UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS

PRESENTADO POR:

EMMANUEL CORTES DOMINGUEZ

20221053053

ARCHIVISTICA Y GESTION DE LA INFORMACION DIGITAL

PRESENTADO A:

JHON CUERVO

GESTION DOCUMENTAL

2023
 ELEMENTOS DE LA GESTION DOCUMENTAL
INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS EN COLOMBIA:
Tienen como propósito apoyar la implementación de la gestión documental, facilitan el
manejo, clasificación, categorización, verificación y ordenamiento, de la información,
adicional a esto, permiten observar la realidad administrativa de la empresa.
Esto garantiza tener un control detallado sobre los documentos, su destino, tratamiento y
disposición final.
Podemos encontrar estos instrumentos archivísticos para la Gestión Documental:

• CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL

• TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
• PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
• BANCO TERMINOLOGICO
• TABLA DE CONTROL DE ACCESO
• INVENTARIO DOCUMENTAL
BENEFICIOS DE LOS INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS:

• FACILITAN LA GESTION DOCUMENTAL

• OFRECEN MAYOR SEGURIDAD Y ORDEN
• AYUDAN A LA MEDICION DE GASTOS
• APOYAN LA GESTION DEL CONOCIMIENTO
• SON PARTE DEL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD
• ASEGURAN LA PRESERVACION DE LOS DOCUMENTOS
¿POR QUE IMPLEMENTAR INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS?

Para garantizar el cumplimiento de los requerimientos legales de conservación de

documentos, al utilizar un CCD, TRD, DMP, con el PINAR o las TCA, una organización puede
estar segura de que cumple con todos los requisitos legales pertinentes.
También se implementan para mejorar la eficacia de su sistema de gestión de documentos.

Cuando todo mundo utiliza una terminología y unos esquemas de clasificación

normalizados, puede encontrar fácilmente los documentos que necesita.
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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL (TRD)

Permiten la clasificación documental de la entidad, acorde a su estructura orgánica - funcional e

indica los criterios de retención y disposición final resultantes de la valoración documental por cada
una de las agrupaciones documentales.

Es un listado codificado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales

producidos o recibidos por cada una de las dependencias del Ministerio de Vivienda, Ciudad y
Territorio y el Fondo Nacional de Vivienda – FONVIVIENDA en virtud de las funciones que le han sido
asignadas, a las cuales se les ha determinado el tiempo de retención en cada etapa de su ciclo vital,
así como su disposición final, una vez concluido sus valores administrativos, legales, fiscales y
técnicos.

Por medio del control y el reconocimiento de la información y de la estructura organizacional, se

categorizan, selección y organizan los diferentes documentos a fin de establecer sus tiempos de
conservación en archivo y los procesos a seguir cuando su ciclo de vida haya terminado.

Cada empresa produce (a su ritmo) diferentes tipos de información en distintos formatos.

La columna vertebral de cada empresa es sin duda, la información que produce a diario.

VENTAJAS DE LAS TRD

• Se facilita el manejo de la información

• Se contribuye a la correcta administración
• Se gestiona de manera eficiente la administración y revisión documental
• Se controla el acceso a la información y se aumenta la seguridad de la misma
• Se garantiza la conservación de los documentos, todo basado en la relevancia de su
información y su tipificación documental.
• Se implementa la importancia del manejo integral de la información.

Las tablas de retención documental pueden ayudarte a entender las bases de la producción
documental de tu empresa, facilitándote el control del volumen de crecimiento de la información,
por medio de la priorización, la clasificación y la administración eficaz

IMPORTANCIA DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL EN LOS PROCESOS DE GESTION

DOCUMENTAL

La producción documental, pese a ser una actividad normalizada en las empresas, requiere de
ciertos protocolos para que no ralentice los procesos y para que a la larga no termine convirtiéndose
en una en una carga fuera de control.

Las TRD contribuyen:

• Manejo optimizado de la informacion

• Control, seguridad y acceso de los documentos.
• Selección y conservación categorizada
• Manejo Integral de los documentos
• Identificación de documentos de apoyo para el centro administrativo
 CARACTERISTICAS DE UNA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

• Producción documental de la mano de los procesos administrativos

• Optimización de la tramitología documental
• Aplicación de estrategias de gestión documental
• Conocimiento de la estructura empresarial
• Eficacia y eficiencia
• Organización y control
• Revisión y actualización de los documentos
• Actualización de los estados de cambios y de archivo de los documentos
• Identificación de los documentos y su vigencia en el tiempo
• Reconocimiento de las estructuras de archivo
• Priorización de la informacion desde los procesos administrativos
• Prevenir el uso y manejo incorrecto de los documentos, sin importar su formato de consulta.

ESTRUTURA DE LAS TRD

•
La estructura general de las TRD se compone de una serie de elementos que permiten detallar la
disposición y las especificaciones de cada documento:

• Código: Especifica la ubicación y la familia a la que pertenece el documento

• Series y tipos documentales: Permite identificar el tipo de documento y la categoría a la que
pertenece por ej.:
• Serie: Administrativa
• Tipo: Acta, acuerdo, resolución.
 BIBLIOGRAFIA

https://atsgestion.net/tablas-retencion-documental/

https://www.datos.gov.co/Educaci-n/Tabla-de-retenci-n-documental/id2r-y7wh

https://mintic.gov.co/portal/inicio/Atencion-y-Servicio-a-la-
Ciudadania/Transparencia/135904:Tablas-de-retencion-documental

https://minvivienda.gov.co/ministerio/gestion-institucional/gestion-documental/tablas-de-
retencion-documental-trd

https://www.contaduria.gov.co/tablas-de-retencion-documental-por-procesos