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Edicin: Abril/1996

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Principal

INDICE

REGLAMENTO DE FACTURACION FORMATOS DE LOS COMPROBANTES DE VENTAS FACTURA NOTA DE VENTA, RECIBO POR HONORARIOS LIQUIDACION DE COMPRA/SERVICIOS VALES O TICKETS MAQUINAS REGISTRADORAS NOTAS DE DEBITO NOTA DE CREDITO OTROS COMPROBANTES CONTABLES INGRESOS DE BODEGA EGRESO DE BODEGA EGRESO DE CAJA COMPROBANTE DE RETENCION EN LA FUENTE REGISTRO DE LAS RETENCIONES EN LA FUENTE RESUMEN DE CAJA CHICA VALE DE CAJA CHICA ROL DE PAGOS DETALLE DE REMUNERACIONES TOTALES EJERCICIOS DE APLICACION OBSERVACIONES QUE SE DEBEN CONSIDERAR

CONTABILIDAD

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REGLAMENTO DE FACTURACION
Artculo 1.- Comprobantes de venta A efecto de lo dispuesto en el presente Reglamento deber entenderse por comprobante de venta todo documento que acredite la transferencia de bienes muebles o prestacin de servicios En consecuencia, quedan comprendidos bajo este concepto los siguientes documentos: 1. Facturas Comerciales; 2. Boletas o notas de venta; 3. Vales o tickets emitidos por mquinas registradoras u otros medios electrnicos similares y sistemas de computacin, 4. Recibos por honorarios profesionales; 5.. Liquidaciones de compra y de prestacin de servicios, 6. Gulas de remisin; 7. Notas de crdito o dbito ; y, 8. Los documentos autorizados que a continuacin se detallan a) Los boletos que expidan las compaas de aviacin por el servicio de transporte areo. b) Los documentos emitidos por bancos, instituciones financieras, crediticias y de seguros que se encuentren bajo el control de la Superintendencia de Bancos c) Los recibos y facturas emitidos por las entidades que prestan servicios pblicos, como suministros de energa elctrica, agua potable, telfono, telex, fax, telgrafo y de correos, as como tambin, otros servicios complementarios. d) Las liquidaciones emitidas por la Bolsa de Valores o por agentes Burstiles, por las operaciones que stas realizan. e) Las cartas de porte areo, los conocimientos de embarque por el servicio de transporte, y guas de carga area, fluvial, martima y terrestre. f) Loa recibos otorgados en el arrendamiento o subarrendamiento de bienes muebles e inmuebles. g) Los boletos de viaje emitidos por las empresas de transporte pblico interprovincial de pasajeros, siempre que cuenten con la respectiva aprobacin de la autoridad de trnsito competente.

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Artculo 2.- Impuesto o tributo Cualquier mencin a los trminos impuesto o tributo deber entenderse referida a los impuestos, del Valor Agregado IVA y al de los Consumos Especiales LCE. Ambos tributos, en los casos que corresponda, se consignar separadamente en los documentos emitidos. Artculo 3.- Obligacin a la Emisin Estn obligados a emitir comprobantes de ventas y de prestacin de servicios todos los sujetos pasivos del Impuesto a la Renta, del Impuesto al Valor Agregado (IVA) o del Impuesto a los Consumos Especiales (ICE), sean personas naturales, jurdicas o sociedades de hecho, incluyendo las sucesiones indivisas, con o sin obligacin de llevar contabilidad en los trminos del articulo 20 de la Ley de Rgimen Tributario Interno. Dicha obligacin nace con ocasin de la transferencia de bienes muebles o de la prestacin de servicios de cualquier naturaleza an cuando dichas transferencias o prestaciones se realicen a titulo gratuito o no se encuentren afectadas a tributos. En las operaciones realizadas por personas naturales no obligadas a llevar contabilidad y que se dediquen a la comercializacin de productos de primera necesidad, o a la prestacin de servicios, as como tambin a los vendedores ambulantes cuya transferencia o prestacin se realicen al consumidor final y su monto no excediere de SI. 50.000, la emisin de comprobantes de venta es facultativa No obstante, deber emitirse y entregarse el referido documento, en la oportunidad que el comprador o beneficiario del servicio lo solicitare al vendedor o a quien prestare el servicio Consecuentemente, ser obligatorio emitir el respectivo comprobante de venta o de prestacin de servicios, cuando el valor sea superior a la cantidad de SI. 50.000 Artculo 4.- Tipos de comprobantes de venta vlidos Para sustentar costos y / o gastos, a efectos del impuesto a la Renta. solo se considera comprobantes vlidos, los determinados en el Articulo 1 del presente Reglamento, siempre que cumplan con todos los requisitos establecidos en el siguiente artculo Artculo 5.- Requisitos para la Emisin de Comprobantes de Venta Los comprobantes de venta enumerados en el artculo 1 de este Reglamento se emitirn en original y dos copias (una para el contribuyente y otra para la Administracin Tributaria), y cumplirn con los requisitos mnimos siguientes 1. Nombres y apellidos o razn social del emisor 2. Domicilio del emisor; 3. Nmero del Registro Unico de Contribuyentes (RUC) del emisor; 4. Denominacin del comprobante de venta; 5. Nmero de serie y nmero correlativo o secuencial; 6. Fecha de emisin del documento;

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7. Identificacin del adquirente o usuario, nmero del Registro Unico de Contribuyentes (RUC) o cdula de ciudadana del mismo, con excepcin de aquellas operaciones realizadas con consumidores o usuarios finales, en que se consignar la leyenda "CONSUMIDOR FINAL", 8. Pie de imprenta del establecimiento grfico; 9. Descripcin del bien transferido o del servicio prestado, con indicacin de cantidad y unidad de medida y/o peso en su caso; 1O. Precios unitarios netos de los bienes muebles transferidos o de los servicios prestados, luego de efectuados los descuentos y bonificaciones que segn los usos y costumbres se conceda al momento de emitir el correspondiente comprobante de venta; 11. Importe del comprobante de venta, el mismo que deber ser totalizado y cerrado individualmente; 12. Importe total de los bienes muebles transferidos o de los servicios prestados, discriminados aquellos gravados con el Impuesto al Valor Agregado (IVA) con tarifa 0% o de los gravados con tarifa 10%; 13. importe discriminatorio del Impuesto a los Consumos Especiales ICE, de todo tributo que grave la operacin y de otros cargos adicionales que sean del caso; 14. Importe que constituye la base imponible sobre la que se aplicar el Impuesto al Valor Agregado IVA tarifa 10% ; y, 15. Importe determinado del Impuesto al Valor Agregado IVA. Los requisitos de los numerales 7, 12, 13 y 14 no sern aplicables en las operaciones de exportacin. Los requisitos contenidos en los numerales 1, 2, 3, 4, 5 y 8 de este articulo debern estar previamente impresos a travs de medios litogrficos, tipogrficos o de tcnicas industriales, independientemente de los medios de emisin que se utilicen. No ser de aplicacin en lo referente a la preimpresin lo dispuesto en los numerales 5, 7 y 8 cuando se trate de vales o tickets u otros medios electrnicos similares y sistemas de computacin. Las copias emitidas en un nmero superior al determinado en este Reglamento debern llevar impresas la leyenda "COPIA SIN VALOR PARA EFECTOS TRIBUTARIOS".
Nombres y Apellidos o Razn social del Emisor Domicilio del Emisor Nmero del registro Unico de Contribuyentes (RUC) del emisor Denominacin del comprobante de venta No. XXX-XXXXX Fecha de emisin del documento: Da/Mes/Ao

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Identificacin des adquiriente o usuario Numero del Registro Unico de Contribuyentes (RUC) o cdula de ciudadana, o en su caso:" CONSUMIDOR FINAL"

Unidad de Medida

Descripcin del bien transferido o del servicio prestado

Cantidad

Precios Unitarios

Precios totales

Contabilidad/capital Interno (opcional) Cdigo Descripcin Debe Haber

Transferencia tarifa 10% Transferencia tarifa 0% I.V.A. TOTAL

FIRMAS DE RESPONSABILIDAD
Pie de Imprenta del establecimiento grfico: Nombre, Domicilio, RUC, Numero de Autorizacin.

Artculo 6.- Casos y oportunidades de emisin de los comprobantes de venta 1. Las facturas comerciales y las notas de venta se emitirn en operaciones realizadas entre sujetos pasivos del Impuesto a la Renta, al Valor Agregado (IVA) y a los Consumos Especiales (ICE) ; las notas de ventas se emitirn en aquellas transferencias de bienes muebles o prestacin de servicios a consumidores finales; 2. Los recibos por honorarios se emitirn cuando las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad presten servicios mediante el ejercicio individual de cualquier profesin, arte, ciencia u oficio y en general, cuando desarrollen cualquier actividad en forma personal e independiente que originen ingresos y que dispongan de establecimiento fijo; 3. Las liquidaciones de compra y de servicios sern emitidas por el adquirente cuando se trate de adquisiciones o servicios a personas naturales productoras de bienes agrcolas, pecuarios, de a pesca artesanal, de productos silvestres, de minera artesanal, cuncolas, pisccolas, avcolas, bioacuticos, forestales y de la caza, o por la prestacin de servicios personales, sin perjuicio de que el proveedor cumpla con las disposiciones legales pertinentes, 4. Los vales o tickets emitidos mediante el uso de mquinas registradoras u otro medios electrnicos similares sern utilizados por los sujetos pasivos del Impuesto al Valor Agregado (IVA) cuando realicen operaciones, exclusivamente, con consumidores o usuarios finales, debiendo constar la fecha y hora de su emisin, as como su numeracin correlativa y autogenerada, cuando el adquirente lo requiera, el vendedor est obligado a emitir y entregar factura comercial acorde con las disposiciones de este Reglamento. Las

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mquinas registradoras que se utilicen para la emisin de vales o tickets a los que se refiere el presente reglamento, debern ser exclusivamente de tipo "de programa cerrado" entendindose por tal aquel que no permite modificaciones o alteraciones de los programas de fbrica. Debern poseer, as mismo, una cinta testigo o auditora, que registre toda la informacin relativa a las operaciones realizadas, cuya impresin no puede ser detenida o bloqueada por ningn medio o razn, durante el funcionamiento de la mquina registradora. No se admitirn la generacin de cintas testigo o auditoras mediante la impresin trmica, las cintas testigo o auditoras, debern ser proporcionadas a los funcionarios de la Direccin General de Rentas, en los casos de determinacin tributaria o cuando la Administracin Tributaria as lo requiera 5. Las guas de remisin debern ser emitidas por el propietario del bien objeto del traslado dentro del territorio del pas, con motivo de su transferencia, prestacin de servicios que impliquen o no transformacin del bien, consignaciones, remisiones entre establecimientos de una misma empresa, y toda otra casual, cualquiera sea el estado o etapa de transformacin y el traslado se realice por medios propios o con participacin de terceros, contratados para el efecto; No corresponder emitir gua de remisin cuando se trasladen bienes sujetos al rgimen de trnsito aduanero, en cuyo caso se regir para las normas respectivas; 6. Las notas de crdito y las notas de dbito sern emitidas segn el caso, cuando se deba modificar condiciones de venta originalmente pactadas, anular operaciones, efectuar devoluciones, conceder descuentos y bonificaciones, subsanar errores y por cualquier otra circunstancia que se produzca o se determine con posteridad a la fecha de emisin del comprobante de venta. En estos documentos tambin se har constar por separado el Impuesto al Valor Agregado (IVA), cuando corresponda. Cuando se trata de emisores mviles o itinerantes de documentos comerciales, tales como distribuidores a travs de vehculos, vendedores puerta a puerta, exposiciones o ferias que mantengan relacin de dependencia con cualquiera de los establecimientos declarados por el contribuyente ante la Direccin General de Rentas, la asignacin de los nmeros de serie la realizar el establecimiento en funcin de las caractersticas y organizacin particular de la actividad del contribuyente, sujetndose a las disposiciones de este Reglamento, siempre mantenindose el nmero secuencial para cada uno de ellos. Una vez asignada la serie, sta no podr variarse ni intercambiarse entre establecimientos de una misma empresa. Artculo 7.- Obligaciones de los Establecimientos Grficos Quienes impriman o importen comprobantes de venta, debern observar lo siguiente: 1. Inscribirse ante la autoridad tributaria de la jurisdiccin correspondiente; 2. Para este efecto se requerir: Registro Unico de Contribuyentes (RUC) Domicilio fiscal. Disponer del equipo tcnico necesario para esta actividad.

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3. No debern reponer en ningn caso comprobantes de venta que hubieran sido sustrados, extraviados o deteriorados; 4. Elaborar los comprobantes de venta con los registros y caractersticas sealadas en este Reglamento; 5. Llevar un registro de las personas naturales, jurdicas o sociedades de hecho que hayan solicitado la impresin o importacin de comprobantes de venta, con su identificacin, incluyendo tipo, cantidad y la numeracin respectiva, e informar trimestralmente a las autoridades tributarias de su jurisdiccin; 6. Expedir comprobantes de venta por la prestacin de servicios de impresin y/o importacin en el que deber registrar la numeracin inicial y final de los documentos impresos y/o importados ; y 7. No duplicar la numeracin de los comprobantes de venta al imprimirse o importarse. Artculo 8.- De los Medios para la Emisin de Comprobantes de Venta Los formatos de comprobantes de venta podrn llenarse con los datos de la transaccin, indistintamente en forma manual, mecnica o por computacin pudiendo incluso en este ltimo caso, utilizarse formatos de formularios continuos. Las facturas elaboradas y emitidas utilizando sistemas de computacin sern aceptadas siempre que correspondan a sistemas integrados de contabilidad y que garanticen la inalterabilidad de la numeracin correlativa o secuencial. Cualquiera sea el medio de emisin utilizado, los comprobantes de ventas no debern presentar borrones, enmiendas o tachaduras, caso contrario, se anularn. Artculo 9.- Obligaciones de los Emisores Dentro de los treinta das de cumplida la ejecucin del trabajo de impresin o importacin, el sujeto pasivo notificar por escrito a las unidades regionales o provinciales de la Direccin General de Rentas, de los trabajos de impresin contratados, identificando al proveedor, tipo de comprobantes de venta impresos, cantidades adquiridas y numeraciones. La Direccin General de Rentas, en su debida oportunidad notificar a los contribuyentes obligados a emitir comprobantes de ventas, la implementacin de su formato nico para los distintos comprobantes de ventas sealados en este Reglamento. Artculo 10.- Requisitos de los Registros de Ventas y Compras Los registros de venta y compras de los sujetos pasivos no obligados a llevar contabilidad debern contener los siguientes conceptos: REGISTRO DE VENTA 1. Fecha de la transaccin

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2. Denominacin y/o nmero de comprobante; 3. Importe de la venta gravada con el Impuesto (IVA) tarifa 0%; 4. Importe de la venta gravada con el Impuesto (IVA) tarifa 10% ; y, Valor total del comprobante de venta.

Esquema General del Registro de Venta


Fecha Cbte.# Venta tarifa 0% Venta tarifa 10% Venta

TOTAL REGISTRO DE COMPRA Fecha de la transaccin Denominacin y/o nmero de comprobante; Identificacin del vendedor 3. Importe de la compra con el Impuesto al Valor Agregado tarifa 0%; Importe de la compra con el Impuesto al Valor Agregado tarifa 1%; y Valor total del comprobante de venta.

Esquema General del Registro de Compra


Fecha Cbte.# Proveedor Compra Tarifa 0% Compra Tarifa 10% Compra Total

TOTAL Artculo 11.- Baja y/o Anulacin de Talonarios Comprobantes de Venta. Los talonarios de formularios de comprobantes de venta podrn ser dados de baja y/o anulados en las

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siguientes circunstancias: 1. Deterioro o fallas de impresin que afecten a uno o ms talonarios; 2. Robo, hurto o extravo de talonarios ; y, 3. Cese de actividades. Estos hechos debern ser comunicados a las Delegaciones Regionales o Jefaturas de Recaudaciones de Rentas Provinciales, dentro de los treinta das subsiguientes de ocurridos los mismos, sealando la numeracin y serie de los documentos dados de baja o anulados. Artculo 12.- Incumplimiento de las Normas de Impresin y Emisin de los Comprobantes de Venta Los establecimientos grficos que impriman comprobantes de ventas; as como las personas jurdicas, naturales y sociedades de hecho obligadas a emitir facturas comerciales o cualquier otro comprobante de venta o prestacin de servicios que no cumplan con las disposiciones legales y del presente Reglamento, sern sancionados de acuerdo con lo dispuesto en el artculos 107 de la ley de Rgimen Tributario Interno. DISPOSICION FINAL La Direccin General de Rentas, mediante resolucin, establecer los procedimientos necesarios para viabilizar la aplicacin del presente Reglamento, el mismo que entrar en vigencia a partir de su publicacin en el Registro Oficial y, se aplicar desde el primero de enero de 1997. DISPOSICION TRANSITORIA En el lapso que medie entre la publicacin y aplicacin del presente Reglamento, los establecimientos grficos y las personas naturales, jurdicas o sociedades de hecho, que impriman o soliciten impresin o importacin de los comprobantes de venta o prestacin de servicios, en su orden, darn cumplimiento con los requisitos establecidos en los artculos 5 y 7 de este Reglamento. Dado en el Palacio Nacional en Quito, a 28 de noviembre de 1.996. (Suplemento RO. 81 ; 03-12-96 ; Decreto 347)

Formatos de los Comprobantes de Ventas Factura (Activadas comerciales)


NOMBRE, RAZN O denominacin Social

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Direccin Domiciliara, Telfono R.U.C.___________ FACTURA No.xxx-xxxx

Cliente: _______________________________________________Cdigo;_________ Direccin____________________________________________R.U.C.______________ Cdigo Descripcin Unid. Cant. P.Unitario P.Total

Transferencia Tarifa 10% Transferencia Tarifa 10% I.V.A. 10% Total de la Factura FORMAS DE COBRE Vencimientos Fecha Valor Fecha Cobros C. Ing. Deps Valor T. Dbitos Cdigo valor

TOTAL

TOTAL

T. Crditos

Observaciones:________________________________________________

Elaborado

Revisado

Contabilizado

Inventario

Pie de Imprenta del establecimiento grfico: Nombre, Domicilio, RUC, Numero de Autorizacin.

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Registro Contable Modelo (Asiento Tipo)


Venta de mercadera (contado o a crdito) Fecha Cdigo 1.1.3.1.001 4.1.1.1.0001 2.1.2.9.110 Nombre de las Cuentas Ctas/Dctos. X cobrar.- Clientes Ventas Ctas/Dctos. X pagar.- IVA Dbitos XXX XXX XXX Crditos

Factura (Activadas de Servicios)


Nombre, Razn o denominacin Social Direccin Domiciliara, Telfono R.U.C.___________ FACTURA No.xxx-xxxx

Cliente: _______________________________________________Cdigo;_________ Direccin____________________________________________R.U.C.______________ Cdigo Descripcin P.Total

Servicios gravados con tarifa 10% Servicios gravados con tarifa 0% I.V.A. 10% Total de la Factura

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FORMAS DE COBRE Vencimientos Fecha Valor Fecha Cobros C. Ing. Deps Valor

Cdigo

valor

T. Dbitos

TOTAL

TOTAL

T. Crditos

Observaciones:________________________________________________

Elaborado

Revisado

Contabilizado

Inventario

Pie de Imprenta :Establecimiento grfico, Domicilio, RUC, Amortizacin #.

Registro Contable Modelo (Asiento Tipo)


Ingreso por servicios Fecha Cdigo 1.1.3.1.001 4.1.1.1.0001 2.1.2.9.110 Nombre de las Cuentas Ctas/Dctos. X cobrar.- Clientes Ingresos por servicios Ctas/Dctos. X pagar.- IVA Dbitos XXX XXX XXX Crditos

Nota: Las entidades comerciales y de servicios, al facturar de contado o a crdito en su registro contable debe figurar el dbito a la cuenta de Clientes; la cuenta Caja o Bancos, producto de la recaudacin por ventas al contado, figurar en otro comprobante (Ingreso de Caja) que se describir posteriormente)

Nota de venta
Nombre, Razn o denominacin Social Direccin Domiciliara, Telfono R.U.C.___________ FACTURA No.xxx-xxxx

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Cliente: "CONSUMIDOR FINAL_"___________________Cdigo;_________ Direccin____________________________________________R.U.C.______________ Cdigo Descripcin Unit. Cant. P/Unit. P.Total

Transferencias tarifa 10% Transferencias tarifa 0% I.V.A. 10% Total Son: Sucres

VENDEDOR

CLIENTE

Pie de Imprenta :Establecimiento grfico, Domicilio, RUC, Autorizacin #.

Recibo por Honorarios


Nombre, Razn o denominacin Social Direccin Domiciliara, Telfono R.U.C.___________ RECIBO POR HONORARIOS No.xxx-xxxx

Cliente: _______________________________________________ Cdigo;_________

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Direccin____________________________________________R.U.C.______________ Cdigo Descripcin del Servicio VALOR

Servicios Gravados con tarifa 10% Servicios Gravados con tarifa 0% I.V.A. 10% Total Son:
Pie de Imprenta :Establecimiento grfico, Domicilio, RUC, Autorizacin #.

Sucres

Liquidacin de Compra

Nombre, Razn o denominacin Social Direccin Domiciliara, Telfono R.U.C.___________ LIQUIDACION DE COMPRA No.xxx-xxxx

Cliente: (DATOS DEL VENDEDOR)___________________Cdigo;_________ Direccin____________________________________________R.U.C.______________ Cdigo Descripcin Unit. Cant. P/Unit. P.Total

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Transferencias tarifa 10% I.V.A. 10% Total Son: Sucres

FIRMAS DEL PROVEEDOR DE BIENES

ELABORADO

REVISADO

Pie de Imprenta :Establecimiento grfico, Domicilio, RUC, Autorizacin #.

Liquidacin de Servicios
Nombre, Razn o denominacin Social Direccin Domiciliara, Telfono R.U.C.___________ LIQUIDACION DE SERVICIOS No.xxx-xxxx

Cliente: (DATOS DEL PROVEEDOR DE SERVICIOS)_________Cdigo;_________ Direccin____________________________________________R.U.C.______________ Cdigo Descripcin del Servicio VALOR

Servicios gravados con tarifa 10%

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I.V.A. 10% Total Son: Sucres

FIRMAS DEL PROVEEDOR DE SERVICIOS Cdula#

ELABORADO

REVISADO

Pie de Imprenta :Establecimiento grfico, Domicilio, RUC, Autorizacin #.

Vales o Tickets(mquinas Registradoras)


Los formatos de los vales o tickets, son generados por cada mquina registradora, los mismos que dependen del modelo y la tecnologa electrnica utilizada. A continuacin vamos a ejemplificar un vale comn en el que se describen los requisitos mnimos: Nombre, Razn o denominacin Social R.U.C.____________ Fecha: DD-MM-AA Hora :XX Numero autogenerada XXXXXX Descripcin de bienes Valores Producto tarifa 0% Producto tarifa 10% I.V.A. 10% TOTAL EFECTIVO CAMBIO

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Nota de Dbito

NOMBRE, RAZN O denominacin Social Direccin Domiciliara, Telfono R.U.C.___________ NOTA DE DEBITO No. xxx-xxxx

Cliente: _______________________________________________Cdigo;_________ Direccin____________________________________________R.U.C.______________ Estimado cliente, hemos procedido a DEBITAR a su cuenta, los siguientes valores: Cdigo Descripcin Unid. Cant. P.Unitario P.Total

CONTABILIDAD Descripcin Debe Haber

Son: Observaciones : MOTIVO O CAUSA QUE ORIGINA LA N/D.

Sucrews

Elaborado

Revisado

Contabilizado

Inventario

Pie de Imprenta del establecimiento grfico: Nombre, Domicilio, RUC, Numero de Autorizacin.

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Registro Contable Modelo (Asiento Tipo)


Nota de Dbito por error en menos valor en la facturacin o por cambio de producto de mayor valor. Fecha Cdigo 1.1.3.1.001 4.1.1.1.0001 2.1.2.9.110 Nombre de las Cuentas Ctas/Dctos. X cobrar.- Clientes Ventas Ctas/Dctos. X pagar.- IVA Dbitos XXX XXX XXX Crditos

Nota de Crdito
Nombre, Razn o denominacin Social Direccin Domiciliara, Telfono R.U.C.___________ NOTA DE CREDITO No. xxx-xxxx

Cliente: _______________________________________________Cdigo;_________ Direccin____________________________________________R.U.C.______________ Estimado cliente, hemos procedido a ACREDITAR a su cuenta, los siguientes valores: Cdigo Descripcin Unid. Cant. P.Unitario P.Total

CONTABILIDAD Descripcin Debe Haber

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Son: Observaciones : MOTIVO O CAUSA QUE ORIGINA LA N/C.

Sucres

Elaborado

Revisado

Contabilizado

Inventario

Pie de Imprenta del establecimiento grfico: Nombre, Domicilio, RUC, Numero de Autorizacin.

Registro Contable Modelo (Asiento Tipo)


Nota de crdito por Devolucin de mercaderas de clientes Fecha Cdigo 1.1.3.1.001 4.1.1.1.0001 2.1.2.9.110 Nombre de las Cuentas Devolucin en Ventas Ctas/Dctos. X cobrar.- IVA Ctas/Dctos. X cobrar.- Cliente Dbitos XXX XXX XXX Crditos

Nota de crdito por descuentos y bonificaciones adicionales concebidos a clientes Fecha Cdigo 4.1.1.1.900 1.1.3.9.110 1.1.3.1.001 Nombre de las Cuentas Descuentos en Ventas Ctas/Dctos. X cobrar.- IVA Ctas/Dctos. X cobrar.- Cliente Dbitos XXX XXX XXX Crditos

Nota de crdito por error en mayor valor en la facturacin Fecha Cdigo 4.1.1.1.100 2.1.2.9.100 1.1.3.1.001 Nombre de las Cuentas Ventas Ctas/Dctos. X cobrar.- IVA Ctas/Dctos. X cobrar.- Cliente Dbitos XXX XXX XXX Crditos

OTROS COMPROBANTES CONTABLES DE USO INTERNO

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Definicin. - Se entiende por comprobantes contables, aquellos recibos o constancias o cualquier otro tipo de documento utilizado para verificar la realizacin de una transaccin. Los comprobantes contables son utilizados de manera interna en una entidad, para respaldar o justificar las transacciones que a diario se ejecutan. Por ser comprobantes internos, se caracterizan por ser no negociables. Los formatos o diseos de los comprobantes se estructuran en funcin a las necesidades de cada ente, de acuerdo a su propia sistematizacin y aplicacin de polticas de control interno. De acuerdo a nuestra estructura contable propuesta, se generan comprobantes para cada tipo transaccin, tales como la compra de bienes muebles, pagos por gastos; abonos, cancelaciones clientes ; prstamos recibidos y otorgados a los socios, accionistas, a los empleados; pago remuneraciones, etc., en las que intervienen o tienen participacin directa el personal, que necesariamente realiza funciones contables. de de de no

La mecanizacin contable con la generacin de comprobantes, tiene como objetivo viabilizar el proceso de informacin, utilizando esquemas estndares y sistemticos en que los trabajadores de una entidad tienen que aplicar obligatoriamente. A continuacin detallamos, los comprobantes que utilizaremos para los distintos tipos de actividades o transacciones que a diario se realizan en un negocio: Ingresos de Bodega 2. Egresos de Bodega 3. Ingresos de Caja (Comprobantes de Ingreso) 4. Egresos de Caja (Comprobante de Pago, o Cheque) Vales de Caja Chica 7. Resmenes de Caja Chica

EL INGRESO DE BODEGA
Es una constancia de haber recibido bienes o insumos que pasan a formar parte de los inventarios para la venta, para la produccin, as como tambin bienes que pasan a formar parte del activo fijo del adquirente. Este comprobante es utilizado tanto en empresas comerciales industriales y de servicios. La factura de compra constituye el documento fuente que respalda la adquisicin y por ende el ingreso de bienes a bodega.

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Requisitos que debe contener el Ingreso de Bodega


1. Nombre, Razn o Denominacin Social 2. Nombre del Comprobante (Ingreso de Bodega); Con numeracin secuencial preimpresa. 3. Fecha de emisin (formato numrico o textual) 4. Datos Generales del Proveedor de bienes <Nombre, Cdigo) 5. Datos relacionados con los documentos y comprobantes que respaldan la transaccin. (Nmero de Factura, Nota de Venta, Nota de Pedido, Nota de Entrega, Nota de Embarque, etc.) 6. Contenido del Comprobante ; con las siguientes columnas: Cdigo de los tems o productos respectivos (codificacin propia) Descripcin o detalle de los bienes adquiridos. Unidad de medida o peso, si es del caso. Cantidad de productos adquiridos, en funcin a la unidad de medida~peso. Costo Unitario de compra, en funcin a la unidad de medida Costo Total de la compra por cada item. 7. Contabilizacin del Comprobante, con los siguientes casilleros: Dbitos (cdigo de la cuenta contable y valores debitados) Crditos (cdigo de la cuenta contable y valores acreditados) 8. Forma de Pago <Opcional, segn las necesidades de cada ente, para controlar manualmente pagos y vencimientos a proveedores). 9. Observaciones (casilleros para registrar novedades y referencias) 1O. Firmas de Responsabilidad (Elaborado, Revisado, Autorizado, Contabilizado, Inventariado, etc.)

Registro Contable Modelo (Asiento Tipo)


Compra de mercaderas (Contado o crdito) Fecha Cdigo 1.1.4.1.0001 Nombre de las Cuentas Inv. Mercaderas/Compras Dbitos XXX Crditos

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1.1.3.9.100 2.1.2.1.001

Ctas/Dctos. X cobrar.- IVA Ctas/Dctos. X cobrar.- Cliente

XXX XXX

Compra de materia prima o suministros (Contado o crdito) Fecha Cdigo 1.1.4.1.0005 1.1.3.9.100 2.1.2.1.001 Nombre de las Cuentas Inv. Materia Prima/Compras Ctas/Dctos. X cobrar.- IVA Ctas/Dctos. X cobrar.- Cliente Dbitos XXX XXX XXX Crditos

Formato del Ingreso de Bodega


Nombre, Razn o denominacin Social

INGRESO DE BODEGA No.xxx-xxxx

PROVEEDOR: ______________________________________________Cdigo;_________ Factura #______________________N. Pedido #_______________n. Entrega #_________ Cdigo Descripcin Unit. Cant. C/Unit C.Total

FORMAS DE PAGO Vencimientos Fecha Valor Fecha Cobros C. Egr. Ch. # Valor

Cdigo

valor

T. Dbitos

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TOTAL

TOTAL

T. Crditos

Observaciones:________________________________________________

Elaborado

Revisado

Contabilizado

Inventario

Viene pag. 22 Compra de activos fijos (Contado fijo).

Fecha

Cdigo 1.2.2.5.001 1.1.3.9.110 2.1.2.1.001

Nombre de las Cuentas Equipos/Maquinaria /M. y E. Ctas/Dctos. X cobrar.- IVA Ctas/Dctos. X Pag.- Proveed.

Dbitos XXX XXX

Crditos

XXX

Nota: Aunque la compra sea de contado, el registro contable ser el mismo con relacin a una compra a crdito, los pagos que se efecten deben registrarse en otro comprobante especfico para el caso.

EL EGRESO DE BODEGA
Es una constancia de que las mercaderas han salido de la bodega, producto de las ventas efectuadas, pedidos entregados, mercaderas entregadas en consignacin; en el caso de las empresas industriales el egreso de bodega es una constancia de que las materias primas, suministros y materiales han salido de la bodega con destino al departamento de produccin. El documento que justifica la salida de mercaderas y dems inventarios para destinados a la comercializacin, es la factura de venta, mientras que se justifica la salida de materias primas y suministros para la produccin con las Requisiciones de Materiales.

Requisitos que debe contener el Egreso de Bodega


1. Nombre, Razn o Denominacin Social 2. Nombre del Comprobante (Egreso de Bodega), con numeracin secuencial preimpresa. 3. Fecha de emisin (formato numrico o textual) 4. Datos Generales (Cliente, Jefe de Produccin, etc.) 5. Datos relacionados con los documentos y comprobantes que respaldan la transaccin. (Nmero de Factura, Nota de Venta, Orden de Produccin, Requisicin de materiales,

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etc.) 6. Contenido del Comprobante ; con las siguientes columnas: Cdigo de los tems o productos respectivos (codificacin propia) Descripcin o detalle de los productos o materiales entregados Unidad de medida, si es del caso. Cantidad de productos entregados, en funcin a la unidad de medida Costo Unitario, en funcin a la unidad de medida Costo Total del egreso por cada tem. 7. Contabilizacin del Comprobante, con los siguientes casilleros: Dbitos (cdigo de la cuenta contable y valores debitados) Crditos (cdigo de la cuenta contable y valores acreditados) 8. Observaciones(casilleros para registrar novedades y referencias) 9. Firmas de Responsabilidad (elaborado, Revisado, Autorizado, contabilizado, Inventarios, etc.)

Formato del Ingreso de Bodega

Nombre, Razn o denominaci

Entregamos a :: _________________________________ Factura #______________________N. Pedido #______ O.Produccin____________________O.Requsicin______________Departamento______

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Cdigo

Descripcin

Unit.

CONTABILIDAD Cdigo Descripcin

Observaciones:_______________________________________________________________________

Elaborado

Revisado

Registros Contables Modelos (Asientos Contables)


Egreso de bodega por venta de mercaderas Fecha Cdigo 4.2.1.1.001 1.1.4.1.001 Nombre de las Cuentas Costo de ventas Inventario de Mercaderas Dbitos XXX XXX Crditos

Egreso de bodega por mercaderas entregadas en consignacin Fecha Cdigo 1.1.4.1.009 1.1.4.1.001 Nombre de las Cuentas Inv. Mer. Entreg .Consignacin Inventario de Mercaderas Dbitos XXX XXX Crditos

Egreso de bodega por requisicin de materia prima Fecha Cdigo 1.1.4.1.006 1.1.4.1.005 Nombre de las Cuentas Inv. Productos en Proceso Inventario de materia Prima Dbitos XXX XXX Crditos

El Comprobante de Ingreso de Caja

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Es una constancia de haber recibido valores en efectivo y en cheques, por lo general, producto de abonos y cancelaciones ~ clientes, prstamos recibidos, etc. ; como poltica de control interno estos valores deben ser depositados de manera inmediata, ntegra intacta (I I I), con la finalidad de evitar manipulacin del dinero efectivo y posibles fraudes que se puedan generar. Se le conoce con el nombre de Comprobante de Ingreso, simplemente Ingreso.

Requisitos que debe contener el Ingreso de caja


Nombre, Razn o Denominacin Social Nombre del Comprobante (Ingreso de Caja); con numera secuencial preimpresa. Fecha de Emisin (formato numrico o textual) Datos Generales del Cliente, Socio o Accionista, Institucin efecta el pago o abono, prstamo, etc. La cantidad recibida, escrita en letras El concepto del ingreso de dinero a caja El detalle del ingreso del dinero a caja, especificando los y recibidos en efectivo y en cheques. 8. Datos referentes a los valores depositados, con el detalle del depsito, la cuenta corriente del banco respectivo. 9. Contabilizacin del Comprobante, con las siguientes columnas: Cdigo de la cuenta contable Nombre de las cuentas contables Dbitos (valores debitados) Crditos (valores acreditados) 10. Observaciones (casilleros para registrar novedades y referencias) 11. Firmas de Responsabilidad (Elaborado, Revisado, Control de Bancos, Contabilizado, etc.)

Formato del Ingreso de Bodega


Nombre, Razn o denominaci

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Recibimos de: __________________________________ La cantidad de :___________________________________________________________ Por concepto ________________________________________________________sucres

Cheque#

Cta. Cte.

Banco

Dep.# Dep.# Cdigo

Cuenta Cuenta Descripcin

Ban Ban

Observaciones:_______________________________________________________________________

Elaborado

Revisado

Registros Contables Modelos(Asientos Tipos)


Inventario de Caja por pago d clientes Fecha Cdigo 1.1.1.5.001 1.1.5.1.001 1.1.3.3.001 Nombre de las Cuentas Bancos Impuestos Retenidos Ctas/Dctos. X Cob.- Client.. Dbitos XXX XXX XXX Crditos

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Ingreso de Caja por prstamo otorgado por instituciones financieras Fecha Cdigo 1.1.1.5.001 4.4.2.1.001 2.1.1.1.001 Nombre de las Cuentas Bancos Gasto Financ- Imptos. Fiscales Prestamos bancarios Dbitos XXX XXX XXX Crditos

Ingreso de Caja por prstamo otorgados por los socios o accionistas Fecha Cdigo 1.1.1.5.001 2.1.3.5.001 Nombre de las Cuentas Bancos Ctas/Dctos. X Pag.- Accin. Dbitos XXX XXX Crditos

Ingreso de Caja por intereses ganados en cuenta corriente Fecha Cdigo 1.1.1.5.001 1.1.5.1.001 4.4.1.1.001 Nombre de las Cuentas Bancos Impuestos retenidos Ingr. Financ.- Intereses cta.cte Dbitos XXX XXX XXX Crditos

Ingreso de Caja por Liquidacin de las inversiones Fecha Cdigo 1.1.1.5.001 4.4.2.1.001 1.1.2.1.001 Nombre de las Cuentas Bancos Gasto Financ- Imptos. unico Inversiones a corto plazo Dbitos XXX XXX XXX Crditos

Ingreso de Caja por aporte de los socios para capitalizacin futura Fecha Cdigo 1.1.1.5.001 2.4.1.1.001 Nombre de las Cuentas Bancos Aportes Futuras Capitalizac. Dbitos XXX XXX Crditos

El Comprobante de Egreso o Pago


Tambin se lo conoce con el nombre de Comprobante de Pago, Comprobante de Cheque o Egreso de Caja o Bancos. Es una constancia de haber entregado valores que por lo general, corresponden a pagos a proveedores de bienes y servicios, pagos de remuneraciones, anticipos y prstamos al personal,

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inversiones efectuadas en papeles fiduciarios, prstamos efectuados a accionistas, a compaas relacionadas, pagos al Ministerio de Finanzas, I E. S.S., Municipios, etc. Como poltica de control interno todos los pagos efectuados por los conceptos referidos en el prrafo anterior, se deben realizar a travs del giro de un cheque, con la finalidad de evitar pagos en efectivo.

Requisitos que debe contener el Comprobante de Egreso


1. Nombre, Razn o Denominacin Social 2. Nombre del Comprobante (Egreso de Caja con numeracin secuencial preimpresa. 3. Fecha de Emisin (formato numrico o textual) 4. Datos Generales del Beneficiario del Pago (Nombre del Proveedor, Funcionario, Accionista. etc.) 5. La cantidad entregada, escrita en nmeros y en letras . El concepto del pago 7. Datos referentes al nmero del cheque, cuenta corriente y nombre del banco 8. Contabilizacin del Comprobante, con las siguientes columnas Cdigo de la cuenta contable Nombre de las cuentas contables Dbitos (valores debitados) Crditos (valores acreditados) 9. Observaciones (casilleros para registrar novedades y referencias) 10. Firmas de Responsabilidad (Elaborado, Autorizado, Contabilizado, Firma y Sello del Beneficiario, )

Formato del Ingreso de Bodega


Nombre, Razn o denominaci

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A favor de : ___________________________________ La cantidad de :___________________________________________________________ ____________________________________________________________________sucres Por Concepto:___________________________________________________________ ________________________________________________________________________

Cheque # Cdigo

Cta. Cte. Descripcin

Observaciones:_______________________________________________________________________

Elaborado

Revisado

Co

Registros Contables Modelos(Asientos Tipos)


Egreso de Caja por pago a proveedores Fecha Cdigo 2.1.2.1.001 1.1.1.1.001 2.1.2.9.901 Nombre de las Cuentas Ctas/Dctos. X Cob.- Proveedor. Bancos Ctas/Dctos. X Pag.- ret. Fte... Dbitos XXX XXX XXX Crditos

Egreso de Caja por anticipo a proveedores Fecha Cdigo 1.1.5.9.001 1.1.1.5.001 Nombre de las Cuentas Anticipo a Proveedores. Bancos Dbitos XXX XXX Crditos

Egreso de Caja por pago de remuneraciones al personal

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Fecha

Cdigo 2.1.2.5.001 1.1.1.5.001

Nombre de las Cuentas Gastos Acumulx Pag. .- Nomina . Bancos

Dbitos XXX

Crditos

XXX

Egreso de Caja por anticipo de sueldos, prestamos al personal Fecha Cdigo 1.1.3.2.001 1.1.1.5.001 Nombre de las Cuentas Ctas./Dctos. X Cobr.- Accionist. Bancos Dbitos XXX XXX Crditos

Egreso de Caja por prestamos efectuados a Socios o Accionistas Fecha Cdigo 1.1.3.4.001 1.1.1.5.001 Nombre de las Cuentas Ctas./Dctos. X Cobr.- Accionist. Bancos Dbitos XXX XXX Crditos

Egreso de Caja por reposicin de gastos de caja chica Fecha Cdigo 2.1.2.5.901 1.1.1.5.001 Nombre de las Cuentas Gastos Acum. x Pag.- C.-Cahica Bancos Dbitos XXX XXX Crditos

Egreso de Caja por gastos efectuados Fecha Cdigo 4.3.1.2.201 4.3.1.2.205 4.3.1.9.916 2.1.2.9.901 1.1.1.5.001 Nombre de las Cuentas G.A. Arriendo de Locales G.A. mantenimiento Equipos G.A. Combustibles y Lubricante. Ctas./Dctos.- Ret Fte Bancos Dbitos XXX XXX XXX XXX XXX Crditos

El Comprobante de Retencin en la Fuente


Es una constancia de que los Agentes de Retencin han procedido a aplicar lo determinado en la Ley de Rgimen Tributario Interno y su Reglamento en aquellos pagos distintos a los del trabajo en relacin de

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dependencia. Es obligacin por parte de las sociedades y personas naturales obligadas a llevar contabilidad, que acten como agentes de retencin, entregar al contribuyente este comprobante a efectos de que estos ltimos puedan justificar su crdito tributario en sus declaraciones anuales. Los agentes de retencin estn obligados a mantener un archivo cronolgico de las copias de los comprobantes de retencin emitidos por ellos.

Requisitos que debe contener el Comprobante de Retencin en la Fuente


1. Nombre, Razn o Denominacin Social del Agente de Retencin 2. Registro Unico de Contribuyentes del Agente de Retencin 3. Direccin del Agente de Retencin 4. Nombre del Comprobante (Comprobante de Retencin en la Fuente) ; con numeracin secuencial preimpresa. 5. Fecha de la Retencin (formato numrico o textual) 6. El nombre y apellidos, denominacin o razn social de la persona o sociedad a la cual se practic la retencin, su RUC o cdula de ciudadana o identidad. 7. El concepto de la retencin 8. La base de la retencin 9. El porcentaje y valor de la retencin practicada 10. La firma del agente de retencin o de quien cumpla con el deber formal de declarar ; y el sello del R.U.C. 11. Pie de imprenta, con indicacin de la razn o denominacin social o nombre y apellidos y nmero del R.U.C. o de la cdula de identidad de quien confeccion el documento. Formato del Comprobante de Retencin en la Fuente Nombre, Razn o denominacin Social Direccin Domiciliaria; telfono R.U.C.

COMPROBANTE DE RETENCION EN LA FUENTE No. xxx-xxxx

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DATOS DEL CONTRIBUYENTE Nombre o razn Social:_________________________________R.U.C.C/I._____________ CONCEPTO DE LA RETENCION__________________________________________

El Registro de las Retenciones en la Fuente

El Registro de las Retenciones en la Fuente es un documento interno auxiliar, que sirve para llevar un control cronolgico y numrico de todas las retenciones efectuadas durante todo el mes.

Formato del Registro de las Retenciones en la Fuente


EMPRESA "X" REGISTRO DE LIS RETENCIONES EN LA FUENTE

Por el mes fecha no contribuyente concepto retenc. base ret. % valor ret.

TOTAL RETENCIONES POR OTROS PAGOS (MAS )RETENCIONES EN LA FUENTE EN RELACION DE DEPENDENCIA TOTAL RETENCIONES EN LA FUENTE

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El Resumen de Caja Chica


Se le conoce tambin con el nombre de Comprobante de Reposicin de Caja Chica, sirve para resumir los comprobantes o vales de caja chica utilizados hasta el da en que se efecta la reposicin del fondo. Opcionalmente puede contener un espacio para efectuar un Arqueo de Caja automticamente en cada reposicin, o a su vez, puede ser utilizado para efectuar pruebas de control interno de manera sorpresiva.

Requisitos que debe contener el Resumen de Caja Chica


1. Nombre, Razn o Denominacin Social 2. Nombre del Comprobante (Resumen de Caja Chica); con numeracin secuencial preimpresa 3. Fecha de Emisin (formato numrico o textual) 4. Datos generales, relacionados con el Responsable del fondo fijo y el cargo que ocupa en la institucin, el valor del fondo 5. Hora de haber sido ejecutado el Arqueo de Caja Chica 7. Contenido del Comprobante , con las siguientes columnas: Fecha del Recibo o Vale de Caja Chica Nmero del Recibo o Vale de Caja Chica Nombre del Beneficiario del Pago Concepto del pago efectuado Cdigo contable del gasto efectuado (contabilizacin de los dbitos) Valor del comprobante o vale de caja chica 7. Espacio reservado para efectuar el Arqueo de Caja; contenido en las siguientes columnas: Denominacin de a moneda en curso Cantidad de billetes, segn conteo fsico Valor total del conteo fsico. 8. Contabilizacin de los crditos. 9. Resumen del fondo de caja chica, valores en efectivo, segn recibos, diferencias existentes, etc. 10. Firmas de Responsabilidad (Custodio, revisado, contabilizado, etc.)

Formato del Resumen de Caja Chica


Nombre, Razn o denominacin Social

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RESUMEN DE CAJA CHICA No. xxx-xxxx

Responsable del Fondo_____________________________________________________ Cargo::_________________________________ ._ __:_______ Valor del Fondo: S/.______________ Hora: mes Fecha: # Cbte. Beneficiario Concepto Cdigo Valor

ARQUEO DE CAJA Billetes de S/. Billetes de S/. 20.000 Billetes de S/.10.000 Billetes de S/.5.000 Billetes de S/.1.000 Moneda Fraccionaria TOTAL EFECTIVO 3

DEBITOS 2

CREDITOS RESUMEN Recibos 2 Efectivo 3 TOTAL 4 Diferencia 1-4

Asumo toda la responsabilidad por los valores declarados en la presente Reposicin de Fondos Responsable del Fondo Revisado Contabilizado

Registros contables Modelos (Asientos Tipo)

Resumen de Caja Chica, sin diferencias en el fondo

Fecha

Cdigo

Nombre de las Cuentas

Dbitos

Crditos

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4.3.1.2.210 4.3.1.1.120 4.3.1.2.214 4.3.1.1.130 2.1.2.5.901

G.A. Correos G.A. movilizacin G.A. Agua, Energa Elctrica . G.A. Refrigerios Gastos Acum.x Pag.- C. Chic.

XXX XXX XXX XXX XXX

Resumen de Caja Chica, con determinacin de faltante en el fondo

Fecha

Cdigo 4.3.1.9.916 4.3.1.2.215 4.3.1.9.920 1.1.3.2.001 2.1.2.5.901

Nombre de las Cuentas G.A. Combustibles G.A. Servicios de Telefono G.A. Periodicos y Revistas . Ctas/Dctos x Cobr.- Personal Gastos Acum.x Pag.- C. Chic.

Dbitos XXX XXX XXX

Crditos

XXX

Resumen de Caja Chica, con determinacin de sobrante en el fondo Fecha Cdigo 4.3.1.9.950 4.3.1.2.202 4.5.1.1.001 2.1.2.5.901 Nombre de las Cuentas G.A. Inscripcin documentos G.A. Mantenimiento Locales O. Ingr.- Diferencias Monor Gastos Acum.x Pag.- C. Chic. Dbitos XXX XXX XXX XXX Crditos

El Vale de Caja Chica


Es una constancia de haber entregado dinero en efectivo de Caja Chica para efectuar pagos para gastos menudos. Se le conoce tambin con el nombre de Recibo de Caja Chica. Su formato es muy similar al de un recibo comn y corriente. No se requiere de contabilizacin por cada comprobante o vale de caja chica, se debe contabilizas en

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cada reposicin o resumen, que como mnimo se debe efectuar al cierre de cada perodo mensual. Requisitos que debe contener el Vale de Caja Chira 1. Nombre, Razn o Denominacin Social 2. Nombre del Comprobante (Vale de Caja Chica); con numeracin secuencial preimpresa 3. Fecha de Emisin (formato numrico o textual) 4. Nombre del Beneficiario del pago 5. La cantidad escrita en nmeros y en letras 6. El concepto del gasto 7. Firmas de responsabilidad (Beneficiario del pago y del Custodio del fondo)

Formato de Vale de Caja Chica


Nombre, Razn o denominacin Social

VALE DE CAJA CHICA No. xxx-xxxx D M A

A Favor de :_____________________________________________________ La cantidad de _____________________________________________________________ __________________________________________________________________sucres Por concepto :_________________________________________________________ Recib Conforme C.I. # Autorizado Responsable del Fondo

El Rol de Pagos

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Es un documento de carcter interno en toda institucin, en el que se deja constancia de las remuneraciones percibidas por los trabajadores que por ley y segn lo estipulado en los contratos de trabajo tienen derecho , as como tambin las deducciones que por ley o por acuerdo les corresponden.
Nota: espere en los prximos nmeros una gua de legislacin laboral actualizada, que incluye el tratamiento del rol de Pagos

Requisitos que debe contener el Rol de Pagos


1. Nombre, Razn o Denominacin Social 2. Denominacin del documento (Rol de Pagos) , no se requiere de numeracin preimpresa y secuencial. 3. Fecha de emisin (formato numrico o textual) 4. Datos Generales, contenidos en las siguientes columnas: Cdigo del trabajador o nmero secuencial Nombres y Apellidos del Trabajador Cargo que desempea en la institucin Sueldo Bsico o Nominal Nmero de das laborados en el mes. 5. Detalle de los ingresos, contenidos en las siguientes columnas: Sueldo mensual Sobretiempos Comisiones Beneficios Sociales (Costo de la Vida, Bonificacin Complementaria y Subsidio de Transporte) Remuneracin Adicional (Dcimo Sexto Sueldo) Otras remuneraciones voluntarias (Alimentacin, Subsidios, Representacin, Antigedad, Residencia, etc.) 6. Detalle de las deducciones, contenidas en las siguientes columnas: Descuentos por el IESS (Aportes Personales, Prstamos) Descuentos por Impuesto a la Renta Descuentos propios de la Compaa (Anticipos, Prstamos, etc.) Otras deducciones (Asociacin, Cooperativa, Comisariato, Retenciones Judiciales, Multas, etc.) 7. Lquido a recibir (D~ferencia de los Ingresos ylas Deducciones) 1. Firmas de Responsabilidad (Recib Conforme, Elaborado, Revisado, Contabilizado, etc.)

Formato del Rol de Pagos


Nombre, Razn o Denominacin Social

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ROL DE PAGOS DIA MES AO DATOS GENERALES


# Nombre del trabajador cargo Sueldo Bsico # ds Sueldo Mensual Sobre tiempos

INGRESOS
Comisiones Beneficios Sociales XVI Sueldo Total Ingreso

Total Adm. Total Ventas Total Genral

DEDUCCIONES
I.E.S.S. Impuest. Renta Anticipo Prestam. Multas Otras Total Deducc.

Liquido a No. Recibir Cheque

Recib Conformes

El Detalle de Remuneraciones Totales


Es un documento de carcter interno, que se utiliza para determinar todas las remuneraciones que tiene derecho el trabajador directa e indirectamente, tanto las que forman parte de la remuneracin mensual y que constan liquidadas en el Rol de Pagos; as como aquellas que se cancelan en perodos siguientes. El detalle de remuneraciones totales sirve para calcular el costo real de la mano de obra, es decir, se registran aquellos rubros que son costos o gastos que se originan en cada perodo mensual y que constituyen obligaciones posteriores para una entidad. (Provisiones Acumuladas) Formato del Detalle de remuneraciones Totales

Nombre

Sueldo Mensual

Sobre tiempos

Comisione

Aporte.Patronal

Benefic. Sociales

Remuner. Adicion.

Fondo Reserv

Vacaciones

Total Ingreso

Total Adm.

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Total Vtas Total Gral

Registro Contable Modelo (Asiento Tipo) Contabilizacin mensual del rol de Pagos y el Detalle de remuneraciones Mensuales (Administracin ) => similar (Ventas) Fecha Cdigo 4.3.1.1.101 4.3.1.1.102 4.3.1.1.103 4.3.1.1.104 4.3.1.1.105 4.3.1.1.113 4.3.1.1.118 4.3.1.1.119 2.1.2.5.101 2.1.2.9.105 2.1.2.5.910 2.1.2.5.113 2.1.2.5.119 1.1.3.2.001 2.1.2.9.900 Nombre de las Cuentas G.A Sueldo G.A Sobretiempos G.A Comisiones G.A beneficios Sociales G.A Aporte Patronal G.A Remunerac. Adicionales G.A Fondo de Reserva G.A. Vacaciones Gtos. Acum Pag.- nmina Ctas./ Dctos.x Pag.- IE.S.S Ctas./ Dctos.x Pag.- ret.Fte. Ctas./ Dctos.x Pag.- Rem. Adic Ctas./ Dctos.x Pag.- Vacaciones Gtos. Acum Cobr.- Personal Ctas./ Dctos.x Pag.- Asociac. Dbitos XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX Crditos

Ejercicio de Aplicacin
1. Con la informacin que se presenta a continuacin, elabore todos los comprobantes que se consideren necesarios: La Empresa "JALSA" con RUC # 1701477927001. Vende contado, los siguientes productos a la Compaa DISTRIBUIDORA C&C distribuidora al por mayor (medicamentos y jabonara) y menor.

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Cantidad 30 20 10 50

Descripcin Medicamento Genrico Jabn de Tocador Aceite Comestible Pinzas para ropa

Unidad caja x 100 caja x 24 caja x 24 gruesa

Unitario 25.000 43.200 96.000 36.000

Total 750.000 864.000 960.000 1.800.000

La Ca. C&C. emite el cheque # 40201 del Banco del Austro. J.A.L.S.A. Equinoccio # 235; Telefono 234-806 Quito- Ecuador R.U.C. 170147792700

FACTURA No. 010-01025 20 D 12 M 96 A

Cliente: DISTRIBUIDORA C&C CIA. LTDA Cdigo ;_0850-A Direccin: PEREZ GUERRERO # 150 ____R.U.C._1790593924001 Cdigo MG-10 JT-20P AC-16F PR-02A Descripcin Medicamento Genrico Jabn de Tocador Aceite Comestible Pinzas para ropa Unit. Cx100 Cx24 Cx24 Grue. Cant. 30 20 10 36 C/Unit 25.000 43.200 96.000 C.Total 750.000 864.000 960.000

36.000 1.800.000

Transferencias tarifa 10% 2.664.000 Transferencias tarifa 0% 1.710.000 I.V.A. 10% 266.400

Total de la Factura 4.640.400 FORMAS DE PAGO Vencimientos Cobros Cdigo 1.1.3.1.850 Valor 4.640.400

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Fecha 20-1296

Valor 4.640.000

Fecha

C. Egr.

Ch. #

Valor T. Dbitos 4.1.1.1.001 2.1.2.9.910 4.640.000 4.374.000 266.400 4.640.400

TOTAL

TOTAL

T. Crditos

Observaciones : La mercadera viaja por cuenta y riesgo del comprador Juan Rivas Elaborado Miguel Surez Revisado E.C. Contabilizado J.C. Inventario

Imprenta Nuevo Amanecer.- Patria # 1025, R.U.C. 1791346789001 Autorizacin #: 96-8010

La Ca C& C; elabora su Comprobante de Ingreso a Bodega, y aplicar la retencin en la fuente respectiva

DISTRIBUIDORA C& C Ca Ltda.

INGRESO DE BODEGA No. 010-01025 20 D 12 M 96 A

PROVEEDOR: J.A.L.S.A._________________________________ Cdigo ;_J-015 Factura #: 01025___ N.Pedido# 00890 N.Entrega # 01650 Cdigo 0915205 0713241 1012403 3813401 Descripcin Medicamento Genrico Jabn de Tocador Aceite Comestible Pinzas para ropa FORMAS DE PAGO Unit. Cx100 Cx24 Unid. Docen. Cant. 30 20 240 600 C/Unit 25.000 43.200 4.000 3.000 Cdigo C.Total 750.000 864.000 960.000 1.800.000 Valor

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Vencimientos Fecha 20-1296 Valor 4.640.000 Fecha

Cobros C. Egr. Ch. # Valor

1.1.4.1.001 1.1.3.9.110 T. Dbitos 2.1.2.1.015

4.374.000 266.400 4.640.400 4.640.400

TOTAL Observaciones : Jorge Cueva Elaborado Juan Campaa Revisado

TOTAL

T. Crditos

4.640.400

Rosa Salazar Contabilizado

R. Zurita Inventario

Nota : La Unidad de medida para cada empresa no coincide en todos los articulos, esto se debe a cada requerimiento propio. Similar ocurre con la codificacin de cada tem. DISTRIBUIDORA C& C Ca Ltda. Av. Psez Guerrero #150 y versalles; Telefono : 545-485 Fax: 235-150 R.U.C. 1790593924001 COMPROBANTE DE RETENCION EN LA FUENTE No. 010-01025 20 D 12 M 96 A

DATOS DEL CONTRIBUYENTE: Nombre o Razn Social: J.A.L.S.A. R.U.C./C.I. 1701477927001 CONCEPTO DE LA RETENCION : cancelacin de la Factura No. 010-01025 Bases de las Retenciones 4.374.000 % retnc. TOTAL S/. 43.740 1% Valor de las Retenciones 43.740

Son: Cuarenta y tres mil setecientos cuarenta---------------------------------sucres

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AGENTE DE RETENCION Rosa salazar FIRMA Y SELLO


SUREDITORES: Solanda Mzna B; casa # 15; Telefono: 550-599; R.U.C. 170313146400; Aut: 96-5402

La Ca. C&C; efectuar el pago y emitir su Comprobante de Egreso: DISTRIBUIDORA C&C Ca Ltda.

COMPROBANTE DE EGRESO No. xxx-xxxx 20 D 12 M 96 A

A favor de : ______J.A.L.S.A.________________________________________________ La cantidad de :_______CUARENTA MILLONES QUINIENTOS NOVENTA Y SEIS MIL SEISCIENTOS SESENTA________________________________________sucres Por Concepto:_CANCELACION FACTURA 010-01025(20-12-96)_____________ Cheque # Cdigo 2.12.1.015 1.1.1.5.001 2.1.2.9.901 Observaciones: Bolvar Altamirano Elaborado Ernesto Campaa Revisado Rosa Salazar Contabilizado J.A.L.S.A Recib Conforme C.I. /RUC 2.- La Ca. C&C, vende de contado, al por menor, lo siguiente, elaborar el comprobante respectivos. 40201 Cta. Cte. Descripcin Ctas./Dctos.x Pag.- Prov.JALSA Bancos -Austro Ctas./Dctos.x Pag.- ret. Fte 013556-8 Banco Dbitos 4.640.000 5.596.660 43.740 AUSTRO Crditos

Edicin: Abril/1996

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Cantidad 3 2

Descripcin Aceite comestible Pinzas de ropa

Unidad Unidad Docena

Unitario 5.000 4.500

Total 15.000 9.000

DISTRIBUIDORA C&C Ca Ltda.. Av. Prez guerrero # 150 y Versalles; Telfono : 545-485 Fax: 235-150 R.U.C. 1790593924001

NOTA DE VENTA No. 010-00586 22 D 12 M 96 A

Cliente: MARCELO GOMEZ "Consumidor Final" Cdigo 1012403 3813401 Descripcin Aceite Comestible Pinzas para ropa Unit. Unid. Doc. Cant. 3 2 C/Unit 5.000 4.500 C.Total 15.000 9.000 9.000 15.000 900 24.900 Son: VEINTICUATRO MIL NOVECIENTOS -----------SUCRES Total VENDEDOR Hugo Caicedo CLIENTE Gmez Marcelo

Transferencias tarifa 10% Transferencias tarifa 0% I.V.A. 10% Total de la Factura

SUREDITORES: Solanda Mzna B; casa # 15; Telefono: 550-599; R.U.C. 170313146400; Aut: 96-5402

3.- El cliente "Ca Ltda. De Comercio "cancela una deuda pendiente con la Compaa C&C por S/. 3.250.000; en efectivo S/. 250.000; segn cheque # 840231 del banco La Previsora S/. 2.000.000 y segn cheque # 453101 del Banco del Pichincha S/. 1.000.000; valores que son depositados en la cuenta corriente del banco del Austro.

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Elaborar el comprobante respectivo DISTRIBUIDORA C&C Ca Ltda.

INGRESO DE CAJA No.00756 26 D 12 M 96 A

Recibimos de : CIA. LTDA. DE COMERCIO________________ Cdigo: C-005 La cantidad de :_______TRES MILLONES DOCIENTOS CINCUENTA MIL ____________________________________________________________sucres Por Concepto:_ CANCELACION DEUDA PENDIENTE Efectivo Cheque # 8402331 453101 Cta. Cte Banco Valor 2.000.000 1.000.000 TOTAL Dep.# Cdigo 013101 Cuenta 13556- Banco 8 Austro Valor 3.250.000 Crditos 250.000

140321- LA PREVISORA 5 324548- PICHINCHA 0

Descripcin

Dbitos 3.250.000

1.1.1.5.001 Bancos -Austro 1.1.3.1.005 Ctas./Dctos.x Cob.- Clientes

3.250.00

Observaciones: Los cheques depositados no pertenecen a la Ca Ltada. De Comercio Bolvar Altamirano Elaborado Rosa Salazar Revisado Rosa Salazar Contabilizado Beln Campos Control bancos

4.- El Seor Altamirano, cajero de la Ca, C&C, maneja el fondo fijo de caja chica por S/. 300.000, efecta un pago al Sr. Cueva por S/. 300.000 por concepto de movilizacin, elaborar el comprobante respectivo.

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DISTRIBUIDORA C&C Ca Ltda.

VALE DE CAJA CHICA No.01050 20 D 12 M 96 A

A favor de : JORGE CUEVA_____________________________________ La cantidad de TREINTA MIL-----------------------------------------------------------sucres Por Concepto: PAGO POR MOVILIZACION Jorge Cuevas Recib Conforme C.I. # 171321012-2 Bolvar Altamirano Autorizado (Responsable Fondo)

5.- Se efecta la reposicin del fondo de caja chica, complementando con un Arqueo de Caja, en el que se encuentra la siguiente informacin .Elaborar el comprobante que corresponda COMPROBANTES Fecha 02- Dic 08- Dic 10 Dic 18 Dic 27 Dic 28 Dic 29 -Dic Vale # 01046 01047 01048 01049 01050 01051 01052 Concepto Peridicos Refrigerios Benficiario Sr.Luna Sra.Lomas Valor 25.000 45.000 28.000 22.000 30.000 0 EFECTIVO Denominacin S/. 0.000 S/. 0.000 S/. 5.000 S/. 1.000 Moneda 16.000 Q 2 4 5 9

Movilizacin Sr Cueva Correos Sr Cueva

Movilizacin Sr Cueva ANULADO Publicacin ANULADO

El Comercio 20.000

DISTRIBUIDORA C&C. Ltda.

RESUMEN DE CAJA CHICA No. 00250 29 12 96

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Responsable del Fondo_______BOLIVAR ALTAMIRANO______________________ Cargo::_____CAJERO____________________________ ._ 11 __:30_____ Valor del Fondo: S/.______________ s/. 300.000 Hora: mes Fecha: 02- Dic 08- Dic 10 Dic 18 Dic 27 Dic 28 Dic 29 -Dic # Cbte. Beneficiario Concepto Peridicos Refrigerios Movilizacin Correos Movilizacin ANULADO Publicacin Cdigo 4.3.1.1.920 4.3.1.1.130 4.3.1.1.120 4.3.1.2.210 4.3.1.1.120 ---4.3.2.9.921 DEBITOS 2 Valor 0 40.000 CREDITOS 40.000 25.000 9.000 16.000 RESUMEN Recibos 2 Efectivo 3 TOTAL 4 170.000 130.000 300.000 0 2.1.2.5.901 Valor 25.000 45.000 28.000 22.000 30.000 0 20.000 170.000 170.00

01046 Sr.Luna 01047 Sra.Lomas 01048 Sr Cueva 01049 Sr Cueva 01050 Sr Cueva 01051 ANULADO 01052 El Comercio

ARQUEO DE CAJA Denominacin Billetes de S/. Billetes de S/. 20.000 Billetes de S/.10.000 Billetes de S/.5.000 Billetes de S/.1.000 Moneda Fraccionaria TOTAL EFECTIVO 3 0 2 4 5 9 Cantidad

130.00 Diferencia 14

Asumo toda la responsabilidad por los valores declarados en la presente Reposicin de Fondos Bolvar Altamirano Responsable del Fondo Rosa Salazar Revisado Rosa Salazar Contabilizado

1. Considerando los datos del ejercicio #1 la Ca. C&C, efecta una devolucin de los siguinetes productos. Elaborar el comprobante que la Ca, JALSA,tendr que efectuar:

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Cantidad 4 5

Descripcin Medicamento genrico Jabn de tocador

Unidad Caja x 100 Caja x 24

Unitario 25.000 43.200

Total 100.000 216.000

J.A.L.S.A. Equinoccio # 235; Telfono 234-806 Quito-Ecuador R.U.C. 1701477927001 NOTA DE CREDITO No. 010-00083 28 D 12 M 96 A

Cliente: DISTRIBUIDORA C&C.LTDA. Direccin: PEREZ GUERRERO # 150 R.U.C.: 1790593924001" Estimado cliente, hemos procedido a ACREDITAR a su cuenta, los siguientes valores: Cdigo MG-10 JT-20P Descripcin Medicamento genrico Jabon de Tocador Unit. C* 100 C* 24 Cant. 4 5 C/Unit 25.000 43.200 C.Total 100.000 216.000

CONTABILIDAD

Transferencias tarifa 10% Transferencias tarifa 0%

100.000 216.000 21.600 337.600

Descripcin

Debe

Haber

I.V.A. 10% Total de la Factura

Son: Son trescientos Treinta mil Seiscientos ---------------------------------------------------sucres Observaciones: Mercaderas en mal estado Juan Rivas Elaborado Miguel Suarez Revisado E.C. Contabilizado J.C. Inventarios

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Imprenta Nuevo amanecer.- Patria R.U.C. 1791346789001 Autorizacin # 96-8010

2. La Ca. C&C Ltda. Efecta una adquisicin al Sr. Pedro Llumiquinga, portador de la cdula # 041523462-3, agricultor, los productos. El vendedor no entrega documentos alguno, en consecuencia, elaborar el comprobante que corresponda:

Cantidad 20 10

Descripcin Papa Chola Zanahoria

Unidad Quintal Quintal

Unitario 60.000 35.000

Total 1.200.000 350.000 250.000

50 Lea Atados 5.000 3. La Ca. Est en la obligacin de elaborar una Liquidacin de Compra DISTRIBUIDORA C&C Ca Ltda.. Av. Prez guerrero # 150 y Versalles; Telfono : 545-485 Fax: 235-150 R.U.C. 1790593924001

LIQUIDACION DE COMPRA No. 010-00102 30 D 12 M 96 A

Cliente: PEDRO LLUMIQUINGA Cdigo: 999 Direccin: CONOCOTO "Hda. El Girno R.U.C.: 041523462-3 Cdigo 99001 99005 99006 Descripcin Papa Chola Zanahoria Lea Unit. Quintal Quintal Atados Cant. 20 10 50 C/Unit C.Total

60.000 1.200.000 35.000 5.000 350.000 250.000 1.800.000 0 1.800.000 Total

Transferencias tarifa 0% I.V.A. 10%

Son: un Milln Ochocientos Mil------------------------------------------------------------sucres

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PEDRO ALTAMIRANO Firma del proveedor de bienes CEDULA # 041523462-3

Jorge Cueva ELABORADO

Juan Campaa REVISADO

SUREDITOS ; Solanda Mzna B, casa # 15 : Telfono: 550-559; RUC: 1703131464001:Aut: 96-5402

8.- El Licenciado ERNESTO CAMPAA, CONTADOR PUBLICO AUDITOR, ofrece sus servicios profesionales de manera independiente a varias instituciones. En el mes de Diciembre por sus servicios cobr S/. 2.000.000 a la Ca. VASERUM S.A. Elaborar el comprobante respectivo. Lcdo. ERNESTO CAMPAA CONTADOR PUBLICO AUDITOR Av. Gonzlez Surez # 1050 R.U.C. 170778245001

RECIBO POR HONORARIOS No. 010-00102 30 12 96

Cliente: Cliente: VASERUM S.A. Cdigo: Direccin: AV. REPUBLICA # 737 R.U.C.: 791346759001 Cdigo SERVICIOS DE ACTUALIZACION Descripcin ASESORIA CONTABLE Y 2.000.000 C.Total

DE REGISTROS CONTABLES POR EL MES DE DIC/96

Servicios gravados con tarifa 0% I.V.A. 0% Total

2.000.000 0 2.000.000

Son: Dos Millnes-------------------------------------------------------------------------------sucres

Grficas Garces: Equinoccio # 420 : Telfono: 550-559; Autorizacin : 94-4520; RUC: 1791324641001

Edicin: Abril/1996

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OBSERVACIONES QUE SE DEBEN CONSIDERAR AL ELABORAR LOS COMPROBANJTES CONTABLES DE USO INTERNO 1. Utilice un mismo esquema en el diseo de los comprobantes, as por ejemplo: aplique el mismo formato de la fecha, la orientacin del membrete, al lado derecho, izquierdo, centrado, etc. 2. Trate en lo posible de generar el registro contable en el mismo comprobante, si es del caso, esto facilitar el ingreso de la informacin a los sistemas computarizados. 3. Disee los casilleros en funcin a sus necesidades, con el objeto de que los mismos puedan ser siempre utilizados y que no queden en blanco. 4. Utilice formatos estndar, INEN A4, A5, A6, etc. en el diseo de cada comprobante. 5. Al elaborar los comprobantes, utilice los medios mecanogrficos o computarizados, para la escritura, a excepcin de los vales de caja chica. 6. Adjunte a los comprobantes, los documentos de soporte, es decir, aquellos que respaldan o justifican la transaccin. 7. Al enviar sus formatos a la Imprenta, procure establecer la necesidad de generar copias, de tal manera que las mismas puedan ser utilizadas. As por ejemplo:

Comprobante Factura, Nota de Venta

Original Cliente

Copia 1 Contabilidad Contabilidad

Copia 2

Copia 3

M. Finanzas Inventario M. Finanzas Inventario Archivo ----------------------------------------

Notas de Dbito/Crdito Cliente Ingresos Bodega Ingresos Caja

/Egresos Contabilidad Tesorera /Egresos

de Contabilidad Cliente/Proveed. Tesorera Contabilidad Custodio Contabilidad Custodio ---------------------

Resumen Caja Chica Vales de Caja Chica