CONCEPTOS Y DEFINICIONES DE SISTEMAS

SISTEMA: Es un conjunto ordenado de procedimientos (Operaciones y Métodos),

relacionados entre sí, y previamente coordinados, que contribuyen a realizar una función
con el propósito de obtener un objetivo común.

En otras palabras: Sistema es la interrelación de información entre el personal y la

organización o empresa para el logro de los objetivos.

Un sistema se compone de:

Elementos Físicos:
 Formas
 Reportes
 Equipo
 Material
 Papel

Elementos de Información:
 Datos
 Archivo de Datos (Memoria)
 Instrucciones ¿Cómo hacerlo?
 Procedimientos ¿Qué hacer y cómo hacerlo? (Método)
 Medidas evaluatorias – Comparaciones

Elementos Humanos:
 Quién
 Acciones tomadas
 Conexiones – Interrelaciones
 
Un Sistema es una red de procedimientos relacionados entre sí y desarrollados de
acuerdo a un esquema integrado para lograr una mejor actividad de la empresa.

ESQUEMA GENERAL DE UN SISTEMA PRODUCTO

ESTIMULO REACCION O
O INSUMO RESULTADO
S I S T EM A
ENTRADA SALIDA
PROCESADOR

RETROALIMENTACION

COMPONENTES DE LOS SISTEMAS

Las partes componentes de cualquier sistema son las siguientes:

a) Insumos
Constituyen los componentes que ingresan (Entradas) en el sistema dentro del cual se van
transformando hasta convertirse en producto o resultado (Salidas).

b) Procesador
Es el componente que transforma el estado original de los insumos o entradas, en
productos o salidas. Factor básico del procesador será la tecnología utilizada,
dependiendo del tipo o clase de sistema. Además de la tecnología, el procesador estará
constituido por normas, procedimientos, estructuras administrativas, etc. Su forma,
composición y funcionamiento estará en relación del diseño que se elabore.

c) Productos
Son las salidas o la expresión material de los objetivos de los sistemas; son los fines y
metas del sistema. En la administración los productos serán los bienes, los servicios, etc.

d) Regulador
Es el componente que gobierna todo el sistema, al igual que el cerebro en el organismo
humano. En la administración el regulador estará constituido por los niveles directivos y
gerenciales que establecen las “Reglas del Juego”, por medio de políticas que se
instrumentan en planes, estrategias, tácticas, etc.

e) Retroalimentación
Los productos de un sistema pueden constituir insumos del contexto o sistema superior.
Mediante la retroalimentación los productos inciden en el sistema superior, el cual genera
energía a través de los insumos que vuelven a entrar en el sistema para transformarse
nuevamente en productos o salidas.

Además la retroalimentación mantiene en funcionamiento al sistema. Si bien hay una

relación entre todos los componentes, en caso de que exista un desajuste o falta de
relación insumo - productos, el regulador adoptará las decisiones y acciones correctivas
que se pongan en práctica por medio de la retroalimentación.

Lo expuesto puede sintetizarse así:

Dados ciertos insumos y procesadores en un diseño establecido, se pueden obtener
determinados productos deseados por los beneficiarios de los sistemas.

CONCEPTO DE PROCEDIMIENTO
Procedimiento: es la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas
entre sí, que se constituyen una unidad, en función de la realización de una actividad o
tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.
Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinación de
tiempos de realización, el uso de recursos materiales y tecnológicos y la aplicación de
métodos de trabajo y control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las
operaciones.

Un Procedimiento: es una serie de actividades u operaciones ligadas entre sí por un

conjunto de empleados, ya sea dentro de un mismo departamento o abarcando varias
direcciones de una dependencia para obtener el resultado que se desea.

Ejemplos: Pago de Nóminas, adquisición de mobiliarios, Selección de y contratación de

personal, control de existencias de automóviles, etcétera.

Un Procedimiento se caracteriza por no ser un Sistema.

El Conjunto de Procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un Sistema.
Ejemplos: Sistema de Adquisición y Enajenación de Bienes, Sistema de Mantenimiento,
Sistema de Contabilidad y Control de Presupuestos, Sistema de Administración y
Desarrollo de Personal, etcétera.

Un Procedimiento se caracteriza por no ser un Método Individual de Trabajo. El Método se

refiere específicamente a cómo un empleado ejecuta una determinada actividad en su
trabajo.

Ejemplos: La Capacitación de Personal, La Evaluación del Personal, La Implantación de un

Sistema, etcétera.

Un Procedimiento se caracteriza por no ser una actividad específica.

Una actividad específica es la que realiza un empleado como parte de su trabajo en su
puesto.
Ejemplos: Hacer una visita a las sucursales, elaborar pedidos, recibir correspondencia,
etcétera.

CONCEPTO DE METODO
Un Método de Trabajo se identifica como la manera de efectuar una operación o una
secuencia de operaciones.

CONCEPTO DE ACTIVIDAD
Conjunto de Actos o Labores Específicas (Operativas) a realizar por un individuo,
departamento o unidad.
También puede describirse como una o más operaciones afines y sucesivas que forman
parte de un procedimiento ejecutado por una misma persona o una misma unidad
administrativa.

CONCEPTO DE OPERACION
Es la división mínima del trabajo. Las Operaciones pueden ser físicas o mentales; en
conjunto forman una Actividad y, si son secuénciales, forman un Procedimiento.

CONCEPTO DE FUNCION
Conjunto de Actividades Afines y Coordinadas, necesarias para alcanzar los objetivos de
un Organismo Social. Con la función se identifican las atribuciones que se confieren a un
órgano y consiste en una transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la
entidad o a sus unidades administrativas de acuerdo a las disposiciones jurídicas que dan
base legal a sus actividades.

UNA FUNCION: Se puede definir como una sola actividad, pero en las organizaciones
modernas a menudo significa un grupo de actividades. La división por funciones es el
método más importante para definir la organización de la empresa, por tanto, también
habrá que definir el concepto de Estructura Orgánica.
CONCEPTO DE ESTRUCTURA ORGANICA
Es la forma en que están ordenadas las unidades que componen una organización
conforme a criterios de jerarquía. Dentro de la estructura orgánica se consignan:

 Principales puestos y unidades.

 Líneas de autoridad y responsabilidad.
 Niveles jerárquicos.

En base a lo anterior, podemos establecer que Función es un conjunto de actividades

relacionadas entre sí, necesarias para lograr los objetivos de una empresa y de cuya
ejecución es responsable una unidad administrativa.

EL CONCEPTO DE SIMPLIFICACION DEL TRABAJO

Es el uso organizado del sentido común para encontrar formas más fáciles y mejores de
realizar una tarea.

La Simplificación del Trabajo posibilita la racionalización de las tareas, lo que permite el

abatimiento de costos, menor inversión de capital y el mejoramiento de la rentabilidad de
nuestros recursos y de los interesados en la Empresa.

La Simplificación del Trabajo presupone el mejor Método de trabajo, el más fácil;

proporciona también un enfoque organizado que no sólo hace que la superación personal
sea más fácil, sino que además se ajusta como una modalidad conveniente y continua.

EL CONCEPTO DE PRODUCTIVIDAD
Es una relación entre los bienes o servicios producidos y los factores o insumos empleados
para ello.
Si se establece un parámetro de medición se obtendrá un índice que expresa el grado de
aprovechamiento de los recursos y es por tanto, un indicador de eficiencia al producir un
bien o servicio.

La definición de Productividad puede darse en función de todos los factores que

intervienen en los procesos o también puede referirse a un solo factor en particular. El
índice que relaciona al total de la producción entre todos los factores productivos se
denomina Productividad Global o Total. En cuanto a índices parciales o particulares puede
hablarse de Productividad del Trabajo, del Capital o de las Inversiones.

EL CONCEPTO DE PRODUCTIVIDAD DEL TRABAJO

De los índices de medición parciales el más usado es el de la Productividad del Trabajo, el
cual relaciona la producción obtenida durante un período determinado respecto a los
recursos empleados para ello. También puede expresarse como el número de bienes o
servicios producidos por cada empleado. La unidad de medida en la duración del trabajo
puede ser de una hora, un día, un mes, un año etcétera.

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Son Los Sistemas Que Utilizan Las Empresas Para El Procesamiento De La Información
Generada Por Todas Sus Operaciones, Su Función Principal Es Ayudar A Soportar Las
Decisiones Gerenciales De La Empresa Para Guiar Las Operaciones Y Cumplir Con Los
Objetivos De La Misma.

Los Sistemas Administrativos Están Orientados Al Manejo Operativo De Las Transacciones

Y No A Los Aspectos Financieros Y Contables.

LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS PRINCIPALES SON LOS SIGUIENTES:

1. Sistema De Planeación
2. Sistema Financiero
3. Sistema De Recursos Humanos O De Personal
4. Sistema De Recursos Materiales
5. Sistema De Organización, Procedimientos Y Método
6. Sistema Tecnológico.

SISTEMAS ORGANIZATIVOS

Antes Que Nada, Queremos Definir Que Es La Organización, Existen Varias Definiciones,
Pero Solo Enunciaremos Dos:

Según James Mooney, “La Organización Es La Forma De Toda Asociación Humana Para El
Logro De Un Determinado Propósito”.

Otro Destacado Pionero De Las Ciencias Administrativas, Luther Gulick, Considera Que “La
Organización Es El Establecimiento De Una Estructura Formal De Autoridad Mediante La
Cual Se Disponen, Definen Y Coordinan Las Fases Del Trabajo Para Lograr Determinados
Objetivos”.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Es la forma que adopta una empresa para poder llevar a cabo todas sus funciones.

A medida que la organización crece, se hace necesaria la existencia de una diferenciación

del trabajo, como consecuencia de la especialización de las actividades.

LA TEORIA DE LOS SISTEMAS APLICADA A LAS ORGANIZACIONES

La fuerza de esta teoría de los sistemas aplicada al estudio de las organizaciones, descansa
en el hecho de que los fenómenos complejos, como las organizaciones sociales, pueden
ser considerados como grupos de componentes; es decir como sistemas ínter
relacionados que se ínter accionan y adaptan e influyen en el ambiente.
La teoría de los sistemas aplicada al estudio de las organizaciones y a la administración en
general, define un sistema como: “una organización compuesta de hombres y maquinas
empeñados en una actividad coordinada dirigida hacia una meta, enlazados mediante
sistemas de información e influidos por el ambiente externo”.

SISTEMAS DE CONTABILIDAD:

El sistema de contabilidad es el eje alrededor del cual se toman la mayoría de las

decisiones financieras.

Un sistema contable debe enfocarse como un sistema de información que reúne y

presenta datos resumidos o detallados, acerca de la actividad económica de una empresa
a una fecha o por un periodo de tiempo determinado.
La importancia de un sistema contable radica en que es la columna vertebral alrededor de
la cual de mueven todos los sistemas de las empresas.

METODOLOGIA PARA DESARROLLAR TRABAJO DE SISTEMAS.

INTRODUCCION:
Sabemos que existen varios tipos de sistemas, pero para los fines de esta materia nos
enfocaremos hacia los sistemas de contabilidad y procedimientos relativos, en el caso del
desarrollo de los trabajos de sistemas las etapas principales son:

 ANÁLISIS PREVIO O PRELIMINAR

 FIJACION DE REQUERIMIENTOS
 DISEÑO Y DESARROLLO DEL SISTEMA
 MADUREZ Y MANTENIMIENTO
Como ya hemos visto, cada sistema está compuesto por un grupo de procedimientos
tendientes a un mismo fin, de la combinación de estos resulta la estructura integrada para
cumplir con los objetivos más importantes de los negocios o entidades, como son las
ventas, compras o producción.

A continuación, mostraremos un diagrama del sistema de contabilidad y procedimientos

correspondientes a una empresa manufacturera u orientada a la producción de bienes,
indicando la forma en que los procedimientos básicos se integran y se registran en el
mayor general.

SISTEMA DE CONTABILIDAD Y PROCEDIMIENTOS RELATIVOS

SISTEMA DE CONTABILIDAD
 Catálogo de cuentas
Estados financieros e informes de operación
 Registros o libros de contabilidad
 Formas administrativas (la mayoría se preparan en los procedimientos detallados de
cada sistema)

SISTEMA DE VENTAS Y COBROS

 Pedidos de clientes, despachos y facturación
 Distribución o análisis de ventas
 Cuentas por cobrar
 Ingresos a caja y control de crédito

SISTEMA DE COMPRAS Y PAGOS A PROVEEDORES

 Órdenes de compra e informes de recepción
 Compras y distribución de gastos
 Cuentas por pagar
 Egresos de caja
SISTEMA DE NOMINA Y CONTROL DE TIEMPO
 Reclutamiento de personal
 Control de tiempo
 Nomina
 Asignación de actividades

SISTEMA DE PRODUCCIÓN Y COSTOS

 Órdenes de fabricación
 Control de inventarios
 Contabilidad de costos

También existen combinaciones de sistemas tales como:

1. Empresas De Prestación De Servicios Personales; sus sistemas básicos son:

a) Sistema de contabilidad, que se complementa con;
b) Sistema de ventas y cobros, y
c) Sistema de control de tiempo y pagos de nóminas.

2. Empresas De Ventas Al Por Mayor O Al Detalle;

Sus sistemas básicos son:
a) Sistema de contabilidad, que se complementa con;
b) Sistema de ventas y cobros,
c) Sistema de compras y pagos a proveedores, y
d) Sistema de control de tiempo y pagos de nóminas.

REGISTRO DE LOS PORMENORES DE LA INVESTIGACION Y ANÁLISIS DE SISTEMAS

El éxito de cualquier proyecto de sistemas depende en forma sustancial de la profundidad

y habilidad con que se efectúe la investigación. Si el analista de sistemas omite o no
analiza a fondo algún punto esencial, lo más probable es que el nuevo sistema no cumpla
con su cometido. Asimismo, todos los detalles de la investigación deben registrarse
cuidadosamente de acuerdo con un plan lógico de manera que resulten accesibles y claros
y que sean fáciles de analizar e interpretar durante la investigación y después de esta.
Si bien es indispensable utilizar alguna forma de registro en todas las investigaciones, la
necesidad de un registro formal es mayor conforme va aumentando la magnitud del
proyecto. El autor (CECIL GILLESPIE) recuerda estudios sobre procedimientos que han
consumido 15 meses hombre (lo cual es frecuente) sin incluir el tiempo necesario para
diseño e implantación. Evidentemente en este tipo de investigaciones es imposible confiar
en la memoria para diseñar el nuevo sistema. Todos los elementos requeridos para el
diseño tienen que tomarse del registro de la investigación. Cuando el nuevo sistema se
diseña en la oficina del consultor y no en la del cliente, al llevar a cabo el diseño es
indispensable utilizar la información recopilada en los registros.
Los elementos de la investigación inicial se agrupan según su localización en el programa
de estudio y de acuerdo a la función que cubren:

1) Conceptos de información general reunidos al inicio de un proyecto integral de

sistemas tales como:
 Organigramas
 Listas de productos
 Catálogo de cuentas
 Estados financieros y operativos
 Planos de la planta.

2) Listas y gráficas de los procedimientos operativos:

 Gráficas de flujo
 Relación de actividades
 Gráfica de distribución de formularios
 Formularios administrativos existentes.
SEGUN F. CATACORA:
UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE COMPRENDE AL MENOS LOS ELEMENTOS
SIGUIENTES:
 Hardware donde se procesa la información
 Software o programas
 Recursos humanos, y
 Políticas y normas contables adoptadas por la entidad.

UNO DE LOS OBJETIVOS PRINCIPALES DEL ANALISIS DE UN SISTEMA CONTABLE, ES EL

VERIFICAR QUE LA INFORMACIÓN PROCESADA POR EL SISTEMA SE Está EFECTUANDO DE
ACUERDO CON LOS ESTÁNDARES ESTABLECIDOS POR LA EMPRESA. CUANDO SE
NOMBRAN LOS ESTÁNDARES ESTABLECIDOS NOS REFERIMOS A TODA UNA FILOSOFIA
QUE LA EMPRESA REFLEJA EN MANUALES, INSTRUCTIVOS, COMUNICACIONES, GRAFICOS,
Y EN GENERAL CUALQUIER VIA DE INFORMACIÓN EN DONDE SE PLASMEN
PRINCIPALMENTE POLÍTICAS QUE, DE ALGUNA MANERA, PUDIERAN AFECTAR EL
DESEMPEÑO DE LOS EMPLEADOS EN RELACIÓN CON EL PROCESAMIENTO DE LA
INFORMACIÓN CONTABLE.

PRINCIPALES OBJETIVOS DEL ANALISIS DE SISTEMAS

EL ANALISIS DE UN SISTEMA CONTABLE DEBE ESTAR ENFOCADO HACIA EL LOGRO DE LOS
SIGUIENTES OBJETIVOS PRINCIPALES:

 ASEGURAR LA INTEGRIDAD DE LOS DATOS

 ADECUADO REGISTRO Y PROCESAMIENTO DE LAS OPERACIONES
 PRESENTAR LA INFORMACIÓN FINANCIERA EN FORMA CONFIABLE
 GARANTIZAR LA OPORTUNIDAD EN LA PRESENTACION DE LA INFORMACION