eT Bree iT BS Uy Antes de entrar en el estudio detallado de las técnicas que el analista de sistemas debe comprender y aplicar en su trabajo, es necesario apreciar sus funciones en el contexto mas amplio de la organizaci6n en la cual esté empleado. El origen y la naturaleza del trabajo que el analista esti llamado a efectuar es una parte importan- te de los métodos de trabajo. Un responsable de la funcin de sistemas a quien se le pide aconsejar sobre el estudio de un sistema de control administrativo o bien sobre la organizaci6n estructural de una unidad administrativa, llevard a cabo su trabajo en forma muy diferente a la de aquel a quien se le solicita rediseiar un formulario. Ambos, sin embargo, efectuaran el estudio del problema en forma disciplinada. Haciendo abstracci6n de los objetivos de una organizacion y del senalamiento del método cientifico para la investigacion, andlisis y disefio, resultaria muy practico esbozar las funciones y caracteristicas del analista de sistemas en relacién con los instrumentos para el anilisis y disefio de sistemas. La siguiente exposicién tiene por objeto establecer una base en cuanto a lo que el analista desea ser y hacer. En primer lugar debe destacarse que esta obra esta dirigida a personas que re- cién se inician en este campo y a aquéllas con una buena experiencia en organiza- cién y métodos, asf como a los profesionales con una inmersi6n total en el andlisis y diseito de sistemas. Estas definiciones de propésitos ayudarén al lector y a los profe- sionales que se inicien en este campo a ubicarse ante su actividad y los dotard de las herramientas y técnicas para una formacién profesional de alto nivel dentro de la teoria general de sistemas. EL ANALISTA DE SISTEMAS El analista de sistemas es la persona que planea sistemas de informacién para la administraci6n, analiza su funcionamiento y disenia el mejoramiento de éstos. Aun- que el analista provee a la administracién operativa de elementos de desarrollo, Taramente tiene responsabilidad por esas operaciones; ademis, en la practica usual de los negocios, los responsables de esta funcién tienen una experiencia y prepara- isn tal que, por lo comin, tienen poco 0 ningiin conocimiento teérico-practico sobre como manejar o administrar una unidad de organizacién. Esta sigue siendo una de las mas grandes anomalias en el campo del procesamiento de informacién.76 Primera parte: Administracin y sistemas Los émpresatios mexicanos poco se han preocupado por la integracién de uni- dades responsables de esa funci6n y, mucho menos, por contar con personal alta- mente especializado pata cubrir un enfoque sistemAtico. Esta contradiccion en el medio empresarial mexicano tiene evidentemente una solucién notable al analizar la analogia entre las definiciones de administrador y las de analista de sistemas. Se habia expresado que el analista de sistemas es una persona que diseiia siste- mas de informacion para mejorar hasta un punto dptimo las relaciones reciprocas entre hombres, materiales, maquinas y recursos econémicos, y un administrador es una persona que escoge procedimientos de acci6n para que sean 6ptimas las rela- ciones entre hombres, materiales, maquinas y servicios econémicos, con el fin de lograr Ia sobrevivencia y el crecimiento de una organizacién. Con tal similitud, el administrador necesariamente es un operador de sistemas y puesto que es el respon- sable de establecer especificaciones criticas al sistema es también, en realidad, un analista de sistemas. EL ADMINISTRADOR COMO ANALISTA DE SISTEMAS Por tanto, en virtud de su empleo, en Ia practica el administrador es un analista de sistemas; sin embargo, como administrador tiene la responsabilidad de asegurar que su accién dentro de la empresa sea eficiente, en su papel directivo debe trabajar sobre Ja forma de la organizaci6n y crear los instrumentos apropiados (métodos y sistemas) para llevar a cabo su funcién. Es posible que carezca de conocimientos, sobre todo en los aspectos técnicos de procesamiento de la informaci6n, pero esto puede resolverse mediante tun apoyo técnico apropiado, de manera que esté equipa- do para reconocer y llevar a cabo su tarea. Este papel del administrador conduce a una mayor comprensi6n de los procesos basicos del trabajo de oficina. El administrador esta en condiciones de desarrollar el conocimiento de ciertos aspectos especializados del trabajo en los cuales frecuente- mente tendra que participar (por ejemplo, el disetio de sistemas, formularios, estu- dios de preinstalaci6n de equipos, el uso de maquinas procesadoras de informacién, etc.), Pero no todos los administradores disponen del tiempo necesario para efec- tuar tn andlisis interpretativo de su organizaci6n, y algunos no tienen la disposicion de hacerlo, siempre existen demandas externas que cumplir ¢ internamente surgen problemas que pareceran mas urgentes, que rehiisan la estructura organizacional 0 sus métodos de trabajo. Aun cuando una revisién interna haya sido comenzada, pocas veces es posible que un administrador ocupado dedique su tiempo completo al estudio, y cuando aparecen nuevos problemas el estudio muere por falta de segui- miento 0 queda solucionado a medias, La necesidad de abocarse a otros problemas hace que disminuya la importancia de una realidad existencial de estudio de siste- mas para la administraci6n. Por tanto, es fundamental que los administradores celo- sos de su trabajo establezcan las especificaciones operacionales para el diseiio de los sistemas requieran de estudios esmerados por parte de alguien que tenga el tiem- po disponible para la consecucién de esta funcién. Laventaja principal que un analista profesional de sistemas, como técnico espe- cialista, tiene sobre-un administrador es que su responsabilidad es la de estudiar losCapitulo 5: Alcance de estudio de los sitemas administratvos 77 problemas administrativos, ademas puede tomarse el tiempo necesario para pensar ¢ investigar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades. El tiem- Po es.un recurso especial. LAS CUALIDADES PERSONALES Y EL ADIESTRAMIENTO Cuando los administradores indican la serie de cualidades requeridas para cualquier trabajo, nos encontramos con el problema de que no existe una persona que las reiina todas. Sin embargo, es conveniente reconocer la necesidad de esos atributos Tequeridos por el trabajo. Con respecto al andlisis de sistemas, es muy probable que al comienzo de su entrenamiento no se retinan todos esos atributos, pero se recono- ce que se iran adquiriendo a medida que la experiencia sea mayor. Esnecesario que el analista posea el suficiente grado de inteligencia para compe- netrarse en la l6gica funclamental de un sistema para realizar planes claros eficien- tes, asi como para apreciar en su planteamiento los efectos de nuevos hechos. Debe ser perceptivo —aunque no la persona que realiza conclusiones rapidas—, debe ser perseverante, para asi superar dificultades y obstaculos y, ademas, debe mantener un método de trabajo planificado que pueda ejecutar, aun cuando se le presenten difi- cultades. En rigor, el analista debe poscer las cualidades siguientes: tener inclina- ci6n al trabajo de analisis; ser capaz de expresar sus pensamientos, ideas y propues tas en forma clara y sencilla; ser atento, conversador claro y preciso en sus opiniones, y tener la capacidad necesaria para manejar las relaciones humanas. Fs fundamental para la direccién de empresas que los profesionales que se en- carguen de la planeacién, el analisis y el diseiio de sistemas cuenten con un apoyo técnico apropiado. Es aconsejable que los candidatos adecuados para este trabajo posean algunos de los siguientes tipos de experiencia. 1. Trabajo analitico en el area de administraci6n, probablemente cubriendo activi- dades de organizacién y métodos, estudio de trabajo o similares, 2. Entrenamiento en computacién con alguna experiencia én programacién. Te- niendo en cuenta que ambos tipos de experiencia son lo esencial del analista de sistemas, es aconsejable, como primer paso, desarrollar su capacitacién en el rea de trabajo que el analista no posea. Ninguna persona puede tener, en un corto plazo de capacitacién, conocimientos tan amplios como los que se requie- ren para disefiar un sistema, Resulta un imperativo para las empresas apoyar técnicamente a sus profesionales, con la finalidad de obtener una larga expe- riencia en sus areas de aplicacion, complementada por uns gran habilidad pro- fesional. En cuanto se haga conciencia de la necesidad de contar con profesionales en sistemas de informaci6n, en el enfoque sistémico tendra un alcance mas integral y permitir — mejorar el sistema del negocio, — desplegar condiciones de operacién verdaderas para la administracion, y — guiar el negocio en la direccién que intenta la administracién.78 Primera parte: Administracion y sistemas El analista de sistemas debe recibir, ademés, entrenamiento sobre el uso del hardware (méquinas) mas divulgado, en este caso computadoras. En conclusion, en ese campo el analista debe estar preparado para el manejo y utilizacion de: 1. el tipo de equipo que mejor se adapte como solucién a los pardmetros de Ia aplicacion, 2, todos los métodos de aplicacion de computadoras, y 3, téenicas detalladas sobre sistemas de computacion. La combinacién de conocimientos especificos en esas areas y la experiencia que en ese campo tengan los analistas de sistemas permitiré al medio empresarial dar a sus organismos un enfoque sistémico en congruencia con la teorfa general de siste- mas, que en su sentido més estricto trata de definir los “sistemas” con un complejo de componentes en interaccién con conceptos caracteristicos de totalidades organi- Jadas, como interacciOn, suma, mecanizaci6n, centralizacion, competencia, final dad, etc., y aplicar estos conceptos a fenémenos concretos. EL CONTEXTO OPERACIONAL DE LOS SISTEMAS En esta perspectiva operacional se observa la necesidad de conjuntar la funcion de EDP (Procesamiento electronico de datos) y el analisisy disefio de sistemas adminis trativos que provean los mecanismos para la captaci6n, andlisis, tratamiento y salida de informacion Utila los procesos de decisién, como elementos de apoyo en el desa- trollo de los recursos de la empresa. La necesidad de integrar las funciones de ané- lisis y disefio de sistemas administrativos y electronicos se justifica por el plantea- miento de soluciones en los métodos de administracion y direccién, para la atencion de problemas de planeaciOn y control de las operaciones tanto actuales como fun rasde la empresa, y por la imperiosa necesidad de unificar criterios entre el andlisis 4) disesio de sistemas administrativos con un enfoque de integracion a procesos elec” {ronicos y el andlisis y disetio de sistemas electrOnicos de informacion de aquellas aplicaciones que se proyecten incorporar al computador. La Gilosofia que sustenta la idea de integrar la funcion de analisis y diseio de sistemas electrnicos a la funcién de sistemas administrativos, se apoya en la neces dad de hacer responsable a un solo Organo administrativo de la planeacién y el desarrollo de sistemas. Es muy comiin encontrar que los proyectos relacionados con el érea de cOmpu- to requieran un alto grado de coordinacién para la obtencion de sistemas eficientes y, a mayor abundamiento, la falta de una coordinacién adecuada, aunada la planeacién y el desarrollo ineficiente de sistemas, son causas de que en muchas peasiones el gasto de proyectos de sistematizaci6n sea mayor que los beneficios obte- nidos. ‘Asimismo, es preciso mencionar que con frecuencia existen limitaciones en Jos sistemas de informaciom’de la empresa, debido'a la falta de coordinacion y ala apli- cacion de los mismos en forma general alas areas fluncionales de la estructura org thica, Con el objeto de corregir los factores de influencia en Ja captacion, el tate niento y a salida de los sistemas de informacién, se mencionan algunos de ellosyse reubica la responsabilidad de estos proyectos:Capitulo 5: Aleance del estudio de los sistemas administraivos 79 Inexactitud de datos. Variabilidad de los resultados. Falta de recepcién de informes. Demora en la entrega. Baja confiabilidad. + Elevado costo de obtencién La responsabilidad de llevar a cabo estos estudios debe recaer en el area respon- sable de la fncién de sistemas, a fin de prover elementos especializados para una planeacién adecuada y, en consecuencia, asegurar que las inversiones para los pro- yectos en el érea de EDP sean redituables a pesar de que se requieran tiempos largos en el desarrollo e inversiones considerables de recursos. La identificaci6n y aprovechamiento de oportunidades en la planeacién y desa- rrollo de sistemas propiciara multiples beneficios, ya que esto implicaré la necesidad de realizar estudios sistematicos en el contexto filos6fico de los sistemas que confor- man el complejo tejido de decisiones dentro de la empresa y practicamente se ten- dran las opciones siguientes: Integraci6n del sistema de procesamiento electrénico de datos. Viabilidad de sistemas. implantar con base en el equipo de computacién actual, Requerimientos de informacién, Seleccién de equipo de computacion. Eficiencia del centro de EDP. * Estudios especiales para situaciones especificas. Necesariamente la reconsideracion de reubicar la funcién de EDP, que en la mayorfa de las empresas mexicanas se encuentra separado del contexto operacional de la funci6n de sistemas, implicaré la decision de extraer las funciones de anélisis y programacién e integrarlos en la funcién de sistemas. Los alcances que se pretenden con estos planteamientos llevan consigo la res- ponsabilidad de planear proyectos y sistematizar nuevos métodos de trabajo dentro de la complejidad que cada dfa se observa en la operacién misma de la empresa, a la necesidad de cubrir respuestas mas oportunas y confiables de las que actualmente se logran mediante un despliegue manual y/o automatizado para cubrir aplicaciones tradicionales que s6lo han venido a resolver la captacién y procesamiento de infomacién significativa a las tareas estrictamente necesarias de la empresa y con un vacio enorme para la planeacién y desarrdllo de sistemas. Los ejemplos siguientes plantean estructuras diversas en el 4rea de procesa- miento de datos, desde la integracién de la funci6n de anilisis y programaci6n (Fig. 5.1), como aquellas donde la divisién de funciones es para cada rea del sistema (Fig. 5.2). La figura 5.8 muestra una organizaci6n un poco hibrida, de integracién con un nivel intermedio y una division del trabajo por cada una de las areas de andlisis y operacién del sistema. La figura 5.4 presenta una propuesta de integracién de funciones en donde el enfoque de los sistemas como perspectiva de desarrollo se ve fortalecido al conjun. tar las funciones administrativas y electr6nicas. El presente planteamiento permitira concebir cada sistema con todas sus posibilidades, agotando todos los medios dispo-80 Primera parte: Administracion y sistemas FIGURA 5.1 Funciones integradas. FIGURA5.2 Funciones separadas, GERENTE DE SISTEMAS ANALISTAS PROGRAMADORES niibles y objetivos alcanzables en cada area de la empresa, proporcionando con esta filosofia un servicio integral de informacién como base fundamental del proceso de toma de decisiones. Entre los beneficios que reporta esta propuesta se encuentran Convertir en acci6n las mas amplias politicas y necesidades de la empresa. Mantener al dia la organizaci6n de la empresa. Eliminar deficiencia en las operaciones. Delimitar con exactitud campos de responsabilidad y autoridad. Lograr la adecuada coordinacién de actividades de la empresa. PROPOSICIONES PARA ESTANDARES DE DESCRIPCION DE PUESTOS PARA. EL AREA DE SISTEMAS COMPUTARIZADOS Se incluyen estandares de descripcién de puestos para: A. Area de sistemas computarizados 1. Ingeniero en administracién de sistemas. 2. Analista de sistemas EDP. 3. Programador senior. 4. Programador. GERENTE DE SISTEMAS ANALISTAS PROGRAMADORES[pp easy) sorsond jod peamatuns euresSreiiQ es vunoL nprormesoos sauoavounoa | | savoovmuooud ‘sash sia 2 Notova Noon ‘103084 sounain susie 5 o “1009, *rapous “35008 30 vegans “naaens sau30 ‘Saisrivny sae 109 66 gpeuetond Saal ‘nad wan Mane esas ipod fs naan ‘aans eas 20a ovneracoa a'waenao mais 20 vnaisis 2 peed wosisans Pee ‘souva 30 ‘90us A “BINBUIO