciones, cronograma de construcción, presupuesto de construcción.

En esta etapa también se realizan las 3 revisiones (Autocontrol, Revisión 1 y Revisión final del
director). Se deja registro en el formato O2-FR05 (TEC-005) Revisión, validación y verificación
de proyectos de diseño.

Nota: Para facilitar la trazabilidad a los registros del diseño, se les incluye el Código del
proyecto que se le dio desde la aprobación del mismo en el proceso de Gestión comercial.
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ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

PHVA
¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Donde?
Verificar el
cumplimiento de los
Finalizado los detalles del proyecto se deja el registro de verificación en el O2-FR01 (TEC-001)
elementos de entrada
7VA Director Técnico Plan de Calidad estableciendo el cumplimiento de los elementos de entrada.
iniciales para el
Cuando no se cumplen se realizan los ajustes en los documentos relacionados.
Diseño y desarrollo del
Proyecto
Los responsables toman las acciones adecuadas basándose en la naturaleza de la no
conformidad y en su efecto sobre la conformidad de los productos y servicios. Esto se debe
aplicar también a los productos y servicios no conformes detectados después de la entrega de los
productos, durante o después de la provisión de los servicios.
Controlar las salidas Director Técnico
GMS trata las salidas no conformes de una o más de las siguientes maneras:
8VA No conforme Ingeniero de Diseño
a) corrección;
(al Producto y servicio) Dibujantes
b) separación, contención, devolución o suspensión de provisión de productos y servicios;
c) información al cliente;
d) obtención de autorización para su aceptación bajo concesión.

9VA Validar el Diseño y Director Técnico La validación del diseño tiene un aspecto fundamental:
desarrollo del proyecto
1. Validación antes de la entrega del producto.

Los procesos de validación del diseño e Interventoría consisten en efectuar todas las
modelaciones con las estructuras proyectadas para diferentes escenarios, de tal forma que se
garantice que la estructura tenga una vez construida un funcionamiento óptimo.

Se deben validar todos los parámetros hidráulicos del diseño, algunos ejemplos:
 En diseño de alcantarillado: validar la capacidad máxima, validar la profundidad mínima,
validar el tiempo de concentración menor al máximo, etc.

 En diseño de estructuras hidráulicas: validar que la estructura tiene un borde libre según
los requerimientos técnicos, validar que la estructura funciona de forma adecuada y con el
borde libre requerido para el período de retorno de diseño etc.

 En diseño de estructuras hidrosanitarias: validar que para el funcionamiento de todo el

sistema con el escenario más exigente los caudales y las presiones sean los adecuados.

 En diseño estructural: validar que la estructura diseñada trabaje de forma adecuada bajo
el sismo de diseño.

 En estudios geotécnicos: validar que los esfuerzos trasmitidos al suelo sean menores o
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ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

PHVA
¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Donde?
iguales a los que éste soporta.

NOTA: Lecciones aprendidas: Si de esta validación se derivan lecciones aprendidas que

sean útiles a la empresa para diseños futuros descríbalas e incorpore esta lección
aprendida en la base de datos de la empresa que se ubica en: PC5/D/BASE DE DATOS/ 07-
LECCIONES APRENDIDAS, en el tema de competencia específica. Se guardará con el
nombre de la obra respectiva indicando si el proyecto fue de diseño o de interventoría.

 La validación se puede realizar con diferentes instrumentos: Acta de entrega y encuesta de

satisfacción.

Se deja registro final de cierre del proyecto en el formato O2-FR11 Lista de proyectos
9 VA Controlar los cambios Director Técnico Se pueden presentar cambios en cualquier etapa del diseño.
en los proyectos Ingeniero de Diseño Cuando se identifique o se solicite por los responsables, esto deberá ser aprobado como un
cambio, ajustar los documentos relacionados y notificar a todos los responsables del mismo.

Se deja registro en el O2-FR01 (TEC-001) Plan de calidad y en los planos

Cuando los cambios son solicitados por el cliente en productos entregados o que afecten el diseño
en proceso el ingeniero debe recibir la solicitud por parte del cliente le envía a éste el formato: O2-
FR09 Solicitud de cambios, en este formato el cliente debe plasmar su solicitud indicando las
causas que generaron el cambio solicitado y precisando a quien cree que es atribuible este
cambio.
Nota: en el caso que el cliente no realice el diligenciamiento del cambio requerido en el formato se
establece que por lo menos el Ingeniero encargado debe generar un correo de validación de la
información para soportar el mismo.

Una vez el ingeniero reciba este formato procesado, hace su propio análisis de responsabilidad
después de verificar los términos de referencia de la contratación y su alcance; termina el formato
evaluando en compañía de la directora técnica los costos en que se puede incurrir al aceptar este
cambio. Al finalizar este análisis previa reunión con la gerencia se toma la decisión y se comunica
por escrito al cliente indicando el punto de vista de GMS respecto de la responsabilidad del cambio
y los costos en que se incurre por el cambio solicitado si es el caso.

En un principio esta gestión se lleva a cabo por parte del ingeniero responsable; si se requiere otra
instancia se escala la situación a la directora técnica y finalmente al gerente general si se requiere
su participación o si involucra cambios contractuales o costos adicionales.
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ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

PHVA
¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Donde?
Las solicitudes de cambio por parte del cliente aplica cuando:
 Cuando El cliente solicite cambios sobre proyectos que ya han sido entregados.
 Cuando el cliente solicite cambios sobre proyectos que tiene un avanzado estado de
procesamiento tal que implique retrocesos que involucren tiempo y dedicación importante.
de personal.
 Cuando el cliente solicite cambios que afecten el desarrollo de actividades que se realicen
con proveedores diferentes de los ingenieros de la oficina. Por ejemplo: cambios que
requieran mayor cantidad de topografía, mayor cantidad de exploración geotécnica.
 Cuando el cliente solicite cambios que no están dentro del alcance de lo cotizado o que
cambie el alcance pactado.
Semanalmente se realiza seguimiento a los proyectos en el Comité de grupo Primario, donde se
establece:
 Asignación de proyectos
 Seguimiento y control de tiempos O2-FR08 Control tiempo proyectos
 Control de profesionales
 Aclaración y resolución de dudas
Hacer seguimiento al  Identificación de control de ACRM
10VA Director Técnico
proceso  Asignación de recursos
Seguimiento a los O2-FR01 Plan de Calidad y O2-FR10 Revisión de proyectos de diseño de
redes hidrosanitarias

Se deja registro en el O2-FR02 Acta.

Para realizar la identificación y trazabilidad a los proyectos se cuenta con lo establecido en el
Anexo 1.
Registrar los
indicadores del
Director Técnico Se actualizan los indicadores en el P1-PL01 Plan estratégico, cuando no se cumplen las metas
11H proceso
se toma acción correctiva de los mismos
FIN
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3. ANEXOS

ANEXO 1. IDENTIFICACION Y TRAZABILIDAD

Condiciones para realizar Identificación y trazabilidad al Proyecto:
Identificación está establecida desde la codificación alfanumérica a cada uno de los proyectos:

Ej: A2-1617-001—V1
Letra Numero - AÑO CONSECUTIVOS - CONSECUTIVOS - ÚLTIMA
PROYECTO DOCUMENTO VERSIÓN

A2 - 16 17 001 - V1

CORRESPONDIENTE A
DOCUMENTO TÉCNICO AÑO 2016 PROYECTO # DOCUMENTO ÚLTIMA VERSIÓN
ES FIJA PARA LOS 17 DEL AÑO 001 DEL VIGENTE
PROYECTOS DE DISEÑO PROYECTO