Guia de Organizacion de Archivos

vt
Guía de organización
de archivos de gestión
Información General
Preservamos
la Memoria
Documental de
Administración Documental la Universidad
Equipo integrado de profesionales con vocación y experiencia en
1
el área de gestión documental que propone y desarrolla instru-
mentos y lineamientos de normalización archivística necesarios Definimos
para gestionar la información a través de prestación de servicios lineamientos basados
documentales a la Comunidad Uniandina y la sociedad, permi- en buenas prácticas
tiendo así la construcción de la memoria institucional. internacionales en
Misión
gestión
documental 2
Garantizar la conformación y preservación de la memoria
institucional, siguiendo estándares y buenas prácticas Asesoramos en la Conformamos
nacionales e internacionales, que aseguren el acceso a la gestión de la fondos y
información. información en colecciones
soporte físico y para la
electrónico
3 investigación
4
Visión
Ser garante en la construcción de la memoria Uniandina,
a través de la prestación de servicios transversales de
Somos Memoria
gestión documental que apoyen a la Universidad en la
difusión de su legado.
Uniandes
fotografía
Los Documentos...
Guía de organización
EVIDENCIAN de archivos de gestión
Las comunicaciones, decisiones y acciones institucionales.
Guía de organización Guía de organización
Esta guía tiene como objetivo apoyar los procesos de organización

y conservación de documentos en los archivos de gestión de
la Universidad en formato físico y electrónico, a través de la
1. En la siguiente tabla remítase a la columna Asuntos o
subseries e identifique el asunto al que corresponden los
identificación de las series y sub series documentales propias de cada documentos a organizar.
unidad y la aplicación de la(s) Tabla(s) de Retención Documental
que corresponda(n). 2. Ubique en la columna SERIES el nombre de la serie
documental que agrupa el asunto.
¿Qué es una serie documental?
Un conjunto de documentos que se producen de forma continua 3. Haga clic en el nombre de la Serie para conocer los
pasos a seguir en la organización de la documentación
en las actividades realizadas por las personas y dan testimonio de
la razón de ser de la Universidad.
¿Qué es una subserie documental?
4. Como complemento de la Guía, se sugiere
consultar la TRD correspondiente en: https://
administraciondocumental.uniandes.edu.co/
Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie
y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de
la serie, debido a los tipos documentales que varían de acuerdo a
cada asunto. Ejemplos :
¿Qué es una TRD? HISTORIA ACADÉMICA
Historia académica de pregrado
Un conjunto de documentos que se producen de forma continua
en las actividades realizadas por las personas y dan testimonio de Historia académica de posgrado
la razón de ser de la Universidad.

GESTIÓN JURÍDICA
¿Cómo identifico las series y subseries Contratos civiles
Contratos de egresos
documentales? Contratos de ingresos
Identificar las series documentales que usted produce en el GESTIÓN DE PROYECTOS

ejercicio de sus funciones es indispensable para su clasificación, Proyecto de Investigación Serie
descripción y organización. Para conocer las Series y Subseries Proyecto de consultoría
Subserie
Propuestas de investigación y consultoría
que maneja siga los siguientes pasos.
Guía de organización Guía de organización
ASUNTOS O SUBSERIES SERIES TRD
Tabla de Series Documentales Contenidos EDICIÓN DE

Publicaciones CONTENIDOS
Gestión de
DIVULGACIÓN Contenido
TRD Contenidos Y DISTRIBUCIÓN
ASUNTOS O SUBSERIES SERIES
DE CONTENIDOS
Actas (consejo, facultades y GESTIÓN DE
unidades). GOBIERNO Programa académico
Gestión de no conduncente a título Programas
Informes de gestión de la GESTIÓN Gobierno PROGRAMAS Académicos no
unidad ADMINISTRACIÓN ACADÉMICOS Conducentes a
Informe generación y control
fichas de inscripción Título
Proyecto de Investigación
Proyecto de consultoría GESTIÓN DE Gestión de
PROYECTOS proyectos HISTORIA Gestión
Propuestas de investigación y
Hoja de vida LABORAL Humana
consultoría
-Facturas
-Comprobantes de pago EGRESOS
-Radicados
-Ordenes de compra Gestión En caso de no encontrar el asunto a organizar remítase a las
Financiera
Presupuesto de unidades guías específicas:
PRESUPUESTOS
Requerimientos a presupuesto
Contratos civiles
Consecución de Recursos
GESTIÓN Gestión
Contratos de egresos Gestión de Relaciones Interpersonales
JURÍDICA Jurídica
Contratos de ingresos Servicios Jurídicos
Evaluaciones de los cursos
EVALUACIONES Gestión Finaciera
Evaluaciones de profesores Programas
Académicos Oficina de Relaciones Externas
Historia académica de pregrado HISTORIA Conducentes a
ACADÉMICA Título Relaciones Académicas
Historia académica de posgrado
fotografía
Los Documentos...
Series Documentales
REGISTRAN
Lo que se hace, cómo se hace y por qué se hace.
Series Documentales Series Documentales
Gestión de gobierno Ordenación
1 Conformar un expediente (carpeta) por año.

Serie que refleja deliberaciones, decisiones y acuerdos generados
por comités u órganos de gobierno, y que se materializan en
acciones especifícas en un determinado momento.
2 Anexar los documentos que hacen parte integral del
acta, como anexos.
Valores administrativos, legales, científicos, históricos y 3 Ordenar numérica o cronológicamente en forma

ascendente cada expediente, de acuerdo con el
sociales que aportan al conocimiento y construción de la consecutivo del acta o la fecha de producción.
memoria institucional.
Disposición Rotulación
Finalizado el año vigente de su producción, se Identificar cada expediente con el código de la serie_
conservará en el archivo de gestión un (1) año más y se nombre del expediente_fechas extremas
procederá a su transferencia al archivo central.
Ejemplo:
Responsables 44-501.1-E1_Actas Departamento de Química_2010 -
2013
Las unidades responsables de transferir al archivo
central la serie documental son:
-Secretaria General
-Unidades académicas y administrativas
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Gestión Administración - informes Ordenación
1 Conformar un expediente (carpeta) por informe.
Subseries que reflejan las actuaciones, transformación y

construcción de las unidades y dependencias de la Universidad. 2 Clasificar los expedientes por tema (informes de gestión,
informes finacieros etc).
Valores administrativos e históricos que aportan información

3 Ordenar cronológicamente en forma ascendente cada
agrupación, de acuerdo con la fecha de producción
para la construcción de la memoria institucional. del informe.
Concluido el año de producción, se conservará en el Identificar cada expediente con el código de la serie_
archivo de gestión un (1) año más y se procederá a su nombre del expediente_fechas extremas
transferencia al archivo central.
Ejemplo:
Responsables 27-1704-G1_Informe del Área Mensual
Departamento de Química_2017
-Unidades académicas y administrativas
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Gestión de proyectos Ordenación

Serie que es testimonio de una de las principales funciones de
la Universidad “la producción de conocimiento”. Evidencia el
1 Conformar un expediente por cada proyecto en una unidad de
almacenamiento independiente (carpeta o folder).
posicionamiento y crecimiento de la investigación, su calidad y el

aporte científico a la sociedad.
2 Clasificar los documentos de cada expediente, en los siguentes grupos:
Documentos de inicio
Incluye las subseries: Proyectos de investigación, Proyectos de
Documentos de ejecución
consultoría y Propuestas de investigación y consultoría. Para las
Documentos de liquidación y cierre
tres subseries aplica el siguiente procedimiento.
Valores primarios de tipo administrativo, contable, legal y

3 Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente,
en cada una de sus divisiones de acuerdo con el acta de iniciación del
proyecto, en caso de no encontrarse tomar la fecha del contrato.
técnico. Valores secundarios de carácter científico y cultura.
Disposición
4 Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente. En
caso de encontrar varios expedientes con la misma fecha, estos se ordenarán
alfabéticamente.
Transferir del archivo de gestión al archivo central pasados Rotulación

tres (3) años despúes de finalizado el proyecto.
Responsables Identificar cada expediente con el código de la

serie_nombre del expediente_fechas extremas
central la serie documental son: Ejemplo:
-Facultades y Departamentos 02-802.1-G1_Desarrollo y aplicación de un modelo de
priorización_2012
-Centros de investigación
-Vicerrectoría de Investigaciones
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Egresos - Gestión de cuentas por pagar Ordenación

Subserie testimonio del cumplimiento de obligaciones monetarias
que la Universidad adquiere con proveedores y prestadores
1 Conformar un expediente por año en una unidad de
almacenamiento independiente (carpeta o folder).
de servicios en general, y que son necesarias para su buen
funcionamiento. 2 Ordenar los tipos documentales en forma numérica
ascendente, de acuerdo con el consecutivo del comprobante
de radicación.
Valores primarios de tipo administrativo, contable y legal.
Disposición 3 Ordenar los expedientes en forma numérica ascendente,

de acuerdo con el consecutivo. (la carpeta 1 corresponde
a los consecutivos 001-050. la carpeta 2 corresponde a los
Terminado el año fiscal, se conservará en el archivo de gestión consecutivos 051-073 etc.)
un (1) año más, posteriormente la Oficina de Tesorería transferirá
los documentos al archivo central. Rotulación
Pasado el tiempo de permanencia en archivo de gestión las
unidades académicas y administrativas que no son responsables
del proceso procederán a eliminar la documentación. Identificar cada expediente con el código de la
serie_nombre del expediente_fechas extremas
Responsables
Ejemplo:
25.1503.1-E1_Gestión De Cuentas Por Pagar_2012
central la subserie documental son:
-Dirección Financiera
Las unidades y dependencias, con excepción de la Oficinas de Tesorería y
Contabilidad, podrá omitir de su rotulación la información correspondiente al
Para realizar la consulta de la subserie, las unidades y/o dependencias rango del consecutivo almacenado en el expediente.
deben dirigirse directamente al Archivo Finaciero, quienes solventarán estos
requerimientos. Volver a tabla
Presupuesto - Presupuesto oficial Ordenación
Subserie testimonio de la proyecciones y ejecuciones monetarias

formuladas por la Universidad para su funcionamiento y el logro 1 Conformar un expediente por año en una unidad de
almacenamiento independiente (carpeta o Folder).
de objetivos en un periodo de tiempo específico.
Valores primarios de tipo administrativo, financieros y 2 Ordenar los tipos documentales en forma cronológica
legal. Valor histórico que permite la reconstrucción de la ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica
Disposición 3 ascendente de acuerdo con el año de producción.
A partir del cierre presupuestal se conservará en archivos de gestión

durante dos (2) años, posteriormente la Oficina Presupuesto Rotulación
transferirá los documentos al archivo central. Pasado el tiempo
de permanencia en archivo de gestión las unidades académicas y
administrativas que no son responsables del proceso procederán
a eliminar la documentación. Identificar cada expediente con el código de la serie_
nombre del expediente_fechas extremas
Responsables Ejemplo:
25-1502.1-E1_Presupuesto Oficial_2012
-Dirección Financiera
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Presupuesto - Requerimientos a presupuesto Ordenación

Subserie testimonio de los ajustes realizados a las proyecciones
monetarias formuladas por la Universidad para su funcionamiento
y el logro de objetivos en un período de tiempo.
1 Conformar un expediente por cada año, en una unidad de
almacenamiento independiente (carpeta o Folder).
Valores primarios de tipo administrativo, financieros y legal. 2 Ordenar los

ascendente.
tipos documentales en forma cronológica
Disposición 3 Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica

ascendente.
Terminado el año fiscal se conservará en archivo de gestión Rotulación

durante un (1) año más. Posteriormente la Oficina de Presupuesto
procedetá a realizar la transparencia al archivo central.
uniadades académicas y administrativas que no son respondables Identificar cada expediente con el código de la serie_
del proceso procederán a eliminar la documentación. nombre del expediente_fechas extremas
Ejemplo:
Responsables
25-1502.1-G1_Requerimientos a Presupuestos_2012

central la serie documental son: Las unidades y/o dependencias diferentes a las Oficinas de Presupuesto que
no son responsables del proceso, conformarán un expediente por año en
-Oficina de Presupuesto el que incluirán la información correspondiente a las subseries Presupuesto
-Tesorería Oficial y Requerimientos a presupuesto, de modo que en la misma carpeta
física o electrónica se conserve toda la información del proceso.
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Gestión Jurídica Subserie Contrato Civiles
Serie testimonio de los procesos de contratación que realiza la Ordenación

Universidad en los cuales se regulariza y ejecuta la compra y
prestación de bienes y servicios para el buen funcionamiento de la
misma.
1 Conformar un expediente por cada persona en una unidad
de almacenamiento independiente (carpeta o folder).
Valores primarios de tipo administrativo, legal y financiero
de importancia, por su carácter probatorio en materia
disciplinaria y penal. 2 Ordenar los tipos documentales en forma cronológica
ascendente.
Disposición
3 Ordenar los expedientes (carpetas) en forma alfabética de
Transferir del archivo de gestión al archivo central tres (3) acuerdo con los apellidos y nombres completos de la persona
contratada.
años después de finalizado el contrato.
Rotulación
Responsables
Las unidades responsables de transferir al archivo Identificar cada expediente con el código de la serie_
central la serie documental son: número de identificación_nombre del expediente_
fechas extremas
-Contrato civiles: Dirección Jurídica
-Contrato de egresos: Unidades y/o dependecias Ejemplo:
-Contrato de ingresos: Dirección Jurídica
28-1801.1-G1_11500205_ROZO PARADO ROSA
CATALINA_2015
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Subserie Contrato de egresos Subserie Contrato de ingresos
Ordenación Ordenación
Conformar un expediente por cada contrato en una unidad

1 Conformar un expediente por cada contrato en una unidad
de almacenamiento independiente (carpeta o folder).
1 de almacenamiento independiente (carpeta o folder).
2 Ordenar los tipos documentales en forma cronológica

ascendente.
ascendente.
3 Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica

ascendente.
3 Ordenar los expedientes (carpetas) en forma numérica de
acuerdo con el código del contrato.
Rotulación Rotulación
Identificar cada expediente con el código de Identificar cada expediente con el código de la serie_
la serie_número de identificación_nombre del número de identificación_nombre del expediente_
expediente_fechas extremas fechas extremas
Ejemplo: Ejemplo:
28-1801.1-G2_20124580_CAMARA DE COMERCIO 28-1801.1-G3_880691619_CEMEX S.A_2015
BOGOTA_2013
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Historia Académica Ordenación

Serie que representa la relación entre la Universidad y el estudiante,
dentro de la función principal de la Universidad que es formar
1 Conformar un expediente para cada estudiante en una
unidad de almacenamiento independiente (carpeta).
ciudadanos profesionales. Contiene toda la información relacionada
con la trayectoria académica de cada estudiante. 2 Clasificar los documentos
siguientes grupos:
de cada expediente en los
Valores primarios de tipo administrativo, legal y valores

secundarios. Documentos de admisión
Documentos de desarrollo
Disposición Documentos de salida
Transferir del archivo de gestión al archivo central pasados

tres (3) años después de que el estudiante: 3 Ordenar cada grupo
mencionada en la TRD.
de acuerdo con la estructura
Culmine sus estudios

Se retire y no regrese en ese lapso de tiempo
4 Ordenar los expedientes alfabéticamente según los apellidos
y nombres (completos) del estudiante.
Cumpla el periodo de suspensión y no regrese en ese
lapso de tiempo Rotulación
Identificar cada expediente con el código de

Responsables la serie_número de identificación_nombre del
expediente_fechas extremas
central la serie documental son: Ejemplo:
01-703.1-G1_200512015_BERNAL CABRERA PAULA
-Facultades y departamentos
SANDRA_2010-10
-Dirección de Admisiones y Registro
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Evaluaciones - Evaluaciones de los cursos Ordenación

Subserie testimonio de los procesos de formación que realiza la
Universidad, permite el análisis de información relevante para 1 Conformar una carpeta por cada semestre y/o año en una
unidad de almacenamiento independiente.
reconducir situaciones y alcanzar objetivos en cuanto a la calidad
educativa.
2 Ordenar los documentos dentro de la carpeta en forma
alfabética de la A - Z, de acuerdo con el título del curso.
Valores primarios de tipo administrativo y secundarios
de carácter histórico que permiten la construcción de la
3 Ordenar la carpeta cronológicamente.
Terminado el año producción se conservará en el archivo de
gestión un (1) año más, posteriormente la Dirección de Admisiones
y Registros transferirá los documentos al archivo central.
la serie_número de identificación_nombre del
unidades académicas y administrativas que no son responsables Ejemplo:
del proceso procederán a eliminar la documentación.
01-702.1-E1_IMEC 1401_MECANICA I_2010-10
Responsables
La unidad responsable de transferir al archivo central la
serie documental es:
-Dirección de Admisiones y Registros

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Gestión de Contenidos-Edición de contenidos Ordenación
Esta serie constituye los proyectos multimedia que combinan

1 Cronológicamente. Los criterios de ordenación son los
mismos para todos los documentos, con independencia de su
todo tipo de soporte y formatos. materialidad porque son el resultado de la misma actividad.
Valores primarios de tipo legal, administrativo y Rotulación

financiero.

Disposición la serie_número de identificación_titulo del
Se conservan los documentos en el archivo de gestión (2) años

Ejemplo:
a partir del año calendario de la primera publicación, luego se
02-803.1-E1_52598740_AL OTRO LADO DEL
transfieren al archivo central por (48) años.
CUERPO-HILDERMAN CARDONA_2011
Responsables
-Ediciones Uniandes
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Gestión de Contenidos-Divulgación y distribución

de contenidos Ordenación
La divulgación de contenidos es un proceso de gestión que 1 Cronológicamente. Los criterios de ordenación son los
mismos para todos los documentos, con independencia de su
comercializa los contenidos que son producidos por Ediciones materialidad porque son el resultado de la misma actividad.
Uniandes.
Valores primarios de tipo legales, administrativos, Rotulación

financieros y valores secundarios.

Disposición la serie_número de identificación_titulo del
Se conservan los documentos en el archivo de gestión (2) años
a partir del año calendario de la primera publicación, luego se
Ejemplo:
transfieren al archivo central por (48) años, pasado este tiempo
02-803.1-E2_52598740_AL OTRO LADO DEL
pasarán a ser documentos de conservación permanente y se CUERPO-HILDERMAN CARDONA_2011
procederá a hacer tratamiento archivístico indicado.
Responsables
Las unidades responsables de transferir al archivo central
la serie documental son:
-Ediciones Uniandes
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Programas Académicos no Conducentes a Título -

Programa académico no conduncente a título Ordenación
Esta serie es una agrupación misional de la Universidad, al dar

testimonio del desarrollo de una de las principales funciones
1 Se conformarán por volúmenes y estos se ordenarán
cronológicamente desde el primer documento producido y
de la Universidad. hasta el último en cada una de sus divisiones :
- Investigación
- Promoción e inscripción
Valores primarios de tipo legal, administrativo, financiero
- Ejecución
y valores secundarios. - Identificación físico
El tiempo de retención en el archivo de gestión después de Identificar cada expediente con el código de la
finalizado el programa, será de (4) años. Cumplido ese tiempo serie_nombre del expediente_fechas extremas
se transfiere al archivo central.
Ejemplo:
03-904.1-E1_EDUCACIÓN EJECUTIVA DESARROLLO
Responsables GERENCIA_2010

-Educación Continuada.
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Programas Académicos no Conducentes a Título - Ordenación

Informe generación y control fichas de inscripción
Esta serie, es una agrupación misional de la Universidad, dado 1 Se conformarán por volúmenes y estos se ordenarán
cronológicamente desde el primer documento producido y
que son el testimonio del desarrollo de una de las principales hasta el último en cada una de sus divisiones :
funciones de la Universidad.
- Investigación
- Promoción e inscripción
Valores primarios de tipo legal, administrativo, financiero - Ejecución
y valores secundarios. - Identificación físico
Rotulación
Disposición
El tiempo de retención en el archivo de gestión serán (5) años
en soporte papel. Cumplido ese tiempo se realizará proceso de Identificar cada expediente con el código de la
digitalización para su conservación permanente en el archivo de serie_nombre del expediente_fechas extremas
gestión de la Dirección de Educación contínua.
Ejemplo:
Responsables 03-904.1-E2_INFORME
_2010
EDUCACIÓN EJECUTIVA
Las unidades responsables de transferir al archivo central

la serie documental son:
-Educación continuada.
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Gestión Humana - Historias Laborales Ordenación
Esta serie es garante del reconocimiento del derecho adquirido

por el funcionario y sus herederos, garantizando la historia
1 Conformar un expediente para cada empleado en una
almacenamiento independiente (carpeta).
unidad de
laboral que tuvo el empleado en la Universidad.

2 Los expedientes deben ir ordenado de manera alfabetica por apellidos y
nombres.
Valores primarios de tipo legal, administrativo,

3 En cada expediente, la ordenación interna de documentos tendrá una
ordenación:
financiero y valores secundarios. -Contratación

-Seguridad social/ Prestaciones sociales
Disposición -Compensación y beneficios
-Capacitación y desarrollo
-Relaciones laborales
-Vacaciones/ ausentismo
El tiempo de retención en archivo de gestión (3) años. Contando

a partir del retiro del empleado. Luego los documentos serán
Rotulación
transferidos al archivo central por (77) años.

la serie_número de identificación_nombre del
Responsables
La unidad responsable de transferir al archivo central la Ejemplo:
serie documental son:
22-1201.1-E1_1014255865_BERNAL CABRERA
-Dirección de Gestión humana y desarrollo PAULA SANDRA_2009
organizacional.
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Series Especificas
Series Documentales SeriesSeries
Documentales
Especificas
Consecución de recursos: Prospectos de donaciones

Ordenación
Conformar un expediente por año en una unidad de

Subserie evidencia de propuestas para consecución de recursos, 1 almacenamiento independiente (Carpeta).
lista detallada de posibles donantes e investigación de prospectos

ascendente.
Valores primarios de tipo administrativo.
3 Ordenar los expedientes (carpetas) en forma
cronológica ascendente de acuerdo con el año de
Disposición producción.
Los documentos estarán en el archivo de gestión por tres

(3) años. Terminado este tiempo tendrán un proceso de
Rotulación
selección conservando un 10% de aquellos documentos
representativos para la Universidad.
Identificar cada expediente con el código de la serie_
nombre del expediente_año
40-101.1-E1_Lista detallada de posibles donantes_2018
-Dirección de Desarrollo
Volver a tabla
Series Especificas
Documentales
Especificas
Consecución de recursos: Donación persona jurídica

Ordenación
Subserie que consta con la información de la persona jurídica 1 almacenamiento independiente (Carpeta).
donante y comprobantes de la transacción.
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica
2 ascendente.
Valores primarios de tipo administrativo, legal, financiero y
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma
contable. Valores secundarios de tipos histórico. 3 cronológica ascendente de acuerdo con el año de
producción.
Disposición
Los documentos estarán en el archivo de gestión por dos Rotulación

(2) años. Terminado este tiempo los documentos pasarán
al archivo central para su conservación permanente.
Las unidades responsables de transferir al archivo central 40-101.1-E2_Registros de donaciones_2018
la serie documental es:
-Contabilidad
-Tesorería
-Dirección Jurídica
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Series Especificas
Documentales
Especificas
Consecución de recursos: Donación persona natural

Ordenación
Subserie que consta con la información de la persona natural 1 almacenamiento independiente (Carpeta).
donante y comprobantes de la transacción.
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica
2 ascendente.
producción.
Disposición

(2) años. Terminado este tiempo los documentos pasarán
al archivo central para su conservación permanente.
Las unidades responsables de transferir al archivo central 40-101.1-E3_Registros de donaciones_2018
-Contabilidad
-Tesorería
-Dirección Jurídica
Volver a tabla
Series Especificas
Documentales
Especificas
Consecución de recursos: Fondos designación de

recursos Ordenación
Subserie evidencia de convenios, reglamentos, actas, listados, 1 almacenamiento independiente (Carpeta).
documentos personales de los donantes y comprobantes de las
transacciones. Ordenar los tipos documentales en forma cronológica
2 ascendente.
producción.
Disposición

(2) años. Cumplido el tiempo de retención se conservarán
permanentemente en el archivo central.
Las unidades responsables de transferir al archivo central 40-101.1-E4_Listados de Becarios_2018
-Admisiones y registro
-Contabilidad
-Tesorería
-Dirección de Gestión Humana Volver a tabla
Series Especificas
Documentales
Especificas
Consecución de recursos: Campañas consecución

de recursos Ordenación
Subserie testimonio de la información relacionada con eventos y 1 almacenamiento independiente (Carpeta).
campañas para la consecución de recursos, así como cronograma
de actividades, estadísticas, propuestas, entre otros. Ordenar los tipos documentales en forma cronológica
2 ascendente.
Valores primarios de tipo administrativo, contable y técnico. Ordenar los expedientes (carpetas) en forma
3 cronológica ascendente de acuerdo con el año de
producción.
Disposición
Los documentos estarán en el archivo de gestión por dos

(2) años. Cumplido el tiempo de retención permanecerá Rotulación
cinco (5) años en el archivo central. Posteriormente
se procede a realizar el tratamiento archivístico de
microfilmación del 10% de aquellas campañas que sean
representativas para la historia de Dirección de Desarrollo. Identificar cada expediente con el código de la serie_
40-101.1-E5_Discursos de directivos_2018
-Dirección de desarrollo
Volver a tabla
Series Especificas
Documentales
Especificas
Vincular e inspirar a los egresados: Encuentros egre-

sados Ordenación
Subserie evidencia de la información relacionada con 1 Conformar un expediente por año en una unidad de
almacenamiento independiente (Carpeta).
presupuestos, patrocinios y programas de los eventos realizados
para vincular a los egresados.
ascendente.
Valores primarios de tipo administrativo, legal y contable.
Los documentos estarán en el archivo de gestión por dos

(2) años. Cumplido el tiempo de retención permanecerá Rotulación
cinco (5) años en el archivo central. Posteriormente
se procede a realizar el tratamiento archivístico de
microfilmación del 10% de aquellas campañas que sean
representativas para la historia de Dirección de Desarrollo. Identificar cada expediente con el código de la serie_
La unidad responsable de transferir al archivo central la 40-102.1-E1_Lista posibles donantes_2018
Volver a tabla
Series Especificas
Documentales
Especificas
Vincular e inspirar a los egresados: Red con egresa-

dos Ordenación
Subserie evidencia de la información legal de la constitución de 1
la red de egresados. Ordenar los tipos documentales en forma cronológica
2 ascendente.
Valores primarios de tipo administrativo, legal y financiero. Ordenar los expedientes (carpetas) en forma
Valores secundarios de tipo histórico. 3 cronológica ascendente de acuerdo con el año de
producción.
Disposición

(2) años. Cumplido el tiempo de retención será transferido
al archivo central para conservación permanente.

La unidad responsable de transferir al archivo central la 40-102.1-E2_Informes de reuniones_2018
Volver a tabla
Series Especificas
Documentales
Especificas
Vincular e inspirar a los egresados: Seguimiento a

egresados Ordenación

Subserie testimonio de los documentos generados del seguimiento 1 almacenamiento independiente (Carpeta).
a egresados, incluyendo faltas disciplinarias y comunicaciones.

ascendente.
Valores primarios de tipo administrativo

Los documentos estarán en el archivo de gestión por un

(1) año. Cumplido el tiempo de retención será transferido Rotulación
al archivo central por dos (2) años finalizando con el
proceso de selección del 10% de las comunicaciones
representativas para la Universidad.
Las unidades responsables de transferir al archivo central 40-102.1-E3_Comunicaciones egresados destacados_2018
-Rectoría
Volver a tabla
Series Especificas
Documentales
Especificas
Gestión de relaciones interpersonales:

Mediaciones interpersonales Ordenación
Subserie testimonio de las solicitudes de información de

problemáticas, respuestas, soluciones y acuerdos de compromiso 1 reposarán
Cada serie tendrá una carpeta electrónica, en ella
los documentos en soporte electrónico.
generados en las relaciones interpersonales de la comunidad
Uniandina.
2
2 Elestructura
correo electrónico funcionará utilizando la misma
archivando los correos electrónicos
3 generados dentro del proceso.
Disposición
Una vez cumplido el tiempo de retención de cinco (5)

años en el archivo de gestión, se procederá a realizar el Rotulación
proceso de eliminación de la documentación.

29-1901.1-E1_mediaciones interpersonales_2018
La unidad productora es:
- Ombudsperson
Volver a tabla
Series Especificas
Documentales
Especificas
Gestión de relaciones interpersonales:

Gestión de mejores prácticas Ordenación
Subserie testimonio de las solicitudes de información de Cada serie tendrá una carpeta electrónica, en ella
problemáticas, respuestas, soluciones y acuerdos de compromiso 1 reposarán los documentos en soporte electrónico.
generados en las relaciones interpersonales de la comunidad
Uniandina.
2 El correo electrónico funcionará utilizando la misma
2 estructura archivando los correos electrónicos
3 generados dentro del proceso.
Disposición
Una vez cumplido el tiempo de retención de dos (2) Rotulación

años en el archivo de gestión, se procederá a realizar
el proceso de eliminación documental.
29-1901.1-E2_Gestión de mejores prácticas_2018
- Ombudsperson
Volver a tabla
Series Especificas
Series Documentales Series
SeriesDocumentales
Series
Especificas
Especificas
Casos de justicia individual: Casos justicia penal Ordenación
Subserie testimonio de los procesos de justicia penal 1 Conformar un expediente por año en una unidad de
desarrollados por la Universidad.
2 Ordenar los tipos documentales en forma
cronológica ascendente.
Valores primarios de tipo administrativo, jurídico y legal.
De acuerdo a la directriz impartida por la dirección del
Consultorio Jurídico los documentos de la subserie se
conservarán en el soporte tradicional (papel) por el
término de un (1) año, contados a partir del día siguiente a Rotulación
la fecha en que se firmó el acta de cierre del caso por parte
del coordinador y/o asesor del área correspondiente.
Las unidades productoras son: 01-703.3-E1_Casos de justicia penal_2018
- Consultorio Jurídico
- Juzgados
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Series Especificas
SeriesDocumentales
Series
Especificas
Especificas
Casos de justicia individual: Casos justicia

Ordenación
patrimonial
Subserie testimonio de los procesos de justicia patrimonial 1 Conformar un expediente por año en una unidad de
2 Clasificar los documentos de cada expediente en:
Documentos relacionados con el proceso.
Valores primarios de tipo administrativo, jurídico y legal. Documentos académicos.
Disposición
cronológica ascendente, en cada una de sus
De acuerdo a la directriz impartida por la dirección del divisiones.
conservarán en el soporte tradicional (papel) por el 4 Ordenar los expedientes (carpetas) en forma
término de un (1) año, contados a partir del día siguiente a cronológica ascendente de acuerdo con el año de
la fecha en que se firmó el acta de cierre del caso por parte producción.
Rotulación
Responsables
Las unidades productoras son: nombre del expediente_año
- Consultorio Jurídico Ejemplo:

- Juzgados
01-703.3-E2_Casos justicia patrimonial_2018
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Series Especificas
SeriesDocumentales
Series
Especificas
Especificas
Casos de justicia individual: Casos justicia familia Ordenación
Subserie testimonio de los procesos de justicia de familia 1 Conformar un expediente por año en una unidad de
Disposición 3 Ordenar los tipos documentales en forma

Rotulación
Responsables Identificar cada expediente con el código de la serie_

Las unidades productoras son:
Ejemplo:
- Juzgados 01-703.3-E3_Casos justicia familia_2018
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Series Especificas
SeriesDocumentales
Series
Especificas
Especificas
Casos de justicia individual: Casos justicia laboral Ordenación
Subserie testimonio de los procesos de justicia laboral 1 Conformar un expediente por año en una unidad de

Disposición cronológica ascendente, en cada una de sus
divisiones.
De acuerdo a la directriz impartida por la dirección del
consultorio jurídico los documentos de la subserie se
conservarán en el soporte tradicional por el término de
un (1) año, contados a partir del día siguiente a la fecha producción.
en que se firmó el acta de cierra del caso por parte del
coordinador y/o asesor del área correspondiente.
Rotulación
Responsables
Las unidades productoras son:
- Consultorio Jurídico Ejemplo:
- Juzgados
01-703.3-E5_Casos justicia laboral_2018
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Series Especificas
SeriesDocumentales
Series
Especificas
Especificas
Casos de justicia individual: Casos justicia público Ordenación
Subserie testimonio de los procesos de justicia pública

Disposición 3 Ordenar los tipos documentales en forma

Rotulación
Responsables
Las unidades productoras son: Identificar cada expediente con el código de la serie_
- Juzgados Ejemplo:
01-703.3-E5_Casos justicia pública_2018
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Series Especificas
SeriesDocumentales
Series
Especificas
Especificas
Consultas: Consultas jurídicas Ordenación
Subserie evidencia de los procesos y concepto de consulta 1 Conformar un expediente por año en una unidad de
jurídica desarrolladas en la Universidad. almacenamiento independiente (carpeta).

producción.
Disposición
Una vez cumplido el tiempo de retención de dos (2)
años en el archivo de gestión, se procede a realizar el Rotulación
proceso de eliminación documental.

Responsables
Ejemplo:
01-706.2-E1_Consultas jurídicas_2018
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Series Especificas
SeriesDocumentales
Series
Especificas
Especificas
Trámites de Conciliación: Cursos de conciliación Ordenación
Subserie testimonio de los cronogramas, talleres y evaluaciones 1 Conformar un expediente por año en una unidad de
desarrollados en los cursos de conciliación ofrecidos en la almacenamiento independiente (carpeta).
Universidad.
producción.
Disposición
Una vez cumplido el tiempo de retención de tres (3)

Responsables nombre del expediente_año
La unidad productora es: Ejemplo:

- Consultorio Jurídico 01-706.3-E1_Cursos de conciliación_2018
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Series Especificas
SeriesDocumentales
Series
Especificas
Especificas
Trámites de Conciliación: Libro radicador Ordenación

de actas de conciliación
Subserie evidencia del conjunto de actas de conciliación radicadas 1 Conformar un expediente por año en una unidad de
en el Consultorio Jurídico de la Universidad. almacenamiento independiente (carpeta).

Valores primarios de tipo administrativo y legal.
Una vez cumplido el tiempo de retención de diez (10)


La unidad productora: Ejemplo:

- Consultorio Jurídico 01-706.3-E2_Libro de actas de conciliación_2018
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Series Especificas
SeriesDocumentales
Series
Especificas
Especificas
Trámites de Conciliación: Libro radicador de Ordenación

constancias de conciliación
Subserie evidencia del conjunto de constancias de conciliación

radicadas en el consultorio jurídico de la Universidad.
producción.
Disposición
Una vez cumplido el tiempo de retención de diez (10)


Ejemplo:
01-706.3-E3_Libros de constancias de conciliación_2018
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Series Especificas
SeriesDocumentales
Series
Especificas
Especificas
Trámites de Conciliación: Trámites de conciliación Ordenación

con actas
Subserie testimonio de los trámites realizados por la Universidad

referentes a la conciliación con actas.
Valores primarios de tipo administrativo y legal. Valores
secundarios de tipo histórico. 3 Ordenar los expedientes (carpetas) en forma
producción.
Disposición
años en el archivo de gestión se realiza la transferencia Rotulación
al archivo central.


01-706.3-E4_Trámites de conciliación con actas_2018
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Series Especificas
SeriesDocumentales
Series
Especificas
Especificas

con constancias
Subserie testimonio de los trámites realizados por la universidad

referentes a la conciliación con constancias.
producción.
Disposición
años en el archivo de gestión se realiza la transferencia al Rotulación
archivo central y se conservaran permanentemente.

Responsables
Ejemplo:
serie documental es: 01-706.3-E5_Trámites de conciliación con constancias_2018
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Series Especificas
SeriesDocumentales
Series
Especificas
Especificas

con otro resultado
Subserie testimonio de los trámites realizados por la universidad

referentes a la conciliación con otro resultado.
producción.
Disposición
años en el archivo de gestión se realiza la transferencia Rotulación
al archivo central.

Responsables
Ejemplo:
serie documental es: 01-706.3-E6_Trámites de conciliación con otro
resultado_2018
- Consultorio jurídico
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Series Especificas
SeriesDocumentales
Series
Especificas
Especificas
Proyectos Justicia Colectiva: Proyectos justicia Ordenación

país
Subserie testimonio de los documentos utilizados en los 1 Conformar un expediente por año en una unidad de
proyectos de justicia de tipo país.
secundarios de tipo histórico e investigación. 3 Ordenar los expedientes (carpetas) en forma
producción.
Disposición
Una vez cumplido el tiempo de retención, se conservarán
permanentemente estos documentos en el archivo Rotulación
central.

Responsables
Ejemplo:
serie documental es: 01-707.1-E1_Proyectos de justicia país_2018
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Series Especificas
SeriesDocumentales
Series
Especificas
Especificas
Proyectos Justicia Colectiva: Proyectos Justicia Ordenación

GDIP
Subserie testimonio de los documentos utilizados en los 1 Conformar un expediente por año en una unidad de
proyectos de justicia para grupos de derecho de interés público.
producción.
Disposición
Una vez cumplido el tiempo de retención, se
conservarán permanentemente estos documentos en el Rotulación
archivo central.


01-707.1-E2_Proyectos de justicia GDIP_2018
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Series Especificas
SeriesDocumentales
Series
Especificas
Especificas
Proyectos Justicia Colectiva: Proyectos justicia Ordenación

global
Subserie testimonio de los documentos utilizados en los

proyectos de justicia de tipo global.
producción.
Disposición
Una vez cumplido el tiempo de retención, se Rotulación
conservarán permanentemente estos documentos en el
archivo central.

Responsables
Ejemplo:
serie documental es: 01-707.3-E1_Proyectos justicia global_2018
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Series Especificas
SeriesDocumentales
Series
Especificas
Especificas
Apoyo Financiero: Créditos educativos Uniandes Ordenación
Subserie evidencia de los documentos administrativos necesarios 1 Conformar un expediente por año en una unidad de
para la asignación de créditos otorgados por la Universidad almacenamiento independiente (Carpeta).
como apoyo financiero a los estudiantes.
ascendente.
producción.
Disposición
tres (3) años después que el estudiante culmine su Rotulación
programa académico. Cumplido este tiempo se procede
a realizar la transferencia al archivo central.

Responsables
Ejemplo:
serie documental es: 21-1101.1-E1_Créditos Educativos Uniandes_2018
- Apoyo financiero
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Series Especificas
SeriesDocumentales
Series
Especificas
Especificas
Apoyo Financiero: Créditos educativos ICETEX Ordenación
Subserie evidencia de los documentos administrativos 1 Conformar un expediente por año en una unidad de
necesarios para la asignación de créditos otorgados por el almacenamiento independiente (Carpeta).
ICETEX como apoyo financiero a los estudiantes.

tres (3) años después que el estudiante culmine su
programa académico. Cumplido este tiempo se procede Rotulación
a realizar la transferencia al archivo central.

Ejemplo:
serie documental es: 21-1101.1-E2_Créditos Educativos ICETEX_2018
- Apoyo financiero
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Series Especificas
SeriesDocumentales
Series
Especificas
Especificas
Apoyo Financiero: Reportes garantías ICETEX Ordenación
Subserie evidencia de la relación de créditos educativos del

ICETEX
ascendente.
producción.
Disposición

Responsables
Ejemplo:
21-1101.1-E3_Reportes garantías ICETEX_2018
- Apoyo financiero
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Series Especificas
SeriesDocumentales
Series
Especificas
Especificas
Apoyo Financiero: Becas por distinciones Ordenación

académicas
Subserie testimonio de los documentos administrativos 1 Conformar un expediente por año en una unidad de
necesarios para la asignación de becas otorgadas por distinciones almacenamiento independiente (Carpeta).
académicas.
producción.
Disposición
El tiempo de retención se empieza a contar en el archivo
de gestión tres (3) años después que el estudiante
culmine su programa académico. Cumplido este
Rotulación
tiempo se procede realizará la transferencia al archivo
central.
Responsables
Ejemplo:
21-1101.1-E1_Becas por distinciones académicas_2018
- Apoyo financiero
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Series Especificas
SeriesDocumentales
Series
Especificas
Especificas
Apoyo Financiero: Beca quiero estudiar escala Ordenación
necesarios para la asignación de becas quiero estudiar escala
El tiempo de retención se empieza a contar en el archivo

de gestión tres (3) años después que el estudiante
culmine su programa académico. Cumplido este
Rotulación
tiempo se procede realizará la transferencia al archivo
central.
Ejemplo:
serie documental es: 21-1101.1-E1_Becas quiero estudiar escala_2018
- Apoyo financiero
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Series Especificas
SeriesDocumentales
Series
Especificas
Especificas
Apoyo Financiero: Descuentos por hermanos

Ordenación
Subserie testimonio de los trámites de descuentos por hermanos 1 Conformar un expediente por año en una unidad de
vinculados en la Universidad. almacenamiento independiente (Carpeta).

producción.
Disposición

años en el archivo de gestión, se procede a realizar el
Rotulación
E Identificar cada expediente con el código de la serie_

Ejemplo:
serie documental es: 21-1101.1-E1_Descuento por hermanos_2018
- Apoyo financiero
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Series Especificas
SeriesDocumentales
Series
Especificas
Especificas
Ingresos: Matrículas Ordenación
Subserie evidencia de los antecedentes de procesos de matrículas

en la Universidad.
contable.

Responsables E Identificar cada expediente con el código de la serie_

Ejemplo:
- Tesorería
25-1502.1-E1_Matrículas_2018
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Series Especificas
SeriesDocumentales
Series
Especificas
Especificas
Ingresos: Facturación Ordenación
Subserie evidencia de los documentos de soporte referentes a las

facturas de venta y facturas por dominio de la Universidad.
contable. 3 Ordenar los expedientes (carpetas) en forma
producción.
Disposición
Se conservan en el archivo de gestión por un (1) año.
Cumplido este tiempo se enviarán al archivo central por Rotulación
nueve (9) años.

Responsables
Ejemplo:
25-1502.1-E2_Facturación_2018
- Tesorería
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Series Especificas
SeriesDocumentales
Series
Especificas
Especificas
Gestión de Crédito y Cartera: Cobro por cartera Ordenación
Subserie testimonio de los documentos administrativos utilizados 1 Conformar un expediente por año en una unidad de
para el cobro de cartera en la Universidad. almacenamiento independiente (Carpeta).

contable. Valores secundarios de tipo histórico. 3 Ordenar los expedientes (carpetas) en forma
Los documentos estarán en el archivo de gestión por

tres (3) años. Cuando el tiempo se cumpla se enviará al
archivo central la documentación establecida para su Rotulación
transferencia e integración a la historia académica del
estudiante.
La unidad responsable de transferir al archivo central la 25-1502.2-E1_Cobro de cartera_2018
- Tesorería
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Series Especificas
SeriesDocumentales
Series
Especificas
Especificas
Egresos: Gestión de cuentas por pagar Ordenación
utilizados para la gestión de cuentas por pagar en la Universidad. almacenamiento independiente (Carpeta).

Los documentos estarán en el archivo de gestión por un

(1) año a partir del cierre del año contable, cumplido este
tiempo se enviarán al archivo central por nueve (9) años. Rotulación

La unidad responsable de transferir al archivo central la 25-1503.1-E1_Cuentas por pagar_2018
- Contabilidad
- Tesorería
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Series Especificas
SeriesDocumentales
Series
Especificas
Especificas
Egresos: Arqueos Ordenación
Subserie testimonio de los reportes, formularios y facturas

utilizadas en los arqueos de la Universidad.
La documentación estará dos (2) años en el archivo Rotulación

de gestión, cumplido este tiempo y se determine que
han cumplido con su trámite y vigencia se procederá a
realizar el proceso de eliminación documental.
La unidad productora es: 25-1503.1-E2_Arqueos_2018
- Tesorería
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Series Especificas
SeriesDocumentales
Series
Especificas
Especificas
Gestión contable: Administración de datos Ordenación

maestros (proveedores)
Subserie testimonio de la gestión de los datos maestros de 1 Conformar un expediente por año en una unidad de
proveedores en la Universidad.
La documentación estará en el archivo de gestión por

dos (2) años, cumplid este tiempo y se determine que han Rotulación
cumplido su trámite y vigencia se procederá a realizar el
proceso de eliminación documental
La unidad productora es: 25-1505.1-E1_Datos maestros de proveedores_2018
- Contabilidad
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Series Especificas
SeriesDocumentales
Series
Especificas
Especificas
Gestión contable: Registros contables Ordenación
Subserie testimonio de los informes financieros de proyectos y 1 Conformar un expediente por año en una unidad de
de conciliación bancaria utilizados en la gestión contable de la almacenamiento independiente (Carpeta).
Universidad.
Valores secundarios de tipo histórico. 3 Ordenar los expedientes (carpetas) en forma
Los informes de conciliación bancaria estarán en el
archivo de gestión por un (1) año; Cumplido este tiempo
serán transferidos al archivo central en donde estarán
por nueve (9) años. Los informes financieros de proyectos Rotulación
estarán en el archivo de gestión por un (3) año. Cumplido
este tiempo serán transferidos al archivo central en donde
estarán por nueve (7) años. Identificar cada expediente con el código de la serie_
La unidad responsable de transferir al archivo central la 25-1505.1-E2_Registros contables_2018
- Contabilidad
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Gestión Financiera y Tributaria: Libros oficiales Ordenación
Subserie testimonio de los libros diario y libro mayor y balance

necesarios en la gestión financiera de La Universidad.
ascendente.
Se consevarán en el archivo de gestión por un (1) año a
partir del cierre inmediatamente anterior año contable,
cumplido este tiempo se enviarán al archivo central
para su conservación por (9) años. Luego de cumplir Rotulación
este tiempo pasarán a ser documentos históricos que
serán de conservación permanente mostrando todas las
actuaciones financieras de la Universidad. Identificar cada expediente con el código de la serie_
La unidad responsable de transferir al archivo central la 25-1505.2-E1_Libros oficiales_2018
- Contabilidad
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Series Especificas
SeriesDocumentales
Series
Especificas
Especificas
Gestión Financiera y Tributaria: Presentaciones Ordenación

a revisoría fiscal
Subserie evidencia de los estados financieros de la Universidad 1 Conformar un expediente por año en una unidad de
que se presentan a la revisoría fiscal.
Se conservarán en el archivo de gestión por un (1) año
a partir del cierre del año contable, cumpliendo con ese
tiempo se enviarán al archivo central por nueve (9) años.
Luego de cumplir este tiempo pasarán a ser documentos Rotulación
históricos que serán de conservación permanente
mostrando todas las actuaciones financieras de la
universidad. Identificar cada expediente con el código de la serie_
La unidad responsable de transferir al archivo central la 25-1505.2-E2_Presentaciones a revisoría fiscal_2018
- Contabilidad
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Series Especificas
SeriesDocumentales
Series
Especificas
Especificas
Gestión Financiera y Tributaria: Reportes Ordenación

organismos de control-impuestos
Subserie testimonio de todos los documentos necesarios para 1 Conformar un expediente por año en una unidad de
realizar los reportes a organismos de control referentes a almacenamiento independiente (Carpeta).
impuestos.
contable. Valores secundarios de tipo histórico. 3 Ordenar los expedientes (carpetas) en forma
producción.
Disposición
La documentación estará en el archivo de gestión por
dos (2) años contados a partir del primero de enero del Rotulación
año siguiente al de su elaboración, cumplido este tiempo
se procederá a realizar el proceso de transferencia al
archivo central conservando la documentación por tres
(3) años. Identificar cada expediente con el código de la serie_
La unidad responsable de transferir al archivo central la 25-1505.2-E3_Reportes a organismos de control_2018
- Contabilidad
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Series Especificas
SeriesDocumentales
Series
Especificas
Especificas
Convenios de Monitorías con Estudiantes Ordenación
Serie testimonio de las cuentas de cobro de los convenios de 1 Conformar un expediente por año en una unidad de
monitoría a estudiantes por labor realizada.
Los documentos estarán en el archivo de gestión por

(3) años. Terminado este tiempo serán transferidos al Rotulación
archivo central haciendo parte integral de la historia
académica del estudiante.

Ejemplo:
serie documental es: 25-1505.3-E1_Convenios de monitorías con
estudiantes_2018
- Contabilidad
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Los Documentos...
Unidades de Almacenamiento
TIENEN VALOR
Conforman el patrimonio documental de la Universidad y del país
Unidad de Almacenamiento Unidad de Almacenamiento
Unidades de almacenamiento Folders y Carpetas

Elementos que contienen un conjunto de documentos, de tal forma
que garantice su preservación e identificación. Referencia: folder de yute con
aleta verticalinferior fija.
Las unidades de almacenamiento pueden ser adquiridas Medidas:tamaño oficio, 34 cm de
por medio de la Oficina de Compras de la Universidad y a alto x 23.7 cm de ancho.
través del catálogo de outsouring. Características: cartón de yute
de 320 gramos sin impresión.
Pliegues de expansión en el lomo,
Cajas para una capacidad máxima de
200 folios.
Referencia: caja de archivo X200
Medidas:40 cm de fondo x 26cm de Referencia: divifolder de cinco
alto x 21cm de ancho. divisiones.
Características: cartón de alta Medidas:tamaño oficio, 34 cm
resistencia calibre 930, con abertura
de alto x 23.7 cm de ancho.
de tapa frontal sin impresión, estilo
Características: carpeta con
nevera en direción a la izquierda.
Sistema de ensamble a base de
fuelles en tela y divisiones. Gancho
pliegues sin adhesivo o pegante, legajador por cada separador.
troqueladas. permite el archivo de documentos
en varios item de acuerdo con el
Referencia: caja de archivo X300 numéro de separadores que posee.
Medidas: 42 cm de fondo x 27cm de
alto x 31cm de ancho, con tapa.
Características: cartón de alta
resistencia sin impresión, calibre
930, con tapa superior. Sistema de En caso que requiera ganchos legajadores, se recomienda
ensamble a base de pliegues sin utilizar ganchos legajadores plásticos, que no causan
adhesivo o pegante, troqueladas. deterioro al papel y evitan accidentes laborales.
Los Documentos... Glosario
INFORMAN
Para la planificación administración y toma de decisiones.
Glosario Glosario
Expediente
Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos
Glosario generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la
resuloción de un mismo asunto.
Archivo de Gestión Serie documental

Comprende toda la documentación que es sometida a una continua Conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos
utilización y consulta administrativa por parte de las oficinas productoras emanadas de un mismo órgano o sujero productor, como consecuencia del
y otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar ejercisio de sus funciones específicas.
respuesta o solución a los asuntos.
Subserie Documental
Archivo central Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,
Lugar que agrupa los documentos transferidos por los distintos archivos identificadas de forma separada de ésta por su contenido y características
de gestión de la Universidad, cuya consulta no es tan frecuente pero que específicas.
sigue teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas.
Tabla de retención documental
Archivo histórico Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se
Es aquel que se transfieren desde el Archivo Central los documentos de asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo de vida de los docu-
archivo que tendrán una conservación permanente debido a su valor. mentos.
Ciclo vital del documento Tipos documentales

Etapas sucesivas por las que atreviesan los documentos desde su Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con
producción o recepción, hasta su dispocisión final. diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para
clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
Descarte Documental
Destrucción de los documentos que hayan perdido su valor Transferecia documental
administrativo, legal o fescal t que no tengan valor histórico o que Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de ñeste
carezcan de relevancia para la ciencia y tecnología. al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración
documental vigentes.
Disposición final
Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo Definiciones tomadas y adaptadas para la presente guía de:
vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de Archivo General de la Nación. banco Terminológico. Disponible en : http: // banter.archivogeneral.gov.co/
valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, vocab/index.php
selección y/o reproducción. COLOMBIA. Archivo General de la Nación - AGN- Ley 5894 (14 de-julio-2000). Ley General de Archivos.

Información General
Beneficios de gestionar los documentos

institucionales
Garantizar la conservación de
documentos que conforman la
memoria de la Universidad por su valor
histórico, legal, fiscal, entre otros.
Agilizar la búsqueda y consulta

de la documentación.
Disminuir la producción de
documentos y copias innecesarias
reduciendo el consumo de papel.
2018
Jefatura de Administración
Documental
Controlar el acceso y seguridad Diseño
PASSWORD Laura Daniela Barragan Suárez
de los documentos según la
información contenida. Fotografía
Universdidad de los Andes

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vt

Esta guía tiene como objetivo apoyar los procesos de organización

la razón de ser de la Universidad.

Identificar las series documentales que usted produce en el GESTIÓN DE PROYECTOS

ASUNTOS O SUBSERIES SERIES TRD

Tabla de Series Documentales Contenidos EDICIÓN DE

Gestión de gobierno Ordenación

1 Conformar un expediente (carpeta) por año.

Valores administrativos, legales, científicos, históricos y 3 Ordenar numérica o cronológicamente en forma

Gestión Administración - informes Ordenación

1 Conformar un expediente (carpeta) por informe.

Subseries que reflejan las actuaciones, transformación y

Valores administrativos e históricos que aportan información

-Unidades académicas y administrativas

Gestión de proyectos Ordenación

posicionamiento y crecimiento de la investigación, su calidad y el

Valores primarios de tipo administrativo, contable, legal y

Transferir del archivo de gestión al archivo central pasados Rotulación

Responsables Identificar cada expediente con el código de la

Egresos - Gestión de cuentas por pagar Ordenación

Disposición 3 Ordenar los expedientes en forma numérica ascendente,

Presupuesto - Presupuesto oficial Ordenación

Subserie testimonio de la proyecciones y ejecuciones monetarias

A partir del cierre presupuestal se conservará en archivos de gestión

Presupuesto - Requerimientos a presupuesto Ordenación

Valores primarios de tipo administrativo, financieros y legal. 2 Ordenar los

Disposición 3 Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica

Terminado el año fiscal se conservará en archivo de gestión Rotulación

Las unidades responsables de transferir al archivo

Gestión Jurídica Subserie Contrato Civiles

Serie testimonio de los procesos de contratación que realiza la Ordenación

Subserie Contrato de egresos Subserie Contrato de ingresos

Conformar un expediente por cada contrato en una unidad

2 Ordenar los tipos documentales en forma cronológica

3 Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica

Historia Académica Ordenación

Valores primarios de tipo administrativo, legal y valores

Transferir del archivo de gestión al archivo central pasados

Culmine sus estudios

Identificar cada expediente con el código de

Evaluaciones - Evaluaciones de los cursos Ordenación

-Dirección de Admisiones y Registros

Gestión de Contenidos-Edición de contenidos Ordenación

Esta serie constituye los proyectos multimedia que combinan

Valores primarios de tipo legal, administrativo y Rotulación

Identificar cada expediente con el código de

Se conservan los documentos en el archivo de gestión (2) años

Gestión de Contenidos-Divulgación y distribución

Valores primarios de tipo legales, administrativos, Rotulación

Identificar cada expediente con el código de

Programas Académicos no Conducentes a Título -

Esta serie es una agrupación misional de la Universidad, al dar

La unidad responsable de transferir al archivo central la

Programas Académicos no Conducentes a Título - Ordenación

Las unidades responsables de transferir al archivo central

Gestión Humana - Historias Laborales Ordenación

Esta serie es garante del reconocimiento del derecho adquirido

laboral que tuvo el empleado en la Universidad.

Valores primarios de tipo legal, administrativo,

financiero y valores secundarios. -Contratación

El tiempo de retención en archivo de gestión (3) años. Contando

Identificar cada expediente con el código de

Consecución de recursos: Prospectos de donaciones

Conformar un expediente por año en una unidad de