Mcgraw Cap07lam Catacora

Sistemas y Procedimientos Contables Capítulo 7
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CAPITULO 7
Procedimientos contables y
manuales
El uso de este material, es totalmente gratuito para
todos aquellos profesores y alumnos que utilicen el
libro de Sistemas y Procedimientos Contables como
texto de estudio. Cualquier otro uso diferente al
aquí explicado se encuentra prohibido.
El autor
E-Mail : fcatacor@ucab.edu.ve
Autor: F.Catacora - Derechos reservados 1996 Copyright  MCMXCVI McGraw-Hill ISBN 980-6168-35-6 Lámina
Procedimientos contables y manuales

Las empresas tienen la necesidad de establecer manuales
administrativos que documenten el desarrollo del trabajo diario,
ya que a veces la empresa se ve en absoluto desconocimiento
del trabajo que se lleva a cabo por un empleado, sea porque se
enferma, es despedido o se retira, quedando su puesto sin
posibilidades de ser cubierto inmediatamente al no haber quien
entrene o capacite al suplente o nuevo trabajador. Este problema
es más delicado cuando ocurre en el área contable.
Los manuales en una empresa tienen una gran importancia
como herramienta para el manejo y planificación de los
recursos organizacionales, sean humanos o materiales ya que
éstos documentan gran parte de las operaciones.
7.1 IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACION

Mediante el proceso de documentación todas las actividades
quedan plasmadas de tal forma que cualquier empleado
debidamente autorizado puede tener acceso y conocer dicha
información.
La documentación de la información se realiza por las
siguientes razones:
• Sistematizar las relaciones entre los integrantes de una
organización
• Instruir a los empleados acerca de aspectos tales como
objetivos, políticas, normas, procedimientos, funciones y
autoridad.

(Cont.)
• Servir de guía para la ejecución de las tareas de los empleados

• Servir de guía para la evaluación de la eficiencia operacional
• Sistematizar los procedimientos que se emplean en la empresa
• Normalizar el desarrollo de las tareas
• Servir de guía para el entrenamiento de personal de reciente
ingreso

(Cont.)
COSTOS DE LOS MANUALES: Al principio los costos de

documentar las tareas y procedimientos pueden superar los
beneficios tangibles de los manuales, sin embargo, la
organización debe ver a los manuales como una herramienta
gerencial que ayudará en la evaluación, control y análisis de la
empresa.
Existen tres tipos de costos en el desarrollo de los manuales:
• De desarrollo
• De implantación
• De mantenimiento
La figura 7-1 muestra el comportamiento de estos costos a lo
largo de un proceso de documentación.
Costos de Desarrollo
Costos de Implantación
COSTOS
unidades Costos de Mantenimiento
monetarias
0 t1 t2 t3
TIEMPO
FIGURA 7-1 Comportamiento de los costos de un proceso de documentación.
7.2 TIPOS DE MANUALES

Dentro de las técnicas para documentar una empresa se pueden
encontrar distintos tipos de manuales cada uno para un fin
determinado. Una clasificación de los manuales en el contexto
de la organización es la siguiente:
• De sistemas, métodos y procedimientos manuales
• De sistemas computarizados
DE SISTEMAS, METODOS Y PROCEDIMIENTOS
MANUALES: Documentan principalmente, métodos y
procedimientos con baja intervención de sistemas mecanizados.
Estos pueden ser:
7.2 TIPOS DE MANUALES (Cont.)
Manuales de técnicas: son aquellos en los cuales se explican las

pautas, pasos o procedimientos que deben seguirse para aplicar
alguna técnica específica. Véase la figura 7-2.
Manuales de actividades: muestra todos los pasos a seguir en

diferentes situaciones de trabajo. Véase la figura 7-3.
Manuales de organización: incluye todos aquellos aspectos que
detallan la estructura, sus relaciones y las responsabilidades de
cada empleado. Un ejemplo parcial del contenido de este
manual aparece en la figura 7-4.
FIGURA 7-2 Ejemplo parcial de un manual de técnicas para conectar un dispositivo de impresora.
MANUAL DE INDUCCIÓN DEL PERSONAL

ASUNTO Políticas de personal Pág. No. 1 de 1
CAPITULO IV Fecha vigencia: 06/95
PUNTO Sustituye pág.:
APROBADO POR Rubén González De fecha:
HORARIO DE TRABAJO
Debido a la naturaleza del trabajo, la empresa no tiene establecido un control sobre el horario que cumple cada
empleado, sin embargo, asume que el equipo de consultores son personas maduras y conscientes de sus
responsabilidades frente a los clientes.
Se considera que el consistente incumplimiento al horario de trabajo, genera indisciplina en los grupos de trabajo,
por
lo que tal situación puede ser tomada como causa de despido para cualquier empleado.
Se da la libertad a cada encargado de proyecto de tomar el horario del cliente como propio, sin embargo, también se
puede usar nuestro horario administrativo, el cual es el siguiente:
8:00 AM A 12:00 M
1:00 PM A 5:00 PM
FIGURA 7-3 Ejemplo parcial de un manual de inducción al personal.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
ASUNTO Descripción de cargos Pág. No. 1 de 1
CAPITULO III Fecha vigencia: 06/95
PUNTO Sustituye pág.:
APROBADO POR Lourdes Estrada Sáinz De fecha:
Denominación del cargo : Gerente de contabilidad

Gerencia : Contraloría
Departamento/Sección : N/A
Responsable ante : Contralor
Supervisa a : -Jefe de contabilidad
Propósito del cargo : Planificar, dirigir y coordinar todas las actividades que desarrolle la
compañía en el área contable.
Responsabilidades:
1. Desarrollar y mantener las políticas, normas y procedimientos que garanticen la documentación y normal ejecución
de las operaciones establecidas en su área.
2. Controlar todo el proceso de contabilización de operaciones en la empresa.
3. Elaborar planes que puedan innovar las actividades relativas a su campo de acción.
4. Evaluar la información financiera de la empresa.
5. Velar por la correcta aplicación de los principios de contabilidad de aceptación general aplicables a los estados
financieros.
6. Hacer cumplir el funcionamiento administrativo y el cumplimiento de los controles internos aplicables a todas las
operaciones.
7. Velar por el cumplimiento oportuno de todas las obligaciones referentes a impuestos y obligaciones laborales de
la
empresa.
8. Realizar
FIGURA 7-4cualquier otra actividad
Ejemplo asignada por
de descripción deelcargo
contralor de laun
para empresa.
gerente de contabilidad.

El contenido de un manual de organización es el siguiente:
• Indice numérico
• Introducción
- Breve reseña histórica de la empresa o departamento
- Justificación de la realización del manual
• Instrucciones para el manejo y modificaciones del manual
• Definición de conceptos básicos
- Objetivos
- Políticas
- Responsabilidades
- Relaciones de trabajo
• Objetivos de la empresa
• Estructura organizativa
• Deberes y responsabilidades de los niveles directivos
• Descripciones detalladas de cargo
Manuales de políticas: documentan las guías de acción generales

en diferentes áreas de una empresa.
Manuales de normas y procedimientos: detallan todos los
procesos que se realizan en la empresa.
Los procedimientos deben ser descritos de acuerdo al esquema

responsable/acción y cada procedimiento debe tener anexo su
correspondiente flujograma, de tal forma que un usuario pueda
comprender en forma gráfica cada narrativo.
MANUALES DE SISTEMAS COMPUTARIZADOS:

Documentan los sistemas que contemplan el uso de un
computador en un alto número de operaciones o
procedimientos.
Manuales de usuarios: explican en forma general cómo funciona
un sistema mecanizado.
Manuales de operación: presentan un mayor nivel de detalle que
los manuales de usuario.
Manuales de documentación de sistemas: plasman todo el
proceso de análisis y desarrollo de un sistema (CVDS). Dentro
de este tipo de manuales podemos encontrar los siguientes:
• Manuales de diseño físico : especifican la organización de

los datos en la computadora.
• Manuales de procesos : muestran todos los aspectos
referentes al procesamiento de los datos.
• Manuales de salidas : muestran los reportes y cómo
fueron diseñados.
La documentación de los sistemas en muchos casos se realiza
en forma manual, sin embargo, actualmente existen programas
que soportan la tarea de documentar los sistemas
computarizados. La figura 7-5 muestra una carta estructurada
de procesos para un sistema contable.
Menú Principal Rutina principal

Rutinas auxiliares
Procesar empresa Procesar datos Procesar reportes Mantenimiento
Cargar Balance
Incluir comprobantes General Reindexar
Actualizar Ganancias y Respaldo de

Modificar comprobantes Pérdidas datos
Eliminar Movimiento Perfiles de

Eliminar comprobantes del efectivo Seguridad
Balance de
Comprobación
Diario
General
Mayor
Analítico
FIGURA 7-5 Carta estructura de procesos para un sistema contable.
7.3 MANUALES DE CONTABILIDAD

Los manuales tienen una aplicación sumamente amplia dentro
del área contable ya que permiten guiar el trabajo que debe
llevar a cabo el personal del departamento de contabilidad. Los
manuales aplicables en el área contable son:
• De políticas contables
• Del código contable o de cuentas contables
• De normas y procedimientos contables
MANUALES DE POLITICAS CONTABLES: Detallan las
políticas contables que se siguen respecto a los registros
contables. En la figura 7-6 se muestra un ejemplo de un manual
de políticas contables.
MANUAL DE POLITICAS CONTABLES

ASUNTO Políticas contables Pág. No. 1 de 1
CAPITULO IV Fecha vigencia: 06/95
PUNTO Transacciones en moneda extranjera Sustituye pág.:
APROBADO POR Carlos Bonilla De fecha:
TRANSACCIONES EN MONEDA EXTRANJERA
Contabilización
La adquisición de una obligación o un activo en moneda extranjera debe ser registrada a la tasa de cambio
vigente en la fecha de la transacción.
Ajuste periódico
Mensualmente, todos los activos y pasivos que estén representados en moneda extranjera, deberán ser
ajustados a la tasa de cambio vigente a la fecha en que se presenten los estados financieros.
Ventas o disposición
Cuando se realice una venta o disposición de activos o pasivos en moneda extranjera, se deberá expresar
contablemente a la tasa de cambio vigente en la fecha en que se realice la operación, registrándose así un
efecto por la fluctuación cambiaria que corresponda.
FIGURA 7-6 Ejemplo parcial de un manual de políticas contables.
7.3 MANUALES DE CONTABILIDAD (Cont.)
Las políticas de contabilidad deben ser organizadas, enunciadas

y detalladas en el orden que son presentadas las partidas en los
estados financieros y a las que se asocian. En estos manuales se
establecen dos subdivisiones:
• Políticas generales de contabilidad
• Políticas específicas de contabilidad
Las políticas generales de contabilidad son declaraciones que
enuncian la aceptación de los PCGA.
Las políticas específicas de contabilidad se refieren a los
tratamientos contables aplicables a operaciones específicas en
los estados financieros.
7.3 MANUALES DE CONTABILIDAD (Cont.)
MANUAL DEL CODIGO CONTABLE: Detalla todas y cada

una de las cuentas, su naturaleza y los conceptos por los cuales
se debitan o acreditan.
Este tipo de manual es uno de los que tienen mayor uso en el
área contable y que ayudan a explicar los movimientos que se
manejan para cada una de las cuentas. La figura 7-7 muestra un
ejemplo parcial de un manual de cuentas.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES:

Detalla bajo el esquema de responsable/acción todos los
procedimientos contables que se fijen o determinen.
MANUAL DEL CODIGO CONTABLE

ASUNTO Código contable Pág. No. 1 de 1
CAPITULO II Fecha vigencia: 06/95
PUNTO Activo Sustituye pág.:
APROBADO POR Farzad Javamardian De fecha:
PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO

CUENTA SUBCUENTA NOMBRE DE LA CUENTA
190 01 Edificios y contrucciones
Esta cuenta comprende los costos de adquisición o

construcción de edificiaciones que serán utilizadas
por la empresa para el giro normal de sus operaciones.
Se debita por:
• Todos los costos de adquisición o construcción
• Mejoras de los activos
Se acredita por:
• Baja de algún activo por cualquier concepto
FIGURA 7-7 Ejemplo parcial de un manual de cuentas.

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Sistemas y Procedimientos Contables Capítulo 7

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Procedimientos contables y manuales

7.1 IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACION

7.1 IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACION

• Servir de guía para la ejecución de las tareas de los empleados

7.1 IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACION

COSTOS DE LOS MANUALES: Al principio los costos de

FIGURA 7-1 Comportamiento de los costos de un proceso de documentación.

7.2 TIPOS DE MANUALES

7.2 TIPOS DE MANUALES (Cont.)

Manuales de técnicas: son aquellos en los cuales se explican las

Manuales de actividades: muestra todos los pasos a seguir en

MANUAL DE INDUCCIÓN DEL PERSONAL

FIGURA 7-3 Ejemplo parcial de un manual de inducción al personal.

Denominación del cargo : Gerente de contabilidad

7.2 TIPOS DE MANUALES (Cont.)

7.2 TIPOS DE MANUALES (Cont.)

Manuales de políticas: documentan las guías de acción generales

Los procedimientos deben ser descritos de acuerdo al esquema

7.2 TIPOS DE MANUALES (Cont.)

MANUALES DE SISTEMAS COMPUTARIZADOS:

7.2 TIPOS DE MANUALES (Cont.)

• Manuales de diseño físico : especifican la organización de

Menú Principal Rutina principal

Procesar empresa Procesar datos Procesar reportes Mantenimiento

Actualizar Ganancias y Respaldo de

Eliminar Movimiento Perfiles de

FIGURA 7-5 Carta estructura de procesos para un sistema contable.

7.3 MANUALES DE CONTABILIDAD

MANUAL DE POLITICAS CONTABLES

TRANSACCIONES EN MONEDA EXTRANJERA

FIGURA 7-6 Ejemplo parcial de un manual de políticas contables.

7.3 MANUALES DE CONTABILIDAD (Cont.)

Las políticas de contabilidad deben ser organizadas, enunciadas

7.3 MANUALES DE CONTABILIDAD (Cont.)

MANUAL DEL CODIGO CONTABLE: Detalla todas y cada

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES:

MANUAL DEL CODIGO CONTABLE

PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO

190 01 Edificios y contrucciones

Esta cuenta comprende los costos de adquisición o

FIGURA 7-7 Ejemplo parcial de un manual de cuentas.

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