cy ‘Afio del Fortalecimiento de la Soberania Nacional” UYCPALILAL WAN AORTA RESOLUCION DE GERENCIA MUNICIPAL N° 007 _-2022-MSB-GM San Borja, 4 FEB, 2022 EL GERENTE MUNICIPAL DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN BORJA VISTOS: El Memorandum N° 25-2022-MSB-SG-AD de fecha 21.01.2022 y Memorandum N° 032-2022-MSB-SG-AD de fecha 21.01.2022 de la Jefa (e) de la Unidad de Administracion Documentaria; el Informe N° 024-2022-MSB- GM-OPE-UPR de fecha 25.01.2022 del Jefe de la Unidad de Planeamiento y Racionalizacién; el Informe N° 21-2022-MSB-GM-OPE de fecha 25.01.2022 del Gerente de la Oficina de Planificacién Estratégica; y el Informe N° 060- 2022-MSB-OAJ de fecha 31.01.2022 del Gerente de la Oficina Asesoria Juridica; y, CONSIDERANDO: Que la Constitucién Politica del Peru en su articulo 194° modificado por Ley N° 30305, Ley de Reforma Constitucional, concordante con el Articulo II del Titulo Preliminar de la Ley N° 27972, Ley Organica de Municipalidades, establece que: “Los Gobiernos Locales gozan de autonomia politica, econémica y administrativa en los asuntos de su competencia, precisando que, ésta autonomia radica en la facultad de ejercer actos de gobierno, administrativos y de administracién, con sujeci6n al ordenamiento juridico”, Que el articulo 38° de la Ley N° 27972, Ley Organica de Municipalidades, establece que: “E/ ordenamiento juridico de las municipalidades esté constituido por las normas emitidas por los érganos de gobiemo y administracién municipal, de acuerdo al ordenamiento juridico nacional, Las normas y disposiciones municipales se rigen por los principios de exclusividad, territorialidad, legalidad y simplificacién administrativa, sin perjuicio de la vigencia de otros principios generales del derecho administrativo"; Que conforme al Articulo Vill del Titulo Preliminar de la precitada Ley, los gobiernos locales estan sujetos a las leyes y disposiciones que, de manera general y de conformidad con la Constitucién Politica del Peri, regulan las actividades y funcionamiento del Sector Publico, asi como a las normas técnicas referidas a los servicios y bienes piblicos, y a los sistemas administrativos del Estado que por su naturaleza son de observancia y cumplimiento obligatorio; asimismo, las competencias y funciones especificas municipales se cumpien en armonia con las politicas y planes nacionales, regionales y locales de desarrollo;oS ‘Afio del Fortalecimiento de la Soberania Nacional” Que resulta necesario sefialar que la Ley N° 27658, Ley Marco de Modemizacién de la Gestién del Estado, en su articulo 4? establece que: “EI proceso de modemizacién de la gestion de! Estado tiene como finalidad fundamental la obtencién de mayores niveles de eficiencia del aparato estatal, de manera que se logre una mejor atencién a la ciudadania, priorizando y optimizando el uso de recursos publicos’; disponiendo ademas en su atticulo 5-A, numeral 5-A.1 que: “El Sistema Administrative de Moderizacién de la Gestién Publica tiene por finalidad velar por la calidad de la prestacién de servicios; propiciar la simplificacién administrativa; (...).", asimismo, en su articulo 16°, numeral 16.2 dispone que: "Los entes rectores de los sistemas administrativos implementan acciones que contribuyan a la eficiencia y la simplificacién de los sistemas administrativos bajo su competencia, para lo cual revisan periédicamente sus regulaciones a fin de determinar el efecto y los costos de su aplicacién en la gestién publica, considerando ia heterogeneidad institucional del Estado". Que la Ley N° 25323, Ley que crea el Sistema Nacional de Archivos, establece en su articulo 1° que la misma, tiene como finalidad: “(...) integrar estructural, normativa y funcionalmente los archivos de las entidades publicas existentes en el 2mbito nacional, mediante la aplicacién de principios, normas, técnicas y métodos de archivo, garantizando con ello la defensa, conservacién, organizacién y servicio de! "Patrimonio Documental de la Nacién"; asimismo, en su articulo 3° establece que el Sistema Nacional de Archivos se encuentra integrado por: “(.. a) El Archivo General de la Nacién; b) Los Archivos Regionales; y, c) Los Archivos Publicos"; Que el articulo 1° de! Reglamento de la Ley N° 25323, Ley que crea el tema Nacional de Archivos, aprobado con Decreto Supremo N° 008-92- x RUS, establece lo siguiente: *E/ Sistema Nacional de Archivos integra a las = Entidades @ Instituciones de caracter pdblico, que realizan funciones de archivos en el émbito Nacional para alcanzar objetivos en la defensa, conservacién, organizacién y servicio del Patrimonio Documental de la Nacién, aplicando principios, normas, técnicas y métodos de archivos’, en tanto el articulo 27° de la referida norma establece que: “Los Archivos Publicos estén integrados por los archivos pertenecientes a los poderes del Estado, entes auténomos, ministerios, instituciones publicas descentralizadas, empresas estatales de derecho ptiblico y privado, empresas mixtas con participacién accionaria del Estado, Gobiemo Regionales, Gobiemos Locales y las Notarias”, Que mediante Resolucién Jefatural N° 179-2019-AGN-J, se aprueba la Directiva N° 009-2019-AGN/DDPA “Norma para la Administracion de Archivos en la Entidad Publica’, Ja misma que tiene como finalidad: ‘Establecer las ' directrices que deberén aplicarse para la estructura de un sistema de archivos idéneo y adecuado a las normas de obligatorio cumplimiento del Sistema Nacional de Archivos’; y, el numeral 3 del acapite IX de la norma acotada define en su Glosario de términos Io siguiente: “Documento Archivistico: Informacién contenida en cualquier soporte (fisico y electrénico), producida y conservada como evidencia y como activo por una organizacién o individuo,aq “Afio del Fortalecimiento de la Soberania Naciona” PALDAD IORI en el ejercicio de sus funciones 0 en el desarrollo de su actividad o en yirtud de sus obligaciones legales"; Que con Resolucién de Gerencia Municipal N° 261-2015-MSB-GM, de fecha 10.07.2015, se aprueba la Directiva N° 001-2015 “Normas y Procedimientos que regulan la Gestién Documental en la Municipalidad de San Borja", modificada por Resolucién de Gerencia Municipal N° 16-2020- MSB-GM, de fecha 31.01.2020; la misma que tiene como finalidad regular una adecuada y ordenada gestin documental en la Municipalidad de San Borja, y tiene por objetives proponer una gestion eficiente, establecer un criterio uniforme en el uso del sistema de tramite documentario y generar informacion que permita establecer estrategias para la mejora continua sobre la materia; Que mediante Memorandum N° 25-2022-MSB-SG-UAD ampliado con Memorandum N° 032-2022-MSB-UAD ambos de fecha 21.01.2022, la Jefa (e) de la Unidad de Administracién Documentaria, precisa que es necesario actualizar las directivas de la Municipalidad, en base a las normas emitidas por e! Archivo General de la Nacién, en razon a ello, remite al Jefe de la Unidad de Planeamiento y Racionalizacion, €l proyecto de “Directiva que regula los Procesos Archivisticos de la Municipalidad de San Borja’, la misma que deberd ser evaluada a fin de continuar con su tramitaci6n; Que a través del Informe N° 024-2022-MSB-GM-OPE-UPR de fecha 25.01.2022, el Jefe de la Unidad de Planeamiento y Racionalizacién, remite al Gerente de la Oficina de Planificacién Estratégica opinién técnica sefialando que se procedié a evaluar la propuesta de la “Directiva que regula los Procesos Archivisticos de la Municipalidad de San Borja’, y contando con la opinion de la Unidad de Administracion Documentaria, acota que esta alineada al Plan de Desarrollo Local Concertado 2017-2021, y al Plan Estratégico Institucional 2020-2024 ampliado de la Municipalidad de San Borja, y concluye que la referida propuesta, se encuentra articulada directamente con el Objetivo Estratégico (OE 08.) Desarrollar una ciudad inteligente/ conectividad fisica y tecnolégica en el distrito” con su respectiva Accién Estratégica (AE 08.02.) Promover los mecanismos de gobierno publico inteligente y tecnolégico y con el Objetivo Estratégico institucional (OE/ 08.) Fortalecer la gestin institucional de la Municipalidad de San Borja"; por lo que al ser dicho instrumento normativo valido y viable, recomienda se traslade los actuados administrativos a fin de continuar el proceso para su aprobacion; Que con Informe N° 21-2022-MSB-GM-OPE de fecha 25.01.2022, el Gerente de la Oficina de Planificacién Estratégica, valida la opinion contenida en el Informe N° 024-2022-MSB-GM-OPE-UPR de fecha 25.01.2022, emitido por el Jefe de la Unidad de Planeamiento y Racionalizacién, y traslada los actuados administrativos a la Gerencia Municipal, la misma que mediante Proveido N° 172-2022-MSB-GM de fecha 26.01.2022, solicita a la Oficina de Asesoria Juridica emita la opinion legal correspondiente;zm ‘Afio del Fortalecimiento de la Soberania Nacional" MUNIGPAUDAD De SAN BORN Que a través del Informe N° 060-2022-MSB-OAJ de fecha 31.01.2022, el Gerente de la Oficina de Asesoria Juridica, en aplicacién de las disposiciones especificas contenidas en el Instructivo N° 001-2019-MSB-GM que regula el *Procedimiento para la elaboracién, aprobacién, difusién, cumplimiento y/o modificacién de las directivas internas’, aprobado con Resolucién de Gerencia Municipal N° 129-2019-MSB-GM, opina que sobre la base dé analisis de la normativa que sustenta el referido Informe, y de la normatividad vigente contemplada en el proyecto de ‘Directiva que regula los Procesos Archivisticos de la Municipalidad de San Borja", asimismo ante la necesidad existente de actualizar las directivas en materia de gestién documentaria de la Municipalidad Distrital de San Borja, resulta legalmente viable la aprobacién del mencionado Proyecto; Que en ese sentido, al amparo de lo establecido en el articulo 39° de la Ley N° 27972, Ley Organica de Municipalidades, que establece que ‘f...) Las gerencias resuelven los aspectos administrativos a su cargo a través de Tesoluciones y directivas", concordado con el_el literal j) del articulo 28° del Reglamento de Organizacién y Funciones (ROF) de la Municipalidad Distrital de San Borja, aprobado con la Ordenanza N° 621-MSB que sefiala como una funcién de la Gerencia Municipal, entre otras, la de emitir Resoluciones Administrativas de acuerdo a su competencia; resulta procedente se emita la esolucion de Gerencia Municipal a través de la cual se apruebe la “Directiva \ due regula los Procesos Archivisticos de la Municipalidad de San Borja”, Estando a lo expuesto, contando con el visto bueno de la Oficina de Planificacion Estratégica, y de la Oficina de Asesoria Juridica; y de conformidad con lo establecido en el literal j) del articulo 28° del Reglamento de Organizacién y Funciones (ROF) de la Municipalidad Distrital de San Borja, aprobado con la Ordenanza N° 621-MSB; SE RESUELVE: ARTICULO PRIMERO.- APROBAR la “DIRECTIVA QUE REGULA LOS PROCESOS ARCHIVISTICOS DE LA MUNICIPALIDAD DE SAN BORJA”, cuyo texto y anexos forman parte integrante de la presente Resolucién ARTICULO. SEGUNDO.- ENCARGAR a la Unidad de Administracién Documentaria, Secretaria General, Oficina de Gobierno Digital, y demas unidades de organizacién de la Municipalidad Distrital de San Borja competentes, el cabal cumplimiento de lo dispuesto en la “Directiva’, aprobada con la presente Resolucion. ARTICULO TERCERO.- NOTIFICAR la presente Resolucion a todas las unidades de organizacién de la Municipalidad Distrital de San Borja; para las. acciones y fines correspondientes.x “AMio del Foralecimiento de la Soberania Nacional” = AWPALIAD DE SAN BORN ARTICULO CUARTO.- DISPONER la publicacién de la presente Resolucién en el Portal Institucional de la Municipalidad Distrital de San Borja (http://www. munisanborja.gob.pe) REGISTRESE, COMUNIQUESE Y CUMPLASE. WA ISATOF SN BORADIRECTIVA | Unidad de organizacion Fecha N° 003-2022-MSB-SG | _ we r ‘SECRETARIA mugoruni | GENERAL is | 5 0.4 FEB, 2022 x eee 1 DIRECTIVA QUE REGULA LOS PROCESOS ARCHIVISTICOS DE LA MUNICIPALIDAD DE SAN BORJA & MUNICIPALIDAD DE SAN BORJA quelaformula |DIRECTIVA Unidad de organizacién Fecha + N° 003-2022-MSB-SG ue la formula eee us ‘SECRETARIA GENERAL Ewe | 0-4 FEB, 2022 Contenido 1 OBJETIVO. VI. DISPOSICIONES GENERALES... VIL. DISPOSICIONES ESPECIFICAS........ 7.4, DIRECCION Y SUPERVISION DE LOS NIVELES DE ARCHIVO DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN BORJA (MSB). 7.2, ORGANIZACION DE DOCUMENTOS ARCHIVISTICOS .. 7.3, DESCRIPCION ARCHIVISTICA 7.4, TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS 1... 7.5. ELIMINACION DE DOCUMENTOS ARCHIVISTICOS.. 7.8. SERVICIO DOCUMENTAL.... Vill RESPONSABILIDAD. IX. GLOSARIO DE TERMINOS. X. ANEXOS Pagina 2de14DIRECTIVA Unidad de organizacion Fecha N° 003-2022-MSB-SG ue la formula | SECRETARIA Gi | 04 FEB, 2022 |, OBJETIVO Establecer los lineamientos para regular los procesos archivistioos en la Municipalidad de San Borja (MSB), de acuerdo con la normativa vigente dispuesta por el Archivo General de la Nacién (AGN) y el Estado peruano. i, FINALIDAD Contribuir con el desarrollo de las actividades archivisticas a fin de fortalecer la gestion archivistica en todos los niveles de archivo de la Municipalidad de San Borja. WW, BASE LEGAL 3.4. Constitucién Politica del Peri. 3.2. Ley N° 27972, Ley Organica de Municipalidades. 3.3. Ley N* 27658, Ley Marco de Modernizacién de la Gestin de! Estado y sus modificatorias. 3.4. Ley N° 25323, Ley que crea el Sistema Nacional de Archivos y sus modificatorias. 3.5. Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales y sus modificatorias. 36. Ley N° 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nacién y sus modificatorias. 3.7. Ley 29733, Ley de Proteocién de Datos Personales y sus modificatorias. 3.8. Ley 31170, Ley que dispone ta implementacién de Mesas de Partes Digitales y Notificaciones Electrénicas, 3.9. Decreto Legislativo N° 681, que dicta normas que regulan el uso de tecnologias avanzadas en materia de archivo de documentos e informacion tanto respecto a la elaborada en forma convencional cuanto la producida por procedimientos informaticos en computadoras. 3.10. Decreto Legislativo N° 827, que amplia alcances del Decreto Legislative N° 681 alas entidades publicas, a fin de modernizar el sistema de archivos oficiales, 3.11. Decreto Legislativo N° 1310, que aprueba medidas adicionales de simplificacion administrative. 3.12, Resoluci6n Jefatural N° 242-2018-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 001-2018- AGNIDAI, Norma para la eliminacién de documentos de archivo del Sector Pablico y su modificatoria aprobada mediante Resolucion Jefatural N. 029-2019- AGN. 3.13. Resolucién Jefatural N° 021-2019-AGNVJ, que aprueba la Directiva N° 001-2019- AGN/DDPA, Normas para la elaboracién del Plan Anual de Trabajo Archivistico de la Entidades Publicas. 3.14, Resolucion Jefatural N° 026-2012-AGNJJ, que aprueba la Directiva N° 006-2019- AGN/DDPA, Lineamientos para la foliacién de documentos archivisticos de las entidades publicas. 3.18, Resolucién Jefatural N° 179-2018-AGNJJ, que aprueba la Directiva N° 009-2019- AGN/DDPA, Norma para la Administracién de Archivos en la Entidad Publica. Pagina 3e 14DIRECTIVA Unidad de organizacion Fecha N° ooa-2o22-86-66 | que taformuia | mayor SECRETARIA GENERAL STARA bare. 3.16, Resolucién Jefatural N° 180-2019-AGNJJ, que aprueba la Directiva N° 010-2019- AGNIDDPA, Norma para la Organizacién de Documentos Archivisticos en la Entidad Publica. 3.17. Resolucién Jefatural N° 213-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 011-2019- AGNIDDPA, Norma para la Descripcién Archivistica en la Entidad Publica, 3.18, Resolucién Jefatural N° 214-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 012-2019- AGN/DDPA, Norma para ta Valoracién Documental en Ia Entidad Publica. 3.19. Resolucién Jefatural N® 010-2020-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 01-2020- AGN/DDPA, Norma para Servicios Archivisticos en la Entidad Publica. 3.20. Ordenanza N° 609-MSB, que aprueba el Texto Unico de Procedimientos Administrativos (TUPA) de la Municipalidad Distrital de San Borja 3.21, Decreto de Alcaldia N° 014-2020-MSB-A, que aprueba el Formato de Autorizacion de Notificacién Electrénica que de manera expresa formulen los administrados al realizar trémites administrativos a través de la Unidad de Tramite Documentario de la Municipalidad Distrital de San Borja. 3.22. Decreto de Alcaldia N° 016-2020-MSB-A, que rectifica el error material incurrido en el segundo parrafo del formato Anexo denominado Autorizacién para la Notificacién en Direccién Electronica, aprobado mediante Decreto de Alcaldia N” 014-2020-MSB-A. 3.23. Resolucién de Alcaldia N° 236-2019-MSB-A, que aprueba el Texto Unico de Servicios No Exclusivos - TUSNE de la Municipalidad Distrital de San Borja. 3.24. Resolucién de Alcaldia N° 158-2020-MSB-A, que aprueba conformar el Comité Evaluador de Documentos en la Municipalidad Distrital de San Borja. 3.25. Resolucién de Alcaldia N°249-2021-MSB.A, que aprueba la conversion de los archivos oficiales de la Municipalidad Distrital de San Borja a Microformas” y el documento denominado Manual del Sistema de Produccién y Almacenamiento de Microformas de la Municipalidad de San Borja. IV. ALCANCE Las disposiciones contenidas en la presente Directiva son de cumplimiento obligatorio para todas las unidades de organizacién de la MSB. Vv. VIGENCIA La presente Directiva entra en vigencia al dia siguiente de su aprobacién, su vigencia es indeterminada y su actualizacién se efectuaré a propuesta de la UAD dela SG. DISPOSICIONES GENERALES La UAD de la SG, gestionaré, dirigira y supervisard las actividades archivisticas de la MSB. La UAD promovera Ia interrelacion entre los archivos de las unidades de corganizacion y el Archivo Central a través del asesoramiento técnico, por parte del personal del Archivo Central. Pagina ade 14DIRECTIVA ~ Unidad de organizacién ~~ Fecha = N° 003-2022-MSB-SG ‘que la formula i agi, ‘SECRETARIA GENERAL - 04 FEB. 2022 6.3 La UAD desoribird los procesos archivisticos de organizaci6n, descripcion, conservacién, transferencia y eliminacién de acuerdo a las normas emitidas por el Archivo General de la Nacién, VI. DISPOSICIONES ESPECIFICAS 7A, DIRECCION Y SUPERVISION DE LOS NIVELES DE ARCHIVO DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN BORJA (MSB) 7.1.1. La UAD de la SG es responsable de dirigir las actividades archivisticas a través del cumplimiento de los procesos archivisticos en todos los hiveles de archivo de la MSB. 7.1.2. La UAD de la SG se encargaré de la supervision de los Archivos de Gestion de manera permanente. 7.1.3. El personal técnico del Archivo Central brindara el asesoramiento cuando realice las inspecciones o a solicitud de los responsables de los. archivos de gestion. 7.1.4, La orientacién e indicaciones técnicas realizadas por el personal técnico del Archivo Central, deberan ser aplicadas a fin de, seguir con el ordenamiento uniforme de la documentaci6n archivistica ORGANIZACION DE DOCUMENTOS ARCHIVISTICOS: 7.2.1 Definicién Es una actividad archivistica, que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a identificar, clasificar, ordenar y signar los documentos producidos en la MSB, en todos los niveles de archivo, con la finalidad de establecer criterios uniformes para la organizacién de os documentos. Esta actividad permitira el acceso rapido y la eficiente recuperacion de informacién, asi como el servicio archivistico. 7.22. Clasificacion de la documenta Para la clasificacién, es necesaria la identificacién de las agrupaciones documentales realizando una investigacion exhaustiva sobre la estructura orgénica de la MSB, sus funciones, la produccién documental, procesos y procedimientos empleando como ayuda el Reglamento de Organizaci6n y Funciones (ROF) y el Texto Unico de Procedimientos Administrativos (TUPA), identificando los grupos siguientes: Fondo Documental, Seccién, Serie y Unidad Documental. La clasificacién puede ser: Pagina Se 14& DIRECTIVA Unidad de organizacion | Fecha N° 003-2022-MSB-SG ue la formula, = ‘SECRETARIA GENERAL 0.4 FEB. 2022 Organica. - En este tipo de clasificacién tas series son agrupadas en raz6n de las divisiones administrativas (unidades de organizacién), o de la propia estructura orgénica de la MSB. Funcional. - En este tipo de clasificacion, las agrupaciones documentales responden a las funciones de la MSB, denotdndose en el ‘Cuadro de Clasificacion, en el que se reflejard las funciones generales y las actividades concretas de la MSB. ‘Seguin la evaluacién de la documentacién generada se podré aplicar ambas formas. Distribucién documental del archivo a, Fondo documental ‘Todos los documentos producidos (emitidos y recibidos) en la MSB, por todas las unidades de organizacién (productores), en el ejercicio de sus funciones 0 en el desarrollo de sus actividades, estructurados de acuerdo a criterios orgénicos, funcionales 0 mixtos, b. Seccién Conjunto de documentos que corresponden a la division de un fondo documental, identificando a las Gerencias, Oficinas, Jefaturas y Unidades Organicas. ¢. Serie Conjunto de documentos que poseen caracieristicas _comunes, producido por una unidad de organizacién en el ejercicio de sus actividades 0 funciones, regulado por una norma juridica y/o procedimiento y que, por consiguiente, son archivados, clasificados y evaluados como unidad. Por ejemplo, expedientes de Acceso a la Informacién, de Licencia de Funcionamiento, entre otros. d. Unidad documental Es la parte menor indivisible de una serie documental, que puede ser simple 0 compuesta. d.1. Unidad simple. - Dispone de un solo tipo documental o generado Por un mismo acto, como, por ejemplo: oficio, carta, informe, solicitud, memorando, recibo, entre otros. d.2. Unidad compuesta. - Formado por dos 0 mas tipos documentales correlacionados. Su contenido mantiene una unidad de informacion. Por ‘ejemplo: el legajo de personal, expedientes, entre otros. Ordenamiento El sistema de ordenamiento sera evaluado de acuerdo a cada serie documental, teniendo en consideracién los siguientes criterios: Pégina 6 de 14DIRECTIVA | Unidad de organizacion Fecha ] = 103-2022-MSB-SG | ____que la formula Se SECRETARIA GENERAL 04 FEB, 2022 ) Cronologico: corretativo de acuerdo a la fecha de! documento. b) Numérico: correlative de acuerdo al ntimero del documento. ©) Alfabético: correlativo de acuerdo al elfabeto 4d) Alfanumérico: correlativo de letra con numero 7.3. DESCRIPCION ARCHIVISTICA 734 73.2. Definicién Es un proceso archivistico en el que se representa en forma objetiva y estructurada, la informacién contenida en cada pieza documental, 0 sus agrupaciones documentales para su acceso, recuperacién y control. A través de la descripcién se logra identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos archivisticos, con la finalidad de elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos. Permite garantizar el control, acceso y referencia suficiente de la informacién que custodia cada archivo, para brindar un efectivo servicio de informacion. Inventario Es el instrumento basico e imprescindible, en el cual, las unidades de descripcién son la seccién y serie documental. Con el inventario se identifican los documentos no ubicados o faltantes, el estado de conservacién, el orden o secuencia, la ubicacién topogréfica, los metros lineales y las fechas extremas de cada serie documental. Se utliza para verificar la existencia de documentos del Archivo Central. Asimismo, sirve para la transferencia desde el Archivo de Gestion al Archivo Central. 7.4. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS 144 Definicién Es una actividad archivistica que consiste en el traspaso de la fraccién de una o mas series documentales, remitidas desde el Archivo de Gestion al Archivo Central, para la administracién y custodia, al vencimiento de su periodo de retencién establecido en el Programa de Control de Documentos Archivisticos (PCDA), 0 de acuerdo al Cronograma de Transferencia realizado por la UAD de la SG. Requisitos para la transferencia de documentos Los documentos deben haber finalizado su tramite administrative y cumplido el plazo de retencién establecido en el Programa de Control de Documentos Archivisticos (PCDA), 0 segin Cronograma de Transferencia acompafiado del proveido de archivamiento debidamente firmado y sellado por el jefe del area. Los documentos deben encontrarse clasificados, ordenados y signados (rotulados). EI documento archivistico debe estar completo, correctamente foliado de menor a mayor, no se recibiré documentacién incompleta 0 mal Pagina 7 de 14[ieaaatteaa 784 7.5.2. 75.3. 7.43. DIRECTIVA Unidad de organizacion N° 003-2022-MSB-SG ue la formula _ SECRETARIA GENERAL 04 FEB, 2022 foliada, de ser el caso, ésta seré devuelta para la subsanacién respectiva, Los documentos transferidos deben llevar adjunto los inventarios de descripcién (0 un equivalente), y el de transferencia segun formatos aprobados en las Directivas vigentes del Archivo General de la Nacién, y de ser el caso, las Hojas de Ruta del Sistema de Tramite Documentario por duplicado. Los documentos remitidos deberan garantizar el buen estado de conservacién, debiendo retirar clips, post it, plasticos, ligas, entre otros. No se debe transferir publicaciones (diarios, revistas, libros, volantes), copias, formularios vacios y archivos personales. De la recepeién de los documentos EI Archivo Central, previa coordinaci6n, recibira ta documentacion transferida por el personal responsable de los Archivos de Gestin, en ‘cuyo acto se verificaran los documentos remitidos segtin el inventario, de no ser posible por el volumen, se fijaré fecha posterior para otorgar la conformidad. Realizada la conformidad se devolverd un juego de los inventarios con firmas y sellos segiin los formatos establecidos. ELIMINACION DE DOCUMENTOS ARCHIVISTICOS Definicién Es una actividad que consiste en la destruccién de las fracciones de una © varias series documentales al cumplimiento de su periodo de retencién, establecido en el Programa de Control de Documentos Atchivisticos (PCDA), 0 de acuerdo a la evaluacion archivistica y al Cronograma de Eliminacién de Documentos aprobado por la MSB. Finalidad Garantizar un adecuado procedimiento para la eliminacion de los documentos innecesarios que custodia la UAD de la SG. Descongestionar periédicamente los archivos. Aprovechar los espacios fisioos y equipos de manera racional. Requisitos para la Eliminacién de Documentos con Programa de Control de Documentos Archivisticos (PCDA) EI Expediente de Eliminacién debe contener los documentos que se sefialan, en el siguiente orden: a) Oficio o carta de la MSB dirigide al Archivo General de la Nacién (AGN), solicitando la autorizacién de eliminacién de documentos. b) Un inventario de eliminacién, segin las directivas vigentes del Archivo General de la Nacion (AGN). ©) Una copia autenticada de la Resolucion que aprueba en adelante el Programa de Control de Documentos Archivisticos (PCDA). Pagina Bde 14DIRECTIVA | Unidad de organizacion “Fecha N° 003-2022-MSB-SG ue la formula = ‘SECRETARIA GENER? 0.4 FEB. 2022 d) Una copia autenticada de cada serie documental propuesta a eliminar, exiraida del Inventario de Series Documentales del Programa de Control de Documentos Archivistioos (PCDA). e) Una muestra representativa de cada serie documiental, rotulada y digitalizada en formato PDF, grabado en DVD 0 CD no regrabable. Las muestras documentales en soporte fisico no son consideradas necesarias para la autorizacién correspondiente. f) Requisitos para la Eliminacién de Documentos sin Programa de Control de Documentos Archivisticos (PCDA). Es un requisito previo para solictar la Autorizacién de Eliminacién, que la UAD de la SG de la MSB, presente el Cronograma Anual de Eliminacién de Documentos, el cual se incluye en el Plan Anual de Trabajo Archivistico (PATA), correspondiente, que deberd ser remitido al Archivo General de la Nacién, hasta el 15 de diciembre del afio anterior a su ejecucién. El Expediente de Eliminacién, debe ser presentado de acuerdo a los. requisitos que establezca el Archivo General de la Nacién (AGN), en su normativa vigente. SERVICIO DOCUMENTAL, 76.1. 76.2. 763. 7.6.4. Definicién Es la actividad de realizar la busqueda documental con el fin de poner a disposicién del usuario interno y externo, la pieza documental 0 la informaci6n contenida en esta, de forma eficiente, controlada y sistematica de aquellos documentos ubicados en el Archivo Central. Este procedimiento es aplicable en el Archivo Central de la MSB, y de ser necesario en los Archivos de Gestion. Finalidad Brindar de manera eficiente el servicio de consulta, préstamo 0 copia de los documentos a los usuarios internos y externos de la MSB. Controlar la salida de los documentos de su unidad de instalacion. Realizar el seguimiento de la salida de los documentos. Solicitar la devolucién de los documentos prestados. Requisitos para solicitar lectura, prestamos 0 copias: Llenar el Formato del Anexo N? 1 denominado en adelante Papeleta de Servicio, detallando tipo documental, numero, descripcién, fecha, entre otros. Formato firmado y sellado por el jefe inmediato del trabajador solicitante. Responsabilidades det operador de archivo Recibir la Papeleta de Servicio debidamente llenada y firmada Ingresar la Papeleta de Servicio en una base de datos, denominada en adelante, Registro de Servicio Documental del Archivo Central. Realizar la busqueda y llenar el Formato del Anexo N° 2, denominado Hoja Testigo, la cual se deja en reemplazo del documento. Pigina 9 de 14DIRECTIVA Unidad de organizacion Fecha = N° 003-2022-MSB-SG que la formula ae ‘SECRETARIA GENERAL ‘aS SER D4 FEB 2022 La devolucién de los documentos debe ser registrado en la Papeleta de Servicio y en la base de datos. Todo préstamo de documentos tiene plazo maximo de un (1) mes; al vencimiento se solicitard la devolucién con documento o se enviara un correo electrénico, al solicitante con copia al jefe inmediato, ‘comunicando este vencimiento. En caso se requiera aun del documento, se podra ampliar por un (1) mes mas, llenando una nueva papeleta; 0 el jefe de la unidad de organizacion, envia un correo electrénico, dejando constancia de lo solicitado. Cuando el documento sea devuelto, debe ser regresado a su unidad de instalacién en un plazo maximo de siete (7) dias, retirando la Hoja Testigo. RESPONSABILIDAD Los gerentes y jefes son responsables del cumplimiento de la presente Directiva en los archivos de gestion de sus respectivas areas, asi como del Archivo Central. 8.2. El Archivo Central como Organo de Administracién de Archivos, es el responsable de orientar y supervisar el cumplimiento de las disposiciones de la presente Directiva. fs N ve 83. Es responsabilidad de cada servidor(a) de la MSB el cumplimiento de las disposiciones de la presente Directiva, IX. GLOSARIO DE TERMINOS Administracién de archivos. - Es una actividad que consiste en un conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente corganizacién y funcionamiento de los archivos de gestién, de las unidades de organizacién y el Archivo Central aplicando estrategias organizacionales para mejorar el uso de los recursos fisicos, tecnolégicos, financieros y humanos. Archivo de gestién. - Es el responsable de la organizacion, conservacion y uso de los documentos producidos (recibidos y emitidos) en cada unidad de organizacion de la MSB. Archivo Central. - Es el repositorio en el que se encuentran los documentos transferidos desde los archivos de gestién, cuyo tramite haya concluido y vencido los periodos de retencién establecidos en el Programa de Control de Documentos Archivisticos (PCDA), y/o documento de cardcter técnico, y en el cual se realizan los procesos archivisticos. Comité Evaluador de Documentos (CED). - Es designado por la més alta autoridad de la entidad, y es el encargado de conducir el proceso de elaboracién Péigna 10 de 18DIRECTIVA | Unidad de organizacién ‘Fecha = N° 003-2022-MSB-SG ue ta formula, ‘SECRETARIA GENERAL a 04 FEB, 2072 del Programa de Control de Documentos Archivisticos (PCDA), la eliminacién de documentos archivisticos y la transferencia documental. Documento archivistico. - Es aquel que contiene la informacion en soporte fisico ylo electrénico, producido y conservado como evidencia y como activo de la organizacién, en el ejercicio de sus funciones o en el desarrollo de su actividad © en virtud de sus obligaciones legales. Organo de Administracién de Archivos. - Esta constituide por el Archivo Central, en las funciones de dirigir la politica archivistica y de asesoramiento de todos los niveles de archivo, de manera integral. Procesos Archivisticos. - Son aquellos que permiten realizar de manera sistematica la organizacién, descripcién, transferencia y valoracién documental. Programa de Control de Documentos Archivisticos (PCDA). - Es un documento de gestin archivistica, que determina las agrupaciones documentales (fondo, seccién y serie), y establece los valores y periodos de Tetencién de cada una de las series documentales de una entidad del sector piblico. Esté conformado por la Ficha Técnica de Series Documentales (FTSD), Tabla de Retencion de Documentos Archivisticos (TRDA) y el indice Alfabético (IA). ‘Soporte: Es la parte material o fisica (papel, pelicula, memoria USB, disco duro, CD, DVD, Blu-ray, entre otros). Unidades de organizacién. - Conjunto de unidades agrupadas por nivel : organizacional, al interior de una entidad. Para la presente Directiva, corresponde a cada seccién decumental. x ANEXOS Anexo 1: Papeleta de Servicio Anexo 2: Hoja Testigo ‘Anexo 3: Registro de Servicio Documental del Archivo Central Pigina 12.60 14& DIRECTIVA N° 003-2022-MSB-SG | Unidad de organizacién | ue fa formula |SECRETARIA GENERAL auexo nes Fecha 04 FEB, 2022 [ote tn PAPELETA DE SERVICIO N°] cere nciavuineo souerTaNTe Pseavicio ReQueRGO jz prestawo. 22.consuraf] 23. copasmere: fee. orros fp-aTOs GENERRES 3 = a Far Ee ERCR COORG | Rex | eaneROCOMT br SesuENTS lesspréstawo: som CJ rseuraJ mes CO en caso de necestarel documenta cor mis de unmes debe renova esta papa jez soucmabo Pon [es arewoDo FoR [ea DEvOELTO POR awe: ima: fraus recuse recna lrecna, SEO VFRUROE FES Lecabeita se puede renoir hana gor wn mes Pagina 12 de14Fecha DIRECTIVA Unidad de organizacién_ | = N° 003-2022-MSB-SG que laformula | snug ‘SECRETARIA GENERAL cee 0.4 Fee, 2022 | ANEXO NP2 -MUNICIPALIDAD DE SAN BORA UNIDAD DE ADMINISTRACION DOCUMENTARIA HOJA TESTIGO DE SERVICIO DE DOCUMENTOS ‘DOCUMENTO. Teo DOCUMENTAL URED. AA "FECHA DE SALIDA DEL DOCUMENTO: [NUMERO DE PAPELETA: HOMBRE DEL OPERADOR: ‘OBEERVACIONES: gina 13 de 14oe | DIRECTIVA | Unidadde organizacin | ‘Fecha coe = N° 003-2022-MSB-SG que laformula__ SECRETARIA GENERAL | SST | 0-4 FEB, 2022 | ANEXON®3 S REGISTRO DE SERVICIO DOCUNENTAL | UNIDAD OE ADMINISTRACION [DEL ARCHIVO CENTRAL ‘DOCUMENTARIA Pagina 14 de 14