Capiruto 1 LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA DE INFORMACION Y LENGUAJE COMUN DE LOS NEGOCIOS. Magia Antonia Garcia BENAU 1. Actividad econémica y necesidades de informacién 1.41, LA INFORMACION EN EL ENTORNO ECONOMICO ' La informacién es la base de cualquier actividad econémica, ya que permite lle- var a cabo una adecuada toma de decisiones, disponiendo de datos significativos so- bre los distintos aspectos que inciden en la misma. La informacién permite llevar a cabo lo que en términos econdmicos se denomina «una toma de decisiones racional», barajando las distintas posibilidades de decisi6n que se Jes presentan a los sujetos que desarrollan la actividad econémica, sus circunstancias y las consecuencias que razo- nablemente cabe esperar de cada uno de los cursos de accién alternativos. El estudio.de cualquier unidad econémica, con independencia de cul sea el tipo o naturaleza de la actividad que desarrolle, puede llevarse a cabo desde dos pticas 0 perspectivas diferentes y complementarias relativas: a basada en el estudio de las unidades econémicas en funcion de determinados agrega- dos econémicos previamente definidos (por ejemplo, el estudio de las empresas del sector eléctrico o de las empresas ubicadas en una determinada Comunidad Auto- noma); y b) Perspectiva microecondmica, basada en el estudio de las unidades econdmi- cas, de forma independiente (como, por ejemplo, el estudio de una empresa, una or- ganizacién no gubernamental, una entidad publica o un grupo econdmico determina- do). A lo largo de este libro nos centraremos en el enfoque microeconémico y dentro de él nos ocuparemos de a problematica de Ja informacién econémica externa o de caracter general elaborada y presentada por lasempresas. eseeteanformacion econémica presenta una considerable variedad en su contenido y en su profundidad, dependiendo tanto de las fuentes en las que se genera como del propésito por el que se ha preparado la misma. Una aproximacién a dicha informa cin, sin distinguir el sujeto emisor, permite clasificarla en informacién de gestién (de cardcter interno, elaborada dentro del seno de la unidad econdmica y destinada a la gerencia y demas usuarios internos, con vistas a que estos puedan adoptar decisiones26 INTRODUCCION A LA CONTABILIDAD FINANCIERA adecuadas, pero sin proyeccién fuera de dicha unidad econémica) e informacién ex- terna (elaborada para que esté a disposicin de usuarios extemos a la unidad econd- mica que elaboré la informacién y a la que ésta corresponde, facilitando asimismo su toma de decisiones). Dado que en este manual vamos a centrarnos en la informacién externa, quete- mos sefialar, aunque brevemente, que dicha informacién puede ser clasificada aten- diendo a las fuentes que la han generado. De esta forma, podemos distinguir entre: i) las empresas (cuyas exigencias informativas externas varian segun su tamaiio, su tipo de actividad, su forma juridica etc.), ii) entidades sin énimo de lucro (como, por ejem- plo, fundaciones, sindicatos, organizaciones empresariales, cémaras de comercio etc), iii) administraciones piblicas (como ayuntamientos, departamentos ministeriales autondmicos 0 del Estado, etc). A lo largo de las pAginas de este libro vamos a cen- tramnos en la informacién elaborada por las empresas, dejando al margen todo lo re- lacionado con las entidades sin dnimo de lucro y con las administraciones publicas. EL CICLO ECONOMICO DE LA EMPRESA Y LA CIRCULACION DE VALORES 1 analisis de toda actividad econémica supone considerar tres elementos: los su- jetos 0 unidades econémicas que realizan dicha actividad, los fines que se persiguen con la misma y los medios utilizados para su consecucién. En Iineas generales, dentro de los sujetos econémicos encargados de realizar una actividad econémica, este libro se centra, como se ha dicho, en las denominadas «uni- dades econdmicas de produccién», o «empresas» que son organizaciones de medios humanos y econémicos, cuyo fin es la produccién de bienes y servicios para su co- locacién posterior en el mercado y la obtencién de un beneficio econdmico. La act vidad que desarrollan puede clasificarse en: actividad comercial, industrial o de pres- tacién de servicios. Wiidadesleeonomicasycomerciales. Desarrollan una actividad que consiste en vender bienes en el mismo estado que se han adquirido del exterior y que, por fanto, han sido. Unidades econémicas industriales o de transformacién, Desarrollan una acti- vidad de fabricacién de productos. Para ello Pe i ternamente antes de venderlos. Como ejemplo, 10S una bbrica- AGRIRETAUBBIES que compra madera y otros bienes necesarios, para posterior- mente transformarlos en mucbles aptos para la venta, Unidades econémicas de prestacién de servicios. Desarrollan una actividad de servicios que se prestan directamer las empresas es muy im- portante la participaci6n de 7 le en-LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA DE INFORMACION 27 La actividad que u ender yor Jo que recibe una contraprestacién que ies eee iar a un flujo real o econdmico entre la em- presa y el exterior (la adquisicién y entrega de bienes, asi como la recepcin y la pres- tacién de servicios) y a un flujo monetario la recepcién y entrega de dinero).! Por ot 4 Compra de bienes o AMBITO INTERNO servicios DELAEMPRESA MUNDO EXTERIOR (dentro de ella se realizan Venta de bienes o una serie de actividades) servicios FiG. 1.1, La circulaclén econémica de valores en la empresa. La idea expresada con la figura 1.1 circulacién comienza con la compra de mercaderias (y en general con cualquier gasto en el que se incurra), continiia con el proceso interno empresatial por el que a partir de unos determinados elementos se ob- tienen una serie de productos que posteriormente se venden, como resultado de su ac- tividad comercial 0 industrial. : Como puede observarse, este proceso circulatorio da lugar a dos Ambitos de cir- culacién econémica: el émbito externo y el dmbito interno: presa con el entorno exterior (@8 decir, con el mercado). En este sentido, habitualmente las empresas adquieren del exterior una serie de bienes o servicios y poste- rionmente colocan en el mercado otros bienes 0 servicios que pueden ser iguales o similares a los adguirdos previamente, pero que, en cualquier ca80, siempre han suftido la incorporacién de algiin valor afadido, tales casos, la empresa compra del exterior piel y los demas accesorios necesa- |- Flujos 0 corrientes de caricter real 0 econémico y moneatio o financiero28 INTRODUCCION A LA CONTABILIDAD FINANCIERA tos pra fbi el bso, Psainmente, a wavs dun proses econo | transforma la piel y el resto de bienes que ha adquirido del exterior en bolsos que posteriormente vuelve a colocarlos en el mercado con'la posterior venta de los | mismos. | Las entradas y salidas de bienes y servicios expresan la cortiente econdmica que en el esquema presentado son las compras y las ventas (aunque en un sentido amplio y comprensivo de Jos distintos tipos de transacciones hablaremos de ingresas y de gas- tos, mens que as entra y said de dinero recogen fa coment francera monetatia) a través de los denominados cobras y pagos. — La circulacién interna en la empresa recog las operaciones propas des: rrolladas en el seno de la empresa. Se refiere, por tanto, al propio proceso de transformacién de los bienes adquiridos del exterior en bienes preparados para su venta, E] proceso econémico interno seré el encargado de transfor- mar las entradas en salidas. Siguiendo corel ejemplo anterior SCR OTE GUE SEypasUe is Para ello hace falta trabajo a través de personal Y maquinasta que permita disefiar, cortar y pegar la piel y los accesorios para fa- bricar el bolso. Cuanro I,J. Conceptos relevantes relacionados con el ciclo econdmico de la empresa Proceso econdmico: Funcién planeada que transforma unas entradas en unas salidas. Cobro: Entrada de dinero. Pago: Salida de dinero. Compras y gastos: Equivalentes monetarios de cualquier adquisicign de bienes y servicios, Ventas e ingresos: Equivalente monetario de cualquier venta de bienes o prestacign de servicios, 2, La contabilidad como sistema de informacién 2.1. BL PROCESO DE ELABORACION Y PRESENTACION DE LA INFORMACION CONTABLE peoa Ta ee Nea. Helene conse ver también ejerce uni inluencia sobre él De Hecho, las regutactones conta- bles de los pases o de las reas econémicas y la propia prictica contable son el resuk tado de una compleja interaccién de factores social i iuucionales. i seat mia de decisiones empresariales, Por eso, normalmente se dice que la contabilidad es el len- juaje de los negocios. En los itimos af, y dada I recente glbalizacién dela eco-LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA DE INFORMACION 29 noma, las necesidades de informacién han ido aumentando, traspasando las fronteras y los limites nacionales y adquiriendo una dimensién auténticamente intemacional, que requiere una homogeneizacidn de la informacién financiera, con vistas a hacerla com- prensible y comparable en Ambitos geogréficos y econémicos diferentes, pero que ac- tdan de manera interrelacionada y muchas veces conjunta, simulténea e interactiva. de captar, elaborar y comunicar informacién til para la adopcién de decisiones eco- némicas de un conjunto de usuarios, tanto internos como externos, que se relacionan con los agentes 0 unidades actuantes en un sistema econémico En términos funcionales, extremo, a proporcionar informes dtiles para que esos usuarios puedan tomar sus deci- siones econémicas en condiciones adecuadas, fruto de una transparencia informativa y tuna adecuacién en los mecanismos de elaboracién y presentacién de los datos. AAsf pues, como sistema de informacién transforma datos en informacién, Es decir, capta datos normalmente vincalados con operaciones econdmicas y los recoge asig- nindoles las correspondientes valoraciones econdmicas, A través de un método propio y especifico (que se expone en el capitulo 3) se consigue obtener la informacién conta- ble que sintetiza los hechos y presenta una informacién inteligible por los usuarios, con- cretada en documentos denominados «estadas contables» (vid. figura 1.2). ie Informacion presentada Datos Elaboracién a través es Es ad . : a través de estados significativos | => | del método contable | ——=> contables Fic. 1.2. El proceso informativo contable, ‘{ La contabilidad, de acuerdo con Vela etal. (2000), es una ciencia social de na- | turaleza econdmica que tiene por objeto, mediamte un método especifico, elabo- rar una informacién en términos cuantitativos, relativa a la realidad econémico- patcimonial que se da en una unidad econdmica para que los usuarios de dicha in- formacién puedan adoptar sus decisiones en relacién con la expresada unidad econdmica, 2.2, EL LENGUAJE CONTABLE COMO INSTRUMENTO DE INFORMACION ECONOMICA PARA LOS USUARIOS ‘Tocia actividad econémica se desarrolla a través de un proceso en el que se rea- lizan una serie de actos de produecién, o de generacién de bienes 0 servicios, que posteriormente son intercambiados entre los agentes o unidades econémicas que ac- tdan en la economia.30 INTRODUCCION A LA CONTABILIDAD FINANCIERA Las empresas son'las encargadas de producir 0 comercializar los bienes y servi- cios necesarios en la sociedad. Dependiendo de la procedencia del capital invertido, las empresas pueden clasificarse en pablicas o privadas. Las empresas piiblicas se ca- racterizan porque su capital esta total 0 mayoritariamente en poder del Estado 0 de otras Administraciones piblicas, como las Comunidades Auténomas 0 los Entes loca- les, Las empresas privadas se constituyen por iniciativa de una o varias personas (f- sicas 0 juridicas) que estén dispuestas a aportar capital y trabajo y que a través de su funcionamiento esperan poder hacer frente a todos los gastos.que se produzcan y ade- mas obtener un beneficio. Las empresas desarrollan una serie de actividades que les llevan a alcanzar el fin por el que fueron-constituidas. desarrolla para llegar a ofrecer a los interesados un servicio mee raga sus ne- cesidades. Para ello la escuela de idiomas necesita disponer de una serie de in- formacién econdmica que le permita ir detimitando las acciones que debe em- | | prender. icho, en términos generales, la informacién econdmica se clasifiea jnaicndemos al sujeto al que se dirige la misma La informaci¢n adoptar medidas que afectan a su gestidn interna; normalmente esta informacion per- mite conocer cuestiones internas de funcionamiento y cada empresa elaboraré un tipo distinto de informacién en funcién de sus propias necesidades, por lo que la misma tiene un cardcter reservado e interno. i externa, denomi a it aquella que resadas en ella, pero que de las personas que elaboran dicha informacién. Se trata de informacién con cierto grado de estandarizaci6n y suele estar regulada por parte de organismos piblicos 0 profesionales. Ejemplos de informacién interna: 1 coste. «Pasta a la marinera». -U 5 los costes por la el Mediterréneo a los clientes alojados en camarotes de cabinas interiores. dispone de informacién relativa a | | | Ejemplos de informacién externa: inuncia el reparto de dividendos a susLA CONTABILIDAD COMO SISTEMA DE INFORMACION 31 — Las empresas del IBEX 35 deben proporcionar informacién sobre la marcha de sus negocios en su pagina web. En este manual nos referiremos, bésicamente, a la informaciGn externa, denom! nada con generalidad informacién econémico-financiera. En ella hay dos factores de suma importancia: la forma en la que se prepara y su comunicaci6n a los usuarios de la misma. El entorno econémico actual y los continuos cambios que se producen en el mundo de los negocios hacen surgir la necesidad de disponer de informacién rele- vantes oportuna que permita afront i iti empresas. i MEIC b pel faborar informes que permitirdn a los distintos sujetos ir tomando oportunas decisiones. La contabilidad no es més que un sistema de informacién para la toma de decisiones, por lo que su relevancia esté en funcién de Ia informa- cién que los distintos usuarios. ebilidad aparece asf como la importante de preparar y publi- car los aspectos que constituyen la informacién econémico-financiera de las empre- sas y para ello utiliza un lenguaje especialicado. Algunas de sus caracteristicas mas relevantes son: a. Describe una serie de informaciones empresariales. Por ejemplo, al sefalar que la cifra de ventas durante el mes de noviembre del aio 20X4 ha ascendido a 2 millones de euros. b. Describe todas las operaciones que han tenido una incidencia en el célculo del resultado. Sirva como ejemplo informar que durante el afio 20X4 se han llevado a cabo dos acciones con objeto de aumentar la cifra de ventas de nuestros productos. La pri- | mera accidn llevada a cabo ha sido realizar una campaifia publicitaria en tres co- | munidades auténomas, para incrementar las ventas de nuestros productos en di- chas comunidades. La segunda accién ha sido disminuir el precio de venta de nuestros productos en un 5%. El resultado de estas acciones ha sido que la cifra I de ventas totales de nuestra empresa se haya visto incrementada en un 10%. c. Permite ver la evolucién de ciertas magnitudes a lo largo del tiempo. { Los gastos de personal se han visto incrementados durante el dimo aito en un 7%.2 INTRODUCCION A LA CONTABILIDAD FINANCIERA Vemos, pues, que la contabilidad es sobre todo informacién y esta ha de ser itil, relevante. En tal sentido, podemos decir que la informacién contable tiene dos mi- siones fundamentales: — Facilitar la creacién de valor, ayudando a la adquisicién de recursos y a la toma de decisiones empresarial. — Medir el valor creado durante un periodo determinado e informar de ello @ los usuarios. Como ejemplo de informacién relevante en la contabilidad de gestién podemos destacar el andlisis que la empresa puede realizar para tomar la decisién de dejar de fabricar uno de los productos que oferta al mercado. | lo de informacién relevante en la contabilidad financiera est timo ejercicio. Aunque el marco conceptual, que trataremos con detalle en el capitulo 2, es uni- co, la doble proyeccién ‘gameplay recin que proporciona la contabilidad, ha cristalizado en la diferenciacion de las dos ramas en nuestra disci- plina, las cuales, aunque estrechamente relacionadas, recogen las caracteristicas de la informaci6n més adecuadas a las necesidades de los. usuarios internos 0 externos de Ja misma. La primera de estas dos ramas se denomina «contabilidad interna» 0 «con- tabilidad de gestién» y en ella se analizan los recursos aplicados y obtenidos en los distintos procesos dentro de la empresa. La segunda se denomina «contabilidad ex- terna» o «contabilidad financiera» y su objetivo es proporcionar informacién de uso general, basada en las transacciones de la empresa con otras unidades econdmicas y los resultados generados por éstas. Este libro va referido a la denominada Contabilidad Financiera. A Jo largo de sus paginas encontraremos aspectos que ayuden a entender y analizar la informa- cidn contable de cardcter general que la empresa elabora y pone a disposicién de Jos usuarios externos de Ja misma. Hl parimonioy ts varaons igual reata des empress Las empresas cuentan para el desarrollo de su actividad con un conjunto de ele- rentos de naturaleza heterogénea, susceptibles de tener valor econdmico, que pueden aruparse en varios grupos:LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA DE INFORMACION 33 eves OSE pn De gro se incuyen — Bienes. Son todos los factores productivos que Ja empresa utiliza para lo- erar sus objetivos. Lo consttuyen elementos tangibles que posee la em- presa, Como ejemplo podemos citar el mobiliario, las existencias, los eu- ros en la caja, etc. — Derechos, Lo constituyen aquellas situaciones en las que la empresa se encuentra en una posicién de recibir. Son, por tanto, situaciones jucdi- cas a favor de la empresa por las que ésta se encuentra en situacién de utilizar ciertos elementos (como, por ejemplo, patentes) o recibir nor- malmente dinero. Sirva como ejemplo las cantidades que deben los clientes, los depésitos a nuestro favor en entidades financieras, etcétera. ¥) EONUNOSUO RN MOePNCeRIVONDEo de este grupo se encuentran: — Obligaciones. Las constituyen aquellas situaciones juridicas en las que Ja empresa debe hacer frente a compromisos adquiridos, lo que supone la existencia de una deuda que debe ser atendida en los términos conveni- dos, Por ejemplo, una deuda con la Hacienda Pablica, una deuda con un proveedor, etcétera ‘ Lo habitual en una empresa que funciona adecuadamente es que los elementos ée cardcter positivo sean cuantitativamente mayores que los de carécter negativo. En términos generales: BIENES + DERECHOS > OBLIGACIONES La diferencia entre ellos es el petrimonio neto y genéricamente representa la aportacién neta ealiada ala empresa por sus titularesjuridicos, mis el resultado ob tenido por las actividades realizadas, Er patrimonio? vinclado a una persona natural 0 jurdica, es un concept eeo- mnémico formado por el conjunto de bienes, derechos y obligaciones debidamente va- Joundos en rlacién con el fin al que se destinan y que estin vinculados a una uni ceondmica Desde un punto de vista contable, podemos entender el patinoio como Ta diferencia entre el conjunto de riqueza perteneciente a una persona (Fepresentada a través de los elementos que componen el activo) sobre el que inciden una serie de shiigaciones (represenadas través de los elementos del pasivo exigible. La dif reneia ent ellas da lugar al denominado neto patrimonial, Su valoracion siempre 2 Laiquera es un concept econémico que expresa el eonjunto de iene y derechos que permi- ten a una unidad econémica saisfacernecesidades yfo realizar una actividad produtiva : 3 Bl patmonio consuye el objeto material deestulio dela cena comable, Es imponane satar qu para hablar de patimonio siempre tenemos que refedinas a una Fecha conta ya que lp: tsimonio vara con el tiempo.i INTRODUCCION ALA CONTABILIDAD FINANCIEA Uebe ir referida a una fecha determinada, ya que fa riqueza que representa varia de un momento 4 Otro, [La identiicacién del patimonio requicre Ja valoraciOn de los elementos que lo integrin,’ Los bienes y derechos expuestos anterionnente constituyen el Activo, imicntsas que las oblipaciones constituyen ef Pasive Fexigihle, #4 valor del activo ser iil al pasivo cxipible may el Patrimonio Neto de: la entidad, ACTIVO = PASIVO EXIGIBLE + PATRIMONIO NIETO. Lin téiminos gencrales, se puede decir que para que los recursos econbinicos me diante los que la empresa desarvolla su actividad (activos) tengan valor para Ja em presa, deben ser eapaces de generar beneficios en el futuro, A grandes Incas, los pa- sivos exigibles suponen dua contradas por la empresa y que estén pendientes de liquidcidn; constituyen una forma de obtencién de Financincién por parte de kx em- pres Bjemplo: Supongamos dos personas que se compran un piso similar por 180.000 6. Una de ellas lo compra con dinero que tenfa ahorradlo, mientras que Ia otra so- Ticita a sus padres que le dejen el dinero que ird devolvigndoles poco a poco, {lay alguna de fas dos que tiene mis pattimonio o tienen kas dos el misiao pa trimonio? Solucidn: Observemos que amibas personas tienen un piso, por Lo tanto, ticnen cl mismo ace tivo, Sin embargo, en un caso no existe ninguna obligacién de pago (no hay pa- sivo exigible) mientras que cn cl ovo sf que existe dicha obligacidn, Ello supone que en el primicr caso, el palrimonio neto seré de 180,000 € mientras que en el fide cero, Hs decir, sepundo Situacidn en la que se tiene dinero abiorrado: )) Activo: 180,000 = Patrimonio neto: 180,000 € 2) Sitwacidn en tn que se pide dinero prestado: 180.000 + Patrimonio neto: 0 Activo: 180,000 = Pasivo exigibl 41 La valomeldn supone Hevarw cabo In mredicidn en tinoy monstavios de estos elementos y es inypotante qu la misma se prazen en unidales moueatia homnogéneas, Aor to, say pastas & Jn extranjers, évtay deberin converticse a la monicda wiizada en el pals en el que lr comtbles, of euto el cago de Ton pase europeos que fouman par elabiwen y presen lov tele La Unwen Feoninnie y Moneta (2ona cu)LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA DE INFORMACION 35 La riqueza de una persona o entidad variard por lo general a lo largo del tiem Po, ya que dificilmente esa riqueza se mantendréinalterable como algo esttico ein movible. Cuando los propietaros de una entidad, pongamos de una entidad empresa- Tal, efectian nuevas aportaciones de recursos, la riqueza o el patrimonio neto de la empresa aumentard; por el contrario, si estos propietarios retiran recursos de la em- presa, esa riqueza disminuird, Sin embargo, un concepto muy importante en econo- mia y gestion de las organizaciones, y Cuyo seguimiento constituye un objetivo cen- tral del sistema de informacién contable es el concepto de renta. La renta de una entidad se define como el aumento o disminucién del patrimo- nio o la riqueza de esa entidad en un perfodo determinado, por causas distintas a las aportaciones 0 retiradas de recursos por parte de los propietarios Esta variacién periddica de la renta tendrd que analizarse también atendiendo a sus Componentes, positivos 0 negativos, que en el dmbito contable denominaremos ingtesos y ganancias (los positivos) y gastos y pérdidas (los negativos) La renta se denomina més frecuentemente resultado. Si este resultado es positi- vo constituye un ahorro del perfodo (més frecuentemente denominado beneficio en el Ambito empresarial); si, por el contrario, el resultado es negativo constituye un desa- horro (més frecuentemente denominado pérdida en las empresas) En capitulos sucesivos, y en especial en los capitulos 2 y 10, se desarrollaran con més detalle y rigor los conceptos que de forma introductoria hemos presentado en e| presente apartado. 4, Las normas por las que se rige la contabilidad financiera 4.1. LAS NORMAS CONTABLES Y LA COMPARABILIDAD DE LA INFORMACION Cada pais tiene establecidos una serie de criterios generales.que rigen el funcio- namiento de la contabilidad y que se les suele denominar «normas contables» 0 «nor- mas de informacién financiera». En ellas se explica la forma en la que las transaccio: nes deben recogerse en los estados financieros, Para ello, dichas normas detallan una serie de convenciones, principios, bases contables, reglas, précticas y todo cuanto sea necesario para preparar los estados financieros que la empresa revela al exterior. En cada pais, los cuerpos reguladores ylo los profesionales son los encargados de promulgar las normas contables a través de pronunciamientos (leyes, normativa, etc.) En muchas ocasiones existen diferencias muy importantes entre las normas de los distintos paises debido a Jas propias diferencias fiscales, culturales, econdmicas y politcas entre los paises. Ello dificulta la comparabilidad de la informacidn publica- da por las empresas de distintos paises, Evidentemente, Ho resulta de gran transcendencia en el entorno actual globalizado en el q ios de la informa- cin empresarial deberian ser capaces de entender (y por; de confit) en los estados emitidos en cualquier parte del mundo, Dada la in de la economia