4216924 GOBIERNO REGIONAL CAJAMARCA DIRECCION REGIONAL DE EDUCACION _ UNIDAD DE GESTION EDUCATIVA LOCAL JAEN “Glia del didtego y la veconcilinctin nacional” Jaén, 8 de noviembre de 2018 Officio n.* 15: 1019/GR.CAJ/UGEL-NOCI Seftor LUCIANO TROYES RIVERA. Director de Programa Sectoral It Unidad de Gestion Educativa Local de Jaén Calle Maria Parado de Bellido N° 406 Jaén/Jaén/Cajamarca Asunto: ‘Comunicacién de Orientacién de Oficio, Refer: Directiva n.* 017-2018-CG/DPROCAL que regula el “Control Simulténeo’, aprobada por R.C. 1.* 432-2016-CG, publicada el 4 de octubre de 2016. Me dirjo a usted en el marco del dispositivo de la referencia, que regula el ejercicio del control simuitaneo efectuado por la Contraloria General de la Republica y los Organos de Control Institucional, cuyo propésito es alertar a los funcionarios publicos Ia existencia de situaciones que podrian afectar el cumplimiento de sus objetives. Sobre el particular, le comunico que como resultado de la evaluacién a la informacién relacionada a visticos pendientes de rendicién de la Unidad de Gestion Educativa Local Jaén al 19 de octubre de 2018, hemos tomado conocimiento de la situacion descrita en el ‘anexo adjunto en un total de diecisiete (17) folios. En tal sentido, nos permitimos recomendarle valorar los riesgos comentados y disponer las acciones preventivas que considere pertinentes. Cabe mencionar que por la naturaleza de la materia de control, y el caracter selectivo del servicio de control simultaneo, el presente documento no es sefial de conformidad, por lo que no limita el ejercicio de control posterior a cargo del Sistema Nacional de Control. Aprovecho la oportunidad para expresarle mis consideraciones. Atentamente. Lecusoc! vee.‘ ‘pmecortn REBOWAL DE EDUCACIN wb oe cegnOnDUGATYALOCAL IA ‘Seo ce cova. wsuSoMit ANEXO AL OFICIO N° 153 - 2018/GR-CAJUGEL-J/OCI De la revision a la informacion relacionada a la asignacion de vidticos a funcionarios y servidores de la Unidad de Gestidn Educativa Local Jaén, en adelante “UGEL Jaén’, correspondiente al periodo 2006 al 2010 y 2018; se ha identiicado el hecho que a continuacién se detalla VIATICOS PENDIENTES DE RENDICION POR S/ 34 034,13 a) HECHO ADVERTIDO: El Organo de Control Institucional solicita Mediante oficio n.° 182-2018/GR.CAJUGELWIOG| de 6 de noviembre de 2018 (Apéndice n.° 4), al sefior Elsige Huaman Delgado, responsable de Contablidad de la UGEL Jaén, la relacion de funcionarios y servidores, que tienen vidticos pendientes de rendicion al 48 de otubre de 2018 indicando el importe asignado por dicho concepto. Por su parte el citado responsable de Contabilidad, a través de oficio n.” 46-2018-GR-DRE-C-UGEL~- CONT/EHD de 6 de noviembre de 2018 (Apéndice n.° 2), atendi lo solicitado por el Organo de Control Insttucional; dicha informacion muestra que, al 19 de octubre de 2018, existen viaticos pendientes de rendicién de parte de los comisionados, correspondiente al periodo 2006 al 2010 y 2018, por un importe total de S/ 34 034,13, tal como se detalla a continuacién: Recursos pablicos no rendidos, otorgados a fos funcionarios y servidores de la Unidad de Gestion ‘Educativa Jaén, durante el periodo 2006 al 2010 y 2018 ‘Imports de ‘Total Importe Tmpone de | "pars d 5 we) anos dos y nombres Vig | gcatees., | mre ene menor gasto ‘s) 3 + woos aircon Davie an io a = ao 3} aos Adanaque Alccne Ermer 365,00 = S500 2006 2006 | oronco Hoayanay Luis 5600 5 5500 2008 | jeneees Gernudes Cals Aborto 1 00090 =[ 128060 2006 | chuqurana Hvalbamta ViorRest | 1 09600 =] 163600 008 | Dominguee Sanches Maen 700 a 756 2006 | Lars Gorsiles Done Jare 36500 : 35500 S006 Chaves Pues Prenceco Eng Tsi.00 =|-—rartco Sots Chuan Huatberos Vico: Rai +500 23500" S007 | Festss Sale Ricardo Pers 5700 50,00 2007 Taps Rivers Jose Aron 20500 705,00 3007 > 2008 | Nunez Averade Ofando 201000 21000 oro 3007 5 7008 2008 | veis chinguel Miope 2000 2000 2010, 3007 208 | Deiado Agular Héctor 218000 -| 21000 zot0 207 | onz Cami Herbert 108,00 =| t0e00 2005 | Carhvatocs Huan Armando. 75, 00 = 250 2007 5 2007 | aguine Barge Nazaco 1800 #1500 zone | Femdndes Ghamaya Sepundo 12000 - 12000 Ge Ras Var Joana TaN =[-—z0090 “Decenio de as Personas oon Otcapaciad one Psi” “nto del Bn Serco al Cudadanc™& 2 ‘BRECON REDIONAL DE EDUCACION eda eon en eae SH ‘nani conwacsrrvCONA imports d= | Total impor Importe de are a Nt | Afios Apellides y nombres Vidticone | gevener por | necendido vo rendido + | “por devoiver JOP | mene esto SI 20 | 300% | Gutierres Venegas Gabriel Dioncio 800,00 | - 800,00 77 | 2008 | Suarez Snénez Pedra 02.50 = T0250 [-ae[-2000 | Sanz Golodas Luis Alberto 740,00, = 740,00 2312009 | Casio Cortegana Sanchez 796,00 = 96,00 | Hae Gen vinta tase Sea 7360.00 = 7360.00 25-1 2010 | Zamudio Pedra Winton itemio 70,00_| = 70.00 [ze [- 2010 | Ahumada Castaieda Eyai 360,00 5 360,00 2712010] Mendoza Calderén Godoiedo 895,007 = 895,00 2010 | Guevara Meja Enrique Dunant 7728000 = 1728.00 Td6 Total pot Rendir al St de diciombre do 2040” |2¥927.60 2016 | Ojeda Guamiz Fai 350,00 = 350,00 2018 | Sole Mundaca Bethy Aurora 560,00 = 580,00 S206 | Guevara Valivieso Margot 182,00 = 62,00 33. 2018 | Sanz Bellogas Lus Alberto 230,00 T1400. 404 00 3412018 | Delgado Osores Francisco Gaspar - 7,00) 75.00 [5s [2016 [Fuentes Ramirez Clever 705,00 705,00 36 | 2016 | Salas Aguiar Demdsienes 10,00) 10,00 37-| 2018 | Alberea Alborca Robinson 0,00) 0,00 38 [ 2018 | Lépes Lopez Martha PotronTa “42,00 2.00 39| 2018 | Pinedo Paredes Walter 10,0) 0,00 “40-|_ 2018 | Fuentes Siva Nereeces 4,00. 7,00 44-2016 | Mendoza Calderon Goaofeds 5,0 3.00 42 [2018 | Vargas Ramirez Jorge 5.00 5,00 43-2018 | Monteza Vargas Fiber 4.00 74.00 “44-2018 | Valiejas Guevara Gregoris 70,00] 70.00 '45-| 2018 | Galvez Quevede Wier 400] '46-| 2018 | Chichay CaWvay Lucia 38,00 | ‘47 | 2018 | Tagle Ortz Maria Elzabeth 35,00_| 48 | 2018 | Comea Camacho Danner 60.00 49.| 2018 | Femandez Femandez Luz Esther | 360,00 | ‘2018 | Casto Saigeda Arma Elisa - 5.00 2018 | Granda Garcia Laureano 2000 ‘2018 | Tapia Diaz Yonen Francisco 28,00 ‘2018 | Cenvera Ganona Oscar América *0,00-| 2018-| Cubes Solano Margot “600-] 2018_| Femandez Femancez Adonai 248,00 ‘2018 —| Huamanchsmo Gonzalez Jhon} 27790 2018 | Guerrero Arévalo Ey 16,00 2018 | Guerrero Sita Robert 43,05 ‘2018 | Zelada Sanchez Gabriol 793,00 ‘2018 | Monteza Vilanueva Carmen Rosa | — 412,60 2018-| Iparaguire Montes nme. 810,00 ‘Saido total por rendir,poriodo 2008 al 20y 707e 31 30950 | 272483, Fuente: Relat de vos pendenes de rend pedo 2006 al 20702018, arzado pore responsable de Cob laborado por: Organ de Corio isttucioal de a UGE Jaén Del contenido del cuadro precedente, se evidencia que el responsable del equipo funcional de Contabilidad no ha efectuado un control adecuado de los viaticas y asignaciones, lo cual implica que no se esta reportando de forma mensual la relacion de los comistonados omisos a la rendicion de viaticos (vencido el plazo de los 10 dias habiles) para que la Oficina de Administracion disponga la ejecucién del descuento respectivo en la planilla de haberes, una vez vencido el plazo establecido en la normativa plicable, cuyo incumplimiento de parte del comisionado constituye falta de caracter discolinaro, sujeta @ sancion administrativa de conformidad con el Decreto Legistativo n.° 276 y su reglamento aprobado por Decreto Supremo n.° 005-90-PCM y demas disposiciones complementarias vigentes Personas con Discapaciad ene Pei” ‘een Seno a udadens™ “Decenio de a‘ Daccotu Aeoonn. oe eucACOH wR oe cEeMoncOUCATWA LEAL Ken RAND DE CONTROL NSTIUGOHAL b) CRITERIO: Los hechos descrte, inobservan la normativa que a continuacisn se indica Ley n.° 27815, Ley del Codigo de Etica de la Funclén Publica, publicada el 13 de agosto de 2002. " Articulo 6°, Principios de fa Funcién Publica I servidor piiblico actiia de acuerdo @ los siguientes principios: 4. Respeto ‘Adecua su conducta hacia ol respeto de la Constitucin y las Leyes, garantizando que en todas Jas fases del proceso de toma de decisiones 0 en el cumpimiento de los procedimientos administratives, se respeten los derechos a la defensa y al debido procedimiento. 2. Probidad AActia con rectitud, honradez y honestidad, procurando satisfacer el interés general y desechando todo provecho 0 ventaja personal, abtenido por si o por interpésite persona, () 7. Justicia y Equided Tiene permanente dlsposicion para el cumplimiento de sus funciones, oforgando @ cada uno lo us le es debido, actuando con equidad en sus reaciones con el Estado, con e! administrado, Con sus superiores, con sus subordinados y con la ciudadania en general. = Articulo 7°, Deberes de la Funcién Publica El servidor piiblico tiene los siguientes deberes: 6) 6. Responsabilidad Todo servidor piibico debe desarrollar sus funciones a cabalidad y en forma integral, asumiendo ‘con pleno respeto su funcién publica, (J Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, aprobada Ley n.° 28411, publicada el 8 de diciembre de 2004. “TITULO PRELIMINAR > pramcitos Reauiarortos (.) |) Antcuto x. Efeloncia on la elocucion de los fondos publicos y Las politicas de gasto publico vinculadas a los fines de! Estado deben establecerse teniendo en cuenta la situacién econdmice-fnanciera y el cumplimiento de los objativos de estabilidad macrofscal, siendo ejecutadas mediante una gestion de los fondos publcos, orentada a resuttados con eficiencia, efcacia, economia y calidad. Go) "Decenlo d as Personas con Diseapactad on el Perit “Ato del Buen Serio a lus‘Reco eon EoUCAGON ‘woAboecesnoneovtaTAoenentn RAN0 oe COMOL NEMTUSINAL Articulo 10.- Finalidad de los Fondos Publicos. Los fondos pilblicos se orientan a la atencién de fos gastos que genere el cumplimiento de sus fines, independientemente de fa fuente de financiamiento de donde provengan. Su percepcién es responsabilidad de las Entidades competentes con sujecién a las normas de fa materia Oo) Ley de Control Interno de las Entidades del Estado, aprobada con Ley n.” 28716 publicada el 18 de abril de 2006, y sus mor i t) Articulo 3.- Sistema de contro! interno Se denomina sistema de control intemo al conjunto de acciones, actividades, planes, poliicas, normas, registros, organizecién, procedimientos y métodos, incluyendo la actitud de las autoridades y el personal, ‘organizados @ insttuidos en cada entidad del Estado, para la consecucién de los objetivos indicados en el articulo 4° de la presente Ley. Constituyen sus componentes: (.) ©) Actividades de contro! gerencial: son las polticas y procedimientos de contro! que imparte la direccién, gerencia y los niveles ejecutivos competentes, en relacin con las funciones asignadas al personal, afin de asegurar el cumplimianto de los objativos dela entidad; @) Las actividades de prevencién y monitoreo; referidas a las acciones que deben ser adoptadas en ol desempeiio de las funciones asignadas, a fin de cuidar y asegurar respectivamente, su idoneidad y calidad para la consecucién de los objetivos del contro! intemo; () Articulo 4. implantacién del control interno Las entidades del Estado implantan obligatoriamente sistemas de control infemo en sus procesos, actividades, recursos, operaciones y actos institucionales, orientando su ejecucién al cumplimiento de los, objetivos siguiontes: @) Promover y optimizer la eficiencia, eficacia, transparencia y economia en las operaciones de la entidad, asi como la calidad de los servicios paiblicas que presta; (| 2) Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado contra cualquier forma de pérdida, deterioro, Uso indebido y actos jegales, asi como, en general, contra todo hecho irgular o stuacién periuciclal que pudiora afectarlos; ©) Cumpli la normatividad aplicable a la entdad y sus operaciones; () ) Promover e cumplimiento de los funcionarios o servidores piiblicos de rendir cuenta por los Fondos y bienes publicos a su cargo y/o por una misién u objetivo encargado y aceptado, () “Deceno do las Pertonas con Dzcapaciad enol Perit “Ae dol Buen Serco si Cudadans™ed Hh DngcoiON RESORAL De EDUCACON wan be cee EDUCATA Eh ch Resolucién de Contraloria n.° 320-2006-CG de 3 de noviembre de 2006, que aprueba las Normas: de Control interno. (.) |ll.- Normas Generales de Control Interno. Go) 3.- Norma General para el Componente de Actividades de Control Gerencial: Co) 3.7, Rendicl6n de Cuentas. - La entidad, los ttulares, funcionarios y servidores estén obigados a rendir cuentas por e! uso de los recursos y bienes de! Estado, el cumplimiento misional y de los objetivos institucionales, asi como el logro de los resultados esperados, para cuyo efecto el sistema de control intemo deberé brindar a informacion y apoyo pertinente. Comentario 01. En cumplimiento de la normativa establecida y como correlato a sus responsabilidades por la administracién y uso de recursos y bienes de la entidad, fos funcionarios y servidores piiblicos ddeben ser preparados en todo momento para cumplir con su obligacion periédica de rendir cuentas ante la instancia comespondiente, respecto al uso de los recursos y bienes del Estado. Comentario 02, EI sistema de control intemo debe servir como fuente y respaldo de la informacion necesaria, que refuerza y apoya el compromiso por la oportuna rendicién de cuentas mediante la implementacién de medidas y procedimientos de control. oy Decreto Supremo que regula el otorgamiento de vidticos para viajes en comision de servicios en al territorio nacional, aprobado con Decreto Supremo n.° 007-2013-EF de 23 de enero de 2013. “ed Articulo 3°- Rendicién de Cuentas. Las personas de acuerdo @ lo establecido en el articulo 1° dela presente norma que perciban vidticos deben presentar la respectiva rendicién de cuenta y gastos de viaje debidamente sustentada con los comprobantes de pago por los servicios de movilidad, alimentacién y hospedaje obtenidos hasta un porcentaja no menor al setenta por ciento (70%) del monto otorgado. EI saldo resultante, no mayor al treinta por cianto (30%) podré sustentarse mediante Dectaracién Jurada, siempre que no sea posible cbfener comprobantes de pago reconocidos y emilidos de canformidad con lo establecido por la ‘Superintondencia Nacional de Administracin Tbutaria - SUNAT. La rendicién de cuentas deberd presentarse dentro de los diez (10) dias habiles contados desde la culminacién de la comi de servicios. (Elrosattado y subrayado es nuestro). Cy *Docenia de tas Preonas con Oiteapaciad on ol Per* “Ato del Buen Service a Cludadans™« ‘ smaet werent 6318604 nti eenonemennit Se hon Sronwoe cove nomic Resolucién Ejecutiva Regional n.° 375-2012-GR.CAJIP, de fecha 23 agosto 2012, que aprueba la Directiva n.° 001-2012-GR.CAJIGGR, denominada “Normas y procedimientos para la asignacién de Vidticos por Comisién de Servicios en ol Gobierno Regional Cajamarca”. te) 7.5 Rendiciones de viaticos por comisiones de servicio. 7.5.1.1. El comisionado deberd efectuar la rendicin de cuentas por comisién de servicio en un plazo que no exceda los ocho (8) dias calendarios una vez concluida la comisién; caso contrario, el monto anticipado por vidticos, sera descontado en la primera remuneracién inmediata del trabajador, a través de la planilla nica de pagos. () 7.5.11. Los funcionarios 0 servidores que incumplan con el plazo establecido para efectuar la rendicion de vidticas, serén amonestados resolutivamente por la Direccién Regional de Administracion, a través de la Direccién de Personal o la que haga sus veces, con copia a su fle personel, () 7.543, La Direocién de Contabilidad 0 la que haga sus veces, Hevaré el control de los viaticos 0 asignaciones, informando en forma mensual a la Direcoién Regional de Administracién u homdloga, fa relacién de comisiones, que adeuden rendiciones de cuentas, para conacimiento y fines que correspondan’. Resolucién Ejecutiva Regional n° 658-2014-GR.CAJIP, de fecha 24 noviembre 2014, que aprueba la Directiva n.° 04-2014-GR.CAJIGRPPATISGDI, “Norma el procedimiento para el otorgamiento y rendicién de Viaticos por Comisién de Servicios en el Gobierno Regional Cajamarca.” () 5.5 Rendiciones de vidticos por comisiones de servicio. 5.5.1.1. El comisionado deberé efectuar fa rendicién de cuentas por comisién de servicio en un plazo que 1no exceda los diez (10) dias habiies contados desde la culminacién de la comisién de servicio; caso contrario, el monto anticipado por viéticos, seré descontado en fa primera remuneracién inmediata del trabajador, através de la planilla unica de pagos. 2) 5.5.10. Los funcionarios o servidores que incumplan con el plazo establecido para efectuar la rendicion de vidticos, serén amonestados resolutivamente por la Direcoion Regional de Administracgn, a través de Ja Direccién de Personal o la que haga sus veces, con copia a su fle personel. ) “Decenio de las Personas con Discapacidd en el Pori* “nto de Buen Seni al Cusadena"Fee onecom ign oe tos uti Erne aen onnsoecouocusmunguit 5.5.12. La Direcci6n de Contabilidad o la que haga sus veces, llevara el control de los viaticos 0 asignaciones, informando en forma mensual ala Direocién Regional de Administracién o quien haga sus veces, la relacén de comisiones, que adeuden rendicones de cuentas, para conocimiento y fines que correspondan, (.)" Resolucién Directoral n.° 003359- 2014-GR-CAJ-DRE-UGELIJ, de fecha 24 noviembre 2014, que aprueba la Directiva n.° 001-2014-UGEL-JAEN-AGA-CONT, regula “Normas y procedimientos internos para el otorgamiento de Vidticos y Pasajes para la Comision de Servicios y Rendiciones de Cuentas 1) 5. Responsabilidad 5.2, La Oficina general de Administracién @ través del Area de contabilidad efectuaré el contr! previo, teniendo en cuenta que el proceso de rendicién de cuentas consttuye una declaracién do responsablidad exclusiva del trabajador que fa formula, se sujta a ser revisada y verficada si el caso fo. amerita, on tal virtud la omisién de datos, presentacién de documentos que no correspondan a fa ‘commision, daré lugar a la devolucién para su respectiva subsanacién inmediata. () 11. Rendicién de -0s por comisiones de servicios. 11.4.4. Es responsabilidad tinica y exclusiva del comisionado la rendicién por tal mativo el comisionado deberé efectuar la rendicién de cuentas por comisién de servicios en un plazo que no exceda los diez (10) dias calendarios una vez concluida la comisién, caso contraro, el monto anticipado por viéticos, ‘seré descontado de la PRIMERA REMUNERACION inmediata del trabajador, a través de la planila nica de pagos para este fin en Equipo de Plenillas mensualmente coordinaré con e! Equipo de Contabifdad para que oficialmente alcance la relacién de personal a descontar, ademés se consideraré | demérito y causal para no ser autorizado nuevamente, | (Elresaltado y subrayado es nuestro). | () | 11.1.4. El Area de Contabildad, levaré el contro! de los vidticos y asignaciones, informando en forma ‘mensual fa relacién de comisionados, que adeuden rendiciones (vencido el plazo de los 10 dias) a la Oficina de Administracién con atencién al Equipo de Personal, para la ejecucién de descuento en fa planila de haberes. Oy Decenio dels Personas con iscapacdad en el Peri” “Ato cel Buen Serco al Cudadano”¢) RIESGOS: Los hechos advertidos generarian ls siguientes riesgos: 1.1. Que, la omisién a la rendicién de vidticos por comisién de servicios, pueda quedarse sin sustento y {generar perjuicio econémico en agravio del Estado y la UGEL Jaén, ademés de afectar el ‘cumplimiento de los objetivos institucionales en caso no se adopten oportunamente las acciones legales que corresponda, para recuperar el importe no rendido ylo por devolver a que se refiere el presente informe y; a la vez se adopten las medidas pertinentes para asegurar que la rendicion de vidticos a cargo del comisionado se realice de forma integra y en el plazo establecido en la normativa vigente Jaén, 8 de noviembre de 2018. / ep %S ‘CPC Laureano Granda Garcia Jefe de Equipo “Decenio de as Personas con Disapacidad en el Peri” “Ato del Buon Servicio al Cusagano”io eso e5UCATA LOCAL AEN {GROAIO GE CONTROL NEMTUDOHAL APENDICES Apéndice n,° 1: Fotocopia autenticada de! oficio n° 152-2018/GR.CAJUGELVIOC! de 6 de noviembre de 2018. Apéndice n.° 2: Fotocopia autenticada del oficio n.° 46-2018-GR-DRE-C-UGEL-J-CONTIEHD de 6 de noviembre de 2018. "Docenio dias Personas con Discapacidad en ol Per? “At del Suen Serio al Cudadana”