PROGRAMA DE FORMACIN GENERAL

SESIN N 3

Gua del Estudiante

Sesin N 3 Planificacin del tiempo e Importancia del Proyecto de Vida

Nombre: Escuela: Aula:

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PLANIFICACIN DEL TIEMPO

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"Pocos son los que tienen tiempo suficiente y, sin embargo, cualquiera tiene casi todo el tiempo que hay". (Paradoja del tiempo)

El tiempo es el bien ms valioso que tenemos. Es el sustantivo ms utilizado en muchos idiomas. Es ms valioso que el dinero. El capital que representa nuestro tiempo hay que invertirlo cuidadosamente. Podemos describir nuestra vida como el tiempo que se nos ha asignado aqu en la tierra. Nuestra ms importante tarea en la vida es sacarle el mayor provecho posible a este tiempo.

El tiempo es un capital valioso:

Porque es muy escaso. Porque no se puede comprar. Porque no se puede ni escatimar ni almacenar. Porque no puede multiplicarse. Porque pasa lenta pero inexorablemente. Porque es VIDA.

El tiempo pasa lenta... pero inexorablemente!

Qu valor le da usted a una hora de su vida?, anda usted con su tiempo tan cuidadosamente como con su dinero?

Nuestro limitado capital-tiempo slo lo podemos estimar: Incluso en el caso de una esperanza de vida elevada, se dispone como mximo de unas 200.000 horas de tiempo planificable. Hoy es el primer da del resto de tu vida! Aproveche su tiempo!

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El grado de aprovechamiento del potencial de trabajo humano en la economa se calcula que es como mucho de un 30-40%. La mayor parte del tiempo y de la energa se malgastan porque faltan objetivos, planificacin, prioridades y visiones de conjunto.

nicamente "manejando" a sabiendas, continuada y consecuentemente el tiempo, lograr usted un mejor o incluso ptimo aprovechamiento de su valioso y escaso tiempo. Gestionar el tiempo significa dominar nuestro propio tiempo y trabajo en lugar de ser dominado por ellos.

Todos los verdaderos "triunfadores" tienen una cosa en comn: En algn momento de su vida se han sentado a pensar a fondo sobre cmo emplear y aprovechar su personal capital-tiempo.

Para que la vida sea un xito deber existir un concepto bien pensado del tiempo y de la vida: El tiempo que disponemos tiene que ser utilizado, a sabiendas, para alcanzar metas u objetivos profesionales y personales. Slo de esta manera se puede establecer una relacin directa entre dominio de las tareas y actividades diarias por una parte, y satisfaccin personal y propio progreso por otra.

Lo que importa no es cmo sople el viento, sino la colocacin de las velas! Una perfecta "gestin", del tiempo le abrir nuevos caminos para:

Obtener una mejor panormica de las actividades y prioridades que tiene ante usted. Tener ms tiempo libre para la creatividad (accin en lugar de reaccin). Dominar, reducir, y evitar, a sabiendas, el stress.

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Tener ms tiempo libre para la familia, los amigos y uno mismo. Alcanzar consecuente y sistemticamente los objetivos que se ha propuesto, y as lograr que su vida tenga sentido.

CMO ADMINISTRAR NUESTRO TIEMPO?

El tiempo no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. El rendimiento de cada persona es diferente y vara a lo largo del tiempo. Es as que identificando los momentos de nuestro mayor rendimiento, podremos planificar nuestro tiempo.

Para controlar tu tiempo puedes seguir estos pasos:

1. Conoce cmo utilizas tu tiempo: Durante un par de das, anota el tiempo que dedicas a cada actividad dividiendo las tareas en categoras como por ejemplo: estudio, paseos, comida, descanso, actividades personales. Luego analiza si el uso de tu tiempo se corresponde con tus responsabilidades.

2. Establece tus objetivos: Establece tus objetivos en base a lo que es importante para ti, determina que quieres lograr cada da y semana.

3. Organiza tu tiempo: Utiliza las herramientas correctas que te permitirn comprometerte a cumplir las tareas. Las herramientas puede ser: listas de cosas por hacer, calendarios, etc.

4. Identifica y luego elimina los enemigos de tu tiempo: Como puede ser sobrecargar tu horario, intentando hacer ms de lo que resulta posible, o distractores tales como la televisin, chat, celulares. Desarrollo Personal Pgina 4

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5. Planifica por escrito: Cuanto mejor distribuyamos (planifiquemos) nuestro tiempo tanto mejor podremos aprovecharlo para el logro de nuestros objetivos personales y profesionales. Planificacin significa prepararse para hacer realidad los objetivos. Cuando usted planifica su trabajo, hace lo mejor que puede hacer, ya que:

a. Planificacin significa ganar tiempo

La experiencia nos ensea que cuanto ms tiempo se invierte en planificar tanto menos tiempo se gasta en realizar los objetivos marcados, ahorrando tiempo al final: Quien dedica 8 minutos a la preparacin de su trabajo diario y lo hace de una manera consecuente, puede ganar a diario una hora de tiempo para lo esencial.

b. El ms importante principio de la planificacin es la escritura:

Los planes del tiempo que slo se tienen "en la cabeza" pierden en panormica ("desaparecen de la vista y de la cabeza") y se desechan ms fcilmente.

Los planes de trabajo escritos significan una descarga de trabajo para la memoria. Un plan fijado por escrito tiene el efecto psicolgico de una auto-motivacin para el trabajo. Sus actividades para dominar y vencer las tareas diarias sern ms orientadas hacia el objetivo marcado y tendern a la consecucin precisa de las mismas. Ello har que se

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distraiga menos (concentracin), solucionando de esta forma antes las tareas propuestas, que sin una lnea directriz fija como la que representa una agenda. Controlando los resultados del da no olvida usted lo que an le queda por solucionar (pasarlo a otro da). Aparte de todo esto, usted puede aumentar sus xitos ya que con la planificacin diaria puede calcular mejor el tiempo perdido y, por ejemplo, planificar de una forma ms realista el tiempo para imprevistos.

Las agendas, representan automticamente una documentacin sobre el trabajo por usted realizado y puede servirle en determinados casos como demostracin y protocolo de sus actividades o no actividades.

c.

Planificacin diaria:

El primer y ms importante paso que se recomienda dar al comenzar a planificar, es la planificacin de cada uno de los das. El da es la unidad ms pequea y abarcable de un vistazo de una planificacin sistemtica del tiempo. Cada da se puede comenzar de nuevo cuando no ha transcurrido como se hubiera deseado.

Quien con planificacin no es capaz de dominar el curso de un da, tampoco podr dominar el curso de periodos de tiempo ms largos como planes mensuales o anuales.

Un plan diario realista slo debera contener, por principio, aquello que realmente se quiera, tenga, y tambin, pueda resolver en dicho da. Puesto que cuanto ms se tengan por alcanzables los objetivos fijados, tanto ms se concentrarn y se movilizarn las fuerzas necesarias para lograrlos:

Escribir tareas, actividades y fechas:

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Anote usted en la hoja correspondiente de su agenda y en el apartado adecuado todo aquello que usted quiera o tenga que resolver en dicho da:

Trabajos necesarios anotados en su listado de actividades para esa semana o mes. Asuntos o trabajos pendientes del da anterior. Trabajos imprevistos a realizar en el da. Llamadas telefnicas realizar y sacar. y correspondencia que hay que

Asuntos que peridicamente se repiten, por ejemplo: 7:00 -12:00m: Clases en la universidad.

Calcular la duracin de las actividades Anote usted al lado de cada actividad el tiempo que usted cree que tendr que dedicarle. El tiempo es escaso. Ocho horas son y sern ocho horas. Como muestra la experiencia, frecuentemente se sobrestima el tiempo total necesario y se planifica ms de lo que en realidad se puede llevar a cabo. Esto slo conduce a una frustracin innecesaria y aversin a la agenda.

- Calcule usted por tanto, aproximadamente, el tiempo que tendr que dedicar a las actividades que ha planificado realizar. El tiempo es oro! Cuando usted gasta su dinero, calcula aproximadamente, sino con exactitud, cunto va a costarle o a cunto va a vender tal o cual producto; por qu no hacer lo mismo cuando del capital "tiempo" se trata?

- Otra regla establecida por la experiencia nos dice que para un trabajo a menudo se necesita tanto tiempo como aqul del que se dispone. Cuando tenga que establecer el tiempo que en principio quiere dedicar a sus tareas, procure usted tambin, como en el caso de gastar su dinero, poner y mantener un lmite.

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- Trabajar considerablemente ms concentrado y soslayar tanto ms consecuentemente los estorbos, cuanto mejor calcule el tiempo a dedicar a una determinada tarea.

Reservar tiempo muerto "Una cosa es lo pensado y otra lo sucedido".

Planifique usted nicamente una determinada parte de su tiempo laboral, segn la experiencia, un 60% aproximadamente del mismo (regla bsica de la planificacin del tiempo). Acontecimientos imprevistos, interferencias, ladrones del tiempo, necesidades personales, etc. no requieren una planificacin exhaustiva, pero s una previsin.

La distribucin de su tiempo debera constar, por tanto, de tres bloques:

60% (agenda)

aproximadamente

para

actividades

planeadas inesperadas

- 20% aproximadamente para actividades (perturbaciones, ladrones de tiempo)

20% aproximadamente para actividades espontneas y sociales (tiempo para la creatividad)

Parece incluso indicado planificar nicamente el 60% del tiempo laboral y reservar el otro 40% como tiempo muerto o de reserva.

6. Establezca prioridades:

Uno de los problemas principales de los estamentos directivos es el continuo intento de hacer demasiadas cosas a la vez corriendo el peligro de perderse entre los distintos cometidos. Al final de un duro da de

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trabajo se llega a menudo a la conclusin de que si bien se ha trabajado mucho, sin embargo, en ocasiones se han dejado por hacer, o no se han terminado, cosas importantes.

Los buenos manager se caracterizan entre otras cosas por ser capaces de hacer tanto muchas cosas como muy diversas actividades dedicando un determinado tiempo nica y exclusivamente a una sola tarea. Resuelven, por tanto, siempre slo una cosa, y de una vez, pero de una forma consecuente y premeditada. Premisa imprescindible para ello es establecer prioridades claras, mantenerlas y llevarlas a cabo.

Establecer prioridades significa decidir qu tareas son las de primer orden, cules las de segundo y cules son las que hay que realizar a continuacin. Las tareas de mxima prioridad son las que hay que hacer o resolver en primer lugar.

Ventajas de establecer prioridades: Al establecer un orden de prioridades en la ejecucin de sus tareas se asegura usted:

- El trabajar primeramente slo en las tareas IMPORTANTES o necesarias - El realizar las tareas tambin en caso dado segn la URGENCIA de las mismas - El CONCENTRARSE cada vez slo en una tarea - El solucionar de una forma ms efectiva las tareas en el tiempo prefijado - El LOGRAR las METAS fijadas de la mejor manera posible en tales circunstancias - El haber resuelto AL FINAL DE UN PERIODO DE PLANIFICACIN (una jornada de trabajo, por ejemplo) al menos las cosas ms importantes - El no dejar SIN CONCLUIR las tareas por las que usted y su CAPACIDAD DE TRABAJO sern evaluados. - Mantener y cumplir citas y plazos

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PROGRAMA DE FORMACIN GENERAL - Evitar conflictos

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- Estar ms contento consigo mismo y evitar el stress innecesario

APRENDA A DISTINGUIR LO URGENTE DE LO IMPORTANTE El huevo o la gallina? Una antigua fbula de "La Gallina de los Huevos de Oro, es un excelente ejemplo para reconocer la ecuacin que todos debemos resolver a cada momento, el equilibrio entre lo "Urgente" y lo "Importante", entre el "Hoy" y el "Maana". La historia cuenta que un granjero un da va al corral donde tena a sus gallinas y encuentra un brillante huevo de oro. Aunque duda de su suerte, decide llevar el huevo a su casa donde comprueba que el huevo es de oro autntico. Desde ese da, todas las maanas el granjero encuentra un huevo de oro debajo de una de sus gallinas en el corral y pronto se hace rico. Mientras aumenta su riqueza, tambin aumenta su impaciencia con los huevos que pone la gallina. En un intento por obtener todo el oro de la gallina de una sola vez, la abre, pero no slo no encuentra nada adentro sino que la mata. Con la muerte de la gallina, tambin desaparece su riqueza. "Muchas veces, al igual que el granjero de la fbula priorizamos los resultados a corto plazo (los huevos de oro) y ponemos en riesgo nuestro bienestar a largo plazo (la gallina)". Esto nos lleva a adquirir hbitos inadecuados. Pero. podemos cambiar nuestros hbitos? La respuesta es definitivamente: SI PODEMOS, ya que los hbitos son patrones de conducta integrados por tres componentes que se superponen: Conocimiento (Saber) Actitud (Querer) Habilidad (Poder)

Debido a que son aprendidos y no heredados, nuestros hbitos constituyen nuestra segunda naturaleza, no la primera, por lo tanto podemos cambiarlos. La primera decisin que debemos tomar para cambiar un hbito es evitar

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definirnos a nosotros mismos en trminos de nuestros hbitos, caractersticas y tendencias actuales. Los hbitos de la efectividad pueden ser aprendidos, los de la inefectividad desaprenderse.

CARACTERSTICAS DE LA PLANIFICACIN: Personal: Realizada por la propia persona. Flexible: Siempre se pueden presentar imprevistos que pueden exigir algn tipo de modificacin. Realista: El plan de trabajo debe adecuarse a las caractersticas concretas de la persona en cuanto a la viabilidad de llevarlo a cabo todos los das habiendo calculado tanto sus necesidades, como sus dificultades. Ser realista es aspirar a hacer de forma personal y flexible lo que cada uno, segn sus circunstancias, puede cumplir; lo que resulte diariamente factible, sin caer en angustias o ansiedades.

VENTAJAS DE LA PLANIFICACIN DEL TIEMPO EN EL PROYECTO DE VIDA: Lograr los objetivos personales y profesionales de una forma mejor y ms rpida. Ahorrar y ganar tiempo para las tareas y objetivos realmente importantes (tareas acadmicas, tareas en el trabajo, creatividad, familia, tiempo libre). Tener una visin panormica sobre todos los proyectos: tareas y actividades. Permite distribuir el tiempo de manera que se pueda atender ordenadamente a todas las actividades y responsabilidades del da: familiares, laborales, sociales, estudio, ocio, etc. Se aprovecha mejor el tiempo.

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Evita vacilaciones, prdida de tiempo, sobre lo que tiene que hacer cada da. Ayuda a crear hbitos de orden y organizacin. Contribuye a poder cumplir los compromisos adquiridos. Obliga a una sistematizacin y regularidad en el trabajo. Impide que se olvide lo que hay que hacer, o que queden tareas por realizar. Menos agitacin y stress, ms previsin en el curso del da.

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(*)ADMINISTRACIN DE TIEMPO
Las cosas que importa ms, nunca deben estar a merced de las cosas que aportan menos Goethe

Si hubiera un banco que te diera todos los das en la maana 1440 monedas de oro y en la noche al final del da te quitar las monedas que no has usado, qu haras? Seguro que gastaras en el da hasta la ltima moneda. Pues bien ese banco existe y se llama tiempo, cada da te entrega 1440 minutos y al final del da te quita los que no has usado, por lo tanto depende de ti cmo usas esas preciosas monedas llamadas tiempo. El tiempo es un recurso que no se puede almacenar, no se puede reemplazar o no tiene sustitutos y por ltimo no se puede dejar de consumir, frente a esta realidad es necesario administrarlo correctamente lo que implica que lo utilicemos adecuadamente para alcanzar nuestros objetivos en el menor tiempo posible. Para saber que estamos utilizando correctamente el tiempo, acudiremos a una matriz en la cual se combina las dimensiones de lo importante y no importante con las dimensiones de lo urgente y no urgente. Una actividad es importante porque contribuyen con tu visin, valores y metas. Una actividad es urgente si usted u otra persona consideran que requiere atencin inmediata

A continuacin te presentamos el grfico siguiente:

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Cuadrante I: importante y urgente. Si tiendes a realizar ms frecuentemente las cosas que son tanto importantes como urgentes, es porque dejas que las cosas que las cosas importantes se vuelvan urgentes, es decir, ests dejando todo para lo ltimo. Este patrn te puede generar mucha tensin y angustia y causa que tu desempeo acadmico sea inferior a tu verdadera capacidad. Necesitas organizarte. Estn las personas que planifican, pero no cumplen con su plan, porque en el da a da distraen su tiempo en otras cosas, faltndoles tiempo para cumplir con su plan, haciendo las cosas contra el tiempo, por lo tanto se encuentran estresados y agotados. Cuadrante II: importante pero no urgente. Debes estar en buen camino, pues las actividades en el cuadrante II son las que te acercarn a tus metas. Si no ests entre estos afortunados, lo que tienes que hacer es establecer prioridades. Primero lo primero: pon tu atencin a lo que es importante en la vida: tu familia, tus metas, tu salud, etc. Como se puede observar en el grfico, la dimensin ideal es la que combina lo importante con lo no urgente (Cuadrante II), si una persona se desenvuelve en esta dimensin significa que planifica su vida y prioriza lo que tiene que hacer para alcanzar sus objetivos, cumpliendo con su plan. Cuadrante III: urgente pero no importante. Es posible que ests actuando ms para complacer a otros que a ti mismo. Evala si las cosas que ocupan tu tiempo son ms importante para los otros que para ti mismo, si no estn alineadas con tus metas en la vida. Si te da trabajo decir que no y te preocupa mucho agradar a los dems, puede ser que te ests olvidando de ti mismo y a la larga te sentirs mal con los resultados que vas a obtener. Estn las personas que no tienen planes ni metas por lo tanto no saben identificar lo importante y son reactivos porque su vida est en funcin de lo que los dems quieren que haga, quienes lo presionan a hacer cosas de forma urgente, no teniendo la persona capacidad para elegir. Cuadrante IV: ni urgente ni importante. A decir verdad, tienes una marcada tendencia a la vagancia. Las actividades de ocio no son malas, pero tampoco te ayudarn a alcanzar tus metas. Si sigues realizando este tipo de actividades en exceso, llegars a un punto donde tu vida va a ser una caracterizada por la falta de responsabilidad, puede que te vayas a sentir mal por ello y no vas a poder enfrentar los retos que trae la vida a capacidad. Estn las personas que deciden ocupar su tiempo en cosas triviales, cosas que no le permiten construir nada, slo pasar el tiempo divirtindose. No tienen responsabilidad, dependen de otras personas o instituciones y terminan siendo expulsados de las instituciones a las que pertenecen: estudio o trabajo.

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Como se puede observar la base de la administracin del tiempo est en planificar y cumplir con el plan que se tiene. La planificacin es el proceso mediante el cual establecemos qu queremos y cmo lo vamos a alcanzar, si no planificamos no sabremos hacia dnde vamos y por lo tanto no podremos priorizar. Los ladrones de tiempo son las actividades que te quitan tiempo y no permiten cumplir con lo planificado, es por eso que se deben evitar. Algunos consejos para enfrentar a los ladrones de tiempo: Aprender a decir que no: muchas personas no saben decir no y terminan haciendo lo que otras personas quieren que hagan, porque aceptan ser interrumpidos para ir a una reunin, conversar o tratar temas que no contribuyen a su estudio o trabajo. Por lo tanto es importante aprender a decir no, pero de forma amable, sin herir susceptibilidades, por ejemplo: te agradezco mucho la invitacin pero no puedo ir. Evitar distracciones: muchas personas no saben evitar las distracciones, cualquiera puede visitarlo de improviso, interrumpirlo, llamarlo por telfono, etc. Por lo tanto, es necesario que uno aprenda a establecer horarios en los cuales puede recibir visitas, ser interrumpido, para poder dedicarle nuestra total atencin a nuestro estudio o trabajo. Sea puntual y exija puntualidad: si usted no es puntual, sus compaeros de estudio o trabajo harn lo mismo con usted y le robarn tiempo no llegando a tiempo, por lo tanto debe generar una imagen de puntualidad y los dems respetarn su tiempo. Uso correcto del telfono fijo y celular: hay que hacer un correcto uso del telfono, recibiendo y haciendo llamadas que sean slo de estudio o trabajo, difiriendo aquellas que no lo son para realizarlos en un horario fuera del estudio o trabajo . Uso de tiempos muertos: hay que aprender a utilizar los tiempos muertos para volverlos productivos, por ejemplo un viaje a su centro de estudio (la Universidad) siempre lleve una lectura de utilidad para aprovechar el trayecto. Nosotros mismos somos a veces nuestro peor enemigo en la gestin del tiempo porque tenemos algunos malos hbitos, que precisamente por repetirlos sin ningn tipo de conciencia acaban siendo conductas que nos hacen perder muchos minutos y horas. Esa es la razn por la que debemos de cambiar esos malos hbitos por hbitos saludables de gestin del tiempo. Aqu te recomendamos algunos:

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1. Dedica los primeros y los ltimos 5 minutos de la jornada a planificar el da y programar el siguiente. 2. Planifica siempre antes de actuar y cntrate en lo importante. 3. Sigue tus biorritmos y aprovecha los periodos de mximo rendimiento para realizar las tareas ms importantes o ms complejas. 4. Cada tarea debe tener un tiempo asignado y debes observar si las cumples, si te falta o te sobra tiempo. 5. Ten en cuenta que siempre hay imprevistos y hay que tener margen de movimiento para asumirlos si son importantes. 6. Aparta siempre un espacio temporal para pensar y reflexionar la hora tranquila. 7. Planifica siempre por escrito y si es posible utiliza un sistema de agenda integrada e informatizada. 8. Revisa la planificacin, est para cumplirse. Si logras incorporar estos hbitos a tu vida podrs administrar con xito tu tiempo y alcanzar tus metas personales, acadmicas y laborales, es un reto que debes lograr.
(*) Texto adaptado FUENTE De gerencia.com. Melton Technologies. 20 de agosto de 2010. Disponible en : http://www.degerencia.com/articulo/administracion_del_tiempo_en_la_vida_y_en_el_tra bajo De gerencia.com. Melton Technologies. 20 de agosto de 2010. Disponible en : http://www.degerencia.com/articulo/como_optimizar_y_mejorar_la_gestion_del_tiempo

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o ACTIVIDAD GRUPAL

Analicen la lectura anterior y respondan:

1. Un estudiante que administra bien su tiempo en qu cuadrante se debe de encontrar. Por qu? (2 pts.)

2. Realicen un diagnstico acerca de cmo administran su tiempo y en qu cuadrantes se encuentran. Qu deben de hacer para llegar al cuadrante ideal? (3 pts.)

Explique en qu cuadrante se encuentra

Qu har para llegar al cuadrante ideal?

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3. Sealen y expliquen 2 consejos propuestos en la lectura que utilizarn para combatir a los ladrones de tiempo que estn presentes en sus vidas. (3 pts.)

Consejos

Explicacin

4. A continuacin se les presenta un cuadrante del tiempo por cada da de la semana, individualmente debern completar uno de ellos, el da que elija uno, no puede repetirse con otro integrante, ya que por equipo entregarn los 6 das de la semana completos. (12 pts.)

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LUNES

NOMBRE:

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I M P O R T I A M N P T O E R T N A O N I T M E P O R T I A M N P T O E R T A N T E

URGENTE

NO URGENTE

MARTES

NOMBRE:

URGENTE

NO URGENTE

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Desarrollo Personal

N
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N O I M P O R T I A M N P T O E R T A N T E N O I M P O R T I A M N P T O E R T A N T E

URGENTE

NO URGENTE

JUEVES /

NOMBRE:

URGENTE

NO URGENTE

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VIERNES/

NOMBRE:

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N O I M P O R T I A M N P T O E R T A N T E

N O I M P O R T I A M N P T O E R T A N T E

URGENTE

NO URGENTE

SBADO/

NOMBRE:

URGENTE

NO URGENTE

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TAREA DE EXTENSIN
Completa en tu proyecto de vida las pginas: 5, 6, 7, 8 y 9

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