SECCIÓN A.

PROVEEDOR DEL HALLAZGO

IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGO (Diligenciado por la SG-SST)

Dirección de la Unidad Operativa

Localidad en la que se identificó Nombre de la unidad Operativa Link Fotografia del hallazgo en Prioridad de intervención del hallazgo
Origen del hallazgo Fecha Identificación del hallazgo Código del hallazgo Donde se identificó el hallazgo en la que se identifica el hallazgo Descripción del hallazgo
el hallazgo (en caso que aplique) (en caso que plique) caso que aplique identificado ( en caso que aplique)
(en caso que aplique)

Describa brevemente el hallazgo,

Registre la fecha (día/mes/año) en la
que se identificó el hallazgo.
Describa brevemente el origen
(Escriba la fecha en que se radicó el el hallazgo. (Se debe dar continuidad al numero
del hallazgo.
documento que soporta la
identificación del hallazgo).
Relacione brevemente el nombre del
documento, informe o fuente, en la
cual se identificó el hallazgo.
(Cuando el origen del hallazgo
corresponde a una auditoría interna
Corresponde a un número único, que identifica
o externa: visitas, inspecciones entre
otros
consecutivo)
transcriba la fuente del hallazgo tal
como fue comunicado en el
documento que soporta su
identificación).
Relacionar la localidad cuando el
hallazgo sea identificado en una
unidad operativa
cuando el origen del hallazgo
corresponde a una auditoría interna
o externa:
transcriba el hallazgo tal como fue
comunicado en el documento que
Copie el link de la carpeta en la que
Indique el nombre exacto de la soporta su identificación.
Indique la dirección exacta de la se accede a la foto colocando el Indique la prioridad de intervención acorde al
unidad operativa jardín, centro
unidad operativa. número del hallazgo en caso de hallazgo presentado, Alta, Media o Baja
crecer, centro amar, entre otros. (Cuando el hallazgo supere la
aplicar.
capacidad de la celda, se copia el
inicio y el final con puntos
suspensivos en el intermedio y se
menciona la(s) página(s) del informe
o documento que comunica el
hallazgo).

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 PROCESO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

FORMATO DE REGISTRO Y CONTROL DE HALLAZGOS SST

SECCIÓN B. ETAPA DE FORMULACION

IDENTIFICACIÓN DE LA ACCIÓN Periodo definido para la ejecución de la acción

Dependencia responsable de Dependencia responsable de Fecha final despues de

Causas Descripción acción de mejora Tipo de acción Indicador Formula Indicador Cantidad meta Descripción meta Fecha de inicio Fecha de terminación Días de prorroga
coordinar la acción ejecutar la acción prorroga

Escriba el valor
entero o la fórmula
Registre la(s) causa(s) identificada(s)
para calcularlo, que Registre la fecha
(para las cuales se puede utilizar un Escriba la variable Escriba el valor
permita observar el (día/mes/año) en la que Indique número de días
ejercicio de aplicación de metodología de que se pretende esperado del Celda automática,
cumplimiento de la finalizará la ejecución de la de prorroga que
análisis de causas o implementar alguna medir. indicador de forma Escriba de manera cualitativa la Registre la fecha (día/mes/año) a (Su cálculo se extrae de
acción definida. acción. requiere para la
de las siguientes metodologías para Elija de la lista cuantitativa. meta del indicador. partir de la cual empieza la las columnas "S+T" que
(No debe superar doce (12) ejecución de la acción.
realizar un análisis de causas adecuado: desplegable el tipo (Ejemplo 1: No. de Elija de la lista desplegable la Elija de la lista desplegable la ejecución de la acción. determina la fecha final
Escriba la(s) acción(es) a desarrollar para (Ejemplo 1: No. meses a partir de la fecha de (Previa solicitud por
diagrama causa - efecto (espina de de acción personas capacitadas (Ejemplo 1. Cantidad: (Ejemplo 1: funcionarios dependencia responsable de dependencia responsable de (Debe ser igual o posterior a la (día/mes/año) para la
subsanar la causa del hallazgo. personas inicio y dependerá de la parte de la
pescado), cinco Por qué, árbol del Ejemplo 2: Una (1) 1500 capacitados coordinar la acción. ejecutar la acción. fecha de identificación del ejecución de la acción,
capacitadas / No. prioridad de intervención, baja dependencia
problema (árbol de fallas). Puede utilizar política de SST Ejemplo 2. Cantidad: Ejemplo 2: informes de SST hallazgo) incluida la prorroga
total de personas por máximo 3 meses, media responsable de
la metodología que considere útil y formulada) 100%) reportados) aprobada).
capacitar máximo 6 meses alta máximo ejecutar o coordinar la
amigable).
Ejemplo 2: Una (1) 12 meses). acción)
política de SST
formulada)
OCESO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

DE REGISTRO Y CONTROL DE HALLAZGOS SST

SECCIÓN C. ETAPA SEGUIMIE

1. Autocontrol por parte de la dependencia responsable de ejecutar o coordinar la acción

1. Descripción de evidencias o
1.Valor de ejecución del
1.Fecha de reporte soportes de la ejecución de la
indicador
acción

Indique el valor en %
(porcentaje) de acuerdo con la
meta definida teniendo en
cuenta lo siguiente:
Registre la fecha (Si la meta es el valor entero
Describa el nombre de los
(día/mes/año) en que uno (1) el porcentaje de
documentos, entrevistas, soportes
realiza el autocontrol cumplimiento de la meta que
y/o inspecciones que den cuenta del
de la acción o el registrará será únicamente cero
avance o cumplimiento de las
reporte de la por ciento (0%) o cien por ciento
acciones.
modificación de la (100%), sin valores intermedios,
acción que le fue para los demás casos se
aprobada. registrará el porcentaje de
avance de acuerdo con la
meta).

ejecutar o coordinar la acción
1.Semáforo
Celda automática, los estados del
semáforo son:
Sin Avance: Cuando las celdas de
fecha de reporte se encuentra
vacías, se resalta en color gris.
Destacado: Cuando el porcentaje
reportado es >=95%, se marca en
color verde
Satisfactorio: Cuando el porcentaje
reportado es >=80% y menor de
95%, se marca en color amarillo
No Satisfactorio: Cuando el
porcentaje es <80%, se marca en
color rojo.
Sin Avance
Sin Avance
Sin Avance
Sin Avance
Sin Avance
Sin Avance
Sin Avance
Sin Avance
2. Autocontrol por parte de la dependencia responsable de ejecutar o coordinar la acción
2. Descripción de evidencias o
soportes de la ejecución de la
2.Fecha de reporte acción / Descripción de la
justificación y tramite de la
modificación aprobada
Describa el nombre de los
Registre la fecha
documentos, entrevistas, soportes y/o
(día/mes/año) en que
inspecciones que den cuenta del
realiza el autocontrol de la
avance o cumplimiento de las
acción o el reporte de la
acciones.
modificación de la acción
que le fue aprobada.
SECCIÓN C. ETAPA SEGUIMIENTO
2.Valor de ejecución del
2.Semáforo
indicador
Celda automática, los estados del
Indique el valor en %
semáforo son:
(porcentaje) de acuerdo con
Sin avance: cuando las celdas de
la meta definida teniendo en
fecha de reporte se encuentra
cuenta lo siguiente:
vacías y se resalta en color gris.
(Si la meta es el valor entero
Destacado: cuando el porcentaje
uno (1) el porcentaje de
reportado es >=95%, se marca en
cumplimiento de la meta que
color verde
registrará será únicamente
Satisfactorio: cuando el
cero por ciento (0%) o cien
porcentaje reportado es >=80% y
por ciento (100%), sin valores
menor de 95% se marca en color
intermedios, para los demás
amarillo
casos se registrará el
No Satisfactorio: Cuando el
porcentaje de avance de
porcentaje es <80%, se marca en
acuerdo con la meta).
color rojo.
Sin Avance
Sin Avance
Sin Avance
Sin Avance
Sin Avance
Sin Avance
Sin Avance
Sin Avance
3. Autocontrol por parte de la dependencia responsable de ejecutar o coordinar la acción
3.Fecha de reporte
Registre la fecha
(día/mes/año) en que
realiza el autocontrol de la
acción o el reporte de la
modificación de la acción
que le fue aprobada.
3. Descripción de evidencias o soportes
de la ejecución de la acción / 3.Valor de ejecución del
Descripción de la justificación y tramite indicador
de la modificación aprobada
Indique el valor en % de
acuerdo con la meta
definida teniendo en cuenta
lo siguiente:
Si la meta es el valor
Describa el nombre de los documentos,
entero uno (1) el porcentaje
entrevistas, soportes y/o inspecciones que
de cumplimiento de la meta
den cuenta del avance o cumplimiento de
que registrará será
las acciones.
únicamente cero por ciento
(0%) o cien por ciento
(100%), sin valores
intermedios, para los
demás casos se registrará
el porcentaje de avance de
acuerdo con la meta.
Código: FOR-TH-128
Versión: 0
Fecha: Memo I2021035492 - 22/11/2021
Página: 1 de 1
Autocontrol por parte de la
% Avance dependencia responsable de ejecutar
o coordinar la acción
Acumulado de los seguimientos
3.Semáforo Fue eficaz? Fue efectiva?
por parte de las dependencias
Celda automática, los estados del Seleccionar la opción de
semáforo son: la lista desplegable
Sin Avance: Cuando las celdas de Valorar si la (si/no).
Celda automática.
fecha de reporte se encuentra vacías acción se (Una vez la acción se
Semáforo del % Avances:
y se resalta en color gris. ejecutó al 100% ejecutó al 100% dentro
Gris: Sin porcentaje de avances
Destacado: Cuando el porcentaje dentro del plazo del plazo establecido,
Rojo: Si el porcentaje es entre 0% y
reportado es >=95%, se marca en establecido. valorar la efectividad de
95%.
color verde (Seleccionar la la acción, es decir, la
Amarillo: Si el porcentaje de avances
Satisfactorio: Cuando el porcentaje opción de la acción ejecutada eliminó
es >=96%.
reportado es >=80% y menor de 95% lista la(s) causa(s) que
Verde: Si el porcentaje es 100%
se marca en color amarillo desplegable originaron los hallazgos
No Satisfactorio: Cuando el (si/no)) detectados).
porcentaje es <80%, se marca en
color rojo.
Sin Avance
Sin Avance
Sin Avance
Sin Avance
Sin Avance
Sin Avance
Sin Avance
Sin Avance