Capitulo 7: laboracién de manuales de provedimientos 131 es observar la realidad labcral en todos sus 4mbitos y niveles para tener una idea real de las condiciones, medios y personal que opera los procedimientos. Registro y documentacién del procedimiento actual Es importante la adopci6n de un método mediante el cual se registraran los hechos del estudio. Registrar ordenadamente la informacion recopilada de cualquier inves- tigacin que se realice es de exigencia general. Una regia general que debe tomarse en cuenta al realizar los registros, es hacerlo con la debida claridad para que cualquier persona pueda entenderlos. Es esencial que se obtengan copias de todos los documentos utilizados en el procedimiento. En lo posible se preferira la recopilacion de copias usadas y no en blanco. Durante el curso de I2 investigaci6n, el analista deber4 auxiliarse del uso de diagramas para el registro de las actividades. Existen fundamentalmente para los propésitos de este estudio dos tipos de diagramaci a) Organigramas. }) Flujogramas de procedimiento 0 diagramas de flujo. Los organigramas muestran la estructura organica y/o funcional de una organi- zacién. Seftalan las funciones de linea y dan idea general de las responsabilidades del personal de esa organizacion. Desde el punto de vista del analista, el valor de los organigramas reside en que destacan los niveles de autoridad. Antes de hacer una visita, es posible tener la impresién general del ambito de un departamento que se estd investigando, mediante un organigrama bien trazado. El flujograma de procedimientos. Como su nombre lo indica representa grafica- mente el flujo de informacién de un procedimiento. Los flujogramas de procedimientos, conocidos también como diagramas de flu- jo, satisfacen tres funciones principales: + Permiten al analista asegurarse que ha cubierto todos los pasos de un procedi- miento. : * Da las bases para escribir un informe claro y logic (descripcién literaria del procedimiento). + Esun medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente ope- rard el nuevo procedimiento. Una vez que se ha reunido toda Ja informacion relativa a la forma actual de operar el procedimiento, el analista o grupo de analistas procederan a organizar y documentar todo el material escrito, a fin de cubrir posteriormente la fase de andli- sisy critica del mismo. Como tiltimo paso en el proceso de investigacion sobre la forma actual de operar un procedimiento, el responsable del estudio presentara a sus usuarios un docu- mento final, con el objeto de ultimar detalles que no hayan sido comprendidos por elanalista. La presentacion del documento debe ajustarse a la siguiente estructura: * Introduccién. * Objetivos del procedimiento.432. Primera parte: Administracion y sistemas Diagramas de flujo de actividades. Descripcién literaria del procedimiento. Formas e instructivos. Apéndices: hojas de operaciones, cuadros comparativos, conclusiones generales. Obtencién de la aprobacién correspondiente Una ver documentado el procedimiento actual se procederd a obtener la aproba- cién de los resporisables de su operacién. Andilisis y critica de la informacion Una vez concluida la fase de investigacion de la situacién actual, se procederd a la realizacion de un examen critico, aplicando el andlisis y 1 diagnéstico. Andlisis El andlisis consiste en separat las funciones esenciales, es decir, diferenciar entre lo que se debe hacer y lo que se hace. Es conveniente invitar a todos aquellos interesa- dos a hacer comentarios sobre el procedimiento. El andlisis no es un trabajo de una sola persona; cuantas més criticas se hagan y més ideas se aporten, mas precisa sera la identificacién de lo no esencial. Para comprender la intencién de un buen anilisis'en la simplificacion de proce- dimientos, se incluye al final de la guia esquemas basicos para el anilisis y simplifica- cidn de procedimientos (figura 7.1, 7.2, 7.3, 7.4). El anilisis y critica de la informacion debe realizarse desde diversos puntos de vista: das operaciones que lo integran siguen un orden logico y constante? GEs lo mas sencillo y claro? gPueden mejorarse, combinarse 0 eliminarse las operaciones? cEs posible eliminar demoras? 2Existen cuellos de botella que deben eliminarse? | MATERIALES Y UBICACION FORMATOS: COORDINACION RELACIONES ————»| AMBITOS DE COMPETENCIA POLITICAS ——> | OPERACIONES CONTROL DECISIONES El diagnéstico es el medio que deberd utilizar el analista para dar a conocer a los afectados y/o usuarios del procedimiento, los resultados del andlisis y critica de la informacién recabada. La ctapa del diagnéstico es la mas importante del estudio de procedimientos y comprende basicamente: Revisi6n del procedimiento actual. Un breve estado de problemas. El anilisis de los verdaderos problemas que se hayan encontrado. * Una lista de informacion adicional que se requiere para la fase de disefio. “El diagnéstico es un resumen de sintomas y su solucin”. El trabajo del analista en esta etapa debe proporcionar soluciones efectivas a los problemas detectados en la fase de andlisis. El diagnéstico tiene como objetivos prin- cipales exponer a los funcionarios responsables las condiciones de operacién y las prcticas inadecuadas; las deficiencias ¢ irregularidades del procedimiento, asi como las bases que fundamentan los cambios. FIGURA 7.3 ‘Simplifis 6 implificacién de : sraaigh ne COImAaTOE — ANTECEDENTES DUPLICIDADES. — MANUALES ADMVOS. = PROCEDIMIENTOS "ANALISIS DEL VIGENTES |__| PRocEOIMENTO ETAPAS E INFORMACION ANALISIS DE — PROCEDIMIENTOS "APLICACION DE TECNICAS| INNECESARIA, MODIFICACIONES Sua AES, DE SIMPLIFICACION eS DEPENDIENTES MARCO JURIDICO , TIEMPOS OCIOSOS Fucas de contro, |Capitulo 7: Elaboracién de manuales de procedimientos. 135 arco GENERAL Paocesos EXISTENTES UNEAMENTOS DE IMODERNIZAGION ZADMINISTRATIVA ANALISIS DENTIFICAGION | | DETERMINACION| | IDENTIFICACION | | “EVANTAMENTO| | peTeRNANACION. ANAUSIS DE * = Lee wrorwacion | | PE ETAPAS DELEGACION prooucros || osvervo [| reausirose || NEORMACION | | “Carvey” | | ‘Yo SERVICIOS DEL INFORMACION |] GENERAL Y mwvetesce [7] pro. oes /AALCANZAR | PROCEDIMIENTO | DE + DECISION ment ENTRADA asco JURIDIC puss is oats hry Técnicas de representacién y andlisis de procedimientos Algunas técnicas para la representacién de procedimientos administrativos llegan a ae ii ; un nivel de andlisis tan detallado que en ciertos casos el analista tiene que hacer uso FIGURA 7.4 Identificacién de tapas bisicas. auxiliarse de los siguientes instrumentos de andlis de todos sus conocimientos para realizar un andlisis l6gico para descubrir fallas y sugerir mejoras en el procedimiento en estudio: En esta fase de elaboracién de manuales de procedimientos el analista puede * Cuadro de andlisis del proceso. Se utiliza para exponer con detalles claros los pasos de operaciones de registro temporal y permanente y el transporte que el procedimiento requiere, Este cuadro tiene por objeto analizar la eficiencia de la distribucién o afluencia del trabajo. Cuadro de anélisis de formas con datos que se repiten. Se emplea para determi- nar todos los datos que se registren en una forma o grupo de formas; por lo general esto tiltimo, casi siempre se utiliza para analizar la posibilidad de combi- nar dos o mas formas. Cuadro de procedimiento. Por medio de este cuadro se presenta la afluencia de documentos y los pasos de operaci6n que se necesitan para un proceso. Es muy conveniente su utilizacion, cuando el procedimiento est relacionado con una complicada afluencia de documentos. A cada unidad de trabajo se asigna una columna y la afluencia de informes se describe en las columnas adecuadas, junto con una descripcién breve de los pasos del proceso en cada unidad de trabajo. Este cuadro no solamente presenta la afluencia completa y el curso de los documentos, sino también asegura al analista que todas las copias fueron lleva- das al término final de un procedimiento légico. Cuadro de distribucién de formas. Es una version simplificada del cuadro de procedimientos. Muestra la afluencia de formas por medio de columnas que representan unidades de la organizacion o empleados de oficina, sin anotar los136 Primera parte: Administracion sistemas PROYECTOS DE PROCEDIMIENTO REVISION DE SELECCION DELA Rood ALTERNATIVAA || || Auustes > PRACTICASY DALANT ETS PROCEDIMIENTOS: —oBserivos i008 ESTABLEC! — RESPONSABILIDADES =Potinicas —DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 3 — FLUJOGRAMAS FIGURA 7.5 — coRMATOS Desarrollo de t propuestas. I ESTUDIOS COMPLEMENTARIOS EESTRUCTURAGION ORGANICA FICURA76 (O PROCEDIMENTAL Obtenci6n de alternativas. ELABORACION DE POLITICAS DE OPERAGION * GRADO DE DIRCULTAD EN LAOPERACION =P COMPLENEN. TARAS FLUO OPERATHO) revros ANALISIS DEL INFORMACION CEE PROCESO: NECESARIA CION, ATRAVES OF OBTENCION DE I Eyatincion [al ANALISSBE ULI’ cosros | SELECCON LAS ETAPAS: LUMEN |EN EL PROCE- cuve || spaces pmienro ECUREOS ESFONSABL ECESARIOS LIDADES: ‘ PUESTOS COWPLENDAD DE IMPLANTACION ‘ : ANALISIS Y DISENO DE FORMATOSCapftulo 7: Elaboracién de manuales de procedimientos 187 detalles del proceso. Es una manera de contar todas las copias de una forma, € indicar las unidades que estan relacionadas con ellas: + Fluxogramas. Este medio de'andlisis es uno de los més importantes, por las mu- chas ventajas que ofrece, es la forma mas sencilla y légica de representar un pro- cedimiento con todas sus operaciones y documentos que involucra, desde su conocimiento hasta su terminacién. Puede considerarse como una inversién sim- plificada de los diagramas de programacién utilizados en procesamientos electré- nicos de datos. Su elaboracién es muy sencilla y répida, ya que las operaciones y los documentos que intervienen en el procedimiento se presentan por medio de simbolos convencionales contenidos en plantillas. La diferencia entre los dia- gramas de flujo ntilizados por los arialistas de sistemas y los procedimientos admi- nistrativos y diagramas de flujo en programaci6n, la constituyen en que los prime- ros tinicamente utilizan alo sumosiete simbolos ei las plantillas y que a cada paso del procedimiento se hace una breve descripcién de las actividades que se rea- lizan. DISENO DE PROCEDIMIENTOS Una vez efectuado el andlisis, el analista tiene ya un conocimiento completo de todas las operaciones que se realicen en los procedimientos que integran el sistema en es- tudio; por tanto a partir de este momento, esta en condiciones de sugerir las modifi- caciones que se hicieran necesarias, de acuerdo con el resultado de dicho analisis Redisenio de formas Diserio de nuevas formas Reportes Registros Greacién o supresién de archivos Eliminaci6n de operaciones innecesarias Greacién de nuevos controles y en fin, todo aquello que conduzca a la obtencién de los objetivos fijados con efi- ciencia y eficacia. En esta etapa se sugiere que todas las modificaciones que le hagan al procedi- miento se discutan con el personal involucrado, a efecto de poder justificarlas o hacer la correcciones que resulten pertinentes. Representacién del procedimiento Una vez analizada la informaci6n del o de los procedimientos, es posible proceder a graficarlos y/o redactarlos. Diagramacién para el manual de procedimientos Lo constituye el llamado diagrama de procedimientos el cual representa en forma grifica la secuencia en que se realizan las operaciones de un determinado procedi- miento y/o el recorrido de las formas o los materiales.