DOCUMENTACION Y MANEJO DE LA INFORMACION

PRESENTADO POR:

ANDRES FELIPE WILCHES CASATAÑEDA

SHIRLEY HERNANDEZ ALDANA

INGRID KATERINE LEYTON TORRES

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

FUNDACION UNIVERSITARIA COMPENSAR

MODALIDAD: VIRTUAL
DOCUMENTACION Y MANEJO DE LA INFORMACION

PRESENTADO POR:

ANDRES FELIPE WILCHES CASATAÑEDA

SHIRLEY HERNANDEZ ALDANA

INGRID KATERINE LEYTON TORRES

DOCENTE: BLANCA LILIANA MEDINA BITATA

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA COMPENSAR

MODALIDAD: VIRTUAL

BOGOTÁ 2021
 CONTENIDO

1. Introducción…..................................................................................Página 4.

2. Objetivos…............................................................................................Página 5.

3. Justificacion.............................................…………………………………página. 6

4. Obejetivo principal de la documentacion ….........................................página 7

5. Problematica del sistema de gestion-documental...............................paginas 8

6. Beneficios y etapas de implementacion SGD…................................página 9

7. Disposicion final de los documentos….................................................página 10

8.Conclusiones…......................................................................................pagina11

8. Bibliografía..........................................................................................Página 12.
 INTRODUCCIÓN

El trabajo que exponemos a continuación explica los elementos de documentacion

y su proceso de conformación, producción y normalización, a través de un estudio
de caso en el que permita evidenciar parámetros de calidad desde la percepción y
distribución de los documentos hasta la disposición final de los mismos.
 OBJETIVOS

 Importancia de tener control y regulación en la documentación como orden

de procesos e información.

 Poder entender la importancia de los documentos su clasificación y

su organización y su disposicion final,

 Identificar las etapas de los documentos y sus procesos.

 JUSTIFICACION

Este trabajo tiene como finalidad que nosotros podamos conocer más a fondo el

proceso de la gestion documental , en el cual podamos evidenciar su

produccion ,parametros de calidad para la recepcion , distribucion y dispocion final

de todos los archivos de las compañias.

1.¿Cuál es el objetivo principal de la gestión documental en las
organizaciones??

• La gestion documental permite la recopilacion de datos puestos en un

almacenamiento digital y/o base de datos donde podremos acomodar toda la
informacion puesta de nuestros clientes, colaboradores, empleados entre otros.

• La gestion documental le permite a la empresa crear y mantener un orden

especifico que contribuye a la preservación de los documentos, brindando
beneficios en pro del tiempo de las organizaciones.

• Coordinar y controlar las actividades específicas que afecten a la creación, la

recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los documentos.
Custodiar y recuperar la documentación que se genera de un modo eficaz.
2¿Cuál es la problemática del sistema de gestión documental (SGD) en la
empresa del caso de estudio?

Podemos analizar que la mayor problemática que se evidencia al interior de la empresa

del caso del estudio es que no se tiene un plan de entrenamiento claro, enfocado en la
búsqueda de la eficiencia, es decir, que nos permita realizar el trabajo con una mínima
cantidad de información ya que tener mucha información nos genera retrasos en los
procesos y nos tocaría generar reprocesos los cuales retrasarían lo que queremos
obtener. Considero que el principal problema que existe en QUALA es que en las
plantas de producción no hay un plan de entrenamiento y capacitación a los
operarios, no hay unas debidas garantías en la seguridad de las personas,
además el programa de producción no hay garantía de calidad del producto.

También pudimos evidenciar que hay documentos obsoletos los cuales son más difícil
de manejar son tediosos porque al momento de modificarlos o realizarles una
actualización va ver mayor complejidad, la cual lleva la empresa gracias a la gran
trayectoria que tiene hoy en día, el sistema de gestión documental no pronosticaba el
crecimiento tan grande obtenido por la empresa.

Por qué razón se necesita realizar una estructuración del SGD de Quala?

Se necesita realizar una estructura de sistema de gestión documental, porque

actualmente en todas las empresas la gestión documental es de necesidad es
primordial, ya que esta se encarga de mejorar el sistema de la información dando así la
posibilidad de dar de un mejor manejo y organizar toda la información ya que para las
empresas es muy importante llevar un control de ello y así poder dar una mejora
continua a cada proceso realizado.
 3. ¿Qué beneficios recibe una empresa como Quala por implementar un
SGD?

Uno de los beneficios del sistema de gestión documental más importantes podríamos
decir que puede obtener la empresa es el incremento de ganancias, podríamos tener
una organización mucho más organizada, la cual nos lleve a un buen desarrollo los
cuales podamos tener documentos en disponibilidad confiabilidad y seguridad
adicionalmente esto le aportaría en el orden administrativo ya que con este sistema y
siendo una empresa tan grande le aportaría muchas cosas buenas al nivel de
organización de la documentación habría un mayor control el cual llevaría algo a un
buen nivel que es lo que busca la empresa llevar de manera organizada todo su
proceso para de manera continua llegar a un resultado.

4. Elabore un esquema que presente las etapas de la implementación de un SGD

y una breve descripción.
5. Explique cómo se debe llevar a cabo el proceso de disposición final de los
documentos en las organizaciones; incluir la explicación de las
alternativas de conservación documental.

 Revisar en las Tablas de Retención Documental y/o en las Tablas de

Valoración Documental, la disposición final de las series documentales

 Identificar en el inventario documental, las series y subseries, cuya disposición

final sea S (selección), según TRD o TVD

 Revisar que hayan finalizado el tiempo de Retención en archivo central

 Realizar actividades de selección, descritas en el procedimiento establecido en

las Tablas de Retención o Valoración.

 Las series documentales son objeto de Conservación Total

 Identificar en el inventario documental, las series cuya disposición final sea CT

(conservación total)

 Separar en físico, las series cuya disposición final sea CT (conservación total)

 Las series de Conservación Total, que, están marcadas como MT (Medio

Tecnológico), se encuentran en este medio

 Migrar la información al respectivo medio tecnológico.

 Denominar las series y subseries según corresponda a la TRD o TVD.

 Almacenar la información, en el medio adecuado, para realizar la transferencia

al Archivo de Bogotá.

 Revisar la completitud de la información (según tipos documentales de la TRD

o TVD).

 Organizar la transferencia secundaria al Archivo de Bogotá

 Elaborar el inventario documental de las series a transferir

 Informar al Archivo de Bogotá, que se va a realizar transferencia secundaria

 Recibir respuesta al comunicado y preparar anexos

 Realizar la transferencia documental

 Identificar en el inventario documental, las series, cuya disposición final sea E

(eliminación), según TRD o TVD
 Revisar que hayan finalizado el tiempo de Retención en archivo central

 Separar, las series documentales, cuya disposición final sea E (eliminación),

según TRD o TVD

 Generar y publicar acta de comité, en la página web de la entidad, así como los
inventarios documentales.

 Aplicar procedimiento de eliminación documental.

 Generar y publicar acta de eliminación en la página web de la entidad.

 CONCLUSIONES

 Podemos evidenciar el valor de la informacion en una compañía para

poder tener un orden y a si seguir consultando los archivos.

 Reconocemos la importancia de manejo documental en las

organizaciones como la importacia de su conservacion y disposicion.

 Por medio de la gestion documental ayuda a evidenciar una mejor calidad

del servicio empresarial.
 BIBLIOGRAFIAS

• http://www.idep.edu.co/sites/default/files/PRO-GD-07-12-Disposicion-final-
de-docs-V1.pdf
• https://atsgestion.net/objetivos-gestion-documental/

Archivohttps://www.uoc.edu › gestio-documental ›
• https://www.timetoast.com/timelines/historia-de-la-gestion-documental-
f17266b6-239b- 4bfc-9966-09390cf824f2