wg q sa sowie one coenoy cea won 106 Primera parte: Administracién y sistemas ran) conane oio3s 130 saNoloviuodni 30 aLINOD 13a ‘NOIOVLUOdINI 3G NOIOVZIHOLNY HaNaLaO Vulvd OLNAINIGS00ud SaNOIOISINDGY 3d SVW3LSIS FIGURA 6.7 Diagrama de formato panorimico tabular y/u horizontal.Capitulo 6: Diagramas de procedimientos para el estuidio y anilisisde sistemas “107 DEPARTAMENTO DE COMPRAS-ALMACEN PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES DE MATERIALES DEPARTAMENTO SOLICITANTE cq) | O| | a Ly 7 = 7 DEPARTAMENTO DE COMPRAS: }) Identificar cada columna con el nombre de la persona o puestos que realiza cada uno de los pasos. 3 6) Representar las formas o documentos, mediante rectingulos proporcionales a las formas o documentos representados. Sin embargo, como lo principal es In claridad, esta convencién puede eliminarse empleando solamente el buen juicio. @) Cada forma debe representarse siempre siones. por un rectingulo de las mismas dimen-4108 Primera parte: Administracién y sistemas ¢) Cada vez. que se crea una forma, se le pone en el original y copias un triangulo negro en la esquina inferior derecha. ma ‘f) Cuando las dimensiones del recténgulo lo permitan, es conveniente poner el nombre de la forma en cada paso que aparezca. 7 + FACTURA 2 @) Eloriginal y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un niimero en la esquina superior derecha. Para el original siempre se usaré el ni- mero uno; las siguientes copias tendran numeraci6n ascendente. h) En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen. i) Cuando se transportan dos o mas papeles, que van unidos, ya sea con grapa 0 broche o en sobre, se retinen los rectangulos identificando cada uno de ellos. El movimiento se representa por una sola linea. ee‘Capitulo 6: Diagramas de procedimientos para el estudio y aniilisis de sistemas. 109 J) Cuando se muevan juntos, pero no unidos, el transporte se representa por me- dio de una linea para cada forma o grupo de formas. #) Lasecuencia se muestra haciendo que las lineas de transportes tengan una ligera tendencia hacia abajo. 4 El orden cronol6gico de los pasos se representa por el orden en que aparecen Jos rectangulos, de arriba hacia abajo. m) Debe identificarse cada paso con un mimero y hacer una pequefia deseripcién del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la accién. © n) Sies posible, hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha proporcionado la informacién. PRESENTACION DE LAS FORMAS EN EL DIAGRAMA @) Las figuras deben hacerse en forma de cuadros 0 recténgulos, imitando hasta donde sea posible la forma y tamatio de las originales reducidas a escala, indican- do en la parte inferior y al centro el nombre con una sola palabra, y en la esquina superior derecha, el mimero de la copia en cuestion. Cuando en el dibujo apare- cen dos formas del mismo tamafio, forma o nombre, o ambos, es conveniente usar un ntimero para identificarlas. 2 Original y duplicado 8) Las formas con copias deben representarse como sigue:110 Primera parte: Administraciony sistemas En caso de tener muchas copias, deben representarse asi: 1 Original y 24 copias ‘ del informe 1 ¢) Siuna forma se destruye se representa de este modo: Si se tiene una alternativa, se traza una linea horizontal y se anota con un ‘usando para toda la gréfica el camino normal a partir de uno de los extremos Ia linea. En el extremo de la linea se desarrolla la alternativa, pero usando un lapiz: color distinto que permita diferenciar los dos caminos; si s6lo se tuviera un entonces tisese linea de puntos o mas clara. En general, cuando se tienen alternativas es preferible dejar en el diagrama aq que ocurre més frecuentemente y la(s) otra(s) en un diagrama por sepat para evitar confusiones y obtener mayor claridad. Para representar dos o mas alternativas que se originen en un proceso usard el simbolo: @) Silas lineas tuvieran que encontrarse entre si, se usaré la siguiente convenciCapitulo 6: Diagramas de procedimientos para el estudio y analisis de sistemas 144 ¢) Cuando se tenga que hacer una distribucién de formas, se recomienda empezar con la mas alejada para evitar que se crucen. 7 J) Toda forma debe mostrar cual fue su origen, En un diagrama se dan dos casos: 1) Que la forma se haya originado en otro proceso, entonces el origen se mues- tra con una flecha: DEPTO. “ ee 2) Elorigen de la forma son los datos que habia en otra forma y se indica como sigue: RELACION RECIBOS g) La nueva forma se marca con un tridngulo en Ia orilla inferior izquierda y con ello se identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el proceso. 4) Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra hoja o a owra parte de la misma hoja, la liga del proceso se muestra mediante “conectores” que consisten en dos circulos con la letra W, uno en el punto en que se cort6 el proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia. el Ee412. Primera parte: Administracign y sistemas SIMBOLOGIA PARA DIAGRAMAS DE FLUJO O FLUXOGRAMAS' Principio y/o terminacién del diagrama Este simbolo representa tanto la disponibilidad de la informacion para su pro samiento (entrada) ,como la mencién de que la informacién ya ha sido procesa om Se utiliza siempre que una actividad 0 grupo de ellas tengan como objetivo cambio, ya sea en el valor, forma o disposicion de la informacion. Actividad u operacién” Anotacién, aclaracién, 0 ambos casos Siempre que se quiera hacer algiin comentario al margen, notas explicatori aclaraciones, etc., se trazar4 indistintamente una linea punteada que vaya de nota aclaratoria al simbolo en que se requiere esa nota. Conector Este simbolo se utiliza siempre que las condiciones fisicas de nuestro dia; obligue a interrumpir el graficado de la informacién que se tiene y deba segui el diagrama en otro lugar, o bien cuando interese unir infomaciones aisladas. Documento El simbolo se utilizara cuando se desee representar un documento cualquit Puede ser una forma, un control, una ficha, un listado, etc. (excluidas la perforada y la cinta magnética). Siempre que un documento tenga varias copi éstas deberdn representarse dentro del diagrama y numerarse con cero el ori nal: uno para la primera copia y asf sucesivamente, ejemplo: 7 Simbologfa adoptada de la que emplea IBM para la claboracién de diagramas.