- Gh FE GOBIERNO DE LA REPUBLICA DE + A MINISTERIO DE CULTURA Y DEPORTES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL RECONOCIMIENTO DE GASTOS POR SERVICIOS PRESTADOS Guatemala, Febrero 2018 Version No. 2MINISTERIO DE CULTURA Y DEPORTES ACUERDO MINISTERIAL NUMERO 129-2018 Guatemala, 21 de febrero de 2018 EL MINISTRO DE CULTURA Y DEPORTES CONSIDERANDO: Que de conformidad con la Constitucién Politica de la Republica de Guatemala y la Ley del Organismo Ejecutivo, corresponde a la Autoridad Superior, ejercer la direccién y conduccién politica, técnica y administrativa del Ministerio a su cargo, asi como la administracién de los recursos humanos, financieros fisicos, CONSIDERANDO: Que como funcién al proceso de modernizacién institucional que realiza este Ministerio, se hace necesario implementar un Manual de Normas y Procedimientos para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados; con ei objeto de fortalecer el desemperio laboral en todas sus dependencias, POR TANTO: Con base en lo considerado y en ejercicio de las funciones que le confieren los articulos 194 literales a) y f) de la Constitucién Politica de la Republica de Guatemala: 27 literales a), ¢), f) y m) del Decreto Numero 114-97 del Congreso de la Republica de Guatemala Ley del Organismo Ejecutivo; y 7 del Acuerdo Gubemative numero 27-2008 de fecna 10 de enero de 2008, Reglamento Organico dei Ministerio de Cultura y Deportes ACUERDA: ARTICULO 1. Aprobar el contenido dei Manual de Normas y Procedimientos para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados de! Ministerio de Cultura y Deportes. ARTICULO 2. Ei manual a que se refiere el articuio 1 del presente acuerdo, debs implementarse en todas fas dependencias que forman parte de este Ministerio, cuya observancia es obligatoria a partir de la fecha de su vigerscia ARTICULO 3. Se deroga el Acuerdo Ministerial { de 2017 er £59-A-2017 de fecha 20 de julio ARTICULO 4. El presente Acuerdo surte sus efectos legales inmediatamente COMUNIQUESE‘Lede Mata Prof irecein de ine it Aguntos surieos ultors¥ = SU ORIGINA MAL NO ICACIONManual de Normas y Procedimientos para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados Ministerio de Cultura y Deportes Direccién de Planificacién y Modernizacién Institucional APROBACION ADMINISTRATIVA Version: 02 Ministerio de Cultura y Deportes. No. de folios: 41 ‘MINSTERO DE CULTURA Y DEPORTES Licda. Evelyn Janet Alarcon Godoy Directdrg/de Planificacion y Modemnizacion institucional Licda. Ligia del Carmen Salazar F. Valenzuela Kimberly Larisa Hernandez Cruz Direccion Administrativa Financiera Direccién Superior =Manual de Normas y Procedimientos para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados Ministerio de Cultura y Deportes Direccién de Planificacién y Moderizacién Institucional rrollo Cultural y Culturas Mima Pérez Hernandez F. Direccién Geng? Patrimonio Cultural y Lic. Gerson Manuel Mazariegos Garcia Natural Lic. Rafael Aristides Ortiz Reyes Licda. Ana Galvez Sun Licda. Evelyn Patricia Girén Mayen del Deporte y la Recreacion WTAE, Lic. Pedro Orlando Monterroso Canastuj Director de inistracion y Finanzas de Desarrollo Cultural y Fortalecimiento de Lic. Jorge Antonio Morales Colindres Licda. Liliam Antonieta Menéndez Diaz de CariasManual de Normas y Procedimientos para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados Ministerio de Cultura y Deportes wmepeecie Direccién de Planfcacion y Modemizacién Institucional INDICE DESCRIPCION PAGINA ‘Acuerdo Ministerial a Aprobacién Administrativa del Manual de Normas y Procedimientos para el} 03 Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados CAPITULO I. GENERALIDADES DEL MANUAL Objetivo General 7 Objetivos Especificos 07 Normas Generales 08 Presentacion Oo Base Legal 10 Mision y Vision Institucional 12 ‘Objetivos de la Institucion 13 CAPITULO I. DESARROLLO DE NORMAS ¥ PROCEDIMIENTOS NORMATIVATAGO PARA FL RICONOCMMIENTO DI GASTOS DEL. CONTRATISTA agar FOR STRVICIOS TECNICOS 0 PROFESIONALES POR VINA AL INTERIOR DE LA REPOBLICA DE GUATEMALA al PROCKDIMINTO: "rac FARK SCOROCRGELTO OF easTOS_"} Procedimlento |——- CONTRATISTA POR SERVICIOS TECNICOS O PROFESIONATES. POR VIAJAR AL No.1 IDIEKIOK DE LA REPUBLICA De GUATEMALA. FLUJOGRAMA- FAGO PARA ET RECONOCINIENTO DE GASTOS DEL CONTRATST® as TOR SERVICIOS TECNICOS 0 PROFESIONALES POR VIAIAK AL. INTERIOR DE TA REPUBLICA DE GUATEMALA NORMATIVA- PAGO PARA EL RECONOCIMITNTO DE GASTOS DIL CONTRATISTA Fre POR SERVICIOS TECNICOS 0 PROFESIONALES POR VIAJAR AL EXTERIOR DE LA : REPUBLICA DE GUATEMALA 3OCEDIMIENTO- PAG RICOROCIMENTO Di; GASTOS DEL] Procedimlento |= PNTRTISTA. POR SERVICIOS. TECNICOS 0 PROFFSIONALES POR VIAIAR. Al No2 [EXTERIOR DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA 'FLUJOGRAMA- PAGO PAKA HL RECONOCIMIENTO DE GASTOS DEL CONTRATISTA ae TOR SERVICIOS TECNICOS © PROFESIONALES POI VIAJAR AL EXTERIOR DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA ANEXOS Listado para el Reconocimiento de Gastos Por Servicios Prestados al] Anexo 1 28 Interior del Pais Listado para el Reconocimiento de Gastos Por Servicios Prestados al | Anexo 2 29 Exterior del Pais Formulario de Reconocimiento de Gastos Anticipo por Servicios | Anexo3 | 30.32 Prestados Formulario de Reconocimiento. de Gastos Liquidacion Interior por} Anexod | 35.95 Servicios Prestados ‘Acuerdo Gubemnative 3-2018 Anexo 5 36 ‘Acuerdo Gubemnativo 54-2017 Anexo6 | 37.38 Acuerdo Ministerial 379-2017 ‘Anexo 7 39 Glosario de Siglas 40 ‘Simbologia utilizada para los Flujogramas 4Manual de Normas y Procedimientos para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados Ministerio de Cultura y Deportes Direccién de Planficacién y Modemizactén Institucional CAPITULOI GENERALIDADES DEL MANUAL‘Manual de Normas y Procedimientos para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados Ministerio de Cultura y Deportes ioe gn Direccién de Planificacign y Modemizacén Insttuional OBJETIVO GENERAL Proporcionar a los trabajadores del Ministerio de Cultura y Deportes, las directrices necesarias para el desempeiio de sus funciones en el manejo de reconocimiento de gastos pot servicios prestados. OBJETIVOS ESPECIFICOS 1. Dotar de una herramienta administrativa por el buen uso y manejo de los recursos asignados para reconocimiento de gastos por servicios prestados 2. Establecer procedimientos para el manejo de reconocimiento de gastos por servicios prestados del Ministerio de Cultura y Deportes (MCD), eiando por motivo dé la prestacién de sus servicios, deban trasladarse al interior o exterior del pais.Manual de Normas y Procedimientos para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados Ministerio de Cultura y Deportes ge tes Direccién de Planificacién y Modemizacién Institucional 1 NORMAS GENERALES, La implementacién del presente Manual es inmediata y obligatoria dentro las Direcciones Administrativas Financieras del MCD, por lo que es responsabilidad de cada jefe inmediato superior, socializar el contenido de este instrumento administrativo con el personal bajo su cargo Los efectos derivados de la aplicacién de este Manual; = Enel ordenar y racionalizacién de los recursos, ~ En la de contribuir al desarrollo eficiente y eficaz del manejo de los Teviuiso de reconocimilento de wastos por setvieios prestados del Ministerio de Cultura y Deportes; = En la contribuir al cumplimiento de politicas, objetivos, prioridades y metas, previstas para el proceso de andlisis, diseito y ejecucién de los planes de trabajo establecidos. Es responsabilidad de las Direcciones Administrativas Financieras del Ministerio de Cultura y Deportes, garantizar la socializacién continua y aplicacién del presente ‘manual, de tal manera que en el momento que las condiciones lo exijan, se modifique actualice a través de las acciones administrativas que correspondan. En caso se realicen cambios sustanciales por medio de Acuerdos Gubernativos, Ministeriales 0 Decretos de fundamental importancia se deberin cumplir dichos cambios, y actualizar el Manual posteriormente a su publicacién y cumpliendo con los procedimientos de aprobacién La autorizacion de los formularios debe ser gestionada por cada Unidad Ejecutora, con numeracién correlativa para cada uno, conforme a los lineamientos de la Contraloria General de Cuentas ~CGC-, y llevar el registro debidamente autorizado, para el control de los formularios utilizados y las existencias de los mismos.Manual de Normas y Procedimientos para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados Ministerio de Cultura y Deportes Direccién de Planificacién y Modemizacién Institucional PRESENTACION La Direccién de Planificacién y Modemnizacién Institucional, tiene por objeto establecer los lineamientos necesarios para claboracion de documentos administrativos, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones y desarrollo de actividades que se realizan en las Direcciones Generales y dependencias requirentes dentro del Ministerio de Cultura y Deportes (MCD) como en el presente caso El manual aqui descrito contiene objetivos y normas de observancia general en el proceso del manejo para el pago por reconocimiento de gastos por servicios prestados; es un instrumento que facilita la orientacién de las actividades que deberan realizarse en las Direcciones Administrativas Financieras del MCD, incidiendo de esta manera en el cumplimiento de las actividades a desarrollar por cada responsable que interviene en el mismo. Adicionalmente, se establecen los diagramas de flujo donde se presenta de manera gréfica y condensada cada procedimiento incluido de manera secuencial con sus responsables para su facil comprensién. Por iltimo se incluyen los anexos con formularios utilizados para seguir instrucciones y poder optimizar los procedimientos, buscando la eficiencia y eficacia de la gestién administrativa. Esta herramienta administrativa se caracteriza por ser dinémica y objetiva por establecer lineamientos para prevenir cualquier situacién eventual dentro de la Institucién, dando cumplimiento de las actividades que se llevan a cabo internamente, por tal motivo esta sujeto a mejoras en la administracién actual, asi como las que exigen las Leyes vigentes, ofreciendo la posibilidad de agregar otras normativas que se consideren necesarias dados los riesgos y peligros a los que se esta expuesto,Manual de Normas y Procedimientos para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados Ministerio de Cultura y Deportes Sac Direccién de Planificaciin y Modernizacién Institucional BASE LEGAL El Ministerio de Cultura y Deportes fundamenta y orienta su accionar con base a sus mandatos legales ¢ institucionales, asi como en las politicas publicas vinculadas a las funciones, actividades y proyectos que se planifican, dentro de los cuales citamos lo relacionado al Manual de Normas y Procedimientos para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados. 1. Constitucién Politica de la Republica de Guatemala En su articulo 193 establece que los Ministerios de Estado se constituyen como los despachos de los negocios del Organismo Ejecutivo, con las atribuciones y competencias que la ley les seftale. Para el efecto, el Decreto 114-97 del Congreso de la Repiblica “Ley del Organismo Ejecutivo” de fecha 12 de diciembre de 1997, especificamente en su articulo 31 establece las funciones sustantivas del Ministerio de Cultura y Deportes. La Constitucién Politica de la Republica de Guatemala en la Seccion Segunda, Capitulo II, establece lo referente a los derechos individuales y sociales, asi como los compromisos de Estado en el ambito de la cultura. Entre sus disposiciones se encuentran las siguientes: la contenida en el Articulo 61 que establece que el Estado debe proteger el patrimonio cultural, o que se complementa con lo consignado en el Articulo 62 que establece que debe proteger al arte, el folklore y la artesania tradicional. En sus articulos 63 y 65 se consigna el derecho a la expresion creadora y la preservacion y promocién de la cultura a través de un érgano especifico con presupuesto propio. Estos preceptos dieron lugar a la creacién del MCD en enero de 1985, segtin Decreto Ley No. 25- 86 y ala generacién de un conjunto de normas juridicas que se encuentran vigentes. 2. Reglamento Organico Interno del Ministerio de Cultura y Deportes, Acuerdo Gubemativo Niimero 27-2008 Este reglamento fue aprobado mediante Acuerdo Gubemativo 27-2008 de fecha 10 de enero del 2008, el cual establece su estructura orgénica, las funciones, mecanismos de administracién, asigna las atribuciones y delimita las competencias de sus dependencias. 3. Ley Organica del Presupuesto, Decreto Numero 101-97 del Congreso de Ia Repiiblica de Guatemala y sus reformas contenidas en: 4, Ley de Contrataciones del Estado Decreto 57-92 del Congreso de la Repiblica de Guatemala y sus reformas,Manual de Normas y Procedimientos para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados Ministerio de Cultura y Deportes mec Direccién de Planifcacion y Modemizacién Institucional 10. 12. a. Decreto Nimero 9-2015 del Congreso de la Republica de Guatemala b. Decreto Namero 46-2016 del Congreso de la Repiblica de Guatemala Ley de Acceso a la informacion Publica 57-2008 del Congreso de la Republica de Guatemala Ley de Actualizacién Tributaria Decreto 10-2012 del Congreso de la Repiiblica de Guatemala y sus reformas. Ley Organica de la Contraloria General De Cuentas, Decreto 31-2002 sus reformas y su reglamento. Ley Contra la Corrupeién Decreto 31-2012 Ley de Impuesto al Valor Agregado Decreto 10-2012 y su reglamento, Reglamento del Impuesto al Valor Agregado Acuerdo Gubernativo 5-2013 Reglamento para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados. Acuerdo Gubemativo 54-2017. Reformado por Acuerdo Gubemativo No. 3-2018, de fecha 19 de enero de 2018, ‘Nomas de Ejecucién Presupuestaria vigente Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Publicas, Contraloria Genera de Cuentas y Oficina Nacional de Servicio Civil de fecha enero 2017.‘Manual de Normas y Procedimientos ara el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados Ministerio de Cultura y Deportes See Direccién de Planificacién y Modemizacién Institucional MISION Y VISION INSTITUCIONAL MISION Fortalecemos y promovemos la identidad guatemalteca y la cultura de paz, en el marco de la diversidad cultural y el fomento de la interculturalidad, mediante la proteccién, promocién y divulgacién de los valores y manifestaciones culturales de los pueblos que conforman la nacién guatemalteca, a través de una institucionalidad sdlida y mediante mecanismos de desconcentracién, descentralizacion, transparencia y participacién ciudadana, a efecto de contribuir a lograr un mejor nivel de vida para la poblacién guatemalteca. VISION EI Ministerio de Cultura y Deportes es una institucién gubernamental moderna, eficiente y eficaz, rectora del desarrollo cultural del pais y que contribuye al fomento de la actividad deportiva y recreativa. Implementa politicas piblicas que responden a los Acuerdos de Paz y al Plan Nacional de Desarrollo Cultural a largo plazo. Su accionar esta orientado al fortalecimiento de la cultura de paz, de la identidad guatemalteca y la consolidacién de un Estado multicultural y multilingde.Manual de Normas y Procedimientos para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados Ministerio de Cultura y Deportes Ese" Direccién de Planificacién y Modemizacién Institucional OBJETIVOS DE LA INSTITUCION Al Ministerio de Cultura y Deportes, le corresponde atender lo relativo al régimen juridico aplicable a la conservacién y desarrollo de la cultura guatemalteca y al cuidado de la autenticidad de sus diversas manifestaciones. También le compete la proteccién y administracién de los monumentos nacionales y de los edificios, instituciones y areas de interés histérico o cultural, el impulso de la recreacién y el deporte no federado ni escolar, asi como dar cumplimiento a lo establecido en el Plan Nacional de Desarrollo Cultural a largo plazo y sus politicas culturales y deportivas nacionales. Para ello, tiene a su cargo las siguientes funciones ¥ Validar las politicas sectoriales del ramo de Cultura y Deportes no federado, ¥ Sancionar las iniciativas de Ley que competen al ramo de Cultura y Deportes dentro del ambito guatemalteco. CCuidar de los recursos, tesoros culturales y artisticos de Guatemala. Garantizar al Pais la identificacién y recuperacién de los monumentos, escritos Cientificos y valores dogmaticos de propiedad historica de Guatemala. Y Proteger y restaurar monumentos precolombinos y post colombinos tesoros de la humanidad pertenecientes historicamente a Guatemala. ¥ Contar con un inventario de tesoros arqueolégicos y otros tesoros culturales pertenecientes al Pais ¥ En representacién del Estado de Guatemala, sancionar juridicamente a los sustractores de riquezas arqueolégicas del territorio nacional o el area geografica de origen. ¥ Mantener informada a la Presidencia de la Republica, sobre el trabajo desarrollado en el sector de su competencia Y Formular, ejecutar y administrar en forma descentralizada la politica de fomento, promocién y extensién cultural y artistica de conformidad con la Ley. Y Formular, ejecutar y administrar en forma descentralizada la Politica de Preservacién, Mantenimiento y Administracion del Patrimonio Cultural de la Nacién, de conformidad con la Ley. ¥ Administrar de forma descentralizada y contratar la operacién de los medios de comunicacién oficiales de radio y television, para la divulgacién de asuntos que se relacionen con el Ministero. ¥ Promover y difundir la identidad cultural y los valores civicos de la nacién en el marco de carécter pluriétnico y multicultural que los earacteriza. “Crear y participar en la administracién de los mecanismos financicros adecuados para el fomento, promocién y extensién cultural y artistica, Propiciar la repatriacién y la restitucién al Estado de ios bienes culturales de Ia nacién, que hubiesen sido sustraidos 0 exportados ilicitamente. Impulsar de forma descentralizada la recreacion y el deporte no federado y no escolar. ¥ Incorporar a todos sus planes, programas y proyectos, acciones tendientes a propiciar Ja Cultura de Paz y el Desarrollo Humano Sostenible. SSManual de Normas y Procedimientos para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados Ministerio de Cultura y Deportes wong cute Direccién de Planiicacién y Modernizacién Institucional ¥ Incluir en sus programas y proyectos, los ambitos definidos en el Plan Nacional de Desarrollo Cultural a Largo Plazo, que sean pertinentes a as actividades sustantivas de dichos programas y proyectos, promoviendo también la participacién interinstitucional ¢ intra institucional y en su caso de la sociedad civil, para el logro de sus objetivos. ¥ Incluir en sus planes, programas y proyectos, componentes que tiendan a consolidar las actitudes y valores construidos por la sociedad guatemalteca, a través del reconocimiento de la multiculturalidad y de sus propias formas de comprender la vida ¥ Proveer los elementos culturales y deportivos indispensables para incorporar la dimension cultural al desarrollo y propiciar el desarrollo humano sostenible; estos elementos serdn propuestos a las instituciones piblicas a través de la Direecién de Planificacién y Modemnizacién Institucional del Ministerio, para que sean incluidos en sus respectivos planes, programas y proyectos, Y Organizar y realizar actividades culturales, artisticas, deportivas y_recreativas, tendientes a fortalecer la convivencia pacifica como premisa para la construccién de la Cultura de Paz, la multiculturalidad y la interculturalidad Y Planificar, programar y realizar acciones con el propésito de administrar las funciones culturales, artisticas, deportivas y recreativas, a través de la utilizacion de los recursos ¢ infraestructurafisica del Ministerio y por medio de la coordinacién interinstitucional con otros organismos estatales que contribuyan a este propésito. ¥ Facilitar el acceso de la poblacién a actividades culturales, artisticas, deportivas y recreativas, con el fin de fortalecer las identidades, la cooperacién solidaria, la equidad y la justicia social ¥ Fomentar, promocionar y realizar investigaciones socioculturales en coordinacién con la Direccién de Planificacién y Modernizacion Institucional. Y Ejecutar eventos que propicien el conocimiento y difusién de la identidad nacional y de los valores multiculturales, en coordinacién con la Direccién de Comunicacion y Difusién Cultural.Manual de Normas y Procedimientos para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados: Ministerio de Cultura y Deportes sagen Direccién de Planifcacion y Modemnizacin Insitucional CAPITULO II DESARROLLO DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSManual de Normas y Procedimientos Para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados Ministerio de Cultura y Deportes Direccién de Planificacién y Modernizacién Institucional OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Normar el procedimiento de reconocimiento de gastos del Contratista para prestar servicios técnicos o profesionales en las diferentes Unidades Ejecutoras| del Ministerio de Cultura y Deportes (MCD), con motivo de servicio prestado al interior de la Republica, de acuerdo a lo establecido en el contrato de prestacion de servicios y lo estipulado| jen el Acuerdo Gubernativo No. 54-2017, Reformado por Acuerdo Guberativo No. 3-2018. (Ver janexo No. 5 y 6) NORMAS DEL PROCEDIMIENTO 1. De la persona que puede optar al tramite de reconocimiento de gastos por servicios prestados: Unicamente podran optar a tramitar reconocimiento de gastos los Contratistas que prestan sus servicios técnicos 0 profesionales, que se encuentren en el Renglén Presupuestario cero veintinueve (029). Del Requerimiento del traslado por motivo de los servicios: La Autoridad responsable| del Requerimiento de Traslado es quien deberé designar por escrito al Contratista, sobre la| Necesidad de su traslado hacia el interior de la Repiblica, indicando los objetivos que debera atender de conformidad a los términos de referencia de su contrato, y el plazo en el que se| debe atender el requerimiento, asimismo debe velar por el adecuado y racional uso de los| recursos. Del Anticipo para cubrir gastos de traslado: Al Contratista se le entregaran los fondos| asignados para cubrir el requerimiento de trasiado, quedando obiigado a presentar posteriormente la respectiva liquidaci6n, conforme la norma seis (6). . Del monto maximo de reconocimiento de gasto: Se reconoceré cuatrocientos veinte quetzales (Q420.00) por dia, sin estimar fracciones de dia, cuando el requerimiento de| traslado sea de la ciudad capital al interior de la Republica o viceversa. La asignacién del Reconocimiento de Gastos se ajustara al itinerario del viajeManual de Normas y Procedimientos Para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados Ministerio de Cultura y Deportes borers Direccién de Planificacion y Modemizacidn Institucionat 5. De la Comprobacién de los gastos: El Contratista debe presentar para comprobar el gasto| las facturas con los datos siguientes: (las facturas deben estar razonadas, firmada por el Contratista y la Autoridad que requirié): Nombre, NIT, Direccion de la Unidad Ejecutora que corresponda, Descripcion detallada y el monto del gasto efectuado. De igual manera debe de adjuntar el verificador de factura y copia de factura en caso de ser papel sensibilizado. De la Liquidacién de los gastos: E| Contratista que recibe los fondos, queda obligado a presentar su liquidacién por el total debidamente comprobado segiin lo establecido. Para la liquidacion de los gastos debe presentar el Formulario RG-L “Reconocimiento de Gastos Liquidaci6n", (ver anexo 4) adjuntando la documentacién siguiente: ¥ Requerimiento del trasiado por motivo de los servicios ¥ Comprobacién de los gastos efectuados de conformidad con Io establecido en la norma numero cinco (5). ¥. Formulario RG-A “Reconocimiento de Gastos Anticipo” (ver anexo 3) Y Informe donde debe incluir los datos relativos a la atencién del requerimiento del trasiado, lugares visitados, objetivos y logros alcanzados, fotografias, firmado por el contratista y Visto Bueno de la Autoridad que designo. Y Planilla o listado detallado de los gastos efectuados (Ver anexo 1) . Del Plazo de Presentacién de la Liquidacién de los gastos: el Contratista debe presentar| la liquidacion de gastos dentro de los diez (10) dias habiles siguientes a la fecha de haberse| Concluido el requerimiento de traslado. Es necesario que lo presenten a la brevedad posible Para que sea revisado y corregido cuando corresponda. . De la aprobacién de la liquidacién del Formulario RG-L: Es responsable de aprobar la| liquidacion en el formulario RG-L, la Autoridad correspondiente (Director Administrativo| Financiero, Director Técnico, Jefe Financiero 0 Jefe de Tesoreria) de cada Unidad Ejecutora, previo a la aprobaci6n de la liquidaci6n se exigira la devolucién de los fondos de gastos no| comprobables y en el caso cuando Ia liquidacion no se presente dentro del plazo indicado, ordenard el reintegro inmediato de los fondos anticipados. De la asignacion presupuestaria: para la aplicacion de la asignacién presupuestaria del Feconocimiento de gastos se afectara el renglén presupuestario 136 “Reconocimiento de gastos”. (Ver anexo 7) . Del cambio en el destino y horario a lo requerido: Cuando por causa ajena exista un cambio en el destino y horario descrito en la designacion, se debe justificar por escrito con él visto bueno de la Autoridad requirente y adjuntar al expediente de liquidacién.Manual de Normas y Procedimientos ara el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados Ministerio de Cultura y Deportes nega Drreccién de Plaificacion y Modemizacin Insttucional ‘Autoridad Requirente Emite el Requerimiento por escrito de traslado al interior de la Republica y lo entrega al Contratista. Recibe Requerimiento_y _solicta formularios de Reconocimiento de Gastos RG-A y RG-La Tesoreria y otras formas de uso interno de cada Unidad Ejecutora | > [Bee el formulario de gastos RG-A y solicita ante la Direccién Administrativa Financiera ylo Departamento | * seem el anticipo. Direccion Administrativa Recibe y verifica la informacion: Financiera ylo Personal del 4.1 No esta correcto, devuelve al Contratista para que Departamento Financiero realice la correccion (regresa paso 2). 4.2 Si esta correcto, sigue procedimiento. | 5 | Entrega anticipo al Contratista. Requerimiento de servicios solicitados, segiin destino y horarios establecidos. Regresa del lugar de destino del Requerimiento de traslado y Prepara documentacion para ta liquidacién Contratista | & [ee anticipo y realiza actividades conforme al Liquida, lena el formulario RG-L, adjunta facturas (las cuales deben presentar con los datos de la Unidad Ejecutora en la cual presta sus servicios) y los presenta ante la Direccion Administrativa Financiera y/o Personal del Departamento Financiero para liquidacion 0 reintegro segin el caso. (Dentro de los 10 dias habiles). (Ver norma 6 y 7) Deberd realizar listado detallado de los gastos efectuados. Trasiada formulario y expediente completo al Encargado de Tevisar la liquidacion,Manual de Normas y Procedimientos Para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados Ministerio de Cultura y Deportes ae Direct de Panificacion y Moemizacén Insbtucional Direccion Administrativa Financiera ylo Personal del Departamento Financiero Recibe y verifica: formulario RG-L y expediente completo, (Ver norma 6, 7 y 8), 10.1 No est completo o debe de reintegrar, devuelve el expediente al Contratista para que realice el reintegro y lo complete dentro del piazo establecido. 10.2 Si esta completo, continua con el procedimiento correspondiente Realiza liquidacion correspondiente en el Sistema de Contabilidad integrada -SICOIN-. FIN DEL PROCEDIMIENTO ——.Manual de Normas y Procedimientos para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados Ministerio de Cultura y Deportes a Direccién de Planficacién y Moderizacién Institucional Se Tl aoe | | 20Manual de Normas y Procedimientos para ef Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados Ministerio de Cultura y Deportes Mo (OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Normar el procedimiento de reconocimiento de gastos del ‘Contratista para prestar servicios tecnicos o profesionales a las diferentes Unidades Ejecutoras del Ministerio de Cultura y Deportes (MCD) por el contratista, con motivo del servicio prestado all exterior de la Republica, de acuerdo a lo establecido en el contrato de prestacién de servicios | lo estipulado en el Acuerdo Gubernativo No. 54-2017, reformado por Acuerdo Gubernativo No. 3-208. (Ver anexo No. 5 y 6) NORMAS DEL PROCEDIMIENTO 1. De la persona que puede optar al tramite de reconocimiento de gastos por servicios Prestados: Unicamente podran optar a tramitar reconocimiento de gastos los Contratistas que prestan sus servicios técnicos 0 profesionales que se encuentren en el Renglon Presupuestario cero veintinueve (029) . Del Requerimiento de traslado por motivo de los servicios: La Autoridad responsable del Requerimiento de Traslado es quien debe designar por escrito al Contratista, sobre la Necesidad de su trasiado hacia el exterior de la Republica, indicando los objetivos que debe| atender de conformidad a los términos de referencia de su contrato, y el plazo en el que se debe atender el requerimiento, asimismo debe velar por el adecuado y racional uso de los| recursos, . Del Anticipo para cubrir gastos de traslado: Al Contratista se le entregaran los fondos| asignados para cubrir el requerimiento de traslado, quedando obligado a presentar Posteriormente la respectiva liquidacién, conforme la norma seis (6). }. Del monto maximo de reconocimiento de gasto: Se reconocera como montos maximos| de reconocimiento de gastos las cantidades de acuerdo a la tabla de regiones siguiente:@® Manual de Normas y Procedimientos Para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados Ministerio de Cultura y Deportes eee Drreccién de Plnificacion y Madeizacén Instone Tabla de Regiones Grupo | Paises z Cuota diaria Grupo 1 | Europa, Asia, Africa, Oceania, Estados Unidos de | US$400.00 | ‘América, Canada, Panama, Brasil, Chile, Argentina y Uruguay, < Grupo 2 | México, Islas del Caribe y demas paises de América | US$350.00 del Sur, Grupo 3 _| Paises de Centroamérica y Belice. [US$300.00 Nota: Cuando el requerimiento de traslado se verifique entre dos lugares en él exterior dé la Republica, $¢ calcularé de acuerdo a la tabla de regiones, i El cdlculo: para los Gastos sera de acuerdo al cambio del dia, tomando de referencia | el tipo de cambio del Banco de Guatemala. 5. De la Comprobacién de los gastos: E! Contratista debera presentar un listado detallado de los gastos efectuados, con la descripcién del gasto, monto, fecha y otros datos que sean Necesarios, firmado por el contratista y visto bueno de la Autoridad que emitid el requerimiento. (Ver anexo 2) . De la Liquidacién de los gastos: EI Contratista que recibe los fondos, queda obligado a Presentar su liquidacién por el total recibido. Para la liquidacion de los gastos debe presentar| el Formulario RG-L “Reconocimiento de Gastos Liquidacién’, (Ver anexo 4) adjuntando la| documentacién siguiente: ¥ Requerimiento de traslado por motivo de los servicios ¥ Formulario RG-A “Reconocimiento de Gastos Anticipo” (Ver anexo 3) ¥ Informe donde deberd incluir [os datos rélafivos a fa afencién del Requerimiento de traslado, lugares visitados, objetivos y logros alcanzados, fotografias, firmado por el contratista y visto bueno de la Autoridad que realiz6 el requerimiento, ¥ Fotocopia de! pasaporte donde conste la entrada y salida del pais destino del traslado, en caso el traslado del contratista se realice a los paises de la region centroamericana, se debe observar los acuerdos de libre movilidad de personas| suscritos en la regién Y Planilla de gastos. (Ver norma 5) Del Plazo de Presentacion de la Liquidacién de los gastos: EI Contratista deberd Presentar la liquidacién de los gastos dentro de los diez (10) dias habiles siguientes a lal fecha de haberse concluido el requerimiento del traslado. . De la aprobacién de la liquidacién del Formulario RG-L: Es responsable de aprobar la liquidacién la Autoridad correspondiente (Director Administrativo Financiero, Director Técnico, Jefe Financiero o Jefe de Tesoreria) de cada Unidad Ejecutora, previo a la aprobacion de la liquidacién se exigiré la devolucién de los fondos de gastos no| comprobables y en el caso la liquidaci6n no se presente dentro del plazo indicado, ordenaraManual de Normas y Procedimientos Para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados Ministerio de Cultura y Deportes Direcckin de Planificacién y Modemizacién Institucionat el reintegro inmediato de los fondos anticipados, adjuntando la boleta de deposito a la liquidacion 9. De la asignacién presupuestaria: para la aplicacién de la asignacién presupuestaria del reconocimiento de gastos se afectara el renglén presupuestario 136 “Reconocimiento de| gastos”. (Ver anexo 7) 11. Del cambio en el destino y horario a lo requerido: Cuando por causa ajena exista un cambio en el destino y horario descrito en la designacién, se debe justificar por escrito con é1 visto bueno de la Autoridad requirente y adjuntar al expediente de liquidacion.Manual de Normas y Procedimientos para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados Ministerio de Cultura y Deportes Direccién de Planificaciin y Modemizecin Instituconal ‘Autoridad Requirente Emite el Requerimiento por escrito de traslado al exterior de la Replica y lo entrega al Contratista Recibe _ Requerimiento la formularios de Reconocimiento de Gastos RG-A y RG-La Tesoreria y otras formas de uso intemo de cada Unidad Ejecutora. Lena el formulario de gastos RG-A y solicita ante la Direccion Administrativa Financiera ylo Personal del Departamento Financiero el anticipo. ‘Administrativa Recibe y verifica la informacion: Financiera ylo Personal del 4.1 No esta correcto, devuelve al Contratista para que Departamento Financiero realice la correccion (regresa paso 2). 4.2 Si esta correcto, sigue procedimiento, Entrega anticipo al Contratista. Recibe anticipo_y realiza aclvidades conforme al Requefiniiento dé servicios solicitados, segin destin y horarios establecidos, Regresa del lugar de destino del requerimiento de trasiado y prepara documentacion para la liquidacién Liquida, llena el formulario RG-L y realiza listado detallado de Gastos, fotocopia de! pasaporte y/o acuerdos de libre movilidad de personas y los presenta ante la Direccion ‘Administrativa Financiera y/o Personal del Departamento Financiero para liquidacion o el reintegro si aplica (adjuntando la boleta de depésito). (Dentro de los 10 dias habiles siguientes). (Ver norma 6 y 7) 4Direccion _Administrativa Financiera ylo Personal del Departamento Financiero Manual de Normas y Procedimientos para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados Ministerio de Cultura y Deportes Direccién de Planificacién y Modernizacin Institucionat Traslada formulario y expediente completo a la Direccion Administrativa Financiera y/o Personal de! Departamento Financiero. y__veriica, formulario RG-L e informe correspondiente. (Ver norma 6, 7 y 8), 10.1 No esta completo 0 debe de reintegrar, devueive el expediente al Contratista para que realice el reintegro y complete segun el plazo establecido. 10.2 Si esta completo, continua con el procedimiento correspondiente. Realiza liquidacién correspondiente en el Sistema de Contabilidad integrada -SICOIN- Archiva ~-—-— FIN DEL PROCEDIMIENTO —Manual de Normas y Procedimientos para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados Ministerio de Cultura y Deportes open Direccién de Planificacién y Modemizacién Institucional es 26Ministerio de Cultura y Deportes masse cts Direccién de Plenificacién y Moderizacién Institucional Manual de Normas y Procedimientos para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados ANEXOS 27Manual de Normas y Procedimientos ara el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados Ministerio de Cultura y Deportes Direccién de Planificacién y Modemizacién Institucional ANEXO 1. MINISTERIO DE CULTURA Y DEPORTES el Reconocimie Requerimiento a Nombre de: Requerimiento Numero: Dependencia: TOTAL RGA REINTEGRO Nombre del Contratista VICEMINISTERIO DE: Direccién General de: uso Descripcion rE goo REE Firma: Vo. Bo,Manual de Normas y Procedimientos para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados Ministerio de Cultura y Deportes mazes DDireccién de Planificacién y Modernizacién Institucional ANEXO 2 DDETALLE DE RECONOCIMENTODE GASTOS AL EXTERIOR en vom go i i } 29Manual de Normas y Procedimientos ara el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados Ministerio de Cultura y Deportes sone Direccién de Planiicacién y Modernizacién Institucional DIRECOON GENERAL DE. TRECONGRRENTO BE GASTOS ANTICPO TPO DEDESIGNAGON [WGAR DE QUE SE RELAZAR NUMERO DEOIS laamooron 30Manual de Normas y Procedimientos para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados Ministerio de Cultura y Deportes noone Direccién de Planificacién y Modemizacién Institucional r) @) ewsrtnoDE CTU YoxrORTES ee GUATOUAACA DIRECOGN GENERAL OELAS ARTES Ne 000130 ‘RRCOMOCMENTO DEGASTOS ANTICO weenie Sones Mavatene WaT motaaera th memos aed 31Manual de Normas y Procedimientos para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados Ministerio de Cultura y Deportes wens Sopeen Direccién de Panficacén y Modemizacién Institucional 2Manual de Normas y Procedimientos para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados Ministerio de Cultura y Deportes sense etre Direccién de Planificacién y Moderizacién institucional ANEXO 4 Formulario de Reconocimi i i 1s DIRECCION GENERALE... TECONOCINENTO BE GASTOS UGUIOACON “TOBE DESIGNATION (DESCRIPCION) WaARDE DESTIN OMERO DE DIAS | cUOTA DA ‘SUMA DAL RECONGEIENTO DE GASTOS POR SERVICIOS PRETTADOS LIQUIDACION free |CONCEPTO BE FORMULARUO RGA No [nc TEGRO A A DEPENDENCIA PP ee 3Manual de Normas y Procedimientos para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados Ministerio de Cultura y Deportes woumpeeconee Direcoién de Plaificacén y Moderizaci trsitucional @ memati coors FoR RET ca 800T3e |DRRECCION GENERAL DE LAS ARTES 7 -cONOGMENTODECASTOS UCUOOON T080 O_ ee [nomcsoncin escrow | wamarasme — |wwaoecgus| aonsa| some lll Peco POH ETO SEFORMLANS HAN k fenrcronvroeronnn:s le a 34Manual de Normas y Procedimientos para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados Ministerio de Cultura y Deportes mentee Direccién de Plaifcaciin y Modernizacién Institucional 35Ministerio de Cultura y Deportes Manual de Normas y Procedimientos para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados Direccién de Planificacion y Modernizacién Insttucional ANEXO5 ACUERDO GUBERNATIVO NUMERO 3-2018 ce NLS , SeMinisterio de Cultura y Deportes Manual de Normas y Procedimientos Direccién de Planificacién y Modernizacién Institucional para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados ea f 4 i ub Hil il = 7Se SS vt ect 9 ome een et ae a te man Shee eee enna para el Reconocimiento de. Manual de Normas y Procedimientos Gastos por Servicios Prestados Ministerio de Cultura y Deportes Direccién de Planificacién y Modemizacién Institucional ee | Smee. See eaeManual de Normas y Procedimientos para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados Ministerio de Cultura y Deportes memes Direccién de Planificacién y Modemizaciin Institucional ANEXO 7 ACUERDO MINISTERIAL NUMERO 379-2017 ill Asc ayn ans sn a Cate seni Sia aManual de Normas y Procedimientos para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados Ministerio de Cultura y Deportes Direccién de Plenificacién y Modemizacin institucional GLOSARIO DE SIGLAS MCD Ministerio de Cultura y Deportes GC Formulario Gastos Constancia RG-A Reconocimiento de Gastos Anticipo RG-L Reconocimiento de Gastos Liquidacion DGA Direceién General de las Artes DGPCYN | Direccién General de Patrimonio Cultural y Natural DGDR Direccién General del Deporte y la Reereacion DGDCFC | Direccién General de Desarrollo Cultural y Forlalecimiento de Tas Culturas Contraloria General de Cuentas 40 ‘4ere Manual de Normas y Procedimientos ara el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados Ministerio de Cultura y Deportes. Direccin de Planiicaciin y Moderizacin Institucional Inicio o Finalizacién Proceso. Subproceso Decision Seleccién Multiple Documento Referencia en Pagina Referencia a otra Pagina o Procedimiento Conectores de Ruta Archivo 41