EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE Código 110-CON-FR-01

VILLAVICENCIO-ESP
Versión 12
GESTIÓN DE CALIDAD Y MECI Aprobado 2022-05-20
ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD Página 1 de 8

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y EL FORTALECIMIENTO

INSTITUCIONAL EN EL MARCO DEL PROYECTO FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
PARA LA GESTION DE PROYECTOS EN LOS SISTEMAS DE AGUA POTABLE Y
SANEAMIENTO BÁSICO DE LOS DIFERENTES SECTORES DEL MUNICIPIO DE
VILLAVICENCIO” PARA LA GERENCIA DE PLANEACIÓN DE LA EAAV ESP.

Fecha: 2023-02-17

Dependencia solicitante: GERENCIA DE PLANEACIÓN

Datos del Solicitante: GUSTAVO PEÑA CHACON

1. IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD

La Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Villavicencio, tiene como misión prestar de

manera eficaz y eficiente los servicios de acueducto y alcantarillado, servicio de laboratorio
y/o calibración de medidores y análisis de calidad del agua, para lo cual requiere de una
efectiva gestión en su administración para el logro de buenos resultados en los planes y
programas trazados; por ello es de vital importancia que todos los procesos de la empresa
cuenten con el personal idóneo, competente y capacitado para el normal desarrollo de sus
actividades diarias.

De conformidad con lo anterior, la Gerencia de Planeación garantiza el cumplimiento del

objeto de los diferentes contratos de obra, la calidad y uso de los materiales, verificando las
obras contratadas por la empresa, supervisando, controlando y vigilando las acciones del
contratista, además de colaborar en la consecución de las metas establecidas controlando y
dirigiendo procesos de evaluación, buscando el mejoramiento continuo de los procesos en
observancia de la misión, visión y objetivos corporativos de la EAAV. ESP, para lo que se
cuenta con un equipo de ingenieros, no obstante, se requiere de un servicio integral idóneo
para cubrir las necesidades de gestión documental, teniendo en cuenta que se espera un alto
flujo de documentación.

1.1 Descripción del objeto y especificaciones técnicas

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y EL FORTALECIMIENTO
INSTITUCIONAL EN EL MARCO DEL PROYECTO FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
PARA LA GESTION DE PROYECTOS EN LOS SISTEMAS DE AGUA POTABLE Y
SANEAMIENTO BÁSICO DE LOS DIFERENTES SECTORES DEL MUNICIPIO DE
VILLAVICENCIO” PARA LA GERENCIA DE PLANEACIÓN DE LA EAAV ESP.

2. JUSTIFICACIÓN DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD

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La Gerencia de Planeación de la EAAV ESP, requiere contratar una persona idónea como apoyo
a las actividades propias de esta dependencia y apoyar en lo que corresponde recepcionar,
verificar, organizar, foliar, radicar, registrar y clasificar, así mismo brindar apoyo a los
profesionales del área en los diferentes trámites administrativos que requieran de su apoyo, para
optimizar las labores de seguimiento y control en la ejecución de los diferentes procesos para
que de manera integral brinde acompañamiento en la gestión documental de la Empresa de
Acueducto y Alcantarillado de Villavicencio ESP "EAAV ESP".

CONTRATO OBJETO VALOR

No.
PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA
DESARROLLAR ACTIVIDADES EN EL MARCO DEL
PROYECTO “DISEÑOS, FORMULACIÓN,
ESTRUCTURACIÓN, SEGUIMIENTO E
028/2022 INTERVENTORÍA DE PROYECTOS DE AGUA $19.000.000
POTABLE Y SANEAMIENTO BÁSICO PARA
DIFERENTES SECTORES DEL MUNICIPIO DE
VILLAVICENCIO” PARA LA GFERENCIA DE
PLANEACIÓN DE LA EAAV ESP.
PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA
DESARROLLAR ACTIVIDADES EN EL MARCO DEL
PROYECTO “DISEÑOS, FORMULACIÓN,
ESTRUCTURACIÓN, SEGUIMIENTO E
040/2022 INTERVENTORÍA DE PROYECTOS DE AGUA $22.500.000
POTABLE Y SANEAMIENTO BÁSICO PARA
DIFERENTES SECTORES DEL MUNICIPIO DE
VILLAVICENCIO” PARA LA GFERENCIA DE
PLANEACIÓN DE LA EAAV ESP.
PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA
DESARROLLAR ACTIVIDADES EN EL MARCO DEL
PROYECTO “DISEÑOS, FORMULACIÓN,
ESTRUCTURACIÓN, SEGUIMIENTO E
042/2022 INTERVENTORÍA DE PROYECTOS DE AGUA $ 30.000.000
POTABLE Y SANEAMIENTO BÁSICO PARA
DIFERENTES SECTORES DEL MUNICIPIO DE
VILLAVICENCIO” PARA LA GFERENCIA DE
PLANEACIÓN DE LA EAAV ESP.
089/2022 PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA $ 19.000.000
DESARROLLAR ACTIVIDADES EN EL MARCO DEL
PROYECTO “DISEÑOS, FORMULACIÓN,
ESTRUCTURACIÓN, SEGUIMIENTO E
INTERVENTORÍA DE PROYECTOS DE AGUA
POTABLE Y SANEAMIENTO BÁSICO PARA
DIFERENTES SECTORES DEL MUNICIPIO DE
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PLANEACIÓN DE LA EAAV ESP.

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA
DESARROLLAR ACTIVIDADES EN EL MARCO DEL
PROYECTO “DISEÑOS, FORMULACIÓN,
ESTRUCTURACIÓN, SEGUIMIENTO E
091/2022 INTERVENTORÍA DE PROYECTOS DE AGUA $25.000.000
POTABLE Y SANEAMIENTO BÁSICO PARA
DIFERENTES SECTORES DEL MUNICIPIO DE
VILLAVICENCIO” PARA LA GFERENCIA DE
PLANEACIÓN DE LA EAAV ESP.

3. ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS ALTERNATIVAS

3.1. Realizar las diferentes actividades con personal vinculado a la Empresa.
3.2. Suscribir y Ejecutar un contrato con una persona, natural o jurídica, o en la modalidad
de consorcio o unión temporal dedicada a la realización de suministro de bienes y/o
prestación de servicios, de la misma naturaleza a los requeridos.

Alternativa seleccionada:

La alternativa más apropiada para las condiciones actuales de la EAAV ESP, es la número
3.2. Suscribir y Ejecutar un contrato con una persona natural o jurídica, dedicada a la
realización de prestación de servicios de la misma naturaleza a los requeridos, puesto que la
empresa no cuenta con el personal disponible y que implicaría recarga laboral.

4. ESTUDIO ECONÓMICO

La Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Villavicencio “E.A.A.V.” E.S.P. cuenta para el

presente contrato con un presupuesto de DIEZ MILLONES DOSCIENTOS CINCUENTA MIL
PESOS M/CTE ($10.250.000,00)
5. ESTUDIO JURÍDICO

FORMAS DE CONTRATACIÓN: Para la escogencia del contratista, persona natural o

jurídica con conocimientos y experiencia relacionados con el objeto y obligaciones
contractuales, la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Villavicencio ESP “EAAV ESP”,
sustenta este proceso de contratación de conformidad con lo estipulado en el Reglamento
Interno de Contratación, Acuerdo No. 013 de 2008, Capítulo IV, Artículo 11, así;

SOLICITUD PRIVADA DE UNA OFERTA

Se solicitará una (1) oferta o cotización en los siguientes casos sin importar la cuantía:
a. Cuando se trate de un proveedor exclusivo
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b. Cuando se trate de servicios profesionales celebrados con persona natural, o cuando se trate de servicios cuya
especialidad solo pueda encomendarse a determinadas personas naturales o jurídicas, o para el desarrollo directo de X
actividades artísticas, científicas o tecnológicas.
c. Cuando se requería la adquisición de un bien para prueba o ensayo, y solo en la cantidad necesaria para su práctica.
d. En los casos en que la competencia, las circunstancias especiales de oportunidad del mercado, la confidencialidad o las
estrategias de los negocios lo hagan necesarios.
e. En los contratos de urgencia, por la ocurrencia de siniestro, calamidad, desastre, fuerza mayor o caso fortuito o cualquier
otra circunstancia que no dé tiempo a solicitar varias ofertas, los cuales deberán contar con una justificación de la
dependencia de origen que soporten el requerimiento.
f. Para la celebración de un contrato luego de declarado desierto un proceso de invitación pública.
g. La ampliación o modificación de software ya instalado en la empresa, o el soporte del mismo, respecto del cual el
propietario del mismo tenga registrado los derechos.
h. Las actividades relacionadas con proyectos piloto, con los cuales se pretenda lograr objetivos como: Demostrar la
viabilidad de nuevas tecnologías y la compatibilidad con los sistemas existentes. Ilustrar a los usuarios sobre las
capacidades y bondades de las nuevas tecnologías y adquirir conocimientos sobre nuevas tecnologías.
i. El ensanche o renovación de plantas o de plataformas tecnológicas.
j. La adquisición, permuta de bienes inmuebles, o cuando estos se tomen o den a titulo no traslaticio de dominio.
k. Los contratos de mercadeo y publicidad de los bienes y servicios.
l. Prestación de servicios de salud.
m. Contratos de asociación a riesgo compartido u otros de colaboración empresarial.
n. Adquisición, servidumbre o permuta de inmuebles, previo avaluó comercial de un miembro de la lonja de propiedad raíz
o del Instituto Geográfico Agustín Codazzi.
o. Los contratos de comodato.
p. Arrendamiento de inmuebles.
q. Celebración de convenios interadministrativos, convenios de cooperación con entidades públicas, privadas u organismos
internacionales, establecimientos de educación superior y las MiPymes cuya constitución sea superior a un (1) año.
r. Los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de la Empresa (por
ej. El servicio de operación de las plantas, la toma de lecturas, cortes y reconexiones-funciones misionales).
En los contratos no relacionados en los literales anteriores cuyo valor estimado sea igual o inferior a ciento
cincuenta (150) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
SOLICITUD PRIVADA DE VARIAS OFERTAS
Cuando el valor del contrato sea superior a ciento cincuenta (150) salarios mínimos mensuales vigentes e inferior a tres mil
(3000) salarios mínimos legales vigentes.
SOLICITUD PRIVADA DE OFERTAS CON PUBLICACIÓN EN LA PÁGINA WEB DE LA EMPRESA
Cuando el valor del contrato supera los tres mil (3000) salarios mínimos mensuales legales vigentes, e inferior o igual a
seis mil (6000) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
INVITACIÓN PUBLICA
Se formulará invitación pública mediante la publicación de un (1) aviso en un periódico de amplia circulación nacional y/o
regional, e igualmente deberá hacerse la correspondiente publicación en la página web de la empresa cuando la cuantía
del contrato a celebrar sea superior a seis mil (6000) salarios mínimos mensuales vigentes.

6. .PERFIL DEL CONTRATISTA

Profesional con experiencia especifica como auxiliar administrativa, mínimo de doce (12)
meses en el sector público y/o privado, de acuerdo al objeto de la necesidad.

7. OBJETO DE LA CONTRATACIÓN
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7.1. Obligaciones Generales

El contratista se obliga a dar cabal cumplimiento al objeto de la contratación de manera eficiente,

garantizando: 1) Ejecutar el objeto del contrato de acuerdo con las especificaciones y dentro del plazo
estipulado. 2) Actuar con absoluta lealtad y transparencia en cada una de las actividades a
desarrollar. 3) Informar las novedades que se presenten durante la ejecución del contrato. 4) Cumplir
con las obligaciones frente a los Sistemas de Seguridad Social en salud, pensiones y riesgos
laborales en los términos previstos en las normas legales. 5) Ejecutar idónea y oportunamente el
objeto del contrato. 6) Obrar con lealtad y buena fe evitando dilaciones y en trabamientos que
pudieren presentarse. 7) Suscribir las actas que con ocasión al inicio, recibo, terminación y liquidación
al contrato haya lugar. 8) Atender los requerimientos efectuados por el CONTRANTE. 9) Asumir todos
los costos en que incurra para la ejecución del contrato. 10) Presentar informes escritos que el
supervisor del presente contrato le solicite. 11) Cumplir con todas las medidas sanitarias y protocolos
de bioseguridad relacionados con el Covid-19, de conformidad con los lineamientos establecidos por
el Ministerio Nacional de Salud y el contratante, además de notificar oportunamente cualquier síntoma
o sospecha asociada a COVID- 19 y manifiesta que toda información de salud que sea entregada
para minimizar contagios frente a COVID-19 es cierta y refleja fielmente su situación médica. 12)
Contar con los elementos de protección personal necesarios para ejecutar la actividad contratada,
para lo cual asumirá su costo. 13) Informar a los contratantes la ocurrencia de incidentes, accidentes
de trabajo y enfermedades laborales. 14) Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. 15) Informar oportunamente a los
contratantes toda novedad derivada del contrato. 16) Acatar las disposiciones consagradas en el
Decreto 723 de 2013 especialmente las contempladas en el artículo 16. 17) Las demás que se
desprendan y se relacionen en los términos de la oferta, del contrato y de la Ley y se determinen
necesarias para la correcta ejecución del contrato.

7.2. Obligaciones Específicas

El contratista seleccionado se obliga para con la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de

Villavicencio ESP “EAAV ESP” a: 1) Realizar verificación del estado actual de la
documentación reposada en la oficina de planeación, realizando administración a la parte
documental. 2) Ejecutar los procesos de recolección, organización y archivo de la
información del área de planeación bajo el marco de la mejora continua del proceso. 3)
Realizar el seguimiento y suministro de información para la elaboración de informes
mensuales, trimestrales y anuales del área de planeación. 4) Participar en los temas
relacionados con la administración institucional y medio ambiente del área. 5) Participar en el
proceso de administración especial en cuanto a la revisión, organización y archivo de los
formatos de control y seguimiento de la Empresa.
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8. ALCANCE DEL OBJETO

Realizar diagnóstico de la información documental que reposa en la oficina, implementando

los procedimientos vigentes para garantizar la correcta administración de la información
allegada de los proyectos que reposan en la oficina de planeación de la empresa.

9. PRODUCTOS REQUERIDOS (ACTIVIDADES Y ENTREGABLES MÍNIMOS)

El contratista actuará por su cuenta, con autonomía y sin que exista relación laboral, ni
subordinación con El CONTRATANTE, aportando los equipos y demás elementos requeridos
para el desarrollo de su actividad, entregando como soportes de la actividad contratada:
 Documentos y demás evidencias generadas con ocasión a la ejecución del objeto
contractual.
 Entrega de informe mensual de las actividades desarrolladas.
 Desarrollar actividades de gestión documental requeridas por el área de Gerencia de
Planeación.

10.DEFINICIÓN DEL PERFIL PARA LA SUPERVISIÓN DEL CONTRATO

La Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Villavicencio ESP “EAAV ESP” ejercerá la

Supervisión a través del Gerente de Planeación o quien designe o contrate el Gerente General.

11.PLAZO ESTIMADO Y LUGAR DE EJECUCIÓN

El plazo de ejecución del contrato será de cinco (05) meses, contados a partir de la suscripción
del acta de inicio, previa aprobación de la garantía por parte de la EAAV –ESP, y su lugar de
ejecución será la empresa de Acueducto y Alcantarillado de Villavicencio ESP, además de los
sitios asignados por el supervisor en la ciudad de Villavicencio.

12.PÓLIZAS:

Amparos que por la naturaleza del contrato requiera la contratación si aplica de acuerdo al
monto o por especificidad de la contratación
AMPARO SI NO
Seriedad de la oferta X
Cumplimiento del contrato X
Buen manejo y correcta inversión del anticipo X
Devolución del pago anticipado X
Pago de salarios, prestaciones sociales legales e
indemnizaciones laborales X
Estabilidad y calidad de la obra X
Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos X
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suministrados
Calidad del servicio X
Responsabilidad civil extracontractual X
Observaciones:

Cumplimiento general del contrato, en cuantía del diez (10%) del valor del contrato y con la
vigencia igual al plazo de ejecución y seis (6) meses más.
Calidad del servicio, en cuantía del diez por ciento(10%) del valor del contrato y con vigencia
igual a su término de ejecución y seis (6) meses más.

13.VALOR

El presupuesto estimado para la presente contratación es de DIEZ MILLONES DOSCIENTOS

CINCUENTA MIL PESOS M/CTE ($10.250.000,00), el contratista debe asumir con la
presentación de la propuesta, las cargas tributarias (impuestos, tasas y contribuciones) a que
hubiere lugar.

14. FORMA DE PAGO

La EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE VILLAVICENCIO E.S.P., cancelará

el valor del contrato así: mediante CINCO (05) actas parciales mensuales vencidas por valor de
DOS MILLONES CINCUENTA MIL PESOS PESOS M/CTE ($ 2.050.000,00) y/o lo proporcional
al término efectivamente cada una ejecutada, previa presentación de la factura o cuenta de cobro
acompañada de la respectiva acta de recibo suscrita conjuntamente con el supervisor del
contrato.

15. CERTIFICACIÓN DEL PROYECTO GERENTE DE PLANEACIÓN

Se anexa el respectivo certificado del registro de banco de proyectos de la empresa con el No.
P23.4.4.4.1.219 de 06 de enero de 2023.

16. CERTIFICACIÓN DE GERENCIA ADMINISTRATIVA CUANDO SE TRATE DE LA

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PERSONALES

No aplica.

17. CERTIFICACIÓN DEL ALMACENISTA DE LA NO EXISTENCIA DEL BIEN

No aplica.
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Aprobó: _____________________________
GUSTAVO PEÑA CHACON
GERENTE DE PLANEACION

Proyectó: Harold Quevedo – CPS 023 de 2023