P E R I O D I C O
DEL GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO
Las leyes y demás disposiciones son de observancia obligatoria por el solo hecho de publicarse
en este periódico. Registrado como artículo de 2a. clase el 28 de noviembre de 1921.
Pino Suárez # 154, Centro Histórico, C.P. 58000
TOMO CXLVIII
Responsable de la Publicación
Secretaría de Gobierno
DIRECTORIO
Gobernador Constitucional del Estado
de Michoacán de Ocampo
Mtro. Leonel Godoy Rangel
Secretario de Gobierno
Mtro. Fidel Calderón Torreblanca
Director del Periódico Oficial
Lic. José Calderón González
Aparece ordinariamente de lunes a viernes.
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O F I C I A L
DE MICHOACAN DE OCAMPO
Fundado en 1867
Director: Lic. José Calderón González
QUINTA SECCIÓN Tels. y Fax: 3-12-32-28, 3-17-06-84
Morelia, Mich., Lunes 26 de Abril del 2010 NUM. 95
CONTEN I D O
PODER EJECUTIVO DEL ESTADO
LINEAMIENTOS PARA EL USO, CONTROL, SEGUIMIENTO Y CIERRE DE
BITÁCORA DE OBRA EN LA EJECUCIÓN DE OBRAS PÚBLICAS Y SERVICIOS
RELACIONADOS CON LAS MISMAS, FINANCIADOS CON RECURSOS ESTATALES
LEONEL GODOY RANGEL, Gobernador Constitucional del Estado Libre y Soberano de
Michoacán de Ocampo, en ejercicio de las facultades que me confieren los artículos 60
fracciones I y XXII, 62 y 65 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de
Michoacán de Ocampo; 3, 4, 5, 18, 19, 22 y 42 fracción III de la Ley Orgánica de la
Administración Pública del Estado de Michoacán de Ocampo y 200 fracción IV, del
Reglamento Interior de la Administración Pública Centralizada del Estado de Michoacán; y,
CONSIDERANDO
Que el Plan Estatal de Desarrollo en su Eje temático VIII, Gestión Pública Eficiente,
Transparente y Honesta, entre otras cosas, establece que una Administración Pública Estatal
de calidad es condición necesaria para lograr el desarrollo humano y social que aspiramos
para nuestro Estado y que aún cuando se han realizado esfuerzos importantes en la
normatividad de la función pública, éstos se deben revisar y adecuar a la nueva realidad.
Que el principal objetivo en términos de gestión pública es el de recuperar la confianza de
los michoacanos en su Gobierno, mediante una Administración Pública profesional,
innovadora, organizada y honesta, que profundice la trasparencia y la modernización para
garantizar la aplicación óptima de los recursos públicos, con espíritu de servicio, sensibilidad
social y dentro de un marco de legalidad y respeto a las normas.
Que el artículo 54 de la Ley de Obras Públicas del Estado de Michoacán de Ocampo y de
sus Municipios, señala que las dependencias, entidades, ayuntamientos y entidades
paramunicipales, controlarán todas las fases de las obras públicas a su cargo; para tal
efecto, establecerán los medios y procedimientos de control que requieran, de acuerdo a las
normas que dicten el Ejecutivo Estatal a través de la Coordinación de Contraloría, los
ayuntamientos y los órganos de Gobierno de las entidades paramunicipales, en el ámbito
de sus competencias.
Que el Ejecutivo a mi cargo, por conducto de la Coordinación de Contraloría y conforme
a lo dispuesto en el artículo 42, fracción III, de la Ley Orgánica de la Administración
Pública del Estado de Michoacán de Ocampo y 200 fracción IV de su Reglamento, ejerce
sus atribuciones para fijar las normas de control, evaluación, fiscalización, contabilidad y
auditoría, que deben observar las dependencias y entidades de la Administración Pública
Estatal, vigilar su cumplimiento y prestarles el apoyo y asesoría que estas soliciten; en
congruencia con lo anterior, diseña e implanta los lineamientos que se han de seguir como
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medidas de control preventivo en materia de obra pública.
Que la Bitácora, es un documento integrante del contrato generado
en cada obra pública, lo cual la constituye como un instrumento
técnico-jurídico; que con frecuencia su manejo y llenado no cumplen
con las condiciones necesarias que permitan contar con los
elementos suficientes para conocer de manera precisa las
circunstancias y modificaciones ocurridas durante el proceso
constructivo de una obra o la prestación de un servicio;
Que se hace necesario contar con una Bitácora correctamente
formulada, a fin de coadyuvar con el eficiente control de los procesos
de ejecución de las obras públicas o servicios, evitando sobrecostos,
retrasos y mala calidad de las mismas, permitiendo al Estado conservar
claramente documentadas todas y cada una de las situaciones
presentadas durante el desarrollo del proceso constructivo o la
prestación de un servicio relacionado con la obra pública.
Por lo antes expuesto, tengo a bien emitir el siguiente Acuerdo que
contiene los:
LINEAMIENTOS PARA EL USO, CONTROL,
SEGUIMIENTO Y CIERRE DE BITÁCORA DE OBRA EN
LA EJECUCIÓN DE OBRAS PÚBLICAS Y SERVICIOS
RELACIONADOS CON LAS MISMAS, FINANCIADOS
CON RECURSOS ESTATALES
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1º. Los presentes lineamientos son de observancia
obligatoria para todas las Dependencias, Coordinaciones y
Entidades de la Administración Pública Estatal, que realicen obras
públicas y servicios relacionados con las mismas,
independientemente de la modalidad de ejecución, financiadas con
recursos estatales.
Artículo 2º. Para los efectos de estos lineamientos se aplicarán
las definiciones establecidas en el artículo 3º de la Ley de Obras
Públicas del Estado de Michoacán de Ocampo y de sus Municipios.
Asimismo, se entenderá por:
I. Bitácora: El instrumento técnico que constituye el medio
de comunicación entre las partes que ejecutan obras
públicas y servicios relacionados con las mismas, bajo la
modalidad de Contratación o Administración Directa,
donde se registran los asuntos y eventos importantes que
se presentan durante la ejecución de los trabajos;
II. Coordinaciones: Las señaladas con ese carácter en el
artículo 40 de la Ley Orgánica de la Administración Pública
del Estado de Michoacán de Ocampo;
III. Dependencias: Las establecidas con ese carácter en el
artículo 22 de la Ley Orgánica de la Administración Pública
del Estado de Michoacán de Ocampo;
IV. Entidades: Las mencionadas con ese carácter en el artículo
46 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del
Estado de Michoacán de Ocampo;
V. Estimación: La valuación de los trabajos ejecutados en el
periodo pactado, aplicando los precios unitarios a las
cantidades de los conceptos de trabajos realizados. En
PERIODICO OFICIAL
contratos a precio alzado, es la valuación de los trabajos
realizados en cada actividad de obra conforme a la cédula
de avance y al periodo del programa de ejecución;
VI. Las Partes: La Dependencia, Entidad, Ayuntamiento o
Entidad Paramunicipal contratante y la contratista;
VII. Ley: La Ley de Obras Públicas del Estado de Michoacán
de Ocampo y de sus Municipios;
VIII. Nota o Asiento: Las anotaciones que se realicen en la libreta
de bitácora;
IX. Obra: Las obras de infraestructura o servicios relacionados
con las mismas;
X. Representantes Autorizados: Aquellas personas que
perteneciendo a alguna de las partes, sean comisionados
por los titulares de éstas para representarlos en la bitácora;
XI. Servicios: Los servicios relacionados con las obras públicas,
consignados en la fracción II, del artículo 2º de la Ley; y,
XII. Supervisor: El servidor público o residente de supervisión
designado por la Dependencia, Coordinación o Entidad.
Artículo 3º. El uso de la bitácora es obligatorio en cada una de las
obras públicas y servicios que se ejecuten bajo cualquiera de los
procedimientos descritos en el artículo 23 de la Ley; y su
elaboración, control, seguimiento y cierre se hará conforme a las
disposiciones de estos lineamientos.
Artículo 4º. Deberá utilizarse de manera individual una bitácora
para cada obra ejecutada, ya sea por contrato o por administración
directa. Por ningún motivo se podrá utilizar una bitácora para dos
o más obras.
Artículo 5º. La bitácora en las obras y servicios relacionados con
las mismas a realizarse por contrato, será un documento integrante
del mismo, y por su naturaleza técnico-jurídica, se constituirá
como un canal oficial de comunicación entre las partes, el cual de
ser el caso, será un elemento de prueba contundente para dirimir
las controversias que pudieran surgir en la realización de los trabajos
convenidos.
Artículo 6º. Los titulares de las Dependencias, Coordinaciones y
Entidades, nombrarán por escrito a las personas que fungirán como
Residente y Supervisor de la obra, quienes serán los responsables
directos del uso y manejo de la bitácora para cada obra a ejecutar.
Artículo 7º. La bitácora deberá permanecer en la residencia de
obra bajo la custodia y guarda del Residente y Supervisor, a fin de
que las consultas requeridas se efectúen en el sitio y horario
previamente determinados en la misma y por ningún motivo se
podrá negar el acceso a las personas autorizadas para ello.
La bitácora de obra no podrá ser extraída del lugar de los trabajos,
por lo que estará disponible para ser utilizada por las partes en la
forma convenida.
Artículo 8º. La bitácora de obra podrá estar contenida en una o
varias libretas, las cuales deberán contener la identificación de la
obra y contrato a través de una clave individualizada, misma que
deberá estar señalada en cada una de las hojas útiles de la misma.
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La identificación estará integrada de la siguiente manera: número
de contrato, número de libreta y número de página.
Artículo 9º. El supervisor responsable de la bitácora, así como el
residente de obra por parte del contratista tendrán derecho a
desprender una copia de cada asiento que se realice.
Artículo 10. La bitácora deberá de ser aperturada desde la fecha de
inicio de la obra pactada en el contrato y será parte integrante del
mismo.
Artículo 11. La bitácora deberá estar debidamente encuadernada
con pastas gruesas y rígidas, el número de folios dependerá de la
magnitud de la obra, cada folio original deberá tener por lo menos
dos copias, las cuales serán desprendibles, no así las originales.
CAPÍTULO II
DEL USO, MANEJO Y LLENADO
Artículo 12. La bitácora, se deberá iniciar con una nota especial en
la que, la Dependencia, Coordinación o Entidad y el representante
legal de la contratista, nombrarán a los representantes autorizados
de cada una de las partes y que tendrán la facultad de firmar con su
representación en la bitácora, asentando como mínimo, datos
generales de las partes involucradas, nombre y firma del personal
autorizado, domicilios y teléfonos, datos particulares del contrato
y alcances descriptivos de los trabajos como: nombres de la obras,
importes de contrato, anticipos y plazos de ejecución.
Artículo 13. Las partes deberán establecer con claridad, las
condiciones generales para el uso de la bitácora, asentando el lugar
y horario donde estará disponible, el horario para realizar asientos,
plazos de aceptación automática de las notas, y de ser el caso, las
personas que además de los responsables tendrán acceso a la misma,
para regular la autorización y revisión de estimaciones, números
generadores, cantidades adicionales o conceptos no previstos en el
contrato, así como lo relativo a las modificaciones realizadas a los
alcances de los contratos, las ampliaciones o reducciones de los
mismos, las suspensiones y los diferimientos.
Artículo 14. Para el uso de la bitácora, las partes deberán observar
las disposiciones siguientes:
I. Las situaciones relevantes que se susciten en el transcurso
de la ejecución de las obras o servicios serán plasmadas
mediante asientos o notas de bitácora en la libreta
correspondiente;
II. Las personas facultadas para firmar en la bitácora, serán
las únicas que puedan realizar notas en la misma;
III. Las notas de bitácora deberán ser plasmadas con un texto
claro, preciso y conciso que describa completamente la
situación presentada por cualquiera de las partes;
IV. Si por la magnitud del asunto se requiere de mayor amplitud
en la descripción de la nota, el supervisor o el residente de la
obra, lo deberán realizar mediante oficio o notificación por
separado, y en la bitácora únicamente indicar de manera breve
el asunto y citar la notificación formulada por escrito anexo;
V. La descripción que se haga de cualquier asunto, deberá
contar con los elementos de respaldo suficiente de lo que
se está asentando; y,
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VI. Las partes, tendrán los mismos derechos para asentar las
notas a que haya lugar.
Artículo 15. Las notas que sean asentadas en la bitácora, se
clasificarán de la manera siguiente:
I. Por parte de la Dependencia, Coordinación o Entidad, las
notas se clasificarán de:
a) Orden. Se le indicará al contratista acciones
precisas que debe realizar;
b) Autorización. Se le comunicará al contratista que
alguna solicitud formulada por él es aceptada; y,
c) Certificación. Se hará constar la ejecución de tareas
por parte de la contratista.
II. Por parte de la contratista las notas podrán ser de:
a) Solicitud. Se requerirá a la supervisión autorización
para modificar cualquier condición establecida en
el contrato y sus anexos respectivos;
b) Inconformidad. Se manifestará no estar de acuerdo
con alguna orden dada por parte de la supervisión; y,
c) Constancia o información. Es un asiento explicativo
de un hecho relacionado al proceso de ejecución
de la obra.
Artículo 16. El llenado de la bitácora, se realizará de acuerdo a las
condiciones y necesidades específicas de cada obra y con la
periodicidad que amerite el caso, efectuándose los registros con
toda oportunidad.
Artículo 17. Para el llenado de la bitácora, las partes deberán
observar las disposiciones siguientes:
I. La descripción del asunto deberá realizarse mediante una
nota sencilla y precisa;
II. El lugar de la obra o servicio deberá identificarse con absoluta
claridad y precisión, así como la ubicación exacta del lugar
de que se hable;
III. En el caso que se presente un problema deberá señalarse la
causa que lo originó, para lo cual de ser necesario, el
supervisor responsable realizará la investigación
correspondiente para determinar el motivo de la
problemática presentada;
IV. La solución al problema deberá anotarse con absoluta claridad,
señalando las medidas que habrán de implementarse;
V. Las medidas de carácter preventivo que tendrán que
adoptarse a efecto de que no se repita el problema deberán
consignarse de manera puntual;
VI. El plazo concedido para corregir el problema presentado
deberá establecerse con precisión;
VII. Deberá señalarse con claridad quién es el responsable de la
problemática presentada;
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VIII. El costo que tendrá la solución al problema presentado
deberá estar debidamente asentado; de no ser posible
determinar el costo, se asentarán los elementos que
intervienen en su corrección, tales como maquinaria,
equipo, materiales y mano de obra;
IX. De ser el caso, el representante de la Dependencia,
Coordinación o Entidad asentará la sanción que conforme
al contrato celebrado y a la normatividad aplicable proceda;
X. Por ningún motivo se podrán hacer tachaduras o
enmendaduras a las notas;
XI. Las notas deberán asentarse con interlineado sencillo;
XII. Las notas deberán ser escritas con tinta indeleble,
preferentemente de color azul o negro, letra de molde legible
y sin abreviaturas;
XIII. Las notas de bitácora deberán numerarse en forma seriada
y fecharse consecutivamente respetando, sin excepción,
el orden establecido; en caso de un error se tendrá que
cancelar y realizar una nota de excepción o cancelación de
la nota;
XIV. El orden cronológico de las notas, deberá mantenerse desde
la primera hasta la última nota;
XV. La frecuencia de asientos, estará dada por las situaciones
que se presenten durante la ejecución de los trabajos y de
acuerdo a la magnitud y relevancia de la obra;
XVI. Las notas deberán ser asentadas con toda oportunidad en
tiempo y forma durante la ejecución de los trabajos;
XVII. No se permitirán anotaciones fuera de los espacios
expresamente señalados para ello en la libreta;
XVIII. Cuando se requiera incorporar a la bitácora algún
documento, se deberá hacer un asiento que establezca la
incorporación señalada; y,
XIX. Si se presentara un espacio en blanco al realizar un asiento,
éste deberá ser cancelado, y por ningún motivo se utilizará
o dejará para anotaciones posteriores.
CAPÍTULO III
DEL CIERRE
Artículo 18. Cuando los trabajos motivo del contrato hayan sido
concluidos, se procederá a cerrar la bitácora, verificando que todos
los asuntos asentados hayan sido atendidos y resueltos, no deberá
existir alguno de ellos en seguimiento.
Artículo 19. Mediante una última nota, se establecerá que los
trabajos han concluido, con lo cual se termina el periodo de vigencia
para realizar anotaciones en la bitácora. Además de dejar constancia
que todos los asuntos fueron totalmente atendidos.
PERIODICO OFICIAL
CAPÍTULO IV
DE LAS OBLIGACIONES
Artículo 20. Las Dependencias, Coordinaciones y Entidades, a
través de los servidores públicos que designen, vigilarán que
invariablemente por cada obra pública o servicio que se realice, se
elabore una bitácora de obra conforme a las disposiciones contenidas
en los presentes lineamientos.
Artículo 21. El Supervisor de Obra Pública o servicio designado
por la Dependencia, Coordinación o Entidad, durante el tiempo de
ejecución de la obra estará obligado a:
I. Tener bajo su custodia y resguardo la bitácora, sin que ésta
pueda ser extraída del sitio de los trabajos durante su ejecución;
II. En el ámbito de sus atribuciones, cumplir cabalmente con
lo establecido en el presente Acuerdo;
III. Utilizar de manera oportuna y apropiada la bitácora;
IV. Informar de manera permanente a su superior jerárquico,
de las anotaciones efectuadas y que requieran realizar
acciones sobre las que no está facultado para resolver;
V. Tener al día las notas de bitácora a las que haya lugar;
VI. Responder de manera oportuna las solicitudes que a través
de la bitácora realice la contratista;
VII. Incorporar los documentos que considere necesarios para
el sustento de alguna nota.
VIII. Dar un puntual seguimiento, desde su asiento hasta su
conclusión, a los asuntos consignados en la bitácora; y,
IX. A la conclusión y finiquito de las obras, entregar la bitácora
debidamente requisitada al área responsable de integrar
los expedientes unitarios de obra.
ARTÍCULO TRANSITORIO
ÚNICO. EL presente Acuerdo entrará en vigor el día siguiente al
de su publicación en el Periódico Oficial del Gobierno
Constitucional del Estado de Michoacán de Ocampo.
Morelia, Michoacán, a 05 de abril de 2010.
Atentamente
Sufragio Efectivo. No Reelección.
El Gobernador Constitucional del Estado.
Leonel Godoy Rangel
El Secretario de Gobierno.
Fidel Calderón Torreblanca
La Coordinadora de Contraloría.
Rosa María Gutiérrez Cárdenas
(Firmados)