Conceptos básicos de bases de datos

Una base de datos es un conjunto de datos ordenados según ciertas reglas y criterios y que pueden
consultarse.
El programa que permite el almacenamiento de los datos y que facilita su consulta se llama sistema
gestor de bases de datos.

Access y Base son sistemas gestores de bases de datos relacionales, es decir, pueden relacionar datos de
distintas tablas. Esto permitirá, entre otras cosas, obtener datos combinados de varias de ellas o llevar
a cabo actualizaciones que garanticen la integridad de los datos.
Las bases de datos de Access se guardan en ficheros de extensión .mdb y las de Base con extensión .odb

OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS

 Tablas: Son el objeto principal de una base de datos. En las tablas es donde se almacena toda la
información de la base de datos. Cada tabla contiene información sobre un tema o asunto
particular, cómo por ejemplo los clientes de una empresa.
Las tablas están formadas por filas y columnas
o Un registro es cada una de las filas de la tabla. Es una ficha que contiene toda la
información de un mismo elemento (persona, libro, etc.)
o Un campo es cada una de las columnas de la tabla. Es una característica o atributo común a
todos los registros (por ejemplo: Apellido, Nombre, Título, etc.)
Las tablas utilizan lo que se denomina una clave o clave principal para identificar los registros de
forma única, ésta clave puede estar formada por uno o más campos. La clave principal servirá
para relacionar unas tablas con otras.

 Consultas: Permiten dar respuestas a las preguntas que se puedan plantear acerca de los datos
almacenados. Las consultas proporcionan una visión especial de los datos, partiendo de una o más
tablas. Mediante las consultas tendrás la posibilidad de obtener toda la información contenida
en las tablas añadiendo interesantes funcionalidades:
o Filtrar la información para recuperar sólo aquellos datos que te interesen en cada caso.
o Ordenar la información recuperada utilizando tantos criterios como necesites.
o Utilizar varias tablas para obtener datos combinados de ellas.
 Un Formulario es una ventana diseñada para que los usuarios tengan un acceso más agradable a
los datos. El formulario permite introducir, modificar, consultar y borrar los registros de la tabla o
consulta para la que se ha diseñado. Es la forma idónea de introducir y editar los datos.
 Informes: Los informes tienen la misión de mostrar los datos existentes en una base de datos
de forma principalmente impresa aunque existen otras posibilidades como la generación de
archivos en formato PDF. Los informes se suelen construir a partir de los resultados obtenidos
de la ejecución de consultas..

Campos de la tabla
La estructura interna de la tabla está formada por campos. Estos campos determinan el carácter de la
información que almacenan y se identifican mediante un “nombre de campo”. El Tipo de datos
determina el carácter de la información que contiene el campo. No es lo mismo almacenar valores
numéricos con los que posteriormente podremos realizar operaciones matemáticas, que guardar textos
como los nombres de los alumnos.

En la siguiente lista se recogen los tipos de datos para un campo (para el programa Base de
OpenOffice.org). Ver también la tabla en la página 280 del libro.
  Tiny Integer: Utilizado habitualmente para números enteros pequeños comprendidos entre
-128 y 128.
 BigInt: Corresponde a un número entero de hasta 19 cifras.
 Nota: Tipo carácter, destinado a almacenar textos de gran longitud como pueden ser
comentarios, etc.
 Texto fijo: Muy útil para almacenar datos de tipo carácter con una longitud fija, que
especificamos en la propiedad Longitud.
 Número: Es el tipo numérico más flexible. Permite determinar su tamaño y su precisión en
cuanto al número de valores decimales que puede representar.
 Decimal: Número en punto flotante equivalente al anterior.
 Integer: Es el tipo de datos normalmente utilizado para almacenar enteros. Admite valores
comprendidos entre -2147483648 y 2147483648.
 Small Integer: Este tipo de datos de números enteros sólo se suele utilizar si se necesita
economizar espacio de almacenamiento, ya que su rango va desde -32768 hasta +32767.
 Doble: Tipo de datos numéricos con decimales en el que se aplica el redondeo.
 Texto [VARCHAR]: Tipo de campo destinado a cadenas de caracteres cuya longitud no es fija.
En la propiedad Longitud se determina su longitud máxima.
 Sí/No: Este tipo de datos, conocido como “booleano”, se utiliza para representar datos
Verdadero/Falso o Sí/No o 1/0.
 Fecha, Hora y Fecha/Hora: Estos tipos de datos se utilizan para almacenar información
referida a horas, fechas o su combinación. El formato de presentación lo podemos seleccionar
en la propiedad Formato.

Campos claves

En cualquier base de datos los registros incluidos en sus diferentes tablas deben estar perfectamente
identificados y de esto se encargan las claves o llaves. Cada tabla debe contener al menos un campo
que permita identificar unívocamente cada registro.

Campo clave o Clave Principal o Llave primaria: Es el campo (o conjunto de campos) que identifica de
forma única a cada registro. La clave principal impide que haya entradas duplicadas en el campo que
define la clave, ya que no pueden existir dos registros con la misma clave.

RELACIONES:

 Para definir una relación entre dos tablas han de tener un campo común; el campo común debe ser
clave principal, al menos, en una de las tablas.
 Una vez establecida la relación, la tabla donde está el campo clave, se denomina tabla principal y
la otra se llama tabla relacionada o secundaria y el campo que hace referencia a la clave principal
se llama clave externa.

Tipos de relaciones:

 Uno a varios (1:N): Es la más usual. Cada registro de la tabla principal puede estar relacionado
con varios de la tabla secundaria. Se adopta cuando sólo uno de los dos campos relacionados es
clave principal.
o El campo común de la 1ª tabla debe estar definido como clave principal
o Los tipos de datos y propiedades de los campos que relacionan las dos tablas deben ser
iguales en ambas.
o La entidad del lado “uno” de la relación siempre es la tabla principal.
 Uno a Uno (1:1): Poco habitual. Se crea cuando ambos campos son clave principal.
 Varios a Varios (M:N): Cada registro de la primera tabla puede estar relacionado con varios de la
segunda y viceversa. Cómo la relación no puede establecerse directamente, se precisa de una 3ª
 tabla intermedia que tenga como campo clave las claves externas de las dos tablas relacionadas.
Así pues, en realidad, una relación varios a varios son dos relaciones uno a varios.

Integridad referencial:

Es un sistema de reglas para garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son
válidas y que no se eliminan ni modifican accidentalmente datos relacionados.
Para poder exigir Integridad referencial:
 El campo común de la tabla principal debe ser clave principal (ó tener un índice único)
 Los campos relacionados deben tener el mismo tipo de datos.
Reglas de Integridad referencial:
 No se puede introducir un valor en el campo clave externa (tabla secundaria) si éste no existe
en la clave principal (Tabla principal).
 No se puede eliminar un registro de la tabla principal si existen registros relacionados en la
tabla secundaria.
 No se puede cambiar un valor de la clave principal en la tabla principal si ese registro tiene
registros relacionados