— " GOBIERNO de MINISTERIO DE GUATEMALA | CULTURAY DEPORTES "MANUAL DE NORMAS - YPROCEDIMIENTOS Inventario de Activos Fijos del Ministerio de Cultura y Deportes Guatemala, marzo 2021MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GOBIERNO “i, | MINISTERIO. DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS SUATEMALA | Yoepontes ARO 2024 ACUERDO MINISTERIAL weet MINISTERIO DE CULTURA Y DEPORTES: ‘ACUERDO MINSSTERIAL NOMERO 606.2021 Cunemal, 28 42 may ce 201 EL mnsTR0 De CULTURA Y OEPORTES ‘coNsidgRANDo: (ue de corfamiss on la Coneuctn Petes oo Repicn de Gusaraa ya Loy eet COigensve loca, le ceverpond «In Aueed Soperer, eect thecal par {dees ysérivatva dl Mote osu cargo, ah come le sstinavecén dee ects oan yhonanas ba ay reponase Ccousiperanoo: ‘Gus runt Ose Nimoro AC-00818. 201, da fea 25.0 mayo de 2021, ue rise tare! Go NomaayProsciniaoe de invenirzay se Aches Peal insane Ge usr 4 Daparea sramdo por al aotar Adminabacee Gena en tod que es nasoanlo Tapomertais ergs porird asia y arama on procedevenoe gents dl rarce Ges [Eyvpsrioque es ersens emis Seposlon ope corespondats, ‘Con baso ans carseat yon eco de a uncras cu le contre ears 106 Farce «) yes Consul Plies Soa Rapes ae Cutemai: 71 Horas 9), al Det numero 18497 cl Conese cee Reputica de Gusemel, Ley dl gana ‘cava numer 2) det Acer Guten nore 272008, de aca 10 do enere oo 2hte,Regumee Grane Mle Gl Winter de Cua panes. ACUERDA ARTICULO 4 Aponur & coleride del Manual de Nemae y Procedimiantor 60 Invent ye Actives Fe el Minted Culirey Deported: ‘ArTioULO 2. Manual gue celere on are etre cl prenane Acvro, Seber (sre a earocor ances ls Geperdoele el Minted Go ultra y Depot, cara ‘buena esoteric ce igen, AanticuLO 3 Iprouana hasrdoempiss sep innedstaments NomFiquEse Z.@MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GOBIERNO //, | MINISTERIO. DE INVENTARIOS Y DE ACTIVOS FIJOS Yosronres ‘ANO 2021 AUTORIZACION ADMINISTRATIVA Fecha: marzo 2021 Elaborado por: Encargados de Inventario: Victor Saban Sican Isaias Ivan Castillo Gonzalez Pedro Agustin Cux Chan Horacio Fernando Gonzalez Juarez Jonatan Martinez Cruz \ erasMANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SopieRNo i. | MINIsTERIO. DE INVENTARIOS Y DE ACTIVOS FIJOS SUATEMALA | Voeronres ANO 2021 Revisado por: Directores Administrativos Financieros Pedro Orlando Monterroso Cana: Jerson Morasty Makepeace Maz Ardany Urbano Lépez Diaz José Arturo Morales Quezada Rafael Aristides Ortiz Reyes Lie. Peto Orlando Monteraso Canastyj Director Admlnistrativo Financero Diteclin Superior clon Supeder tm aaal a Direccidn Administrative Financiers: yy rect era els hes ‘ariegos: & Ministerio de Culturs y Deportes: Direccién General de lag AN9S.,, vino Lopes Dlx Diet e Ronin Fans ae] Dire General se Desorie Curly Farsalacinent las Cuts stu) : eronyes ireccién General dé Desarrollo Cultural y Fortalecimiento de las Culturas ay . losé Arturo Morales Quezada er J io 3 Admnlstratvo Fina E us General del Deport ye ec Subdirector de Planificacién y Modernizacién Institudi Salvador Diaz Quiroa Revisado por; | 7 \ vad Ire, Salvador Diez Quito | Direccion SuperSenicrnssesn nsiccral visto de Cultura y Deportes Francisco José Quezada Jurado ‘Aprobado por:fe MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Ne DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS DE CULTURA s Y DEPORTES ANO 2021 INDICE INTRODUCCION.. OBJETIVoS. OBJETIVO GENERAL... OBJETIVOS ESPECIFICOS. BASE LEGAL.. DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS .. REGISTRO EN EL INVENTARIO POR COMPRA DE {ACTIVOS FUIOS REGISTRO DE INVENTARIO POR DONACION DE ACTIVOS FIJOS. REGISTRO DE INVENTARIO POR TRASLADO O TRANSFERENCIA DE ACTIVOS FIJOS aanene et CONTROL DE ACTIVOS FIOS EN INVENTARIOS... Stars INCORPORACION DE BIENES DE ACTIVO FISICO AL INVENTARIO .....sssnenee 24 REGISTRO DE BIENES DE ACTIVO FIJO AL INVENTARIO POR RECLAMO DE. GARANTIA, a ENTREGA DE BIENES POR RETIRO DEL CARGO, BAJA Y REPOSICION POR: PERDIDA, FALTANTE, EXTRAVIO, SUSTRACCION, ROBO O HURTO DE BIENES DE ACTIVOS FIJOS 0 DESASTRES QUE AFECTEN A 15 20 28 31 LOS BIENES DE ACTIVOS FIJOS........ “ 34 BAJA DE ACTIVOS FIJOS POR DESTRUCTIBLES © MATERIAL FERROSO..........40 GLOSARIO.. AT ANEXOS.. 48 [ANEXO 1: CERTIFICAGION DE INVENTARIO 49 ANEXO 2: SOLVENCIA DE INVENTARIOS. 50 ANEXO 3: REGISTRO CONTABLE DEL BIEN EN EL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA -SICOIN WEB- 0.0 . 52 ANEXO 4: FORMULARIO 1-H “CONSTANCIA DE INGRESO A ‘ALMACEN YA INVENTARIO” ’ eas ANEXO 5: EJEMPLO DE ACUERDO DE DONACION 53 ANEXO 6: FORMULARIO DOCUMENTO DE RECEPCION DE DONACION A UTILIZAR CUANDO NO EXISTA CONVENIO ESCRITO (ANEXO 1) ....0ssnnnne 56 , aMANUAL DE NORMAS Y PROGEDIMIENTOS GOBIERNO /. | MINISTERIO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS ‘TEMALA | 2oesonres. ANO 2021 ANEXO 7: EJEMPLO ACTA REGISTRO ACUERDO DE DONACION...... 87 ANEXO 8: ENVIO O SALIDA DE ALMACEN.... ANEXO 9: EJEMPLO ACUERDO DE APROBACION DE CONTENIDO DE DONACION 58 me ai i sees 5D -JEMPLO DE RESOLUCION DE BIENES DEL ESTADO......0snenn-n 60 ANEXO 10: ANEXO 11: FORMULARIO DE RESGUARDO DE BIENES 61 ANEXO 12: TARJETA DE RESPONSABILIDAD ACTIVOS FIJOS 62 ANEXO 13: EJEMPLO ACTA INVENTARIO FISICO POR RESCISION DE CONTRATO DE TRABAJO. aie fe 63 ANEXO 14: EJEMPLO ACTA REPORTE DE HURTO DE EQUIPO. 64 ‘ANEXO 15; EJEMPLO DE ACTA PARA LA BAJA DE MATERIAL FERROSO O MATERIAL DESTRUCTIBLE........ 65 ANEXO 16: EJEMPLO SOLICITUD PARA LA BAJA DE MATERIAL FERROSO.......67 ANEXO 17: EJEMPLO SOLICITUD PARA LA BAJA DE MATERIAL DESTRUCTIBLE 68 IMBOLOGIA DE DIAGRAMAS DE FLUJO. 63 ANEXO 18:MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GOBIERNO i | MINISTERIO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS SUATEMALA | YoEronres ‘ARO 2021 INTRODUCCION El Ministerio de Cultura y Deportes de Guatemala, considera de importancia la actualizacién y elaboracién de los Manuales de Normas y Procedimientos de cada una de sus unidades administrativas para que puedan contar con una herramienta que les permita lograr la eficiencia y eficacia en la realizacién de sus funciones y logro de objetivos. Un procedimiento es una serie de pasos para la realizacién de un producto concreto, permite uniformar y controlar el desarrollo y cumplimiento de las rutinas de trabajo y evita su duplicidad asf como la discrecionalidad en la actuacién de los servidores publicos. Su utilidad es multiple, porque permite visualizar el funcionamiento interno referente a la descripcién de las tareas, ubicacién y puestos responsables. Este Manual de Normas y Procedimientos esta disefiado para orientar el trabajo de los servidores piblicos cuyas atribuciones se relacionen con los inventarios de la institucién, guiandolos en la realizacién de las tareas en las que participan directa e indirectamente para el registro en el inventario por compra de activos fijos; donaciones; traslados y transferencias de bienes; control de inventarios; entrega de bienes por entrega del cargo; bajas y reposiciones, pérdidas, faltantes, extravios, sustraccién, robo © hurto; baja de activos fijos de bienes de material destructible o material ferroso del Ministerio de Cultura y Deportes. Para cada uno de los procedimientos se incluye la normativa que sustenta los mismos, asi como una descripcién detallada de los pasos que implica su realizacién, al final de cada descripcién de estos se incluye un diagrama de flujo que presenta de manera grafica la secuencia ldgica para realizarios. El trabajo de elaboracién del presente manual parte de las directrices emanadas de las autoridades superiores de este ministerio con el fin de promover el orden administrativo y la eficiencia en cada una de sus dependencias.GOBIERNO “i, | MINISTERIC MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS SUATEMALA | Vocpontes ‘ARO 2021 OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Concentrar en un instrumento formal y oficial, de forma ordenada y sistematica la secuencia de acciones ldgicas en forma narrativa y grafica, para la realizacién de las actividades, proporcionando al personal del Ministerio de Cultura y Deportes responsable del registro y control de inventarios de activos, una guia y las directrices necesarias para que puedan realizar sus funciones de manera eficiente y eficaz, OBJETIVOS ESPECIFICOS . Identificar las normas especificas, que deben ser atendidas por el personal de todas las unidades que de una u otra forma tengan relacién con uno 0 mas de los procedimientos de registro y control de inventarios de activos fijos que se establecen en este manual Proveer al personal de la Seccién de Inventarios, la descripcién de la secuencia légica de los pasos de cada uno de los procedimientos a utilizar en a realizacién de las funciones y actividades asignadas. Definir de forma gréfica la secuencia de pasos que integra cada uno de los procedimientos incluidos en este manual. Orientar a cada colaborador y funcionario en la observancia y cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos, para el desarrollo de las actividades de la Seccién de Inventarios. Contar con una herramienta que apoye la induccién y capacitacién del personal Servir como medio de integracién y orientacién para el personal con el fin de facilitar su incorporacién, en lo que se refiere al registro y control de inventarios de activos fijos en el Ministerio de Cultura y Deportes.Hie MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS. GOBIERNO /;, | MINISTERIO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS DECULTURA YDEPORTES ano 2024 BASE LEGAL . Decreto nimero 103-97 del Congreso de la Republica de Guatemala, ...autoriza al Organismo Ejecutivo para que proceda a la venta o permuta de todas las piezas metalicas del Estado”. Decreto ntimero 101-97 del Congreso de la Reptiblica de Guatemala, “Ley Organica del Presupuesto’. . Acuerdo Gubernativo 779-98, “Reglamento del Decreto No. 103-97", (Establecer los procedimientos para la aplicacién del Decreto 103-97 el Proceso de venta o permuta de piezas metélicas, materiales y desechos de hierro, acero, bronce.... propiedad del Estado). Acuerdo Gubemativo Numero 27-2008;Reglamento Orgénico del Ministerio de Cultura y Deportes, . Acuerdo Gubernativo 217-94. Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administracién Publica. Acuerdo Ministerial 523-2014 del Ministerio de Finanzas Publicas: “Acuérdese aprobar el Manual de Registro de Donaciones, para observancia y aplicacién de la Presidencia, Ministerios de Estado, Secretarias y Otras Dependencias del Organismo Ejecutivo”. . Circular 3-57 de Direccién de Contabilidad del Estado. 1 de diciembre de 1969, (instrucciones para el registro y administracién de inventarios en las entidades pubblicas) Guia para el registro de donaciones en especie de la Direccion de Contabilidad del Estado.Eeaerea MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS. Ss DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS DECULTURA YODEPORTES ‘ANO 2021 i SOBIERNO: | i oaren 7 DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOSMANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS copienno i, | MiNsTEnIO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FLJOS - MAI Y DEPORTES, ‘ARO 2021 FECHA DE saa INVENTARIO DE EMgION Marzo 2021 CULTURA Y Oe ee, CODIGO | Seren MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS VERSION | NOMBRE DEL REGISTRO EN EL INVENTARIO POR COMPRA DE ACTIVOS PROCEDIMIENTO FIJOS OBJETIVO Proporcionar los lineamientos y procedimientos alos encargados de inventario para el correcto registro de activos fijos adquiridos por el ministerio. INICIA Jefe de la Saosin de Compras 0 Seccion de Tesoreria, FINALIZA Encargado de Inventarios. is 1.Del traslado del numero de liquidacién o rendicién del fondo NORMAS rotativ La Seccién de Compras o Seccién de Tesoreria debera trasladar el numero de liquidacién o rendicién del fondo rotativo interno al encargado de Inventarios para el registro correspondiente de los | activos fijos propiedad del ministerio. 2. De la documentacién requerida para el registro del activo fijo: Para el registro de los activos fijos se debera contar con el expediente completo que avala la adquisicién del bien. 3.De la informacién que deben contener los documentos para el ingreso del activo fijo: El encargado de Inventarios registrara unicamente los bienes que cumplan con las especificaciones técnicas presentadas en la factura y el Formulario de Requerimiento de Bienes, Suministros, Obras y Servicios, debiendo contener: * Nombre del proveedor. Marca, modelo, serie y garantia del bien. Nombre del bien. Precio unitario y precio total. Cantidad. Unidad de medida. Renglén presupuestario. 4.Del registro del bien de activo fijo: EI encargado o auxiliar de Inventarios sera el responsable de efectuar el registro contable del bien en el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN WEB (Anexo 3) y en el libro de alzas y bajas de activos fijos, autorizado por la Contraloria General de Cuentas.GOBIERNO “/ UATEMALA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MINISTERIO, DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS Yoeponres NO 2021 5, De la aprobacién de los bienes registrados en el sistema SICOIN: El encargado o auxiliar de Inventarios, solicitara la aprobacién del registro a su jefe inmediato superior. 6. Del jefe inmediato superior del encargado de Inventarios: De acuerdo con la estructura organizacional de cada unidad ejecutora, el jefe inmediato superior sera: DGA: Jefe financiero DGDCFC: Jefe financiero DGDR: Jefe financiero DGPCN: _ Jefe financiero | DESPACHO SUPERIOR: Director administrativo financiero 7.De la complementacién de la informacién en la Forma 1-H: El encargado de Inventarios en coordinacién con el encargado de Almacén y/o el jefe de Contabilidad seran los responsables de complementar en la Forma 1-H, (Anexo 4) el numero de bien y el folio de asiento contable del libro de alzas y bajas de activos fijosGOBIERNO //- Mente: DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOs GUATEMALA | DE cuLTURA A810 2021 j j MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE PASO No. DESCRIPCION INICIO DEL PROCEDIMIENTO Trasiada al encargado de Inventarios el expediente completo de la adquisicion del | Jefe de Seccién de Compras 0 Jefe de Seccién de 1 a Tesoreria bien, con numero de liquidacién o numero _| de rendicién del fondo rotativo interno. Recibe expediente completo, revisa y Encargado de Inventarios 2 | traslada al auxiliar de inventarios para que | opere el registro en SICOIN. Recibe el expediente, opera el registro del Auxiliar de Inventarios 3 bien en SICOIN, devuelve el expediente al encargado de inventarios. _| Realiza registro contable en el libro de alzas 4 y bajas de activos fijos autorizado por la Contraloria General de Cuentas. Traslada expediente al jefe inmediato superior para aprobar en SICOIN. Recibe expediente y revisa que se cumplan los requisitos. ‘Aprueba el registro del bien en SICOIN Devuelve expediente con visto bueno de aprobacién al encargado de Inventarios Recibe el expediente. z Imprime constancia de registro de inventarios y adjunta al expediente. Encargado de Inventarios Traslada el expediente a Seccién de " Compras 0 Seccién de Tesoreria seguin corresponda. 72__| Codifica el bien en el Almacén. FIN DEL PROCEDIMIENTO Encargado de Inventarios Jefe Inmediato Superior lo| @ |x| o S$MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS, MINISTERIO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS BecuLTURA Yoerortes oad J j cosierne 1 2 3 4 5 6 7 3 8 10 un 2 FinMANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MINISTERIO. DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS Yoeronres ‘ANO 2021 FECHA DE MNTERIOIDE INVENTARIO DE EMISION marzo.2071 | CULTURA. ACTIVOS FIJOS CODIGO MCD-INV-02 | BECORTES MANUAL DE NORMAS Y a PROCEDIMIENTOS VERSION 2021-1 NOMBRE DEL REGISTRO DE INVENTARIO POR DONACION DE ACTIVOS PROCEDIMIENTO FIJOS OBJETIVO Proporcionar al personal de la Seccién de Inventarios, las directrices especificas para llevar a cabo el registro de inventario de los bienes que se reciban en concepto de donacién. INICIA Jefe de unidad administrativa que recibe la donacién FINALIZA Encargado de inventarios. NORMAS 1. De los documentos necesarios para el registro de la donacién: El expediente para iniciar el proceso del registro de inventario por donacién debe contener los documentos siguientes: * Convenio de donacién 0 formato anexo 1 (Anexo 6) * Acta de entrega y recepcién. * Acuerdo ministerial de aprobacién de los documentos de donacién (convenio de donacién o formato anexo 1) 2. Del convenio de donacién o formato “Anexo 1”: El documento con el que se inicia el proceso de registro de inventarios de activos fijos por donacién es el convenio de donacién (Anexo 5) 0 el documento denominado “Anexo 1” (Anexo 6). Es importante resaltar que, si existe convenio de donacién, no sera necesario el documento formato “Anexo 1”. El documento que se utilice debe estar suscrito por las autoridades competentes de ambas instituciones. 3. Del formato “Anexo 1”: (Anexo 6) Este documento se utilizara Unicamente en donacién de bienes de baja cuantia y emergencias, es decir, cuando el donante por alguna raz6n de fuerza mayor no puede suscribir el convenio de donacion 4, Del acta de entrega y recepcién: Al momento de la recepcién del bien o bienes de activo fijo, se debera levantar un acta, donde se hara constar la entrega por una parte y la recepcién por la otra, (Anexo 7) esta debe estar suscrita por las autoridades competentes de cada unidad ejecutora (encargado 0 jefe de Almacén, el encargado 0 jefe de Inventarios y el jefe de la unidad administrativa 0 centro de costo que recibe la donacién). El bien o bienes recibidos quedaran bajo el resquardo del ‘Almacén, en donde debera hacerse el proceso normal de ingreso FS fg pba?MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS. COBIERNO /- | MINISTERIO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS j GUATEMALA | Yocponres ANO 2021 llenando la Forma’-H (Anexo 4) y egreso llenando el envio o salida de almacén (anexo 8). 5. Del registro del valor del bien o bienes de activo fijo: Para consignar el valor del bien o bienes del activo fijo en el convenio de donacién 0 formato “Anexo 1” y el acta de entrega y recepcion se podra recurrir a una de las opciones siguientes: * El valor consignado en la factura o péliza de importacion. * El valor de mercado segun cotizaciones, (se solicitaré tres cotizaciones a diferentes proveedores). + Estimacién del valor, realizado por experto en la materia * Si el valor es en moneda extranjera, se debe hacer la | conversién a la moneda nacional, segun el tipo de cambio del dia del Banco de Guatemala 6. Del acuerdo ministerial de aprobacién de donacién: Se deberd emitir un acuerdo ministerial, (Anexo 9) para aprobar el convenio de donacién o el formato “Anexo 1” y el acta de entrega y recepcion. 7. De la obtencién del cédigo de “Fuente Especifica” Con los documentos mencionados, se integrara el expediente que debera enviarse a la Direccién de Crédito Publico del Ministerio de Finanzas Publicas para solicitar la creacién del cédigo de “Fuente Especifica” que identifique la donacién. 8. De los documentos de apoyo al procedimiento: Para realizar de manera efectiva, el procedimiento de registro de bienes de activo fijo al inventario por donacién, el encargado de | Inventarios podré apoyarse en los documentos siguientes: * Acuerdo ministerial 523-2014 del Ministerio de Finanzas Publicas. * Guia para el registro de donaciones en especie de la | Direccién de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Publicas. 9. Del registro del bien en el Sistema de Contabil Integrada -SICOIN~: EI encargado de Inventarios sera el responsable de operar el ingreso del bien o los bienes en el médulo de inventarios del Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- y en el libro de alzas y bajas de activo fijo. Esto debe contar con la aprobacién del jefe inmediato superior. gs) »GOBIERNO Wi GUATEMALA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS. MINISTERIO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS DECULTURA YOEPORTES ANO 2021 10. Del jefe inmediato superior del encargado de inventarios: De acuerdo con la estructura organizacional de cada unidad ejecutora, el jefe inmediato superior sera: DGA: Jefe financiero DGDCFC: Jefe financiero DGDR: Jefe financiero DGPCN: Jefe financiero DESPACHO SUPERIOR: Director administrativo financiero 44. Del aviso de la recepcién de donacién: Las unidades administrativas que reciban una donacién estarén obligadas bajo su estricta responsabilidad a informar mediante oficio al encargado de Inventarios presentando el expediente con los requisitos correspondientes, debiendo cumplir con lo normado en el articulo 53 de la Ley Organica del Presupuesto. J bij aMANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS. GOBIERNO, | MINISTERIO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS ct cM De cutTuRA s [ YDEPORTES ‘ANO 2021 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE PASO No. DESCRIPCION INICIO DEL PROCEDIMIENTO Jefe de unidad administrativa 4 Traslada el expediente de donacién con la | que recibe la donacién documentacién completa. Recibe el expediente con la copia 2 cettificada de convenio de donacién 0 con el formato “Anexo 1”. En el caso de ser una donacién por medio del formato “Anexo 1", suscribe el acta de entrega y recepcién juntamente con las autoridades competentes. Integra el expediente con _copias Encargado de Inventarios 4 certificadas del acta suscrita y original del | formato “Anexo 1". Redacta oficio con él visto bueno de su jefe 5 inmediato superior para solicitar acuerdo ___| ministerial de aprobacién de la donacién. _| Traslada oficio a Direccién/delegacion de Asuntos Juridicos para la elaboracién del . proyecto de acuerdo mi terial de i aprobacion. ; Recibe oficio y expediente completo. | Revisa que se cumplan Tos requistos. "| Elabora el proyecto de acuerdo ministerial DirsotbriDelcgato de 9 | de aprobacién de la donacién Asuntos Juridicos Trasiada el expediente y solicitud al jo | Despacho Ministerial para ta firma del ministro en el acuerdo ministerial. | | | Recibe expediente, gestiona la firma del ministro y devuelve a la Direccién de Despacho Ministerial Aes ence gee Recibe el expediente y traslada al jefe de Directoridelegado de Asuntos | 42 | unidad_administrativa que recibe la Juridicos E a __| donacion Recibe ol expediento y traslada al Jefe de unidad administrativa | 4, | RODE. St Stent que recibe la donacién (9b 2MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS: Pn ES DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS Y DEPORTES ‘ANO 2021 GOBIERNO //- GUATEMALA RESPONSABLE [PASO No. DESCRIPCION 14 _ | Recibe el expediente. Envia el expediente por medio de oficio con Encargado de Inventarios | visto bueno del jefe inmediato superior a la 15 | Direccién de Crédito PUblico del Ministerio de Finanzas Publicas solicitando la creacién del cédigo de “Fuente Especifica” Recibe el expediente, crea el cédigo de “Fuente Especifica" y notifica al encargado Direccién de Crédito Publico 16 | de Inventarios de la unidad ejecutora solicitante. | 47 __ | Recibe la notificacién del cédigo de “Fuente especifica” Solicita al encargado de Contabilidad por medio de oficio firmado por él y con visto bueno del jefe inmediato superior, el numero de gestion Recibe la solicitud y genera el nimero de | gestion en el -SIGES- y obtiene la aprobacién de su jefe inmediato superior. Encargado de Inventarios 18 19 Encargado de Contabilidad Notifica ef ndmero de gestion al encargado | de inventarios. ‘Opera en el Médulo de Inventarios del sistema de Contabilidad Integrada SICOIN yen el libro de alzas y bajas de activos fis | Encargado de Inventarios 21 |e informa a su jefe inmediato superior para | que apruebe el ingreso de actives en el sistema. 20 Jefe inmediaio superior 22__| Aprueba en el sistema SICOIN Io solicitado Encargado de Inventarios 23 | Codifica el o los bienes en el Almacén. FIN DEL PROCEDIMIENTOMANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS. MINISTERIO, DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS YDePoRTeS raNoj2024 GOBIERNOMANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GOBIERNO “i. MINISTERIO. DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS IATEMALA | voepontes NO 2021 MINISTERIO DE INVENTARIO DE ERneloN | Marzo 2021 CULTURA Y actos Eo CODIGO MCD-INV-03 coup MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS VERSION 2021-1 ‘OBJETIVO Proporcionar al personal de la Seccién de Inventarios, los pasos a seguir para realizar el traslado o transferencia de los activos fijos de una institucién a otra para garantizar que el bien esté registrado en el inventario de la entidad que entrega y en la que recibe el traslado. INICIA Encargado de Inventarios. FINALIZA Encargado de Inventarios. 1. Del traslado de los activos fijos: Los activos fijos unicamente se pueden trasladar a entidades NORMAS gubernamentales. 2. De las transferencias de activos fijos: Los actives fijos Unicamente podrén transferirse a entidades auténomas y descentralizadas (municipalidades) 3. De la solicitud del activo El solicitante requiere a través de oficio, el traslado/transferencia de activos fijos para ser utilizados en su institucién gubernamental. 4. De la orden de traslado: Todo traslado/transferencia de actives fijos podré efectuarse Unicamente con autorizacién de la maxima autoridad de la unidad \ejecutora. |8. De la formalizacién del traslado: Sera mediante suscripcién acta de entrega y recepcién de los bienes, la cual debera incluir la descripcién completa de los bienes, numero de inventario, monto parcial y total del activo y las firmas de los encargados de inventario y su jefe inmediato superior de la institucion que entrega y la que recibe. En el acta se debe especificar claramente si es traslado o transferencia. 6. De la resolucién de la Direccién de Bienes del Estado: Para el registro de bienes a través de traslado/transferencia, sera indispensable contar con una resolucién de la Direccién de Bienes del Estado (Anexo 10).Svan Yorrontes ANO 2021 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS j GOBIERNO i, | MINISTERIO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FOS 7. Del registro correspondiente en el SICOIN: Deberd registrarse el alza y baja del bien, en el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN WEB-. 8. Del ente rector para aprobacién alzas o bajas en el Médulo de Inventarios SICOIN: La Direccién de Contabilidad del Estado, es el tinico ente rector autorizado para realizar las alzas 0 bajas de los activos fijos del Estado, 9 fi Se solicitara la baja en el SICOIN, se conformara el expediente que debera contener: © Copia simple de la resolucién de aprobacién de transferencia emitida por la Direccién de Bienes del Estado. Acta certificada de la transferencia de actives fijos. Certificacién de inventario. (Anexo 1) Reporte de solicitud de baja emitido en SICOIN. Oficio de solicitud de aprobacién de la baja dirigido a Direccién de Contabilidad del Estado. dpDECULTURA | Y DEPORTES DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS. DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS ‘AN 2021 RESPONSABLE PASO No. DESCRIPCION INICIO DEL PROCEDIMIENTO Eneargado de Inventarios entrega y recepcion de activo fijo. Recibe instruccién por parte de la autoridad competente para realizar el traslado 0 transferencia de bienes. _| Recibe el expediente y redacia el acta de Solicita por escrito la resolucion @ la Direccién de Bienes del Estado para legalizar el trasladoltransferencia, mediante | oficio, adjuntando acta de entrega y | recepcién y certificacién inventario de los bienes. Direccién de Bienes del Estado Recibe solicitud y emite la resolucion de aprobacién 0 rechazo: a) No aprueba, devuelve el expediente ala institucién. (Continua en paso 5) b) Si aprueba, notifica resolucién de aprobacién. (Continua en paso 6) Rechazado el expediente recibe y aliende las objeciones planteadas por la Direccién de Bienes del Estado. (Regresa al paso 4) ‘Aprobado el traslado o transferencia del activo fijo 1o opera en el libro de alzas y | | bajas de actives fijos Encargado de Inventarios 7 Opera el traslado del activo fijo en el Sistema SICOIN. Elabora oficio con visto bueno de su jefe inmediato superior y traslada a UDAF para firma de visto bueno del director de UDAF. El oficio es para solicitar la aprobacién de alza 0 baja de activo fio. Director de UDAF 9 Recibe el expediente, lo revisa y firma de visto bueno el oficio que se enviara a la Direccién de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Publicas. Devuelve al encargado de Inventarios. Encargado de Inventarios 10 Recibe el expediente con el visto bueno del director de UDAF. (Fp) »GOBIERNO /. | MINISTER! GUATEMALA 10 DE CULTURA Y DEPORTES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS. DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS ‘ANO 2021 RESPONSABLE PASO No. DESCRIPCION Encargado de Inventarios Direccién de Contabilidad del Estado de MINFIN "1 12 Traslada oficio y expediente completo a la Direccién de Contabilidad del Estado del MINFIN para solicitar la aprobacién de alza © baja del activo fijo. i ‘Aprueba o rechaza el tramite y notifica a la Institucién a) Si rechaza el expediente lo devuelve a Inventarios para hacer las enmiendas correspondientes. (Continua en paso 13) b) Si el traslado es aprobado continua en paso 14. ©) Sila transferencia es aprobada continua en paso 15 Encargado de Inventarios Director de UDAF Encargado de Inventarios 13 Recibe el expediente rechazado y hace las enmiendas planteadas por la Direccién de Contabilidad del Estado de MINFIN (Regresa a paso 12) 14 Realiza las alzas o bajas correspondientes | en el libro de inventarios y archiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO. 15 16 7 18 19 Realiza las alzas o bajas correspondientes en el libro de inventarios y solicita la baja 0 | el alza de bienes en SICOIN Conforma el expediente (ver norma 9), elabora oficio y lo traslada al director de UDAF para visto bueno en el oficio Recibe el expediente, firma de visto bueno el oficio y lo devuelve al encargado de Inventarios Recibe el expediente y lo traslada a Direccién de Contabilidad del Estado para que esta de la autorizacién de baja o alza | de bienes en el sistema SICOIN. Archiva el expediente con el sello de recibido de Direccién de Contabilidad del Estado FIN DEL PROCEDIMIENTOGOBIERNO i. | MINISTERIO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS SUATEMALA | Yocponres No 2021 J f MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSes MANUAL DE NORMAS ¥ PROCEDIMIENTOS GOBIERNO i DE INVENTARIO DE ACTIVOS FLJOS j oe Yeepontes ARO 2021 MINISTERIO DE | EOE ENSIGN, | Marzo 2021 CULTURA. ACTIVOS FIJOS SSN avo] Soporte | MANUALDENORMASY —-ODIGO_ | PROCEDIMIENTOS VERSION OBJETIVO |Proporcionar al personal de la Seccién de Inventarios los lineamientos y directrices necesarias para llevar el control de bienes de activo fijo propiedad de la Institucién. INICIA, Direccién o Delegacién de Recursos Humanos FINALIZA Encargado de Inventarios. 1. De la obligatoriedad del numero de inventario: NORMAS ‘Ser obligatorio que todos los activos fijos cuenten con un numero de inventario creado a través del Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN WEB para que las dependencias de la instituci6n puedan retirar el activo fijo de la Seccién de Almacén. 2. De la notificacién al encargado de inventarios del personal de nuevo ingreso para asignacién de activos fijos: La Direccién de Recursos Humanos del Ministerio de Cultura y Deportes 0 sus delegaciones, en coordinacién con la unidad | administrativa donde se ubicara el personal de nuevo ingreso, deberd informar de manera inmediata al encargado de Inventarios de la unidad ejecutora que corresponda, sobre el nombre, puesto que ocupa, ntimero de identificacién tributaria (NIT), localizacién fisica del personal de nuevo ingreso y el detalle de los bienes que serén necesarios para el desempefio de sus funciones y que les sern asignados bajo su responsabilidad 3, De la informacién necesaria para asignar un activo fijo: Para asignar bienes de activo fijo se debera crear en el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-, el nimero de resguardo de la persona a quien se le asignaran los activos fijos. Para la creacién se requiere de los siguientes requisitos: + Numero de Identificacién Tributaria (NIT). + Puesto 0 cargo. + Unidad Administrativa a la que pertenece.GOBIERNO “/ GUATEMALA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MINISTERIO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FLUOS Yorrontes ills 4. De la firma del resguardo de bienes emitido por SICOIN WEB: La persona a quien se le asigne un activo fijo debera firmar la tarjeta de resguardo de bienes creada en SICOIN WEB (Anexo 11), donde acepta la responsabilidad de su custodia y manejo. 5.De las tarjetas autorizadas por la Contraloria General de Cuentas y el resguardo de bienes emitido por SICOIN: Las tarjetas autorizadas por la Contraloria General de Cuentas (gue pueden ser electrénicas) y el resguardo de bienes serén emitidos por el encargado de Inventarios y seran firmadas obligatoriamente por la persona responsable que recibe el activo fijo. (Anexo 12). 6.De la responsabilidad de la unidad administrativa solicitante: Cuando se compren uno o mas aetivos fijos para uso comin, sera el director o jefe de la unidad administrativa solicitante, quien asuma la custodia y responsabilidad, para el efecto debera firmar las tarjetas de responsabilidad de los bienes y el resguardo de bienes. 7. Del traslado interno de activos fijos: Todo movimiento de bienes que se realice dentro de las oficinas de una dependencia del Ministerio de Cultura y Deportes debera ser solicitado por escrito al encargado de Inventarios. 8. De la asignacién y responsabilidad del resguardo de los vehiculos: Los vehiculos seran asignados en primera instancia en la tarjeta de responsabilidad del jefe de Servicios Generales de las unidades ejecutoras y/o directores generales. sg.) onJ f GOBIERNO 1 MINISTERIO. DECULTURA Y DEPORTES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS. DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS ‘ANO 2021 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE PASO No. DESCRIPCION ] INICIO DEL PROCEDIMIENTO | Direccién/Delegacién de Recursos Humanos q Solicita la asignacién de activos fijos para la persona responsable que hara uso de los bienes. Recibe solicitud para la asignacién de bienes de activo fijo. Crea el resguardo de bienes de inventario _en SICOIN WEB. Carga el bien en la tarjeta de responsabilidad y resguardo de bienes con el numero de inventario del activo fijo asignado. Encargado de Inventarios Imprime la tarjeta de resquardo de bienes, | creada por el SICOIN WEB. Elabora tarjeta de responsabilidad de 6 | activos fijos, autorizada por la Contraloria General de Cuentas. Firma las tarjetas de resguardo de Bienes 7 | yla de responsabilidad y solicita las frmas de la persona responsable del activo fjo Firma la tarjeta de responsabilidad y la de Porsonaresponsebedel |g —|retquardo "de blancs deweve basset : encargado de Inventarios. 7 Recibe las tarjetas firmadas, y entrega : copias a la persona responsable del bien. Encargado de Inventarios a Archiva tarjetas originales de responsabilidad y resquardo de bienes. FIN DEL PROCEDIMIENTO. je»MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MINISTERIO. DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS BECULTURA Y DEPORTES AN 2021 GOBIERNO “i U, IN FinGOBIERNO //- fer MAI . MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS INISTERIO Eat DE INVENTARIO DE ACTIVOS FOS YDEPORTES [FECHA DE | MINISTERIO DE ee ios LEMIsION | Marzo 2021 [ copico cuLTURAY | MANUAL DE NORMAS ¥ CODIGO___MGD-INV-05 _ | “"PROCEDIMIENTOS VERSION 2021-1 NOMBRE DEL INCORPORACION DE BIENES DE ACTIVO FISICO AL PROCEDIMIENTO INVENTARIO ‘OBJETIVO [Proporcionar al personal de la Seccién de Inventarios los procedimientos y actividades a realizar para la incorporacion de feeeae bienes de activo fisico al inventario. UINICIA Encargado de Inventarios. FINALIZA Encargado de Inventarios. 1. De los motivos de las incorporaciones: NORMAS Las incorporaciones de activos fijos pueden generarse por: * Transferencia de bienes recibidos de entidades que utilizan diferentes sistemas (SICOINDES, SICOINGL 0 un sistema propio de la entidad) * Reposicién de bienes que hayan sido objeto de robo o extravio, pérdida total por accidente y bienes de los cuales se desconoce su procedencia pero que fisicamente se | encuentran en la entidad 2. Del soporte para realizar la incorporacién: Para iniciar el proceso de incorporacién sera necesario contar con un acta administrativa, donde se hard constar la procedencia del bien fisico que se incorporara. 3. De la responsabilidad del proceso: EI encargado de Inventarios llevaré a cabo el proceso de incorporacién del bien fisico al inventario. 4, De la resolucién de la Direccién de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Publicas: | En el caso de transferencias de otras entidades que atin no utilizan el médulo de Inventarios del SICOIN, el encargado de Inventarios debera solicitar una resolucién a la Direccién de Bienes del Estado, para continuar con el trémite de la incorporacién. | |5. De la aprobacién de la incorporacion: Para concluir con el proceso de incorporacién del bien fisico, el encargado de Inventarios debera obtener la aprobacién de la Direccién de Contabilidad del Estado. 24 jeMANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GOBIERNO | MINISTERIO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS [| GUATEMALA | DE cuLTURA ‘ANO 2021 6. De la integracién del expediente: Para solicitar la aprobacién de la incorporacién, el encargado de Inventarios deberd integrar el expediente con los documentos siguientes: © Oficio de solicitud de la aprobacién del ingreso del bien, * Acta administrativa o comprobante administrativo * Resolucién emitida por la Direccién de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Publicas, (en caso de trasiados de otras entidades que aun no utilizan el médulo de inventarios del SICOIN). + Reporte de bienes ingresados generado por el sistema, firmado y sellado por la autoridad correspondiente. 7. Del jefe inmediato superior del encargado de inventarios: De acuerdo con la estructura organizacional de cada unidad ejecutora, el jefe inmediato superior sera: DGA: Jefe financiero DGDCFC: Jefe financiero DGDR: Jefe financiero DGPCN: Jefe financiero DESPACHO SUPERIOR: Director administrativo financieroMANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GOBIERNO “i, | MINISTERIO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS SUATEMALA | Yoeponres ‘ANO 2024 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE PASO No. DESCRIPCION INICIO DEL PROCEDIMIENTO. Encargado de Inventarios procedencia corresponde). Elabora y suscribe el acta administrative, con la descripcién del bien fisico y su a resolucion emitida por la on de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Publicas (Si Registra el bien en él libro de alzas y bajas de activos fjos. ‘Opera la incorporacién del bien en el sistema en el médulo de Inventarios. Integra el expediente, elabora oficio con visto bueno de su jefe inmediato superior y traslada al director de UDAF para su firma de visto bueno. Director de UDAF Recibe el expediente, revisa y da él visto bueno al oficio con su firma. Devuelve al encargado de inventarios. Encargado de Inventarios ah 8 | Recibe y analiza el expedient Brocoonide Contebiided Gl 9° ‘Aprueba el alta o incorporacién al inventat Estado Recibe el expediente y lo envia a la Direccién de Contabilidad del Estado, para solicitar la aprobacién de la incorporacién de bienes. Hisico, y notifica a la instituci6n. Encargado de Inventarios_ 10 | Recibe notificacion y archiva expediente. FIN DEL PROCEDIMIENTO |MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS. Copienno i, | MiNsTERIO, DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS SUATEMOL® | voeronres ‘ARO 2021 10 FINGOBIERNO “i AI MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MINISTERIO. Beets DE INVENTARIO DE ACTIVOS F1J0S FECHA DE MINISTERIO DE ee EMISION mateeenes CepOREy -~—=s« MANUAL DE NORMAS Y GOpIGO | MCD-NV-06 PROCEDIMIENTOS. VERSION 2021-1 NOMBRE DEL REGISTRO DE BIENES DE ACTIVO FIJO AL INVENTARIO POR PROCEDIMIENTO RECLAMO DE GARANTIA ‘OBJETIVO Proporcionar al personal de la Seccién de Inventarios los pasos a seguir y las actividades a realizar para registrar el ingreso de bienes por reclamo de garantia al inventario fisico. INICIA Encargado de Seccién de Compras. FINALIZA _| Encargado de Inventarios. 1. Del uso de la garantia: NORMAS Cuando los bienes de activo fisico presenten deficiencia fisica o de funcionamiento, se haré uso de la garantia, toda vez que los mismos ya estén registrados en los libros de activos fijos y Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN. 2. De la responsabilidad de contactar al proveedor: El jefe de la Seccién de Compras sera el responsable de contactar al proveedor para notificarle por escrito el reclamo de garantia e indicarle la razén de este. 3. De la solucién al reclamo de garantia: EI proveedor notificara por escrito a la dependencia la solucion al reclamo de garantia, que puede ser: * la reparacién de la deficiencia 0 + el cambio del bien. 4. De la modificacion en los registros: Si el bien es objeto de cambio, el encargado de Inventarios sera el responsable de realizar las anotaciones en los libros de inventarios y la modificacion en el médulo de inventarios del Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-. Si se repara la deficiencia se devuelve el bien al proveedor para que | lo repare y no se haran modificaciones en SICOIN. |MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOBIERNO //, | MINISTERIO. DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS. SEATEMALA | vorponns ANO 2021 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO. RESPONSABLE PASO No. | DESCRIPCION INICIO DEL PROCEDIMIENTO Encargado dela Seccion de |, ——_Notifca por escrito al proveedor, sobre el Compras — reclamo de garantia. 2 Recibe notificacién y evalua el bien. Notiica por esctito a la Seccién de Compras sobre la solucién al reclamo de garantia Rroveenel Hiatt a) Repara el bien o cambia el bien Encargado de Seccién de Compras Encargado de Inventarios b) No cubre la garantia FIN DEL PROCEDIMIENTO Recibe notificacion sobre la resolucion del __| proveedor. Notifica al encargado de Inventarios sobre lo resuelto por el proveedor, por medio de |oficio adjuntando la respuesta del proveedor. ail |Recibe notificacion de encargado de compras y revisa el activo fijo recibido: a) Si el bien fue objeto de cambio, realiza las anotaciones en los libros de inventarios y la modificacién en el | médulo de Inventarios de! Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- b) Si el bien fue reparado por el proveedor se verifica. el funcionamiento y no genera modificaciones en SICOIN. FIN DEL PROCEDIMIENTOMANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MINISTERIC. DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS Yoeponves ‘ARO 2021MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS. SOBIERNO i, | MINISTERIO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS \UATEMAI Ce CUrTURA ‘ARO 2021 FECHA DE MINISTERIO DE poeenlteephon EMISION ee CULTURA Y [coDIGo MCD-INV-07 pest telcashy MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS VERSION 2021-1 NOMBRE DEL ENTREGA DE BIENES POR RETIRO DEL CARGO | PROCEDIMIENTO Orientar al personal de la Seccién de Inventarios sobre las OBJETIVO actividades a realizar para garantizar que los bienes asignados a los funcionarios y colaboradores en general sean devueltos al momento de la entrega del cargo 0 puesto que desempefié. INICIA Direccisn 0 Delegacién de Recursos Humanos. FINALIZA Encargado de Inventatios. 4. De la notificacién por retiro del cargo: NORMAS La Direccién o Delegaciones de Recursos Humanos del Ministerio de Cultura y Deportes, deberan informar de manera inmediata al encargado de Inventarios, sobre el nombre del puesto 0 cargo y la ubicacién fisica del funcionario o colaborador que se retira de la institucién. 2. De la responsabilidad de la entrega del bien: Todos los funcionarios y colaboradores que tengan bienes asignados bajo su responsabilidad deberan hacer la entrega de estos al momento de entregar el puesto 0 cargo. 3. De la responsabilidad de la entrega del bien en buen estado: Todo funcionario 0 colaborador sera responsable de entregar los bienes en las condiciones en que fueron asignados. 4, De la devolucién incompleta de bienes: Cuando un funcionario 0 colaborador tiene bajo su responsabilidad bienes asignados y no realiza la entrega en el momento de entrega del puesto o cargo, el encargado de Inventarios procedera a suscribir acta y deberé agotar el proceso administrativo, de no resolver por esa via, se trasladara el caso a la Direccién o Delegacién de Asuntos Juridicos. (Anexo 13)MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MINISTERIO. DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS DE CULTURA s YoEPORTES ‘ANO 2021 J § cosierne /. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE PASO No. DESCRIPCION INICIO DEL PROCEDIMIENTO z Notifica por escrito al encargado de - Inventarios, sobre la entrega del cargo por parte del colaborador que se retira. Recibe nolificacion y solicita al colaborador que entrega el cargo que haga entrega de los bienes asignados: | Direccién 0 Delegacién de Recursos Humanos a) Si el colaborador no entrega los bienes asignados.(Contintia en | paso 3) b) Si el colaborador entrega los bienes asignados, contintia en paso 5. ‘Suscribe acta por faltante en la comparecen Auditoria Interna, Direccién/Delegacién de Encargado de Inventarios Recursos Humanos y Direccién/Delegacion | de Sistemas Informaticos (cuando procede) En el acta debe establecerse lo siguiente * lo relativo al caso y * el requerimiento de pago o| : reposicién del bien en un plazo establecido. Si el colaborador no entrega los bienes en el plazo establecido, se agota el proceso adminisirativo y el expediente se traslada a la direcciénidelegacién de —Asuntos Juridicos, mediante oficio. (Continia en paso 4) Recibe el expediente y procede conforme los procesos legales correspondientes. FIN DEL PROCEDIMIENTO Direccién/Delegacion de 4 Asuntos Juridicos Colaborador que entrega el 7 Entrega los bienes bajo su responsabilidad cargo a al encargado de Inventarios. | Recibe los bienes y descarga de la tarjeta de responsabilidad y resquardo de bienes. Asigna la responsabilidad de los bienes recibidos al encargado de la unidad administrativa. 8 __| Emite solvencia de inventarios (Anexo 2). FIN DEL PROCEDIMIENTO 2 ee FD) n Encargado de Inventarios 7ae MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS hepa DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS De cuLru Yorpontes ‘ANO 2021Se MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS pig ue DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS- | Yorponres Ano 2021 FECHA DE limites Be INVENTARIO DE EMISION eee eet ACTIVOS FIJOS CODIGO | _MCD-INV-08 aco MANUAL DE NORMAS Y : PROCEDIMIENTOS VERSION 2021-1 BAJA Y REPOSICION POR: PERDIDA, FALTANTE, EXTRAVIO, NOMBRE DEL ‘SUSTRACCION, ROBO O HURTO DE BIENES DE ACTIVOS PROCEDIMIENTO FIJOS 0 DESASTRES QUE AFECTEN A LOS BIENES DE ‘ACTIVOS FIJOS OBJETIVO Proporcionar al personal de la Seccién de Inventarios la informacion sobre las normas especificas y los pasos a seguir para realizar el tramite y el registro en el inventario correspondiente en caso de pérdida, faltante o extravio, sustraccién, robo o hurto de bienes activos | fijos. INICIA | Responsable del bien. FINALIZA Encargado de Inventarios 1. De la pérdida, faltante 0 extravio: | NORMAS Al ocurrir una pérdida, faltante o extravio, la persona responsable del bien, deberé presentar de manera inmediata ante la Policia Nacional Civil -PNC- 0 Ministerio Publico -MP-, la denuncia de los hechos ccurrides y con la mayor especificacién posible del bien (caracteristicas, de ser posible el ntimero de inventario), 2, De la suscripcién del acta: En los casos de pérdida, faltante o extravio, el encargado de | Inventarios juntamente con el jefe de la unidad administrativa deberan suscribir el acta correspondiente, con la intervencién del servidor que tenga cargados el bien o bienes, haciendo constar lo siguiente: 1) lo relativo al caso; 2) el requerimiento de pago o reposicién del bien, segun corresponda. En esta ultima situacién el bien restituido debera ser de idénticas caracteristicas y calidad del original. En el caso de pérdida total de vehiculos por accidente, el jefe de Servicios Generales 0 el responsable de Ia asignacién de vehiculos, compareceré en el acta administrativa que se suscriba para hacer constar los hechos acontecidos. 3, De la sustraccién, robo o hurto de bienes 0 activos fijos: En el caso de sustraccién de bienes o activos fijos, en circunstancias que puedan ser constitutivas de delito o falta, el jefe de la unidad administrativa juntamente con el encargado de Inventarios debera suscribir el acta (Anexo 14) en la que se haga constar lo sucedido.GOBIERNO // GUATEMALA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS. MINISTERIO. DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS De CULTURA i YOEPORTES ANDO 2021 Con una copia certificada de la misma, presentard la denuncia ante la entidad policiaca mas cercana o ante un tribunal competente. Igual procedimiento se observard si se tratare de robo o hurto de vehiculos, debiendo cumplir ademas con el procedimiento antes descrito, deberd obtener certificacién de la fase en que se encuentre el proceso judicial, asi como certificacién de ingreso al inventario y remitir el expediente a la Contraloria General de Cuentas para la continuacién y fenecimiento del tramite de baja. 4, De la ocurrencia de un desastr Cuando con ocasién de un incendio, terremoto, inundaci6n, atentado © cualquier otra acci6n natural o humana, se provoque la destruccién, dafio 0 desaparicin de bienes, el jefe de la unidad administrativa deberé suscribir el acta en la que se haga constar lo acontecido, detallando pormenorizadamente los bienes afectados. Con la certificacién de dicha acta, presentaré la denuncia ante la autoridad policiaca mas cercana o ante tribunal competente. Posteriormente, remitira las actuaciones a la Contraloria General de Cuentas para la continuacién y conclusién del trémite de baja respectivo. 5. De la notificacién al encargado de inventarios: La persona responsable del bien, objeto de la pérdida, faltante o extravio, debera notificar de manera inmediata y por esorito al encargado de Inventarios sobre lo ocurrido y adjuntar el original de la denuncia presentada ante la Policia Nacional Civil -PNC- 0 Ministerio Publico -MP-. 6. Del acta administrativ EI encargado de la Seccién de Inventarios suscribiré acta administrativa y compareceran el jefe inmediato del encargado de Inventarios, el responsable del bien 0 activo fijo y su jefe inmediato. En el acta hard constar: a) lo relativo al caso y b) el requerimiento de pago o reposicién del bien. Copia de esta acta se trasladara al Director Administrative Financiero y al Director General/Administrador General 7. Del pago o reposicién del bien: Cuando el responsable del bien objeto del faltante o extravio opte por el pago o reposicién del bien, se procedera de la siguiente manera: + Suscripcién del acta en donde se hace constar el pago 0 la reposicién; Si opta por el pago deberé depositar el valor a la cuenta del fondo comin CHN, adjuntando fotocopia certificada de la boleta respectiva, con su respective Comprobante Unico \ AD NsGOBIERNO “i | iE GUATEMALA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MINISTERIO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS Be CULTURA ‘ Y DEPORTES ANO 2021 de Registro —CUR- 0 la forma 63-A. Si opta por la reposicién del bien, previo a ello debe existir dictamen emitido por técnico en la materia. 8. De los documentos que debe contener el expediente: El encargado de la Seccién de Inventarios conformara el expediente de la pérdida, faltante o extravio del bien o los bienes, éste deberd contener los documentos siguientes: Oficio circunstanciado dirigido al jefe inmediato superior. Acta certificada en donde conste como fueron ocurridos los hechos, deberén comparecer el responsable y su jefe inmediato, se deberd detallar todas las caracteristicas y valores de los bienes objeto de robo, se consignarén subtotales y totales. Datos que deben de coincidir con la certificacién de asiento contable de inventario. Denuncia ante al Ministerio Publico y/o Comisaria de la -PNC Certificacién original de asiento contable de la Unidad de Inventarios con caracteristicas y valor del bien o bienes. Fotocopia certificada de la tarjeta de responsabilidad. Cuando se reponga el bien, este deberé ser de idénticas caracteristicas 0 superior, previo a dictamen de persona experta en la materia, (informatica, mecanica, etc.); fotocopia de la factura debera estar certificada a nombre de la persona que repuso el bien y endosarla a nombre de la 'stituci6n, caso contrario deberé presentar acta notarial de declaracién jurada. Opinién o dictamen de la Delegacién de Asuntos Juridicos y pronunciamiento de Auditoria Interna de la institucién a efecto de pronunciarse acerca de la responsabilidad del empleado en cada uno de los casos, que solicitan baja. Opinién de la delegacién de Asuntos Juridicos y pronunciamiento de Auditoria Interna de la Institucién dando certeza de las condiciones que se encuentre el bien y de si procede dar de baja del inventario el bien de que se trate. Certificacién del estado en que se encuentran las actuaciones, extendida por el ente investigador (cuando corresponda). Cuando se cancela el valor del bien deberé ser depositado a la cuenta del fondo comin, CHN o depositarlo a la cuenta de fondos privativos segun corresponda, adjuntando fotocopia certificada de la boleta respectiva, asi como la forma 63-A. Abd.) (36MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ue) DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS DE CULTURA ALA | VY beporTes ‘ANO 2024 GOBIERNO “i 4 f GUATEMALA * Cuando se trate de robo de vehiculos, se autorizara la baja cuando haya sido finalizado el tramite ante la aseguradora, para ello se debera adjuntar los documentos siguientes: + Finiquito extendido por la empresa aseguradora. | * Gesién de derechos del vehiculo que fue objeto de robo a favor de la empresa aseguradora * Si entregaron un vehiculo en reposicién al que fue objeto de robo 0 pérdida total en un accidente de transito, adjuntar titulo de propiedad endosado a favor de la institucién. * Copia certificada del cheque de pago de la indemnizacion otorgado por la empresa aseguradora. + Constancia de pago del deducible, efectuado por el responsable del bien. + Adjuntar informe del técnico mecénico quien deberé hacer las comparaciones entre el bien repuesto y el que fue objeto de pérdida, se deberd consignar el valor de ambos bienes. 9. De la solicitud de dictamen a la Contraloria General de | Cuentas: Se deberd elaborar un oficio de traslado para remitir a la Contraloria General de Cuentas -CGC- dirigido al contralor general de cuentas, el expediente que conforma la pérdida, faltante 0 extravio del bien o los bienes para que la Contraloria General de Cuentas pueda dictaminar lo procedente al caso. El oficio deberd contar con el visto bueno del jefe inmediato del encargado de Inventarios 10. Del jefe inmediato superior del encargado de inventarios: De acuerdo con la estructura organizacional de cada unidad ejecutora, el jefe inmediato superior sera: DGA: Jefe financiero DGDCFC: Jefe financiero DGDR: Jefe financiero DGPCN: _ Jefe financiero DESPACHO SUPERIOR: Director administrativo financiero 14. Del dictamen de la Contraloria General de Cuentas: Con base en la resolucién emitida por la Contraloria General de Cuentas, el encargado de inventarios procedera: «Registrar la baja en los libros de inventarios y solicitar la baja ante la Direccién de Contabilidad del Estado y ‘* Solicitar al responsable el pago o la reposicién del bien ohh \MINISTERIO BE CULTURA YOEPORTES GOBIERNO // UATI DESCRIPCION DEL PI MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS ‘ANO 2021 ROCEDIMIENTO RESPONSABLE PASO No. DESCRIPCION INICIO DEL PROCEDIMIENTO Responsable del bien Presenta denuncia al Ministerio Publico 0 la Policia Nacional Civil relacionada con pérdida, faltante, extravio, sustraccién, robo o hurto de bienes de activos fijos o desastres que afecten a los bienes de activos fijos y recibe el comprobante de la denuncia, Notifica al encargado de Inventarios, presentando copia de la denuncia planteada ante el MP o PNG. Recibe la denuncia, suscribe acta y conforma el expediente. Encargado de Inventarios Traslada mediante oficio con visto bueno de su jefe inmediato superior al director administrativo financiero, director general © administrador general, copia del acta suscrita para su conocimiento. Contraloria General de Cuentas -CGC- | Elabora oficio dirigido a la CGC con el visto bueno de su jefe inmediato superior solicitando que resuelva lo procedente al caso y remite el expediente a la Contraloria General de Cuentas. Recibe y revisa el expediente. Emite resolucion relacionada al pago del bien por parte de la persona que lo tenia asignado 0 a la aprobacién para dar de baja en el inventario de la instituci6n. Encargado de Inventarios Recibe la resolucién emitida por la CGC, con base a la misma procede a: a) Hacer el requerimiento de pago o reposicién del bien. b) Registrar la baja en los libros de inventarios. FIN DEL PROCEDIMIENTO 38MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MINISTER DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS Yoesorres Ano 2021 GOBIERNO «i GUATIMANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOBIERNO “| MINISTERIO. DE INVENTARIO DE ACTIVOS FJOS J f peer | Yoepontes ANO 2021 | FECHA DE MINISTERIO DE INVENTARIO DE EMISION marzo 2021 CULTURA Y naa | copico | DEPORTES MANUAL DE NORMAS Y eee PROCEDIMIENTOS VERSION NOMBRE DEL BAJA DE ACTIVOS FIJOS POR DESTRUCTIBLES O MATERIAL PROCEDIMIENTO FERROSO OBJETIVO Proporcionar al personal de la Seccién de Inventarios los lineamientos especificos y la secuencia de pasos a seguir para dar de baja del inventario activos fijos que sean de material destructible 0 material ferroso. INICIA Encargado de Inventarios. FINALIZA Encargado de Inventarios. 1. De la depuracion de inventarios de activos fijos: NORMAS El encargado de Inventarios de cada unidad ejecutora o cada unidad administrativa seré el responsable de verificar y ordenar fisicamente los bienes que seran dados de baja y solicitara el dictamen técnico correspondiente de acuerdo con la naturaleza de los bienes. 2. De la suscripcién del acta administrativa: | El encargado de Inventarios sera el responsable de la suscripcién del acta administrativa correspondiente. (Anexo 15) 3. De la autorizacién para continuar con el proceso: El encargado de Inventarios sera el responsable de solicitar la resolucién de aprobacién de la continuacién del tramite, por la autoridad superior que corresponda ya sean de material destructible o material ferroso, ésta debe ser por escrito. 4, De la solicitud de baja de bienes material ferroso a la Contraloria General de Cuentas: Deberd realizarse una solicitud por escrito a la Contraloria General de Cuentas para dar de baja de material ferroso (hierro, acero, bronce, aluminio y otros metales), dirigida al Contralor | General de Cuentas. (Anexo 16). 5. Dela solicitud de baja de bienes de material destructible ala Direccién de Bienes del Estado: Debe realizarse una solicitud por escrito a la Direccién de Bienes _del Estado, para la baja de material destructible (madera, 4 I) 1GOBIERNO “i: GUATEMALA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS. MINISTERIO. DE INVENTARIO DE ACTIVOS FiJOS DE CULTURA YOEPORTES ANO 2021 plastico, etc.), dirigida al director de la Direccién de Bienes del Estado. (Anexo 17). 6. De los documentos y requisitos de la solicitud de baja de activos fijo: Toda solicitud para la baja de actives fijos por destructible o material ferroso, deberd contener lo siguiente: Requisito Ferroso Destructible Solicitud dirigida al Contralor General de Cuentas, con atencién a la Comision Especial de Baja de Bienes Ferrosos. x Certificacién en original del acta que se suscriba para hacer constar el estado de los bienes que solicita la baja, indicando que el libro fue autorizado por la Contraloria General de Cuentas y el numero de registro detallando en la misma por columnas su valor parcial y su valor total y subtotales en cada una de las hojas. Certificaciin de asiento contable de inventario en original detallando por columna su valor parcial y su valor total. Resolucién de aprobacién de la continuacién del trémite, emitido por la autoridad superior que corresponda (ministro).. Solicitud dirigida al Director de Bienes del Estado. Certificacion de asiento contable de inventario en original indicando que el libro fue autorizado por la Contraloria General de Cuentas y el ndmero de registro, detallando por columnas su valor parcial y su valor total.GOBIERNO (| MINISTERIO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FiJOS GUATEMALA | DE CULTURA ANlo 2024 A todo tramite se debe adjuntar dictamen de Auditoria Interna y dictamen juridico asi_mismo cuando sea equipo de cémputo, deben adjuntar el informe del experto en la materia, indicando que efectivamente se encuentra en mal estado. 7. De laentrega de material ferroso: Al recibir la notificacién de la solicitud de baja de bienes de material ferroso por la institucién que corresponda, se debera realizar la entrega ordenada de acuerdo con el numero de inventatio, en el lugar que indique la notificacién. 8. Del lugar para la destruccion: Al recibir la notificacion de la solicitud de baja de bienes de material destructible (madera, plastico, etc.), se debera buscar el lugar adecuado para su destruccién 9. De la suscripcién del acta de la destruccién de los bienes: Una vez concluida la destruccién de los bienes, sera responsabilidad del encargado de Inventarios con la participacién de la comisién de baja de bienes muebles, integrada por la Contraloria General de Cuentas y la Direccién de Bienes del Estado, suscribir el acta donde se haga constar la verificacién fisica de la destruccién. 10. Del registro de baja de bienes: Recibida la resolucién de aprobacién de la baja de bienes, el encargado de Inventarios sera el responsable de operar la baja en los libros de inventarios y en el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-. a2MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS. GOBIERNO, | MINISTERIO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS sere Yorrortes ANO 2021 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE PASO No. DESCRIPCION INICIO DEL PROCEDIMIENTO i Verifica y ordena fisicamente los bienes en mal estado o que estén inservibles. Encargado de Inventarios Solicita mediante oficio con visto bueno de su jefe inmediato superior, dictamen técnico del experto en la materia correspondiente al tipo de activo fijo en 2 mal estado (Seccién de Servicios Generales, direccién/delegacion de Sistemas Informaticos, direccién/delegacién de Comunicaci6n y Difusién Cultural) Seccién de Servicios Generales, Direccién/delegacién de Sistemas Informaticos, Direccién/delegacién de Comunicacién y Difusion Cultural Recibe solicitud de dictamen técnico, 7 evaliia el activo fijo y emite dictamen. Traslada dictamen al encargado de inventarios. Encargado de Inventarios Recibe dictamen técnico y suscribe el acta correspondiente de los bienes que 4 seran dados de baja. En el caso de DGPCN traslada expediente a la Comisién de baja de bienes en mal estado. Encargado de Inventarios Conforma expediente con la documentacién correspondiente, elabora oficio con visto bueno de su jefe 5 inmediato superior dirigido a la Direccién de Auditoria Intera solicitando opinién sobre el proceso de baja de inventario de activos fijos. Direccién de Auditoria Interna Recibe expediente y emite opinion sobre 6 la procedencia de la baja del inventario de activos fijos y devuelve expediente al encargado de inventarios. Encargado de Inventarios Recibe el expediente con la opinion de Auditoria Interna, elabora oficio con visto bueno de su jefe inmediato superior dirigido a la direccién/delegacién de Asuntos Juridicos para solicitar la aprobacién para continuar con el procedimiento de baja de activos fijos je),GUATEMALA MINISTERIO DECULTURA YOEPORTES GOBIERNO “i MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS ‘ANO 2021 RESPONSABLE PASO No. DESCRIPCION Direccién/Delegacién de Asuntos 8 Juridicos: Recibe [a solicitud y gestiona ante el Despacho Superior el documento que apruebe continuar con el proceso de baja de inventario de activos fijos. Despacho Superior 9 Recibe la solicitud, revisa, emite y firma el documento de —aprobacién de. continuacién del proceso de baja de inventario de activos fijos. Devuelve a la Direccién de Asuntos Juridicos. Direccién de Asuntos Juridicos 10 Recibe el documento y nofifica a la Delegacién de Asuntos Juridicos de la unidad ejecutora. Delegacién de Asuntos Juridicos "1 Recibe el documento y notifica al encargado de Inventarios Encargado de Inventarios 12 Recibe el documento de aprobacion de continuacién del proceso: a) Si se trata de material ferroso, trasiada el expediente a la Contraloria General de Cuentas b) Si se trata de bienes destructibles traslada el _expediente a la Direccién de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Publicas. Contraloria General de Cuentas/ Direccién de Bienes del Estado 13 Recibe el expediente, analiza y emite la resolucién correspondiente y notifica al encargado de inventarios. 14 Encargado de Inventarios Recibe la resolucién correspondiente: a) Si se trata de material ferroso, procede a trasladar los bienes ferrosos al lugar que indique la resolucién de la Contraloria General de Cuentas. (Continiia en paso 15) Si se trata de bienes destructibles se procede a destruirlos conforme lo indicado en la resolucién de la Direccién de Bienes del Estado. (Continda en paso 16) b) 15 Hace entrega del material ferroso en el lugar indicado y la Direccién de Bienes del Estado de MINFIN~ suscribe el acta IanMINISTERIO DE CULTURA Y DEPORTES GOBIERNO “i c ALA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS. DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS ‘ANO 2021 RESPONSABLE PASO No. DESCRIPCION correspondiente y entrega copia al encargado de inventarios quien archiva el expediente. (Continua en paso 17) 16 Procede a la destruccién de los activos fijos destructibles en presencia del contralor nombrado y del representante de la Direccién de Bienes del Estado de MINFIN, — suscribiendo el acta correspondiente. Entrega copia certificada a los representantes de la Contraloria General de Cuentas y de la Direccién de Bienes del Estado. (Continua en paso 17) Contraloria General de Cuentas/ Direccion de Bienes del Estado 17 Con las actas suscritas procede a la emisién de la resolucién de aprobacion de baja de bienes del Inventario. Y notifica al encargado de inventarios. 18 Recibe resolucion de aprobacién de baja de bienes 19 ‘Opera la baja en los libros de inventarios yen el Sistema de Contabilidad Integrada =SICOIN-. Encargado de Inventarios 20 Conforma expediente, elabora oficio con visto bueno del jefe inmediato superior | solicitando a la direccién de Contabilidad del Estado la aprobacién de baja de bienes del sistema SICOIN 21 Traslada el expediente al Director de UDAF para su visto bueno en el oficio Director de UDAF 22 Recibe el expediente, revisa y firma de visio. bueno el oficio. Devuelve al encargado de inventarios. Encargado de inventarios 23 Recibe el expediente y lo remite a la Direccién de Contabilidad del Estado. Direccién de Contabilidad del Estado 24 Recibe el expediente, aprueba la baja de bienes en el Sistema de Contabilidad Integrada ~SICOIN-. 25 Notifica al encargado de inventarios la aprobacién de la baja en el Sistema de Contabilidad Integrada ~SICOIN-. aD?)MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS. GOBIERNO “i. | MINISTERIO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS TEMALA | DE cuLTURA ‘ARO 2021 RESPONSABLE PASO No. DESCRIPCION Recibe la nolificacion de aprobacién de : 26 baja en el Sistema de Contabilidad Encargado de Inventarios Teaoprada “SIGOIN | 27 ‘Archiva el expediente. FIN DEL PROCEDIMIENTOsaisogza mon 4202 ON vans 30 SOFld SOAILOV 30 ORIVINSANI 30 ‘OWISLSININ SOLNSIWIGIOONd A SYWON 3d ANYGOBIERNO // c MAI cee: DGPCN: McD: MINEIN: MNYPIAF: MP: NIT: ONSEC: PNC: SICOIN WEB: SIGES) UDAF: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MNistERIo DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS BecuLTURA ‘ YY DEPORTES ee GLOSARIO Contraloria General de Cuentas Direccién General del Patrimonio Cultural y Natural Ministerio de Cultura y Deportes Ministerio de Finanzas Publicas Manual de Normas y Procedimientos de Inventarios de Activos Fijos Ministerio Publico Numero de Identificacién Tributaria Oficina Nacional de Servicio Civil Policia Nacional Civil Red del Sistema de Contabilidad Integrada Sistema Integrado de Gestion Unidad de Administracién FinancieraSOBIERNO “i MANUAI MINISTERIO DECULTURA YOEPORTES ANEXOS \L OE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS ‘ANO 2021MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS. SOBIERNO “i, | MINISTERIO. DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS SUATEMALA | Yoepontes ANlo 2021 ANEXO 1: CERTIFICACION DE INVENTARIO voooees oR DIRECCION GENERAL DE EL tntaserito Eneargado de Inventarion. de DESARROLLO CULTURAL Y FORTALECIMIENTO DE LAS CULTURAS, DEL MINISTERIO DE CULTURA Y DEPORTES, CERTIFICA: Haber tenido a fa vist et Litwo de Inventario de Activos Fijs autorizado por ln Conraoria General de Cuentas con TS2oneCeoss83> chasis LCETEICOLGORNASSI, color celeste fs negro, 2 asienos, (ellindgo, 125 Ele 2 sen, combustible gaslina, serie Lécrchedreosozss1 Automatica upemen.cwoa2 ‘¥ para lor unos legales que al interexado conven en una hoja tamao cata con membrete on 1a ciudad de Guntemala a wn din dei mes de tril del ao dos mil Diecinsove| MINISTERIO SOBIERNO i, | MINISTERIO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FLJOS Y DEPORTES j f MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ANEXO 2: SOLVENCIA DE INVENTARIOS GUATEMATA (eeteeavons ‘SOLVENCIA DE INVENTARIO El Infrascrito Encargado de Invemarios dela Divecelin Generel De Desarrollo Cultural Y Fortaecimtento De Las Culturas Del Ministerio De Cuttara Y Deportes, CERTIEICA: Tener a la vista ta Tarjeta de Responsabllidad de Actives Fijor rimmero 002210. a cargo de, Lucas Esteban Francisco, quien presto sus servicios como Conserje on la Direceién General de Descrrollo Cultural y Fertlecinieno de las Cultura, quiém enreg a lena satsfaccién los Bienes asignados a su persona. Por lo anveriormente | expuesio se enewentra SOLVENTE, en to que a bienes de Actos Fijos se vofere Y para tos uss legals que al Ineresado Comergan, se extemie la presente en ta ciudod de Guatemala, alos dos das del mes de sepuiembre det ‘ao clos il decimueve, ac i yan Cn Cte 90°MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS. Gopienno i, | Ministerio, DE INVENTARIO DE AGTIVOS FIJOS SUATEMALA | Yorpontes ‘ANNO 2021 ANEXO 3: REGISTRO CONTABLE DEL BIEN EN EL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA -SICOIN WEB- Cosme aor Tea as aaa ta a akin aa ™ a talMANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MINISTERIO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS BE CULTURA Seca | YOEPORTES ‘AN 2021 GOBIERNO / j f GUATEMALA ANEXO 4: FORMULARIO 1-H “CONSTANCIA DE INGRESO A ALMACEN Y A INVENTARIO” GT Bmrorsnm scans Mains Aud e cada Enid Feu (Ejephx Matt, Seer Conejo Mani ‘Nou Ese formas pou se adept sein ur mescetnsGOBIERNO i, | MINISTERIO. DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS SORTEMAIA | orettes ‘oz J MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS. /ANEXO 7: EJEMPLO ACTA REGISTRO ACUERDO DE DONACION ‘tcigs de Reger Tramite Prenapactal rocslon Administrativg Picoaciare ‘Secci de tnventarion ‘Tike pe Actas Ne 000045 [Ee ids de amma send a e at e(10 60), el une cet Be ere el 2021 (Ouoiaeat) Reusam oie ofuns qu wigs Been Acrniomne Faunce de Dein ‘Spr aca mle ie esea sare cebe (del pe dela ps Plaine Sea ‘Siac nen ven y Sou ei ela soe, ot A ¥en Ca moms Tesi ‘Povonss Licomine Func ne Guends unde, Atmimder Gora Set Menta Cn ‘Bepran, seman Pear rants Hantrene Caran Dc Se Maruti Fins, Seat Polvo Riou Once, carne el saci eave Vicor Sabin Sica, Sor vet. SExErEEeweseMANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GOBIERNO (| MINISTERIO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS MALA | CECULTURA A Suareat Y DEPORTES ‘ANO:2021 ‘ANEXO 8: ENVIO © SALIDA DE ALMACEN MINISTERIO DE CULTURA Y DEPORTES. agian: DIRECCION GENERAL DEL DEPORTE VLA RECREACION. GUATEMALA ‘SALIDA DE ALMACEN Fonwaewvo @sALonoeAnncen Ne e Rican AC ba BEPORTEY ARENSON TLGTINTE— COEDBESATALUEA CEDMALGUAPA 98 ERUNOO AVIS ve i tet fae CR eb ia nba penne aTMANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS. de | MINISTERIO GOBIERNO // anes DE INVENTARIO DE ACTIVOS FOS YDEPORTES ANEXO 9: EJEMPLO ACUERDO DE APROBACION DE CONTENIDO DE DONACION 59MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS. GOBIERNO i, | MINISTERIO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FiJOS GUATEMALA | DEcuLTURA ‘ANNO 2021 ANEXO 10: EJEMPLO DE RESOLUCION DE BIENES DEL ESTADO Geetién No. 2021474 Jucion de Legallzacion de Trasiado de Vehiculos SIREESION OF GENES DEL ESTADO DEPARTAMENTO DE ADJUDIGACION Y LEGALIZAGION OF OIENES ASUNTO: _ARECEION SUMBIUOR da MINISTERUO OG CULTURA Y DEPORTES, SOUICITR LEGALIZACIONGOBIERNO (| MINISTERIC. DE INVENTARIO DE ACTIVOS FiJOS DecuLTuRA GUATEMALA | DECULTURA ‘ANO 2021 J f MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ANEXO 11: FORMULARIO DE RESGUARDO DE BIENESMANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS. GOBIERNO /. | MINISTERIO. DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS j GUATEMALA | Ceponres ANNO 2021 ANEXO 12: TARJETA DE RESPONSABILIDAD ACTIVOS FIJOS avenue, wae TWRITADE RESPORSABUDAD 6 serene enero iH om esac mms aa] SRA | so | cu | race Ese ney "Sessa omaoet past hon BUND aca ales: ONE Gave eB eO HBT UST ‘efeasca’ tr ea ieMANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ‘ANO 2021 SOBIERNO i, | MINISTERIO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS GRTEMALA | DecucruRA SUATEMALA | vorporres ANEXO 13: EJEMPLO ACTA INVENTARIO FISICO POR RESCISION DE CONTRATO DE | TRABAJO Miaitero de Cultura y aided de laventari Deportes Direceiin General de Destro Cuter y TFortaletnieat de ls Caltorar cas Libro de Actas Ne fai eiueve (06201), En I iad de Ctl, onde ia et re esl de dos mil desinsee (11209), edo las incisor con eine mints (1620, consis ei fia eonee ve 7 dl lic ilo a oe ll cao gin esi, au (, (ite 17 nm) aad de Gaze dee Dire de Diversidad Clu, prune te: Marin Femande Caso Afzal, Deeds de Recusos Humans y Peo ‘Assn Cox Ck Ensorgo deIvesin,penereinte aa Dison Genet Deseo Cully Foalcinieto dels Cultura; por cpt Cn Ihe Monroy Lins de Malia Pr dor conus de los siete -ERIMERO. por resin conto de waa ame canzoni cet tits yooh gon omit iiocho (128.2018) de fea veiiacho de dklanbre Ge dos mil dike (aariznoi8) exéredo etre le Dieeibn Geral de Desoto Cul y onalesimiet eas Cus y Cn Ibe Maroy Lina de Mole pr yet e Ges de Desroli (000 sa eel (00, con vigenci del wo d neo el eo dsl ere (1-1-2019) lity uno de ier el alo dos it Becnaeve @V122019, SEGUNDO: Se poste a pacar iver Fic & te bier de acs fos asigeados a Cla Ibs Monroy Lins de Molin. sein “aya de Repent de Avot Fos wine ds mil sets ico (2405) ecfcar lsbenes se dasa gue Hace ht ws bois mares Del, malo AIS ton sere CN.OFRZ3E9804-647977 con cigs de ivetario UDCMCD-COI23 alecado en cnc y site qs con wim y eto centres (Q. 3730, [TERGERO: Sele india Cinta tne Mowoy Li de Mong, qo 0 dew oo de 10 dpe niacin ale, es coro ari dl po © is dol ben dete enn lad sen, dicho len con is mas eo) atzalo siete () de Actedo sepa canteen 0 spear al Gate de sa “Guicmative 21-94 de nonce de mayo det ao al moves sven co (lunsi994) “Reglamens de Teventaro Ce Bieats Mocies de fs wiciin iia” CUARTO: No fen sis que tar cosa, se da por Eliade este eel nwo Taga ech, so ete isos ep des Ceeadon de comer, obo, very eis les aepamos meat = meat rove Ore sons cope Sie SR UE aA TN TE