Normalización de Organizaciones de Asistencia Social.

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Edgardo Tomás Rangel López.

Administración

Es el conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de

estructurar y manejar un organismo social (Reyes Ponce, 2005)

Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma

eficiente las operaciones de una empresa, para lograr un propósito dado (Brech, 1999)

Es la dirección de un organismo social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada

en la habilidad de conducir a sus integrantes (Koontz, 1994)

Como nos llega a mencionar (Reyes Ponce, 2005), la administración es la técnica

que busca lograr resultados de máxima eficiencia, para el logro de una mejor coordinación
de las cosas y de las personas que integran la organización.

La administración es considerada como la ciencia que llega a estudiar a las

empresas y organizaciones, para llegar a comprender su funcionamiento. La evolución, su
crecimiento y la conducta, que se desarrolla dentro de cada una de ellas y su
comportamiento.

La administración también es la responsable de señalar una estructura en la

organización, esta es la determinación de que actividades deben de ser realizadas, de los
perfiles de las personas que las realizarán, cómo se agruparan y qué decisiones deben ser
tomadas entre otras cosas.

Toda la administración es un desarrollo que nos ayuda a obtener, beneficios para nuestra
organización y crecimiento para la misma.

La administración nos ayuda a tener una mejor función para llegar a lograr que las cosas
que se realicen por medio de otros o llegar a obtener resultado a través de otros.

Lo importante de la administración es que es aplicable para todo tipo de organización o

corporación, se aplica para todos los niveles de ellas, ayuda al cumplimiento de los
objetivos y metas de las mismas.
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Con la administración es fácil llegar a tener una mejor planeación, organización, dirección
y control, de los usos de recursos y tener mejor efectividad del trabajo, para llegar a tener
el propósito de cumplir con los objetivos o metas que están planteados.

Toda organización es importante que tenga bien definida su estructura para poder llegar a
tener un mejor manejo de ella y estar al tanto de cada una de las acciones que se relacionan
ella dentro de mercado.

Como nos dice (Reyes Ponce, 2005), la administración se da dondequiera que existe un
organismo social, aunque lógicamente sea más necesaria cuanto mayor y más complejo sea
éste, sean gubernamentales, privadas o del tercer sector.

Esto es importante ya que si no se llega a tener una administración consistente se llegan a

perder varios objetivos o metas que se estipulan en donde se esté trabajando.

Por otro lado cuando hablamos de la administración, pensamos en el ser humano, que
labora dentro de las organizaciones, en su participación en el proceso administrativo.

La administración es una disciplina o proceso, en la cual se incluyen los conocimientos y

conceptos, pero cuando decimos que es proceso, este llega a comprender funciones y
actividades que los administradores llegan a lograr los objetivos de la organización.
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Administración estratégica

La Administración Estratégica, es un modelo directivo que fusiona la planeación estratégica

y la admiración, pero desplegada en todos los niveles funcionales de la organización.
Manejar la organización bajo este concepto implica que la estrategia guie todos los pasos
de la organización y en función de ella, se adecuen todos los procesos administrativos e
incluso la estructura de la organización (Sterling, 2014)

La planeación estratégica como proceso conducente a la definición de la estrategia

explicita, se sustenta en las nuevas técnicas surgidas bajo este concepto, sin olvidar las
provenientes de otras disciplinas que apoyan a la administración como ciencia social, en
particular las financieras. Y en la medida en que fueron surgiendo nuevas técnicas de
proyección, simulación, análisis de escenarios, matrices producto-mercado, etc., el proceso
de planeación se hace más depurado y tecnificado (Sterling, 2014)

Para llegar a tener una buena administración estratégica es importante conocer cómo
funciona la organización en la que se desea trabajar y poder llegar a dar la propuesta que se
implementara para llevar a cabo todas y cada una de las estrategias que se desarrollaran,
para el progreso de la organización.

En toda administración estratégica debemos de tener en cuenta una planeación estratégica,

para este tipo de planeación se debe de realizar por los altos directivos, para el
establecimiento de las directrices y de los planes generales de la empresa, estos deben de
estar a un tiempo de mediano o largo plazo, donde se abarque toda la organización.
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Objetivos de la administración.

Para una administración por objetivos es el sistema para que los subordinados y sus
superiores establezcan objetivos de desempeño, revisen periódicamente el avance de los
objetivos y asignen las distinciones a los avances que se tengan de acuerdo a lo establecido.

La administración está basada en alcanzar en forma eficiente y eficaz todos los objetivos,
para que la organización tenga una perspectiva más amplia del medio en la cual se
desarrolla y también para asegurar que la empresa produzca o preste sus servicios.

La administración por objetivos empezó por el método de evaluación y control sobre el

desempeño de las áreas y organizaciones que tienen un crecimiento rápido. En un principio
estaba basado en el criterio financiero de evaluación y control.

La administración por objetivos hace que los objetivos sean operativos mediante unos
procesos que los lleva a bajar desde la alta dirección hasta los operarios.

Las objetivos generales de una organización se traducen en objetivos específicos para cada
nivel, en las áreas de gerencia es ahí donde los gerentes que están a cargo de cada uno de
sus departamentos establecen sus propias metas, ya que la administración por objetivos
funciona de la base hacia arria y de arriba hacia abajo.

Este es un modelo en el cual todos los gerentes de la organización establecen metas para
sus administradores, para cada uno de los periodos en los cuales se inicie, estos deben de
tener la relación con los objetivos de la organización.

Para cada uno de los objetivos que se plasmen estos deben de ser cuantificables, complejos,
relevante y compatible. Cada uno de los objetivos están claramente declarados y definidos,
esto es para la orientación y desempeño de los gerentes.

Todos los objetivos deben de estar clasificados dentro de un orden de importancia,

relevancia o prioridad, en una jerarquía, en función a la contribución de ciertos objetivos.

Para cada uno de los objetivos se deben de reexaminar periódicamente y reformulados para
un mejor alcance a futuro, y no solamente estar actualizando de acuerdo a las necesidades
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que se tengan en el momento que se revisen si no que sean propuestas a largo plazo y con
un beneficio para la organización.

La administración por objetivos nos ayuda en cubrir y ayudar a superar cada uno de los
problemas que se tienen en la organización, nos ayuda a ver en qué áreas está debilitado y
cuáles son las que necesitan mayor atención para que estén a la par con la organización.
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Manual de calidad

Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una organización (ISO

9000, 2005)

La organización desde establecer y mantener un manual de la calidad que incluya:

a) El alcance del sistema de gestión de la calidad, incluyendo los detalles y la

justificación de cualquier exclusión.
b) Los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestión de la
calidad, o referencia a los mismos, y
c) Una descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión de la
calidad (ISO 9001, 2008)

El manual es el instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y

sistemática información sobre los objetivos, políticas, atribuciones y procedimientos de los
órganos de una institución, así como las instrucciones o acuerdos que se consideran
necesarios para la ejecución del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de
referencia los objetivos de la institución.

Para un manual de calidad es importante tener el alcance del mismo ya que es donde se
establecerá, que es lo que se pretende y a donde se pretende llegar para la organización,
como también se debe de establecer la misión y visión, política de calidad y los objetivos
de calidad, para el cumplimiento del Sistema de Gestión de Calidad.

En los manuales de calidad se debe hacer una explicación de las características

fundamentales de la organización, como a que se dedica, el tamaño de organización, su
sector, como tipo de organización.

Los manuales de calidad deben de ser adaptados a el tamaño que serán requeridos y a la
complejidad de cada organización y como se requiera.

Todo manual de calidad que se hace, tiene que encontrar la política de calidad y sus
objetivos, estos definen de manera explícita hacia donde se desea llegar en lo que es la área
de calidad.
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Los manuales de calidad dentro de una organización deben de ser únicos, como también se
debe de tener el alcance del sistema de gestión de calidad, asimismo también se deben de
incluir los procedimientos documentados.

En los manuales de calidad también se debe establecer el nombre, antecedentes, historia y

tamaño de la organización.

En cada una de las organizaciones se define el contenido para satisfacer los requisitos
legales y reglamentarios, así como las necesidades y expectativas de todas las partes
interesadas.

El manual de calidad llega a referirse a todos los procedimientos que se documentan del
sistema de calidad que se destinan a la planificación y dirección al conjunto de actividades
dentro de una organización.
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Manual de organización

El manual de organización es un documento oficial que describe claramente la estructura

orgánica y las funciones asignadas a cada elemento de una organización, así como las
tareas específicas y la autoridad asignada a cada miembro del organismo (Secretaría de
Relaciones Exteriores, 2014)

Manual administrativo es un documento en el que se encuentra de manera sistemática las

instrucciones, bases o procedimientos para ejecutar una actividad (Rodríguez, 1995)

Son documentos detallados que contienen información detallada y sistemática, informan

acerca de la organización de la empresa (Münch & García, 1998)

El manual de organización es, por tanto, un instrumento de apoyo administrativo, que

describe las relaciones orgánicas que se dan entre las unidades administrativas de una
dependencia, enunciando sus objetivos y funciones, siendo por ello un elemente de apoyo
al funcionamiento administrativo. (Secretaría de Relaciones Exteriores, 2014)

Para cada manual de organización se tiene de manera ordenada y sistemática toda la

información de la organización como lo es la historia, la estructura organizacional, las
políticas y los procedimientos, todo esto para ayuda del personal de la organización que
labora.

Este tipo de manuales se elaboran para proporcionar, de forma ordenada toda aquella
información básica de la organización, se realiza para tener un mejor aprovechamiento de
recursos y desarrollo de las funciones.

Este tipo de manual es normativo ya que el se describen las funciones básicas a todos los
niveles de los puestos de trabajo como a todos los cargos que se tienen dentro de la
organización.

Como nos dice (Secretaría de Relaciones Exteriores, 2014), el manual de organización de

todas las dependencias y los organismos públicos descentralizados, así como una de sus
unidades administrativas y órganos desconcentrados; los fondos, fideicomisos y empresas
de participación estatal mayoritaria que, así lo marque su ordenamiento de creación.
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Los manuales de organización nos proporcionan toda la información de las funciones

específicas, los requisitos, las responsabilidades comprendidas y las condiciones que el
puesto exige para poder desempeñarlo adecuadamente, cuando están estructurados de
manera cuidadosa y completa.

El manual de organización nos ayuda a tener la información de todas las áreas funcionales
de la organización es por ello que este tipo de apoyos es vital para las organizaciones ya
que por él se llega a tener un mejor desarrollo de perfiles para cada jerarquía que sea
requerida.

Como es una ayuda para la realización de la evaluación, seguimiento y el control de cada

área y actividad de cada órgano que se tenga dentro de la organización.

Un manual de organización nos llega a servir como apoyo para llegar a definir y ubicar
todos los objetivos y funciones de los puestos y las unidades administrativas para no llegar
a tener sobrecargas de trabajo, duplicidad entre otras.

Para los manuales de organización es recomendable que se complemente con otros

manuales administrativos, incluyendo el manual de procedimientos y políticas. En estos
últimos complementan al manual en su tarea de aclarar dudas, estandarizar procedimientos
y respaldar las decisiones de se tomen.

Uno de los principales propósitos de los manuales es el dar a conocer sistemáticamente y

por escrito a todos los empleados las actividades, procedimientos y diagramas para facilitar
el entendimiento del usuario.

Esto nos ayuda a la representación de manera expresiva la forma de comunicación entre los
altos mandos y los empleados.
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Bibliografía

Brech, E. (1999). ORGANIZACIÓN Y DIRECCIÓN. Madrid: Rialp.

ISO 9000. (2005). TERMINOS Y DEFINICIONES. Suiza.

ISO 9001. (2008). SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. Suiza.

Koontz, a. (1994). Principles of Management. New York: McGraw-Hill.

Münch, G., & García, M. (1998). FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN (5ad ed.). México: Trillas.

Reyes Ponce, A. (2005). ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS TEORÍA Y PRÁCTICA. México: Limusa.

Rodríguez, V. (1995). COMO ELABORAR Y USAR LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS (2da ed.).
México: ECAFESA.

Secretaría de Relaciones Exteriores. (22 de Marzo de 2014). GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN
DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN. Obtenido de
www.sre.gob.mx/images/stories/docnormateca/historico/dgpop/guia_elab_manu_org.pd
f

Sterling, F. (3 de abril de 2014). Redalyc. Obtenido de www.redalyc.org/articulo.oa?¡d=87032102