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Resumen: Reflexión sobre el concepto de gestión del conocimiento, los fundamentos
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y factores históricos que intervienen en el desarrollo de esta metodología y los
Equipo de la revista efectos de su aplicación en el ámbito de las bibliotecas universitarias (BUs),
principalmente en las nuevas orientaciones estratégicas y el rediseño de los procesos
técnicos y los flujos de información para resituar a las BUs en la galaxia de los
Contacto servicios de información actuales.

Title: University libraries and knowledge management

Abstract: Reflections on the concept of knowledge management (KM), its

foundations and the historical factors that have taken part in the development of this
methodology, specifically concentrating on the effects of applying KM in university
libraries. Special attention is given to developing new strategic directions and
redesigning technical processes and information flows in order to reposition academic
Buscar libraries within the galaxy of current information services.

WWW EPI Keywords: University libraries, Knowledge management, Information services.

La noción de gestión del conocimiento hace referencia a una metodología que

se propone dirigir y controlar el conjunto de procesos productivos que utilizan
información o conocimiento como factor fundamental para generar valor en las
organizaciones.
En este ámbito es esencial la atención y el estudio de los procesos de
transferencia de conocimientos vinculados al ciclo de vida de la información: las
formas de crear, adquirir, distribuir, usar, almacenar y expurgar información o
conocimiento.

La gestión activa del conocimiento implica la construcción de procedimientos

objetivos para convertir el conocimiento individual en patrimonio de la
organización, o sea, para incrementar su capital intelectual, pues la finalidad
última de esta metodología es rentabilizar, hacer operativo y eficiente el saber
almacenado en sus empleados y en la propia organización, lo que supone,
además, evaluar y cuantificar el capital intelectual, así como los cambios en sus
stocks y composición a lo largo del tiempo para sancionar la idoneidad de las
decisiones e inversiones realizadas en el factor información.
Orígenes

Para comprender claramente el significado y novedad de la denominada gestión

del conocimiento, es necesario explicitar las raíces históricas y conceptuales de
las que es deudora y que posibilitan su nacimiento como metodología vicaria y
central en el quehacer de las organizaciones actuales. Los factores que,
fraguados a partir de los ochenta, configuran, nutren y orientan sus líneas de
desarrollo son:

Los cambios en la naturaleza del saber acontecidos en las sociedades

postmodernas.

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La ruptura con los sistemas de escritura y lectura lineal que facilita la
hipertextualidad.
La globalización económica sustentada en la economía informacional.
Las contribuciones de las teorías del management y la inteligencia artificial
centradas en el estudio de las organizaciones como sujetos inteligentes.

El nuevo estatuto postmoderno del saber

En La condición postmoderna: informe sobre el saber, Lyotard señalaba cómo
éste cambiaba de estatuto cuando las sociedades entraban en lo que se ha
denominado sociedad de la información, cambio que ha acontecido de manera
discrónica, pero palpable, en las sociedades occidentales.
Las tecnologías de la información (TIs) afectan a la universidad en sus dos
principales funciones: la investigación y la transmisión de conocimientos,
funciones a las que prestan su apoyo las bibliotecas universitarias (BUs). Las
operaciones de adquisición, clasificación, difusión y explotación de los
conocimientos se transforman, y con ello la propia naturaleza del saber, pues:

Se mercantiliza, en tanto que se produce para ser vendido y consumido en una

nueva producción, perdiendo parte de su antiguo valor de uso.
Debe pasar por los nuevos canales y registrarse digitalmente para convertirse
en operativo.

El resultado es, como ha señalado Freeman, el cambio del paradigma

tecnoeconómico motivado por esta transformación del saber: el paso de una
tecnología basada en insumos baratos de energía a otra sustentada en insumos
baratos de información merced a los avances de la microeléctrónica y las
telecomunicaciones.
Este cambio estatutario reinventa las funciones de los productores de saber o
conocimientos (científicos, investigadores, enseñantes, empleados), los
intermediarios de éstos (bibliotecarios, analistas de información) y los
consumidores (alumnos, profesores, empleados), cuyas interrelaciones mutuas
configuran un nuevo marco de transferencia de conocimientos. La gestión de
este marco, es decir, la gestión de los procesos de transferencia de
conocimientos se convierte en una actividad de primera magnitud en el ámbito
de las organizaciones, la universidad entre ellas. Las BUs están situadas en uno
de los nodos vitales de ese marco. De su capacidad para afrontar con éxito esa
tarea dependerá su propia existencia.

Hipertexto
Es una tecnología que permite un modelo de lectura/escritura basado en el
funcionamiento asociativo de la mente humana. Un sistema de información que
crea un documento compuesto de fragmentos documentales, lo que Barthes
denomina lexias, y de los nexos, nodos o enlaces electrónicos que conectan
esas lexias entre sí (palabras, frases o documentos enteros se asocian
mediante enlaces intratexto o extratexto). El resultado es la producción de una
red de enlaces, que son las relaciones creadas entre los nodos, que permite al
usuario desplazarse o navegar por ella.
Además de aprovechar la digitalización para romper la lógica lineal y jerárquica
del texto impreso, la hipertextualidad incluye mayor información no verbal que
la imprenta (incorpora imágenes muy fácilmente), con lo que se favorece el
carácter multidimensional del pensamiento simbólico no lineal: la integración
de lo textual, sonoro y visual.
En un sistema hipertexto la información se puede recuperar de tres maneras:
siguiendo los enlaces y examinando los contenidos, buscando en la red
mediante palabras o descriptores, y viendo gráficamente la red gracias a
mapas globales.
Es esta idea del conocimiento como sistema de conexiones susceptibles de
estructurar para optimizarlo y hacerlo navegable, lo que las organizaciones
pretenden modelizar mediante el desarrollo de herramientas de gestión del
conocimiento.

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Globalización y economía informacional

La globalización económica producida en la última década se fundamenta en
una economía informacional. Es informacional porque la productividad y
competitividad dependen de la habilidad para generar, procesar y aplicar
eficazmente información y conocimientos, que se convierten en el output o
producto del proceso de producción. Los economistas han resaltado la
capacidad tecnológica, que incluye la base científica de la producción y la
gestión, la I+D, los recursos humanos necesarios para la innovación, la
utilización de las TIs y su difusión por la red de interacciones económicas como
una fuente básica de la competitividad económica actual.

En este entorno global, la metodología productiva desarrollada con la

revolución industrial y concretada en la gestión científica dificultaba la gestión
adecuada de la información. El éxito anterior se basaba en la descomposición
de las partes, en su fragmentación para aumentar la producción. Pero para
gestionar el conocimiento, el enfoque debe ser holístico, cooperativo,
integrador. A ello contribuyen dos instrumentos: el poder computacional de las
TIs, y la aplicación de una nueva gestión que hace uso de la inteligencia y de la
capacidad de aprendizaje de la organización mediante el análisis de sus activos
invisibles para aumentar rentabilidad y productividad.

Organicismo: las organizaciones como sujetos inteligentes

Senge ha desarrollado el concepto de organización discente (learning

organization), caracterizada por estimular el aprendizaje de sus miembros, por
convertir las nuevas tecnologías en procesos o productos nuevos y adaptarse
rápidamente al entorno, por integrar pensamiento y actuación, enfatizando la
generación, aplicación y distribución del conocimiento.
Esto implica desarrollar sistemas para obtener y gestionar conocimiento
externo e interno, tanto formal como informal y, así mismo, favorecer una
conducta informacional en la que los empleados sean parte del proceso de
obtención y difusión de información con el fin de, como han señalado Nonaka
y Takeuchi, convertir en explícito el conocimiento tácito almacenado en forma
de know how en cada uno de ellos.

Lo que estos enfoques resaltan es la concepción de las organizaciones, y las

BUs entre ellas, como sujetos u organismos vivos inteligentes, una de las áreas
de desarrollo de la inteligencia artificial. Organismos inteligentes, pues son
capaces de recibir información, elaborarla y producir respuestas eficaces, es
decir, una noción computacional o instrumental de la inteligencia. Una idea muy
útil de cara a su aplicación económica, porque transforma la inteligencia en un
mecanismo formal que al aprovechar la potencia de computación de las TIs se
convierte en una bomba productiva. Se trata, eso sí, de una concepción de
inteligencia puramente performativa, operativa y eficiente, sin conexión con
fines y valores, una inteligencia no humana en última instancia, lo que genera
insuficiencias que comentaré más adelante.
La gestión del conocimiento en las bibliotecas universitarias

Tres son los objetivos básicos que se plantean las BUs al utilizar las
metodologías de la gestión del conocimiento:

1. Potenciar el acceso al conocimiento que las BUs guardan, tanto el contenido

en documentos y metadatos, como en las personas que trabajan en ellas.
Hay una percepción evidente entre la mejora del acceso y la utilidad de las
BUs: se reduce el tiempo de acceso a la información y su coste, aumenta su
uso y personalización, y se favorece la desintermediación, la
desterritorialización de la información y la de las propias BUs.
2. Aprovechar su experiencia tradicional como depósitos de información y
memorias históricas para agregar nuevos almacenes de conocimientos,
fundamentalmente conocimientos internos estructurados (normas, técnicas,
métodos y políticas) y conocimientos tácitos.
3. Fomentar en su seno conductas culturales eficaces con relación a la creación,
transmisión y utilización de conocimientos, para dinamizar las estructuras
organizativas y prepararse a afrontar, desde una formación y

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profesionalización sólidas, los nuevos retos que se le formulan en el ámbito
de la sociedad de la información.

Convergencias conceptuales y tecnológicas en las BUs

La asimilación por las BUs de conceptos y de tecnologías relacionadas con la

información que convergen en su interior ha contribuido a aceptar con rapidez
las metodologías de gestión del conocimiento. Veamos algunas de estas
convergencias.

Recurso de red y espacio del recurso. Un recurso de información de red es

un conjunto heterogéneo de tipos documentales: ficheros (de documentos, de
aplicaciones, de imágenes), servicios de bases de datos interactivos (catálogos
de bibliotecas, directorios, estadísticas), libros, revistas y otros servicios en
desarrollo. El espacio del recurso se define por el protocolo de acceso a ese
recurso (www, ftp, netbios). Los principales recursos tienen asignados
localizadores uniformes de recursos (URLs).

Bits y átomos. La distinción entre bits y átomos, realizada por Negroponte,

reconfigura el paradigma de los procesos de trabajo a realizar en las BUs.
Hasta ahora, las bibliotecas manejaban átomos como principal mercancía física
(libros, revistas). Frente a los átomos, están los bits, veloces, ingrávidos y
susceptibles de clasificarse en virtud de su inteligencia: desde los bits vulgares
(un texto escaneado como imagen que sólo admite la lectura humana
tradicional) a los bits inteligentes (un texto etiquetado con marcas html, sgml o
TEI —text encoding initiative— o lo que fabriquemos) que permiten hacer
búsquedas, visualizar de varias maneras, filtrar por tema, por emisor...

«Los Sistemas Integrados de Bibliotecas (SIB) no han sido concebidos

para soportar la distribución del conocimiento estructurado interno de
las propias BUs»

Metadatos y recursos que describen. Los metadatos son datos que

describen un recurso de información para facilitar su búsqueda, selección y
recuperación (una ficha bibliográfica, etc.). Son de diferente tipo y
exhaustividad, desde el nombre de un fichero y su dirección (Archie) a datos
altamente estructurados (catálogos de bibliotecas). Los métodos de gestión del
conocimiento permiten integrar metadatos y documentos primarios en un sólo
sistema. De ahí su versatilidad.

Tecnologías para compartir y distribuir información en las BUs. Para

distribuir con eficacia conocimiento e información, las BUs deben utilizar
personas y TIs. Personas para comprender informaciones, estructurar
conocimientos, interpretarlos en contextos más amplios o combinarlos con
otros tipos de información. TIs para adquirir, transformar y distribuir
conocimientos estructurados que cambian con relativa rapidez. Las principales
herramientas informáticas que utilizan las BUs para compartir y distribuir
información son:

Servidores de ficheros. Proporcionan acceso rápido y control a los ficheros

compartidos, pero presentan disfuncionalidades evidentes: es difícil navegar
por directorios con nombres cortos, y más aún si ni siquiera el fichero índice
del servidor ftp describe el contenido de sus fondos.
Conexiones de red “peer to peer”. Los sistemas operativos de Windows
permiten el acceso de usuarios autorizados a nuestro ordenador, pero
comportan la necesidad de conocer quién tiene la información que nos
interesa, lo que sólo es posible transmitiéndolo boca a boca o encontrándolo al
navegar por el disco remoto, algo tremendamente engorroso y caótico.
Correo electrónico. Es una herramienta útil para difundir información, pero
presenta problemas:
1. no siempre sabemos a quién enviar un documento, pues es difícil
prever los posibles interesados;
2. constituye un sistema de depósito transitorio: la información no se
almacena permanentemente y su receptor podría borrarla; y
3. hay problemas de compatibilidad entre diferentes sistemas de correo.
Bases de datos de groupware. Permiten el acceso a las bases de datos a un
grupo especificado de miembros y también su replicación. Tienen problemas

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complejos de mantenimiento y configuración, y también de costes de gestión y
licencias de uso por su carácter de sistemas propietarios.
Directorios o carpetas públicas. Proporcionan un interfaz parecido al del correo
electrónico para acceder a la información pública y privada. Al carecer de
interfaz web pierden integración con los recursos de internet y resultan menos
intuitivos que la navegación con hipertexto.

Sistemas integrados de bibliotecas (SIBs). Los SIBs han sido las ventanas
desde las que las BUs proporcionan la mayoría de sus servicios básicos y
complementarios. Actualmente están en proceso de transformación hacia
entornos gráficos e hipertextuales tipo web y en busca de mayores
capacidades para integrar diferentes recursos de información gracias al
protocolo Z39.50. No concebidos para soportar la distribución del conocimiento
estructurado interno de las propias BUs, requieren TIs complementarias.
Servidores web. La tecnología basada en el protocolo hipertextual http permite
compartir, acceder, editar y navegar fácilmente por amplios volúmenes de
información a los grupos de trabajo y unidades departamentales de las BUs.
Sin lugar a dudas, la integración de los SIBs y el web posibilita las mayores
cotas de distribución y compartimiento de información de cara a configurar las
grandes memorias corporativas que sustentan los métodos de gestión del
conocimiento.

Consecuencias para las bibliotecas universitarias

El impacto de los factores y convergencias apuntadas suscita la reorientación y

reformulación de estrategias y políticas en el seno de las BUs capaces de
asimilar el entorno de la información, dirigir sus acciones y mejorar sus
actuaciones. He aquí algunas de éstas:

Los recursos de información sólo existen si existe un acceso a su

espacio. En adelante, la existencia de los recursos informativos que gestionan
las BUs, sean internos o externos, estará mediatizada por la posibilidad de
acceder al espacio del recurso que lo hace utilizable. La información sólo existe
en la medida en que sea accesible (no hay información sin receptor) lo que
obliga a disponer los recursos en redes como premisa de optimización técnica y
económica.

La obsesión de las BUs por el acceso es la condición misma de su existencia.

Alejadas de las redes y sin compartir recursos no existirán. Gestionar el
conocimiento en las BUs adquiere dos dimensiones: la gestión de recursos
atómicos, los de siempre pero en declive; y la gestión de recursos electrónicos,
tanto primarios (cada vez más) como secundarios (la práctica totalidad).
La función de los bibliotecarios se redefine: gestionar recursos de
información. La adquisición de inteligencia que los recursos de información
adquieren en sucesivas etapas (sobre todo cuando la información de gestión se
digitaliza) consiste en la aplicación de técnicas duras de los bibliotecarios: una
etiqueta y su contenido (los bits de bits de que habla Negroponte) es una
operación de indización y descripción bibliográfica. Si en el pasado la
catalogación automatizada nos liberó de la obsesión (carcelaria a veces) de la
“ficha” y aumentó nuestro tiempo dedicado a tareas de información, la
“inteligencia” de los bits informacionales nos pone en la condición de
evaluadores, organizadores y críticos de los recursos de información, lo que
conduce a asumir funciones de creación y mejora de éstos en forma de síntesis
y reestructuración. Esta gestión obliga a una urgente reprofesionalización de
los bibliotecarios que los directivos de las BUs deben asumir prioritariamente.

Nuevas directrices de las BUs para gestionar el conocimiento. Las BUs

han enfatizado la transparencia y apertura del acceso a los recursos de
información, que se han abierto a nuevas formas de consulta: opacs vía telnet
y web para libros, revistas y literatura gris, bases de datos en cd-rom a nivel de
campus, servicios complementarios remotos como SODs (servicios de
obtención de documentos) y DSIs (distribución selectiva de la información) vía
email. El resultado de esta apertura del acceso es un mayor uso de las BUs y
sus colecciones con una reducción de los costes por uso. Asimismo, se ha
procedido a la reingeniería de los procesos técnicos bibliotecarios desde

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enfoques holísticos, pero respetuosos de la subsidiariedad, que pretenden entre
otras cosas:

Desarrollar herramientas para la gestión de activos intangibles: mapros

(manuales de procedimiento) o normas de servicios para formalizar y
aumentar la calidad en la prestación de servicios; intranets para aprovechar el
know how de cada uno de nosotros, obtener valores añadidos y reducir el
tiempo de formación y los costes de calidad derivados del “no saber”; mapas
de los servicios ofrecidos para favorecer la desintermediación, individualización
y localización de información; programas de formación para la
reprofesionalización permanente de los bibliotecarios; e implementación de
bases de conocimientos para la gestión.
Reconvertir los principios históricos de la gestión de colecciones y diseñar
mapas de colecciones para favorecer el uso de los servicios de información y el
carácter subsidiario de las BUs como catalizadoras de los flujos de
conocimiento.
Obtener el máximo grado de confianza y satisfacción de los usuarios de sus
servicios. Confianza que constituye el indicador y la garantía de una gestión
eficiente de información y conocimiento.

Herramientas para gestionar activos intangibles en las BUs

Mapros o normas de servicios. Los manuales de procedimientos, así como

las normas de servicios, constituyen métodos para objetivizar el conocimiento
tácito de las BUs y potenciar la calidad en la prestación de servicios. Son un
excelente mecanismo de formalización de conocimientos. Describen de manera
sistemática las diversas y sucesivas fases en que se descompone la elaboración
de un servicio o producto elaborado por la biblioteca y permiten establecer una
forma canónica de ejecución.
Utilizados como metodología en los programas de gestión de calidad, han
demostrado una gran utilidad a la hora de transferir información y
conocimientos entre todos los que participan en la producción del servicio, y se
emplean sistemáticamente en servicios de préstamo, control de acceso a áreas
reservadas, normas de adquisiciones y mantenimiento de servicios de prensa.

Intranets para la gestión de las BUs. El desarrollo de intranets específicas

para la gestión de la información interna de las BUs mejora sus actuaciones y
proporciona una indiscutible facilidad para las tareas de gestión. Las intranets
ya implementadas en las BUs han permitido:

Acceder, distribuir y desterritorializar rápidamente la información interna

generada por las BUs, lo que aumenta su legado informacional y reduce la
duplicación de información y sus costes asociados.
Establecer un interfaz de trabajo común a todos los bibliotecarios para
incrementar la productividad, calidad y retorno de la inversión en información,
aminorando los costes de formación, los tiempos de aprendizaje y el gasto en
aplicaciones.
Adoptar algunas metodologías de los sistemas de calidad, fundamentalmente
las relacionadas con el estudio de los flujos de trabajo y la elaboración de
manuales de procedimientos.
Desarrollar un sistema de obtención de información que ayude a tomar
decisiones sin que ello comporte un consumo elevado de tiempo de trabajo
para obtener los indicadores.

Mapas de servicios y responsabilidades con vínculos hacia las

personas. Identificar qué información existe y dónde se encuentra mejora la
compresión del entorno. Los mapas de información son guías que presentan el
entorno de la información. Estos mapas describen no sólo dónde se localiza la
información, sino también quién es el responsable de ella, para qué se utiliza y
cómo acceder a ella.

El beneficio más obvio de su empleo es el de mejorar el acceso a la

información. Los mapas permiten, así mismo, ilustrar deficiencias y
redundancias de información en el interior de la biblioteca, por lo que son de
gran ayuda para evaluar los recursos de información disponibles para satisfacer

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necesidades presentes y futuras. Por ejemplo, se mejora la gestión de la
biblioteca al identificar la localización de las fuentes documentales, su lugar de
depósito y su grado de accesibilidad.

Finalmente, los mapas permiten mejorar la cultura y conducta informativa

dentro de la biblioteca, puesto que al elaborar el mapa y darlo a conocer
estamos acentuando la idea de que la información es un recurso muy
importante que debe compartirse. La forma más sencilla de mapa es una
simple lista o directorio de recursos de información.

Una tarea básica es el diseño de mapas que reflejen el organigrama funcional,

las responsabilidades y servicios de todo el personal de las BUs, lo que ayudará
a conocer y difundir la naturaleza de las tareas que realizan y a mejorar la
calidad en la prestación de servicios. El nivel de análisis detallará, como
mínimo, la estructura funcional y responsabilidades básicas en las siguientes
áreas: adquisiciones, proceso técnico, mantenimiento de la colecciones y
servicios.

Programas de formación permanente. En última instancia, las BUs

empeñan su futuro en la gestión inteligente de sus recursos humanos. Sólo un
personal bien adiestrado en los ámbitos del contenido de la información, su
infraestructura física o tecnológica y la gestión en el entorno académico
universitario puede permitir el crecimiento sostenible de las BUs en el nuevo
milenio y evitar su atrofia.

Para ello, la actuación debe centrarse en favorecer la formación y desarrollar el

conocimiento de su personal. La principal fuente de información es nuestra
memoria particular, los conocimientos que poseemos. La multitud de soportes
de información que usamos constituye otra fuente, pero, no lo olvidemos, son
soportes mediatizados, porque sólo podemos usarlos si nuestra memoria
personal sabe comprender la información codificada en ellos (si no sé inglés no
puedo decodificar información en ese idioma).

En otras palabras, nuestra memoria y conocimientos son los intermediarios, la

puerta de acceso de toda otra información. Su riqueza define nuestras
posibilidades. Por eso hay que invertir en aumentar la formación de los
bibliotecarios, porque sólo desde el conocimiento, desde la memoria, se
adquieren más conocimientos.
La acción es urgente. Las BUs deben establecer cursos de formación de su
personal de manera sistemática sobre los tres dominios antes mencionados, lo
que implica incluir los cursos en su línea estratégica. El objetivo es disponer de
unos recursos humanos adiestrados, versátiles y capaces de satisfacer las
demandas del mercado universitario.

Bases de conocimientos de la biblioteca. La finalidad de esta herramienta

de gestión es proporcionar ayuda en línea a los bibliotecarios. Para ello sólo se
precisa definir un corpus mínimo que estructure los campos o etiquetas de los
documentos que servirán como elementos nutrientes de esta base de datos.
Se incluirá aquí información de naturaleza diversa, sobre todo aquella que ha
permitido la resolución de problemas que han debido afrontarse como parte del
funcionamiento rutinario de la biblioteca.

El propósito final es claro: establecer un banco de datos con información que

ordinariamente es difícil de explicitar debido a su naturaleza tácita, en tanto
que suele formar parte de los conocimientos individuales de cada uno.

Para facilitar la participación en su formación, alimentación y uso por parte de

bibliotecarios, se adoptarán normas muy reducidas sobre la estructura de los
documentos (título, autor y área de interés o servicio al que se vincula) y el
formato, con el fin de simplificar las tareas de indización y recuperación.

Gestión de colecciones

Inversión de los principios históricos. En un reciente estudio, Brophy

resalta que las BUs norteamericanas consideran como su principal misión
proporcionar servicios a los usuarios de la biblioteca, servicios que son
concebidos en forma de acceso a la información. El acceso se menciona de
forma más frecuente que la creación y mantenimiento de colecciones.

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Esto resalta un acontecimiento evidente: la gestión de colecciones ha invertido

sus principios históricos. Hoy prima el acceso sobre la propiedad, lo que implica
algunas decisiones de gestión que mejoren las transferencias de conocimientos
e información ejecutadas por las BUs y favorezcan el uso y reutilización de
información, que es donde reside el valor de este factor, entre ellas:

Considerar las BUs como organizaciones activas y no pasivas con respecto a la

información, lo que supone: potenciar el suministro de información o
conocimientos sobre su almacenamiento; adoptar estrategias de distribución
de información diversificadas: estrategias push para docentes, investigadores
y personal de gestión, que favorecen la entrega de información a medida, y
pull para estudiantes de primer y segundo ciclo.
Las BUs deben evaluarse en términos de los servicios de información que
proporcionan y no de las colecciones que poseen.
Profundizar en la desterritorialización de las BUs, en su conversión a lugares
lógicos, con lo que se pone fin a la polémica centralización-descentralización y
a la que se suman las sinergias resultantes de la creación de consorcios
bibliotecarios.
Construir una arquitectura de la información que relacione recursos y
necesidades, ofertas y demandas de información de los usuarios para
aumentar la accesibilidad. Esto significa priorizar la integración de los recursos
de información electrónicos (RIE) y los recursos de información impresos o
tradicionales (RII). Los usuarios quieren identificar todos los recursos de
información desde un único punto de acceso, no mediante diversos catálogos
separados o utilidades de búsqueda con estrategias y órdenes dispares. Por
tanto, de cara al usuario hay que trabajar simplificando los modos de acceso a
la información, integrando la información en un sólo punto de consulta, lo que
supone fundir en una sola base los libros y artículos de revistas (la base de
datos Libertas y Compludoc para el caso de la Universidad Complutense).
Establecer un sistema de acceso a los RIE estratificado en capas, considerando
la frecuencia de uso del recurso como el indicador básico para determinar el
estrato donde situarlo y su grado de coste-eficacia. Aparecerán dos niveles de
acceso:
nivel A. Accesibilidad permanente desde la red de campus o intercampus
para los RIE de alta demanda: base única de libros y artículos de revista,
opac, bases de datos comerciales y colecciones electrónicas de interés
general e interdisciplinar; y
nivel B. Accesibilidad a la red local de sucursal o biblioteca de facultad,
pero desde varias estaciones de trabajo, para los RIEs de interés local:
bases de datos y colecciones electrónicas especializadas. El resultado es
la creación y distinción conceptual de dos grupos de RIE: el de los RIE
normalizados o zona de control compuesta por los RIE extraídos y
gestionados por las BUs, que conforman su territorio comanche; y la
zona abierta formada por los RIE restantes en el espacio digital. En esa
tarea de organización y estructuración de los recursos el papel del
bibliocario como filtro y agente hipermedia es evidente.

Mapas de colecciones. Los gráficos de colecciones son herramientas de

gestión que permiten cartografiarlas en áreas temáticas, asignar espacios y
replantear la idoneidad de su distribución, informar de la estructura documental
subyacente en el interior de la biblioteca, y agilizar los tiempos de respuesta y
el acceso al documento primario.

Deben ubicarse en lugares públicos y en los distintos depósitos de la biblioteca.

Así mismo, conviene que aparecezcan en el web de la biblioteca para facilitar,
en todo momento, información sobre ubicación de los fondos.

El propósito de esta estrategia topológica de la masa documental es hacer

patente la actuación subsidiaria de la biblioteca en el ámbito de la Universidad,
es decir, mostrar su capacidad para contribuir a la gestión de información y
conocimientos que administrados a un nivel más local pierden impacto
globalizante y en ese sentido adolecen de esterilidad.

La confianza como objetivo de la relación BUs-usuarios

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La desintermediación de los servicios de información de las BUs y su prestación

remota son los efectos de mayor interés en la relación BUs-usuarios. Esto hace
necesaria una atención profusa a los aspectos de imagen o interfaz de las BUs:
sistema integral de biblioteca, web público e intranet fundamentalmente, pues
hay una realidad incontestable: todos somos usuarios remotos de los servicios
que las BUs ofrecen, con independencia del grupo a que pertenezcamos:
bibliotecarios, alumnos, profesores, etc.

En esa biblioteca desterritorializada que ya existe, la organización de los

recursos de información es la principal tarea de cara al usuario. Aquí es donde
las BUs se la juegan: si los usuarios —que somos todos— no depositan su
confianza en las funciones de organización, selección, categorización y edición
de los recursos de información que ellas gestionan, las BUs carecerán de
futuro.

Es preciso lograr que los usuarios tengan confianza y seguridad en que los
recursos de información que la biblioteca gestiona están bajo su zona de
control y sometidos a garantías de calidad normalizadas que los distinguen de
la zona abierta constituida por los recursos de información restantes.

Ese es un compromiso que requiere, como ha señalado Van Gils, importantes

gastos en personal, en información y en tecnología que las universidades deben
estar dispuestas a financiar si se desea mantener BUs eficientes.

Insuficiencias de la gestión del conocimiento y necesidad de una

gestión de recompensas

Cuando las BUs adoptan las metodologías de la gestión del conocimiento, están
apostando por la búsqueda de la eficiencia, de la performatividad como guía de
actuación: más outputs por menos inputs, es decir, más resultados, más
beneficios y menos consumo de energía para obtenerlos.

El estudio de los procesos de transferencia de conocimientos, el interés y la

valoración del trabajo en equipo, el acento en la necesidad de compartir
información son orientaciones estratégicas que asumen el criterio performativo
del saber en el marco productivo. La cuestión es disponer de informaciones
memorizadas para tomar las decisiones adecuadas que incrementen la
rentabilidad, eficiencia y poder de las organizaciones.

Es aquí donde se encuentra la mayor debilidad de esta metodología, pues no

existe una correspondencia de intereses entre los objetivos de la organización y
los de sus empleados. Es decir, lo bueno para la empresa no es necesariamente
lo bueno para el sujeto. Ahí se origina la pregunta: ¿por qué compartir
información que es patrimonio individual y que, de hacerlo, puede debilitar el
poder de su propietario en la organización? La respuesta eficiente y
performativa a esta cuestión es el establecimiento de una gestión de
recompensas adecuada que premie las conductas difusoras de información. Eso
no es fácil de hacer en las empresas privadas, y tampoco en las
administraciones públicas, con inercias atávicas hacia la burocracia y la
opacidad que exigen esfuerzos sostenidos para contrarrestarlas.

Bibliografía

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Eugenio Tardón. Director de la Biblioteca Europea. Universidad Complutense

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tardon@buc.ucm.es
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