Manizales, 10 de junio del 2022

Señ or:
E M S LOGISTICA SAS
SAHID ALHEJ OSPINA GONZALES
CC. 1.144.070.412
Correo Electró nico: gerencia@esmlogistica.com
KR 36 A BIS # 6 – 50 Cali – Valle

Asunto: Aceptació n de oferta Invitació n Pú blica MIC-SG-025-2022

Con el presente, le informo que EL DEPARTAMENTO DE CALDAS, ACEPTA DE MANERA

EXPRESA E INCONDICIONAL la oferta formulada por usted dentro del proceso de mínima
cuantía del asunto, dado que la misma cumple con los requisitos habilitantes exigidos en la
invitació n, los estudios y documentos previos y se ajusta a las condiciones del presupuesto
oficial estimado, de acuerdo con lo siguiente:

OBJETO: “Prestación de servicios de mensajería expresa nacional, departamental, municipal,

urbana y zonas de difícil acceso, incluida las actividades de recolección, transporte, entrega y
notificación de los documentos entregados que se envían desde la Secretaria de Educación y las
demás dependencias de la Gobernación de Caldas. Los Servicios objeto del Contrato realizan la
recolección de la correspondencia en la Oficina de Servicio al Ciudadano de la Gobernación de
Caldas y la Secretaria de Educación.”

VALOR TOTAL OFERTA: SESENTA MILLONES DE PESOS ($60’000.000) correspondiente a

lo solicitado en la invitació n publica MIC-SG-025-2022.

CDP: El presupuesto oficial se encuentra respaldado por el Certificado de Disponibilidad

Presupuestal 3700002089 del 05 de enero del 2022 por parte de la secretaría de Educació n y
3700002110 del 06 de enero del 2022 por parte de la secretaría general, expedidos por la
Unidad de Presupuesto de la Secretaría de Hacienda del Departamento de Caldas.

Condiciones técnicas exigidas:

Prestar el servicio contratado con la debida diligencia y prontitud de acuerdo con la matriz de
categorizació n de tiempos y destinos la cual haría parte integral del contrato, de acuerdo a los
siguientes envíos:
A) Correo Certificado.
B) Post Express.
C) Correo Masivo Bá sico o mensajería expresa documento masivo bajo puerta
D) Correo Masivo Está ndar Especial o mensajería expresa documento masivo
E) Seguro.
Para la ejecució n del contrato, se deben seguir los lineamientos establecidos para el manejo
de correspondencia, con lo cual se pretende cumplir con el alcance en el tiempo establecido y
con los recursos econó micos, físicos y humanos disponibles.

A) CORREO CERTIFICADO.
Servicio de correo para envío de objetos postales hasta 2Kg, con prueba y certificació n de
entrega, vá lida judicialmente con cubrimiento nacional.

Tiempos de entrega.
Este servicio por su naturaleza individual permite un alistamiento en el mismo día de pre
admisió n para lo cual saldrá a distribució n el día inmediatamente posterior.

Primera entrega en días hábiles

Urbano: dos (2) días.
Regional: tres (3) días
Nacional: cuatro (4) días.
Trayectos Especiales: cinco (5) días
Segunda entrega en días
Urbano: tres (3) días
Regional: cuatro (4) días há biles.
Nacional: cinco (5)
Trayectos Especiales: seis (6)

Forma de entrega:
Bajo firma de persona mayor de edad, que se encuentre en la direcció n de destino al momento
de la entrega. En las poblaciones de difícil acceso se realizará devolució n al día siguiente por
direcció n herrada solamente aplica en veredas, corregimientos, fincas, lugares sin
nomenclatura registrada por el IGAC; NO APLICA ENTREGA BAJO PUERTA O CON
DESCRIPCION DE PREDIO.

Intentos de entrega: Dos (2)

Nota: Dos intentos de entrega siempre y cuando la primera gestió n sea causal de devolució n
cerrado.

Rastreo y seguimiento:
En el momento de la imposició n se deberá asignar un nú mero ú nico, que permita su registro y
control hasta la entrega en su destino final.

Certificación y prueba de entrega:

Deberá contar con certificació n y prueba de entrega, misma que deberá poder descargarse a
través de la pá gina web de la empresa contratista.

Peso: De 0 a 2 Kg por envío.

Devoluciones:
Se digitaliza la prueba de entrega, las devoluciones o envíos no entregados deberá n ser
regresados a la Secretaría de Hacienda con soporte y formato Excel en la misma estructura de
envío, estas devoluciones no pueden exceder en ningú n momento los 30 días.

Servicios adicionales: Para esta clase de envío se deberá contar con el seguro
correspondiente.

Certificación y prueba de entrega:

La prueba de entrega deberá estar disponible en el portal web de la empresa prestadora del
servicio de 24 a 48 horas há biles después de la entrega efectiva del envió o devolució n,
ademá s esta será entregada a la Secretaría de Hacienda de manera física en un tiempo no
superior a 144 horas.

B) POSTEXPRESS
Servicio de Mensajería con el cual los envíos llegan a las principales ciudades del país,
acompañ ados siempre de una guía.

Características:
Cobertura y Tiempos de entrega:
Los tiempos aplican al día siguiente después de realizada la pre admisió n en el aplicativo
utilizado por la empresa prestadora del servicio de correo certificado, debe incluir el
alistamiento (pagado de guía) Urbano: Un (1) día há bil. Regional: Dos (2) días há biles.
Nacional: Dos (3) días há biles.

Forma de entrega:
Bajo firma de persona mayor de edad.

Intentos de Entrega: Dos (2), entre los cuales no debe transcurrir un tiempo superior a un
(1) día há bil.
Nota: Dos intentos de entrega siempre y cuando la primera gestió n sea causal de devolució n
cerrado, para este servicio NO APLICA ENTREGA BAJO PUERTA O CON DESCRIPCIÓ N DE
PREDIO.

Rastreo, seguimiento:
En el momento de la imposició n se asigna un nú mero ú nico y guía de encaminamiento, con el
cual se registra y controla hasta la entrega en su destino.

Prueba de entrega y devoluciones:

Se digitaliza la prueba de entrega, las devoluciones o envíos no entregados se regresan al
cliente con soporte y formato Excel bajo igual al entregado por las Secretarías ordenadoras
del gasto, estas devoluciones no pueden exceder en ningú n momento los 30 días.

Peso: 0 a 2 kg.

Servicios adicionales: Alistamiento (pegado de guía) – Seguro

C) CORREO MASIVO BÁSICO O SERVICIO DE MENSAJERIA EXPRESA DOCUMENTO

MASIVO (BAJO PUERTA)
Servicio de correo o mensajería para envíos masivos de facturas, correo publicitario, volantes,
campañ as de mercadeo directo, entre otros, que no requieran seguimiento ni prueba de
entrega y que se trate de entregas superiores a 100 unidades.

Características:
Cobertura:
Urbana.
Nacional.
TIEMPO DE ENTREGA CORREO MASIVO BÁSICO
Cantidad Cobertura Tiempo de Distribución Total días hábiles
alistamiento entrega
Urbano 4 4 8
de 100 a Regional 4 4 8
1000 Nacional 4 12 16
Trayecto especial 4 24 28

Urbano 4 6 10
de 1001 a Regional 6 10 16
5000 Nacional 6 15 21
Trayecto especial 6 20 26
Urbano 8 12 20
de 5001 a Regional 8 12 20
20000 Nacional 8 22 30
Trayecto especial 8 22 30
Urbano 10 20 30
de 20001 Regional 10 20 30
a 100000 Nacional 10 20 30
Trayecto especial 10 20 30

Rastreo y seguimiento: No aplica.

Prueba de entrega: No aplica.
Forma de entrega: Bajo puerta, en buzó n o apartado postal.
Intentos de entrega: Un (1) intento.
Recolección: A solicitud de las Secretarías ordenadoras del gasto.
Cantidad mínima por imposición: 100 piezas (un ú nico remitente).
Peso máximo: 250 gr. por pieza o envío.
Dimensiones: 50 cm. de largo, 30 cm. de ancho, 1 cm. de espesor.
Requisitos: Base de datos.
Servicios adicionales: Alistamiento; geo codificació n y georreferenciació n de las bases de
datos (opcional, segú n las necesidades de las Secretarías ordenadoras del gasto .
Devoluciones:
Las devoluciones deberá n ser remitidas a la Secretaría de Hacienda con un tiempo má ximo de
30 días después de la entrega física de los documentos en formato de Excel de acuerdo al
entregado por las Secretarías ordenadoras del gasto

Beneficios: Cobertura a nivel nacional.

D) CORREO MASIVO ESTÁNDAR ESPECIAL O MENSAJERIA EXPRESA DOCUMENTO

MASIVO
Servicio de correo o mensajería para envíos masivos de documentos superiores a 100
unidades tales como como facturas, impuestos, actos administrativos y otros que por su
naturaleza requieran un seguimiento individualizado de cada envío.

Cobertura: Urbana - Nacional - Trayecto especial

Tiempos de entrega:
Tiempo de entrega correo masivo estándar
Cantidad Cobertura Tiempo de Distribución Total, días
alistamiento hábiles entrega
Urbano 4 4 8
Regional 4 4 8
de 20 a 1000 Nacional 4 12 16
Trayecto Especial 4 24 28
Urbano 4 6 10
Regional 6 10 16
de 1001 a Nacional 6 15 21
5000 Trayecto Especial 6 20 26
de 5001 a Urbano 8 12 20
20000 Regional 8 12 20
Nacional 8 22 30
Trayecto Especial 8 22 30
Urbano 10 20 30
de 20001 Regional 10 20 30
a 100000 Nacional 10 20 30
Trayecto Especial 10 20 30

Prueba de entrega: Debe estar digitalizada, ademá s de un informe del estado de los envíos
en formato de hoja de cá lculo.

Intentos de entrega: Dos (2) intentos, siempre y cuando la primera gestió n sea causal de
devolució n cerrado, esta entrega se realiza con firma de persona mayor de edad (no aplica
entrega bajo puerta ni descripció n de predio).

Recolección: A solicitud de las Secretarías ordenadoras del gasto. Cantidad mínima por
imposició n: 20 piezas (un ú nico remitente).

Peso máximo: 250 gr. por pieza o envío.

Dimensiones: 50 cm. de largo, 30 cm. de ancho, 1 cm. de espesor. Requisitos: Base de datos.

Servicios adicionales: Alistamiento; georreferenciació n y geo codificació n de bases de datos

(opcional, segú n necesidades de la Secretarías ordenadoras del gasto).

Devoluciones: Las devoluciones y pruebas de entrega son remitidas a la Secretaría de

Hacienda con periodicidad má ximo de 30 días; aplica digitalizació n de los acuses de recibo y
de envíos, cuya gestió n fue una devolució n, las guías deberá n ser pegadas al respaldo del
envío, y será n relacionadas en el mismo formato al enviado por las Secretarías ordenadoras
del gasto

Beneficios del servicio:

Servicio de correo con acuse de recibo digitalizado.
Cobertura a nivel nacional.

E) Seguro.
La empresa contratista deberá ofrecer una pó liza global que ampara todas las piezas postales
(Documentos y Mercancía) que cursan por su red sin ningú n costo adicional.

Nota 1: Para la presentació n de la oferta y la ejecució n del contrato, el oferente y el

contratista, respectivamente deberá tener en cuenta las especificaciones técnicas que se
describen anteriormente, las cuales será n de obligatorio cumplimiento en caso de resultar
favorecido dentro del presente proceso de selecció n. Una vez entregada y suscrita la carta de
presentació n de la oferta se entenderá obligado el proponente a su cumplimiento

ADVERTENCIA: Los proponentes deben tener cuidado y abstenerse de realizar

modificaciones a las especificaciones técnicas las cuales deben ser iguales tanto en la
propuesta econó mica como en la ficha técnica, teniendo en cuenta que ni la oferta econó mica
ni la ficha técnica son subsanables, razó n por la cual cualquier error en la misma constituirá el
rechazo de la propuesta.

Obligaciones del oferente.

1. Cumplir con el objeto del contrato en los términos señ alados y en coordinació n con el
funcionario que asuma la Supervisió n del contrato.
2. Prestació n de servicio para la recolecció n, transporte y entrega de todo tipo de
documentació n generada en la Gobernació n de Caldas.
3. Realizar la facturació n o comprobante de pago del servicio prestado, dentro del término
establecido por el supervisor del contrato.
4. Asumir el valor de los gastos en que incurra para cumplir con la ejecució n del contrato,
como impuestos, tasas, contribuciones personales, seguros, transporte y demá s.
5. Sostener el precio ofertado en la propuesta al momento de ejecutar el contrato.
6. Mantener libre a la entidad de cualquier dañ o o perjuicio originado en relació n de terceros
y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes.
7. Atender las recomendaciones del funcionario designado para ejercer la supervisió n del
contrato, con el fin de lograr una adecuada ejecució n del objeto contractual y el
cumplimiento de los fines estatales.
8. Mantener su domicilio en la ciudad de Manizales en cuanto la duració n del contrato, para
garantizar la entrega de los elementos.
9. Presentarse al ser requerido por la entidad para la respectiva acta de liquidació n.
10. Recibir en las instalaciones de la ventanilla ú nica de la Gobernació n de Caldas y la
Secretaria de Educació n los documentos y correspondencia que se requiera enviar.
11. Reporte de progreso de Notificaciones: Informe de Estado de notificaciones a procesar y
su respuesta, presentando la siguiente informació n: Nú mero de guía, Nro. de Caso,
Destinatario, Notificado, Fecha de notificació n, Estado del envío, Guía Digitalizada,
Observaciones.
12. Los Servicios de distribució n incluyen la recolecció n de los documentos en la Ventanilla
Ú nica de la Gobernació n de Caldas y la Secretaría de Educació n.

Obligaciones de la gobernación:
1. Efectuar la vigilancia y control del contrato, así como realizar las recomendaciones que
estime pertinentes para la correcta ejecució n del mismo por intermedio del funcionario
designado para ejercer la vigilancia y control
2. Efectuar el pago en la forma y términos estipulados en el contrato.
3. Exigir y verificar por intermedio del funcionario designado para ejercer la vigilancia y
control de la ejecució n del contrato, el cumplimiento de las obligaciones del contratista
frente al pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social en salud, pensió n,
riesgos laborales y aportes parafiscales si es el caso
4. Aprobar la garantía ú nica de cumplimiento que el contratista constituya en debida forma.
5. Expedir el correspondiente Registro Presupuestal. RPC
6. Liquidar el contrato.

FORMA DE PAGO: Pagaderos en actas parciales, de acuerdo con los volú menes
transportados, segú n tarifas vigentes, mediante la presentació n y tramitació n de las cuentas
 mensuales acompañ ada del informe de ejecució n por parte de la Supervisió n y comprobante
de pago de aportes al sistema de seguridad social en salud, pensiones y ARL.. Pará grafo. El
pago de la estampilla se efectuará mediante retenció n sobre anticipos, pagos, pagos parciales
o abonos en cuenta, de acuerdo con el artículo 174 de la ordenanza 816 de 2017 estatuto de
rentas del Departamento de Caldas.

En caso de que el proponente favorecido sea un Consorcio o Unió n Temporal, para efectos del
pago, éste deberá informar el nú mero del NIT, a nombre del Consorcio o Unió n Temporal, así
como efectuar la facturació n en formato aprobado por la DIAN a nombre del respectivo
Consorcio o Unió n Temporal.

La Secretaría General, Secretaria de educació n só lo adquiere obligaciones con el proponente

favorecido en el proceso de selecció n y bajo ningú n motivo o circunstancia aceptará pagos a
terceros. Para cada pago el contratista deberá acreditar estar a paz y salvo por concepto de
seguridad social integral y parafiscal.

PERSONA NATURAL: Salud, Pensió n y Riesgos Laborales, cuando aplique.

PERSONA JURÍDICA: Salud, Pensió n y Riesgos Laborales de sus empleados y aportes

parafiscales emitido por el Representante Legal o Revisor Fiscal (en caso de estar obligado

PAGO DE ESTAMPILLAS: El Contratista deberá asumir el costo de las siguientes estampillas

calculado sobre el valor del contrato: Prodesarrollo, equivalente al 2%, Prouniversidad
equivalente al 1%, Prohospital Santa Sofia equivalente al 1%, y Proadulto Mayor equivalente
al 3%. De conformidad con el artículo 174 del Estatuto de Rentas del Departamento
(Ordenanza 816 de 2017), anotando que el pago de tales estampillas se efectuara mediante
retenció n sobre los pagos totales, parciales o abonos en cuenta del Contratista.

PLAZO DE EJECUCIÓN: El futuro contrato tendrá un plazo de ejecució n desde la suscripció n

del acta de inicio y una vez se cumplan los requisitos de perfeccionamiento y ejecució n
dispuestos en el artículo 41 de la ley 80 de 1993 y hasta el 31 de diciembre de 2022.

LUGAR DE EJECUCIÓN: El presente objeto contractual se desarrolla en las diferentes sedes de

la Gobernació n de Caldas.

SUPERVISOR DESIGNADO: DIEGO ALEXANDER PAREDES, profesional especializado

adscrito a la secretaria privada GLORIA CLEMENCIA AGUDELO MUÑOZ, profesional
universitaria adscrita a la secretaria de educació n, quienes cumplirá n las funciones descritas
en el decreto 0224 de noviembre 29 de 2013, así como las señ aladas en la Ley 1474 de 2011,
en especial la de remitir a la oficina de radicació n de contratos de la Secretaría Jurídica, copia
de la totalidad de las actas generadas durante la ejecució n del contrato, los documentos que se
generen ejecució n, así como el acta de liquidació n. De igual forma, tendrá má ximo tres (3) días
para revisar los informes y pasar las cuentas a la Secretaría de Hacienda.

GARANTIAS:
Garantía Porcentaje (%) Plazo
Vigente por el término de la ejecució n
Cumplimiento 20% del valor del contrato
de este y cuatro (4) meses má s
Vigente por el término de la ejecució n
Calidad del servicio 20% del valor del contrato
de este y cuatro (4) meses má s

NOTA 1. El contratista deberá hacer entrega de estas garantías a la entidad, las cuales será n
aprobadas por la misma, de acuerdo con lo señ alado en el inciso segundo del artículo 41 de la
ley 80 de 1993 modificado por el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.

NOTA 2. El contratista se obliga a aportar las garantías a una vez se haya suscrito el contrato
para dar inicio a su ejecució n y a ampliar, modificar y prorrogar las mismas, en el evento en
que se aumente el valor del contrato o se prorrogue o suspenda su vigencia.
LIQUIDACION: Se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes al vencimiento del plazo
y en los términos de los artículos 60 de la Ley 80 de 1993 y 11 de la Ley 1150 de 2007.Los
términos establecidos en la invitació n pú blica referenciada, sus adendas, aclaraciones, hacen
parte integral de esta aceptació n. De conformidad con el numeral 8 del artículo 2.2.1.2.1.5.2.
del Decreto 1082 de 2015, este documento y la oferta constituyen el contrato.

EJECUCION: Podrá empezar a ejecutarse el objeto contractual, una vez se obtenga el registro
presupuestal. El contratista dispone del término de establecido en plataforma SECOP ii,
contados a partir de la fecha de comunicació n de la aceptació n de la oferta para aportar las
garantías establecidas en la invitació n publica

PUBLICACIÓN: La presente aceptació n debe ser publicada en el sistema electró nico para la
contratació n pú blica – SECOP II de conformidad con el artículo 2.2.1.1.1.7.1. Del Decreto 1082
de 2015.

Atentamente,

ALBERTO HOYOS LOPEZ

Secretario General
Gobernació n de Caldas

FABIO HERNANDO ARIAS OROZCO

Secretaría de Despacho
Secretaria de Educació n

Vobo:
Andrea Granada Hernández
Abogada contratista
Secretaria jurídica