1. Instalacion del Sistema C5 a. Directiva permanente logistica de comunicaciones.RESTRINGIDO MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES ‘TODOS PORUN a EJERCITO NACIONAL PAIS “ass DEPARTAMENTO DE COMUNICACIONES DIRECTIVA PERMANENTE No. COPIANo.__DE__COPIAS. COMANDO DEL EJERCITO BOGOTA D.C.. DE 2016 010 3% 038" ASUNTO: Logistica y Sostenimiento para el Sistema de Comando, Control, Comunicaciones, Computacién y Ciberdefensa (C5). PARA: INSPECTOR GENERAL DEL EJERCITO NACIONAL - COMANDANTE COMANDO DE TRANSFORMACION DEL EJERCITO DEL FUTURO - JEFES DE ESTADO MAYOR COMANDO EJERCITO - JEFES DE DEPARTAMENTO - COMANDANTES COMANDOS FUNCIONALES — DEPENDENCIAS ESTADO MAYOR - COMANDANTES UNIDADES OPERATIVAS MAYORES, MENORES - FUERZAS DE TAREA - UNIDADES TAGCTICAS — TROPAS EJERCITO. OBJETIVO Y ALCANCE El Departamento de Comunicaciones del Ejército Nacional a través de la Direccién de Planeacién y Politicas C5 emite las normas de caracter permanente que regulan el ciclo logistico en el subsistema de comunicaciones con el objetivo de garantizar la funcién de conduccién de la guerra basado en la filosofia del mando tipo misién definida en los Manuales de la Doctrina Damasco del Ejército Nacional A. Finalidad Elaborar y unificar procedimientos y procesos que regulen la adquisicion, abastecimientos, almacenamiento, _sistematizacién, —_ mantenimiento, sostenimiento, produccién, desarrollo de software, infraestructura, inventarios y manejo fiscal de caracter administrativo y logistico, para el manejo de los sistemas de Comando y Control, Comunicaciones Computacion, Ciberdefensa en toda la estructura organizacional del Ejército Nacional apoyando de esta forma la doctrina del mando tipo misién. Patria, Honor, Laltad Fe en ia causa en todas nuestras actuaciones” ca eo CO® No, Dal Conmutador: 4261450 Fax: MK.0838612/0631450 mos [Qe ww eiersto mica. Cadebe@ejorciio ml coRESTRINGIDO Pag. 2 00 126 CONTINUACION DiRECTIVA PERMANENTE Nd) 1_[ 1 2016 “LOGISTICA Y SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA DE COMANDO, CONTROL. COMUNICACIONES, COMPUTACION Y CIBERDEFENSA (C5)." Elaborar los procesos y procedimientos para la administracién de los inventarios de bienes y servicios del C5 en el Ejército Nacional. Verificar que a través del suministro de bienes y servicios de C5, se garantice el Comando y Control a los Comandantes en todo nivel del mando del Ejército Nacional. Implementar los procedimientos logisticos que permitan el adecuado recibo, entrega, altas, bajas, inventario, informaci6n, conservacién y estadistica de los bienes y servicios del C5, plataformas tecnoldgicas y sistemas de informacion de C5 a cargo de las Unidades Militares. Suministrar a las Unidades Militares de los bienes y servicios de C5, con la calidad, cantidad y tiempo requeridos conforme lo dispone la tabla de organizacién y equipo — TOE, vigente, con el fin de facilitar la gestion de la informacién y el cumplimiento de la misién asignada para cada una. Definir los documentos rectores como, fichas y/o especificaciones técnicas para la adquisicién de bienes y servicios de C5. B. Referencias 1. Constitucién Politica de Colombia de 1991. 2. Ley 527 de agosto 18 de 1999 “Por medio de la cual se define y regiamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electronico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacién y se dictan otras disposiciones" 3. Ley 603 de julio 27 de 2000 “Por la cual se modifica el articulo 47 de la Ley 222 de 195° 4. Ley 1476 de julio 19 de 2011 “Por la cual se expide el régimen de responsabilidad administrativa por pérdida o daiio de bienes de propiedad 0 al servicio del Ministerio de Defensa Nacional, sus entidades adscritas 0 vinculadas o la Fuerza Publica. 5. Resolucién 6302 de 2014 “Por la cual se adopta el manual de contratacién del ministerio de defensa Nacional y sus Unidades ejecutoras. 6. Régimen de contabilidad publica de la Contaduria General de la Nacién — Contaduria General de la Nacién. Patria, Honor, Lealtad FE neta abil 113 E&) Dnlsaunmi casonacaae > OCT 2016 eed ox.RESTRINGIDO Pag, 3de 126 CONTINUACION DIRECTIVA PERMANENTE NO)_4_/) J 2016 “LOGISTICA Y SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA DE COMANDO, CONTROL, COMUNICACIONES, COMPUTAGION Y CIBEADEFENSA (C5).” 7. Directiva Presidencial No. 01 de febrero 10 de 2016 “Plan de austeridad” 8. Documento CONPES No. 3522 de 2008. “Lineamientos generales para la implementacién de acuerdos de cooperacién industrial y social-Offset- relacionados con adquisiciones en materia de defensa en Colombia 9. Manual de Telecomunicaciones Conjuntas de las FFMM 3-40 10.Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo de Bienes del Ministerio de Defensa. 11.Manuales Fundamentales del Ejercito — Doctrina - MFE 1.0. 12.Catalogo Homologacién Equipos de Comunicaciones para las Fuerzas Militares 2012. C. Vigencia La presente directiva rige a partir de la fecha de su expedicién y deja sin vigencia la directiva permanente 00376 de 2009 “Directiva de Telematica” y la directiva transitoria 0138 de 2016 “Verificacién del procedimiento de contro! de inventarios y manejo de almacenes de telematica mediante la plataforma *SAP/SILOG" I INFORMACION A. Antecedentes El Departamento de Comunicaciones viene evolucionando constantemente desde el afio 2008, con la imperiosa necesidad de potenciar el desarrollo tecnolégico, considerado como el principal factor desequilibrante en funcién de la conduccién de la guerra para garantizar el ejercicio de autoridad y direccién del Comandante y por ende el cumplimiento de la misién, convirtiéndose en la principal funcién permitiendo articular y sincronizar a las demas funciones y de esta forma emplear con contundencia y exactitud las capacidades en su conjunto. Para tal efecto en el afio 2009 se fusionan la Direccién de Comunicaciones y la Direccién de Informatica, convirtiéndose y potencializandose en la Direccion de Telemdtica y la Direccin de Comunicaciones Operacionales, cambio realizado paralelamente con la transformacién del Ministerio de Comunicaciones al Ministerio de Tecnologias de la Informacién y las Comunicaciones (MINTIC). Patria, Hono, Leatad "Dios en todas nuestras actuaciones” Fe ena causa (C54 No.26.25 CAN. Piso 5 No. Del Conmutador: 4261450 Fax: MK.0638612/0631450, vivnu siento milea, Cade6 Beier mi.coRESTRINGIDO Pag. 4 de 126 ConTINUACION DinEcTIva PeRwANenTe nd) |_()_ 9 4_/2018 “LoaisTiCA Y SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA De COMANDO, CONTHON COMINIGACIONES, CONPUTAGION Y CIDERDEFENSA (C5) = En el periodo 2010 a 2015 con la creacién del Comité de Renovacién Estratégica e Innovacién del Ejercito (CRE-I), Comité Estratégico de Transformacion e Innovacion del Ejercito (CET!) y el Comité Estratégico del Disefio del Ejercito del Futuro (CEDEF), se determiné para este proceso de transtormacién el planeamiento y operacién por capacidades, fortaleciendo la estructura organizacional de las Comunicaciones Militares, proyectandola a realizar procesos de investigacién, desarrollo e innovacién para lograr una transicién exitosa a un ejército operacionalmente adaptable, capaz de conducir con éxito cualquier tipo de misién en cualquier momento y lugar, basdéndose en el comando y control como componente estructural fundamental del poder de combate, dentro del nuevo concepto operacional propuesto, las operaciones terrestres. Para el afio 2016, nace una nueva estructura organizacional en la cual se crea el Departamento de Comunicaciones del Ejército, orgénico de la Jefatura de Estado Mayor de Planeacién y Politicas, posicionandose como un subsistema del Ejército Nacional y es de esta forma que se plantean nuevos postulados y capacidades de comando y control, ajustados a los cambios conceptuales propuestos donde las tecnologias de la informacién y las comunicaciones, la defensa y proteccién electronica y la Ciberdefensa se sincronizan para fortalecer esta capacidad garantizando el Comando y Control, sostenimiento, fortalecimiento y empleo de los sistemas que integran el C5. B. Generalidades La “Directiva de Log(stica y Sostenimiento para el sistema de Comando, Control, Comunicaciones, Computacién y Ciberdefensa (C5)’, se publicara en la intranet y demas medios autorizados por la Institucién, lo facilitard la divulgacién y expansién para su conocimiento masivo y su retroalimentacién constructiva. Para tal efecto, el Departamento de Comunicaciones a través de la Direccién de Planeacién y Politicas C5 concentrard las observaciones, sugerencias y detalles complementarios que puedan surgir con el tiempo. Lo anterior, tiene como objetivo principal disponer —oportunamente los cambios correspondientes hasta lograr una referencia definitiva que aplique y que converja las diferentes capacidades que integran el C5. paras tr PE a dean lh 1113 Q@ vanisectomice Coaseneriomee. "27 OCT 2015 F peRESTRINGIDO Pag, 5 de 126 ‘CONTINUAGION DIRECTIVA PERMANENTE nd) 4_f)__ 4/2016 “LOGISTICA Y SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA DE COMANDO, CONTROL, COMUNICACIONES, COMPUTACION Y CIBERDEFENSA (C5).” EJECUCION A. Misién General El Ejército Nacional a través del Departamento de Comunicaciones CEDE6, ejecutard la implementacién de los procesos y procedimientos logisticos estipulados para el manejo los bienes y servicios de C5 en la presente Directiva. B. Misiones Particulares Ws Fe nia causa Inspeccién General del Ejército Nacional (CEIGE) a. Verificar el conocimiento y cumplimiento a las normas que se consignan en la presente Directiva en las visitas de inspeccién que se efecttien a las Unidades de la Fuerza. Direccién Financiera (DIFIN) a. Coordinar con el Subsistema de Comunicaciones y Ciberdefensa las actividades que deben realizar en materia presupuestal y financiera. b. Informar al Departamento de Comunicaciones a través de la Direccién de Planeacién y Politicas C5, toda solicitud de recursos requeridas por las Unidades Militares al apoyo presupuestal cuyo argumento sea adquirir, actualizar, mantener la infraestructura tecnolégica del C5. c. Validar las solicitudes de recursos presupuestales que generen las Unidades WMilitares previamente avaladas y autorizadas por el Departamento de Comunicaciones. d. Aprobar los rubros que solicitan los subsistemas que integran la Fuerza para la adquisicién de diferentes bienes y servicios de C5, con el fin de que se ejecuten los recursos de acuerdo las necesidades requeridas. Jefatura de Estado Mayor de Planeacién y Politicas (JEMPP) a. Supervigila el cumplimiento de la presente directiva Departamento de Planeacién (CEDES) a. Estudiar, analizar, recomendar y avalar el plan de compras que genere No. Del Conmutador: 4261450 Fax: MK.0638612/0631450, a vnmejercito mileo. Cede6@-ejerito mi.co bata, Honor, ead sen todas nuestras actuaciones” - ee LAGRESTRINGIDO Pag. 6 do 126 CONTINUACION DIRECTIVA PERMANENTE Nd) _‘{_[ | 2018 “LOGISTICA Y SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA DE COMANDO, CONTROL, CONUNICACIONES, COMPUTACION Y CIBERDEFENSA (C5)." el Departamento de Comunicaciones. Analizar los requerimientos de los subsistemas y centralizar los proyectos de tecnologia y demds componentes que conforman las plataformas tecnolégicas de la Fuerza, las cuales deberdn ser administradas por el subsistema de comunicaciones. . Actualizar el formato de fichas técnicas, para que en cada folio quede registrado el aval por cada uno de los funcionarios que conforman el comité de estructuracién de la ficha técnica. 5. Departamento De Comunicaciones (CEDE6) a Patria, Honor, Leatad "Dios en todas nuestras actuaciones” Feen|a causa vewsiercito.mi.ca, Cede6 @eercito nico No bal Gorter 4201850 Fax: Mk chosiytd 173 Supervigilar el cumplimiento de las normas administrativas emitidas por el Comando de la Fuerza. Presentar el plan anual de adquisiciones de! Subsistema de Comunicaciones. Participar en la elaboracién de los proyectos de presupuesto de la Fuerza y presentara las propuestas pertinentes. Emitir érdenes para el manejo administrativo de los bienes y servicios de C5 del Ejército en su almacenamiento — distribucién — altas — bajas — mantenimiento — recuperacién — movilizacién — inventarios o cargos de las Unidades. Controlar la inversién de fondos asignados en el presupuesto anual. Controlar el gasto de los dineros girados a las unidades para el mantenimiento de los bienes y servicios de C5. |. Realizar, a través la Direccién de Planeacién y Politicas C5 los planes de distribucién del material adquirido por el CENAC de Telematica, de acuerdo al plan de necesidades analizado para satisfacer las necesidades del subsistema de comunicaciones; mencionados planes de distribucién se publicaran en la intranet de acuerdo a los cronogramas establecidos por el Departamento de Comunicaciones y a la disponibilidad del material. Realizar seguimiento estricto a la distribucién y entrega oportuna de los bienes y servicios de C5 adquiridos a las diferentes Unidades. 2016RESTRINGIDO Pag, 7 de 128 Conmiuyacion ornecrva PenuanenTe nf) {_f)_ 2 1 12016 ~LoaisTiCa SOSTENWMIENTO PARA EL SISTEMA DE COMANDO, CONTROL, COMUNICACIONES, COMPUTACION Y CIBERDEFENSA (C5).” 8. i. Recepcionar los conceptos técnicos que emitan las Unidades Militares de los bienes y servicios de C5 suministrados, a fin de verificar el cumplimiento técnico del bien y/o servicio contratado. j. Realizar seguimiento mensual a los productos y/o servicios (baterias y mantenimiento entre otros) que realiza el Batallén de Mantenimiento de Comunicaciones. k. Realizar todas las coordinaciones necesarias para el sostenimiento, fortalecimiento, adquisicién y mantenimiento de los bienes y servicios de C5 con personal que lidere las diferentes Unidades que conforman el subsistema de comunicaciones. |. Estudiar, analizar y avalar la ficha técnica que emite el comité técnico estructurador para la adquisicién de bienes y servicios C5. El tiempo minimo para su aprobacién sera de 20 dias habiles. Jefatura de Estado Mayor Generador de Fuerza (JEMGF) Central Administrativa. y Contable de Telematica (CENAC) a. Cumplir estrictamente con el plan de adquisiciones establecido por el Departamento de Comunicaciones. b. Informar al Departamento de Comunicaciones la ejecucién presupuestal por trimestre. ¢. Coordinar con la dependencia competente la emision de la resolucién de nombramiento conformando los comités (técnico - econédmico — juridico) que integraran los diferentes procesos de contratacién, atendiendo a la recomendacion generada por el CEDE6. d. Contratar los bienes y servicios de C5 con las fichas técnicas avaladas previamente por e! Departamento de Comunicaciones. e. Informar al Departamento de Comunicaciones cualquier cambio que realicen en las fichas técnicas de los bienes y servicios de C5. Batallén de Abastecimientos (BAABS) a. Responder por el adecuado almacenamiento del material de bienes y servicios de C5. ae memes oii Ari ences ime Lr 7 — ow |Ricweee (Me? wenw.siercito.mil.co. Cade6 @ ejorcito.mil.co & J =.RESTRINGIDO Pag. 8 do 126 ConTINUACION oiREcTWva PerwaNenre nd) 1_()_3 4/2078 “LoalsTica Y SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA See Tr Ere a cok SoeRSeON b. Efectuar la recepcién del material de bienes y servicios de C5 adquirido de acuerdo a las especificaciones técnicas y contratos correspondientes del CENAC de Telematica en coordinacién con la Direccién de Planeacién y Politicas C5 del Departamento de Comunicaciones. c. Cumplir el cronograma estipulado por el Departamento de Comunicaciones para la entrega de los bienes y servicios de C5 a las Unidades. d. Verificar que las unidades que reclamen material cuenten con las normas y medidas de seguridad estipuladas por la fuerza necesarias para el traslado o transporte de los bienes y servicios de C5 asignados. e. Cumplir con cada una de las normas de almacenamiento de material estipuladas por la Fuerza. . Emitir Informe mensual del inventario que tiene en su almacén, lo cual debe guardar coherencia con el sistema de informacion logistico (SAP). g. Mantener un inventario de los elementos que reciba, como material sobrante 6 reintegros de acuerdo a los informativos administrativos de la Ley 1476 de 2011. 9. Jefatura de Estado Mayor de Operaciones (JEMOP) 10. Batallén de Mantenimiento de Comunicaciones del Ejército (BAMCE) a. Enviar las estadisticas mensuales de acuerdo a cantidad de equipos proyectados para su mantenimiento y/o reparacién a la Direccion de Planeacion y Politicas C5 del Departamento de Comunicaciones del Ejército. b. Cumplir con la normatividad de almacenamiento dispuesta por la Fuerza. c. Informar a través de documento a la Direccién de Planeacién y Politicas C5 del Departamento de Comunicaciones del Ejército, el mantenimiento realizado por el BAMCE y sus Centros de Mantenimiento Divisionarios, en donde se consigne el tipo de repuesto epemeonmel pg oxET AT 5 SG EX® No, Del Conmutador: 4261450 Fax: Ml muneonis camcoaeeiamar)) OCT 2018 oS xhRESTRINGIDO Pag, 9 de 126 ‘CONTINUACION DIRECTIVA PERMANENTE Nol) _() 2018 *LOGISTICA Y SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA DE COMANDO, CONTROL, COMUNICACIONES, COMPUTAGION Y CIBERDEFENSA (C5).” empleado, costos y demés variables que se integren en el mantenimiento al material de comunicaciones. Asi mismo, debe tener trazabilidad con la plataforma de informacién logistica (SAP). d. Cumplir con los planes de produccién mensual emitidos por el Departamento de Comunicaciones. e. Informar a través de documento a la Direccién de Planeacién y Politicas C5 del Departamento de Comunicaciones del Ejército, la estadistica de producci6n (baterias y ensamble de radios), en donde se consigne el tipo de insumo empleado, costos y demés variables que se integren en la produccién que desarrolle el BAMCE. Asi mismo debe tener trazabilidad con la plataforma de informacién logistica (SAP). f. Recibir el material que por deterioro reintegren las Unidades para recuperacién o baja y emite el concepto técnico sobre la accion conducente, concepto que debe avalar un inspector técnico que delegue la Unidad. g. Informar a la Direccién de Planeacién y Politicas C5 del Ejército sobre el material que reciba para recuperacién y que por su estado se considere que debe ser motivo de investigacién administrativa 11.Unidades Operativas Mayores y Menores, Fuerzas de Tarea, Unidades Tacticas y Tropas Ejército. a. Difundir y dar cumplimiento a la presente Directiva y emitiran las 6rdenes correspondientes a las Unidades subordinadas, para el manejo y administracién de los bienes y servicios de C5. b. Las Unidades Operativas Mayores deberdn concentrar y consolidar las necesidades que tengan sus unidades subalternas en materia de bienes y servicios de C5. c. Retroalimentar al Departamento de Comunicaciones la calidad de los bienes y servicios C5 suministrados. d. Informar cualquier movimiento administrativo que realicen con el material asignado, lo cual debe realizarse en el sistema de informacién logistica (SAP). Patria, Honor, Leatad “Dios en todas nuestras actuaciones” Seaton CAa® No. Del Conmutador: 4261450 Fax: MK.0638612/0631450, fesse wnvejereto miLeo. Cade6@ejereto,mi.coCONTINUACION DI RESTRINGIDO ae Pag. 10.40 126 RECTIVA PERMANENTE nd) _[ J 2016 “LOGISTICA Y SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA DE COMANDO, CONTROL, COMUNICACIONES, CONPUTACION Y CIBERDEFENSA (C5)." e. Inspeccionar a las unidades subalternas del cumplimiento las ordenes consignadas en la presente Directiva. {. Planear y supervisar las partidas fijas de sistemas (mantenimiento y fepuestos) a través de las Secciones de Comunicaciones de las unidades. C. Instrucciones Generales de Coordinacién ti Se deberd crear un comité asesor para analizar, proyectar y priorizar el plan de adquisiciones del subsistema de comunicaciones; mencionado comité estaré integrado por personal del subsistema de comunicaciones el cual generara documento por el cual justifique el plan de adquisiciones. (CEDE6 - CAOCC - CENAC - ESCOM). El Jefe del Departamento de Comunicaciones estara en la potestad de coger 0 no la recomendacién del comité asesor para generar el plan de adquisiciones que satisfaga la necesidad del subsistema de comunicaciones, el cual debera generar documento en donde justifique su decision. Ninguna Unidad puede adquirir por fondo interno, bienes y servicios de C5 sin haber sido previamente autorizada por la Direccién de Planeacin y Politicas C5 del Departamento de Comunicaciones del Ejército, con el fin de garantizar que los bienes y servicios de C5 mantengan los estandares de seguridad exigidos para la fuerza y asi evitar tréfico de material. El manejo administrative de los bienes y servicios de C5, es una responsabilidad de la Unidad a la cual se le ha asignado. La presente directiva contiene las normas de cardcter permanente que permiten unificar criterios y fijar pautas sobre el manejo administrative de los bienes y servicios de C5. Para facilitar Ja consulta del presente documento, se le incluyen los siguientes anexos: mi Anexo de adquisiciones Anexo de abastecimiento ‘Anexo de almacenamiento ‘Anexo de mantenimiento Anexo de inventarios y manejo fiscal pa9cp Honor, Lealtad “Dios en todas nuestras actuaciones” i en e 347173 Cy(&) Fe ena causa Ne, Corman EU Fox: ME OSETPOEPT ON — ‘wiv etereto mien,RESTRINGIDO Pag. 11 de 128, CONTINUACION DIRECTIVA PERMANENTE nd) +o / 2018 “LOGISTICA ¥ SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA, DE COMANDO, CONTROL, COMUNICACIONES, COMPUTACION Y CIBERDEFENSA (C5).” IV. Disposiciones administrativas A. Incluidas en los anexos a esta directiva. RODRIGUEZ jicaciones DISTRIBUCION: Se realiza por correo institucional a las unidades y dependencias concernientes en la tematica. Boveri ree ance c lat ®@ (Cr54 No.26-25 CAN. Pio 5 No, Del Conmutador: 4261450 Fax.: MK. 063861210631 450, vwunveierito miLeo. Cede6 @ajoritomi.co esRESTRINGIDO Pag. 12 do 126 CONTINUACION DIRECTIVA PERMANENTE nd) 4_() / 2018 “LOGISTICA Y SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA DE COMANDO, CONTROL, COMUNICACIONES, COMPUTACION V CIBERDEFENSA (C5)." “A. ANEXO DE ADQUISICIONES” 1. Generalidades El Departamento de Comunicaciones basado en el plan de adquisiciones autorizado por el Segundo Comandante de Ejército, analiza, estudia y proyecta las necesidades a suplir en el subsistema de comunicaciones. Para tal efecto, debe entenderse el término de adquisiciones como el proceso que conileva a satisfacer la necesidad de un drea determinada, en términos de sostenimiento y fortalecimiento de la infraestructura de C5. En consecuencia de lo anterior, el marco general que debe tenerse en cuenta es el siguiente: A. Las Unidades Operativas Mayores deben centralizar y presentar las necesidades de bienes y servicios C5 de sus unidades subalternas, de acuerdo al cronograma establecido por el Departamento de Comunicaciones. B. El Departamento de Comunicaciones debe consolidar, analizar, priorizar y proyectar las solicitudes de las Unidades. C. Planear las adquisiciones de acuerdo a TOE vigente y demds necesidades priorizadas en el subsistema de comunicaciones. D. Presentar el plan de adquisiciones al Departamento de Planeacién CEDES para que sea autorizado por el Segundo Comandante del Ejército. E. La Direccién Financiera DIFIN carga al CENAC de Telematica el presupuesto asignado al subsistema de comunicaciones. F. EICENAC de Telematica debe emitir resolucion de nombramiento de Gerente de Proyectos - supervisores — comités (Técnico - econémico — Juridico), de acuerdo a la propuesta realizada por el Departamento de Comunicaciones. G. Emir fichas técnicas de bienes y servicios de C5, avaladas por el comité técnico estructurador y Departamento de Comunicaciones. H. El CENAC de Telematica debe desarrollar la etapa precontractual y contractual dando cumplimiento estricto al plan de adquisiciones. |. Recepcién del material de acuerdo a lo establecido en la ficha técnica, registrando la entrada del material en el sistema de informacién logistica (SAP). Patria, Honor, Lealtad Fe Dios on fodas muestas actuaclones"B 347 TT ; ZX) Seas ow pees OO OCT INS No, Del Conmutador: 4261450 Fak: WK: =! aw.eercte milo. Codes @ eircom Sores‘CONTINUAGION DE COMANDO, RESTRINGIDO Pag, 13.do 128 \N DIRECTIVA PERMANENTE na FA dog 2018 LOaISTICA v SOSTENMIENTO PARA EL SISTEMA ‘CONTROL, COMUNICACIONES: COMPUTACION Y CIBERDEFENSA (C5)." J. Emisi6n del plan de suministro a las Unidades Militares. K. Evaluacién y seguimiento de los bienes y servicios de C5 contratados L. En consecuencia de lo anterior se define a continuacién los procedimientos que deben cumplirse para la adquisicién de bienes y servicios de C5. 1 Generacion de la necesidad a. La necesidad se genera basada en la informacién suministrada por las Unidades Operativas Mayores. b.El Departamento de Comunicaciones mediante la Direccién de Planeacion y Politicas C5 DIPOC, realiza la verificacién en el sistema de informacién logistica (SAP) del cumplimiento de las TOE vigentes de los bienes y servicios de C5 de cada una de las unidades. c. Se debe tener en cuenta bienes y servicios de C5 que cumplen ciclo de vida Util, material afectado por pérdida, destruccién o cambio de TOE. d. Debe realizar las calculadoras de sostenimiento — prondsticos de demandas y flujo de bienes para bienes y servicios de C5. e. Debe actualizar las fichas técnicas de acuerdo al aval del comité técnico estructurador y estudio de mercado de los bienes y servicios de C5. Generacién del anteproyecto de presupuesto a. El anteproyecto de presupuesto para la adquisicién de bienes y servicios de C5 y demés tecnologias de hardware, software, sistemas de informacion, infraestructura tecnolégica, es presentado ante el Comité de Adquisiciones de TIC; este se elabora basado en las recomendaciones resultantes y normas emitidas por el Departamento de Planeacién CEDES; las cuales pueden variar cada afio. b. El proceso para la elaboracién del anteproyecto de presupuesto se debe realizar entre los meses de noviembre y mayo para la siguiente vigencia. Generacién del anteproyecto a.En el mes de noviembre se debe entregar la primera propuesta al Departamento de Planeacin CEDES para generar la necesidad de presupuesto. Patria, Honor, Lealtad “Dios en todas nuestras actuaciones” Feonia causa 754 No.2625 No, Del Conmutador: 4261450 Fax: MK.0638612/0681450, (@ CAN. Piso 5 ineteRESTRINGIDO Pag, 14.d0 126 CCONTINUAGION DIRECTIVA PERMANENTE NOL) “ / 2018 “LOGISTICA Y SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA DE COMANDO, CONTROL, COMUNICACIONES, COMPUTAGION Y CIBERDEFENSA (C5)." b. Entre los meses de enero y mayo se debe realizar los ajustes correspondientes a techos (presupuesto maximo asignado para inversion por proyecto) estipulados por el Segundo Comandante del Ejército. c. Entre los meses de febrero y marzo se debe realizar la presentacién del anteproyecto al Segundo Comandante del Ejército Nacional. d. La Direccién de Planeacién y Politicas C5 Segin cronograma; debe realizar la solicitud de vigencias futuras en gastos generales e inversion a la Direccion Financiera (DIFIN). e. La Direccién de Planeacién y Politicas C5 en el mes de marzo debe realizar presentacién de los recursos solicitados por vigencias futuras de los proyectos de tecnologias de la informacion ante el Comité de Integracin de Tecnologias de la Informacién y las Comunicaciones (CITIC), previo aval del comité de adquisiciones de TIC del Ejército y la Jefatura de Comunicaciones y Tecnologias de la Informacién del Comando General de las Fuerzas Militares (JECTI). 1. La Direccién de Planeacién y Politicas C5 en el mes de mayo debe entregar el ultimo borrador del anteproyecto de presupuesto con los ajustes ordenados ante el Segundo Comandante del Ejército Nacional. g. La Direccién de Planeacién y Politicas C5 en el mes de mayo debe entregar al Departamento de Planeacién CEDES, el anteproyecto en formato. Word, Excel, Power Point y continuar con los ajustes y presentaciones a los diferentes niveles del mando. Comité funcional de inversién a.La Direcci6n de Planeacién y Politicas C5 mediante presentacién detallada ante el comité funcional de inversién del DNP (Departamento Nacional de Planeacién) debe sustentar en los meses de abril y mayo el presupuesto requerido para la adquisici6n de la vigencia. Plan anual de adquisiciones a. El Comité Asesor que planea el sostenimiento y mantenimiento del subsistema de comunicaciones debe generar documento por el cual justifique su recomendacién. Patri, Honor, Lesltad ae 208 yond 113 ro® :) No, Del Conmutador: 4261450 Fax: tk Foenia causa Cr 54 No26-25 sw ejercte.milco, Cade6 @ejercito ilico 22 OCT 2016 &RESTRINGIDO Pag, 15 de 126 ConmNUACION DiRECTIVA PeRMANENTE Ng) | 2018 “LOGISTICA ¥ SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA DE COMANDO, CONTROL, COMUNICACIONES, COMPUTACION Y CIBERDEFENSA (C5).” Patria, Honor, Lealtad “Dios en todas nuestras actuaciones” Feenia causa (Cr54 No.26-25 CAN. Piso 5 No. Dol Conmutador 4261450 Fax: MK 0636612/0631450 ww gjrcto mica. Code6 @eiorto.mi.co b. El Jefe del Departamento de Comunicaciones debe estudiar la recomendacién emitida por el comité asesor, emitiendo aprobacién o desaprobacién total o parcial de la recomendacién del plan anual de adquisiciones, el cual es el unico que presentard ante el Segundo Comandante del Ejército las necesidades del subsistema de comunicaciones. El plan anual de adquisiciones se elabora de acuerdo a la directiva y/o Circular que rija para la vigencia en la cual se va solicitar el presupuesto y de acuerdo a las politicas para la elaboracién del Plan Anual de Adquisiciones Integral (Decreto N° 1510 de 2013 Colombia Compra Eficiente). |. El proceso del Plan Anual de Adquisiciones se realiza desde el mes de junio hasta diciembre. . Se realiza la transformacion del anteproyecto a plan anual de adquisiciones con los ajustes correspondientes; se hace entrega de formatos Excel, Word y PowerPoint al Departamento de Planeacién CEDES . En el mes de julio se realiza presentacién de los recursos solicitados en el plan anual de adquisiciones, gastos generales e inversién en materia de tecnologias de la informacién ante el Comité Integrado de Tecnologias de la Informacién y las Comunicaciones CITIC, con el fin de integrar las tecnologias que se piensan adquirr. |. Entre los meses de agosto y octubre se realizan ajustes varios al presupuesto, segun requerimientos y observaciones del Comando Superior. . En el mes de septiembre son aprobadas las vigencias futuras por el Ministerio de Defensa Nacional. Se entrega solicitud para nombramiento de comités al CENAC de Telematica. En el mes de noviembre se realiza la presentacion del plan anual de adquisiciones ante el Segundo Comandante del Ejército Nacional. En el mes de diciembre se realiza Ultima presentacién del plan anual de adquisiciones ante Segundo Comandante del Ejército Nacional para su aprobacién final.RESTRINGIDO Pag, 16 de 126 CCONTINUAGION DIRECTIVA PERMANENTE NOM) 4_(__4_/2078~LOGISTICA Y SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA DE COMANDO, CONTROL, COMUNICACIONES, COMPUTACION Y CIBERDEFENSA (C5).” 6. Estandares y fichas técnicas a. El Departamento de Comunicaciones mediante la Direccién de Planeacion y Politicas C5 debe establecer estandares y validacién de las fichas técnicas de los bienes y servicios de C5 a adquirir por el Ejército Nacional, con el fin de no incurrir en violacién de las leyes y normas legales a nivel nacional e internacional. b. La Direccién de Planeacién y Politicas C5 debe prevenir la adquisicion descentralizada de productos que no cumplan con las necesidades y funcionalidad requerida, generando un gran costo de su sostenimiento y mantenimiento para el Ejército Nacional, incurriendo en compromisos contractuales que no tienen un planeamiento. c. La Unidad solicitante debe justificar la necesidad de los bienes y servicios de C5 que se quiere adquirr d. La Direccién de Planeacién y Politicas C5 debe actualizar y centralizar las fichas técnicas de acuerdo a formato estipulado por el Sistema Integrado de Gestion SIG. e. La Direccién de Planeacion y Politicas C5 debe revisar y avalar, todas las fichas técnicas de los bienes y/o servicios de C5 adquiridos por el Ejército Nacional. 7. Formato ficha técnica a. El formato de ficha técnica vigente se debe descargar en el siguiente link de intranet del Ejército Nacional _(http://intranet/contentifichas- 1%C3%A9cnicas-1) 8. Ley de presupuesto a. Una vez aprobado el presupuesto por el Congreso de la Reptiblica, el Presidente de la Republica sanciona la respectiva Ley y se emite el decreto de liquidacién del Presupuesto General de la Nacién, ambos antes que inicie la vigencia fiscal. b. Aprobado ya el Plan Anual de Adquisiciones, se realiza el borrador del Plan de Contratacién y se entrega a CENAC de Telematica. Patria, Honor, Lealtad Et mpage] 3 Qe ‘atmsroto mise CT TC OCT 08 aeRESTRINGIDO Pag. 17 do 125, CONTINUACION DIRECTIVA PERMANENTE No{) 4 _f]_9 4 /20T6--LOGISTICA Y SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA DE COMANDO, CONTROL, COMUNICACIONES, COMPUTAGION Y CIBERDEFENSA (C5) c. En el mes de enero se entrega el Plan de Contratacién original al CENAC de Telematica y se realiza la solicitud de nombramiento de los comités juridico y econédmico para los nuevos procesos. d. Para estos nuevos procesos el Departamento de Comunicaciones se encarga de nombrar el Comité Técnico 9. Proceso de contratacién a. Una vez cargada la apropiacién al Sistema de Informacién Financiero, el CENAC de Telematica solicita al Departamento de Comunicaciones que envie el plan de compras y plan de adquisicién correspondiente a los bienes 0 servicios autorizados para la adquisicién; revisa que el Plan de necesidades esté bien y en caso de requerirse modificaciones solicita los ajustes correspondientes. b. El area de Planes del CENAC de Telematica consolida los Planes de necesidades recibidos de acuerdo al rubro. c. Realiza el planeamiento contractual para proyectar el cronograma de contratacién y definir el momento de inicio del proceso. d.El CENAC de Telemdtica debe cumplir a cabalidad el plan de adquisiciones autorizado por el Departamento de Comunicaciones para la adquisicién de bienes y servicios de C5. e. El CENAC de Telematica debe realizar el proceso de contratacién con las fichas técnicas avaladas por el Departamento de Comunicaciones. Por lo anterior no se aceptan cambios de especificaciones técnicas sin aval del Departamento. 1. El CENAC de Telemdtica debe informar el avance de cumplimiento del plan de adquisiciones también debe justificar los tiempos del programa para el desarrollo de procesos de contratacién, lo anterior con el propdsito de evitar traumatismos para el cumplimiento del plan e suministro de material a las necesidades a las diferentes Unidades g. El CENAC de Telemattca solicita a Departamento de Comunicaciones los candidatos a Gerente de proyecto e integrantes de los Comités Técnicos y Supervisor para el proceso que se iniciara; con base en ésta informacion el Ordenador de! Gasto define los participantes en el proceso a través de un acto administrativo de nombramiento. No. Del Conmutador 4261450 Fax: MK.0638612/0631450 LH vomgierto mi.co, Code6 @ejerate,mi.co =CONTINUACION DIRECTIVA PERMANENTE NOL! _{ RESTRINGIDO _ Pag, 18 de 126 / 2678 “LOGISTICA Y SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA DE COMANDO, CONTROL, COMUNICACIONES, COMPUTACION ¥ CIBERDEFENSA (C5)." h. El CENAC de Telematica realiza los trémites de expedicién de certificados de disponibilidad presupuestal en el SIIF2, el cual respaldard el proceso contractual a nivel presupuestal. i. A través del Comité Técnico, el CEDE6 define internamente el objeto contractual y las condiciones especificas técnica. j. Con la informacion anterior, el CENAC de Telematica inicia el procedimiento de solicitud de cotizaciones a los proveedores incluidos en las bases de datos constituidas, k. De acuerdo con el objeto contractual, el CENAC de Telematica debe realizar la recopilacién de informacién de precios histéricos segun la base de datos. |. Una vez recibidas las cotizaciones por parte de los oferentes, se deben envian al Comité Técnico para darles el aval y entregarlas al Comité Econémico Estructurador para que realice el estudio de mercado. m.E! Comité Técnico Estructurador realiza el andlisis de valor objeto del contrato, con base en Ia informacién del estudio de mercado resultado del analisis de las cotizaciones, los precios histéricos y el andlisis del sector econdmico. n. Los Comités Técnico, Juridico y Econémico deben elaborar los estudios previos. y proyecto de pliego de condiciones, solicitud de oferta y/o invitacion a participar y se consolida el expediente del proceso. 0. El CENAC de Telematica debe citar con un dia de anticipacién, organizar y gestionar los medios tecnoldgicos para realizar las ponencias, en donde deben participar el Gerente del Proyecto, los Comités Estructuradores y Control Interno para aprobacién de estudios previos y proyecto de pliego, ylo solicitud de oferta y/o invitacién a participar dejando como evidencia Acta de la Ponencia. p. El CENAC de Telematica debe publicar en la pagina del SECOP, el aviso de convocatoria, estudios previos, proyectos de pliegos (licitacién publica, seleccién abreviada, concurso de méritos), y estudio previo e invitacion a participar y/o solicitud de oferta (Minima cuantia y contratacién directa). q.El CENAC de Telematica debe recibir por parte de los oferentes las observaciones al proyecto de pliego, las cuales se consolidan y deben Patria, Honor, Lealtad Rete Tory | fay ee cunmen [eA Lot 1a PN he Ws Dat Gorman 2450 ax acooeDpofyfo IN) 16 | € SiRESTRINGIDO Pig. 1940 128 CONTINUACION DIRECTIVA PERMANENTE Nd) 1_(]_2_4_/267B”™LoGisTICA Y SOSTENMIENTO PARA EL SISTEMA DE COMANDO, CONTROL. COMUNICACIONES, CONPUTAGION Y CIBERDEFENSA C5)" entregarse a los Comités Estructuradores, con un dia de anticipacién, para que sean respondidos mediante Formularios de Preguntas y Respuestas. 1. EI CENAC de Telematica debe citar con un dia de anticipacién, organizar y gestionar los medios tecnolégicos para realizar las ponencias, ante el Comité de Adquisiciones en donde deben participar el Gerente del Proyecto, los Comités Estructuradores y Control Interno para aprobacién de estudios previos y proyecto de pliego, y/o solicitud de oferta y/o invitacion a participar dejando como evidencia Acta de la Ponencia. s. En los procesos de modalidad de Seleccién Abreviada de menor cuantia, dentro de los 3 dias hdbiles contados a partir de la fecha de apertura del proceso, el CENAC de Telematica recibe de los interesados su manifestacion de interés a participar, las cuales se incluyen en el expediente del proceso. t. En caso de licitacién publica, se realiza audiencia de asignacién de riesgos y precisién del contenido — alcance del pliego de condiciones. u. Se reciben las observaciones a los pliegos de condiciones definitivos, solicitud de oferta, las cuales seran analizadas y respondidas por los Comités Estructuradores. v. Si hay lugar a modificar los pliegos de condiciones, solicitud de oferta y/o invitacion a participar, se hard a través de adendas expedidas y publicadas a més tardar el dia anterior al vencimiento del plazo y hora para presentar ofertas, excepto en la licitacién publica que se debe hacer 3 dias antes de la fecha y hora de la presentacién de la oferta. w. Se realiza la audiencia de cierre del proceso contractual en la fecha y hora indicada en el pliego de condiciones, invitacion a participar y/o solicitud de oferta y se elabora el acta correspondiente x. Las ofertas recibidas se reparten a los Comités Estructuradores para realizar la respectiva evaluacion de propuestas. y. Los resultados de la evaluacién y los requerimientos a efectuar a los oferentes se publican en la pagina del SECOP para todas las modalidades de seleccién, exceptuando la contratacién directa, en los téminos previstos. se=-. Coe No. Del Conmutador. 4251450 Fax.: MK.0638612/0631450 re swaweerete miLeo. Cede6 @alereto mi.coCONTINUACION DIRECTIVA PERMANENTE NOL) RESTRINGIDO ata Pg, 20 do 126 1 2018 “LOGISTICA Y SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA DE COMANDO, CONTROL, COMUNICACIONES, CONPUTAGIONY CIBERDEFENSA (Cs) Autentica: z aa. bb. ce. dd. ee. Las observaciones a los informes de evaluacién, respuestas o requerimientos allegados en el término de traslado serdn recibidos en el CENAC de Telematica y entregados al Comité Evaluador. Se realiza ponencia ante el Comité de Adquisiciones del CENAC de Telematica para dar a conocer las evaluaciones y respuestas otorgadas por la entidad a las observaciones recibidas, con el fin de presentar la recomendacién pertinente, respecto a la adjudicacién y/o declaratoria de desierta del proceso contractual. Se publica en la pagina del SECOP el acto de adjudicacién y/o declaratoria desierto y la respectiva oferta del adjudicatario. En la modalidad de seleccién de minima cuantia se realiza aceptacién de oferta De acuerdo con el cronograma del proceso contractual, se realiza el perfeccionamiento y cumplimiento de los requisites de ejecucién (aprobacién de péliza y registro presupuestal) del contrato. En la modalidad de seleccién de minima cuantia el contrato lo conforman el acto de aceptacion de oferta y la oferta, En el contrato y aceptacion de oferta sera designado el Supervisor contractual. Una vez iniciado la ejecucién del proceso, el Supervisor contractual realiza el seguimiento de todas las obligaciones de las partes que hayan sido pactadas en el contrato, cumpliendo con la normatividad y optimo desarrollo de los procesos contractuales, dar trémite a las solicitudes, comunicaciones y actos de impulso tendientes a hacer efectiva la ejecucién del contrato. De acuerdo con los tiempos establecidos contractualmente, se realizan las obligaciones y orden de pago de los compromisos adquiridos. Una vez recibido a satisfaccién el objeto contractual, se realiza la liquidacion del contrato identificandose el cumplimiento de las obligaciones reciprocas, 5 re GaTATG Asesora Judea ceoeS ji ® Hes. ti (i e® nuielercito,niLeo. Gede6 @eercfp ico,RESTRINGIDO Pag. 21 de 125, CONTINUACION DIRECTIVA PERMANENTE NOM) _()_2 4 2018 *LoaisTicA ¥ SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA DE COMANDO, CONTROL, COMUNICACIONES, COMPUTAGIONY CIBERDEFENSA (C5).” “B. ANEXO DE ABASTECIMIENTOS” La funcién logistica de! abastecimiento de los bienes y servicios de CS, tiene como finalidad proveer a las Unidades Militares de los elementos de comunicaciones y recursos informaticos (redes de datos, equipos de cémputo y sistemas de informacién, entre otros) necesarios en cantidad, calidad y tiempos requeridos, para con ello facilitar a todos los niveles del mando el mando tipo misién de las Operaciones Militares. Para tal efecto y teniendo en cuenta los cronogramas establecidos por el Comando Logistico, el Departamento de Comunicaciones debe alinear su plan de abastecimientos de bienes y servicios de C5, con el fin de no generar traumatismos o demoras en la entrega de bienes y servicios de C5 a las unidades que lo requieran. En consecuencia de Io anterior y para efectos de mayor claridad del presente apéndice, se explicardn los siguientes conceptos: |. Clasificacién de los bienes y servicios de 5. Para facilitar la distribuci6n de los Abastecimientos de los Activos Fijos, Control Administrativo, Bienes de Consumo e Intangibles, dichos bienes se clasificardn en los siguientes grupos: A. Activos fijos — equipos Corresponde al lapso de tiempo durante el cual se espera que un activo fijo pueda ser usado por la Unidad; cuando un bien de C5 se suministra con los. accesorios basicos para garantizar su correcto funcionamiento, B. Control administrative — accesorios Son aquellos bienes de C5 catalogados como de consumo que no se extinguen con el primer uso que se hace de ellos, deben ser devueltos. Comprende el suministro de elementos que forman parte de un equipo. C. Bienes de Consumo — Repuestos Se relacionan con el suministro de partes, piezas y accesorios para el mantenimiento de los bienes de C5, el cual se hace con base en el nivel autorizado. D. Bienes intangibles pte fea 2s een orraeeroee oo Gant (Cr 54 No.26-25 CAN. Piso 5 Pionero } No Del Conmador: 426480 Fax: MK 386120631450 aii. vomvejerito mice. Code6 @ojorcitoml.co weRESTRINGIDO ) . ag. 22 de 128 ConTINUAGION DiREcTIVA PERMANENTE NO)_1_() 3 4_/20%8 “LoaisTiCA Y SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA DE COMANDO, CONTROL, COMUNICACIONES, COMPUTACIONY CIBERDEFENSA (5) Son todos aquellos bienes de C5 que no tienen ninguna forma fisica, Las licencias, software, patentes, marcas y derechos, entre otros. ll. Prioridades de los suministros de bienes y servicios de C5 A. Normal Cuando el suministro de abastecimiento se cumple con base en el planeamiento desarrollado. B. Urgente Esta prioridad se determina en las rdenes de suministro, colocando un sello con la palabra URGENTE y se cumple en forma inmediata. En situaciones especiales la Orden de Suministro puede hacerse verbalmente, sin embargo cabe anotar que siempre debe recibirse el documento de solicitud donde se soporta la necesidad por quién emitié la orden y por quién autoriza el suministro del requerimiento por parte del Departamento, en un tiempo no mayor a 5 dias habiles. lll. Solicitudes de bienes y servicios de CS A. Todos los requerimientos de las Unidades Subordinadas, deben ser evaluados por la Unidad Superior y verificar las existencias reales en el Sistema de Informaci6n logistica (SAP), con el fin de solucionar y tramitar las necesidades de C5, con los recursos disponibles antes de ser asignados por el Comando del Ejército. B. Las solicitudes de bienes de C5, deben ser cuidadosamente planeadas, teniendo en cuenta las existencias reales mediante el Sistema de Informacién logistica (SAP), de acuerdo a la TOE vigente. ©. Con el propésito de que las Unidades dispongan de una guia para los requerimientos de bienes de C5, se relacionan a continuacién los equipos de comunicaciones de campafia con seguridad de voz y recursos informdticos previstos en la Fuerza para cada nivel de enlace: MATERIAL uipaD fetta cama RECURSO INFORMATICA Radios Digitales VHF dont ioe eilemed hal adios PRC VHF Honor, Lealtad : ee caged 3 eee Mme © wineiereto mica, Code6@elereto,ml. 63CONTINUACION DiReCTIVA PERMANENTE nol) {_()_2 RESTRINGIDO Pag. 23.de 126 4 1 2016 *LocisTica Y SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA DE COMANDO, CONTROL, COMUNICACIONES, COMPUTACIONY CIBERDEFENSA(CS)." a Radios Digitales VHF PELOTON-COMPANIA Radios PAC (HF) Campuiadores de eccrine Wo Radios PAC VHF) potaties COMPARIA-UINIDAD TACTICA Radios PAC (HF) Plataformas de Sistemas de Iefomacn, ‘Computadores do esrioo Radios VRC-HF) con ame iadaree poten ampliicador de potoncia Fed Lan (cableado estructurado, Radi VRC VHF) con e UNIDAD TACTICA-UNIDAD OPERATIVAMENOR | amplicaor de patnca | 2mUpo® actos ipo LAN Such, Rass Dgtales (VEE) | Spe elction_conecidad Recs Trunking (UHF) | SNUG, elcea _congcid Ipextal amare ‘Acceso a los Sistemas de informacion Comeutadores de ectioo Compueadores poratles Radios VCHF) con | impresoras amplcador de poten. | led Lan (cableado estado, Radios VRCAVHF) con | eaupos actos tpo LAN ~Sui pad, QRERATVA MENOR -UMDAD | rpiicagordepencia |. Rack, Sovor, si Radios Digitales (VHF) respaido de energie Radios Tsing (UHF) | conectidad aca a Teton Stet Operative tayon Atceao aoe Sistemas de Intrmscin Compatadoros de ecrioe Fae ie keilemaia | Computadores porates - ra Impresoras Radon VRC-VHF) con | od an (aloo estat, fe a equipos actives tipo LAN -Switch, Rados VAC-HF)con | out, Frewal = Serdor, Rack UNIDAD OPERATIVAMAYOR - EJERCITO. ampificador de potenca, Radios VAC-(VHF) con ampiicador de potencia Radios Digitales (VHF) Radios Trunking (UHF) “oletonia Satoltal Sistema de respaido de energia ‘léctrica, conectvidad hacia el carM) ‘Acceso @ los Sistemas de Informacion, | ‘COMANDO DEL EJERCITO adios VAC-(HF) con ampiticador de potencia adios VAC-(VHF) con ampiticador de potencia Radios VAC-(HF) con amplticador de potencia Radios VAC-(VHF) con ampiticador do potencia Radios Dgitales (VHF) adios Trunking (UHF) “olotonia Satoital “Computadres de esctorio ‘Computadores portailes Impresoras Red Lan (cableado estructurado, ‘equipos actives tipo LAN Switch. ‘Rack, sistoma de respaldo de ‘energia eldcica _conectivided hac la Unidad Operativa Mayor) ‘Acceso a los Sistemas de ‘Conectividad do rods ‘Conectividad Firewall Antivirus Comunicaciones _Unicadas (yno) ‘Arquitctura emprecarial Herramientas de dofensay proteccién Aplicaciones Patria, Honor, Lesltad “Dios en todas nuestras actuaciones” Feenia causa (Cr 54 No.26-25 CAN. Piso 5 No. Del Conmutador: 4261450 Fax: MK.0630612/0631450, vw eercito mil.co. Code @ejerteilcoRESTRINGIDO Pag, 24.40 126 CONTINUAGION DIRECTIVA PERMANENTE Nd) _1_[)_2_4 2016 “LOGISTICA Y SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA DE COMANDO, CONTROL, COMUNICACIONES, COMPUTACIONY CIBERDEFENSA (C5)-" IV. Patria, Honor, Lealtad “oi Fe cr No al Gonmutndor sue incorsooboertse Tf | Planes y suministros de Bienes y servicios de C5 ‘A. El Departamento de Comunicaciones, sélo suministra Activos Fijos, bienes intangibles, devolutivos, consumo y produccién, clasificados en material de comunicaciones de campajia, repuestos, baterias y accesorios; instalacién y renovacion de centrales telefonicas; instalacion y renovacion de cableado estructurado y eléctrico; recursos y servicios informaticos, entre otros, cabe anotar que mencionados planes se asignan a través de la plataforma SAP y podran ser consultados en la_ intranet en el siguiente link (http://intranev/content/planes-de-distribuci%C3%B3n). B. El Departamento de Comunicaciones no adquiere ni suministra, Electrodomésticos como equipos de sonido, televisores, video Beam, scanner, camaras de video, celulares, circuitos cerrados de television, dispositivos electrénicos, aires acondicionados, etc. Deben ser solicitados al Departamento de Logistica y/o gestionados por fondo intemo de la Unidad, asi mismo el mantenimiento de centrales y lineas telefonicas es responsabilidad de la unidad solicitante. C. Ninguna Unidad Militar puede adquirir por fondo interno, bienes y servicios de C5, sin haber informado y ser autorizado por al Departamento de Comunicaciones, con el fin de garantizar que las plataformas tecnolégicas mantengan los estandares de seguridad exigidos por la Fuerza y demés politicas del sector, asi mismo evitar tréfico y fuga de informacién de los bienes y servicios de C5. D. En el desarrollo de aplicaciones de software se debe contemplar, las politicas emitidas por el sector para el manejo de las bases de datos y su licenciamiento, las plataformas y el soporte que requiere las plataformas, los mecanismos de respaldo y el licenciamiento del lenguaje de desarrollo. E. Todo el licenciamiento de las aplicaciones desarrolladas 0 adquiridas para el Ejército deberan ser expedidas a nombre del Ministerio de Defensa — Ejército Nacional. El cédigo fuente, documentacién y productos afines deben registrarse como propiedad intelectual del Ministerio de Defensa — Ejército Nacional y manejadas con un nivel de clasificacién reservado, siempre y cuando sean para las aplicaciones desarrolladas 0 enviadas a desarrollar F. En la recepcién de aplicaciones de software se deberdn solicitar adicionalmente: capacitacion, los medios digitales, manual técnico y de usuario y los protocolos de aseguramiento en la implementacién de la aplicacion ‘en todas nuestras actuaciones” lacausa Moaosscanrsos |B SAT AT3RESTRINGIDO 9 4 Sie Pig. 25 co 108, CCONTINUACION DiRECTIVA PERMANENTE Nol) {_()_ 1/2078 *LoGisTICA y SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA Be COMANDO, CONTROL. COMUNICACIONES, COMPUTACIONY CBERDEFENSA C9)" V. Vi Asignacién de bienes y servicios de C5 A. Los abastecimientos de bienes de C5, se efectuan por intermedio de la Brigada de Apoyo Logistico (Batallon de Abastecimientos), basado en el plan de abastecimientos emitido por el Departamento de Comunicaciones por medio de la Direccién de Planeacién y Politicas C5, este debe estar ajustado con los lineamientos establecidos por el Departamento de Logistica. B. Los abastecimientos de bienes de C5, se hacen con cargo la unidad centralizadora correspondiente, Unidad que una vez haya recibido los bienes de C6, procede a dar cumplimiento a los planes y érdenes del Comando Superior, distribuyendo los bienes de C5 a sus Unidades. Toda asignacién del material debe realizarse y tramitarse en el sistema de informacién Logistica (SAP) C. Las Unidades Militares ejercen permanentemente control sobre el manejo, mantenimiento, movimientos (altas y bajas) de los bienes de C5. Informacion que debe evidenciarse y consultarse en linea a través del Sistema de Informacién (SAP). D. En las reuniones administrativas en todo nivel se debe tener en cuenta la situacién actual y evolucién en la gestin en la legalizacién del software de su Unidad y Unidades subordinadas. Transporte de bienes de C5 A. Los bienes de C5, para uso de las Fuerzas Militares, estan considerados como material reservado, por consiguiente los procedimientos para el transporte y seguridad en general, son similares al material de guerra. B. Para entrega de los abastecimientos de bienes de C5, el transporte lo hace las unidades centralizadoras, con los medios organics 0 contratados segun el caso. C. Las solicitudes de transporte especial, estén sujetas a la aprobacién del Comando Logistico por intermedio del Departamento de Logistica, de acuerdo a las normas y politicas establecidas. D. El transporte de los bienes adquiridos por el CENAC de Telematica, debe cumplir con las normas establecidas en la doctrina (normas de seguridad — escolta — entre otros) utilizando el parque automotor de las Unidades Patria, Honor, Lealtad "Blt onto hres aetuactones™ fe rooniteses CrStNozbS8 CAN Pos (0 Ba) Seton ates ax: conabi20cneso one wuweiercite,mi.co. Cede @eieraite.mi.coRESTRINGIDO Pg. 26.40 128 CONTINUAGION OIRECTIVA PERMANENTE nol) 1_(]_2 4) 2016 -LOGIsTICA Y SOSTENMIENTO PARA EL SISTEMA DE COMANDO, CONTROL, COMUNIGACIONES, COMPUTACION Y CIBERDEFENSA (C5)." Centralizadoras 0 a quién designe; no obstante, se recalca que es la Unidad a quien se le asigna el material, quién debe responder por el cuidado de! material durante su recorrido y funcionamjepi Autentica: Pavia, Honor Lead ‘Dio on odes ness actuaions" Cr58No2625 CAN. Pso5 | No. Dal Gonmutado 4201480 Fax mK omeorzahogey 17 3 | cae 220126RESTRINGIDO Pag, 27 de 126 CCoNTINUAGION oREcTIVA PERMANENTE no() 1_()_2.41 2016 -LoGiSTICA Y SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA BF CoMANDO, CONTROL, COMUNIGACIONES, COMPUTAGIONYY CRERDEFENSA (2) “C. ANEXO DE ALMACENAMIENTO” EI manejo de los almacenes de Telematica se debe regir por las normas establecidas en el Manual de procedimientos administrativos y Financieros para el manejo de Bienes del MDN 2012. En el presente apéndice se imparten érdenes complementarias de caracter permanente para el proceso logistico de almacenamiento, manejo de activos fijos y materiales de comunicaciones e informatica, |. Area de almacenamiento El 4rea destinada para el almacén de Comunicaciones C5 debe estar separada de los sitios ocupados por las otras dependencias. Para la ubicacién y acondicionamiento debe considerarse factores como: ‘A. Elegir construcciones con sistemas contra incendios, con piso en concreto 0 baldosin, de tal suerte que facilite la acci6n de los bomberos. B. Ventilacién suficiente para librarse del polvo y vapores solventes nocivos, como también facilidades de acceso. C. Espacios y distribucién adecuada para la colocacién de los equipos contra incendio y extintores de mano. D. Las instalaciones de tomacorriente y enchufes, al igual que la iluminacién deben ser apropiadas, de tal manera que faciliten la manipulacién de equipos eléctricos. E. El equipo para las operaciones de conservacién y manipulacién de bienes en los almacenes, debe estar de acuerdo con la cantidad y tipo de bienes que lo necesiten. F. Seleccion de un espacio de materiales que necesiten cuidados especiales. Patria, Honor, Lealtad “Dios en todas nuestras actuacionos” Feon|a causa (Cr54 No26-25 CAN. Pio 5 No. Del Conmutador: 4251450 Fax: MK.063861210631450, winwejereto miLen. Cede6@olertol.coRESTRINGIDO fa tice Pg 28.0126 CONTINUACION DIRECTWVA PERMANENTE NOL) {_{) 7/2016 “LoGisTICA Y SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA DE COMANDO, CONTROL, COMUNICACIONES, COMPUTAGION ¥ CIBERDEFENSA (C3)" Ejemplos: |S Sioa |_& Empleo Sistema SAP ~ SILOG (W.M). Principlos (is Cortese abmneanitns 0] No, Del Conrnutador: 4261450 Fax: MK: wiv eircito niLco eae ne | Caw boldils coeRESTRINGIDO Pig. 29.60 128 CONTINUAGION DIRECTIVA PERMANENTE Nl) {_() 1 1 2018 “LOGISTICA Y SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA DE COMANDO, CONTROL, COMUNICACIONES, COMPUTACION Y CIBERDEFENSA C5)” Almacenamiento de bienes de C5 El almacenamiento, manejo y distribucién de los bienes en el almacén, al igual que la aplicacién de las normas de seguridad para su conservacién, es responsabilidad del almacenista. Para el almacenamiento de bienes el almacenista debe considerar los siguientes aspectos; siendo éste responsable de su correcta aplicacién, asi: A. Brindar proteccién contra efectos deteriorantes de tiempo, calor, luz, humedad, insectos y roedores. B. Distribuir adecuada y suficientemente el espacio en los estantes, piso, estiba, isla y/o sitio de almacenamiento, teniendo en cuenta que no se deben almacenar en el mismo estante materiales y/o bienes de clases diferentes que puedan causarse dafio; no quiere decir ello que no se pueda almacenar diferente clase de bienes dentro de un mismo almacén o area, lo que se debe tener claro es que unos no ocasionen dafio o deterioro a los otros; por lo tanto debe haber una adecuada clasificacién que determine su ubicacién. C. Espacio suficiente y adecuado en los estantes, piso, estiba, isla, bahia y sitios para colocar toda clase de material. D. La ubicacién de los bienes debe permitir la toma fisica de bienes sin dificultad y facilitar sus movimientos e inspeccién, teniendo en cuenta la rotacién de los bienes. E. El retiro de bienes de los estantes para entrega, debe llevarse a cabo con un minimo de manipulacién. F. Reducir al minimo el desperdicio del espacio, brindando un almacenamiento eficiente y econémico. G. La colocacién de material no debe interferir con el sistema de extincién de incendios, ni con el libre transito por corredores internos y puertas. H. No debe apilarse el material en cajas, sino hasta un maximo de carga permitido a fin de evitar el dafio de los que se hallan como base del arrume, y sobre piso (debe usarse avisos que indiquen el peso permitido) |. Cada clase de bienes debe estar identificada con su respectiva tarjeta de identificacion, la cual debe contener como minimo la siguiente informacion 1. Nombre del bien 2. Codificacién grupo de bien Patria, Honor, Lealtad “Dios en todas nuestras actuaciones” Feenia causa 'No, Del Conmutador: 4261450 Fax: MK.0638612/0631450, plea ey ew elercto mica. Cede6 @ ejerio mil co— Pg. 30 de 125 ‘CONTINUACION DIRECTIVA PERMANENTE NO! {_() | 2018 “LOGISTICA Y SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA DE COMANDO, CONTROL, COMUNICACIONES, COMPUTAGIONY CIBERDEFENSA (C5).” 3. Unidad de medida (caja, paquete, kilo, etc.) 4. Cantidad 5. Ubicaci6n en el almacén 6. Cantidad maxima, minima y de urgencia establecida (stock) J. Materiales voluminosos y pesados deben colocarse sobre estibas, facilitando asi su manejo con montacargas. K. Los materiales almacenados al descubierto deben colocarse cuidadosamente sobre estibas, como si estuviesen bajo techo, respetando su altura y carga maxima permitida para su bodegaje. L. Los equipos retirados del servicio por inservibles, irreparables u obsoletos, deberén ser ubicados por separado en el almacén al cual pertenecen, identificandolos como obsoletos y efectuar las gestiones necesarias para realizar el proceso de baja. = No deben almacenarse por largos periodos de tiempo bienes inservibles, que por su desgaste, deterioro u obsolescencia no sirvan para el servicio al cual fueron asignados y que tampoco son susceptibles de readaptacién o reparacion. Debe almacenarse estrictamente lo necesario. N. Los bienes devolutivos deben permanecer el menor tiempo posible almacenados, en caso de persistir esta situacién, se debe realizar las gestiones del caso para su puesta al servicio 0 traslado a otra Unidad, de tal forma que se evite su deterioro u obsolescencia. Organizacién de estantes Corresponde al almacenista identificar los estantes mediante un sistema de ubicacién demarcada alfanuméricamente, con el fin de dar una rapida localizacién al bien requerido, la cual debe estar registrada en la tarjeta de identificacin y el ‘sistema de informacién automatizado para el manejo de bienes de uso obligatorio SAP-SILOG. A. Los estantes deben colocarse minimo a un metro de las paredes y entre ellos, con el fin de brindar una completa utilizacién de los mismos, permitiendo una rapida y facil toma fisica de bienes. B. La distancia entre estantes colocados de frente debe tener el espacio adecuado. Teniendo en cuenta los medios de manipulacién, con el fin de ofrecer suficiente espacio para el transito entre ellos. Petra, Honor, Leattad “Dios en todas nuestras actuactéries” Ae Feen ia cousa (G54 No.26-25 CAN. Piso 5 No, Del ormador 4261480 Fay close Te | [ene hi S) onRESTRINGIDO Pag. 81 de 128 CONTINUACION DIRECTIVA PERMANENTE Nol) 1_(]_9 1/2096 *LoGisTICA Y SOSTENMIENTO PARA EL SISTEMA DE COMANDO, CONTROL, COMUNICACIONES, COMPUTAGION Y CIBERDEFENSA (5) C. Los estantes de madera requieren minimo de dos inspecciones anuales para verificar su estado de conservacién y dafios causados por plagas de la madera. Se practicara minimo dos veces al afio, mantenimiento preventivo, basado en furnigacién o inmunizacién de los mismos. D. En los almacenes ubicados en mezanines deben usarse estantes livianos para el almacenaje de materiales o bienes de la misma condici6n, a fin de evitar el sobrepeso y consecuentes dajios en material y vidas humanas. E. Los pasillos ubicados debajo de los mezanines y formados entre estantes deben estar iluminados y debidamente identificados, facilitando la recepcién y despacho de los materiales. Ejemplos: EJEMPLO MAPA GENERAL DEL ALMACEN. Almacenamiento 10 tse | ss [omar Patria, Honor, Lealtad “Dios en fodes nuestras actuaciones” Fen ia causa (Cr54 No.26-25 CAN. Piso 5 No. Del Conmutador: 4261450 Fax-: MK.0638612/0631450 wnmwgireto mice, Cede6 @eierato,mi.coRESTRINGIDO Pg, 32.00 126 CONTINUACION DIRECTIVA PERMANENTE NO)_‘1_[]_7_4_/2076”™LOGISTICA Y SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA DE COMANDO, CONTROL. COMUNICACIONES, CONPUTAGION Y CIBERDEFENSA (C5) " ‘TARJETA DE IDENTIFICACION ‘Almacenamiento DECOLUMNAS 12 a ae + « LT : sana] Perfil del almacenista Las autoridades administrativas deben procurar que en los perfiles para el desempefio como almacenista, auxiliar de almacén y responsable de los bienes en servicio, se consideren por lo menos las siguientes condiciones: A. Almacenista de Comunicaciones C5 Para ejercer el cargo como Almacenista de los bienes y servicios de C5 en una Unidad, se debe tener en cuenta los siguientes perfiles ocupacionales: Educacién Tecnolégica / Logistica y Abastecimientos / Ciencias Econémicas. Ser de la Especialidad de comunicaciones. Tener por lo menos tres (3) afios de experiencia relacionada. Conocimiento en el manejo de gestién y administracién de bienes. Conocimiento en el manejo de modelos de inventarios e indicadores de gestion Conocimiento de los procesos logisticos (Abastecimientos, Mantenimiento) y su interaccién con los procesos financieros. Conocimiento de las normas de la responsabilidad fiscal y del estado. Conocimientos basicos en informatica (Word, Excel, PowerPoint). geen 2 @xN atria, Honor, Lealtad i ‘on todas nuestras actuaciones” a causa ] ‘No. Del Gonmutador: 4261450 Fax: mmsiacinmlsn Catceagetnmie 2 (CT 90 9e nares Cis eee ANE Rodded 1-9. co®RESTRINGIDO Pag, 83 de 128 CONTINUACION DiRECTIA PERMANENTE Nd) ()_.4_726TE~LOGISTICA Y SOSTENMIENTO FARA El SISTEMA Be COMANDO. CONTHOL COMUNIGACIONES, CONPUTACION Y CIBERDEFENSA 3) B. Auxiliar del Almacén Para ejercer el cargo como Auxiliar del almacén de los bienes y servicios de C5 en una Unidad, se debe tener en cuenta los siguientes perfiles ocupacionales: Educacién Técnico / Logistica y Abastecimientos / Ciencias Econémicas. Ser de la Especialidad de comunicaciones. Tener por lo menos seis (8) meses de experiencia relacionada. Conocimiento en el manejo de gestién y administracién de bienes. Conocimiento en el manejo de modelos de inventarios e indicadores de gestion. Conocimiento de los procesos logisticos (abastecimientos, mantenimiento) y su interaccién con los procesos financieros. 7. Conocimiento de las normas de la responsabilidad fiscal y del estado. 8. Conocimientos basicos en informatica (Word, Excel, PowerPoint). V. Funciones generales del almacenista Tae 2 Las autoridades administrativas deben procurar que en las funciones de los almacenistas se consideren por lo menos las siguientes: ‘A. Responder por los bienes del almacén B. Verificar y recibir los bienes que entrega el proveedor, los cuales deben ajustarse a la cantidad, calidad, marca y unidad de medida que estipule el contrato, para lo cual debe haber recibido con anterioridad la copia del contrato, constatando el estado fisico de los elementos. Este item hace referencia a los activos informaticos adquiridos por medio de recursos de convenios, recursos propios, ley 418, partidas fijas de repuestos y accesorios para equipos de cémputo e insumos adquiridos por concepto de la partida de mantenimiento para equipos de cémputo, y demas entradas de elementos al almacén de los bienes y servicios de C5 por cualquier otra modalidad de adquisicién (contrato, convenio, donacién, recursos propios etc.). C. El almacenista de los bienes y servicios de C5 bajo ninguna circunstancia debe efectuar la entrada contable a elementos sin su respectiva verificacién e inspeccién fisica los cuales deben cumplir con las especificaciones técnicas y cantidades estipuladas en el contrato. Este procedimiento administrativo debe comprometer al supervisor del contrato quien debe aportar los documentos soportes como son: acta de recibo a satisfacci6n y factura correspondiente a los. bienes por dar de alta en el almacén de los bienes y servicios de C5. ara, Honor, ena "Bios a take moose stsctonee” CAE foro womoea F CrStnez628 OAN Pos fA t%00 Gernaaer aso Fax mk os008120601480 om uslacntan oaeeenertomtceRESTRINGIDO Pag, 94 do 126 ‘CONTINUAGION DIRECTIVA PERMANENTE Nd)_1_(|_24_7/ 2076 “LOGISTICA Y SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA DE COMANDO, CONTROL. COMUNICACIONES, COMPUTACION V CIBERDEFENSA (03) D. En la recepcién de los bienes objeto del contrato deben participar el comité técnico evaluador y el almacenista de telemética quienes deben avalar el cumplimiento de los compromisos pactados en el contrato. E. Verificar que los bienes recibidos por traslado, correspondan con la salida de almacén y soporte correspondiente de quien entrega. F. Responder por la conservacién y seguridad del material que se encuentre en depésito. G. Velar por la correcta organizacién y clasificacién de los bienes en el almacén, de tal forma que permita y facilite la movilizacién de los mismos. La ubicacién fisica debe coincidir con lo especificado en sistema de informacién automatizado para el manejo de bienes. H. Revisar bimensualmente que los equipos de seguridad (incendio, amarres de estantes, estibas, etc.) se mantengan en condiciones optimas y su ubicacion permita la utiizacién inmediata. |. Reportar al Jefe inmediato, las novedades referentes a pérdidas, faltantes, sobrantes, robo o hurto. J. Reportar al Jefe inmediato, en forma periédica los reintegros de bienes y el estado en que fueron devueltos al almacén. K. Llevar correctamente el archivo de correspondencia y documentos soporte del movimiento de la dependencia. L. Realizar trimestralmente el conteo fisico de los bienes en bodega, elaborando el informe respectivo. M. Efectuar las entregas y cambios de material, cumpliendo con las normas establecidas. N. Elaborar y firmar los comprobantes de entrada, salida y actas sobre el movimiento de los bienes. O. Elaborar y rendir el Estado Diario de almacén, de acuerdo con los formatos establecidos. P. Elaborar y rendir el Estado de almacén consolidado del mes, de acuerdo con los formatos establecidos. Patio, Honor, Leated Feonincauna rn sousionee] Wis etapa 420145 ax: ico 113 wrest mice Codes Serco moo a Pi der T 2016RESTRINGIDO Pag, 95 de 126 CONTINUAGION DIRECTIVA PERMANENTE Nd) 9. 4_/ 2016 *LOGISTICA Y SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA DE COMANDO, CONTROL, COMUNICACIONES, COMPUTAGION Y CIBERDEFENSA (C5).” Q. Llevar el control de los bienes que estan en el almacén y en servicio, mediante el sistema de informacién automatizado para el manejo de bienes SAP-SILOG. R. Elaborar pruebas selectivas de los bienes en bodega con una frecuencia de quince (15) dias maximo, dejando constancia por medio de un acta, donde se especificardn las diferencias encontradas. S. Llevar el control y hacer seguimiento de los bienes envidados hasta el recibo del almacenista de la unidad receptora. T. Verificar permanentemente los bienes registrados en la cuenta 1637XXXX Propiedades, planta y equipo no explotados, con el fin de recomendar la baja de los bienes que se consideren inservibles, reasignarlos al servicio o trasladarlos a otra Unidad, de tal forma que se evite su deterioro u obsolescencia. U. Evaluar los bienes obsoletos 0 inservibles que no son de caracter reservado para tramitar la baja administrativa con el fin de depurar los cargos. V. Establecer la periodicidad para dar de baja los bienes inservibles de la Unidad. W. Realizar inspeccién de los bienes a dar de baja X. El almacenista debe recibir, almacenar, clasificar, distribuir y realizar las demas actividades propias de sus funciones, de acuerdo con los bienes correspondientes a la especialidad de telematica. El almacenista en ninguna circunstancia podré entregar bienes de! almacén mediante autorizaciones verbales o vales provisionales, aun cuando éstos se cambien posteriormente por la salida de almacén. Igualmente, el almacenista no podra hacer firmar la salida de almacén por el destinatario, mientras no entregue los bienes. El almacenista no puede variar el destinatario ni el lugar de destino en la salida de almacén, ni cambiar 0 reemplazar bienes por otfos, aunque sean similares o tengan el mismo valor. VI. Relevo de almacenistas Existen varios motivos para efectuar la entrega de un almacén, como son: A. Relevo normal del almacenista Cuando se requiere relevar el almacenista de telemdtica se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Patria, Honor, Lealtad “Dios en todas nuestras actuacionos” an Feonia causa d (Cr 54 No.2525 CAN. Piso 5 i y No, Del Conmiador: 4261450 Fax: MK CESEE1 20881460 worm ejreto miLeo. Code6 @ eercitollco peesRESTRINGIDO Pag. 36 de 126 CONTINUACION DIRECTIVA PERMANENTE Né)_1_( 12016 “LOGISTICA Y SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA BE COMANDO, CONTROL, COMUNICACIONES, COMPUTACIONY CIBERDEFENSA (3) 1. Que exista un acto administrativo (resolucién) o se legalice por la Orden del dia el nombramiento del nuevo almacenista el cual debe cumplir con los requisitos y perfil para ejercer el cargo. 2. Que se haya constituido la poliza de seguro que ampare el manejo del almacén. 3. Que se haya informado con acto administrativo a las personas que intervendran en la entrega, el dia y la hora del inicio de la diligencia. 4. Nombrar interventor mediante acto administrative para que dé cuenta y razén de la entrega. 5. Capacitar al almacenista entrante en el sistema de informacién para el manejo de bienes SAP-SILOG, ya sea por parte del almacenista saliente 0 por un ente externo (SILOG), tener en cuenta la circular No. 0706 MDVEPGSL enviada por la coordinacién del grupo SILOG MDN. 6. Ordenar para la entrega del almacén la presencia de las siguientes personas: a. Almacenista entrante b. Almacenista saliente c. Jefe del Area a la cual pertenece el almacén (Ejecutivo, 4) d. Interventor 7. No se podra abrir el almacén hasta que todos los funcionarios anteriormente nombrados se encuentren presentes. 8. El almacenista saliente respondera unicamente por los bienes que se encuentran en el almacén como de aquellos que le hayan sido entregados para el desarrollo de su trabajo, como son: escritorio, calculadora, silla, etc. 9. Una vez se abra el almacén se iniciaré el conteo de los bienes que se encuentran en el almacén. 10.En los formatos disefiados Unicamente para la toma fisica, se relacionaran los diferentes bienes, se registraran sus caracteristicas como: marca, peso, modelo, cantidad, valor unitario, valor total y estado de conservacién. 11.Los bienes inventariados deben corresponder exactamente a los registrados en el sistema de informacién logistico SAP-SILOG, por tanto se verificaré Patria, Honor, Lealtad Ca a nt fe Enea wees | 73, | Ee No. Del Conmutador: 4261450 Fax.: MKI ws tmounicorates eden eee tae 2018 IRESTRINGIDO ei Pg, 37 do 125 ‘CONTINUAGION DIRECTIVA PERMANENTE N | 2018 “LOGISTICA Y SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA DE COMANDO, CONTROL, COMUNICACIONES, COMPUTACION Y CIBERDEFENSA C5)" que no existan entradas o salidas pendientes de registrar y que todos los bienes correspondientes a las salidas se hayan despachado. 12.En forma diaria se firmaran los documentos elaborados en tinta (esfero no lapiz) por el personal que tiene a cargo el seguimiento de la entrega del almacén 13.Una vez se termine el conteo de los bienes del almacén, se podran liquidar los faltantes y sobrantes. 14.El valor que arroje la sumatoria de los bienes entregados deberd ser igual al valor que presente el estado diario de almacén. 15.La entrega del almacén se hard constar a través de acta, la cual serd firmada por las personas que intervinieron en la diligencia y llevara anexo la relacién fisica de los bienes entregados, dejando constancia de las irregularidades, inconsistencias y diferencias encontradas. 16.Con el fin de no paralizar las funciones del almacén se fijard un horario para la atencion al publico. 17.Durante el lapso que dure la entrega del almacén, los estados diarios de almacén seran firmados por el almacenista saliente B. Relevo por abandono de cargo o muerte del almacenista Si el almacenista fallecié 0 se ausenté injustificadamente (abandono de cargo) es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos: 1. Que exista un acto administrativo (resolucién) o se legalice por la orden del dia el nombramiento del nuevo almacenista y el motivo del relevo. 2. Que se haya constituido la péliza de seguro que ampare el manejo del almacén. 3. Nombrar un interventor mediante acto administrativo para que dé cuenta y razon de la entrega. 4. El Jefe del Area a la cual pertenece el almacén haré entrega de los bienes al nuevo almacenista. Patri, Honor, Lanta "Dio on fodée metres actuaiones" /e Feenincausa { C781 Noaba8 CAN Pos - No Dol Gonmutadr 426480 Fax: MK 8386120601450 net \ SG vance Cadee @aarstam/co 2.RESTRINGIDO Pag, 38.00 126 CONTINUACION DIRECTIVA PERMANENTE NO)_1 1 2016 “LOGISTICA Y SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA DE COMANDO, CONTROL, COMUNICACIONES, COMPUTACION Y CIBERDEFENSA (C5).” 5. El recibo de los bienes se hard constar mediante un acta; a la diligencia de elaboracién de! acta pueden concurrir, en el caso de fallecimiento del responsable de manejo, el cényuge y las demas personas que se consideren con derecho, siempre y cuando demuestren el caracter con que obran. 6. En el acto se dejaré constancia de los bienes sobrantes y faltantes que resulten al comparar el numero de unidades fisicas, con el de los registros actualizados. 7. Si existen entradas y salidas de almacén que no hayan sido registradas, es necesario entregarlos al auxiliar de contabilidad para su registro e inclusién en el “Estado Diario de almacén’. 8. Durante el lapso que dure la entrega del almacén los Estados Diarios de almacén, seran firmados por el almacenista entrante. 9. Una vez se termine el conteo de los bienes del almacén, se podrén liquidar los faltantes y sobrantes. 10.Se podrén hacer compensaciones cuando existan faltantes, siempre y cuando sean de la misma naturaleza. 11.El valor que arroje la sumatoria de los bienes entregados deberd ser igual al valor que presente el Balance del Area de Contabilidad. 12.Con el fin de no paralizar las funciones del almacén se fijara un horario para la atencién a los usuarios. VII. Conceptos y definiciones: A. Traslado Es el procedimiento mediante el cual se cambia la ubicacién fisica de bienes dentro de las dependencias de! Ministerio de Defensa Nacional o de las Unidades Ejecutoras, ocasionando por tal motivo la cesacin de responsabilidad de quien los entrega y transfiriéndola a quien los recibe. B. Por produccién de bienes Son los bienes terminados como producto de un proceso de transformacién por la Unidad. See ca Piao me, e3471T3 C)(&) to. Del Conmutador: 4261450 Fax, Festal, 2016 SIRESTRINGIDO * Pag, 39 de 126 Conminuaci6n oirecriva permanente nd) 1 4_/ 2016 “LOGISTICA ¥ SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA DE COMANDO, CONTROL, COMUNICACIONES, CONPUTAGION Y CIBERDEFENSA (C5).” C. Donacién Son los bienes recibidos por voluntad de una persona natural o juridica, nacional © extranjera, distinta de una Entidad Estatal Colombiana, la cual transfiere gratuita e irrevocablemente, la propiedad de un bien que le pertenece, a favor de las Unidades del Ministerio de Defensa Nacional, previa aceptacién del Ordenador de! Gasto. Y con el cumplimiento de las politicas que al interior de cada Unidad Ejecutora o Fuerza se establezcan. D. Bienes recibidos en comodato Representa los bienes recibidos en préstamo a titulo gratuito de bienes que hace una entidad de naturaleza publica o privada, a las Unidades del Ministerio de Defensa Nacional, por cierto tiempo, para su uso 0 administracién, mediante contrato suscrito entre las partes, donde se estipula el tiempo que va a estar el bien en comodato. El reconocimiento contable de estos bienes depende de la naturaleza de la entidad con la cual se suscribe el comodato. E. Traspaso Es la transferencia de bienes procedentes de entidades oficiales del orden Nacional Colombiano a los activos de las Unidades del Ministerio de Defensa Nacional. Se caracteriza porque la titularidad del bien cambia de la entidad que traspasa a la que recibe, sin afectar el patrimonio de la Naci6n. F. Bienes de uso permanente sin contraprestacion Son los recibidos por la Unidad de las entidades del gobierno gene medie traslado de la propiedad ni el reconocimiento de contraprestacién alguna, para ser utilizados de manera permanente en desarrollo de sus funciones de cometido estatal, con independencia del plazo pactado para la restitucién. G. Reintegro de bienes en servicio Es la reincorporacién al almacén de los bienes devolutivos entregados por la administracién a una dependencia, por considerarse inservibles, obsoletos o para reasignacion. Para el caso de bienes de consumo y materias primas es la reincorporacién al almacén de lo que se previd utilizar y que finalmente no se consumié. También se presenta con los reparables reintegrados por considerarse serviceables o pendientes por reparacién. Patria, Honor, Lealtad “Dios en todas nuestras actuaciones” Feenia causa (P54 No.26-25 CAN. Piso 5 No. Del Conmutador: 4261450 Fax: MK.0538612/0631450 www ejoreto miLe9. Cede6 Gelercitoml.coRESTRINGIDO Pag. 40.40 128 CONTINUAGION DIRECTVA PERMANENTE Nd) ‘1_f)_2 4/2018 “LoGISTICA Y SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA DE COMANDO, CONTROL, COMUNICACIONES, COMPUTAGION Y CIBERDEFENSA (C5)” vill. H. Reposicién de bienes Consiste en reemplazar los bienes faltantes 0 los que han sufrido dafios por causas derivadas del mal uso o indebida custodia, por otros de caracteristicas similares 0 superiores. EI Ministerio de Defensa Nacional contemplard la reposicién de bienes para los siguientes casos: Por Compaiiias de Seguros Cuando un bien se da de baja por pérdida total o por hurto, y realizadas las gestiones administrativas con las compajiias de seguros, logran que éstas restituyan los bienes en las mismas cantidades y caracteristicas. 2. Por Garantia Cuando los bienes suministrados por un proveedor salen defectuosos 0 en mala calidad, se solicita que restituyan los bienes en mal estado por unos en perfecto estado. 3. Por Funcionario En caso de pérdida o dafio de bienes de propiedad de la entidad el funcionario responsable del mismo, podra restituirlo por otro de similares 0 mejores caracteristicas con la autorizacién del Ordenador de gasto o Segundo Comandante de la Unidad, previo concepto técnico de funcionario idéneo, que determine que el bien cumple con las mismas o superiores condiciones del bien objeto de la investigacién. La reposicién, en ningun caso se autoriza pata armas, sus repuestos, accesorios, municiones, explosivos y todos aquellos bienes que se encuentran fuera del comercio. Otras entradas Llamese asi aquella clase de entradas que tienen un tratamiento diferente a las demas y se presentan en los siguientes casos: A. Sobrantes de bienes Los sobrantes de bienes se presentan en los siguientes eventos: 1. Sobrantes de bienes en el almacén cuando al efectuarse pruebas selectivas 0 al realizarse un conteo fisico completo por la entrega de almacén o al cierre atria, Honor, Lealtad ‘Dios en todas nuestras actuaciones' Feenia causa See All 3 Ge reiccins ameceeatc PTO 20 *RESTRINGIDO Pag, 41 do 126 CONTINUACION OIRECTIVA perMaNente nd) 1) 2 4.12018 "LoGisTion y SOSTENMENTO PARA EL SISTEMA DE COMANDO, CONTROL, COMUNICACIONES, COMPUTACION Y CIBERDEFENSA (C5).” de la vigencia, se determina que el ntimero de bienes es superior a los que se reflejan en los registros contables. 2. Sobrantes de bienes en servicio cuando al realizarse la verificacién en cada una de las dependencias, se encuentran bienes que no estan incluidos en el informe de bienes en servicio. 3. Sobrantes de materias primas obedece a material adicional entregado por el proveedor y que no se encuentra incorporado en el inventario. a. Incautados Llamase asi a todos los bienes retenidos 0 aprehendidos a terceros, para que la autoridad competente determine su situacién legal, se devuelve 0 se decomisa. b. Decomisados Llamase asi a todos los bienes retenidos o aprehendidos a terceros, que la autoridad competente defini6 su situacién legal, para su uso o traspaso a otras entidades piblicas, en caso contrario ordenarse su destruccién c. Reparables Cuando se desmonte de un equipo terrestre, aéreo y maritimo, un componente susceptible de repararse o serviceable. 8. Aprovechamiento de inservibles Son las partes utilizables de elementos dados de baja por inservibles, de los. cuales puedan aprovecharse partes, que no sea conveniente desperdiciar 0 destruir. 1. Programa de asistencia y seguridad USSAP (FMS y otros programas de asistencia y seguridad) Son los bienes recibidos y/o adquiridos del Gobierno Americano a través de los Programas de asistencia y seguridad establecidos. 2. Cooperacién industrial y social - offset Patria, Honor, Lealtad ae < ee Aa®RESTRINGIDO A ag, 42 do 126 CoNTINUACION DiRECTIVA PERMANENTE nd) 4_() 12016 “LOGISTICA Y SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA DE COMANDO, CONTROL, COMUNIGACIONES, COMPUTACION Y CIBERDEFENSA (C3). Corresponde a la entrada de bienes producto de un convenio derivado de Cooperacién Industrial y Social OFFSET. IX. Entradas especiales Corresponde a la entrada de bienes que no se puedan clasificar en ninguno de los conceptos anteriores. A. En custodia Bienes recibidos de autoridad competente o de terceros para ser mantenidos con proteccién especial, mientras se define su situacién legal o se reintegra a quien lo puso en dicha condicién. X. Salidas del almacén Es el retiro de un bien del Almacén, acompafiado de la expedicisn de la salida de almacén; que es el documento legal mediante el cual se identifica clara y detalladamente la salida fisica y real del bien, cesando de esta manera y mediante requisito probatorio, la responsabilidad por custodia, administracién, conservacién, etc., por parte del almacenista y quedando en poder del funcionario destinatario. La salida de bienes del almacén puede originarse por: A. Suministro Es el abastecimiento de bienes a las dependencias de la Unidad ejecutora, para el cumplimiento del cometido Estatal. B. Suministro de bienes devolutivos Es la asignacién de bienes a los funcionarios de las dependencias para que éstos desarrolien sus funciones, quienes asumen la responsabilidad de custodia, administracién, conservacién, etc., cesando de esta manera la responsabilidad del almacenista. No obstante, el control de los bienes entregados al servicio estara a cargo del responsable de bienes en servicio. Bajo esta modalidad se contemplan los siguientes tipos de bienes: equipos de comunicacién y computacién, software, licencias, maquinaria industrial entre otros. C. Suministro de bienes de consumo Es el suministro de bienes a los funcionarios de las dependencias, para que éstos los aplique en el desarrollo de sus funciones, quienes deberan hacer y ice rm sempeniol 7 17 3 L£o® 22 UCh 286RESTRINGIDO Pag, 43.de 125 ConTINUACION DIRECTWA PeswanenTe nd)_1 ()_% 4 2016 -Loalstiogv sOsTENMENTO PARA El SISTEMA Be COVANGO, CONTHOL, COMUNAGIONES, COMPUTAGIONTY CISERDEFENSA (2) responder por el buen uso de los bienes; cesando de esta manera la responsabilidad del almacenista. En esta categoria se encuentran las baterias desechables e insumos para el mantenimiento de los equipos de cémputo. D. Suministro de bienes para produccién Es el suministro de bienes a procesos de transformacién para fabricacién de productos terminados. EI suministro debe quedar contabilizado dentro de la orden de fabricacién. Bajo esta modalidad entre otros, se contemplan los siguientes tipos de bienes: materias primas para la fabricacién de baterias. desechables en el proceso de produccién ejecutado por el BAMCE. E. Traslados entre unidades ejecutoras o Fuerzas Es el traslado fisico de un bien tangible e intangible de una Unidad Ejecutora de la Seccién Presupuestal 1501 Ministerio de Defensa Nacional a otra; lo cual es el efecto de una disposicién del ordenador del gasto. F. Traslados entre unidades de una misma Unidad Ejecutora o Fuerza Es el traslado fisico de un bien tangible o intangible entre Unidades Operativas de la misma Unidad Ejecutora; lo cual es el efecto de una disposicién del ordenador del gasto. G. Traspaso Se entiende que hay un traspaso cuando el bien sale del patrimonio del Ministerio de Defensa cediendo sus derechos sobre el mismo, a otra Entidad Publica. H. Baja de bienes Es el retiro definitivo de un bien, tanto de forma fisica como de los registros del patrimonio de la entidad, por obsolescencia, por inservible, reparacién antieconémica, que no son susceptibles de readaptacién, reparacién 0 reconfiguraci6n para su uso. |. Salida de bienes a reparaciones y mantenimiento Aplica para los bienes de comunicaciones e informatica que son retirados temporalmente del servicio, con el propdsito de efectuar mantenimiento corrective, preventivo © recuperativo. Los equipos enviados para Patria, Hono, Leatad “Dios en todas nuestras actuaciones” Feen a causa 54 No.2625 CAN. Piso5 No. Del Conmutador: 4264450 Fax: MK.0830612/0631450, vnuejercto mica, Cede6 @ejerclo micaRESTRINGIDO Pag. 44 de 126 CONTINUACION DIRECTIVA PERMANENTE N | 2016 “LOGISTICA Y SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA DE COMANDO, CONTROL, COMUNICACIONES, COMPUTAGION Y CIBERDEFENSA (C5)-" mantenimiento en el BAMCE deben ser transferidos contablemente a la sociedad del BASCO, coordinaciones que deben ser realizadas entre almacenistas. J. Bienes recibidos en comodato Es la entrada en préstamo a titulo gratuito de bienes y/o derechos que hace la Unidad a otra entidad puiblica, por un tiempo determinado, para su uso 0 administracién, mediante contrato suscrito entre las partes, donde se estipula el tiempo que va a estar el bien en comodato. K. Bienes entregados a otras entidades del Gobierno General para uso permanente sin contraprestacién Corresponde a la salida de bienes de propiedad de la entidad entregados a otras entidades del gobierno general para su uso permanente, sin que medie el traslado de propiedad ni el reconocimiento de contraprestacién alguna. L. Destitucién de bienes de uso permanente sin contraprestacién Es el retiro de los bienes de uso permanente sin contraprestacién, una vez estos sean devueltos a la entidad del gobierno general propietaria de! mismo. M. Salida por garantia Aplica para los bienes que son retirados del servicio por presentar fallas de funcionamiento, que implica su inmediata devolucién al proveedor en virtud de la garantia vigente, en cumplimiento al contrato de adquisicién. N. Bienes recibidos de la DIAN y entregados en actividades de _accién integral Corresponde a los bienes recibidos de la Direccién de Impuestos y Aduanas Nacionales, que son utilizados por las Unidades en actividades de bienestar 0 acercamiento con la poblacién civil. Es importante dejar constancia en la salida de los bienes, que estos fueron recibidos por traspaso “donacién” por parte de la DIAN y no son requeridos para las operaciones de la Unidad, de igual forma, en las actas de entrega correspondientes a las actividades de accion integral, deberd constar el destino dado a los bienes. Patrie, Honor, Lealtad Been ns Cae fe tcc ener comme OCT 19g —| mon |Qay oeRESTRINGIDO Pag. 45 de 126 CONTINUACION OIRECTIVA PERMANENTE N6)_1_[)_2 472616 “LoalsTICA Y SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA DE COMANDO, CONTROL, COMUNICACIONES, COMPUTAGION Y CIBERDEFENSA (C5). ©. Casos especiales Corresponde a la salida de bienes que no se puedan clasificar en ninguno de los conceptos anteriores. XI. Procedimientos administrativos A. Procedimiento para el ingreso de bienes Copia de todos los contratos u érdenes de adquisicién de bienes deben ser entregados al Almacén con sus respectivos antecedentes, con la suficiente antelacién a la fecha pactada para la entrega de los mismos, con el fin que el almacenista adecue sus espacios fisicos, para el recibo de las mercancias objeto de entrada. Una vez llegados los bienes el almacenista verificaré con los documentos que sustentan la operaci6n, por lo menos los siguientes aspectos: Nogaeope see " 12, 13, 14, 15. Patria, Honor, Lealtad “Dios on todas nuestras actuaciones” Feenia causa Cr 54 No26.25 CAN. Piso 5 No. Dol Conmutador: 4261450 Fax.: MK.0638612/0631450, won jercito miLen. Cede6 @ejerito mi.co Fecha pactada de la entrega del bien. Totalidad de los bienes entregados. Especificaciones técnicas. Caracteristicas de los bienes. Sitio de entraga. Fecha de la factura posterior al contrato (cuando corresponda a adquisiciones). Valor del bien registrado en la factura igual al valor del contrato (cuando corresponda a adquisiciones). Cantidad registrada en la factura (cuando corresponda a adquisiciones). NIT del proveedor en la factura (cuando corresponda a adquisiciones) Si los bienes estan de acuerdo con los documentos soporte, los recibe, firma la factura comercial 0 cualquier documento que indique que el almacén ha recibido el material en términos de cantidades y referencias. Registra la entrada de almacén en el sistema de informacién SAP actualizando el Estado Diario de almacén. Elabora y firma la Entrada de Almacén, con lo cual los bienes pasarén a ser parte de los activos de la Unidad o en custodia. Tramita para pago: copia del contrato, la factura comercial, el original de la entrada de bienes al almacén y el original del recibo a satisfaccién, si fuere el caso. Coloca la identificacién (cédigo de barras con el N° de serie) a cada bien devolutivo, respetando y usando el de la casa fabricante como unico N° de identificacion. Si los bienes no coinciden con lo estipulado en los documentos soportes, el responsable de la recepcién se abstendra de recibirlos hasta que cumplanCONTINUACION RESTRINGIDO Pag, 46 d0 126 DIRECTIVA PERMANENTE NO)_ 1 2016 “LOGISTICA Y SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA DE COMANDO, CONTROL, COMUNICACIONES, COMPUTAGION ¥ CIBERDEFENSA (C5). La con los pardmetros preestablecidos. En caso que se rechacen bienes por encontrarse en mal estado, se debe informar al Supervisor, Jefe de Abastecimientos, Jefe Logistico o quien haga sus veces y elaborar un acta en la que se identifiquen los bienes que se encuentran deteriorados. Aquellos bienes que de acuerdo con lo establecido en el contrato se reciben en un lugar distinto al almacén o requieren procesos de instalacion, para realizar la entrada al almacén ademds de los documentos establecidos se deben contar con un acta firmada por el funcionario responsable del recibo de los bienes. Entrada de Almacén, es el documento que acredita, la entrada real del bien al almacén de la unidad y soporta los registros Contables. Por ningun motivo deben existir elementos en los almacenes que no cuenten con su respectiva ent de Nogsone 2 10. 1 12, 13, 14, 15, 16. 17, 18. 19. 21 'rada, si los hubiere se constituiran como sobrantes de almacén. La Entrada Almacén debe contener como minimo la siguiente informacion Nombre de la Unidad Ejecutora Lugar y fecha en que se realiza la entrada Nombre de la Unidad Numero de la Entrada en forma ascendente y continua Identificacién del almacén que recibe Concepto de la entrada Tipo de documento: Numero del contrato 0 acto administrativo si el bien es donado o traspasado. Nombre del proveedor o de la persona natural o juridica que entrega el bien NIT. 0 cédula de ciudadania del proveedor. Numero y fecha de la factura comercial. Indicar si es entrega parcial o Ultima entrega. Cédigo administrativo del bien. Descripcién del bien, especificando: para bienes de naturaleza devolutiva: Nombre del bien, numero de serie; para bienes de consumo: numero de parte o NSN (National Stock Number) Unidad de medida Cantidad Valor Unitario Valor total por item Valor total del comprobante Valor en letras Imputacién contable Firma del almacenista ia, Honor, Lealtad ‘Dios on todas nuestras actuaciones’ Feen|a causa C154 No.2625 G ET eaee rit Can CG) No. Del Cormutado: 4261450 Fox: Wx 083861 i : Se oe \wumeercito miLoo. Cades @eierciemiicoRESTRINGIDO 47 d0 128 CoNTINUAGION binEcTIVA PeRMANeNTE Nol) 24 / 2016 “LOGISTICA Y SOSTENIMIENTO PARA EL SISTEMA DE COMANDO, CONTROL, COMUNICACIONES, COMPUTACION Y CIBERDEFENSA (C5).” La Entrada de Almacén debe ser elaborada en original y dos (2) copias maximo, que pueden ser distribuidas asi: 1. Original para trdmite de pago. 2. Primera copia para anexaria al estado diario de almacén. 3. Segunda copia para el almacenista. B. Ingresos de Acuerdo con su Origen 1. Por adquisiciones Una vez llegados los bienes al Almacén respectivo, el almacenista elaborara la Entrada de Almacén, previa verificacién de por los menos los siguientes documentos soporte: a. Copia del contrato y sus modificaciones, si las hay. b. Factura con requisitos de Ley c. Acta de recibo a satistaccién del Supervisor*. d. Certificado de pruebas de laboratorio. (cuando aplique) e. Especificaciones técnicas de los bienes de acuerdo al contrato. . Las muestras presentadas (cuando aplique) Nota: Para aquellos casos en los cuales las caracteristicas particulares de los. bienes 0 el contrato mismo, determinen la necesidad de realizar procesos de verificacion o pruebas a los bienes, la entrada al almacén se realizara sin el acta de recibo a satisfaccién, sin embargo, no podra disponerse de estos bienes hasta tanto se cuente con dicho documento expedido por parte del funcionario competente. Cabe aclarar, que el mismo se constituye en un Tequisito indispensable para adelantar el trémite de pago. Para adquisiciones en el exterior, ademas de los documentos anteriores, los siguientes: a. Copia 0 fotocopia de la Declaracién de Importacién. b. Documentos de Transporte (Guia Aérea o Conocimiento de embarque - Bill of Lading) c. Licencia de importacién (cuando aplique). d. Para adquisicién en el exterior, la tasa de cambio de la entrada de almacén serd la de la declaracién de importacién definitiva. 2. Por traslado El traslado de bienes nicamente debe realizarse entre almacenistas, quienes validan con su firma los documentos soporte de! movimiento, con el aval del ordenador del gasto respectivo. Para el recibo de los traslados Patria, Honor, Leattad "Dios en todas nuestras actuaciones” Foon|a causa Cr 84 No26-25 CAN. Piso 5 Ne. Del Conmutador 4261450 Fax: MK.06906120801450 voaiercto mlica, Cede6@ajertomi.coRESTRINGIDO Pag. 48 de 126 CCONTINUACION piRECTIVA PERMANENTE NO) 1_f)_9_4_/ 2016 “LOGISTICA Y SOSTENIMIENTO PARA El SISTEMA BE COMANDO, CONTROL. COMUNICACIONES, CONPUTACIONY CIBERDEFENSA (3) efectuados entre las diferentes Unidades Ejecutoras o entre Unidades de la misma Unidad Ejecutora, se debe tener en cuenta lo siguiente: a. Salida de almacén correspondiente a la Unidad que traslada los bienes. b. Orden de traslado (acto administrativo) firmado por el Ordenador del gasto de la Unidad de origen. c. Que los bienes recibidos sean iguales a los descritos en la salida de almacén que los trasiada. d. Si son bienes técnicos, que las especificaciones de ellos, naturaleza y caracteristicas sean iguales a las de la salida de almacén que los traslada. e. Al recibo de los bienes se debera tener en cuenta su estado, cantidad y comprobar su peso. En caso de que los bienes hayan sido enviados a través de una compahia transportadora, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: a. Los bienes deben estar debidamente asegurados por dicha compafiia. b. Examinar la guia de transporte cotejando con los bienes recibidos. c. Al recibo de los bienes se debe elaborar acta de recibo, contar y verificar los bienes en presencia del transportador. d. Cualquier irregularidad que se presente como dafio 0 saqueo de los bienes, el almacenista informard al Jefe de Abastecimientos, Jefe Logistico o quien haga sus veces y al Segundo Comandante de la Unidad. El documento valido que soporta esta operacién es el acto administrativo del ordenador del gasto que autoriza el traslado y la salida del almacén origen. En el deben quedar consignados todos los datos que indiquen con claridad qué bien es el que se traslada, de acuerdo con los datos extractados de los registros de propiedades, planta y equipo, en servicio de la dependencia. Se debe efectuar un control permanente de los bienes recibidos de otras Unidades del Ministerio de Defensa Nacional, con el propésito de identificar los movimientos entre las mismas, y lograr la conciliacién de los traslados en forma oportuna. Igual procedimiento se realizar en el caso de préstamo de combustible entre Unidades. . Por produccién de bienes (BAMCE) Una vez culmine el proceso de fabricacién 0 explotacién, la dependencia responsable del proceso debera informar el numero de unidad y valor (resultado de la aplicacion de un método de costeo técnicamente aceptado para satistacer las necesidades de informacion de la entidad contable publica), para elaborar la entrada de almacén respectiva. Patria, Honor, Lealtad = es ceeseemrceeseer] fa fe Betas i ra soho yl 3 (@) wm eercto miLeo. Gare @eiarcto.mikco