Guía Para Preparar,

Ejecutar y Cerrar la
Toma Física de
Inventarios
Guía de la Administración de la Organización

Este documento sugiere una guía de los lineamientos a desarrollar en cada una de las etapas que
intervienen antes, durante y después de la toma física de inventarios, y la cual ha sido preparada dentro del
marco general del proceso estándar de inventarios, de tal forma que usted pueda preparar a su
organización
 www.auditool.org

Derechos de Autor ©

Todos los derechos reservados

Ninguna parte de esta guía debe ser reproducida por ningún medio, incluido el
fotocopiado, sin permiso por escrito de www.auditool.org

Contactar: info@auditool.org

Bogotá D.C. – Colombia

Noviembre de 2012

Nota: Esta guía no pretende abarcar la totalidad de las situaciones presentadas

durante un inventario físico, su objetivo, es el de ayudar a la administración de la
organización a definir los procedimientos de preparación, ejecución y cierre de la
toma física de inventarios de acuerdo con las características particulares de su
cliente

1
 www.auditool.org

Guía Para Preparar, Ejecutar y Cerrar la Toma Física de Inventarios

Definiciones

 Inventario Físico: Es la verificación y/o confirmación periódica que desarrollan las

organizaciones sobre la existencia, integridad y valuación de los productos, materiales o
bienes patrimoniales que tienen, por medio del conteo físico uno a uno de cada elemento
y su posterior comparación con los registros en los estados financieros.

 Existencia: Los activos, los pasivos y el capital existen, son reales.

 Integridad: Todas las transacciones y eventos que debieron haber sido registrados, han
sido registradas.

 Valuación: Los activos, los pasivos y el capital están incluidos en los estados financieros
con los saldos apropiados y cualquier ajuste por valuación está debidamente registrado.

 Materia Prima: Son todos aquellos artículos adquiridos para la producción y los cuales no
tienen ningún proceso de transformación al momento de realizar el inventario.

 Producto en proceso: Son aquellos artículos que se encuentran en etapa de producción o

parcialmente terminados, y para los cuales en la medida que se perfecciona su producción,
se aumenta el valor que adquieren.

 Producto Terminado: Son todos los artículos que han pasado por el proceso total de
producción, siendo transferidos del área de producción a distribución, y se encuentran
listos para ser entregados al cliente final.

 Inventario Físico Anual: Conteo manual de cada uno de los productos y/o artículos que
componen la totalidad del inventario de la compañía y el cual es realizado para el cierre
fiscal del año.

 Inventario Físico Parcial: Conteo manual realizado a una población especifica de

productos, realizado en periodos específicos a lo largo del año contable y en donde la
selección de los productos a inventariar, se orienta a controlar la existencia de los
productos bien sea por su materialidad dentro del valor total del inventario, o por sus
niveles de rotación.

 Inventario en Tránsito: Son todos aquellos productos y/o mercancía que si bien no se
encuentra físicamente en Casa Matriz o en las filiales al momento de hacer el inventario
físico, se encuentra en desplazamiento físico entre dos puntos de la compañía y por tanto
su registro en el sistema corresponde a una localización virtual.

2
 www.auditool.org

 Inventario obsoleto: Es el inventario que pasado un tiempo, esta deteriorado, vencido o

sin vigencia.

 Inventario de lenta rotación: Son aquellos productos que no tiene una fácil salida en el
mercado.

 Inventario dañado: Son los productos que por su mal estado no están disponibles para la
venta.

 Almacenamiento Caótico: La asignación de las localizaciones para e producto, se realiza

en la medida que se recibe la mercancía sin llevar un orden concreto sobre su ubicación,
sino que únicamente se realiza de acuerdo a la disponibilidad de espacios.

 Almacenamiento Ordenado: Cada producto tiene asignando un único lugar, en donde

únicamente puede colocarse la mercancía del mismo tipo.

 Almacenamiento en Bloque: Los productos se colocan uno junto a otro según el orden de
llegada y sin dejar espacios entre uno y otro.

 Referencia: Código de identificación tanto en el sistema como físicamente de cada uno de

los productos que componen el inventario.

 Localización: Son todas aquellas ubicaciones registradas tanto en el módulo de

inventarios como en su ubicación física, siendo igual el número de localizaciones del
sistema como las existentes físicamente.

3
 www.auditool.org

A. Preparación del Inventario:

La preparación de los inventarios, parte de la definición que debe tener toda organización dentro
de su estructura organizacional, como en sus políticas y procedimientos de las áreas responsables
de realizar los inventarios, así como de participar activamente en su ejecución.

Así las cosas, el líder de organizar el inventario deberá analizar las posibles fechas para la
realización del inventario, teniendo en cuenta entre otros, los siguientes aspectos:

a. Fecha del cierre contable

b. Días con mayor número de entrega de pedidos
c. Días con mayor número de ingreso de productos y/o materias provenientes de los
proveedores.
d. Visitas de entes de control externo o interno.
e. Actividades de capacitación y/o integración.

Una vez se han analizado las anteriores variables, el líder de realizar el inventario, deberá
presentar una propuesta con diferentes alternativas de días para su realización, de tal forma que
las áreas involucradas en la realización del inventario, tales como producción, ventas, compras,
contabilidad y administración acuerden la mejor fecha, propendiendo por reducir el impacto en las
operaciones de la organización.

Comunicación de la Fecha de Inventarios

Una vez se ha definido la fecha del inventario, se deberá realizar un comunicado a toda la
organización informando la fecha de la realización del inventario, por lo cual deberá asegurarse
que dicho comunicado llegue a todas las áreas y niveles de la organización.

De igual forma, se deberá comunicar tanto a los clientes como proveedores la fecha límite para la
recepción y entrega de productos.

Adicionalmente, según las políticas y procedimientos que definen las áreas que deben participar
activamente en el inventario, se deberá solicitar la confirmación por escrito de la participación de
los funcionarios, asegurando que el día o días del inventario tendrán disponibilidad en su agenda y
por tanto no tendrán ningún impedimento para su asistencia.

Elementos de la Bodegas

Si bien las bodegas en donde se encuentran los productos a inventariar se deben caracterizar por
el continuo orden y aseo, se recomienda que el líder del inventario realice un recorrido por la
bodega, verificando los siguientes aspectos:

 Aseo general de la bodega

 Adecuada marcación de las rutas de evacuación, así como la existencia de los elementos
de primeros auxilios y el adecuado funcionamiento de la red contra incendios.
 Elementos de dotación suficientes y en buen estado para todos los funcionarios de la
bodega, tales como casco, gafas, botas, guantes y batas.
 Estado de los montacargas, escaleras y demás elementos para el conteo en alturas.
 Adecuada calibración de los equipos de peso y lectura, necesarios para la realización del
inventario.

4
 www.auditool.org

Productos a inventariar

El líder del inventario deberá verificar que se cumpla con los siguientes parámetros tanto de los
productos a inventariar como de los que no forman parte del inventario de la organización:

 Ubicación de los productos en la localización que corresponde

 Identificación adecuada de los productos ( sticker, código de barras)
 Los productos obsoletos o dañados, deben estar separados del inventario en buen estado,
así como deben estar plenamente identificados o rotulados.
 Los productos de mayor valor deben estar adecuadamente custodiados.
 Toda mercancía facturada que no pueda ser retirada para la fecha del inventario, deberá
ser separada del inventario, adjuntando una copia de la documentación soporte de su
facturación, así como deberá identificarse de forma visible que no forma parte del
inventario.
 El inventario que se encuentre en custodia de terceros, deberá contar con toda la
documentación soporte.
 Se debe definir la logística que tendrá la toma física del inventario en custodia de terceros,
pues es fundamental que un funcionario de la organización verifique tanto su existencia
como su estado.
 En caso de contar con bodegas en diferentes puntos geográficos, se debe coordinar el
desplazamiento de los funcionarios que participaran en dichos inventarios.

Preparación del instructivo para el inventario

Toda toma física de inventarios debe contar con un instructivo que sea lo suficientemente claro y
entendible para los participantes del inventario, y el cual contenga como mínimo lo siguiente:

 Fecha, hora y ubicación donde se realizará el inventario.

 Indicaciones para el ingreso a la bodega.
 Descripción del vestuario que se debe llevar, y en caso de ser necesario instrucciones
sobre la organización del cabello y uñas.
 Descripción de las funciones y responsabilidades de la Mesa de Control.
 Nombre del funcionario líder de la Mesa de Control.
 Relación de los funcionarios que hacen parte de la mesa de control, y los cuales no
deberán estar involucrados en la operación que administra y custodia los inventarios.
 Definir y documentar los grupos de conteo para el primero, segundo y posible tercer
conteo, los cuales deberán estar conformados por funcionarios externos a la administración
del inventario, así como deberán ser rotados entre los equipos de cada conteo.
 Asignar a los grupos de conteo el acompañamiento de un operario del inventario.
 Limite de fechas para el ingreso y salida de producto tanto físico como en el sistema.
 Metodología a seguir para la realización del corte de documentos, así como relación de los
documentos que deben ser objeto de dicho corte.

5
 www.auditool.org

Funciones de la Mesa de Control:

 Realizar un recorrido por la bodega, validando su correcta organización.

 Confirmar el corte de documentos
 Recibir y resolver las dudas e inquietudes que surgan antes y durante el inventario.
 Velar por el cumplimiento de los horarios y días asignados para el inventario.
 Verificar que todo el personal que participa en los conteos, cuentan con los elementos
necesarios tanto de seguridad como de registro.
 Verificar la entrega de las planillas numeradas para el conteo o de los equipos de radio
frecuencia, según sea el caso.
 Validar la realización de los dos conteos, así como del tercer conteo en los casos que se
requiera
 Confirmar por medio de recorridos en las zonas, que toda localización inventariada cuenta
con los registros que evidencian la realización de los conteos.
 Gestionar la rotación de los equipos entre el primero y el segundo conteo.
 Una vez se finaliza el inventario se debe verificar que todas las localizaciones cuentan con
la evidencia del primero y segundo conteo.
 Acompañar el proceso de digitación y transferencia de la información de los inventarios.
 Coordinar el reporte con las diferencias definitivas.
 Acompañar la elaboración del ajuste realizado a las diferencias presentadas, previa
autorización del nivel adecuado.
 Lineamientos para la entrega de información a la mesa de control.
 Descripción de los productos a inventariar
 Metodología para realizar el conteo de las unidades, incluyendo instrucciones para el
registro de las unidades contadas en las planillas y las cuales no deben tener tachones, ni
enmendaduras.
 Instrucciones para la utilización de las herramientas para el conteo, tal como lector del
código de barras, básculas y demás elementos de medición requeridos.
 Instrucciones para la lectura de las referencias.
 Instrucciones para el conteo de unidades por peso o tamaño.

6
 www.auditool.org

Capacitación para la realización del Inventario

Se sugiere que mínimo una semana antes de la realización del inventario, se programe la
capacitación con los funcionarios que participaran en el inventario y la cual debe orientarse a cubrir
los siguientes aspectos:

 Identificación de las rutas de evacuación.

 Ubicación de los elementos de primeros auxilios.
 Reconocimiento en la bodega.
 Organización de los productos en la bodega ( familias de productos, tamaño,
almacenamiento caótico, almacenamiento en bloqueo o almacenamiento ordenado, entre
otros.)
 Identificación de los diferentes tipos de productos.
 Identificación de los productos que por sus características o composición son de cuidado
en su manipulación.
 Identificación de las zonas en donde se encuentra el producto en mal estado
 Instrucciones para el conteo de productos por peso o medidas.
 Identificación de los productos con su referencia para el registro en las planillas de conteo.
 Explicación de la utilización de las herramientas para el conteo, tales como lectores de
código de barras.
 Elementos de seguridad que se deben utilizar en el inventario.
 Conteo de elementos en alturas.
 Descripción del trabajo en equipo que deben realizar los grupos conteo.

7
 www.auditool.org

B. Durante el Inventario:

 Confirmar la asistencia de todos los participantes, verificando que todos los grupos de
conteo se encuentren completos.
 Realizar la presentación a los grupos de conteo de su correspondiente líder de equipo y de
sus funciones
 Verificar que las planillas asignadas para registrar los resultados del conteo, no incluyan
las unidades que deben existir según los saldos de inventarios.
 Realizar la entrega de las planillas asignadas para registrar los conteos a cada grupo, así
como los elementos para realizarlo (esferos, calculadoras y/o lector de código de barras).
 Realizar la entrega de las planillas que corresponden al inventario obsoleto, dañado o de
lenta rotación.
 Verificar que todos los participantes cuenten con los elementos de seguridad necesarios
para realizar el conteo.
 Confirmar el corte de documentos.
 Generar un reporte del sistema con los saldos del inventario antes de iniciar la toma física,
conservando los registros de su generación.
 Validar que no se realiza ningún ingreso o salida de mercancía, de tal forma que los
resultados del inventario no se vean afectados.
 Realizar dos conteos a todos los elementos que conforman el inventario y en caso de
registrar diferencias entre el primero y el segundo conteo, realizar un tercer conteo.
 Los grupos de conteo deben asegurarse de contar todas las existencias asignadas, así
como deben dejar la evidencia de dichos conteos según instrucción.
 Los grupos de conteo no deben registrar enmendaduras ni tachaduras en las planillas de
conteo.
 Al momento de realizar el segundo y tercer conteo, se debe verificar que los grupos de
conteo estén organizados de acuerdo a la planeación.
 La Mesa de Control debe verificar que se reciben todas las planillas de registro del conteo
según su consecutivo, así como el que las mismas no registren tachaduras o
enmendaduras.
 La Mesa de Control debe indicar cuales son los terceros conteos que se deben realizar.

8
 www.auditool.org

C. Después de la realización del inventario

 El ingreso de los resultados de los conteos debe hacerse siempre que se ha validado
previamente que los resultados del primero y segundo conteo son iguales.
 Generar el reporte de las diferencias presentadas entre los saldos físicos y los del sistema,
 Una vez se han identificado las diferencias entre los resultados del conteo físico y los
saldos registrados en el kardex, se debe proceder a realizar la aclaración de las causas de
las diferencias.
 Se debe entregar por parte del administrador de los inventarios, toda la documentación
soporte de los movimientos de los productos o materiales que tuvieron diferencias.
 Se debe solicitar la autorización al nivel superior que corresponda de la autorización de
ajustes. Todos los ajustes realizados deben quedar debidamente soportados y autorizados,
para lo cual se debe generar el listado de ajustes realizados así como del reporte definitivo
del inventario físico y del inventario valorizado.
 Se debe determinar la provisión por el inventario dañado, obsoleto y de lenta rotación
identificado en el inventario que debe quedar registrado en los estados financieros.
 Se debe preparar la conciliación entre el módulo de inventarios y el libro mayor y de existir
diferencias analizar sus implicaciones en los estados financieros para proceder a tomar las
acciones pertinentes
 Preparar el correspondiente informe con los resultados de los inventarios.