PRESENTACIONES EXITOSAS

Basado en el libro La esencia de la comunicacin Autores: Ron Ludlow y Fergus Panton

A que hace referencia? A presentaciones que buscan lograr de una manera efectiva el logro de un objetivo en particular como: Presentar un servicio, un producto o sistema Crear una imagen y/o una estrategia Convencer respecto a un concepto, un producto o una idea Representar a un grupo, una compaa o un departamento Promover una actitud y/o forma de trabajo Proponer una solucin y/o un nuevo concepto

Sea cual sea el motivo de la presentacin, siempre se debe tener en mente que lo que se busca de manera consistente es promover una mejor comunicacin, las normas ms profesionales de presentacin y el compromiso con una mayor conciencia de las necesidades de otros. No importa lo bueno que sea en su rea o en su campo tcnico, no tendr xito a menos que se haya preparado con todo cuidado. Para una presentacin exitosa es importante tener en cuenta lo siguiente: Debe apoyarse en datos verificables e informacin de calidad Es igual de importante la informacin que se comunica, como la forma de hacerlo, sin exagerar en sta ltima En el mundo actual, bombardeado de medios y formas rpidas de comunicacin, la informacin se est moviendo desde lo escrito hacia lo audiovisual. Es importante tener claro siempre el tipo de audiencia

 Existen cinco etapas a tomar en cuenta para una presentacin exitosa: 1. 2. 3. 4. 5. Establezca su(s) objetivo(s) Planee la presentacin Prepare los materiales Ensaye y practique Est listo y preparado el da de la presentacin

Cada etapa se relaciona con una serie de preguntas clave que le ayudarn a cumplirla de una manera ms efectiva: 1. Establezca su(s) objetivo(s): Por qu est preparando la presentacin? Qu desea obtener de ella? 2. Planee la presentacin: Cul es la formacin de su pblico? Cunto conocimiento poseen los integrantes del auditorio respecto a su tema? Cules son sus puntos fuertes y cules los dbiles? De qu manera sus ideas sern un beneficio o amenaza para ellos? Cul debe ser su apariencia? Cul es su jerarqua respecto a los asistentes? Hay algo en comn con ellos? Qu impresin desea crear? Se han considerado todos los aspectos de la idea? Qu puntos especficos necesitan realzarse? Cules son las posibles objeciones? Dnde se le pedir que haga la presentacin? Qu da y a que hora? Cuntas personas asistirn? Habr otros expositores? Si es as, de que hablaran? Dnde, en la secuencia de sucesos, encaja usted? Necesitar instalaciones con equipo audiovisual? Micrfono? Maneja bien el micrfono? Espera repartir material escrito, etc?

En esta etapa la planeacin del control del tiempo es un punto muy importante, una sugerencia al respecto es la siguiente estructura: Parte de la presentacin Tiempo Introduccin y objetivos (una introduccin tiene que ser 10% del tiempo total corta, animada y capaz de captar la atencin del auditorio) Introduccin de los temas y/o asuntos principales 20% del tiempo total Desarrollo de los temas y puntos principales 40% del tiempo total Integracin de los temas y los asuntos principales 20% del tiempo total Resumen o conclusin 10% del tiempo total Cuando ya ha planeado su presentacin, examine que: Haya definido los objetivos de manera correcta Su presentacin tenga una estructura fcilmente identificable Va a decir todo lo que tiene que decir La secuencia es lgica Hay tiempo disponible para todo lo que desea decir Cada parte de la presentacin este calculado de manera correcta La presentacin impresionar Todo lo anterior apunte al logro de sus objetivos 3. Prepare los materiales: Eligi el medio o las ayudas indicadas, teniendo en cuenta el auditorio, la audiencia, el tiempo y la tecnologa disponible? Se apoyar en grficos, iconos o dibujos? Distribuir material didctico o informativo si es conveniente? Para las PRESENTACIONES EN POWER POINT tenga en cuenta: Mximo 6 puntos clave por diapositiva Mximo dos lneas por punto clave. Combine adecuadamente el fondo con el color del texto. El color rosado es bastante femenino. El color negro es bastante formal. El verde es naturaleza, el ambiente. El rojo se relaciona a pasin, amor, agresin. El blanco sugiere limpieza, simplicidad, reverencia. El azul, tecnologa, futuro. No sature la presentacin con sonidos o elementos voladores. Utilice grficas sencillas y procure guardar un mismo tipo de dibujos o fotografas.

 Tamao de la letra: 24 puntos: tamao recomendado para textos 36 puntos: tamao recomendado para ttulos. Trate de usar uno o dos tipos de letra. Recomendadas: Ms Sans Serif, Times New Roman, Century, Arial, Book Antigua y No recomendadas: Bradley Hand ITC, Curlz MT, Matisse ITC, Monotype Corsiva, Script 4. Ensaye y practique: Ha pensado en ensayar la presentacin antes del da en que la realizar? Prefiere practicar a solas, frente da un espejo o alguien de confianza? Es importante recibir retroalimentacin de esta prctica? Podra grabar la presentacin de ensayo para detectar sus posibles errores?

5. Est listo y preparado el da de la presentacin: Llegue temprano al lugar de la presentacin y verifique el tiempo con el que cuenta para su intervencin. Verifique la disposicin y estado de las ayudas tcnicas. Salude y agradezca a la audiencia. No se limite a leer las diapositivas; interacte con el pblico. Permita las preguntas (durante o al final) y responda con cortesa. Utilice adecuadamente el tablero Maneje bien el tiempo Algunas tcnicas a tener en cuenta Palabras a utilizar: Las palabras son el principal vehiculo para establecer la comunicacin, de modo que su objetivo ser expresarse con claridad, concisa e inteligiblemente, y de manera entusiasta, interesante y motivante. Los apoyos audiovisuales son importante para mejorar los puntos que desea resaltar, pero intente tambin crear la imagen a travs del uso de palabras. Utilice ejemplos, analogas y figuras para proporcionarle a su anlisis ilustraciones grficas interesantes. Evite el uso de expresiones como: aja, este,bueno, no?, etc. En vez de utilizarlas, invente una pausa y aclare sus pensamientos, consulte sus notas, tome aire. Cudese del uso de los tecnicismos si el auditorio no tiene la misma experiencia y conocimientos que usted. Utilice palabras sencillas y fciles de entender.

Apariencia: Las personas formamos suposiciones rpidamente a partir del contacto visual. No necesariamente ser juzgado por su apariencia, pero recibirn su presentacin de acuerdo con la forma en que se presente a s mismo. Algunos puntos a considerar son: Vstase de manera cmoda, lo cual significa evitar ropa muy ceida, nueva o calurosa. Vstase de acuerdo a la ocasin. Intente no utilizar un atuendo que resulte ser distractor, o un perfume o locin que tengan un aroma intenso. Si usted es el tipo de persona que juguetea con las cosas, evite tener a la mano cualquier objeto que fomente ese hbito (ej: pulseras, etc). Uso de la voz: La forma de emplear la voz ayudar a transmitir un mensaje controlado, interesante, racional y coherente. Los aspectos a considerar son: Volumen: adapta la sonoridad de su voz a la dimensin del pblico, al tamao y a la cualidad acstica de la sala, y al nfasis que desea colocar a ciertas palabras. Recuerde que la primera intencin de cualquier orador es que lo oigan, no tiene que gritar para que lo entiendan, pero si habla ms fuerte se comunicar con ms claridad. Entonacin: hablar montonamente puede ser muy aburrido para el oyente. Utilice la entonacin para poner nfasis en las palabras, producir ciertos efectos y sealar una pausa o un enlace con otra cuestin. Si levanta la voz ligeramente parecer que aumenta la intensidad del sentimiento que pone en esas palabras en particular. Si habla con ms suavidad aumentar la concentracin del pblico. Timbre: cambiar el timbre de voz a menudo es una indicacin para los oyentes de que usted ha terminado un tema en particular y de que est a punto de pasar al siguiente. Un cambio de timbre tambin produce un efecto dramtico. Velocidad: hablar con una rapidez constantes es tan aburrido como hablar montonamente. Necesitar practicar como acelerar y frenar el ritmo de lo que est diciendo. Es mejor si empieza una presentacin lentamente, pues le ser posible acelerar a medida que avanza. Una pausa producir un buen efecto, debido a que crea expectativas y fomenta la atencin. Los resmenes deben hacerse despacio, teniendo en mente que para la mayora de las personas la informacin es nueva, y por consiguiente, necesita ms tiempo para digerirla.

Respiracin: el nerviosismo tal vez ocasione que su respiracin sea irregular y entrecortada. Es buen ejercicio para la confianza en s mismo el saber que es posible decir el prrafo mas largo sin jadear al final. Si se da cuenta de que se est quedando sin aliento, se pondr ms nervioso, se agitar an ms y perder el aliento, lo cual lo pondr mas nervioso Si se da cuenta de que esto est sucediendo, entonces es mejor aspirar una gran bocanada de aire, fuera de programa, que seguir agitndose.

Lenguaje Corporal: El uso de una comunicacin no verbal conduce a una mayor efectividad. Para controlar el posible nerviosismo que probablemente sienta, prese erguido; no slo se ver confiado en s mismo, sino que tambin se sentir ms seguro. Asegrese de no lucir desgarbado, de no exagerar los movimientos que distraigan al auditorio y de controlar cualquier hbito que los dems consideren inadmisible. No tema utilizar gestos, pero que sean naturales. Si encuentra difcil utilizar gestos y al mismo tiempo sentirse natural, intente que tanto sus sentimientos como lo que quiere decir se reflejen en sus expresiones. Esto facilitar que los asistentes se relacionen con el mensaje. Las expresiones faciales se reflejarn en los asistentes. Si usted se ve serio, su pblico sentir lo mismo y reflejar ese sentimiento hacia usted. Recuerde sonrer, una sonrisa le dar calidez a su presentacin y tambin le ayudar a crear una atmsfera amigable y una relacin positiva con su auditorio. Respuestas a preguntas: Escuche las preguntas con atencin y respndalas lo ms directamente posible. Es bastante brusco decirle a una persona que la pregunta que hizo es estpida o ya fue respondida durante la presentacin. Trate de ponerse en el lugar de quien la hizo y acepte que puede ser que deba dar explicaciones ms claras acerca de la cuestin para responder a determinada pregunta. La manera de iniciar la sesin de preguntas influye mucho sobre la forma en que transcurrir. Si se pregunta con brusquedad: Bueno, hay preguntas?, es probable que el pblico no desee participar. Si dice amablemente: Estoy seguro de que mi presentacin les ha dado bastantes motivos de reflexin. Tratar de explicar cualquier tema que no les haya quedado claro. Hay preguntas?, entonces habr ms oportunidad de garantizar una respuesta positiva. No tema plantear usted mismo una pregunta si nadie hace ninguna voluntariamente despus de cierto tiempo. Una vez superado el primer obstculo, los dems se sentirn menos nerviosos para participar. Evitar la cuestin no dejar satisfechos a los asistentes, y si trata de aparentar que sabe algo cuando no es as no har que lo admiren. Si le hacen una pregunta y no conoce la respuesta, admita su falta de conocimiento, pero prometa encontrar una respuesta posteriormente. Fingir

que sabe tal vez funcione algunas veces con ciertas personas, pero cudese, puede haber expertos entre el pblico.