FUNDACIÓN UNIVERSITARIA

COMPENSAR

DESARROLLO DE SISTEMAS DE
INFORMACION

ACTIVIDAD # 2

Andres Felipe Galvez Bulla

Ricardo Andres Ramos Prada

BOGOTÁ
2022
 Actividad

Se continúa el análisis caso para la empresa ALCOMEX, ya que, por solicitud

de la alta gerencia, y teniendo en cuenta sus valiosos aportes en la primera
actividad, han sido solicitados sus servicios para poder responder a la siguiente
pregunta:

¿Realmente es necesario diseñar un nuevo sistema de información?

Para poder llegar a la respuesta se hace necesario comenzar por conocer las
situaciones reales de la organización, el rol de sus individuos y los elementos
del mercado que inciden en su totalidad en los resultados.

Antes se deben recordar un poco las actividades de la empresa:

Se prestar servicios integrales de comercio exterior ofreciendo asesoría

permanente y oportuna que integra diferentes líneas de trabajo para sus clientes
como las siguientes:

• Agenciamiento aduanero de mercancías para sus clientes

• Agenciamiento de carga por vía área y marítima a nivel internacional a
través de agentes en diferentes países.
• Deposito aduanero y centros de distribución para empresas del sector
comercial, farmacéutico, petrolero e industrial.
• Servicios tipo zona franca, es decir; servicios logísticos de
almacenamiento, manufactura, administración de inventarios,
alistamiento de pedidos (picking), estampillado, etiquetado y
 clasificación de mercancía, así como facilitador de áreas de apoyo y
asesoría de procesos industriales y otras actividades generadoras de valor
agregado.
• Transporte terrestre de carga en todas sus modalidades.

Además, se han incluido algunas observaciones dadas por el jefe de proyectos

y el gerente de servicios:
- Si se van a hacer cambios, solo se cuenta con un presupuesto de $123.000.000
mcte.

- Se requiere integrar los procesos de almacenamiento en zona franca con los

de transporte en el centro de servicios, y el área aduanera, donde se tienen
dificultades para actualizar rápidamente las transacciones de aduana de sus
clientes debido a la poca información que les llega de tales transacciones, por
lo que no se actualizan todos los datos de sus clientes con los que se tiene
comercio exterior.

- El servicio de depósito aduanero falla con frecuencia debido a que las ordenes
de servicio no se envían a tiempo desde los puertos, por lo que algunos clientes
se han quejado por carga de productos perecederos que se han dañado en poco
tiempo antes de se lleven a bodega.
Para dar respuesta a la pregunta inicial, es necesario aplicar las técnicas para la
recolección de información trabajadas durante el curso tales como.

• Entrevistas
• Cuestionarios o encuestas
• Observación por muestreo
• Análisis de documentos cualitativos
• Observación del entorno físico,

Las tareas específicas serán:

1. Seleccionar tres técnicas entre las que se han planteado justificando su

elección y diseñar por lo menos 3 formatos útiles para desarrollar el
levantamiento de información en la empresa ALCOMEX.
 ENCUESTA PARA PERSONAL

Nombre:
Fecha de nacimiento: Lugar:
Área en la que labora:
Cargo: _ Ciudad:

1- ¿usted maneja de las ordenes de servicio? Marque con una “X”

Si No

2. ¿Qué parte del proceso cree usted que demora en él envió de las ordenes de
servicio?
_

3. ¿Usted ve falencias en la actualización de los datos de los clientes?

4. ¿Hay fácil comunicación entre departamentos? Marque con una “X”

Si No

5. ¿usted conoce los tiempos de entrega de información de los clientes para la

entrega final?

6. ¿Usted identifica cual es el problema principal a la hora de hacer el proceso

de las transacciones en zona franca, centro de servicios y área aduanera?

7. ¿Usted cuenta en su área con los recursos necesarios para agilizar los trámites
de aduana necesarios? Marque con una “X”
Si No

8. ¿Cuál es el tiempo máximo para que su área pueda dar respuesta cuando se
identifica un inconveniente en las ordenes de servicio? Marque con una “X”

1 horas 2 horas 3 horas 5 horas 6 horas 12 o más horas

ENTREVISTA PARA PERSONAL DE ALMACENAMIENTO EN
ZONA FRANCA, TRANSPORTE EN EL CENTRO DE SERVICIOS, Y
EL ÁREA ADUANERA.

Nombre:
Fecha de nacimiento: Lugar:
Área en la que labora:
Cargo: _ Ciudad:

1- Describe las actividades que desarrolla en su cargo.

2- ¿Conoce el manejo de las ordenes de servicio de la compañía? Marque con

una “X”
Si No

3- Describa el proceso que se le da a los inconvenientes que se le presentan en

su área.

4- ¿Conoce cuánto es el tiempo que le toma a una orden de servicio para ser
procesada? Marque con una “X”
Si No

5- ¿podría encontrar con facilidad los datos de los clientes para hacer los
respectivos procesos? Marque con una “X”
Si No

6-Si fuera usted el encargado de realizar los procesos de ordenes de servicio,

¿Cuál sería el enfoque principal?

7- ¿Identifica los inconvenientes en él envió de las ordenes de servicio?

8- ¿Consideras que hay cambios que podrías hacer para mejorar los procesos?

9- ¿Cuál fue la decisión más importante que adopto en el pasado referente a las
órdenes de servicio?

10 - ¿Qué sabe acerca del funcionamiento del departamento en el que labora?

11 - ¿Qué departamento de los involucrados en los procesos de servicio piensa

que es el responsable en los retrasos de la información?
Importante: Si se utilizan entrevistas, se debe justificar el por qué se utilizan
preguntas cerradas o abiertas y seguir todo el proceso para la construcción del
entregable.

Las preguntas abiertas permiten que el encuestado pueda dar respuestas acordes
a su percepción, siendo así una forma de llegar a información no prevista. Las
preguntas “abiertas” son particularmente útiles cuando no se tiene información
sobre las posibles respuestas de las personas o cuando esta información es
insuficiente, además se desea profundizar la opinión de los entrevistados.

Se usan preguntas “cerradas” es necesario anticipar las posibles alternativas de

respuesta. De no ser así es muy difícil plantearías, por lo tanto, se hacen
preguntas claras y fáciles de responder.

Para hacer esta observación se va a la empresa y pueden ser sus sucursales para
lo cual se debe ir acompañado por una persona asignada por la empresa para
que vaya explicando los procesos respectivos a las áreas a visitar, en este caso
se revisaran los procesos que se puedan y se irán haciendo las anotaciones
respectivas.

2. Explicar el proceso que se debe seguir para la aplicación del instrumento en

la organización ya que será responsabilidad del área de recursos humanos
llevarlo a cabo.

Utilizar el correo electrónico para el envió de los cuestionarios de muestra, para

ser aprobados por el área de recursos humanos.
Informar a recursos humanos la fechas y horas que se van a realizar las
entrevistas, para establecer un cronograma.

Solicitar autorización a recursos humanos para el ingreso a las áreas de los

procesos de logística con su respectivo acompañamiento.

3. Seleccionar uno de los instrumentos y diseñar una pequeña solución web que
permita su implementación en línea para aquellos usuarios a los que no se tiene
acceso con facilidad, ya que desempeñan sus labores en otras ciudades como
Cartagena y Buenaventura.

4. Realizar un “informe de viabilidad” teniendo en cuenta el análisis realizado

en la primera actividad de aprendizaje y de acuerdo con las recomendaciones
dadas por el tutor en el que se evidencie:

La viabilidad técnica, económica y operativa del sistema, a partir de las

necesidades de información

Viabilidad técnica:

Basados en la información obtenida en las encuestas y entrevistas podemos

concluir que la infraestructura técnica con la que cuenta en este momento la
empresa y el óptimo funcionamiento de ésta ya que se recibió un informe de
recursos humanos donde se nos informa que los equipos de informática no han
sido actualizados ni renovados por más de 7 años.
Viabilidad económica:

Teniendo en cuenta el presupuesto de la empresa y los costos generales del

desarrollo de la aplicación, encontramos que el proyecto es viable
económicamente, ya que el costo de implantación y desarrollo cumpliría con el
presupuesto de $123.000.000.

Tiempo análisis (3 módulos): 120 horas $10.000.000

Costo Estudio del Sistema: 240 horas $40.000.000
Costo tiempo personal: Diseño $24.000.000
Costo tiempo personal: pruebas $9.000.000
Servidor $10.000.000
Capacitación personal (5 sucursales, 10 personas x sucursal) $30.000.000
Hora y 4 horas por sucursal) Costo Total Software $123.000.000

validación Operativa:

Basados en los reportes del área de recursos humanos y las encuestas nos dimos
cuenta de que es viable la operación del sistema ya que se cuenta con el recurso
humano para su operación y siendo una necesidad del área implicada hace parte
de una prioridad de la empresa.
5. Elaborar 5 diagramas de flujo para los procesos que considere mas
significativos para la organización y 5 diagramas de Yourdon bajo el mismo
criterio de selección. Se pude utilizar un lenguaje como StarUml o Power Point.

AGENCIAMIENTO

ALISTAMIENTO DE PEDIDO
 CARGA AEREA Y MARITIMA

DEPOSITO ADUANERO Y CENTROS DE DISTRIBUCION

INVENTARIOS