WHITEPAPER

Introducción a la
firma electrónica
CONTENIDO

01. La firma electrónica:

definiciones y legalidad

02. Los casos de uso de la

firma electrónica

03. Los beneficios de la

firma electrónica

04. Nuestras soluciones

de firma electrónica

05. Otras soluciones

digitales de Signaturit
01.
La firma electrónica:
definiciones y legalidad
Al igual que la firma manuscrita, la firma electrónica es un concepto legal que captura la
intención de las partes de quedar obligados por los términos del documento firmado.

La firma electrónica según el Reglamento europeo eIDAS

El Reglamento europeo No 910/2014, conocido como eIDAS, en vigor desde julio de 2016,
establece el marco jurídico para los sistemas de identificación electrónica y los servicios
de confianza aplicable en toda Europa.

Uno de los principales objetivos del Reglamento eIDAS es facilitar las transacciones
electrónicas dentro de la Unión Europea y crear un mercado único digital donde haya
libre interacción entre los estados miembros.

Este Reglamento reconoce tres tipos de firmas electrónicas:

Firma electrónica simple

“Los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o
asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar”.

Firma electrónica avanzada

“La firma electrónica que cumple los siguientes requisitos:
· Estar vinculada al firmante de manera única;
· Permitir la identificación del firmante;
· Haber sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica
que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control
exclusivo, y
· Estar vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que
cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.”

Firma electrónica cualificada

“Una firma electrónica avanzada que se crea mediante un dispositivo
cualificado de creación de firmas electrónicas y que se basa en un
certificado cualificado de firma electrónica.”

Más información sobre el eIDAS

2021 Signaturit - info@signaturit.com 3

La legalidad de la firma electrónica
Legislación aplicable en la Unión Europea
Los 3 tipos de firmas electrónicas - simple, avanzada y cualificada - son legales y
como hemos mencionado con anterioridad, están regulados en la Unión Europea por el
Reglamento eIDAS. Por el hecho de ser un reglamento, y no una directiva, el eIDAS es de
aplicación directa en todos los estados miembros.

“No se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en

procedimientos judiciales a una firma electrónica por el mero hecho de
ser una firma electrónica o porque no cumpla los requisitos de la firma
electrónica cualificada.”

Artículo 25
Efectos jurídicos de las firmas electrónicas, Reglamento 910/2014

En España, la ley 6/2020 regula los servicios de confianza y su eficacia jurídica como
complemento de lo dispuesto por el Reglamento eIDAS.

Más información

Legislación aplicable en EE.UU.

Dos leyes establecen la legalidad de la firma electrónica en Estados Unidos. En ambas se
decreta que ésta tiene la misma validez legal y efecto que la firma manuscritas sobre papel:

Uniform Electronic Transactions Act (UETA, 1999)

Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN, 2000)

Más información

Legislación aplicable a nivel internacional

Con respecto al resto de los países que se encuentran fuera de la Unión Europea, es
importante tener en cuenta que cada país tiene su propia regulación. Sin embargo, en
los últimos años la gran mayoría de los países ha visto avances en materia de regulación
de firma electrónica, admitiendo su utilización y reconociendo su validez legal.

Por último, a nivel internacional existen diferentes iniciativas que establecen un marco
básico para el uso de la firma electrónica, como son las directrices de la OCDE, las de la
UNCITRAL y las de la Cámara de Comercio Internacional (ICC).

2021 Signaturit - info@signaturit.com 4

 Signaturit: prestador
de servicios de
confianza cualificado

Signaturit es un prestador de servicios de confianza

cualificado certificado por la Unión Europea. Los servicios
de confianza que presta Signaturit se encuentran regulados
por el Reglamento UE 910/2014 (“Reglamento eIDAS”),
directamente aplicable en todos los países miembros de
la Unión Europea. Por lo tanto, los servicios de Signaturit
podrán utilizarse válidamente dentro de toda la Unión
Europea, siendo perfectamente válidos.

Además de cumplir con la legislación europea, Signaturit

cumple con las leyes de Estados Unidos citadas con
anterioridad: eSIGN y UETA Acts.

NOTA: Para más información sobre la regulación de la firma electrónica en algún

otro país en concreto, contacte con Signaturit enviando un correo electrónico a la
siguiente dirección: legal@signaturit.com.

2021 Signaturit - info@signaturit.com 5

02.
Los casos de uso de la
firma electrónica
La firma electrónica se puede utilizar para firmar la mayoría de documentos y contratos en
todos los sectores económicos o departamentos de empresa.

Ejemplos de casos de uso por departamento:

RR.HH.
Contrato laboral
Acuerdo de confidencialidad
Documentos de prevención de riesgos laborales
Recibos de entrega de material de trabajo
Registro de la jornada laboral
Finiquito

Ventas
Contrato de prestación de servicios
Condiciones generales de la contratación
Contratos de compraventa - alquiler de
bienes e inmuebles
Contrato de póliza de seguros
Mandatos SEPA

Legal
Contratos civiles - mercantiles
Hojas de encargo
Pactos de socios
Cierres de rondas de inversión
Firma de documentos de representación
GDPR

2021 Signaturit - info@signaturit.com 6

Ejemplos de casos de uso por industrias:

Facility Services
Contratos laborales
Contratos de protección de datos personales.
Documentación de entrega de equipos y material de trabajo.
Modelos oficiales
Contratos comerciales

Inmobiliaria
Contratos de alquiler
Contratos con propietarios
Aceptación de ofertas
Contratos de arrendamiento
Cesión de poderes
Contratos de agencia
Acuerdos con terceros
Seguros del hogar

Educación
Matriculaciones
Viajes
Contratos laborales con profesorado
Derechos de imágen
Protección de datos

Servicios financieros
Solicitud de préstamos
Autorización
Transferencias
Depósitos
Reportes de crédito

2021 Signaturit - info@signaturit.com 7

03.
Los beneficios de la
firma electrónica
Ahorro en tiempo
Con las transacciones en papel, los procesos son lentos y poco ágiles
por la demora en devolver los documentos firmados, mientras que con la
firma electrónica es cuestión de minutos. El destinatario puede firmar el
documento de inmediato con lo que se evitan retrasos innecesarios y el
cierre de los acuerdos se acelera.

“Recomiendo la solución Signaturit porque permite obtener la firma de

contratos de trabajo casi de inmediato. El gerente de personal tarda 10
segundos en enviar el contrato al trabajador y este último puede firmarlo
cuando y donde lo desee”.
Manuel Gerbolés
Director de Administración de Personal en ISS Iberia

Mejor eficiencia de los procesos contractuales

Con la firma electrónica, se simplifican y automatizan las etapas de la gestión
de un contrato: creación, envió, seguimiento y archivo. Se evitan errores,
pérdidas de documentos y demoras en los procesos.

“Con la solución de firma electrónica de Signaturit hemos conseguido agilizar

nuestros procesos de negocio sin renunciar a las máximas garantías legales
que una empresa de seguros necesita”.
Jordi Rivera
CEO de DAS

2021 Signaturit - info@signaturit.com 8

 Mayor productividad y satisfacción
de los empleados
Con la firma electrónica, los empleados pueden realizar su trabajo de la
manera más eficiente posible. Se simplifica su día a día y ya no pierden
tiempo con tareas repetitivas (imprimir, escanear, enviar...). Pueden dedicar
su tiempo a tareas que aporten más valor. Contribuye a la productividad
pero también constituye un factor de satisfacción y motivación indiscutible.

“Sin lugar a dudas, la firma electrónica de Signaturit nos ha permitido reducir el

tiempo dedicado a las tareas administrativas y nuestros gastos en equipos”.
Vicenç Sellés Martínez
Director del Servei d’Ocupabilitat de la UAB

Reducción de costes
Con la firma electrónica se reducen los gastos administrativos: menor
consumo de papel y de tinta, menores gastos en mantenimiento y reparación
de las impresoras, y menor gasto en material para archivar y guardar
ordenadamente la documentación.

Lo que antes tardaba una semana, ahora lo tenemos firmado y archivado en

pocas horas, lo que supone un gran ahorro económico en horas de gestión del
personal de administración”.
Núria Cabrero Solà
Responsable de Eficiencia en Grupo MEDIAPRO

2021 Signaturit - info@signaturit.com 9

 Mejor experiencia cliente
El grado de satisfacción de los clientes mejora considerablemente gracias
al hecho de no tener que desplazarse para realizar una firma, ni imprimir
y escanear el documento para enviarlo firmado. La firma electrónica
moderniza y simplifica el viaje de compra del cliente.

“Los clientes aprecian la conveniencia y la velocidad del proceso de firma, y ​​

francamente, no entienden que la firma todavía se realiza en papel cuando
compran digitalmente a diario”.
José Morales
Gerente TIC de la División Inmobiliaria de Acciona

Mayor cobertura legal

La firma electrónica aporta mayor seguridad a los contratos que la firma
tradicional. Ofrece una trazabilidad completa del proceso de firma mediante
las evidencias electrónicas. Permite identificar el firmante y garantiza la
integridad del documento.

“Somos clientes de Signaturit desde hace más de 1 año y estamos muy

contentos. Usamos su solución de firma electrónica a diario para enviar a
firmar actas y pactos de socios, y gracias a ello conseguimos las firmas de
forma inmediata, y con plenas garantías jurídicas”.
Josep Navajo
CEO de Delvy Law & Finance

2021 Signaturit - info@signaturit.com 10

 Ayuda al medioambiente
El uso de la firma electrónica permite reducir de manera significativa el
consumo de papel en una oficina. Y eso impacta de manera positiva al medio
ambiente, limitando la deforestación y el gran consumo de agua necesario
para la producción de papel.

“Desde Rastreator nos preocupa el cuidado del medio ambiente y por ello,
desde la propia compañía se potencian medidas que tengan un impacto
directo en el día a día. Este fue uno de los principales motivos que nos animó
a trabajar de la mano de Signaturit, ya que la digitalización de documentos es
una clara forma de ahorro y malgasto de materiales”.
Sergio Carbajal Hidalgo
Responsable Hipotecas de Rastreator

En 1 año, el uso de nuestra solución

de firma electrónica por parte de
nuestros clientes ha permitido:

Ahorrar Salvar

43 millones 2,000
de páginas de papel A4 árboles

2021 Signaturit - info@signaturit.com 11

04.
Nuestras soluciones
de firma electrónica
Signaturit ofrece la gama completa existente, desde el menor hasta el mayor nivel de seguridad:

Firma
Saber más
simple

El destinatario firma haciendo un check en una casilla.

Ventajas:
Sencillez y rapidez de la firma.
Se asegura la integridad del documento
evitando cualquier cambio del
contenido una vez firmado.
Desventajas:
Menor carga probatoria al ofrecer
menos capacidad de identificación
del sujeto que otras firmas.

Casos de uso: documentos sin riesgo legal, por ejemplo aceptar la política de
cookies de una web, aceptar días de vacaciones...

Firma avanzada
Saber más
biométrica

El destinatario firma realizando el trazo de su grafo.

Ventajas:
Sencillez y rapidez de la firma, con personas internas o externas.
Proceso intuitivo, se firma como en papel.
Permite identificar el firmante de manera única.
Se asegura la integridad del documento evitando cualquier cambio del contenido
una vez firmado.

Casos de uso: contratos laborales, acuerdos de confidencialidad, todos los saldos de

cuentas, etc.
2021 Signaturit - info@signaturit.com 12
 Firma avanzada
Saber más
con certificado

Se firma utilizando un certificado digital emitido por un tercero.

Ventajas:
Permite identificar de forma única
al firmante y protege de cualquier
modificación del documento una vez
firmado.
Si subes tu certificado a la plataforma
de Signaturit, puedes firmar con
el certificado desde cualquier
dispositivo móvil de forma masiva.
Desventajas:
El firmante debe obtener un
certificado con antelación
para firmar. Estos tienen un
período de validez limitado y
deben renovarse.

Casos de uso: para todos los documentos y contratos comerciales, de RR.HH.

o administrativos...

Firma
Saber más
cualificada

Se firma utilizando un certificado digital emitido por Signaturit.

Signaturit es proveedor de servicios de confianza cualificado para la emisión de

certificados de persona física.

Ventajas:
Nivel más alto en términos de
seguridad e identificación del firmante.
Desventajas:
Cada firmante debe obtener
un certificado de Signaturit por
adelantado para firmar. Proceso
poco ágil para firmar contratos con
personas ajenas a su organización.

El uso de certificados implica

una gestión de los mismos, ya
que caducan y el usuario debe
renovarlos periódicamente.

Casos de uso: Trámites con la Administración Pública

2021 Signaturit - info@signaturit.com 13

 Usa Signaturit desde
diferentes dispositivos

Las soluciones de firma electrónica de Signaturit son multiplataforma, es decir, puede

ser utilizado desde cualquier tipo de dispositivo (ordenador, tablet, smartphone)
con acceso a navegador web e Internet, sin necesidad de descargarse un app y sin
necesidad de darse de alta en ningún sistema.

Todas las soluciones de Signaturit garantizan la seguridad y la protección de los

datos del proceso de firma. Para más información aquí.

¿Quieres probar
gratis Signaturit?

¡Regístrate aquí!

2021 Signaturit - info@signaturit.com 1414

Focus en la firma electrónica avanzada biométrica
Nuestra solución de firma avanzada biométrica permite garantizar la integridad del acto
e identificar el firmante, sin necesidad de certificado digital. Es muy simple de usar e
intuitiva para los firmantes (firma como en papel), lo cual aporta más confianza al proceso.

¿Cómo enviar y
firmar un documento?

Para el remitente Para el firmante

1. El remitente accede a la 1. El firmante recibe el documento
plataforma de Signaturit. a firmar por email o SMS.

2. Pulsa en el botón “Nuevo envío”. 2. Abre el documento, desde

3. Sube el documento a firmar
desde su ordenador a la nube
o escoge una plantilla.
4. Configura el documento
agregando el campo de firma
y otros campos necesarios:
nombre, lugar, fecha...
5. Configura el envío introduciendo
los datos del firmante (nombre,
e-mail o teléfono) y añade un
mensaje personalizado.
6. Envía el documento.
cualquier dispositivo, sin
descargar ninguna app.
3. Lee el documento, acepta
las condiciones generales y
la encriptación de los datos
biométricos.
4. Realiza el grafo de su firma
(con ratón, lápiz táctil, o su dedo
según el dispositivo).
5. Valida el proceso, y ambas
partes reciben copia del
documento firmado.

¿Cómo firmar un documento

con Signaturit?
En 3 simples pasos, desde cualquier dispositivo,
sin descargar ninguna app.

Ver vídeo
2021 Signaturit - info@signaturit.com 15
Cómo funciona la tecnología biométrica
La tecnología de nuestra solución de firma electrónica biométrica permite capturar los
datos biométricos del firmante siguientes cuando realiza el grafo de su firma:

Los puntos del grafo y su posición.

La velocidad con la que se realiza.
La aceleración y la presión que, con el
dedo o un puntero, se ejerce sobre el
dispositivo utilizado para firmar (móvil,
tablet u ordenador).

A partir de estas variables obtenemos

otras, como el tiempo que se tarda en
finalizar el trazo, las veces que se separa el
dedo (o el puntero) del campo delimitado
para la firma, o el ángulo con el que se
realiza cada trazo, entre otros datos.
Estos datos identifican de forma única al
firmante y se almacenan encriptados con
una clave pública y una privada.

NOTA: No almacenamos ninguna firma electrónica avanzada, estas se crean de forma única para cada documento.

El documento probatorio con las evidencias electrónicas

Durante el proceso de firma recogemos evidencias electrónicas que ofrecen información
adicional sobre el contexto en el que se ha realizado. Incluimos estas evidencias en el
documento probatorio o audit trail, que contiene:

Identificador único de la transacción.

Nombre del firmante.
Su dirección de correo electrónico o teléfono.
Dirección IP y geolocalización.
Historial de autenticación.
Cadena de custodia (ej. enviado, visto, firmado, etc.).
Sellado de tiempo oficial.
Estado completado.

Integridad de las evidencias electrónicas mediante sello de tiempo oficial*:

garantizamos que los datos del documento probatorio y la firma, no han sido alterados.
*Signaturit es una empresa prestadora de sello de tiempo electrónico cualificado.

2021 Signaturit - info@signaturit.com 16

Las funcionalidades de las soluciones de
firma electrónica de Signaturit

Creación
Creación de plantillas para envíos recurrentes

Envío
Envío por e-mail o SMS
Tipos de envío: secuencial, paralelo y por lotes
Envío de múltiples documentos a la vez

Seguimiento
Notificaciones para seguir el proceso
Recordatorios para firmar el documento
Plazo de expiración de la solicitud

Firma
Firma de documentos de forma masiva
Métodos de autenticación adicionales para firmar

Gestión
Grupos de trabajo
Descarga de los documentos firmados +
documentos probatorios
Archivar contratos y documentos
Gestionar contactos

2021 Signaturit - info@signaturit.com 17

2 Posibilidades para las empresas
Signaturit es la herramienta perfecta para digitalizar cualquier proceso en el que
se requiera firmar documentación. Nuestra solución es escalable y se adapta a las
necesidades de todo tipo de empresas, independientemente del sector o industria,
ya que puede integrarse fácilmente en cualquier flujo de trabajo.

Plataforma Web (Saas) Integrado en tu software (API)

Puesta en marcha en minutos: Automatización de los procesos de firma

sin instalación, sin departamento IT y gestión de contrato

Integración API

1. En una página web o app

Para firmar documentos directamente desde una página web o app móvil.

2. En un software: CRM, ERP...

Para enviar y gestionar peticiones de firma directamente desde el software de la empresa.

Vídeo

Más información
2021 Signaturit - info@signaturit.com 18
05.
Otras soluciones
digitales de Signaturit

Entrega certificada

Para certificar el envío, recepción y apertura de un correo electrónico o SMS, y

anexos. Es el equivalente al conocido Burofax.

¿Cómo funciona?
Fácil y rápido. El proceso de envío de un correo electrónico, SMS y documentos
adjuntos certificados sigue los mismos pasos que cualquier envío digital, pero
generando evidencia electrónica en cada paso.

Ejemplos de casos de uso: notificaciones a clientes y empleados, reclamación de

cuotas o descubiertos, convocatoria de juntas, reuniones y pleno, etc.

Más información

Identificación electrónica

Para validar de forma segura la identidad de una persona (clientes, proveedores de

servicios, empleados, etc.) en tiempo real.

¿Cómo funciona?

Se autentican los documentos de identidad (documento de identidad, pasaporte y

permiso de conducir) de 198 países utilizando la tecnología OCR (reconocimiento
óptico de caracteres).

Ejemplos de casos de uso: identificación para suscribirse a un servicio online

(seguro, préstamos financiero, electricidad, etc.)

Más información

2021 Signaturit - info@signaturit.com 19

¡Prueba GRATIS nuestra solución de
firma electrónica durante 7 días y
envía tu primer documento a firmar!
Podrás descubrir nuestra plataforma y sus funcionalidades
y comprobar por ti mismo lo fácil que es enviar y firmar
documentos con Signaturit.

Regístrate

Más información
 Empresas que ya confían en Signaturit:

Signaturit es un empresa tecnológica proveedora de servicios electrónicos Más información:

de confianza que ofrece soluciones innovadoras en el ámbito de la firma
info@signaturit.com
electrónica (eSignatures), la entrega electrónica certificada (eDelivery) y la
identificación electrónica (eID). (ES) +34 93-606-46-57

www.signaturit.com
Ofrecemos servicios que garantizan la seguridad jurídica de todas tus
transacciones digitales.

© Copyright 2021 Signaturit Solutions, S.L. Todos los derechos reservados

Este proyecto ha recibido financiación del programa

de investigación e innovación Horizon 2020 de la Unión
Europea en virtud del acuerdo de subvención Nº 778550.